lokalråd introduktion til det lokale samarbejde

Transkript

1 lokalråd introduktion til det lokale samarbejde

2 INDHOLD Lokalråd Lokalrådets medlemmer Den kriminalpræventive organisering Lokalrådet som netværksleder Kom igennem med dit budskab Styr på mødet Idéen til denne pjece er født på baggrund af temaet for Det Kriminalpræventive Råds årsmøde i Her indgik repræsentanter fra Midt- og Vestsjællands politi og kommunerne i politikredsen i en arbejdsgruppe, hvis formål var at udvikle det faglige program for årsmødet. Dette arbejde er sammen med postdoc Andreas Hagedorn Kroghs forskningsprojekt, Lokalrådene som omdrejningspunkt for inddragelsen af civilsamfundet i den kriminalpræventive indsats, udgangspunkt for pjecen. Det Kriminalpræventive Råd Polititorvet København V dkr@dkr.dk Tekst: Maja Seistrup & Laust Jordal November 2018 DKR. nr.: ISBN Kopiering tilladt med angivelse af kilde

3 gør gode råd bedre Denne pjece beskriver lokalrådssamarbejdets dynamikker og tilbyder en række idéer og værktøjer til at udvikle samarbejdet. Den kan læses af dig, der netop er trådt ind i et lokalråd og ønsker at danne dig et overblik. Den kan også læses af dig, der har siddet længe i lokalrådet og søger inspiration til at forny samarbejdet uanset om du kommer fra politi, kommune, en forening, virksomhed eller en anden aktør. Samarbejdet i lokalrådene rummer et potentiale til at forebygge kriminalitet på en effektiv og succesfuld måde, og pjecen stiller skarpt på, hvordan lokalrådene og herunder medlemmerne i lokalrådene kan udnytte dette potentiale i højere grad. Første del af pjecen guider dig gennem lokalrådssamarbejdets ABC med et indblik i bl.a. organiseringen af det lokale kriminalpræventive samarbejde fra politisk niveau til praksis. Anden del af pjecen giver dig konkrete redskaber til at afholde gode møder og kommunikere effektivt. Husk blot: Det er umuligt at give en opskrift på, hvordan det perfekte lokalråd fungerer, fordi udfordringerne varierer betydeligt fra by til by. I kender den lokale kontekst bedst. Derfor er det jeres fælles opgave i lokalrådet at oversætte disse generelle råd, så de bliver relevante lokalt. Andreas Hagedorn Krogh, postdoc ved Roskilde Universitet. God læsning! Anna Karina Nickelsen Sekretariatschef Det Kriminalpræventive Råd 1

4 2 Colorbox

5 LOKALRÅD Politi, kommune og lokalsamfund mødes i lokalrådet, hvor de sammen kan tilrettelægge den kriminalpræventive indsats i kommunen. Lokalrådene blev oprettet i 2007 for at udbrede det kriminalpræventive arbejde til flere samarbejdspartnere. Idet den nye politireform gjorde politikredsene større, ville politikerne sikre, at afstanden mellem lokalsamfund og ordensmagt forblev kort. Der findes i dag som udgangspunkt et lokalråd pr. kommune, der samler repræsentanter for politi, kommune og lokalsamfundet til en række årlige møder. På møderne bliver de lokale behov og den lokale indsats for kriminalitetsbekæmpelse og -forebyggelse diskuteret og koordineret - fx hvordan skoler og foreninger kan blive en del af det kriminalpræventive samarbejde. Det er lokalrådets opgave at skabe sammenhæng mellem de politiske ønsker, der formuleres i kredsrådet, og de udførende aktører, der skal realisere dem i kommunen. Derudover er lokalrådet et vigtigt forum, hvor relevante lokale aktører kan inddrages i det kriminalitetsforebyggende arbejde, enten som faste medlemmer eller gæster i en arbejdsgruppe eller temaworkshop. Lokalråd er ikke tænkt som en myndighedsklub. Det er jo netop det tværgående samarbejde, som udgør det grundlæggende princip for det kriminalitetsforebyggende arbejde i Danmark, og som gør det til så stor en succes, Jessika Auken, kontorchef i Forebyggelseskontoret, Justitsministeriet. Lokalrådets hovedopgaver Stå for at tilrettelægge det kriminalpræventive samarbejde i sit lokalområde. Fungere som lokal styregruppe, der udarbejder operative mål, baseret på de strategiske mål nedsat af kredsrådet. Holde sig opdateret om bl.a. lokal kriminalitet og sociale og uddannelsesmæssige forhold. 3

