Opsamling-på-afklaringsmøder-

Transkript

1 8.januar2015/NDH Administrationscenter-ST- Opsamling-på-afklaringsmøder- December

2 8.januar2015/NDH Indholdsfortegnelse- - Indledning...3 IT...5 Studieadministrationen...6 Økonomi...8 Forskning&Talent...11 Bygningsområdet...11 Viden...13 Kommunikation...16 HR...18 Bilag:ProblemkatalogST - - 2

3 8.januar2015/NDH Indledning- Den22.oktober2014udmeldteuniversitetsledelsensinebeslutningerpåbaggrundafproP blemanalysenpåaarhusuniversitet.meddenneudmeldingvardenoverordnederammefor organiseringenafadministrationenpåaulagtfast. Tilbageståratfårammernefyldtud altsåfåafklaretdenkonkreteorganiseringaffællesomp rådetogadministrationscentresamtsamspilletmellemdisseogst senheder.forpådenene sideatsikreenmedinddragelseafmedarbejdernevedstogpådenandensideundgåenfor omfattendeproces,blevdetbesluttetatindledemedbilateraleafklaringsmødermellemde enkelteselvstændigeenhedervedstogadministrationschefen. Formåletmedafklaringsmødernevaratindsamleinformationombehovogønskerogafklare påhvilkeadministrativeområder,derskaletableresyderligeremødermellemenhedogbl.a. fakultetschef/funktionscheferfordepågældendeadministrativeområder(dialogmøder) Afklaringsmøderneernuafholdt.Ogdeforegikienløsningsorienteretogkonstruktivånd,ud fraprincippetom,atetadministrativtvelfungerendesteretfællesansvar. DenenkelteenhedsbehovogønskerblevefterfølgendeopsamletafenhedenssekretariatsleP der.alledisseopsamlingerneerefterfølgendesamletiétdigertdokument Opsamlingfra afklaringsmøderpåst.bådepga.omfangetafdettedokumentogfordidokumentetindeholp dernavnepåkonkretemedarbejdereblevdetefterfølgendebesluttetatlaveetresume(dette dokument)ogetproblemkatalog,derpåskemaformgiveretoverblikogenhedernesønsker ogbehov(sebilag). Resumeetdannersammenmedproblemkatalogetogdendigreopsamlingudgangspunktetfor detviderearbejdemedataftalehandlemuligheder/løsningerpådeoverordnedeproblemer ogønsker,dereridentificeretiproblemanalyseprocessen. Såselvomresumeetsåledesikkeindeholderderigtigmangeenkeltståendekonkreteforslag dernævnesafenenkeltenhed,betyderdetikkeatdeerellerbliverglemt! OverordneterdernogleprincippersomvilværegældendeforsamtligeadministrativeløsP ningerpåst: administrationenpåstogst senhederhartilformålatydeserviceafhøjtfagligtniveau forfakultetetsmedarbejdere,studerendeogsamarbejdspartneresåledesatmedarbejdere kanfokuserepåfakultetetskerneydelser arbejdetmednyeinnovativeadministrativeløsningerskalunderstøttesogudbredesgenp nemvidendelingogsamarbejdepåtværsafhelest(stshelhedsaministration) administrationenpåauerunderlagtetsparekravpå2%årligt derskalsåledesskeenprioriteringafydelsernepmereafnoget,mindreafnogetandet,og eventueltydelserderheltskæresvæk derskaletableresstørretransparensideadministrativeydelser måleterensammenhængendeognærværendeadministrativunderstøttelse 3

4 8.januar2015/NDH derskalfremoversystematiskarbejdemedopgaverogprioriteringersammenmedfakulp tetsp,institutpogcenterledelserneforløbendeatsikreforbedringeridendagligedriftssip tuation. Derskalarbejdespåflereløsningsniveauer.Pådeenkelteenhedererderting,somalleredeer igangmedatbliveløst,ogsomudelukkendeinvolvererdenpågældendeenhedogenadminip strativenhed. DererproblemstillingersomgårpåtværsafSTog/ellerforudsætterenoverordnetprioriteP ring,oghvordenendeligebeslutningliggerifakultetsledelsen.ogsåderting,sominvolverer heleau,ogderforskalbesluttesileapkredsenelleruniversitetsledelsenforatfåtruffetendep ligbeslutning.detsigersigselv,atdervilværeforskelligtidshorisontforløsningafdeforp skelligeproblemstillinger. Detertilstræbtatproblemkataloget(bilaget)erensimpelopsamlingafproblemerogønsker. Katalogetindeholdersåledesikkeforslagtilløsninger detskalderarbejdesvideremedefp terfølgende. Deterdogmedenmegetsimpelfarvekodeindikerethvadderkanløsespådenkortebane ( lavthængendefrugter ),pådenmellemlangebaneoghvilkeløsningerderf.eks.forudsætter enprioriteringifakultetsledelsen,flereressourcer,enfællesaupløsningellersletikkekan løses.dennekategoriseringskalsomnogetafdetførsteidenvidereprocesdetaljeres/nuanp ceresogbeskrives. Kort%om%det%videre%arbejde% OvennævntematerialedanneriførsteomganginputtilenarbejdsgruppeunderfakultetsleP delsenbeståendeafdekanen,3institutledereogadministrationschefen. PåbaggrundafoverordnedeprioriteringerafløsningerforetagetidennekredsvilderefterP følgendeskeenkonkretiseringafdeenkelteløsningerietsamarbejdemellemarbejdsgrupp pen,sekretariatsledere,funktionscheferogmedarbejderemedkendskabtildepågældende områder. Måleteriløbetafforåret(senestiløbetafapril)atkunnefremlæggeogbeslutteetløsningsP katalogsamteventueltmindreafledteorganisationsændringerifakultetsledelsen. 4

5 8.januar2015/NDH Udoverdegenerellepunkter,derermedidetteresume,erderiindmeldingernefraenhederP neenrækkeenkeltpunkter,somvilindgåidialogenmeddenenkelteenhed. Dereringeneksemplerpåservices,derønskesudfaset. Dererforlangeresponstider.Såvelforsagsbehandlingsomforindkøbogfakturering.Der manglertilbagemeldinger,nårdenforventedebehandlingstidoverskrides. ForAarhusgælder,atderbredtkommenterespå,atmedarbejderevirkerpressede,ogdeter opfattelsen,atdetteskyldesmanglenderessourcer. Webshoppenroses,menderudtrykkesogsåbekymringfraenhed,derendnuikkeerovergået tildennebestillingsform. DererenkeltetilbagemeldingermedønskeomlængereåbningstiderforhelpPdeskene. DereretmegetbredtønskeomenstørreklarhedomdriftenaffagnæreITPsystemer.DerefP terlysesklarhedomarbejdsgange,ansvarsfordelingsamtprioriteringafressourcerogprop jektønsker. Der bliver af stort set alle enheder i Aarhus udtrykt et ønske om at etablere en kontaktperp son/onpsitesupporter/itpmedarbejdermedspecialvidenomdenenkelteenhed. FlereenhederiAarhusharendvidereønsketentilstedeværelseafITPsupportenpåenheden påaftaltetidspunkter. Alle enheder i Aarhus ønsker at AVPsupporten flyttes til ST. En enkelt enhed påpeger at det ikkebørvaretagesafit.alleenhederifoulumønskeratavpsupportvaretagesafbygningsp driften.flereenhederudtrykkerønskeomatudvideservicentilatomfattevideokonferencer ogtelefoni. Arbejdsgangeneforoprettelse,vedligeholdogsletningafinformationeromansattebeskrives somunødigtkompliceredeogprægetafmanuellearbejdsgange.itvaretagerdemanuellearp bejdsgange,derernødvendigeforatudføredeændringer,derspecificeresafpersondatarep daktørernepåenhederne.derønskesenautomatisering,somkanerstattedemanuellearp bejdsgange. IT- Generelt-IT- Support-og-indkøb- Forsknings-IT- Viden-om-lokale-forhold/fysisk-nærhed- AV?support- IDM- Kommunikation- NårderorienteresomtiltagpåITPområdet,erderbehovforklartatangive,hvisdererforP skellighederpådeforskelligegeografier. 5

