Udbudsbetingelser FG3 Udbud af Flextrafik Garanti

Transkript

1 Udbudsbetingelser FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Kontrakter Trafikselskabet Movia April 2013

2 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbuddets omfang Udbudsenheder Kørsel i julen Kørsel øvrige helligdage Vogne Vogntype og materiel Miljøforhold Udstyr i vognene Fastgørelse af kørestole m.m Vognrengøring Øvrige krav Kommunikationsudstyr IT-udstyr til vognene Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Kontakt til vogn Kørsel under Planetsystemet Bestilling af ture Kørselsplanlægning under Planet Udsendelse af køreordrer til vognene Driftsovervågning gennem Planetsystemet Privatrejser Kørselsfordeling Personaleforhold Arbejdsmiljø Uddannelse Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Kørslens udførelse og driftskvalitet Kundeservice Kvalitetsstyring Oplysningspligt Samfundsansvar / CSR (Corporate Social Responsibility) Afregning Beregning af betaling Indberetning af korrektioner... 22

3 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Opkrævning af egenbetaling Bortfald af betaling Regulering af betaling og af de månedlige satser Kontraktperiode og kontraktindgåelse Sikkerhedsstillelse Afgivelse og vurdering af tilbud Bydere Afgivelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Vurdering af tilbud Aktindsigt offentliggørelse Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser Bilag 1 - Definitioner og andre nyttige informationer Definitioner m.m Relevante myndigheder Bilag 2 Ændringer i forhold til tidligere udbud Kontrakt Formål/Forudsætninger Kontraktgrundlag Kontraktperioden Operatørens og Movias ydelser Ejerforhold Regnskab og budget Kontrol Underleverandører Overdragelse af rettigheder Skadeforvoldelse Konkurs m.m Erstatning Misligholdelse Modregninger i betalingen Genforhandling Sikkerhedsstillelse Diskretion Tvistigheder / Lovvalg Underskrifter... 44

4 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 4 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11. april 2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik (i det følgende benævnt Flextrafik) administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur (kørsel med betalende passagerer, åbne brugere ). C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, visiterede brugere. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige brugere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Movia tilstræber at koordinere turene i disse kørselsordninger i størst muligt omfang på tværs af kørselsordningerne, hvorfor de enkelte operatører skal udføre flere former for kørsel. Hvis Movia i kontraktperioden indgår aftale om tilslutning af yderligere kørselsordninger, vil denne kørsel også blive omfattet af kontrakten med operatørerne. Omfanget af ovennævnte kørsel for kommuner og regioner forventes at blive øget i kontraktperioden. Kørslen foretages på hele Sjælland, Møn og Lolland-Falster, og der kan forekomme ture til det øvrige Danmark. Kørsel for kunder, der er omfattet af lignende kørselsordninger fra det øvrige Danmark, kan blive en del af kørselsopgaven. Kørslen tilbydes døgnet rundt, og med undtagelse af kørsel i Flextur og Flextrafik Rute bringes kunderne til og fra entrédøren. Til bestilling af ture er der oprettet flere bestillingskontorer. Turene samordnes og koordineres løbende ved hjælp af IT-systemet Planet, jf. afsnit 5. Kørsel under Planetsystemet. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca garantitimer pr. år samt rådighedstimer, og til denne kørsel skal anvendes i alt 15 vogne. Udbuddet er opdelt i 6 udbudsenheder, der hver omfatter 1-3 vogne. Hertil er der option på alle enheder med ca. samme kørselsomfang som de eksisterende vogne. Det vil sige, at Movia inden for kontraktperiodens første 12 måneder, med et 3 måneders skriftligt varsel, kan udvide kørslen med 1 ekstra vogn pr. udbudt vogn i den enkelte enhed til de i kontrakten aftalte vilkår.

5 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 5 Tidsbånd for garantiperiodens placering på driftsdøgnet kan ændres af Movia med minimum 2 ugers varsel. Der planlægges dog altid med en periode af 9 sammenhængende timer i et driftsdøgn. 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder har følgende indhold: Udbudsenhed nr. 1-3 vogne - Type 5 Hjemsted i Hvidovre, Herlev og Rødovre Antal vogne 3 vogne Dage Mandag - søndag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 05:00-04:59 Udbudsenhed nr. 2-3 vogne - Type 5 Hjemsted i Høje-Taastrup Antal vogne 3 vogne Dage Mandag - søndag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 05:00-04:59 Udbudsenhed nr. 3-2 vogne - Type 5 Hjemsted i Holbæk og Odsherred Antal vogne 1 vogn (Odsherred) Dage Mandag - fredag samt alle helligdage (Odsherred) Antal vogne 1 vogn (Holbæk) Dage Onsdag - søndag samt alle helligdage (Holbæk) Tidsrum Kl. 05:00-04:59 Udbudsenhed nr. 4-3 vogne - Type 5 Hjemsted i Ballerup, Hillerød og Rødovre Antal vogne 3 vogne Dage Mandag - søndag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 05:00-04:59 Udbudsenhed nr. 5-3 vogne - Type 5 Hjemsted i København Antal vogne 3 vogne Dage Mandag - søndag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 05:00-04:59 Udbudsenhed nr. 6-1 vogn Type 5 Hjemsted i Maribo Antal vogne 1 vogn Dage Mandag - fredag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 05:00-04:59

