På vej mod IP-telefoni. nyttige overvejelser fra A til Z

Transkript

1 På vej mod IP-telefoni nyttige overvejelser fra A til Z

2 Hvorfor vælge IP-telefoni? Der er mange gode grunde til at indføre IP-telefoni. To af dem er, at dagligdagen bliver lettere og mere effektiv. De mange gode grunde hænger sammen med flere overordnede fordele. Fleksibilitet Når man har indført IP-telefoni, er det nemt at tilkoble nye brugere på netværket også hjemmearbejdspladser. Desuden giver IP-telefoni gode muligheder for at arbejde fleksibelt på kontoret, på farten og på rejser. Brugeren opnår også en øget fleksibilitet med IP-telefoni: Det enkelte apparat og lokalnummeret kan nemlig tages med under armen og sættes i et netværksstik hvor som helst i virksomheden. Endelig giver IP-telefoni mulighed for fælles omstilling på tværs af geografisk spredte afdelinger. Enkelhed Med IP-telefoni kan din virksomhed nøjes med ét netværk til data og telefoni. Det forenkler opgaver som drift, vedligeholdelse, administration, support og opdatering betydeligt, hvis din virksomhed selv vælger at stå for IP-løsningen. Hvis du vælger at outsource den samlede drift og vedligeholdelse til TDC Erhverv, kan det ganske enkelt ikke blive mere enkelt. Hvad er IP-telefoni? IP-telefoni er ganske enkelt telefonsamtaler afviklet via IPnettet, der i forvejen bruges til datakommunikation f.eks. og internet. Ved at skifte fra traditionel telefoni til IP-telefoni kan din virksomhed udnytte nye teknologiske muligheder til at samle al kommunikation i ét netværk, der både kan bruges til datakommunikation og telefonsamtaler. Begge dele i højeste kvalitet. Besparelser For mange virksomheder er der tungtvejende økonomiske argumenter for at indføre IP-telefoni. For det første reduceres samtaleudgifterne betydeligt, hvis man har flere geografisk spredte afdelinger i Danmark eller i udlandet. Interne samtaler koster nemlig det samme som al anden datatrafik på netværket. For det andet kan man opnå en betydelig effektiviseringsgevinst ved kun at drive, vedligeholde og supportere ét netværk. Flere muligheder Foruden besparelser, fleksibilitet og enkelhed åbner IP-telefoni døren for en lang række nye muligheder. IPtelefoni gør det f.eks. væsentlig nemmere at integrere afdelinger, hjemmearbejdspladser og mobile medarbejdere i ét sammenhængende lokalnetværk, der omfatter både telefoner og pc er. Læs en uddybende beskrivelse af IP-funktionerne på tdc.dk/iptelefoni

3 Hvornår er IP-telefoni relevant? IP-telefoni kan være relevant for mange forskellige virksomheder i mange forskellige situationer. Ved at gennemgå nedenstående tjekliste får du en umiddelbar indikation af, om IP-telefoni kunne være relevant for din virksomhed: Intern telefoni: Hvor stort er behovet for intern telefoni? Hvis udgifterne er store, kan der være tilsvarende store besparelser ved at gå over til IP-telefoni. Kundeservice: Modtager I mange opkald? Med IP-telefoni er det muligt at bygge en række intelligente løsninger oven på telefonsystemet. Løsninger, der f.eks. automatisk dirigerer opkald hen til en ledig medarbejder, når kunder ringer ind Fleksibilitet: Hvor meget bruger medarbejderne deres telefoner, og hvor stort er behovet for fleksible arbejdsformer? Med IP-telefoni er det f.eks. Prøv IP-Relevanstesten Hvis du er i tvivl om, hvorvidt IP-telefoni kunne være en helt enkelt at tage sin telefon med sig rundt også til geografisk adskilte fordel for din virksomhed, kan lokationer. du klikke ind på tdc.dk/ip og Datanetværk: Har prøve I behov IP-Relevanstesten. for øget kapacitet i datanetværket, besvare og 9 kan spørgsmål I opnå om din Ved en bedre udnyttelse virksomhed af den samlede får du en yderligere kapacitet ved at indikation sende data af, og om tale IP-telefoni på det samme netværk? er noget, I mange I måske tilfælde bør overveje. besparelser Uanset udfaldet at hente af testen er der betydelige ved at samle drift er og du service meget på velkommen én til at fælles infrastruktur. bruge os som sparringspartner i beslutningsprocessen. Så får du et kvalificeret grundlag til at sige nu, aldrig eller måske senere. Vi anbefaler ikke IP-telefoni for enhver pris. Vi gør det kun, når det er en fordel for din virksomhed. Fremtidsudsigter: Står I over for at skulle udskifte det gamle telefonanlæg eller tilpasse det gamle til et nyt it-system? Flytning, organisatoriske ændringer og fusioner er eksempler på situationer, hvor det kan være fordelagtigt at skifte til IP-telefoni. Hvor relevant IP-telefoni er for virksomheden, afhænger helt af jeres struktur, kommunikationsmønster og aktuelle situation. TDC Erhverv kan hjælpe med at analysere jeres behov og i samråd med jer afdække, om der vil være en gevinst at indføre IP-telefoni nu, eller om jeres situation skal ændre sig på et eller flere punkter, før det bliver en fordel.