6 Forholde sig til udviklingen i den lokale kriminalitet og til forebyggende og tryghedsskabende aktiviteter og arbejde med problemstillinger, som er relevante i kommunen. Sikre at borgerne er mest muligt inddraget i det forebyggende arbejde. Sørge for, at der bliver etableret de nødvendige kriminalpræventive enheder og samarbejdsfora, som kan håndtere praktiske opgaver og problemstillinger lokalt. Være paraplyorganisation for enhederne og forene og fastlægge den overordnede struktur for organiseringen af deres arbejde. Koordinere og vurdere resultaterne af de forskellige kriminalpræventive aktiviteter og præsentere dem for kredsrådet. En handlingsplan er et nyttigt værktøj Hvert år kan lokalrådet udarbejde en samordnet handlingsplan, der dels er vejviser for koordination og styring af samarbejdet blandt de forskellige kriminalpræventive aktører, og dels skaber sammenhæng mellem de politiske prioriteringer i politikredsen på tværs af kommuner og lokalrådets egne prioriteringer. I den samordnede handlingsplan bør der være en: Beskrivelse af og argumentation for de kriminalpræventive indsatsområder i kommunen. Opgørelse over de lokale kriminalitetsforebyggende samarbejdsfora - og hvordan man har tænkt sig at følge op på indsatser. Aftale om arbejds- og ansvarsfordeling mellem de involverede samarbejdspartnere. Handlingsplanen bliver omsat af de kriminalitetsforebyggende enheder, som fx SSP-organisationen eller PSP-samarbejdet, og det udførende niveau til konkrete tiltag og projekter, så man opnår den ønskede kriminalpræventive effekt i lokalområdet. Kilde Det Kriminalpræventive Råd (2008): Lokal forebyggelse af kriminalitet - idékatalog til det lokale kriminalpræventive arbejde 4

7 Lokalrådets medlemmer Et lokalråd kan sammensættes på mange måder. Jo flere parter, der bliver taget med på råd, desto lettere kan det være at nå langt ud med sine indsatser i lokalsamfundet. Lokalrådet bør bestå af to eller flere ledelsesrepræsentanter for kommunen og politiet, som har mandat til at disponere ressourcer og penge. Det sikrer, at lokalrådet kan agere smidigt og virkningsfuldt. Det kan være en relevant leder fra politiet, der har ansvaret for at forberede og lede lokalrådsmøderne. Det kan være en idé bl.a. af ressourcemæssige hensyn, at eksempelvis politi og kommune deles om forberedelse, mødeledelse og opfølgning på møder. På Vestegnen har man etableret et formandskab i samtlige lokalråd med en repræsentant fra både politi og kommune. Samarbejdet i lokalrådet er hamrende vigtigt og ikke mindst den løbende kommunikation, formandskabet har mellem møderne, hvis der fx opstår en situation, der kræver hurtig koordination og handling. Formandskabsmodellen kræver arbejde og engagement fra alle parter, men det betaler sig og giver rigtig meget igen. Modellen har medført et tæt samarbejde i vores lokalråd, Søren Lindgren Uhre, fg. vicepolitiinspektør i Københavns Vestegns Politi. Kommunens opgave er at sikre, at de relevante kompetencer og områder er repræsenteret i lokalrådet. Landets kommuner er organiseret forskelligt, men lokalråd bør rumme repræsentanter fra socialområdet og børne- og ungeområdet herunder hhv. socialpsykiatri og skole, men også beskæftigelse, teknik og miljø. Hver især kan de spille en meningsfuld rolle. En effektiv jobindsats kan fx være med til at forhindre, at unge arbejdsløse kommer ind på eller fortsætter i en kriminel løbebane. 5