6 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 6 Tidsbånd forventes placeret således: Hverdage mellem 05:00-20:00 Weekend mellem 10:00-24:00 Hver vogn indlægges med 7 garanterede timer og 2 rådighedstimer pr. dag. Den første og den sidste time på vognløbet er rådighedstimer, dvs. at vognen skal være til rådighed for Movia, men Movia giver ikke nogen garanti for betaling af disse timer. I de garanterede timer er operatøren garanteret betaling. For at prioritere brugen af vognene i garantitimerne, vil der fra Movias side blive givet et fradrag i planlægningsprisen, jf. afsnit 5.6 Kørselsfordeling. For at give vognene samme vilkår som liftvognene i det årlige variable udbud, vil der ligeledes blive givet et fradrag i planlægningsprisen for rådighedstimerne. Fradraget, der vil være 50 kr. i første kontraktår, vil herefter blive ændret årligt pr. 1. oktober, således at det er i overensstemmelse med fradraget for det årlige variable udbud. Operatøren har mulighed for med sine garantivogne at byde i de årlige udbud af variabel kørsel og køre denne form for kørsel i de perioder, der ligger uden for garanti- og rådighedsperioden. 2.2 Kørsel i julen Den 24. december, 31. december og natten herefter skal vognene primært udføre handicapkørsel for Movia. Movia fastlægger særlige tidsbånd for kørsel disse dage.tidsbåndet, der max. vil være 12 timer, afregnes som garantitimer. Movia indlægger en spisepause på op til 3 timer i forbindelse med kørsel de to dage, som der ikke afregnes for. 2.3 Kørsel øvrige helligdage Movia fastlægger særlige tidsbånd inden for tidsrummet 04:00-03:59 for kørsel disse dage. 3. Vogne De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven, og ingen vogne må være mere end 6 år i kontraktperioden. Endvidere skal vognene være vel vedligeholdte, rene og fremtræde præsentable gennem hele kontraktperioden. Operatøren er endvidere ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de aftalte retningslinjer, og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. 3.1 Vogntype og materiel Der kan udelukkende bydes med M1-vogne. Der kan afgives tilbud med nedenstående vogntype.

7 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 7 Type 5 - Liftvogn (med trappemaskine) Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og trappemaskine og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Vognen skal mindst have 2 pladser til kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt, som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til en kørestol med maksimal længde på 140 cm. Liften skal samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Kunder i trehjulede køretøjer skal så vidt muligt placeres i fast sæde. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, med en mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm. Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Vognen skal være udstyret med en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse), samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Derudover skal der i vognen forefindes et ekstra driftsbatteri til trappemaskinen, som skal kunne udskiftes her og nu med batteriet, der sidder i trappemaskinen, hvis dette løber tør for strøm. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og en hjulbredde fra 37 til 73 cm, samt en vægtkapacitet på minimum 160 kg inklusiv både bruger og kørestol. Vægtkapacitet angives i skema 1 i tilbuddet. Kørestolskunder skal, hvor der er mere end ét trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen. Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Alle vogne skal være udstyret med en transportstolkørestol med fodstøtte, som skal kunne benyttes af dårligt gående personer, samt kunne placeres på den benyttede trappemaskine. Stolen skal være egnet til, at passageren kan sidde i stolen under kørslen. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. Desuden er nogle kunder med andre ganghjælpemidler ikke i stand til at passere trapper med chaufførstøtte. Der skal i stedet tilbydes transportstol og trappemaskine.

8 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Uanset om der køres i henhold til taxibevilling eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne til enhver tid stillede energi- og miljøkrav til taxier som minimum være opfyldt. Der kan henvises til gældende bekendtgørelse nr af 12. december Alle dieselvogne skal dog fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug ved udarbejdelsen af Movias grønne regnskab, skal 1. registreringsår, stelnummer samt gennemsnitligt brændstofforbrug angives i tilbuddet. 3.3 Udstyr i vognene Foruden trappemaskine og kørestol/transportstol skal vognene være forsynet med: Udstyr til modtagelse af ture, med tilsluttet GPS-antenne. Uanset hvilken løsning, der vælges og anskaffes, vedligeholdes udstyret af operatøren. De detaljerede retningslinjer fremgår af afsnit 4.1 IT-udstyr til vognene. Alle vogne skal være udstyret med håndfri mobiltelefon jf. afsnit 4.3 Kontakt til vogn. Vognene skal være forsynet med GPS system (GPS = Geographic Positioning System) og altid af seneste nye version. Vogne skal være udstyret med førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit (kit bestående af godkendte produkter til minimering af smittefare og sikring af god hygiejne i bilen). Vognen skal være forsynet med godkendt barnestol (ECE og ECE 44-04) samt selepude. Stolen skal kunne fastspændes ved hjælp af den almindelige 3-punktssele. Barnestolen skal kunne benyttes til børn mellem 0-36 kg, hvorefter selepuden skal benyttes. Alle vogne skal som minimum være tydeligt mærket med minimum 2 stk. Flextrafik sidestreamere på vognens bagerste sideruder. Movia leverer materiale efter behov. Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale fra Movia skal altid forefindes synligt i vognen, og udleveres af chaufføren på kundens forlangende. Der skal ligeledes i vognene forefindes kvitteringsblokke fra Movia. 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. Kunder i kørestol UskalU være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Alle vogne skal således være forsynet med remme til fastgørelse af kørestole. Fastgørelse skal minimum være to hold foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må kunden ikke befordres i kørestolen. I stedet kan kunden placeres i

