Top 10 Best Practices til Dynamics NAV rapportering

Transkript

1 Top 10 Best Practices til Dynamics NAV rapportering

2 1. Identificér brugernes behov Økonomiafdelingen har brug for detaljerede oplysninger, sælgerne har brug for et visuelt overblik, mens produktionen har brug for synlighed over afvigelser. Overvej, hvad der er vigtigt for dine brugere, før du udarbejder en rapport. Tal med slutbrugerne om, hvordan de ønsker at bruge rapporten til at understøtte dem i deres daglige opgaver. Du kan blive overrasket over, hvad de siger. Du vil muligvis ikke have den komplette forståelse af behovet, før du har stillet de rigtige spørgsmål. Hvis du arbejder på en ny version af en nuværende rapport, kan du spørge om, hvad der kan forbedres for at gøre dataene lettere at arbejde med. Find ud af, hvordan brugeren interagerer med rapporten, og overvej, hvordan du kan designe grænsefladen for at give en lettere arbejdsgang.

3 2. Udarbejd en rapportkladde Alle gode rapporter begynder et sted, og det sted hedder designfasen. Det kan være nyttigt at lave en kladde af en rapport manuelt ved hjælp af et enkelt design i Excel, for at have det grundlæggende layout på plads. Som en skitse før du maler et mesterværk, kan du øve dig i en simpel kladde, færdiggøre det overordnede design og dermed begrænse endelige tilretninger. Kladde-processen hjælper dig med at visualisere og placere nøglekomponenter på en logisk og brugbar måde. Når du laver en designkladde, skal du tænke på slutbrugerne ved at vælge de komponenter, diagrammer og filtre, som er interessante og nyttige for dem. Gennemgå din kladde sammen med slutbrugerne for at bekræfte, at den opfylder deres behov. My Next Great Report Starts Here. My Next Great Report. Et anis solorrum aborerit exeritate natumquamus posapit denimin ulparuptat. Optat unt. Agnimin net accullacepta ipisi to bearuntiis dolupitatu Paruptatur aut ad modia volo. Ut lam fuga. Nam qui utem voluptibus. North America Europe Asia Australia Africa ROW North America Europe Asia Australia Mustion reni nullendes maxim fuga. 01/27/1969 Africa ROW

4 3. Giv rapporten et logisk navn Konsekvent navngivning hjælper brugerne med hurtigt at finde det, de søger, hvilket gør dine rapporter endnu mere effektive. Du kan overveje at give rapporten en overskrift, som viser rapporttitel, rapportmuligheder, dato og klokkeslæt og et firmalogo, så det er nemt senere at identificere og organisere din rapport. Tydelig navngivelse af elementer, såsom tabeller og diagrammer, gør det lettere for brugerne at bearbejde og analysere data. Bevar samme struktur for navngivning af regnearkene for at gøre arbejdet lettere mellem de enkelte elementer.

5 4. Konfigurer rapportgruppering Man kommer let til at overinformere med for mange data, hvormed formålet med rapporten går tabt. Rapporter kræver, at du præsenterer detaljerede oplysninger og giver et overblik på højt niveau på samme tid. Med rapportgruppering kan du vise detaljerede oplysninger efter behov uden at miste overblikket over den samlede rapport. Gruppering er en ren æstetisk funktion, og du kan gruppere eller opdele data i din rapport, tilpasset slutbrugerne. Nogle brugere ønsker et fuldt detaljeret overblik, mens andre har brug for et mere overordnet billede. For at gruppere et sæt af data i Excel fremhæver du de rækker eller kolonner, du vil gruppere, navigér til datafanen i Excel-menuen og vælg Gruppér. Tastaturgenvejen til grupperings-dialogboksen er Alt + Shift + Højre Pil.

6 5. Benyt dataanalyser og visualiseringsværktøjer Heldigvis har Excel introduceret en række værktøjer i løbet af de seneste versioner, som hjælper dig med at gøre din rapport mere interaktiv. Rapportfiltre er nyttige til sortering af data og kan hjælpe brugeren med hurtigt at afdække tendenser. Sparklines, som blev introduceret af Microsoft i Excel 2010, giver dig mulighed for at oprette små farverige diagrammer i et regneark for at hjælpe dig med at visualisere data. PivotTables kan omdanne en statisk rapport til en nyttig dynamisk rapport. PivotTables giver dig mulighed for hurtigt og let at opsummere store datasæt. Brugere kan interagere med PivotTables og foretage simple analyser og få ny indsigt. Lær hvordan du kommer i gang med Excel PivotTables med denne Quick Tip video!

7 6. Gør din rapport interaktiv Lad dine brugere vælge de oplysninger, som de ønsker at se i rapporten. Microsoft Excel 2010 og nyere versioner tilbyder Slicers som en nem, interaktiv mulighed for dine rapporter. Slicers har knapper, som brugeren kan klikke på for at filtrere PivotTable-data. Ud over filtrering viser Slicers den aktuelle filtreringstilstand, hvilket gør det nemt at forstå, præcist hvad der vises i en filtreret PivotTable-rapport. I Jet Professional kan du også inkludere Report Options i dine rapporter. Dette giver dine brugere mulighed for at indstille deres egne filtre og opdatere rapporten ved at klikke på en knap for at få præcis de oplysninger, de har brug for.