4 Hvad skal med i overvejelserne om IP-telefoni? Hvis virksomheden overvejer at indføre IP-telefoni, er det en god ide være opmærksom på it-sikkerhed, talekvalitet og om I selv vil administrere jeres løsning eller overlade driftsansvaret til TDC Erhverv. Læs mere om de tre temaer nedenfor. SIKKERHED: Hvis din virksomhed vælger at indføre IPtelefoni og dermed køre telefoni via datanetværket, bør du vurdere behovet for it-sikkerhed. Det er vigtigt at skabe sig et overblik over trusler og risici samt konsekvenserne af en eventuel sikkerhedsbrist. Med de nødvendige forholdsregler er IP-telefoni et særdeles sikkert alternativ til traditionel telefoni, men det er vigtigt at sikre IP-telefonen mod virus, hackere og nedbrud på samme måde som pc erne. TALEKVALITET: Det er også vigtigt at være opmærksom på talekvaliteten, som kaldes Quality of Service. Det handler om, at netværket skal være i stand til at prioritere mellem for eksempel telefoni og videotelefoni på den ene side og datakommunikation på den anden side. Det er essentielt, at der ikke kommer udfald på billeder eller hakker i lyden, mens det ikke gør så meget, at s kommer med et sekunds forsinkelse, når netværket er belastet. At sikre talekvaliteten er i høj grad et spørgsmål om at vælge en leverandør med viden og udstyr til at understøtte Quality of Service. EJET ELLER HOSTED: Endelig skal du tage stilling til, om du ønsker en ejet eller en lejet (hosted) IP-løsning. Der kan være plausible argumenter for begge dele. Men for mange mindre virksomheder uden store interne it-ressourcer vejer argumenterne for en hosted løsning tungest. Her tager TDC Erhverv hele ansvaret for drift, vedligeholdelse, service og opdatering, mens din virksomhed kan fokusere på kerneforretningen. Samtidig kan du slippe for en stor investeringsudgift nu og her og i stedet få en fast, budgetterbar omkostning. En ejet IP-løsning giver til gengæld virksomheder med interne it-ressourcer og -kompetencer mulighed for selv at tage ansvaret. Læs mere om sikkerhed, talekvalitet samt ejet- og hosted-ip på tdc.dk/ip. Syv tips til sikker IP-telefoni 1Kend konsekvenserne af et sikkehedsbrist 2Afdæk trusselsbilledet hvis du ikke kan gennemskue truslerne mod den nye teknologi, så indhent de nødvendige oplysninger. 3Brug professionel rådgivning, og formuler en sikkerhedspolitik, der også favner telefonien. 4Stil spørgsmål til den løsning, du køber. Hvis der for eksempel garanteres oppetid, så spørg, hvordan den sikres. 5Etabler en nødløsning, der altid er klar, hvis systemet går ned. På den måde behøver situationen ikke blive kritisk. 6Se på helheden, når it-systemet skal designes. Tag højde for at netværket skal rumme mere end traditionel datatrafik. 7Dæm op for dominoeffekter. Del systemet op i elementer, så et nedbrud på en enkelt enhed ikke fører det totale kollaps med sig