9 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 9 en fastspændt transportstol eller i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må kunden ikke befordres, og Trafikstyringen underrettes. Børn under 135 cm skal fastgøres i godkendt sikkerhedsudstyr, der passer til højde og vægt. Eksempelvis barnestol eller selepude. Alle kunder og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Pakker og lignende skal fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov, og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned - gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende. 3.6 Øvrige krav Operatøren sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. Vogne skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts. Rygning (herunder E-cigaretter og lignende) er ikke tilladt i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia. Operatørens logo/firmanavn skal som minimum være placeret på vognens førerdør. Der må ikke opsættes reklamer på og i garantivogne. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Ved ændringer i løbet af kontraktperioden skal Movia underrettes. Alle omkostninger til anskaffelse, drift, forsikring m.m. samt til kommunikationsudstyr og GPS i vognen afholdes af operatøren.

10 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Kommunikationsudstyret, der skal være tilsluttet GPS antenne, skal kunne kommunikere med Planetsystemet og være monteret med en SMS-terminal, der kan modtage og sende meddelelser til/fra Planetsystemet. Udstyret skal sende GPS-positioner hvert minut til Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Planetsystemet. Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Et af projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler. Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dage samt for at lokalisere de veje, der rammes i myldretiden. De GPS-positioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Hvert vognløb er én fysisk vogn med ét sæt modtageudstyr. Hver enkelt vogn vil få tildelt et vognnummer. Movia vil altså kun kommunikere data- og telefonmæssigt til én specifik vogn, og der vil kun blive oprettet ét datanummer til modtagelse af ture og ét telefonnummer til vognen i Movias system. Det er op til operatøren, hvordan han vil håndtere driften, så der leves op til ovenstående krav. Der skal kunne modtages beskeder, der svarer til max. antal tegn for normale SMS-beskeder, og som indeholder alle gyldige tegn. Den anvendte terminal skal kunne sende følgende beskeder til Planetsystemet tilknyttet positionering (GPS): 1# 1#XXX# 3#XXXXXXX# 4# 5# 6# 7# 8#XXXXXXX# 9#XXXXXXX# Hvor X kan være et tal mellem 1-9 Beskederne skal kunne sendes til kun via TDCmobils net. Disse krav samt alt, hvad der er i beskrivelsen til Winfleet, kan ses på: ProTracking ApS er leverandør af Winfleet, som er Movias overvågningssystem.

11 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 11 Operatøren betaler en brugerlicens til ProTracking Aps pr. vogn, der sender GPS-positioner til Winfleet via Planetsystemet. For vogne, som sender via SMS, er prisen årligt på ca ,- kr. pr. vogn, og ca ,- kr., hvis der benyttes GPRS. Snitfladerne kan bestilles på ovennævnte hjemmeside. Omkostninger til udvikling af andet bilsoftware, så det kan kommunikere med Planet/Winfleet, påhviler operatøren og/eller producenten af bilsoftware. Terminalen skal kunne sende til 5-cifret GSM/mobiltelefoncenter. Kendte leverandører Firma Web Telefon ProTracking (Garmin) ABC Radiotelefon (Reeft) Frogne A/S Halda AB TDS Taxamat Little Beacon Partex Austrosoft OTT pelle@structab.se Datalogistic Trapeze info@trapezegroup.dk Well.com (TomTom) info@well-com.dk Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Til brug for overførsel af dokumenter og installation/brug af Vognmandsportal skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af PC Windows 95 eller nyere version adresse Adgang til Vognmandsportalen er gratis.

12 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Kontakt til vogn Alle vogne skal være udstyret med håndfri mobiltelefon, således at det er muligt for Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. Mobilnummeret til vognen skal oplyses til Movia inden driftsstart. 5. Kørsel under Planetsystemet Planetsystemet er Movias IT-system til samordning af individuelt bestilte ture. 5.1 Bestilling af ture Bestilling af ture modtages af Movia Kundecenter, Region Sjællands Befordringsservice, Region Hovedstaden, via internettet og af de kommuner, der er tilsluttet ordningen. Det personale, der modtager bestillingerne, lægger de bestilte ture ind i Planetsystemet. Den enkelte chauffør eller operatør er ikke involveret i modtagelsen af bestillinger fra kunderne. Når de bestilte ture lægges ind i Planetsystemet, sker der en automatisk planlægning af kørslen til senere udsendelse af køreordrer til de vogne/operatører, der skal udføre kørslen. 5.2 Kørselsplanlægning under Planet Planetsystemet planlægger kørslen således, at den udføres bedst og billigst (laveste pris) af de køretøjer, der er tilkoblet Planetsystemet. Planetsystemet tager i planlægningen hensyn til en lang række faktorer, såsom hvor vognen befinder sig, hvor mange passagerer der er plads til, hvilke sæder der er ledige, hvad vognen koster, hvorfra og hvortil der skal køres, vejstandard, trafikkens hastighed osv. Alle disse oplysninger anvender Planetsystemet til at planlægge kørslen og fordele den på vognene. Resultatet af planlægningen er et antal vognløb, der i de fleste tilfælde består af flere sammenkædede ture, men som også kan bestå af en enkelt tur. Information om vognløbene udsendes via køreordrer til vognene. Planetsystemet vælger i enhver situation den billigste vogn, der kan opfylde kravene, til at udføre en konkret kørselsopgave. Det betyder, at jo lavere timepris en vogn har, jo større chance vil der være for at få kørsel. De økonomiske gevinster ved anvendelse af Planetsystemet opnås ved: at tomkørslen minimeres at der kommer til at sidde flere passagerer i vognen på samme tidspunkt Med det formål at sikre den optimale gennemsigtighed omkring tildelingen af de enkelte kørselsopgaver, kan Movia på forespørgsel oplyse den enkelte operatør om, hvorfor en konkret kørselsopgave måtte være tildelt en anden operatør. Ud over den beskrevne kørsel indgår der i den koordinerede kørsel også anden kørsel, der foregår fast over en periode, og som kræver fast vogn og chauffør.