8 Samarbejdets bredde Kultur og fritid Teknik og miljø Sundhed og psykiatri Kriminalforsorgen Jobcentre Social, Familie Børn og unge Politi Skoler og gymnasier Idrætsforeninger og sportsklubber mv. Boligselskaber og -organisationer Erhvervsdrivende og handelstandsforeninger Frivillige foreninger fx Natteravnene Kilde: Andreas Hagedorn Krogh Flere parter fører til mere engagement Lokalrådet bør inddrage relevante repræsentanter fra lokalsamfundet m.fl., fx fra boligorganisationer, frivillige foreninger som Natteravnene, sportsklubber, Kriminalforsorgen og lokale forretningsdrivende. Samarbejde med Kriminalforsorgen kan eksempelvis give en styrket indsats i forhold til resocialisering af kriminelle afsonere, mens boligorganisationerne kan bidrage med viden i forhold til konfliktløsning mellem beboere og hjælpe med at planlægge og udvikle trygge boligmiljøer. Jo flere aktører, der er involveret i planlægningen af en bred indsats, jo lettere er det at sprede den til hele lokalsamfundet. Når de parter, der skal realisere indsatsen, føler sig delagtiggjort, vil de være mere motiverede og kan se den forskel, som de kan gøre i det forebyggende samarbejde. Der er mange måder at inddrage på Hvordan aktørerne bedst inddrages, afhænger dog meget af, hvad der passer det enkelte lokalråd bedst. Enten kan repræsentanter fra lokalsamfundet have en fast plads i rådet, ellers kan de inviteres til at holde oplæg på et enkelt møde, inviteres til at sidde med i en arbejdsgruppe oprettet af lokalrådet eller deltage på en temaworkshop. 6

9 Et stort, involverende råd I Roskilde Lokalråd er de 17 faste repræsentanter - fem fra politiet, seks fra kommunen og seks fra lokalsamfundet, fx byens frivilligcenter, et taxaselskab og Kriminalforsorgen. Klaus Walmod, der er formand for den lokale afdeling af Natteravnene, er sikker på, at det er en fordel for alle parter. Vi bidrager med en viden om de unge, som politi og kommune ikke har. Vi møder de unge på en mere åben måde, når de fester eller hænger ud på gaden. For os er lokalrådet en indgang til at blive direkte involveret i at løse problemerne. Aktuelt sidder vi i en dialoggruppe, der skal forhindre larmende fester i en lokal park. Der ville vi nok ikke være blevet inviteret med, hvis vi ikke allerede sad i lokalrådet, Klaus Walmod, formand for Natteravnene i Roskilde. Ved at inddrage myndigheder og aktører fra civilsamfundet, der er vant til at arbejde med kriminalitetsforebyggelse på det udførende plan, får lokalrådet adgang til opdateret og aktuel praktisk viden. Det kan hjælpe til at anskueliggøre, hvordan de strategiske mål kan løses i praksis i lokalområdet. Har parterne en fast plads i lokalrådet, sikrer man i øvrigt et øget kendskab på tværs af aktører. Samtidig muliggør man en nuanceret videns- og erfaringsudveksling samt en bred behovsafdækning. Et lille, dynamisk råd I Frederikssund Kommune foretrækker de et lille lokalråd med deltagende medlemmer fra både det udførende niveau og ledelsesniveauet. Det gør samarbejdet mere dynamisk. Vi kan træffe beslutninger med en vis hastighed og samtidig inddrage andre parter, når der er brug for et perspektiv udefra. Fx inviterede vi chefen for Frederikssund Campus med på seneste møde for at drøfte vores handlemuligheder ift. utryghedsskabende adfærd omkring nogle af byens uddannelsesinstitutioner, Per Thuesen, vicepolitiinspektør i Nordsjællands politi. Ved kun at inddrage de særligt relevante aktører til at hjælpe med en konkret problemstilling, kan man skræddersy en løsning til det specifikke problem. Man får nye vinkler på, hvad der rører sig i lokalsamfundet samtidig med, man holder samarbejdet smidigt. Ved at invitere nye ansigter med i arbejdet, undgår man i øvrigt at udvikle tunnelsyn - en risiko ved langvarige, faste samarbejder. Samtidig sikrer man, at deltagerne er motiverede for at arbejde med det givne problem. 7

