Projektinitieringsdokument (PID) Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer

Transkript

1 Projektinitieringsdokument (PID) Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer

2 Indhold 1 STAMDATA FORMÅL MED PROJEKTET AFGRÆNSNING MÅL OG SUCCESKRITERIER BUDGET EVALUERING OG GEVINSTER TEKNISK LØSNING ORGANISERING TIDS- OG MILEPÆLSPLAN LEVERANCER KVALITET RISICI INTERESSENTER KOMMUNIKATION INFORMATIONSSIKKERHED OVERDRAGELSE FRA PROJEKT TIL DRIFT TOLERANCER REVISIONSHISTORIK BILAG

3 Forord inden udfyldelse af PID Som udgangspunkt skal alle punkter udfyldes i PID en. Det er intentionen, at PID en skal beskrive projektet bredt samt give projektlederen mulighed for at se projektet fra flere forskellige perspektiver. Der kan være punkter, som ikke er relevante for alle projekter. Hvis der er et eller flere punkter, som ikke er relevante for det aktuelle projekt, så notér begrundelsen under punktet i PID en. Lad være med at opfinde emner, der tilpasser projektet til PID en. Når PID en godkendes er der sikkerhed for grundige overvejelser omkring projektet inden igangsættelse. 1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål Bedre forberedelse af konsultationer Tina Aagaard Bjørnsholm At forbedre forberedelsen af konsultationer igennem patientspørgeskemaer 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) Der er i dag cirka 38 millioner konsultationer årligt, og antallet er stigende. En andel af disse konsultationer kræver, at patienten forbereder sig, for eksempel gennem patientinformation, ved at udfylde et spørgeskema eller aflevere en undersøgelsesprøve (f.eks. urin). Overordnet er der observeret to udfordringer med hensyn til manglende patientforberedelse ved konsultationer. 1. Ved en uvisiteret konsultation træder patienten ind i konsultationen og beskriver sit problem, hvorefter lægen straks identificerer et behov for en prøve. Patienten sendes ud for at få foretaget prøven, for eksempel en urinprøve, hvilket medfører spildtid for både læge og patient. 2. Til særlige konsultationstyper skal patienten forberede sig ved for eksempel at udfylde et spørgeskema eller få foretaget en prøve inden konsultationen. Det er ikke altid, dette sker, og det kræver administrationstid for klinikpersonalet at kommunikere behovet for forberedelse og distribuere eventuelt materiale inden konsultationen. 2.2 Formålet med projektets løsning Tid spildes i almen praksis, hvis patienten ikke er tilstrækkelig forberedt til konsultation. Projektet har til formål, at effektivisere konsultationer i almen praksis ved at informere patienterne om den rette forberedelse og stille relevante spørgsmål under konsultationsbestilling. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet er forankret i programmet Digital Almen Praksis, der har til formål at udnytte den teknologiske udvikling til at gennemføre digitale tiltag i almen praksis, der kan optimere og lette arbejdsgangene for de praktiserende læger og dermed frigøre tid og rum til flere opgaver. Programmet Digital Almen Praksis er initieret af Sundheds- og Ældreministeriet i samarbejde med Praktiserende Lægers Organisation (PLO), KL, Danske Regioner og MedCom. Se: 2