13 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Udsendelse af køreordrer til vognene Udsendelse (udråb) af køreordrer til de enkelte vogne sker automatisk gennem Planetsystemet i takt med at kørslen planlægges. Køreordren formidles til den enkelte skærm, der er monteret i vognene. På køreordren er hver tur beskrevet med tidspunkter, adresser, om der skal medtages hjælpemidler og navnet på den person, der skal afhentes. Hvis der skal opkræves betaling fra kunden, fremgår beløbet ligeledes af køreordren. Da kørslen planlægges i den takt, bestillingerne indløber fra kunderne, opstår der løbende ændringer/justeringer i de køreordrer, der udsendes til vognene. Der kan løbende kobles flere ture på de enkelte vogne. Der skal være mulighed for, at Movia undtagelsesvis kan udmelde kørsel pr. fax eller til operatøren eller pr. mobiltelefon til vognen(e). 5.4 Driftsovervågning gennem Planetsystemet Operatøren eller den enkelte chauffør har selv pligt til at løse problemer i afviklingen af kørslen. Kan problemer (f.eks. defekte vogne, større forsinkelser, forkerte adresser) ikke umiddelbart løses af operatøren/chaufføren, kontaktes Trafikstyringen. Trafikstyreren har til opgave at overvåge afviklingen af den samlede kørsel og løse opståede problemer, der ikke umiddelbart kan løses af operatøren/chaufføren. Trafikstyreren er således bindeleddet mellem Planetsystemet og de enkelte vogne. Det er væsentligt at bemærke, at Trafikstyringens driftsovervågning af den samlede kørsel ikke tilsidesætter operatørens ansvar for selv at overvåge egen drift. Vognmandsportalen giver operatøren mulighed for at overvåge egen kørsel. 5.5 Privatrejser Garantibiler kan ikke indlægge privatrejser uden forudgående aftale med Flextrafik. 5.6 Kørselsfordeling Der findes flere faktorer i Planetsystemet, som har indflydelse på, hvordan kørslen fordeles mellem vognene. Som udgangspunkt angiver operatøren i tilbuddet en pris for vognen, som er opdelt i et beløb for opstart (kun variabel kørsel) og en timepris for henholdsvis køretid og service/ventetid. Herudover angives et hjemsted/hjemområde for vognen. Disse faktorer lægges ind i Planetsystemet, og prissætningen på vognen gives derved. Vognene betales fra og til hjemsted/hjemområde. Derfor har geografisk placering af vognen betydning ved fordelingen af kørsel. Når alle vogne er lagt ind i Planetsystemet med priser og en geografisk placering, tildeler systemet de enkelte ture til den af de tilbudte vogne, hvis tilbud er mest fordelagtigt til den konkrete tur, ud fra følgende 10 kriterier: 1. UKundens behov til vogntypeu (f.eks. skal der anvendes en liftvogn til en kørestolsbruger). 2. UPris på vogn(typen),u der kan efterkomme kundens behov. 3. UGeografisk placering af vogn(typen),u der kan efterkomme kundens behov.