5 Hvilken IP-telefoni løsning er den bedste? Svar: Den, der matcher behovet. Hvis din virksomhed når frem til, at IPtelefoni er relevant, mangler du bare at vælge en konkret løsning. Som nævnt kan man overordnet inddele de mange forskellige IP-løsninger i to kategorier: hostede løsninger og selvejede løsninger. I det følgende kan du læse om to lejede løsninger; TDC IP-telefoni Scale, TDC IP-telefoni Flex, samt den ejede løsning LG IPecs. Disse tre løsninger er mest populære blandt små og mellemstore virksomheder, men der findes også andre løsninger. Så uanset hvad behovet er, kan TDC Erhverv hjælpe med at finde en løsning, der matcher din virksomhed. TDC IP-telefoni Scale IP-telefoni på den nemme måde TDC IP-telefoni Scale er en skalerbar IP-løsning, som er særlig velegnet til mindre og mellemstore virksomheder med flere lokationer. Hermed kan din virksomhed få adgang til alle IP-telefoniens fordele uden at investere i dyrt udstyr. Via et website kan du selv skrue op eller ned for antallet af lokalnumre og dermed nøjes med de funktioner og lokalnumre, du aktuelt har behov for. Den nemme justering af løsningen gør især TDC IP-telefoni Scale relevant for virksomheder med behov for et dynamisk telefonisystem. Det kan være på grund af store sæsonudsving i medarbejderstaben. Det kan også være et behov for fleksible arbejdsforhold, der taler for TDC IP-telefoni Scale. Den enkelte medarbejder kan nemlig selv tilpasse løsningen med personlige features og aktuelle forhold i virksomheden. Og hvis din virksomhed har vækst på programmet, kan TDC IP-telefoni Scale nemt skaleres op, i takt med at behovet vokser. TDC IP-telefoni Scale giver din virksomhed følgende fordele: Ét samlet lokalnetværk til data og telefoni IP-telefoni til fast pris du betaler kun for det aktuelle antal brugere (5-250 lokalnumre) Hosted løsning TDC varetager drift og vedligeholdelse Gratis intern telefoni mellem virksomhedens lokationer Onlinebetjening tilpas de talrige IPapplikationer til de aktuelle behov. TDC IP-telefoni Flex en alt i en-løsning til mindre og mellemstore virksomheder Med TDC IP-telefoni Flex kan din virksomhed leje alle IP-fordelene på attraktive vilkår både administrativt og økonomisk. Løsningen er særlig velegnet til virksomheder, der gerne vil have en samlet kommunikationspakke og ikke selv ønsker at påtage sig driftsansvaret. TDC IP-telefoni Flex giver blandt andet følgende fordele: Telefoni, data og sikkerhed i én og samme løsning Løbende opgradering af software Minimal investering Faste driftsomkostninger - I betaler en fast pris pr. bruger Mulighed for tillægsydelser Managed løsning - TDC varetager drift og vedligeholdelse Gratis intern telefoni mellem virksomhedens lokationer

6 Hvis din virksomhed foretrækker selv at tage ansvaret for IP-telefoniplatformen og håndtere drift, vedligeholdelse og service af udstyret internt, skal du vælge en ejet løsning. LG IPecs er et godt bud på en ejet løsning til mindre virksomheder: LG IPecs ejet IP-telefonanlæg til mindre virksomheder LG IPecs er velegnet til virksomheder med flere filialer. Din virksomhed kan f.eks spare samtaleafgiften på interne opkald, hvis LG IPecs er forbundet med andre LG-telefonanlæg på virksomhedens øvrige lokationer. LG IPecs er modulopbygget, således at det er muligt at vælge nøjagtig de moduler, der aktuelt er behov for. F.eks er der et modul til en komplet hjemmearbejdsplads. LG IPecs fås i to varianter, LG IPecs 100 og LG IPecs 300, der adskiller sig ved antallet af lokalnumre og bylinjer. LG IPecs giver bl.a. følgende fordele: Bedre kundeservice Optimal ressourceudnyttelse Besparelser på teletrafik Lavere driftsomkostninger Øget fleksibilitet. Én leverandør mange fordele Med TDC Erhverv som leverandør af IPtelefoni slipper din virksomhed for at bruge unødige ressourcer på projektstyring og koordination med forskellige leverandører. Vi tager ansvaret for opgaven fra A til Z. I TDC Erhverv har vi kompetencen og erfaringen til at opbygge store og små, avancerede såvel som enkle, telefonsystemer. Derfor kan din virksomhed trygt overlade ansvaret for IP-omstillingen til os. Vi kan påtage os hele det overordnede ansvar for implementering, idriftsættelse og uddannelse, eller vi kan nøjes med at levere den teknologi, din virksomhed har behov for. Det er op til dig, hvilken rolle vi skal spille. Nu, aldrig eller senere? IP-telefoni kan altså være relevant for virksomheder i mange forskellige situationer. Spørgsmålet er, om det er aktuelt for din virksomhed. Hvis du er usikker, kan IP-relevanstesten på tdc.dk/iptest give et fingerpeg. Du er naturligvis også meget velkommen til at kontakte os på Vi kan give dig et kvalificeret grundlag til at vælge mellem nu, aldrig eller måske senere

7 TDC Totalløsninger A/S, CVR-nr , København, Reklameafdelingen 3751, vers Der kan være mange gode grunde til at indføre IP-telefoni ikke mindst for små og mellemstore virksomheder. Men der kan også være gode grunde til at lade være. I denne guide får du et grundlag til at svare nu, aldrig eller måske senere til det stadig mere påtrængende spørgsmål: Er IP-telefoni relevant for min virksomhed? 12