4 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen Grund ideen i projektet er, at udbygge funktionaliteten vedrørende tidsbestilling som i dag findes på lægernes hjemmesideløsninger (der for nogles vedkommende er integreret med lægesystemernes bookingmoduler) jf. trin 1 i figur 1, således at der kan udsendes patientinformation og stilles (simple) spørgsmål til patienten, afhængigt af hvilken type konsultation patienten er ved at bestille: Spørgsmål: Afhængigt af konsultationstype (trin 3 i figur 1) kan patienten modtage et spørgeskema der kan lette lægens arbejde omkring konsultationen. Ved eksempelvis rejsevaccinationer, kan patienten modtage et spørgeskema med spørgsmål til rejsens type, længde, destination mv. så lægen kan have den rette vaccine klar ved ankomst. Patientinformation: Distribution af målrettet information til patienten inden konsultationen kan forberede patienten på hvad der skal ske i løbet af konsultation og gøre det muligt for patienten at stille mere kvalificerede spørgsmål. Eksempelvis information om symptomer, undersøgelser og behandling fra Patienthåndbogen. Figur 1: Illustration af den samlede proces: For at sikre en høj faglig konsensus og højere ensartethed i hvilke spørgsmål, der er relevant at stille patienten samt hvordan disse præsenteres for patienten i de forskellige tidsbestilling- /bookingsystemer, skal der udarbejdes implementeringsguides for leverandører ud fra fælles faglige anbefalinger i almen praksis. 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Hvis projektet ikke gennemføres, så fortsætter almen praksis som hidtil. Almen praksis udnytter så i givet fald ikke de gevinster der ligger i en fælles national løsning for almen praksis, der vil kunne optimere og effektivisere afvikling af konsultation og spare både praksis og patienten unødig spildtid i forbindelse med konsultation. 2.6 Alternative løsningsscenarier (Vurdér) De enkelte praksis lægesystemer og tidsbestillingssystemer kunne udvikle eller videreudvikle egne løsninger og tilbyde deres kunder i praksis hver deres systemspecifikke løsning for spørgsmål der skal stilles og hvilken information der skal gives til patient under bestilling af en given konsultationstype. Dette alternativ fravælges dog, da der ikke ønskes en proprietær løsning, men derimod faglig konsensus og ensartethed i hvilke spørgsmål/skema og information der er relevant at stille under tidsbestilling af en given konsultationstype. Der ønskes derfor en fælles national faglig baseret løsning for almen praksis som kan håndtere, at udstille de basisspørgsmål/skema samt patientinformation, der er relevant som for en givne konsultationstyper i almen praksis. 3

5 3 Afgrænsning Projektet er afgrænset til at omfatte forberedelse af konsultation i almen praksis. I projektet samarbejdes der primært med LPS-leverandører, der udbyder tidsbestilling/booking for deres kunder i almen praksis. Projektets spørgsmål/skemaer hentes via en fælles webservice som kun udstiller aftalte basisspørgeskema. Servicen håndterer og lagre ingen personfølsomme oplysninger i relation til tidsbestilling/booking eller evt. skemasvar. I udgangen af dette projekt kan der ligge en ekstra opgave i udbrede løsningen i almen praksis. Denne opgave er ikke en del af nærværende projekt. 4 Mål og succeskriterier Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 1. Workshops Invitér interesserede læger, PLO og DSAM til at deltage i 2-4 workshops, hvor omfang af spørgsmål der kan stilles til patienter i bookingsituationen drøftes, samt hvor mulige standardkonsultationstyper, nøgleord og relevante patientforberedelser udvælges. MedComs opgave vil være at koordinere definitionen af de spørgeskemaer der skal distribueres til patienterne. Der vil efterfølgende være en driftsopgave med at udstille og ajourføre spørgeskemaerne som en slags national service. Det er vigtigt at sikre, at alle leverandører på området, bakker op om den tekniske løsning. 4. Placering af webservice(api) er afgjort og tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt leverandør. Afgørelse om hvor forberedelse skemaer skal ligge. Tildeling af opgave til udvalgt leverandør om deltagelse i udvikling af pilotløsning og driftstest. Produkt: Beskrivelse af Usecases. Beskrivelse af fraser, termer og spørgsmål samt konsultationstyper. LPS-leverandører på området, bakker op om den tekniske løsning. Kriterie: Afgørelse om placering for webservice(api). Tildeling af opgave til udvalgt leverandør i udvikling af pilotløsning og driftstest. 5. Pilotimplementering og indsamling af relevant feedback 6. Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle krav. Gennemfør pilotimplementering og høst feedback fra deltagende læger og fra patienter og gennem måling i pilotløsningen. Evaluér pilotforløb. Udarbejd specifikation af mindstekrav der skal stilles til alle LPS ernes hjemmesideløsninger og behov for integration med deres bookingløsninger, i forhold til at kunne levere den ønskede funktionalitet. Stil pilotløsning, systemdokumentation og implementeringsvejledning til rådighed for LPS leverandørerne. 7. Implementér og udbred løsning Implementér og udbred løsning til øvrige systemer. 7. Brugerne oplever en gevinst En væsentlig baggrund for beslutningen om at starte projektet. Kriterie: Pilotdriftsafprøvning og feedback fra deltagere. Produkt: Evaluering af pilotforløb. Specifikation for løsningen. Kriterie: Systemdokumentation og implementeringsguide stilles til rådighed for leverandørerne. Kriterie: Alle LPS leverandørerne har implementeret løsningen og udbredt til deres brugere. Gennem spørgeskemaundersøgelser: 1: Brugerne i klinikken oplever et kvalitetsløft 2: Brugerne i klinikken oplever en tidsbesparelse 3: Patienterne oplever et kvalitetsløft 4