14 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 14 I den daglige drift indgår følgende faktorer ved fordelingen af kørsel: 4. U UPrivatrejserU, dvs. ture, som operatøren selv skal køre efter andre kontrakter. Operatøren kan selv lægge privatrejser ind i Planetsystemet. Gælder ikke dette udbud! 5. Øvrige ture i systemetu, som giver mulighed for, at en tur kan indgå i en kombination med andre ture. 6. UÅbningstider på vognen,u dvs. er vognen reelt disponibel i det tidsrum, hvor turen/turforløbet skal udføres? I Planetsystemet er prisangivelsen delt i 2: En afregningspris, der er den nøjagtige timepris, som operatøren har budt med, og en planlægningstimepris, som anvendes til optimering af planlægningen og fordelingen af ture ud fra de nedennævnte kriterier. Planlægningsprisen er den pris, som Planetsystemet planlægger turene ud fra. Den er som udgangspunkt lig med den pris, der er budt med, men ændres med nedennævnte faktorer. Vognen afregnes fortsat til den tilbudte pris. 7. UReduktion i planlægningsprisenu hvis dette er angivet i udbudsmaterialet. Planlægningsprisen giver mulighed for ved selve kørselsfordelingen at prioritere operatører, der lever op til forskellige ønsker fra Movia. Prioriteringerne er angivet i udbudsmaterialet. Dette benyttes også til at sikre garantivognen fuld udnyttelse i garantitimerne. 8. UReduktion i planlægningspris for tom returkørselu bruges til at sikre optimal udnyttelse af tomkørsel. Planlægningsmæssigt er en tom vogn, der kører retur fra en aflevering, mere interessant end en tom vogn, der kører frem mod en afhentning, da der ikke ved en returkørsel er nogen planlægningsbegrænsninger, altså systemet kan, alt andet lige, planlægge en hvilken som helst tur på vognen. På en fremkørsel derimod er der selvfølgelig altid den begrænsning af planlægningsmulighederne, at vognen skal være fremme til en afhentning på et bestemt tidspunkt. Der gives den samme procentvise reduktion til alle vogne. 9. UReduktion i planlægningspris for ventetidu bruges planlægningsmæssigt til i større grad at få vognene til at vente på at få en rejse med retur end at sende dem videre eller hjem. Der gives den samme reduktion til alle vogne i form af en reduktion af prisen på ventetid. 10. UForøgelse af planlægningsprisu kan anvendes, hvis operatøren udtrykker ønske om dette, og hvis Movia accepterer dette. Årsagen til et sådan ønske kan være, at en operatør f.eks. har givet et meget lavt bud med en gruppe af vogne, som betyder, at vognene ikke er i deres lokalområde, fordi de bliver anvendt til at udføre meget lange rejser. Det kan betyde problemer for operatøren, da han så mangler vogne til at udføre privatrejser i lokalområdet. Planlægningsprisen vil typisk blive hævet for kørsel udenfor lokalområdet. Konkret er dette en forringelse af operatørens konkurrencesituation, men det kan altså vurderes nødvendigt af operatøren. Anvendes ikke i dette udbud! Eksempel Nedenfor analyseres det samme eksempel ud fra forskellige faktorer: En operatør har den billigste vogn i hans geografiske nærområde. Kunde X, der bor tæt ved ham, skal køre en tur til København. Kunde X har ikke behov for en speciel vogn. Vognen har denne dag ikke

15 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 15 anden kørsel på dette tidspunkt. Vognen vil ud fra det afgivne bud - alt andet lige - være den billigste vogn til turen. Turen tildeles dog en anden vogn fordi: Scenario I: Den vogn, der disponeres til turen med kunde X, skal i forvejen til København med en kørestolsbruger. Kunde X bliver altså kørt med en liftvogn til København, selvom kunde X ikke har behov for en liftvogn, men fordi en samkørsel mellem kunde X og kørestolsbrugeren betyder færrest udgifter for Movia. Scenario II: Kunde X bliver kørt med en anden vogn, fordi turen kobles ind på et turforløb, der overskrider åbningstiden på den billigste vogn, dvs., at Movias samlede vurdering af hele turforløbet er, at der opnås den laveste pris ved at lade en prismæssigt dyrere vogn, der er åben for kørsel i det påkrævede tidsrum, udføre hele turforløbet i stedet for at splitte turforløbet op på flere vogne. Scenario III: Kunde X bliver kørt med en anden vogn, fordi denne vogn har en privatrejse, der ender der, hvor kunde X skal afhentes. Vognen skal dermed ikke betales for hele fremkørslen til kunden, da vognen selv har bragt sig i nærheden af kunde X, og vognen bliver dermed billigste vogn. Scenario IV: Kunden X bliver kørt af en anden vogn, fordi operatøren har opfyldt alle de ønsker til f.eks. indretning af vogn og uddannelse af chauffører, som Movia har beskrevet i udbudsmaterialet. Movia har angivet, at opfyldelse af disse ønsker medfører en reduktion i planlægningsprisen på 30 kr. på køretid. Det betyder, at vognen afregnes med 330 kr./timen for køretid, som den er budt til, men at den planlægges til en køretimepris på 300 kr. Operatøren i nærområdet, som ikke har opfyldt Movias ønsker, har ikke opnået reduktion i planlægningsprisen. Vognen planlægges derfor til den budte pris på 310 kr./timen. 6. Personaleforhold 6.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (marts 2008). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer

16 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 16 Operatøren skal efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. I så fald, at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse indberettes til Movia. Operatøren er forpligtet til at følge de bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Operatøren er i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr af 12/11/2012) eller i henhold til taxaloven (LBK nr. 107 af 30/01/2013), og et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens 18, stk. 2 og taxalovens 5, stk. 5. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst. Derfor forventer Movia, at alle operatører, som kører for Movia, har formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden. 6.2 Uddannelse Operatøren skal sørge for, at ingen chauffører sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, inden de har gennemgået grunduddannelsen, som består af følgende tre moduler: Modul 1 er Introduktion til offentlig servicetrafik Modul 2 er Befordring af sygdoms- og alderssvækkede passagerer Modul 3 er Befordring af bevægelseshæmmede (Trappemaskinekursus) Modul 1 afholdes løbende som AMU-kursus hos Movia og er af 1 dags varighed (7:24 timer). Modul 2 og 3 afholdes løbende som AMU-kursus på godkendte AMU-centre. Operatøren skal ligeledes sørge for, at vagtpersonale og administrativt personale, der har med kørslens afvikling at gøre, gennemgår modul 1 og 2. Modul 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve, samt en praktisk prøve i modul 3. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne kan anvende trappemaskinen, liften og fastspænde kunder og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede m.m.