6 8.januar2015/NDH Tilbagemeldingernegrupperesoverordnetifiregrupperbaseretpåhistorik:Deoprindelige NatPenheder,AgroPenhederne,Ingeniørhøjskolenogdenationalecentre.Genereltersvarene spredtfradeforskelligeenhederpåmangeemner.etgennemgåendetrækerdogforståelse forkompleksitetenafarbejdetistudieadministrationen,ogenoverordnettilfredshedmed denydedeservice. Flereenhedermanglerdogindsigti,hvemdergørhvad ogoverblikover,hvemmanskal henvendesigtilistudieadministrationen. Påtrodsafatnogleenhederharderesuddannelseskoordinatorplaceretpåenhedenognogle ikke erdermedenenkeltundtagelsetilfredshedmedplaceringen.derønskesdogfrade enheder,derikkeharkoordinatorenplaceretpåenheden,enaftaleomjævnligtilstedeværelp sepåenheden,oggernedagligt. Nogleenhederønskermereledelsesindflydelsepåprioriteringafopgaverogomfangogflere udtrykkertvivlomopgavesnit.eksempelvisønskernogleenhederatkoordinatorenbidrager tilrentpraktiskeopgaverifm.undervisningogeksamen.dereretsærligtfokuspåhåndtering afcensorer,eksempelvisifm.indstillingtilcensorkorpsogvedbestillingogaftaleomkonkrep tecensuropgaver. Dereretgenereltønskeomfasteplanerforundervisningogeksamen.Flereerutilfredseover seneplanerogsenfrigivelseaflokalertilandenbrug. AgroPenhederneønskeratundervisningenskalforegåiparkenogadvareromatundervisP ningslokalernepåtrøjborgerforsmåiforholdtildetstigendeoptagpåagropuddannelserne. Flereenhederønskeretklartejerskabtil egne lokaler,ogbeklagerdesenelokalefrigivelser somnævnttidligere. DerudtrykkesfraflereenhederetbehovforsammenhængendeogdækkendestudieinformaP tionsdata.dadataerfragmenterede,bliverderførtskufferegnskaberlokaltmedenhedernes egnestuderende. DerønskesetbedresystemtilbachelorPogkandidatkontrakterPmedetdigitaltworkflow. Enenhedefterspørgerreferaterfrastudienævnsmøder,ogenenhedpåpegeratstudieordninP gerikkeeropdaterede. Studieadministrationen- Generelt- Uddannelseskoordinator- Undervisnings?-og-eksamensplan- Undervisningsfaciliteter- Studiedata,-systemer-og- dobbelt-bogholderi - Studienævn-og-studieordninger- Rekruttering-og-websider- Derefterspørgesuddannelsesspecifikkerekrutteringsstrategierog hjælp. 6

7 8.januar2015/NDH Nogleenhederefterspørgerbedreunderstøttelseafinternationaleuddannelser,efteruddanP nelserogmasteruddannelser. Enenhedefterspørgermerepræscreeningifm.optagelsepåkandidatuddannelser. Efter?-og-videreuddannelse- Optagelse- Ingeniørhøjskolen- Derhenvisestilenløbendeprocesmedattilpassedetadministrativetilbudtilskolenssærlige strukturogbehov. 7

8 8.januar2015/NDH KendetegnendefortilbagemeldingerneforØkonomier,atdererkommetrigtigmangekomP mentarer,ogdererfradeforskelligeenhedertaleomenhøjgradafdiversitetisvarene,som dækkeroverrigtigmangeforskelligeemner. Mangekonkreteforslagnævneskunafenenkeltenhed.Selvomresumeetikkedækkerdisse, betyderdetikke,atdeerglemt,mendevilblivebehandletseparatiforbindelsemedopfølgp ningen. GenerelterderstoropbakningtilmodellenmedinstitutPteamsmedforretningscontroller (FC)ogprojektøkonom(PØ)ogtilfredshedmedatderløbendeskerfordringerafydedeserP vice. IndenfordeforskelligeområderanvisesogsåforskelligeforbedringspotentialersomnedenP forresumeresfordeltpåemner: Regnskab-! (fællesadministrationen) Kreditor:) 5enhederønskerspecieltkreditorteamet(enenkeltenhedogsåRejser)placeretfysisksamP menmedpø/fciadministrationscenteretforatknyttefakturahåndtering(rejseafregninger) tætteretilforretningen.flereenhedernævnerproblemermed,atbufferrekvirenterbliver brugtformeget,ogdererfejlfremsendelseraffakturaer.dersavnesfølgeligenstørreforretp ningsforståelsehoskreditorteamet.flerenævnerdeautogenered sfraregnskabsom unødvendigstøjoganbefaleratfjernedem. Rejser:) FlereenhedernævnerAURUSsomværendeetstiftogsværtgennemskueligtsystem.EnenP keltenhedforeslårauruskursettilrettelagtsometpraktiskanvendeligtkursus. EnenkeltenhednævnermanglenderesponsivitetfradebitorPteamet,mendettesynesikkeat væredetgenerellebillede. FlereenhederønskeretsamlettidsPogfraværshåndteringssystem.Systemetskalogsåkunne håndterebemandingsplanerogarbejdsplanlægning.tidshåndteringskalblivebedre,ogder skalarbejdesmedenstidshåndteringpåtværsafhelest. DetoplevessomdobbeltarbejdeatskulleregistrerefraværbådeiARSogAUHRA. Detoplevessomtungt,atrefusionerogbarslerskalhåndteresseparat. Økonomi- Generelt- Tidshåndtering- Budgettering- DererfraenhederønskeomhjælpfraPØ/FCtilvalideringogkvalitetskontrolafansøgningsP budgetter.mangeenhederudtrykkermodsatstortilfredshedmedatdenneopgavevaretages hosforskningsstøtteenheden(fse). FlerenævneruklaresnitfladeromkringbudgetteringendelsmellemØkonomi/GSSTogØkoP nomi/fse. 8

9 8.januar2015/NDH Tilbagemeldingernerummerkonkreteforslag/ønskeromyderligererapporter.Dererikke nogetsamletbillede. Detønskes,atinstitutteameterproaktiveoginvolverendebådefysiskogviaforretningskendP skab.derskalopbyggesetstærktmiljømellempø/forskermiljøerne. DerønskesbedrekommunikationmedenhedernenårPØ/FCeroptagetafandreopgaver,så manvedhvornår,oghvorfordeikkeertilgængelige. DereretønskeombedresammenhængmellemHRogØkonomif.eks.medinformationfraHR tiløkonomiomansættelser,forlængelser,barsler,sygemeldingermm. Dererønskeombedrekoordineringmellemdetoenheder. DepersonligerelationerervigtigeogdetervigtigtmedenløbendedialogPf.eks.gennemkafP femøder.enenhedforeslårhalvårligeevalueringsmødermedfunktionschefen.etforslaggår på,atenhedensevalueringafmedarbejderenindhentesforudformussamtalen.enenhed foreslårbrugerundersøgelser,ogetenkeltinstitutforeslåratbrugesektionsledernemere. Rapporter- Kerneopgaven- HR/-Økonomi- HR/GSST- Brugertilfredshed/måling- Synlighed/nærhed- Deadministrativemedarbejdereskalværesynligeogses.DeskalogsåsesigselvsomværenP deendelafenheden.detervigtigtatsørgeforenfølelseaf,atadministrationenerderfor forskernesskyld. Medarbejderneskalhavetidtilatløsederesopgaverforenheden. Dererønskeomatsiddemediansættelsesudvalgetmedansættelseafnyemedarbejdereog inddragelsevedudskiftningiteamet. Merefysisknærværendnu.Detfysiskenærværunderstøtteropbygningenafdepersonlige relationer,derervigtigeidagligdagen. Enhedenkaninvitereadministrativemedarbejderemedtilmøderpåenheden. Detforeslåsatsamledet virtuelleteam fysiskpåenhedenetpargangeomåret. EtforslaggårpåenårligtemadagforheleadministrationenpåST,dvs.inkl.administrative medarbejderepåenhederne. Mangesavnerenoversigtoverhvemderelevantemedarbejdereer,oghvordanmanfårfati demderkanhjælpemeddeforskelligetyperafopgaver:aurus,webshop,aurap,fakturaer etc. Enoversigtoverdetsamlede virtuelleinstitutteam. 9

