9 fejl du bør undgå, hvis du vil lykkes med dit Dynamics NAV Business Intelligence projekt

Transkript

1 9 fejl du bør undgå, hvis du vil lykkes med dit Dynamics NAV Business Intelligence projekt At implementere en Business Intelligence-løsning (BI) kan virke som en vanskelig og overvældende opgave. Baseret på vores erfaringer med at implementere BI i over virksomheder, har vi været i stand til at finde frem til 9 specifikke fejltagelser, som ofte ødelægger din forretningsplan, men som kan overvindes således, at du opnår en betydelig højere chance for at få succes. Denne e-bog vil gennemgå disse 9 fatale fejl, så du lærer hvordan du helt kan undgå dem eller i det mindste minimere dem.

2 Fatal fejl nr. 1: "Hvis du opretter det, skal de nok komme." Opstart af et Business Intelligence-projekt med denne tankegang indikerer, at initiativet kommer fra IT, og at det bliver drevet af et teknisk datacentreret perspektiv. Det grundlæggende problem med dette er, at dit Business Intelligence initiativ bliver drevet af IT og IKKE af forretningen. LØSNING: Sørg for at projektteamet er repræsenteret fra forretningssiden lige fra begyndelsen af planlægningen til den vedvarende vedligeholdelse. Stil dig selv spørgsmålet: Hvem er det der skal benytte systemet? (svaret er aldrig: IT-afdelingen? ). Med mindre IT har en business case eller deres egen brugeroplevelse som de ønsker at indsætte her, vil de ikke være involveret i anvendelsen af Business Intelligence projektleverancen og bør derfor kun spille en mindre rolle i selve udviklingen. Ønsker du en komplet liste over de påkrævede roller til et BI-projekt og deres opgaver? Klik her! 2

3 Fatal fejl nr. 2: Din Excel kultur. Excel vi er alle vilde med det. Det er et fantastisk rapporteringsværktøj. Det er samtidig den mest benyttede database i verden. Du kender proceduren, for du har jo gjort det mange gange: udtræk data fra et internt system, indlæs data i Excel og håndtér tallene. Faren er tydelig hver eneste involveret person, som gør dette, har forskellig referenceramme. De har forskellige måder at kombinere tal på i metrikker; de har måske endda forskellige dagsordener. Du ender derfor uden nogen som helst form for dataintegritet. Det betyder én ting RISIKO for virksomheden. Risiko der kommer fra at træffe bekostelige beslutninger på et fejlagtigt grundlag. LØSNINGEN: Den mekaniske løsning er at bygge et data warehouse. Dette vil være stedet hvor alle står sammen og er enige om, hvilke data I skal anvende til at administrere jeres virksomhed, hvordan data skal kombineres, hvilke metoder I skal anvende til at beregne eksempelvis bruttooverskud og nettoindtægt, også selvom du får disse data i Excel. Den ikke-mekaniske måde til at gøre dette på er ved at inkludere en forretningsleder i teamet, som tror på en gennemsigtig, faktabaseret fremgangsmåde når det gælder ledelse og som har gennemslagskraft til at bryde gennem kulturelle barrierer og skabe forandring. 3

4 Fatal fejl nr. 3: Datakvalitetsproblemer. De problemer der skaber udfordringer med datakvaliteten er allestedsnærværende, og indflydelsen på Business Intelligence er betydelig. Folk vil ikke anvende BI-applikationer der er oprettet på grundlag af irrelevante og mangelfuld eller tvivlsomme data. LØSNINGEN: Etablér en procedure eller et sæt af automatiske regler til at identificere skadelige data og blokere dem, så de ikke kommer ind i data warehouse eller BI-miljøet. Interessant nok kan et BI-miljø selv løse dette problem. Den bedste måde at fremhæve datakvalitetsproblemer på er, når de fremkommer på et dashboard, hvilket giver dig en pålidelig indikator, så du nemt kan opspore dem. Ønsker du at få mere at vide om datakvalitet? Hent vores whitepaper: Sådan undgår man BI-fiasko: 4 trin til at undgå upassende datastyring. 4

5 Fatal fejl nr. 4: Der findes alt for mange valgmuligheder. Hvis man skriver BI-løsninger i Google, deltager på en messe eller lytter til for mange sælgere, bliver man nemt forvirret. Der findes mange forskellige løsninger. Hvordan finder man den rigtige løsning? LØSNINGEN: Måden at klare dette på er IKKE ved at sælge skindet før bjørnen er skudt. Først skal man evaluere sine behov: fra et forretningsperspektiv, fra et menneskeligt perspektiv og fra et teknologisk perspektiv. Brug denne øvelse som grundlag for, hvordan du finder løsninger og udbydere af løsninger. Er du ikke sikker på hvilke spørgsmål du skal stille en potentiel BI-udbyder?: Læs denne vejledning! 5

6 Fatal fejl nr. 5: Lad os bare bruge vores nuværende IT-partner til at gøre det. BI er anderledes end andre projekter. Det er virkelig noget, der omfatter en lille smule alkymi, fordi du beskæftiger dig med mennesker, deres processer og forretningsverdenens foranderlige omstændigheder i én blanding. Du kan være sikker på, at en virksomhed der eksperimenterer med BI-projekter vil give dig succes. LØSNINGEN: Du har brug for en specialist find en virksomhed der er dedikeret til at opbygge BI-miljøer. Når du er blevet bekræftet i at de har de tekniske færdigheder og omdømme, der skal til for at give dig succes, skal du ikke holde dig tilbage med at vurdere deres egnethed, ønsker og engagement. Disse elementer er vanskeligere at vurdere, men BI-projekter varer som regel et godt stykke tid, så du kommer til at samarbejde med disse personer over længere tid. Fejltagelser er derfor dyre. 6