17 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 17 Operatøren skal sikre, at alle chauffører er bekendt med de til enhver tid gældende regler for de forskellige kørselsformer, der findes i Flextrafik. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne er uddannet i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr, atde har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufføren, skal være tilgængeligt for og kendt af chaufførerne. 6.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Alle chauffører, der skal udføre kørsel for Movia, skal bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal i tjenesten være velsoignerede og præsentable, bære uniform, hvor operatørens firmalogo er synligt, optræde venligt og kunne tale og forstå dansk, samt være i stand til af hjælpe passagererne i tilstrækkelig omfang. Nye operatører skal indsende uniformsregulativ til Movia inden driftsstart. Ændringer hertil skal ligeledes indsendes af alle operatører i kontraktperioden. Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Operatøren skal, efter anmodning fra Movia, indhente straffeattest for chaufførerne. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe, og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia. Der gøres opmærksom på, at chauffører i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Derfor har operatøren pligt til at indhente børneattester i henhold til bekendtgørelse nr. 640 af 22. juni 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer hos erhvervsdrivende. Operatøren og dennes chauffører kan under udførelsen af den tildelte kørsel få kendskab til forhold, som kan være underlagt tavshedspligt, og hvor overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra kunder, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. 7. Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne.

18 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 18 Operatøren skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren kan følge planlægningen af kørslen på egne vogne fem dage frem i tiden på Vognmandsportalen. Kørselsplanlægningen er kun vejledende, da der løbende lægges bestillinger af kørsel ind i planlægningssystemet (Planet) til udførsel samme dag. Dette ændrer konstant i turforløbene og chaufføren tildeles derfor kun ét stop ad gangen. Movia vil løbende opdatere Vognmandsportalen med ny funktionalitet, således at operatørens mulighed for og pligt til at selvbetjene sig øges. Alt, hvad der kan løses af operatøren i Vognmandsportalen, skal løses af operatøren selv. Det er derfor et krav, at vognen befinder sig på hjemstedet ved tidsbåndets begyndelse. Kørslen skal foretages efter den af Movia planlagte rute, og operatøren er ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de udsendte køreordrer. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud eller af andre årsager skal operatøren straks indsætte reservemateriel, der opfylder samme krav. Dog kan det accepteres, at reservemateriel ikke opfylder samme euronorm som driftsvognen Opståede forsinkelser skal straks søges afhjulpet. Hvis det ikke kan ske, gives besked til Trafikstyringen, der vurderer, om der skal ske ændringer i den udmeldte kørsel. Hvis en operatør ikke er i stand til at gennemføre en udmeldt kørsel, skal det straks meddeles til Trafikstyringen. Pauser kan udelukkende indlægges i garantiperioden og kan efter ønske fra operatøren lægges ind i de planlagte vognløb som flydende pauser, dvs. pauser, der passer ind i den øvrige planlægning. Planlagte pauser betales ikke af Movia. Pauser bliver trukket i de garanterede timer, eller vognløbet vil blive forlænget med en tilsvarende tidsperiode. I vognløb, hvor der er indlagt pauser, men hvor vognløbet i planlægningen bliver kortere end den garanterede tid, bliver vognløbet afregnet i forhold til de garanterede timer fratrukket pausen. Al kontakt vedrørende driften skal ske til Trafikstyringen via vognmandstelefonen eller vognmandsmailen. Det skal præciseres, at alene gennemført kørsel betales. Såfremt kørslen ikke udføres, træder sanktionsbestemmelserne i kontrakten i kraft. I gentagelsestilfælde kan Movia bringe misligholdelsesbestemmelserne i kontrakten i anvendelse. Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse og overvågning af driften i Movia. GPS-data fra operatørens vogne overføres til Movias IT-system via SMS-udstyret, når operatørens vogne er tilmeldt Planet. Der skal sendes GPS-positioner minimum hvert minut fra vognen. Oplysningerne opsamles kun, når der er tændt for SMS-udstyret, og vognen bruges til kørsel for Movia.

19 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Kundeservice Movia lægger vægt på, at betjeningen af passagererne sker på en god og forsvarlig måde. Operatøren og chaufførerne er forpligtet til at følge retningslinjerne for kørslen. Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af kunder hjælpe kunden ind og ud af vognen sammen med vedkommendes ejendele, efter de gældende regler, der fremgår af Flextrafiks informationsmateriale. Movia forventer, at chaufføren selv kan vurdere den enkelte situation og udvise passende konduite. Chaufføren skal i særlige tilfælde kontakte kunder pr. telefon og oplyse om ankomsttidspunkt når Movia kræver dette. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudses problemer af et omfang, som er større, end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte Trafikstyringen med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og kundens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til politiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra kunderne. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne. 7.2 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatøren kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav. Operatøren skal i alle driftsdøgn have en betjent vagttelefon, hvor det er muligt for Movia at kunne afgive og søge oplysninger, der vedrører driften. Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og at opfølgningen foregår i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvalitetskravene ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. Movia vil samtidig have mulighed for at foretage stikprøvevise kundeundersøgelser. Ved konstatering af manglende opfyldelse i henhold til det aftalte, vil Movia kunne bringe misligholdelsesbestemmelserne i kontrakten i anvendelse.