10 8.januar2015/NDH Bemanding-- Flereenhederharbemærket,atøkonomimedarbejderneiperioderharhaftmegettravltog megetsværearbejdsvilkår. 10

11 8.januar2015/NDH Tilbagemeldingertilområdetdækkerbådeforskningsstøtte,ph.d.Padministration,internatioP nalisering,ogiforholdtildennyestrukturogsåenkelteindmeldingerombehovift.erhvervsp samarbejde/tto.resuméetvilderforforsøgeatskelnekommentarerneområdevisbedstmup ligt. Rigtigtmangekonkreteforslagnævnesendviderekunafenenkeltenhed,ogenkelteergeoP grafiskbetingetogsåledesvilresumeetikkedækkedisse.detbetyderikke,atdeerglemt, mendevilblivebehandletseparatiforbindelsemedopfølgningen.-- Forskningsstøtte) TilbagemeldingerneviserenudbredttilfredshedmedydelsernefraForskningsstøtteenheden (FSE),somønskesbibeholdt,ogivissetilfældeyderligerestyrket.Dereretudbredtønskeom atfseerenheltcentralmedspiller,opsøgendeogproaktivift.enhedernepåstomkring fundraising.enkelteenhederønskermereledelsesinformationiformaflisteroverindsendte ansøgningerogbevilgedeprojekter. Internationalisering) Kommentarernevedrørendeinternationaliseringsområdetkommerfradeenheder,derer brugereafinternationaliseringsydelserogstøttefunktioner,ogsomidentificereretfortsat behovforstøttetilisærhåndteringafforskermobilitetoginternationaltuddannelsessamarp bejde.godthalvdelenafenhedernenævnerikkenogenbehovoverhovedetitilbagemeldinp gerne.generelterderenuklarhedomkring,hvordaninternationaliseringsområdeterorganip seretpåauogst,oghvadderderforkanefterspørges. InternationaltCenteryderenimødekommendeogprofessionelindsats,ogdererpåSTkomP metstyrpåadministrationenafuddannelsesmobilitet,menflereenhederudtrykkerbekymp ringfor,omderfortsatvilværesammefokuspåinternationaliseringsområdet,nåricflyttes tiluddannelse. Ph.D.9administration) HovedpartenafkommentarerneogkritikpunktertilForskning&Talentvedrørerph.d.P administrationensydelserogudfordringersærligtift.uklarsnitfladetilhrogindtrykafdobp beltadministration.desudensærligtkritikafitpsystemunderstøttelse(phdplanner)ogdatap træk. Kritikken,dergårprimærtpåsystemerogsnitfladerogikkepåmedarbejdernesserviceer uddybetnedenfor. Forskning-&-Talent- Generelt- Områderne- IT-systemunderstøttelse:-PhD-Planner- OpsamlingsviserderengenerelkritikafPhDPlannersomITsystem,bådeiforholdtilbruP gervenlighedogiforholdtilbegrænsningerileveringafønskededatatilenhederne,meden oplevelseafdobbeltadministration.endelenhedernævner,atdeternødvendigtmedskuffep regnskaberforatholdestyrpåegneph.d.pstuderende,fordiphdplannerer tungatbruge, ogatdeterenstoropgaveforvejlederemedmangestuderende. 11

12 8.januar2015/NDH Nogleenhederoplever,atstandardiseringift.alleAUph.d.PskolersbehovgørprocedurermeP getrigideogharkonsekvenserfordenlokalekvalitetiopgaveløsningen.flereenhedernævp nersærligtundervisningspåsætningogph.d. erslønarbejde,hvorenhederneharsværtvedat fåoverblikover,hvemderåderover.derønskesløbendeleveringafopdateredelisterfra GSSTadministrationmeddetaljeredeoplysningerpåalleph.d.Pstuderende(optag,eksamener, undervisningsfritagelse,barselmm.).denuværendemulighederfordatatrækiphdplanner møderikkeenhedernesbehovforledelsesinformationogenhedsplanlægning,oggiveranledp ningtilstorfrustration ikkemindstirelationenmelleminstitutteroginano. Samarbejdsflader-og-sammenhæng-i-administrationen- SnitfladenmellemHRogGSSToplevesafmangeenhedersomuklar.IndgangenerikkeentyP digforinstitutleder/sekretariatslederift.hrpdelen,ogderopfordrestilstørrekoordinering mellembådegsstoghr,ogmellemgsstogøkonomi. Deropfordresgenerelttil,atfakultetetfinderfremtilentilfredsstillendeogtransparentsaP marbejdsflademellemhroggsstbla.ift.ferie/fraværogsygdom/barsel.flereenhederfop reslår,atansættelsespoglønadministrationforgsstlæggessammenmedhr.flereenheder pegerdesudenpå,atdetervigtigtathaveenentydigforståelsefor pointofcontact påhrp delenogopfordrertilettætteresamarbejdemellemgsstoghromhrpopgaverne,f.eks. bedreinformationspogworkpflowomkringsygefravær. Endelenhederpegerpåproblemetmed,atpersonsagerjournaliseresiPhDPlannerogikkei Captia.Detoplevessomuhensigtsmæssigtift.sammenhæng,transparensogoplevetdobbeltP administration.nogleenhederjournalisererderforselvicaptia,dadeikkekantilgåarkivsyp stemetiphdplanner,ogopleveratderikkeernogenmulighedforsamkøring/sammenholp delseafoplysninger. Iforholdtilforskningsstøtteogbudgetlægningerderenkelteeksemplerpåforvirringover snitfladenmellemøkonomiogforskningsstøtteenheden.derefterspørgesstørretransparens iarbejdsdelingen:hvempgørphvad. Nærhed-og-forretningsforståelse-- Foralleområdergælderdet,atdereroplevetnærhed,ogderforikkeetyderligerebehovfor nærhedendmeddeeksisterendeordninger.f.eks.oplevesbesøg1omugenpåenhedenaf FSEfundraisersomfuldttilfredsstillendeogpartnerenbliverflittigtkonsulteret.Derkandog værebehovforekstratilstedeværelsepålokationeroptildestoreansøgningsrunder.enkelte enhederoplevernuværendeaftaleomnærhedsomabsolutminimumogønskerdetøgethvis muligt,enenkeltenhedønskerhelpdeskfunktioneniroskildeopnormeret. HovedpartenafenhederneønskerGSSTadministrationenspartnermodelfastholdt.Deltagelse ilokaleph.d.pudvalgsmøderogerfaringsudvekslingsmødermedph.d.psekretærerønskesfastp holdt. 12