10 den KRIMINALPRÆVENTIVE organisering Over lokalrådet i det kriminalitetsforebyggende samarbejde sidder kredsrådet, der sætter rammerne for lokalrådets arbejde. Hver politikreds i Danmark har et kredsråd bestående af den øverste ledelse i både politiet og de tilhørende kommuner. Kredsrådet udgør det kriminalpræventive samarbejdes politiske og strategiske niveau og det er derfor kredsrådet, der udstikker rammerne for lokalrådets arbejde. Kredsrådets formelle forpligtelser er både at forebygge kriminalitet og at give borgerne en oplevelse af tryghed. Desuden er det kredsrådets opgave løbende at diskutere kriminalitetsforebyggelse på tværs af politikredsens kommunegrænser og sikre den nødvendige koordinering. Kredsråd Lokalråd Lokalråd Lokalråd Lokale aktører Lokale aktører Lokale aktører Kredsrådets samarbejdsplan Kredsrådet udarbejder hvert år en plan for samarbejdet om kriminalitetsforebyggelse mellem kommunerne, politiet, andre offentlige myndigheder og lokalsamfundet i politikredsen. En sådan plan kan være med til at sikre, at alle bliver inddraget i de kriminalitetsforebyggende opgaver. Derefter er det lokalrådenes opgave at udmønte planen, så der bliver fulgt op på kredsrådets plan i løbet af året, og at de strategiske prioriteringer og indsatsområder formidles længere ud end i lokalrådet, til de relevante aktører, der skal bidrage til at udmønte planen, men som ikke nødvendigvis sidder som medlem i lokalrådet. Det er vigtigt, at der bliver skabt sammen- 8

11 hæng mellem kredsrådets intentioner og kommunens politikker på forskellige områder som sundhed, misbrugspolitik, undervisning, fritids- og bypolitik og sociale indsatser. Det er vigtigt at definere en fælles ambition mellem kredsråd og lokalråd, så strategiske overvejelser bliver omsat til konkrete og brugbare løsninger. Det sikrer vi ved at have en mand i begge lejre, Arne Gram, politidirektør i Midt- og Vestsjællands Politi og formand for kredsrådet. Det vil bl.a. sige, at kredsrådet inviterer politiinspektøren med til møderne. Han er nemlig i løbende kontakt med politikommissærerne, der sidder i lokalrådene. På den måde sikres mundtlig dialog, fra kredsråd til lokalråd og tilbage igen, som supplement til de formelle, skriftlige referater. Det fører til tættere dialog, mener Arne Gram. Kredsrådets samarbejdsplan kan bl.a. indeholde en beskrivelse af: Hvordan man inddrager aktører som boligorganisationer og byplanlæggere i arbejdet med at skabe tryghed i boligområder. Samarbejdet mellem politi og sociale myndigheder om håndtering af unge lovovertrædere, også dem under 15 år. Lokale samarbejdsfora med regelmæssige møder på sagsbehandlerniveau. Samarbejdet med blandt andre kvindecentre om indsatsen for voldsramte kvinder og børn. Samarbejdet med kommuner og regioner om indsatsen for psykisk syge og andre udsatte grupper. Samarbejdet med kriminalforsorgen om såvel udslusning og resocialisering som koordinering af handleplaner. 9

