De billigste tricks til at styre jeres identitet

Transkript

1 VIRKER SPECIAL-FONTE I WORD OG POWERPOINT? Whitepaper #03 WHITEPAPER #01 De billigste tricks til at styre jeres identitet BRAND i MANAGEMENT TOOLS FOR MICROSOFT OFFICE PowerPoint

2 De billigste tricks til at styre jeres identitet i PowerPoint Hvad er en god PowerPoint skabelon og hvordan får du dine kolleger til at bruge den, hver gang de skal lave en præsentation? Der er flere muligheder for at styre en virksomheds brug af skabeloner og dermed den visuelle identitet. Nedenfor har vi beskrevet tre forskellige muligheder, du har for at sikre en enkel adgang til jeres PowerPoint skabelon (kun gældende for PC er med PowerPoint 2007, 2010 eller 2013). Lad os i første omgang definere en god PowerPoint skabelon, så der er noget godt at distribuere. Den gode skabelon Lidt forenklet har den gode skabelon en velopbygget master i jeres design og med de slide-layouts dine kolleger har brug for samt indbyggede farve- og skrifttemaer i overensstemmelse med jeres visuelle identitet. Herudover kan skabelonen yderligere optimeres på flere områder, således at det er endnu enklere at arbejde med f.eks. punktopstillinger, tekstbokse, farver og billeder. Se mere herom i vores whitepaper #02: Hvordan layouter man den perfekte PowerPoint skabelon? og så til distributionen. Den simple distribution kan ikke anbefales (og du kender den nok i forvejen) Du mailer skabelonen til dine kolleger, og beder dem om at bruge den fremover. Du kan naturligvis også lægge den på f.eks. en fælles server/netværksdrev eller jeres intranet. Du kan enten gøre dine kolleger opmærksom på den nye skabelon eller håbe, at de selv finder den. Fordele: Det er gratis, og der er ingen installation. Ulemper: Dine kolleger laver sikkert en kopi af skabelonen og lægger den lokalt på deres egen computer. Hvis du senere opdaterer skabelonen (retter fejl, justerer farver, skabelondesign.dk 1

3 ændrer billeder), så skal de huske at fjerne den gamle version (får de gjort det?) og bruge den nye i stedet. Måske kan dine kolleger ikke altid huske, hvor de finder den seneste skabelon og laver så enten deres egen eller bruger en forkert. Den hurtige distribution og meget bedre end ovenstående Hvis I ikke har lavet nogen ændringer, så åbnes der en helt tom, hvid Microsoft skabelon, hver gang PowerPoint åbnes. Den skabelon indeholder bl.a. definitioner af skrifter og farver, som ikke er i overensstemmelse med jeres virksomheds visuelle identitet. I kan erstatte denne hvide skabelon med jeres egen, som indeholder jeres logo, farver og skrifter. Når I erstatter denne standardskabelon med jeres egen, vil dine kolleger automatisk have jeres skabelon tilgængelig, hver gang de åbner PowerPoint. Fordele: Det kan i bedste fald være gratis. Jeres godkendte og korrekte skabelon starter automatisk, når man åbner PowerPoint, så ingen skal lede efter den. Du kan - afhængig af din virksomheds størrelse selv ændre den skabelon som Power- Point åbner med, ellers kan du få hjælp fra IT. I skal blot ændre filnavnet på jeres skabelon til: Blank.potx, og arkivere den i din computers User Template mappe (eksempelvis: C:\Users\[brugernavn]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates). Ulemper: Det er kun muligt at have én Blank.potx på hver PC. Hvis I har flere forskellige skabeloner (f.eks. 4:3 og 16:9 format), skal I altså vælge, hvilken der skal benyttes. En anden ulempe er, at forskellige installationer kan have forskellige placeringer af den omtalte mappe, så det kan være svært for ikke-it-kyndige at lokalisere den rigtige mappe. Hvis du opdaterer jeres skabelon, så skal du udskifte alle de eksisterende Blank.potx filer, som dine kolleger har liggende, hvis ikke I har fået lavet en løsning, der sikrer distribution af blank.potx. Den bedste distribution - og den vi anbefaler Denne løsning kræver lidt mere involvering fra jeres IT afdeling - til gengæld giver den en lang række fordele. I skal starte med at implementere den hurtige distribution som beskrevet ovenfor. Derudover skal I have udviklet et Office Ribbon et menupunkt i PowerPoint med din virksomheds navn. I dette ribbon, kan I lægge alle jeres PowerPoint skabeloner, og sågar jeres standardpræsentationer f.eks. jeres virksomhedspræsentation. Mange virksomheder her både skabeloner i 4:3 og 16:9 format og de kan alle skabelondesign.dk 2

4 placeres i Ribbon. Fordele: Med jeres eget ribbon har alle medarbejdere ét sted, hvor de kan hente jeres seneste godkendte skabeloner og præsentationer tilgængeligt direkte i PowerPoint. Man skal dermed ikke lede efter filer på servere, intranet eller andre steder. Løsningen kræver en ukompliceret central udrulning, og det er dermed dig som brand ansvarlig, der får kontrol over alle de filer, som brugerne benytter. Ulemper: Løsningen kræver involvering fra IT, som dels skal sikre, at alle dine kolleger får et ribbon og dels installere det på alle brugernes PC er. Til gengæld er det hele indsatsen værd. skabelondesign.dk 3

5 SkabelonDesign Wilders Plads 15A 1403 København K info@skabelondesign.dk SkabelonDesign A/S blev stiftet i 2004 og har siden da været i konstant og stabil vækst. Vi beskæftiger i dag 48 medarbejdere i Danmark på Wilders Plads på Christianshavn, hvor vi deler kontor med vores søsterselskab, Templafy. Vi har flere end brugere på verdensplan, som er fordelt på små, mellemstore og store virksomheder. Vores løsninger anvendes blandt andre af Carlsberg, Coloplast, DSB, FLSmidth, Forsvaret, Maersk, Novo Nordisk, Novozymes, Politiet, Rambøll, Region Hovedstaden, TDC, VELUX, Vestas og flere store globale brands, samt 5 universiteter, 10 ministerier og 15 kommuner. skabelondesign.dk 3