13 8.januar2015/NDH Bygningsområdet- Generelt- Institutternesopfølgningpåproblemanalysenpåbygningsområdetomhandlerbådenogle megetspecifikkeoglokalespørgsmålognoglestørrestrukturelleproblemervedrørendeorp ganiseringen.herundermanglendetransparensogflaskehalsproblemerbådelokaltogift.den centraleenhed. Opgavernepåbygningsområdeteropdeltpåtreområder: Dagligdrift,somomfatterdriftenafbygningerneogrengøringensamtbetjentfunktionerP ne.driftener100%lokaltplaceretogalleafgørelsertagespålokaltniveau. Bygningsvedligeholdogrenoveringer.OmrådetdækkerallevedligeholdsopgaverogrenoP veringerogprioriterespåtværsaffakultetet.områdeterplaceretunderbygningschefen ogfinansieresaffakultetetellerafinstitutterne. Udviklingogdisponering.OmrådeterligeledesorganiseretdirektevedSTBYGogskeri tætsamarbejdemedfakultetoginstitutter.detersåledesikkestbyg,somalenetagerbep slutningomkringudviklingogdisponering,menprioriteringenderskerpåtværsaffakulp teteterikkealtidsynligfordeenkelteenheder. Bygningerneserviceresafseksforskelligedriftsenhederfordeltpålokaliteterneogomfatter ca.180medarbejdere. Ydelser-- Derergenerelttilfredshedmedbygningsdriften,rengøringenogløsningafbetjentopgaverne. Derernoglespecifikkelokaleproblemer,somskalløses,ognoglestedermanglerderenstørP resynlighedihvilkeopgaver,somkanefterspørges,herunderetstørrekendskabtilydelsesp kataloget.dereretstortønskeometstørreogmeresynligtberedskab.vagttelefoner,request systemer,ogvagtordningeriogudenforarbejdstidenefterspørgesafflereinstitutter.derer etbehovforatfåanalyseretogsynliggjortbehovogmuligheder. EndelinstitutterønskerenandenplaceringafsupportafAVudstyriundervisningPogmødeP lokaler.dertagesikkeherstillingentilplaceringen,menspørgsmålenegiveranledningtilat tageendialogomorganiseringenafopgaven. Omkringvedligeholdogrenoveringererdergenereltuklarhedom,hvorbeslutningernetages, ogdermanglertransparenspåområdet.deterforsværtatfåafklareteventuellemuligheder, ogresponstiderneerforlange.dererstorforståelsefor,atorganisationenerpressetmedden nuværendenormering.iforbindelsemedproblemanalysenvilderarbejdesmedtransparens ogstørreåbenhedomkringbudgetternepåbygningsområdet. Derergenereltmanglendeklarhedover,hvordanundervisningslokalerogmødelokaleradP ministreres.vedorganiseringeni2011varderetønskeomencentraladministrationogejerp skabtilundervisningslokalerogmødelokaler.detefterlodettomrumidriftogvedligeholdaf lokalerne,somdeternødvendigtatfåafklarethurtigt. Nærhed-- Bygningsserviceerorganiseretlokaltmedlokalarbejdskraft.Dererderforgenereltenstor tilfredshedmeddenfysiskenærhed. 13

14 8.januar2015/NDH Derertiltiderproblemermedatkommeikontaktmedbetjenteogbygningsmedarbejdere,og dereretstortønskeometbedrerequestpsystemirelationtilopgaveløsningen,herundermup lighedforatfølgeafviklingenafopgaverne. Fakultetetsbehovfornybyggerier,unilabPrenoveringer,diverselovkravogindretningertilny infrastrukturpresserdenlillebyggeorganisationtildetyderste.dererrespektomorganisap tionensforståelseforfaglighederneogdiversiteten,mensamtidighedetstortbehovforat løseudfordringerne. Tilgængelighed- Transparens- Dereretmegetstortønskeommeretransparensibygningsøkonomienpåallepunkter.BygP ningererenmegetlangsigtetinvesteringoghareffektpåtværsafheleorganisationen.den storediversitetiopgaver,undervisningogforskningnødvendiggørentværgåendeprioritep ringogforståelse.enstørretransparenskanværemedtilatløfteforståelsenpåtværsaffap kultetet. 14

15 8.januar2015/NDH Kommentarernetilbiblioteksbetjeningenfraopsamlingsmødernekangrupperesindenfor følgendekategorier: PURE) Dereretønskefranogleenhederomyderligereservicesfrabiblioteket,særligtvægtesopgaP venmedinddateringsamtvigtighedenafatbiblioteketvaliderer. Dereretønskeom,atbiblioteketlevererudtrækfraPURE,derkanbrugestilafrapportering ogmuspsamtaler,ogdererfraenkeltessideretønskeomenudvidelseafpurerettighederne. Detskalklartfremgå,hvemdererkontaktpersoniforbindelsemedPUREspørgsmål. Bibliometri/benchmarking) Pånogleområdererderetøgetbehovfor,atbiblioteketkanleverebibliometriskeopgørelser ogværebehjælpeligmedbenchmarking. Materialer) Indkøbafogadgangtilelektroniskematerialerskalprioriteres.Biblioteketskaltageansvar foratafsluttenedlukningenafbiblioteksfunktioneniårslev.ogfremadrettetsikreatdentype opgaveerplaceretibiblioteksfunktionen.enkelteønskerhjælptilhåndteringafbøgertilinp struktorer.defagligemiljøerskalfortsatværebestemmendeoverindkøbogkassationtil/i samlingerne. Open)Access) Dererønskerom,atbiblioteketydersupportiforbindelsemedOpenAccess. Betjening)uden)for)8000C) Derskallavesenaftaleomleveringaftryktematerialertilafdelingerudenfor8000C.Fortsat fysisktilstedeværelseifoulumnævnessomnødvendigt. Fokus)på)brugerne) Nogleenhederønskerenstyrkelseogsystematiseringafbiblioteksintroduktionertilnye medarbejdere.enenkeltlokalitetforeslårenetableringafetbrugerpanel. VedforespørgslerskalreaktionstidenfraTTOværehurtigereogopgaverneskalfølgestil dørs.etsystemdergørdetmuligtatfølgestatuspåhenvendelsererennødvendighed.ved overdragelseafopgavertilkonsulenterskaldetsikres,atalledetaljervidereformidles. Viden- Bibliotekerne- TTO- Center-for-Entreprenørskab-og-Innovation- Dereretønskeomatoverføreaktiviteternetildeområder,hvordebruges. AnsvaretforsamarbejdermedøvrigedanskeuniversiteterommyndighedsbetjeningskaltyP deliggøres. 15

16 8.januar2015/NDH TilbagemeldingernetilkommunikationsområdetdækkerbådeinputtilkommunikationsomP rådetpåst,tilfællesadministrationenogtildigital.endelkommentarerberøreropgaver,der alleredeeriudviklingogdrift,ogkommenteresderforikkeidettedokument.nogleudforp dringernævnesendviderekunafenenkeltenhed,ogvilikkebliveadresserether,menvil blivebehandletiforbindelsemedopfølgningenisamarbejdemeddepågældendeenheder,og kanfindesiproblemkatalogetforkommunikation(sebilag). Dererenkelteenhederderpåpeger,atdervarnoglebestemtetyperkommunikationsopgaver KOMSThistoriskikkevilleløse.OgandreenhederdergernevilhavemerebistandtiladPhoc opgaver.dermanglertilsyneladendeenafklaringafhvilketyperopgaver,stkomfremadretp tetskalinvolveresi.oghvilkeopgaverderhørertilpåenhederne.ogogsåherenforståelse foratbehoveneikkenødvendigviserens. Enenkeltenhedefterspørgerstørrefysisknærhediformafenkommunikationspartnerpå enhedenendagomugen.andreønskeratinddragepartnernemereimøderellerarrangep menter,såpartnerenbliveretkendtansigtpåenheden. NogleenhederefterspørgerinddragelseogetformaliseretnetværkafdekommunikationsP medarbejdere,somharophængpåenhederne.-- MangeenhederpåpegerKommunikationsforpligtelsetilatdrivedettekniskesetPuppåau.dk mereeffektivt.ogkonstatererligeledes,atsiderneerforlangsommeoguniversernefor uoverskuelige.derergenereltilfredshedmedtypo3psupporten. EnkelteenhederefterspørgerenkoordineretindsatsiforholdtilrekrutteringforuddannelP sernepåst,isamarbejdemedstudieadministrationenogandreinteressenter. Totiltreenhederefterspørgerkommunikationsydelsermodbrugerbetaling,idetomfangde harbehovforydelserne.etenkeltinstitutkanikkenødvendigvisseetbehovforencentralstp kommunikationsenhed. Kommunikation- Generelt- Opgaveafklaring-og-historik- Nærhed- Kommunikationsnetværk-på-ST- Digitale-ydelser- Rekruttering- Ydelsesbetaling- Projektdatabase- Derefterlysesenprojektdatabase,hvoreksterneinteressenterkansøgepåforskerområder, projektgrupperosv.behovetkoblestilpure,derikkeoplevesatløsebehovetfordentype søgninger. 16

17 8.januar2015/NDH Foulum?problematik- DerherskernogenuklarhedomkringsamarbejdsfladernemellemDCAogSTKOM.HvemløP serhvilkeopgaver? DegymnasierettedeaktiviteteriFoulumønskesihøjeregradigenfaciliteretafSTKOMiet samarbejdemedenhederne. TYPO3supporttilstedeiFoulumvilleværeoptimalt. 17