12 Vidensbaseret arbejde Strategier og prioriteringer i forhold til kriminalitetsforebyggelse bør udformes på grundlag af nøgletal og analyser af kriminaliteten. Kredsrådet bør derfor mindst én gang om året skaffe sig overblik over situationen i politikredsen, evt. på kommunalt niveau. Et sådan overblik kan omfatte en: Analyse af den lokale kriminalitets omfang, udvikling og geografiske fordeling. Undersøgelse af de lokale unges livsstil og udvikling. Oversigt over det lokale uddannelsessystems resultater i forhold til fx skolefravær og trivsel. Redegørelse for udvikling i omfang og fordeling af sociale problemer Undersøgelse af omfang, udvikling og geografisk fordeling af problemer med misbrug af alkohol og narkotika. I Albertslund Kommune udarbejder Den Kriminalpræventive Enhed (DKE) halvårlige rapporter, der belyser det aktuelle kriminalitetsbillede samt udviklingen i udvalgte kriminalitetsformer i Albertslund. Analyserne bygger bl.a. på viden og tal fra politiets kriminalitetsstatistikker, Danmarks Statistik, boligområdernes tryghedsundersøgelser, skolernes trivselsundersøgelser og kommunens enkeltsager. De halvårlige rapporter præsenteres for øverste ledelse i politikredsen og kommunen og understøtter herved det kriminalpræventive samarbejde i kredsrådet og lokalrådet. Analyserne bidrager desuden til at kvalificere de forebyggende indsatser i kommunen. Kilde Det Kriminalpræventive Råd (2008): Lokal forebyggelse af kriminalitet - idékatalog til det lokale kriminalpræventive arbejde 10

13 LOKALRÅDET SOM NETVÆRKSLEDER Samarbejdet i lokalrådet fungerer bedst, hvis alle parter kan se en mening med det og deltager aktivt. Det kræver en bevidst ledelsesstrategi. Alt efter om lokalrådet henvender sig opad til kredsrådet eller udad til lokale aktører, skifter det mellem to ledelsesmæssigt forskellige roller. Kredsråd Lokalråd Lokale aktører På den ene side har lokalrådet mange steder til opgave at operationalisere det politiske niveaus strategiske beslutninger i handleplaner for det lokale, kriminalpræventive arbejde. Initiativer og prioriteringer kommer fx oppe fra kredsrådet og bliver givet videre nedad i systemet til lokalrådet og derefter videre ud til forskellige lokale aktører på det udførende niveau. Samtidig fungerer det horisontale samarbejde bedst, hvis alle parter kan se en mening med det. Politiet, der i mange lokalråd fungerer som mødeleder, har ikke formel magt til at beslutte, at kommunen eller den lokale sportsklub skal deltage i en indsats, hvis de ikke selv ønsker at bidrage. En grundpræmis for ledelse af samarbejde er nemlig, at ingen kan tvinge andre til at deltage aktivt. 11

14 Boligorganisationer Lokale foreninger herunder klubber Lokalråd Frivillige foreninger Andre Erhvervsforeninger Restauratørforeninger Erhvervsskolerne/ gymnasiale udd. Kriminalforsorgen Tænk ledelse på en ny måde Skal man lykkes med at sætte strategisk retning for det brede samarbejde, kræver det, at man i lokalrådet tænker ledelse på en ny måde, end hvad man er vant til internt i organisationer, hvor man kan gøre brug af ordrer og direktiver. Her kan viden om netværksledelse være en løsning. Netværksledelse handler om at understøtte og sætte retning for samarbejde mellem gensidigt afhængige, men selvstyrende aktører. I skiftet til netværksledelse er det derfor vigtigt at have deltagernes værdiskabelse for øje, så man ikke støder ind i udfordringer, der kan få deltagere til eksempelvis at forholde sig passivt i samarbejdet. Eller i værste tilfælde helt at holde op med at komme til møderne i lokalrådet. Det kan være et problem, hvis forholdene i en storby og et lille lokalsamfund inden for samme kommune varierer så meget, at aktørerne ikke kan relatere til hinandens problemer, eller hvis medlemmer i lokalrådet kun sidder der af pligt. spørgsmål i skal afklare Der er altså en række faktorer, der er vigtige at tage stilling til, for at sikre et velfungerende samarbejde. Hvordan er rådet sammensat? Hvordan holder I møde? Hvordan sikrer I korte kommunikationsveje, når jeres kontaktperson i en organisation bliver udskiftet? Spørgsmålene er der lige så mange svar på, som der er lokalråd i Danmark. Men disse generelle råd, fra postdoc Andreas Hagedorn Krogh fra Roskilde Universitet, kan bruges overalt: Forbered medlemmerne på at indgå i samarbejdet. Allerede når I inviterer dem til at deltage, skal I gøre det klart, hvad samarbejdet omhandler, og hvad de forventes at bidrage med, for at undgå at de får en følelse af at være til overs. 12