6 5 Budget Internt dokument i MedCom! 6 Evaluering og gevinster 6.1 Strategi for gevinstrealisering / Effektiviseringsgevinster Evaluering af projektet vil følge de beskrevne milepæle, således forstået, at der følges op på hvorvidt milepælene nås, og hvis ikke, hvordan det ved korrigerende handlinger vil kunne lykkes at nå de enkelte milepæle. Gevinstrealisering og effektiviseringsgevinst vil være af organisatorisk karakter i form af øget kvalitet og effektiv udnyttelse af konsultationstid. Når patient møder op forberedt til konsultation skal almen praksis ikke bruge administrativ tid på, at informere eller indhente oplysninger der er relevant for patientens konsultationstype. 6.2 Økonomisk gevinst Der forventes principielt ikke økonomiske gevinster i dette projekt. Dog kan der blive tale om frigivelse af tid i almen praksis, som kan bruges til andre opgaver. Der er ikke udarbejdet businesscase på projektet. 6.3 Kvalitetsløft og ikke-økonomiske gevinster Projektets forventes, at give et kvalitetsløft for såvel patienten og almen praksis og vil give faglig konsensus og ensartethed i hvilke spørgsmål/skema og information der er relevant at stille patienten i forhold til hans bestilling af en given konsultationstype. Det forventes, at en patient der møder forberedt og evt. afklaret om konsultationsforløb samt evt. egne spørgsmål til konsultation, øger konsultationskvaliteten mellem patienten og almen praksis. Det bør overvejes, om man ønsker at måle den tid, som praksis og patienten bruger i forbindelse konsultationsforberedelse før og efter at løsningen er implementeret. Alternativt laves en spørgeskemaundersøgelse blandt praksis og patienter som måler deres oplevelse af den implementerede løsning. 7 Teknisk løsning Projektet er opdelt i to tekniske udviklingsspor. Spor 1: Beslutning og udstilling af aftalte basisspørgsmål/skemaer og patientinformation via webservice(api) for almen praksis. Efter pilottest skal der tages stilling til, hvor skemaerne skal udstilles for almen praksis. Spor 2: Implementering af løsningen i tidsbestilling/booking systemer hos leverandører i almen praksis ud fra specifikation for webservice(api)-løsningen. Systemerne skal kunne hente og præsentere relevant basisspørgsmål/skemaer og patientinformation ud fra patientens angivet konsultationstype eller fritekst frase fra webservice(api) for almen praksis. 7.1 Test Spor 1: Pilottest af webservice(api) sammen med én udvalgt LPS-leverandør med eget tidsbestillingsmodul. Afholdelse af brugertest med praksis og patienter. Spor 2: Test og godkendelse af LPS og evt. andre tidsbestilling/booking systemer der ønsker at implementere løsningen og tage standard i brug at hente og vise spørgsmål/skema til konsultationsforberedelse. 5

7 8 Organisering 8.1 Projektorganisation National bestyrelse for IT Styregruppe for Digital almen praksis MedComs styregruppe Projektledelse Bedre forberedelse af konsultation Brugergruppe Leverandørgruppe 8.2 Styregruppe Projektet hører ind under programmet for Digital Almen Praksis og referere til en fælles overordnet styregruppe. Der vil derfor ikke til de enkelte projekter i programmet blive nedsat styregrupper. 8.3 Projektgrupper [f.eks. teknik, kliniker, projektleder] Brugergruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Tina Aagaard Bjørnsholm MedCom PLO - 1 repræsentant DSAM repræsentant Dak-e - 1 repræsentant PL-forum - 1 repræsentant Almen praksis - Mindst 3 læger, 1 sekretær, 1 bioanalytiker og 1 sygeplejerske fra praksis. Leverandørgruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Tina Aagaard Bjørnsholm MedCom Projektmedarbejder Gitte Henriksen MedCom Standardiseringskonsulent - MedCom Leverandør A-data Leverandør for WebService(API) Udviklere - LPS-leverandører 6