18 8.januar2015/NDH OverordnetseterderopbakningtilHRogtilHRPartnerPmodellenmedfasteogkendtekonP taktpersonertilalleenheder/centrepåst.dererstørsttransparensmedhrpåadministratip onscentretogmindretransparensiforholdtil,hvadhrlaverifællesadministrationen. IndenfordeforskelligeområderpåHRforeslåsforskelligekonkretetiltagtilforbedrinP ger/ændringermv.ikkealleforslagermediresumeet,menvilblivebehandletiforbindelse meddeindividuelleopfølgningerpåhverenhed. AUHRA) FlereenhederefterlyseretbedretidsPogfraværssystem,såderikkeskalværedobbeltadmiP nistrationmedregistreringibådearsogauhra. Mangeenhederefterlyserbedreogmereoverskueligemedarbejderlister,derkanhåndtere: Oversigtoveralleansatteincl.ph.d.Pstuderende Slutdato Udløbaffunktionstillæg Jubilæer Rundefødselsdage FlereenhederefterlyserenbedresystemunderstøttelseafMUSPkonceptet. CAPTIA)(journaliseringssystem)) MangeenhederefterlyserenbedresystemmæssigsammenhængmellemHRogGSST,såalle sagerkansesisammejournaliseringssystem. Nogleenhederforeslår,atHRfåransvaretforoprettelserafaltifm.ennymedarbejderog nedlukning afmedarbejdere,somslutterderesansættelsesforholdpåau. Dererdivergerendeopfattelseraf,hvorlønPadministrationenbørplaceresmesthensigtsP mæssigt,menoverordnetseterderbrugfortransparensiforholdtil,hvemmankankontakte iforbindelsemedspørgsmålomkringløn,oghvadderadministreresihenholdsvisdetadmip nistrativecenterogilønafdelingenifællesadministrationen. Basaltkendskabtildiversebekendtgørelser,stillingsstrukturerforventesiforbindelsemed HR sydelser.nogleenhederforeslårdirekteadgangtilpersonalejuraifællesadministrationen foratundgåformange ledikæden. HR- Generelt- IT-understøttende-systemer-i-forhold-til-HR- Løn?administration- Juridisk-rådgivning- Sammenhæng-og-transparens- DereretgenereltønskeombedresammenhængmellemHRogGSSTf.eks.iforbindelsemed sygefraværogudvekslingafoplysninger.nogleenhederforeslår,atansættelsespoglønadmip nistrationenlæggessammenmedhr.endvidereerderetønskeombedresammenhængmelp 18

19 8.januar2015/NDH lemhrogøkonomif.eks.medinformationfrahrtiløkonomiomansættelser,forlængelser mm. Dereretgenereltønskefraflereenhederom,atflereprocessermedfordelkanbeskrivesfor atskabeoverblikogtransparens: Ansættelsesprocedurerogansvarsfordeling SnitfladenmellemHRogenhedeniforbindelsemedansættelser Vejledningertilbedømmere Vejledningertilforskerneiforbindelsemeddiverseansættelser Derergenereltbrugforoperativeværktøjertilathåndterereglerne Dengenerelletilbagemeldinger,atHRikkebehøveratsiddefysiskpåenheden,menHRskal væreetkendtansigtpåenhedenogværetilgængeligefterbehov.nogleenhederønskeren fastdagomugen,hvorhrerpåenheden.nogleenhederbemærker,atdetkanværesværtat fåfatisinhrpartnerogdermedlangesvartider,hvilketbørundgås. Generelterdetvigtigt,atHRkendertilenhedensorganisatoriskestrukturogregelsæt. Detervigtigt,atbådeHRPartnereogHRsupporterekenderenhedenogdensansatte,hvorfor nogleenhederforeslår,athrinviterespåbesøgvedrelevantearrangementer. Kendskab/tilgængelighed-?-forretningsforståelse- Kompetence?-og-organisationsudvikling- Dererenklartendenstil,atmangeenhedermener,atkompetencePogorganisationsudvikling påauskalforbedresogorganiseresanderledes,såflereydelseristedetskalkøbes udeibyp en. Kurser) Mangeinstitutterønskeratrekvirerekompetenceudvikling/kursereksterntistedetforat betaleydelser/kursergennemadministrationsbidraget.mangeinstituttermener,atdeudp budtekurserpåauikkeerrelevante,ogatderpressespåforatfåkursernefyldtpåtrodsaf etmanglendebehov.derforbørdetnøjeovervejeshvilkekurser,derreelterbehovfor.der børkunudbydeskurser,dererbehovfor,ogdeydelser,dertilbydesikompetenceenheden, børflyttesudpåenhederne,såhrpartnerenkanhjælpe,ellerydelsenkankøbes udeibyen. Dererenenhed,derforeslår,atVIPPkompetenceudviklingforankrespåfakultetsniveau. Dergøresendvidereopmærksompå,atflerekurserburdeafholdespåSjællandfremforiAarP hus. 19

20 Side%1 Problemanalyse%oversigt%ST% PROBLEMKATALOG,ST Farvekode Grøn:%kan%klares%i%løbet%af%foråret%2015%(første%halvår) Gul:%kan%klares%i%løbet%af%2015 Lilla:%kan%klares%i%løbet%af%2016 Rød:%tidshorisonten%kendes%ikke%(umuligt%at%løse,%kræver%ressourcer/prioritering%(fakultetsledelse),%afhængig%af%noget%udenfor%administrationscentret,%.) IT Ressourcer,/,medarbejdere Kommunikation Indkøb IDM AV Forsknings,IT AGRO ANIS ASE BIOS Medarbejdere%virker%presssede Lange%svartider Behov%for%flere%ressourcer Lang%leveringstid Fortsat%behov%for%tilstedeværelese%på%lokationerne Behov%for%kontaktperson%/%on7site%support%/%IT7medarbejdere%med% specialviden%om%lokale%forhold Behov%for%udvidet%åbningstid%i%Helpdesk Oplysning%om%forventede%svartider Udmeldinger%skal%være%mere%præcise%omkring%geografiske%forskelle Webshoppen%fungerer%godt Bekymret%for%kommende%overgang%til%webshop Bagatelgrænse%for%indkøb%der%skal%igennem%IT Opgaver%løses%på%ST Bør%automatiseres AV7support%bør%flyttes%til%ST AV7support%bør%flyttes%til%betjente%/%bygningsdrift AV7support%bør%ikke%være%i%IT Klarhed%om%support%af%videokonferencer Klarhed%om%support%af%telefoni Mere%støtte%ved%apparatur Mere%støtte%til%Linu BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode

21 Side%2 Problemanalyse%oversigt%ST% AGRO Klarhed%om%arbejdsgange,%ansvar%og%arbejdsfordeling%for%servere%til% fagsystemer Ressourcer%til%udviklingsopgaver,%f.eks.%Databasesystemer Print Udvidet%printerservice,%tonerskift Klarhed%om%arbejdsgange%og%ansvarsfordeling Enkeltstående,problemstillinger Support%af%SharePoint Projektværktøj%til%forskningsmiljøer Utilstrækkeligt%kompetenceniveau,%manglende%specialviden Behov%for%fælles%mailsignatur%ved%AU IT%skal%tildele%mailadresser%til%nye%medarbejdere Ønsker%praktisk%assistance%ved%flytninger%og%opsætninger%af% arbejdsplads Assistance%i%forbindelse%med%arrangementer,%f.eks.%dimission Afregning%af%SAS7licens%er%urimelig Arc%GIS%samarbejdet%bør%klarlægges Mere%fokus%på%service%til%mobile%enheder,%f.eks.%Dropbo%funktion Problem%med%connektorer%til%AV Typo3%er%for%langsom Behov%for%single%sign7on Indkøb%og%opsætning%af%PC'er%til%nye%medarbejdere%effetiviseres. Udbringning%af%varer%til%instituttet 'Arrogance'%i%opgaveløsning%fra%fællesadministrationen,%telefoni/mail Ønske%om%udvidet%driftsoverågning%af%centrale%IT7systemer ANIS ASE BIOS BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode Afklaring%af%support%for%de%studerende,%incl%eksamener%og%studiestart Afklaring%om%fortsat%tilkøb%af%ekstern%support Flere%netværksstik%i%alle%kontorer IT7medarbejdere%mangler%viden%om%lokal%organisation%og%fysisk% placering Tranparens%/%Større%klarhed%om%sammenhæng%mellem%økonomisk% bidrag%og%ydelser Lokalt%system%til%styring%af%udstyr%og%software Klarhed%om%licenser%og%licensstyring Bedre%understøttelse%af%nye%PC%teknologier%og%styresystemer Mere%fleksibilitet%i%PC%indkøbsaftaler STUDIEADMINISTRATION Uddannelseskoordinator Tilfreds%med%placering Utilfreds%med%placering