15 Overvej hvor meget i dybden lokalrådet skal arbejde. Hvis udfordringerne varierer så meget i en kommune, at det er svært at nå hele vejen rundt, kan det være en fordel, at lokalrådet fokuserer på de brede linjer og sørger for, at hver enkelt kriminalitetsudfordring bliver gennemarbejdet i en separat nedsat arbejdsgruppe. Som supplement eller alternativ til ovenstående kan man inddrage aktører udefra gennem en temaworkshop. Det skaber engagement og ejerskab lokalt. Medarbejdere med specifik faglig viden kan være relevante at inddrage sammen med deres chefer eller i stedet for med et udstukket mandat til at træffe beslutninger. Man kan have tendens til altid at gå efter den højeste titel, men sommetider har ungdomspædagogen under SSP-lederen eller ingeniøren under chefen for Vej og Park et nyt syn på en aktuel sag, som kan tilføre værdi i jeres planlægning. Husk at have for øje, hvad de andre i lokalrådet får ud af arbejdet med en aktuel sag. Tre når længere end én Politiet i Esbjerg havde i mange år problemer med ulovlig og farlig parkering nær stadion, når der var store sportsbegivenheder. Problemet blev ikke løst af, at kommunen oprettede nye parkeringspladser et stykke derfra. Det lykkedes først at ændre borgernes adfærd, da politi sammen med foreningen bag byens fodboldkampe og en medarbejder i Vej og Park blev aktiveret gennem lokalrådet. Indsatsen indebar bl.a. højtalerbeskeder på stadion, information på bagsiden af billetterne, p-vagter fra kommunen, ny skiltning og tilstedeværelse af politiets færdselsbetjente. Det afgørende var, at vi var tre parter, der gik sammen, i stedet for at politiet stod alene og stangede bøder ud. Og det blev muliggjort af mine personlige kontakter i lokalrådet, Lars Bjerregård, vicepolitiinspektør i Syd- og Sønderjyllands politi. Kilde Andreas Hagedorn Krogh (2017): Lokalrådene som omdrejningspunkt for inddragelsen af civilsamfundet i den kriminalpræventive indsats (artikelbaseret ph.d-afhandling) 13

16 KOM IGENNEM MED DIT BUDSKAB At tale sammen på tværs i lokalrådet eller opad til det øverste politiske niveau kræver, at man hele tiden husker sine medspilleres side af sagen. Det kan være en udfordring at kommunikere på tværs af forvaltninger og organisationer eller opad til beslutningstagere på lokalpolitisk niveau. Politi og kommune har vidt forskellige arbejdsgange. Hyppige omrokeringer i politiet eller kommunen kan i øvrigt føre til, at medlemmerne i lokalrådet bliver udskiftet hurtigere, end de kan nå at lære hinanden at kende. Lokalrådets rolle som bindeled til kredsrådet er samtidig en mulighed for, at viden og forslag til indsatser, der fx er udviklet i en arbejdsgruppe, kan kommunikeres videre op i det strategiske kriminalpræventive niveau. Derfor er det vigtigt at kunne kommunikere klart og tydeligt, så lokalrådet løbende kan afstemme retning og reaktion på aktuelle problemer og bringe viden videre til den politiske ledelse i politiet og i kommunen. Her er fem bud på kommunikative virkemidler. Giv en luns til alle Tænk dine argumenter igennem, inden du fx går til møde i lokalrådet eller med den politiske ledelse i kommunen. Hvem henvender de sig til? Har du forberedt en præsentation, der kun handler om politiet eller kommunens tekniske forvaltning? Kan du tilføje noget, der også engagerer SSP-koordinatoren eller repræsentanten for den lokale sportsklub? Eller et resultat fra en indsats, der får borgmesteren til at lytte. Find en ambassadør for dit synspunkt Hvis du gentager den samme pointe, hver gang du møder din overordnede, risikerer du, at han eller hun bliver træt af dig. Men hvis du får en anden til at sige det samme, får budskabet fornyet kraft. Kan du overbevise en anden fra lokalrådet om at bede om det samme eller invitere en ekspert udefra? Gå efter tvivlerne Det er rart at blive bakket op i sine synspunkter, men hvis du bruger et helt møde på at tale til dem, der allerede er enige med dig, har du ikke ændret noget som helst. Samtidig kan du spilde meget energi på at diskutere med en, der er lodret uenig. Fokusér derfor på dem i lokalet, der måske kan overbevises. 14