8 Se, hvordan du let bygger Microsoft Dynamics NAV-rapporter. Fra regnskabsrapportering i realtid til fuld synlighed med data warehouse giver Jet Reports fleksible og brugervenlige produkter dig alt, hvad du har brug for til hurtigt at levere præcise rapporter. Se selv, hvorfor over virksomheder i 94 lande bruger Jet Reports til at administrere deres Microsoft Dynamics-rapportering. SE DEMO

9 7. Brug farver til fremhævning Selv om informationen begynder som sort/hvid, betyder det ikke, at den ikke kan gøres mere farverig og interessant. Korrekt brug af farver hjælper brugerne med at få hurtigt overblik over information. En smule farve vil lede brugerens øjne til vigtige oplysninger, men for meget farve kan være distraherende. Brug formatering og formateringsreglerne i Excel til at fremhæve de data, du vil understrege. Brug dæmpede farver på oplysninger, der er mindre vigtige for brugeren. Slet gitterlinjer i din projektmappe for at give dine rapporter et renere udseende (vælg Vis i Excel-menuen og fjern markeringen i feltet for Gitterlinjer ). Få nyttige tips i Microsoft s guidelines for sorting and filtering by color.

10 8. Optimér rapportresultater Måden, en rapport er designet på, har stor betydning for resultatet, så det er vigtigt at være opmærksom på rapportresultatet i designfasen. Opslagsfunktioner kan tage tid at beregne afhængigt af antallet af valgte celler. Når du bruger en opslagsfunktion, opnår du et bedre resultat ved at sortere valgte data ved hjælp af sorteringsfunktionen. Du kan også gøre beregningen hurtigere ved at ændre MATCH -typen for en opslagsfunktion fra præcis til cirka. Hvis du stadig har problemer med opslag, skal du prøve at bruge funktionerne MATCH og INDEX i stedet for VLOOKUP og HLOOKUP. Hvis du ønsker mere dybdegående oplysninger om forbedring af ydeevnen i Microsoft Excel, henviser vi til denne article on Excel performance i MSDN-biblioteket.

11 9. Test rapporten Det er vigtigt at teste resultatet af dine databeregninger og formler. Husk, at dine medarbejdere, og nogle gange din chef, træffer strategiske forretningsbeslutninger baseret på de oplysninger, du leverer. Spørg dig selv, om beløbet ser ud til at være korrekt. Er du i tvivl, skal du lave en hurtig beregning og sammenligne med den oprindelige værdi for at sikre, at dine beregninger er korrekte. Lad en kollega se rapporten for at dobbelttjekke din analyse. Agtpågivenhed på forhånd vil forhindre mange problemer, især hvad angår dynamiske datasæt. I Excel kan du teste dine formler ved hjælp af funktionen Evaluer formel i fanebladet for Formler. Dobbelttjek filtreringen ved at ændre rapportfiltre og køre rapporten.

12 10. Distribuér din rapport Rapporter kan deles og distribueres på mange måder. De kan udskrives, sendes i HTML, sendes til SharePoint, sendes som en Excelprojektmappe eller PDF, videresendes via , deles via Dropbox osv. Løsninger som Jet Enterprise og Jet Professional omfatter planlægningsfunktioner, der automatisk opdaterer dine rapporter med opdaterede data og distribuerer dem til de rigtige modtagere. Dette giver dig mulighed for at automatisere din rapportdistribution og spare tid til mere interessante opgaver. Med så mange muligheder giver det mening at planlægge distributionen og formateringen med omtanke for at få din rapport ud til de personer, der har mest brug for den, i et format, der fungerer for dem. Mange gange vil du bruge forskellige rapportformater til forskellige personer inden for og uden for virksomheden, så sørg for, at distributionen passer til formålet og hensigten med rapporten. Leder du efter et udgangspunkt eller en ide til en ny rapport? Besøg vores skabelonsamling med prøverapporter til Microsoft Dynamics NAV og download gratis prøverapporter.

13 Er du klar til at implementere disse 10 bedste råd i dine rapporter? Kom i gang med Business Intelligence. Når du er klar til at tage det næste skridt i retning af at implementere disse bedste råd i dine rapporter og forretningsprocesser, bør du overveje en Business Intelligence-løsning. Business Intelligence handler om mere end blot teknologi - det handler om mennesker, processer og metodologi. For at hjælpe dig med at introducere Business Intelligence med succes i dit Microsoft Dynamics NAV-system har vi i vores e-bog identificeret 9 problemer, som du bør undgå, før du begynder: 9 fatale fejl i et Dynamics NAV Business Intelligence-projekt I denne e-bog får du en dybere forståelse for, hvad det kræver at implementere en BI-løsning, og hvordan man bedst forbereder en vellykket projektimplementering med minimal risiko. HENT DIN GRATIS E-BOG NU