20 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 20 Movia arbejder løbende på at forbedre standarden for den kollektive trafik. Derfor må det forventes, at der i kontraktperioden kan blive stillet øgede krav eller ønsker med hensyn til kundebetjening, uddannelse, information, operatørens egen kvalitetsstyring m.m. I det omfang sådanne øgede krav medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har begge parter ret til at kræve forhandling om justering af betalingssatserne. 7.3 Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at give Movia oplysninger om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt. Operatøren har i øvrigt pligt til at orientere Movia om forhold, der kan have eller få betydning for planlægningen. Tilsvarende har Movia pligt til tidligst muligt at orientere operatøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Operatøren skal umiddelbart underrette Movia på vognmandstelefonen om alle driftsuheld, uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som har betydning for kunderne. Endvidere skal Movia underrettes skriftligt om enhver form for driftsuheld inden 24 timer efter uheldstidspunktet af hensyn til besvarelse af forespørgsler herom fra pressen eller andre. Skriftlige kundehenvendelser m.m. til Movia vedrørende operatøren eller dennes medarbejdere besvares af Movia efter indhentning af udtalelse fra operatøren. Operatøren skal sørge for, at Movia får en udtalelse inden 3 dage. Henvendelser direkte til operatøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af operatøren, og Movia underrettes ved fremsendelse af kopi af såvel henvendelsen som af operatørens svar. Henvendelser direkte til operatøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Movia til besvarelse. Manglende overholdelse af oplysningspligten, som beskrevet i dette afsnit, er omfattet af Movias sanktionssystem, jf. Kontrakten. 8. Samfundsansvar / CSR (Corporate Social Responsibility) Movia arbejder internt i virksomheden med miljøledelsessystemer og er miljøcertificeret (EMAS). Hertil arbejder Movia internt - og gennem samarbejdet med operatørerne - hvor det er muligt, med mere bevidst at være opmærksom på de påvirkninger af samfundet, som finder sted gennem udøvelsen af virksomheden som trafikselskab. I dette arbejde vil Movia tage udgangspunkt i FN s Global Compact, der bygger på principper, som er baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. I nærværende udbud stiller Movia over for operatørerne forskellige krav, som kan have en regulerende effekt af påvirkningen af samfundet og dermed kan karakteriseres som CSR-emner. Arbejdstagerrelaterede emner: Der stilles krav til arbejdsmiljøet, idet der i udbudsmaterialet henvises til relevant miljøvejviser, og tilbudsgiver anmodes om nøje at beskrive, hvad der gøres for et godt arbejdsmiljø på udvalgte områder

21 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 21 Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsgivningen indsende en tro- og loveerklæring indeholdende oplysninger om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt Det er et krav, at de ansatte hos tilbudsgiver aflønnes efter de for området gældende overenskomster (dette fremgår ikke direkte, men dette krav skal være opfyldt for at få udstedt de krævede tilladelser). Operatørerne skal formulere en integrationspolitik, som skal indsendes efter anmodning. Miljøbeskyttelsesrelaterede emner: Der stilles krav til - og vurderes på - bussernes emissioner og brændstofforbrug. Korruptionsbekæmpelsesrelateret emne: I forbindelse med tilbudsgivningen indsender operatørerne en tro- og loveerklæring, hvori det bla. oplyses, at operatørerne ikke er dømt for deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse, svig og hvidvaskning af penge. Movia vil i øvrigt opfordre operatørerne til ikke mindst i samarbejdet med Movia at være opmærksomme på muligheden for i det daglige arbejde at efterleve, fremme og støtte hovedprincipperne i FN s Global Compact ved, at støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder sikre, at der ikke medvirkes til krænkelser af menneskerettighederne opretholde foreningsfriheden og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling støtte udryddelsen af alle former for tvangsarbejde støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde afskaffe diskrimination i relation til arbejds- og ansættelsesforhold støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse. 9. Afregning Betalingen for den udførte kørsel beregnes automatisk af Planetsystemet. Betalingen beregnes løbende, vognløb for vognløb, og alle oplysninger lagres. Ved månedens afslutning udarbejdes en samlet opgørelse over den udførte kørsel. Senest den 15. bankdag i måneden fremsender Movia betaling for kørsel udført under Planetsystemet i den foregående måned. Opgørelsen indeholder oplysninger om alle de vognløb, som operatørens vogne har udført den pågældende måned. Det fremgår, hvilken dato kørslen er udført, hvem vognen har kørt med, hvor og på hvilket tidspunkt kunden er afhentet og afleveret samt den beregnede betaling for vognløbet fratrukket eventuel egenbetaling fra kunden. Det fremgår endvidere, hvor mange minutters kørsel samt venteog servicetid, der er betalt for. Afregningen sker elektronisk og sendes i både PDF og Excel format.