17 Husk bagsiden af medaljen Selvom du har en stærk sag, vil der altid være svage punkter. Hvis du lægger ud med selv at nævne dem, oplever uenige aktører, at de er blevet hørt. Det vil gøre dem mere tilbøjelige til at lytte til dig. Gør din modstander til helt Hvis dine modtagere fornemmer, at dit ærinde er at få din egen sag igennem, er der en risiko for, at de stiller sig på bagbenene og ikke vil hjælpe dig. Hvis du derimod fortæller dem, hvorfor sagen er gavnlig for dem, vil de lytte på en mere positiv måde. Du sætter på den måde din modtager i centrum i din kommunikation. Talte sig frem... I Roskilde havde byens taxachauffører et problem. Fredag nat, når byens unge var på vej i byen, opstod en livsfarlig situation foran et af de lokale diskoteker. Fortovet var her så smalt, at det ikke kunne rumme køen til diskoteket. På travle tidspunkter af natten kunne der stå op mod hundrede berusede gæster, og flere gange måtte taxachauffører bremse hårdt op eller undvige teenagere, der forvildede sig ud midt på vejen....til den rigtige løsning En løsning blev fundet, da taxaselskabets repræsentant gennem lokalrådet fik adgang til chefen for Vej og Park i kommunen. Sammen fandt de på den simple løsning at opsætte et hegn langs fortovskanten. På den måde fik lokalrådet talt sig frem til at løse en farlig situation, som hverken taxachaufførerne eller politiet kunne have løst selv. Kilde Rhetorica (2017): Executive Rhetoric - kommunikation, der ændrer adfærd 15

18 STYR PÅ MØDET Det kræver planlægning at holde møder, der fører frem til de bedst mulige løsninger for lokalrådssamarbejdet. At mødes, se hinanden i øjnene og erfaringsudveksle på kryds og tværs er en central styrke i lokalrådssamarbejdet. Herunder finder du anbefalinger til at planlægge effektive møder, der fører til bedre ideer og beslutninger. Tre typiske ting, der kan skabe lange, kedelige møder, som får nogle af deltagerne til at stå af: Den forkerte ordstyrer. I Danmark er der tradition for tilbagetrukket mødeledelse, hvor dem, der taler mest, får lov til at dominere. Overvej, om det giver mening for jer at styre mødet mere stramt. Eller at lade ordstyrerrollen gå på skift mellem jer. For meget orientering. Som hovedregel kan det klares på den halve tid af, hvad I bruger nu. Det kræver, at alle mødedeltagere er forberedt på, at de fx har maks. et minut til at lave deres præsentation. Det kræver også, at ordstyreren stopper deltagerne, når de har brugt deres taletid. For meget snak i plenum. Kan I tage flere diskussioner i små grupper, så flere kommer til orde? Det kræver, at ordstyreren opstiller en meget konkret problemstilling, der skal snakkes om, eller at mødedeltagerne har fået forberedelsestid til at tænke på en anekdote, de gerne vil dele. 16