22 Side%3 Problemanalyse%oversigt%ST% Skemaplan Opgaveplacering Studiedata Systemer Censor Studienævn Vejledning Rekruttering Internationale,studerende EVU AGRO ANIS ASE Omfang:%for%lidt Omfang:%OK Mere%indflydelse%på%opgaver%og%opgaveprioritering Fast%kontortid OK%responsivitet Ønske%om%bedre%responsivitet%/%fleibilitet Ønske%om%bedre%responsivitet%/%fleibilitet Ønske%om%undervisningsfaciliteter%i%parken Lokaler%i%Trøjborg%for%små Lokaler%bør%tilhøre%institut For%sen%frigivelse%af%lokaler Fast%skema%asap BIOS Uklare%opgavesnit% Ønske%om%hjælp%til%tryk%af%eksamensopgaver Hjælp%til%praktiske%opgaver Særlige%ønsker Hvem%laver%hvad? Nuværende%leverance%er%tilfredsstillende Behov%for%flere%data Stads Lister%%7%dobbelt%bogholderi % Uddannelseskontrakter Lokalebookning Beskikkelse%skal%håndteres%af%AC Manglende%udsendelse%af%referater Opdaterede%studieordninger%mangler Bedre%hjemmesider Overfør%opgaver%fra%Kom Hvem%opdaterer%hjemmesider Mere%hjælp%til%rekruttering Bedre%understøttelse%af%internationale%uddannelser BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode

23 Side%4 Problemanalyse%oversigt%ST% Optagelse Andet Bedre%understøttelse%af%efteruddannelse%/masterudd Organisatorisk%placering Omfang Økonomi Ønske%om%præscreening%af%ansøgere Hjælp%til%BlackBoard AGRO ANIS ASE CHEM BIRC BIOS CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode ØKONOMI, Regnskab Budgetter Kreditorteamet%ønskes%fysisk%placeret%i%administrationscenteret AURUS%superbruger%og%webshop7sekretær%i%adm.%centeret%som%f.eks% nemt%kan%give%nyt%password%og%tildele%rettigheder AURUS%føles%for%stift%/%ikke%nemt%at%håndtere Bufferrekvirenter%bliver%brugt%for%meget%/%der%er%for%mange% fejlfremsendelser Hvorfor%flere%funktionspostkasser.%F.eks%AURUS AURUS.%Kørselsgodkendelse%indlagt%i%systemerne%så%de%ikke%skal% vedlægges%hver%gang Adgang%til%fakturaer%i%IndFak Bedre%forretningsforståelse%hos%kreditorteamet.%F.eks.%at%der%kommer% en%generisk%mail%ud%7%hvem%mangler%en%traktor?%de%findes%ikke%på%cs Autogenerede%svar.%24%/%48%timer%synes%overflødigt.%Ved% hasteopgaver%skal%man%alligevel%skrive%til%den%generiske%postkasse. Debitor.%Mangler%navne%og%responsivitet.% Lokalpersoner%til%rejser%og%fakturaer.%Evt.%navngiven%person%i% fællesadministrationen%som%har%ansvar%for%instituttet Problem%med%nye%mastercards%og%bilagshåndtering.%Kan%ikke%få%en% udskrift%pr.%kort,%som%skal%bruges%til%afregning%hos%ekstern%partner Svært%for%forskerne%at%vide,%hvordan%de%enkelte%fakturaer%skal% håndteres%afhængig%af,%om%de%er%danske,%manuelle,%udenlandske AURUS%kurset%bør%være%mere%praktisk,%så%man%lærer%konkret,% hvordan%man%bruger%systemet Stille%større%krav%til%leverandørene.%Det%kan%give%bedre%workflow Ønske%om%færre%og%mindre%omstændelige%FC Hjælp%og%kvalitetskontrol%til%ansøgningbudgetter% Budgettering%ansøgninger.%Økonomi%/%GSST.%Hvordan%er% arbejdsdelingen? Ens%vilkår%for%for%tidsregistrering%på%tværs%af%ST%institutter

24 Side%5 Problemanalyse%oversigt%ST% AGRO ANIS ASE BIOS BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode Reel%forståelse%af%projektøkonomi.%Interne%vejledninger%vedr.% budgetter%og%regnskaber%skal%afspejle%dette. Udbredelse%og%viden%om%årshjul.%Hvilke%informationer%til%budgettet% kommer%fra%hvem,%hvornår.%tal%fra%debitering%etc.%kommer%sent. Et%samlet%tids7%og%fraværsystem% At%kunne%håndtere%bemaningsplaner/planlægning Fraværsregistrering%kun%i%et%system For%manuelt%med%refusioner%og%barsel%ved%budgetlægning.%Det%er% sårbart. Større%sammenhæng%mellem%løn%og%budget Mangler%værktøjer%til%styring%og%planlægning Dobbelt%registring%i%ARS%og%AUHRA%er%dobbeltarbejde Tidsregistering%skal%tale%bedre%sammen%med%Navision Sektionslederne%får%adgang%til%ST25%rapporterne% Tidshåndtering%skal%fortsætte%og%blive%bedre% Ønske%om%rapporter%til%forsøgsfaciliteterne Understøttelse%at%myndighedsopgaver%med%fordeling%på%temaer Gennemgang%af%hvilke%muligheder%der%findes%for%rapporter.%Aftale%om% leverancerne%af%økonomirapporter Pålidelige,%regelmæssige%og%forståelige%rapporter Budgetlægning%og%budgetopfølgning%for%hele%rammeeaftalen,%bottom7 up%dvs.%inkl.%alle%projekter,%gearing%og%fordelt%på%temaområder Opdateret%kontoplan%til%brug%for%indkøberne,%hvor%de%kan%se% projektnummeret Oversigter%med%tværgående%projekter% Kunne%informationer%fra%ReAP%indgå%direkte%i%budgetgrundlag DCE%ønsker%at%få%ansøgningsoverblik%for%BIOS%og%ENVS Indtastning.%Ønsker%dette%foretaget%af%PØ. Fortsat%systemudvikling%af%Sigurd Klar%oversigt%over,%hvad%der%er%officielle%regler%og%hvad%der%er%AU%/%ØC% vedtagelser? Projektoprettelser.%Det%er%en%langsom%proces.%Behøver%der% underskrifter?%især%med%miljøministeriekontrakterne Ønske%om%at%projektoprettelser%decentraliseret%til% administrationscenteret Fakturanøddeknækker%på%fakultetsniveau,%der%kan%frigøre%tid%til%PØ's% arbejde Sag%vedr.%forpagtninger Øvrige,emner ReAP Rapporter Tidshåndtering

25 Side%6 Problemanalyse%oversigt%ST% Kerneopgaven HR,/,Økonomi GSST,/,Økonomi Brugertilfredshedsmåling Økonomimodel Synlighed,/,nærhed Indkøb.%Skal%ikke%både%betale%gennem%debitering%og%egenbetaling%via% advokatregninger%når%indkøb%er%booket%op Issue%omkring%projekthåndtering%af%interreg%projekter Legater Projektøkonomer%er%proaktive%og%involverende.%Husk%fysisk%og%via% videolink%tilstedeværelse%på%flakkebjerg. Der%skal%ophænges%et%stærkt%miljø%mellem%forskere%og%PØ%/%FC Bedre%kommunikation%med%/%til%institutterne,%når%projektøkonomerne% er%optagede%af%andre%au%/%økonomiopgaver.%hvornår%og%hvorfor%er% PØ%f.eks%ikke%tilgængelig?% Samle%%det%virtuelle%institutteam%et%par%gange%om%året% Økonomi%skal%have%besked%omkring%ansættelser%og%forlængelser. Afskaf%blankethelvede.%Når%man%bliver%ansat%7%automatisk%oprettelse% f.eks%i%aurus%/%cwt%også Bedre%koordinering% Brug%sektionslederne%mere.%De%har%fingeren%på%pulsen Halvårlige%evalueringsmøder%med%funktionschefer%om% medarbejdernes%opgaveløsning De%personlige%relationer%er%vigtige Dialog.%Løbende%dialogmøder.%Kaffemøder% Brugertilfredshedsundersøgelser Adm.%medarbejderes%MUS.%På%forhånd%indhente%evaluering%fra% instituttet%vedr.%performance Husleje%tilbage%til%institutterne% Der%skal%være%incitamenter%til%at%bruge%mindre%plads Man%får%hvad%man%betaler%for.%Transparens.%Man%skal%kunne%se,%hvad% man%betaler%for%og%til%hvad.% Aktivitetsbaseret%budget%baseret%på%pr.%VIP/stud%etc.% EK%skal%være%mulig%på%institutniveau En%mere%retfærdig%nøgle%til%debitering%og%adm.%center Synlighed%for%hvad%man%kan%få%den%eksterne%OH.%Og%hvis%den%ikke%er% høj%nok.%mere%synlighed%om,%hvad%vi%gør%for%at%øge%oh%på%de%eksterne% bevillinger Synlig%og%nærvær.%De%administrative%medarbejdere%skal%være%synlige% og%ses,%også%se%sig%selv%som%værende%en%del%af%instituttet.%det%er% vigtigt%at%sørge%for%en%følelse%af,%at%administrationen%er%der%for% forskernes%skyld%og%ikke%dekan,%rektor%eller%sig%selv. AGRO ANIS ASE BIOS BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode

26 Side%7 Problemanalyse%oversigt%ST% Bemanding Indkøb Generelt Spørgsmål AGRO ANIS ASE BIOS Ønsker%at%sidde%med%i%ansættelsesudvalget%til%PØ%/%FC.%Dialog%når%der% skiftes%pø%/%fc. Adgang%til%økonomisystemerne%el.%bedre%kommunikation%ml.% projektøkonomerne%og%institut Instituttet%holder%møde%årligt%/%halvårligt?%Med%hele%det%virtuelle% team. PØ%skal%have%tid%til%at%løse%deres%opgaver%med%projekterne%på% instituttet. Fysisk%nærhed.%Mere%end%nu. Årlig%ST%tema%adm.%dag% Instituttet%inviterer%adm.%med%til%møder%på%instituttet Alle%adm.%medarbejdere%sidder%lokalt%på%instituttet.% Titlen%på%controller%ændres%til%et%mere%positivt%ord.%F.eks.% Institutøkonom Controller%og%PØ%sidder%på%institutttet%en%gang%hver%uge%/%14.%dag Ønske%om%tildeling%af%projektcontroller Afklaring%af%forretningscontrollers%opgaver%for%fakultetet Mere%proaktive%og%komme%ud%på%instituttet Ønske%om%PØ%allokeres%målrettet Lokal%controller%fysisk%tilstede%i%Foulum Økonomi%er%underbemandet.%Presset%af%interne%systemer%som%ikke% taler%sammen. De%enkelte%fagområder%skal%kende%til%indkøbsaftalerne.%F.eks.%Printere% og%kompetenceudvikling inano/%kemi.%en%pø%pr.%vip.%hvornår%løser%vi,%at%de%skal%føle%at%de%har% et%kemi%team%når%der%er%den%iboende%inano%konflikt.%det%samme% gælder%kemi.% Snitflade.%Man%var%tidligere%vant%til%hjælp%til:%Grundlag%for% fakturaudstedelser,%bilregnskaber,%hjemskaffelse%og%vedligeholdelse% af%anlæg,%rejse7/udgiftsafregninger Er%kostpriserne%nu%også%retvisende? Gratis%arrangementer%i%webshop.%Hvad%er%grunden%til,%at%Regnskab% skal%godkende Tekstfelter%i%AURUS.% BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode FORSKNING,OG,TALENT Forskningsstøtte FSE%fundraising%funktion%velfungerende%og%stor%efterspørgsel%på% ydelser

27 Side%8 Problemanalyse%oversigt%ST% PhD,administration,/,GSST IT,system,/,PhD,Planner GSST,/,Økonomi FSE,/,Økonomi Internationalisering Ønsker%om%ledelsesinformation%og%oversigter%over%ansøgninger%for%at% styrke%hjemtagning%af%internationale%midler Ønske%om%mere%opsøgende%arbejde%ift.%fundraising%og%institut7 forretningsforståelse AGRO ANIS ASE BIOS Utilfredshed%med%generel%struktur%og%opbygning%/%standardisering%af% løsninger%/%kultur Oplevelse%af%dobbeltadministration Uklarhed%omkring%ph.d7opgaver%og%hvem7gør7hvad Oplevelse%af%klare%indgange%til%ydelser%/%tilfredshed%med%organisering Fælles%optag%og%programopdeling%fungerer%godt Kritik%af%Captia%vs.%PhD%planner%journalisering%og%tilgængelighed.%Der% ønskes%journalisering%af%personsager%i%et%journalsystem%7%captia%7%og% større%gennemsigtighed.%hr%og%gsst%bør%journalisere%i%samme% system. Dobbeltadministration%pga%manglende%overblik%og%utilstrækkelige% datalister%fra%gsst%til%institutterne.%nødvendigt%med%dobbelt% bogholderi%og%skufferegnskaber.% Nuværende%leverence%af%data%til%institutter%er%ikke%tilfredsstillende Stor%udfordring%med%datatræk%fra%GSST%ift%at%løse%opgaven%med% undervisningspåsætning%og%planlægning Ønske%om%detaljerede%og%opdaterede%lister%til%generel% enhedsplanlægning,%eksamensoversigt%mv. Oplevelse%af%manglende%brugervenlighed%/%vejleders%brug%af%planner.% Opleves%som%tungt%at%arbejde%i. Forslag%om%at%afskaffe%PhD%planner%og%finde%andet%system Oplevelse%af%uklare%opgavesnit%og%samarbejdsflader%mellem%ST%HR%og% GSST%(og%ST%Økonomi) Ønske%om%sammenlægning%af%GSST7HR%opgaver%i%ST%HR%(ansættelses7% og%lønadministration)%og%potentiel%effektiviseringsgevinst.%ønske%om% single7point7of7entry%for%institutleder%/%sekretariatsledere. Uklare%indgange%på%sygdom/barsel%og%ferie/fravær%(bedre%workflows% og%kommunikation) Ønske%om%bedre%koordinering%mellem%HR%og%GSST%(og%ST%Økonomi) Snitflade%FSE%og%ST%Økonomi%er%uklar%ift%budgetlægning%ved% ansøgninger Tilfredshed%med%ydelser%og%opgaveløsning%fra%IC%/%ST%INT%ifm% forskermobilitet%og%studerende Bekymring%for%om%fokus%for%int.%rykkes%når%IC%flytter%til%uddannelser BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode

28 Side%9 Problemanalyse%oversigt%ST% Uklarhed%omkring%international%organisering%og%normering Har%fået%bedre%styr%på%international%uddannelsesadministration HelpDesk%Roskilde%og%ønske%om%opnormering%af%serviceniveau Behov%for%(mere)%hjælp%fra%international%partner Erhvervssamarbejde Bedre%koordinering%med%TTO Brug%for%juridisk%bistand Større%opmærksomhed%på%samarbejde%med%kommunerne.%AU%mere% proaktiv%tilgang Matchmaking%med%virksomheder%skal%ligge%lokalt Nærhed,/,responsivitet,(FSE,,GSST,,ST.,Int.,Team,/,IC) Tilfreds%med%FT%partnermodel%og%tilstedeværelse%/%omfang Utilfreds%med%partnermodel%og%tilstedeværelse%/%omfang God%responsivitet Ønske%om%bedre%responsivitet%/%fleibilitet Fravalg,af,ydelser Central%støtte%til%rekruttering%af%internationale%ph.d.7studerende% Arrangementer%for%ph.d.7studerende IC7arrangementer%/%7kurser%for%TAP%personale Enkeltstående,problemstillinger Hjælp%til%paradigmer%for%kontrakter%isf%tidskrævende%gennemgang%af% samtlige%aftaler ResearchFunding%%svært%at%oprette%sig%som%bruger Bevar%kobling%mellem%PhD%og%instrukturater Opponenthonorarer%7%del%A%honorar%og%muligt%besparelsespotentiale AGRO ANIS ASE BIOS BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode BYGNINGSADMINISTRATION Driftsforhold Bedre%koordinering%af%rengøring Beredskab% ,%vagttelefon%med%svar,%mailsvar Beredskab%16:0078:00,%vagttelefon%med%svar Betjentunderstøttelse%af%lokaler%forbedres Biladministration Hasteansættelse%af%medarbejder,%som%kan%varetage%flytning%fra% Dalgas%Avenue Hjælp%til%flytninger Instituttet%skal%have%fuld%kontrol%over%Adgangskontrolsystemet Luftudskiftning,i,alle,lokaler,(minimum,i,auditorier). Mange%toiletter%løber Manglende%tøming%af%skraldespande%i%kontorer Tekniske,installationer,tilpasses,lokale,behov,,ikke,blind, standardisering.

29 Side%10 Problemanalyse%oversigt%ST% Vedligehold Bygningsdispositioner Orgnisatoriske,forhold AGRO ANIS ASE BIOS Utilstrækkelig%rengøring Videolink%ønskes%flyttet%tilbage%fra%IT%til%Bygningsområdet.% Vinduespudsning%af%tagvinduer Ydelseskatalog,er,gået,igennem,,men,dagligdagen,fungerer,ikke. Skiltning%forbedres Egnede%lokaler%til%undervisning%på%Campus%Aarhus Klarhed%om%ansvar%for%undervisningslokaler Mødelokaler%skal%institutter%have%prioritet%til Nybygning%og%behov%i%Emdrup.%Øget%informationsflow,%hurtigere% respons Udarbejdelse%af%masterplan%for%Foulum%og%plan%for%undervisning%i% foulum 8000%C%forstår%ikke%vilkårene%på%Foulum%etc.%Gælder%måske%ikke%Bent Bedre%processer%for%renoveringer Behov%for%større%uddelegering%af%bygningsvedligehold Forespørgsler%af%overordnet%karakter%drukner Gennemsigtighed%/%transparens% Incitamentstruktur%i%bygningsøkonomi Fysisk%nærhed Manglende%kommunikation Manglende%transparens%om%beslutningsprocesser Responstider%for%lange. STBYG%mangler%resurser%og%kompetencer%på%ledelsesniveau.%Bent%er% en%flaskehals Tage%ansvar%for%kantinefunktion%i%Årslev Uddelegering%af%dispositioner%på%bygningsområdet,%udover% vedligehold Uklarhed%om%ansvarsfordeling%for%NAVITAS,%herunder%FM%/%AU BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode AU,LIBRARY Fysisk,tilstedeværelse Biblioteksintroduktioner Ledelsesinformation Lokalt%placeret%bibliotekar Systematiseret%introduktion%af%nye%medarbejdere(også%på%dansk) Introduktioner%til%biblioteksfunktionen%i%Årslev Individuelle%introduktioner%i%Foulum Bibliometriske%opgørelser%til%institutlederne Ledelsesinformation%til%f.eks.%MUS

30 Side%11 Problemanalyse%oversigt%ST% AGRO ANIS ASE BIOS BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode Ønske%om%udvidede%rettigheder%i%PURE Udarbejdelse%af%PURE7rapporter%til%afrapportering%på%tværs%af%AU Behov%for%en%kontaktperson%i%forbindelse%med%PURE%spørgsmål Support%til%PURE Biblioteket%indtaster%og%validerer%i%PURE Hjælp%til%indrapportering%af%DCE7rapporter,%så%der%sikres%BFI7point Brugerindflydelsen%skal%ske%gennem%et%brugerudvalg Fortsat%behov%for%smidig%adgang%til%e7ressourcer Hjælp%til%bøger%til%indstuktorer VIP%er%bestemmede%over%indkøb%og%kassation Support%til%Open%Access Bestilt%materiale%leveres%direkte%i%Roskilde Større%involvering%fra%bibliotekets%side%i%nedlukningen%af% biblioteksfunktionen%i%årslev Bedre%informationer%i%forbindelse%med%ændringer%i%systemet Behov%for%hjælp%til%bench7marking Hurtigere%sagsbehandling Ønsker%et%system,%så%status%på%sagerne%kan%følges Mangler%partner%ved%TTO Langstrakte%kontraktforhandlinger%i%forbindelse%med%udlicitering%af% opgaven%fra%tto%til%konsulenter Efterlyser%hurtig%og%pålidelig%support Aktiviteterne%overføres%til%de%områder,%hvor%de%bruges Understøttelsen%fra%centeret%bør%omstruktureres Der%skal%sikres%lokal%support%i%forbindelse%med%flytningen%af%EVU Hvem%har%ansvaret%for%AU's%samspil%med%andre%Universiteter? Hvem%varetager%AU's%interesser%i%samarbejdet%med%andre%universiteter%om%myndighedsbetjening? KOMMUNIKATION Benchmarking TTO Center,for,Entreprenørskab EVU Open,Access Betjening,uden,for,8000 MyPrint Adgang,til,e>ressourcer Fysiske,materialer PURE Brugerindflydelse

31 Side%12 Problemanalyse%oversigt%ST% AGRO Opgaveafklaring For%stort%fokus%på%rådgivning Savner%at%partner%påtager%sig%opgaven,%brænder%for%enheden Behov%for%flere%ydelser%fra%Kommunikation Behov%for%at%kommunikationspartneren%løser%adhoc%opgaver Afklaring%af%hvilke%ydelser%der%ligger%hos%ST%KOM%7%og%omfanget Afklaring%af%ansvar%omkring%events,%rådgivning%og%arbejdsindsats Web Lokal%TYPO37support%ønskeligt Primært%brug%for%webdesignere Gymnasierettede,aktiviteter Ønske%om%yderligere%hjælp%til%gym.aktiviteter Rekruttering Ønske%om%aktiv%hjælp%til%markedsføring%af%uddannelser Pressearbejde,/,Ekstern,kommunikation Ønsker%øget%fokus%på%journalistiske%leverancer Ønsker%hjælp%til%etablering%af%eksterne%nyhedsbreve Øget%indsats%ift.%fødevaresektoren Bedre%afklaring%af%samarbejdsflader%Nationale%Centre/ST% KOM/institut Hjælp%til%journalistisk%vinkling%af%budskaber Netværk,kommunikationsmedarbejderer,på,tværs,af,ST Øget%samspil%med%ST%KOM%og%instituttets%kom7medarb. Tæt%koordinering%mellem%ST%KOM%og%institutter/centres%kom.7 medarb. Organisering Hele%kommunikationsafdelingen%samles%centralt%på%AU Vigtigt%med%samspil%AU%/%ST%/%Institut%kommunikation Hensigtsmæssigt%med%kommunikationsmedarbejder%på%eget%institut 172%kommunikationsmedarbejdere%i%dekanatet%hvis%behov,%ellers%ikke% et%st%kom Ikke%behov%for%kommunikationsenhed%på%ST Nedsat%administrationsbidrag%ST%og%centralt,%selv%ansætte% kommunikationsmedarbejder Ydelsesbetaling Mulighed%for%at%betale%efter%rekvireret%ydelse Nærhed Vigtigt%at%kommunikationsressourcer%er%tæt%på%institutterne Kommunikationsmedarbejderne%bør%tilknyttes%det%enkelte%institut%i% relevant%omfang Kommunikationspartneren%skal%være%opsøgende%ift.%VIP'erne Kommunikationspartneren%skal%være%synlig%på%instituttets%lokationer ANIS ASE BIOS BIRC CHEM CS DCA DCE ENG ENV FOOD GEOS inano MAT MBG PHYS Farve> kode