22 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side Beregning af betaling Garantitimerne vil blive afregnet til den tilbudte timepris for køretid og service- og ventetid. I det tidsrum, hvor vognen eventuelt ikke kører en tur, afregnes der med den tilbudte timepris for service- og ventetid. For så vidt angår rådighedstimerne, betales der udelukkende, hvis der udføres kørsel i rådighedstimerne, og der betales alene for den tid, som vognen udnyttes, og den tomkørsel der indgår i turen. Vente- og servicetid Vente- og servicetid er den tid, der bruges af chaufføren i forbindelse med afhentning og aflevering af brugere, samt beordrede ophold uden for vognens hjemsted. Der er fastsat vente- og servicetider i forbindelse med afhentning og aflevering. Vente- og servicetid kan være knyttet enten til en bruger eller et sted, og kan variere fra bruger til bruger og fra sted til sted. Vente- og servicetiden, der afregnes for, beregnes af Planetsystemet i forbindelse med planlægning og afvikling af kørslen. Der beregnes vente- og servicetid for alle ophold uden for hjemstedet, medmindre det er ophold ønsket af operatøren, fx til pauser til chaufføren. Servicetid ved brug af kørestol og trappemaskine Udover den vente- og servicetid, der bliver beregnet ovenfor, gives der altid en fast standardservicetid til kørestolsbrugere på 5 minutter, samt 1 minut pr. etage. Ved brug af trappemaskine gives yderligere 10 minutter til fastspænding af kørestolen til trappemaskine og afmontering af trappemaskine efter endt brug. Der indgår også heri tid til at nå til 1. etage. Skal kunden flere etager op, laves der et tillæg på 3 min. pr. etage: Kørestol Kørestol og trappemaskine Etager Servicetid Etager Servicetid Stuen Stuen min min min min min. Der vil derfor som minimum altid være 15 minutters servicetid til en kørestolsbruger, hvor der skal benyttes trappemaskine. Movia betaler for den servicetid, der skal bruges til at betjene trappemaskinen, efter den tilbudte pris for service- og ventetid. 9.2 Indberetning af korrektioner Planetsystemet beregner operatørens betaling i forhold til de planlagte køre- samt vente- og servicetider. Opstår der forsinkelser, som ikke indhentes undervejs, vil operatøren ikke automatisk få betaling for det større tidsforbrug. Derfor er det nødvendigt med manuelle korrektioner til kørselsopgørelsen. Der reguleres kun for forhold, som operatøren ikke kan påvirke, og kun hvis forsinkelsen overstiger 15 min på det enkelte vognløb. Det kan f.eks. være forsinkelser hos kunden, særlige trafikforhold, vejrlig og lignende.

23 FG3 Udbud af Flextrafik Garanti Side 23 Forsinkelser indberettes til Movia af operatøren på I mailen oplyses, hvilke ture der har været forsinket, forsinkelsens størrelse (i minutter) og årsagen til forsinkelsen. Det er operatørens ansvar at dokumentere via GPS-positioner, at vognen har været forsinket. Log over relevante GPS-positioner, hvor forsinkelsen tydeligt er markeret af operatøren, skal indleveres sammen med ønsket om korrektion som dokumentation for denne. Indberetning af korrektioner skal ske hurtigst muligt dog senest 2 hverdage efter forsinkelsen. I perioden 15. november 31. marts skal indberetninger ske hurtigst muligt dog senest 3 hverdage efter forsinkelsen. Ved henvendelser fra Movia til operatøren, skal svar foreligge inden 3 hverdage. Korrektioner, der modtages efter de forannævnte frister, eller som ikke dokumenteres via GPS positioner, vil ikke blive honoreret. Korrektioner, som accepteres af Movia, vil blive foretaget i forbindelse med afregningen. Vejrlig m.m. ("nøddrift") I de tilfælde, hvor vejrlig eller lignende medfører forsinkelser på ture i mere end 50% af Movias område, vil driftschefen i Flextrafik kunne erklære dagens drift for "nøddrift". Erklæres dagen for "nøddrift", vil der ikke blive foretaget individuelle korrektioner på vognløbene, men alle vognløb vil blive kompenseret med 20 % ekstra i betaling, uanset om vejrlig m.m. har medført store eller små forsinkelser. Der kan altså på dage med nøddrift ikke forventes anden betaling end normal betaling + 20 % uanset tidsforbruget på vognløbet. 9.3 Opkrævning af egenbetaling I Flexturs kørselsordning opkræves der i nogle tilfælde egenbetaling fra kunden i vognen. Chaufføren skal derfor kunne håndtere at opkræve betaling og kontrollere eventuelle billetter og kort m.m. hos kunderne, i overensstemmelse med retningslinjer fastlagt af Movia. Egenbetaling oplyses på køreordren, der udsendes til vognen. Chaufføren skal være i stand til at give penge tilbage til kunden. Den opkrævede egenbetaling modregnes i kontraktbetalingen. Chaufføren skal altid udlevere kvitttering til kunden for modtagelse af betaling. 9.4 Bortfald af betaling Betalingen bortfalder, hvis kørslen er indstillet på grund af arbejdskonflikt, blokade eller lignende. Dette gælder, uanset om ovennævnte forhold rammer operatøren direkte, eller rammer leverandører, underleverandører eller andre, der medvirker til opfyldelse af kontrakten. 9.5 Regulering af betaling og af de månedlige satser Priserne, oplyst på tilbudsblanketten, reguleres efter et reguleringsindeks, som på tidspunktet for tilbudsafgivelse er sammensat af nedenstående delindeks på følgende måde: