Implementering af Medarbejdersystem

Transkript

1 Implementering af Medarbejdersystem Roller og ansvarsfordeling Udarbejdet 3. oktober 2017 Matine Kvist

2 Implementering af Medarbejdersystem Roller og ansvarsfordeling Indhold 1. Styregruppe Styregruppeformand Seniorbruger Seniorleverandør Projektleder Projektdeltagere Forretningsspecialist it-arkitekt Driftsrepræsentant Informationssikkerhed DPO (Data Protection Officer) IT Sikkerhedskonsulenten Test og kvalitetssikring Projektsupport... 5

3 1. Styregruppe 1.1 Styregruppeformand Styregruppeformanden er projektejeren, dvs. den person i organisationen der er ejer af business casen og som overfor organisationens ledelse har det ultimative ansvar for at projektet er pengene værd og gevinsterne realiseres i samspil med seniorbrugerne. Denne rolle kan ikke deles af flere personer og besættes af en person, der er tilstrækkelig højt placeret i organisationen til, at vedkommende har den fornødne gennemslagskraft både som projektets talerør i organisationen og som den person, som kan sikre beslutninger og fremdrift i projektet. Personen, som besidder styregruppeformandens rolle, skal kunne afveje brugersidens ønsker i forhold til de ønskede gevinster, løsningsmulighederne og projektets øvrige rammer i form af tidshorisont og budgetterede omkostninger m.m. Styregruppeformandens primære fokus er de forretningsmæssige interesser. 1.2 Seniorbruger Repræsenterer brugernes interesser. Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet kommer til at berøre flere afdelinger eller organisationer. Ansvarlig for at der bliver stillet de rigtige krav til projektets leverancer - at der bliver bestilt det rigtige produkt. Ansvarlig for identifikation og realisering af gevinster. Det vil sige, at seniorbrugeren er endelig ansvarlig for, at der foretages de forretningsmæssige forandringer, der er nødvendige for, at gevinsterne realiseres. Rollen tildeles en eller flere personer, der er placeret på et passende niveau i organisationen, således at rollen kan tildele brugerressourcer fra de berørte afdelinger og træffe beslutninger på vegne af brugerne. 1.3 Seniorleverandør Repræsenterer leverandørernes interesser i projektet. Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet har flere leverandører f.eks. både den interne IT afdeling og en eller flere eksterne leverandører. Seniorleverandøren er ansvarlig for at overholde de forpligtelser der kontraktuelt er pålagt denne. Dette vil typisk omfatte, at leverancer, kvalitet og tidsplan overholdes som aftalt samt, at brugernes krav kan tilgodeses/implementeres. Denne rolle skal tildeles en eller flere personer, der er placeret på et passende højt niveau i deres respektive leverandørorganisation, således at rollen kan tildele de nødvendige udviklingsressourcer fra de berørte afdelinger/organisationer og træffe beslutninger på vegne af leverandørerne. 3

4 2. Projektleder Ansvar for at styre projektet sikkert frem mod leverance af de ønskede produkter til den aftalte tid, budget og kvalitet, som styregruppen har godkendt. Projektlederens rolle kan ikke deles af flere personer. Hvis eksterne leverandører har projektledere for deres leverancer, vil disse personer fungere som teamledere i hovedprojektet. Kompetencer: Evnen til at lede medarbejdere og sikre motivation, engagement, skabe teamånd og løse konflikter, der måtte opstå Evnen til at samarbejde og forhandle med mange interessenter Overordnet forretningsforståelse, overordnet forståelse for teknisk løsning, overordnet forståelse for leverandørens udviklingsproces, samt forståelse for kvalitetssikring. 3. Projektdeltagere 3.1 Forretningsspecialist Forretningsspecialistens ansvar er formidling af fakta om forretningens opbygning og processer samt varetagelse af forretningens krav til projektets leverancer på operationelt niveau. Forretningsspecialisten er en fagligt stærk person, som typisk refererer til seniorbrugeren i dagligdagen. Personen frigives fra den daglige drift og tilknyttes projektet som brugerressource i projektets levetid. 3.2 it-arkitekt Varetager organisationens interesser i forhold til etablering af en sammenhængende entreprisearkitektur. Hjælper projektet med at træffe de rigtige arkitekturmæssige valg. 3.3 Driftsrepræsentant Ansvar for at alle driftsmæssige aspekter inddrages i projektet fra kravene stilles til overgangen til drift er gennemført. Har dyb faglig viden om driftsmiljøer og kompleksiteten heri og skal kunne hjælpe projektet med at afveje behov for smidig drift med behovet for opfyldelse af brugerkrav. 4

5 3.4 Informationssikkerhed DPO (Data Protection Officer) Rådgiver ved opstart og efter behov i projektet Skal sikre at den endelige løsning lever op til persondataforordningen Kompetencer indenfor jura og lovgivning vedr. informationssikkerhed IT Sikkerhedskonsulenten Sikrer at alle sikkerhedsmæssige krav i projektet medtages og opfyldes på forsvarlig vis, herunder at den relevante dokumentation for overholdelse af sikkerhedskrav og lovgivning er udarbejdet og opdateret. Kompetencer indenfor IT: Viden og erfaring med sikkerhedsløsninger Indsigt i gældende lovkrav omkring sikkerhed Indsigt i Datatilsynets krav om datasikkerhed Stor viden og erfaring med sikkerhed på tværs af HW, som bl.a. omfatter distribuerede løsninger, bærbare enheder og mobiltelefoner Kendskab til infrastrukturløsninger, specielt kommunikationsprotokoller og firewalls 4. Test og kvalitetssikring Test er en kritisk proces i ethvert it-projekt. En testspecialist har ansvar for udarbejdelse af teststrategien, forberedelse af test og testcases, planlægning af den praktiske udførelse af forskellige typer tests, registrering og opfølgning på fejl samt afrapportering af testresultater. I nærværende projekt tilrettelægges test af leverandøren og UCL bidrager med testere. UCL kan evt. at nedsætte en referencegruppe såfremt der er behov for dette. 5. Projektsupport Projektet supporteres af HR og Kommunikation til at udarbejde informationsmaterialer, både i forbindelse med opstart og løbende informationer i processen, og sekretariatsbetjening til reservationer af lokaler, mødeindkaldelser m.v. i forbindelse med afholdelse af større møder og workshops. Mindre møder supporteres af projektleder. Roller og ansvarsfordeling er beskrevet ud fra den fællesstatslige it-projektmodel: 5