8 8.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Tina Aa. Bjørnsholm - Projektledelse Projektdeltager Gitte Henriksen - Stort kendskab og god kontakt til PL Projektdeltager - - Standardiseringskonsulent Administration - - Budget/regnskab og andre administrative opgaver. Ekstern konsulent - - Stort kendskab Bedre forberedelse til konsultation og god kontakt til dak-e og sidder i bestyrelse hos DSAM. Ekstern konsulent - - Stort praktisk kendskab forberedelse, udarbejdelse og dokumentation for skemaer til patient fra almen praksis. 9 Tids- og milepælsplan Tidsplanen er en overordnet tidsramme. Hver fase kan indeholde flere aktiviteter. Faser Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 1 Projektforberedelse og afklaring 2 Workshop 3 Placering af webservice(api) og tildeling af pilotopgave 4 Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle krav 5 Implementering og godkendelse af løsning til alle systemer 6 Teknisk udbredelse af løsning til alle kliniker 7 Organisatorisk udbredelse i alle kliniker Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Projektforberedelse og afklaring 1.kvartal kvartal Workshop 1.kvartal kvartal Placering af webservice(api) er afgjort og tildeling 3.kvartal kvartal af pilotløsningsopgave til udvalgt leve- randør. 4 Evaluering af pilotforløb og specifikation af 2.kvartal kvartal funktionelle krav 5 Implementering og godkendelse af løsning til 3.kvartal kvartal alle systemer 6 Teknisk udbredelse af løsning til alle kliniker 4.kvartal ? 7 Organisatorisk udbredelse i alle kliniker 4.kvartal ? 9.1 Milepælsplan 1. juli 2018 : LPS-leverandører bakker op om valgt løsning. 1. juli 2018 : Tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt LPS-leverandør. 31. juni 2019 : Pilotafprøvning er gennemført og implementeringsguide udarbejdet. 31. aug : Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle krav 7

9 31. dec : Løsning implementeret og alle systemer er godkendt : Teknisk udbredelse af løsning til alle kliniker 10 Leverancer 10.1 Hovedleverancer og afhængigheder Leverance Beskrivelse Leveringstidspunkt Afhængigheder Beskrivelse af brugsmønster og løsning 1. juli 2018 Workshop er afholdt. Udstilling af monitorering for udbredelse og anvendelse af løsningen. Implementeringsguide for den gode patientforberedelse i almen praksis 1. september 2018 Pilotløsning er i anvendelse. 31. december 2019 Pilotløsning er implementeret og der er indsamlet relevant feedback 11 Kvalitet Alle leverandører, som henter og viser spørgsmål/skema og patientinformation via webservice(ai) for konsultationsforberedelse, skal til hver en tid leve op til og overholde de minimumsspecifikationer der beskrives gennem dette projekt. Under beskrivelse af pilotløsning skal det afklares, om leverandører at anvende en specifik standard for løsningen og om alle leverandører skal testes og certificeres inden de anvender og udstille skemaer for konsultationsforberedelse fra Webservice(API). 12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning LPS ønsker ikke at deltage og bekoste egen udviklingstiltag. Der høstes ikke den fulde gevinst i fælles afstemte og standardiserede spørgsmål/skema for konsultationstyper Det bør overvejes om der i projektet skal indgås samarbejdsaftaler og honorere LPS-leverandører med et symbolsk beløb for udvikling i eget tidsbestilling/booking system. Alternativt må PLO gå i dialog og evt. lægge pres på LPS-leverandører på vegne af deres medlemmer. Styregruppen for Digital almen praksis. Uenighed om hvor spørgsmål/skema og patientinformation skal ligge og hentes fra. Hovedparten af praksis tage ikke løsningen i brug. Projektet kan bremses, hvis der ikke ret tidligt i forløbet tages stilling til placering. Høster ikke den tidsbesparelse og kvalitetsløft løsningen vil kunne give. MedCom skal afklare og tidlig i forløbet drøfte med PLO og deres IT- og dataudvalg, hvilke fordele og ulemper der er i forhold til placering af skemaer og evt. kommende drift i udstilling heraf. Der kan være et behov for at etablere et udbredelsesprojekt af løsningen i almen praksis. Denne opgave er ikke forankret i dette projekt. MedCom Styregruppen for Digital almen praksis. 13 Interessenter Patient og almen praksis er vigtige interessenter i dette projekt, idet de er de primære aktører, der vil opleve gevinst i gennemførelsen af projektet. Derudover er LPS-leverandørerne vigtige for projektets gennemførelse. 8

10 14 Kommunikation Projektet vil blive kommunikeret som en del af den samlede kommunikationsstrategi for hele programmet Digital Almen Praksis Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: Projektets indhold: Resultater og gevinster: It-løsningen: At forbedre forberedelsen af konsultationer igennem patientspørgeskemaer Projektet samler de relevante interessenter, så det sikres at der etableres en løsning, der efter pilottest med én udvalgt leverandør, kan implementeres hos alle leverandører af tidsbestilling/bookingsystemer i almen praksis. Løsningen skal være generisk, så nye spørgeskemaer og fraser for konsultationsbestilling senere let udbygges. For at få afklaret, hvilke spørgsmål, information og brugsmønstre der er relevant at tænke ind i løsningen, så afholdes der flere workshops med deltagere fra praksis. Afklaringen danner grundlag for implementering og brugertest af pilotløsning sammen med en udvalgt LPS-leverandør. Efter evaluering af pilottest evalueres og tilpasses. Der udarbejdes implementeringsguide som stilles til rådighed for leverandører. Udbredelsesplan aftales og iværksættes med andre LPS og evt. andre leverandører af hjemmesideløsninger med tidsbestilling der ønsker at implementere løsningen. Gevinstrealiseringen af projektet vil være en lettelse i det daglige arbejde for almen praksis samt en tidsbesparelse, som kan bruges til mere kontakt med patienten og øget øget kvalitet og effektiv udnyttelse af konsultationstid for både praksis og patienten. Der etableres 2 tekniske udviklingsspor. Spor 1: Ensretning og afstemte spørgsmål/skema og patientinformation for patients forberedelse for en given henvendelse eller konsultationstype og udstilling skemaer via webservice(api) eller national PRO-spørgeskemabank for klinikkens digitale tidsbestilling systemer. Løsningen udstiller kun skemaer. Løsningen håndterer og gemmer ikke personhenførbare oplysninger eller skemasvar. Spor 2: Klinikkens digitale tidsbestilling udvides til at omfatte en række spørgsmål om kontaktårsag og eventuelt konsultationstype, som kan anvende til at hente relevant forberedelsesskema fra spor 1. Klinikkens digitale tidsbestilling håndtere patientens svar på spørgsmål/skema og evt. opbevaring eller forsendelse indsamlet svar til LPS Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Budskaber til interessenter/målgrupper kommunikeres via nyhedsbreve, monitorering/afrapportering, samt generel information på MedComs hjemmeside herunder mødeindkaldelser og mødereferater. Det vurderes ikke relevant for dette projekt at evaluere kommunikationsdelen. 15 Informationssikkerhed Projektet Bedre forberedelse til konsultation medfører at leverandør af tidsbestillingssystem skal forholde sig til om udvidelsen i tidsbestillingssystemer er dækket af deres eksisterende databehandleraftale med den dataansvarlige praksis, når systemet udvides til at håndtere patientens skemasvar og evt. sender svar videre til den dataansvarlige praksis LPS. For den service der skal udstille spørgsmål/skema gælder, at den kun udstiller og ej håndterer, gemmer eller videresender personhenførbare oplysninger, hvorfor persondataloven ikke er relevant for denne løsning. 16 Overdragelse fra projekt til drift 16.1 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Det er uafklaret hvem der skal varetage driften. 9

11 16.2 Driftsansvarlige Endnu ikke afgjort. Rolle Navn og titel Enhed Systemejer (forretning) Platformsejer (teknisk drift) [Tilføj yderligere roller efter behov.] 17 Tolerancer Toleranceområde Projektudgifter: Interne ressourcer: Tid: Afvigelser og ændringer godkendes af: Råderum for projektleder Ingen. Overskridelse af de enkelte budgetpunkter behandles i styregruppen Ingen. Overskridelse kræver godkendelse af MedComs ledelse. Ingen. Overskridelse håndteres i afrapportering og behandles i styregruppen. Styregruppe 18 Revisionshistorik Revisionsdatkeret? Version Ændringer Ændringer mar- Forfatter Tina Aagaard Bjørnsholm Styregruppen godkendte den 20. december 2018, grundet afhængigheder til nyt bookingkoncept i Min læge -App, at tidsplan og milepæl fra om med Pilotafprøvning rykkes 3 måneder. Med gult Tina Aagaard Bjørnsholm 19 Bilag Deloitte rapport Digital Almen Praksis med speciel fokus på side 32 34: 10