19 Tre gode øvelser til mødet Lynorientering. Send orienteringen ud pr. mail på forhånd, og bed deltagerne læse den. Sæt 7-10 minutter af på mødet til spørgsmål til indholdet. Sparring på en udfordring eller løsning. Alle tænker et øjeblik over en erfaring eller udfordring, de vil dele med de andre. Derefter går man i makkerpar. Først får den ene præcis fem min. til at dele sin sag. Bagefter får den anden et minut til at give sparring. Derefter bytter man. Øvelsen kan være god, fordi den giver alle plads til at blive hørt og set. Knastbehandling. En mødedeltager fortæller om en udfordring, han eller hun står over for. Derefter skal resten af de tilstedeværende diskutere løsningsforslag, uden at vedkommende må blande sig, men blot lave notater. På den måde kan hovedpersonen få flere brugbare perspektiver på sin problemstilling, uden at føle sig udsat eller tvunget til at kommentere og forsvare sig selv. Øvelsen kan laves i små og store grupper. en sekretær styrer møderne med fast hånd Thisted Kommune har prioriteret at have en sekretær, der er løbende kontaktperson for lokalrådet og står for mødedagsordener og -referater. Det lyder som en praktisk detalje, men har faktisk været en vigtig faktor for, at vores lokalrådssamarbejde fungerer. Husk, at det gerne må være en insisterende type, som tør sende rykkermails til politiinspektøren, Lars Sloth, direktør for Børne- og Familieforvaltningen i Thisted Kommune. 17

20 IDÉER TIL DEN GODE DAGSORDEN Det er en god idé at udarbejde en velstruktureret dagsorden, før I sætter jer ved mødebordet. Formålet med dagsordenen er at give mødedeltagerne en klar idé om, hvordan mødet kommer til at forløbe. Hvad er mødets formål, og hvordan kommer det til at udfolde sig? En dagsorden kunne fx se sådan ud: 18

21 En fast dagsorden på alle møder kan sikre løbende opfølgning på indsatser og fremadrettet planlægning. Det kan samtidig skabe synergi på tværs af lokalråd i samme politikreds, hvis flere benytter samme faste dagsorden. Hvis der vedlægges bilag til dagsordenen, er det en god idé kort at beskrive, hvad bilaget indeholder, hvorfor det skal læses og give et kort oprids af bilagets konklusion. Husk ved hvert dagsordenspunkt at være konkret i forhold til indhold og formål. Skriv, hvem der er ansvarlig for hvert punkt. Anfør eventuelt hvor lang tid, der er sat af til hvert enkelt punkt. På den måde sikrer du, at I når hele vejen igennem. 19

22 IDÉER TIL DET GODE REFERAT Hvordan sørger man for, at de idéer og spørgsmål, der opstår på et møde, bliver husket til næste gang? Et referat skal både fortælle, hvad deltagerne har diskuteret på et møde og forklare medlemmer, der ikke deltog, hvilke beslutninger, der blev taget, så de kan forstå det. Her får du et eksempel på et referat: 20

23 godt at vide om referater Som du kan se, følger referatet dagsordenens kronologi. Det er ikke sikkert, at det er den bedste løsning i lige netop dit lokalråd. Hvert lokalråd arbejder forskelligt, ligesom hvert møde er forskelligt fra gang til gang. I stedet for at referere dagsordenens punkter i den rækkefølge, som de er diskuteret, kan det give god mening at samle punkterne tematisk. Det kunne fx være, hvis der til et møde både er blevet drøftet og taget beslutning om oprettelsen af lommepengejob til unge i et belastet boligområde. Her kan du - i stedet for først at skrive om beslutningen og så senere drøftelsen - vælge at sammenskrive det i et tematisk punkt. Det hjælper på forståelsen. Husk altid at skrive kort og præcist. Det er nok de færreste, der elsker lange mødereferater. Under hvert punkt kan det være en god ide at notere, hvem der er ansvarlig for opfølgning på en given drøftelse eller beslutning. Kilder Center for Boligsocial Udvikling (2017): Skabeloner til bestyrelsesbetjening ( Ib Ravn (2011): Facilitering - ledelse af møder, der skaber værdi og mening 21

24 ISBN