7 Fatal fejl nr. 6: Endeligt er det perfekt. Sandheden om BI er at et BI-projekt aldrig afsluttes. JA, det kan overgå til en mindre omkostningskrævende vedligeholdelsestilstand, men din virksomhed ændrer sig hele tiden. Og eftersom hensigten med BI er at være en model for din virksomhed, så skal den også ændre sig hele tiden. Selv hvis virksomheden ikke har ændret sig, så gør brugeren det. En Gartner statistik: Virksomheder kan forvente at deres BI-projekt vil ændre sig med 35 % til 50 % i det første år efter implementeringen blot pga. bruger-feedback. 50% PHASE THREE PHASE TWO PHASE ONE LØSNINGEN: Håndtér forventninger. Lad alle vide hvordan det kommer til at fungere. Planlæg resultater efter det. Budgettér med det. Succes i BI er et mål i bevægelse med tiden. 7

8 Fatal fejl nr. 7: Giv mig blot et dashboard. Nu! Udefra, og en gang imellem selv indefra, kan det være svært at forstå alle de bevægelige dele der skal passe sammen for at dine data dukker op. Det ser ikke umiddelbart ud til, at det skulle være så vanskeligt at producere de tal som folk har brug for til at udføre deres job. LØSNINGEN: Vær realistisk i forhold til forventing om tidshorisont. Det handler om at være villig til at bruge tid og penge på at tolerere de risici, som indgår i et ægte BI-projekt. Men vil disse virkelig være de eneste dashboards og rapporter du nogensinde får brug for? Afspejler de alle dine forretningsbehov? Anvender de data fra dine øvrige systemer? Findes de branchespecifikke KPI er som du har brug for? Repræsenterer de den måde, som dine ansatte har brug for at se dine data på? Dette er virkelig af stor betydning for virksomheden, og det er vigtigt at kigge på hvordan løsningen, som du overvejer, opfylder dette. Og et godt råd vedr. færdiglavede rapporter, der er klar til brug uden for boksen: Hvis du ønsker dashboards og rapporter, så kan vi tilkoble vores Jet Report løsning til dine interne systemer og give dig færdiglavede dashboards og rapporter fra dine data i løbet af få timer. 8

9 Fatal fejl nr. 8: Hvorfor er mit bruttooverskud forskelligt fra dit? Vi har alle sammen prøvet at være til et møde hvor to regnskabsfolk dukker op med lidt forskellige tal. Det første kvarters tid går med at diskutere hvem der har ret. Det er komplet spild af tid, og det går ud over tilliden til tallene og hinanden. LØSNINGEN: Bestem dig for din virksomheds version af sandheden, og byg dit data warehouse baseret på dette grundlag. Hos Jet Reports starter vi altid med at tale om dette koncept, et step før data warehouse trinet. Spørgsmål som dit implementeringsteam bør overveje: Hvordan ønsker vi at vores datahierarkier struktureres? Hvad forstår vi med salg? Hvordan segmenterer vi vores produktsortiment mhp. rapportering? 9

10 Sæt dig ned, udfærdig en plan, opret dine regneark men brug ikke alt for meget tid på det. Jack Welch om Strategi. Fatal fejl nr. 9: Strategi? Lyder det som en overdrivelse? Dette kunne være den største af alle fejltagelser at undlade at udarbejde og dokumentere BI-strategien. BI kan være noget der for alvor åbner øjnene i din virksomhed. Forestil dig, hvis alle trækker på samme validerede og pålidelige tal fra samme pulje, og hvis alle fokuserede på samme numeriske mål og arbejdede med samme KPI er for at skabe handling og forbedre processer. Det er datakraften, men det sker ikke af sig selv. Det sker i hvert fald ikke blot, fordi du har installeret en ny software. LØSNINGEN: Opret et strategidokument. Det lyder hårdt og tidskrævende, men det behøver det ikke at være. Ingen plan er skudsikker; tingene kommer til at ændre sig. Betragt dit strategidokument som en køreplan. Det bør være en plan, en reference og en vejledning. Hvis du foretager små justeringer hen ad vejen, er det udtryk for en sund udvikling og vækst. 10

11 Få nøjagtige rapporter inden for rækkevidde Nu hvor du ved, hvad du skal undgå i dit næste BI-projekt, kan du slappe af og lære hvordan du i mellemtiden kan forenkle og øge hastigheden på dine rapporteringsprocesser! I vores Top 10 Best Practices til Dynamics NAV rapportering kigger vi nærmere på best practices indsamlet gennem mange års erfaring for at hjælpe dig med at forbedre rapporteringsnøjagtigheden, automatisere rapporteringsopgaver og reducere omkostninger. Uanset om du er ekspert i regneark eller nybegynder i rapporteringsverdenen, så kan du hente dette whitepaper som indeholder gode råd om at: Gøre rapporter mere interaktive Øge brugbarheden af rapporter Brugertilpasse rapporter til dine målgrupper Undgå utilsigtede regnearksfejl HENT: TOP 10 BEST PRACTICES TIL RAPPORTERING

12 Se hvor nemt oprettelse af Microsoft Dynamics NAV rapporter kan være Fra finansiel rapportering i realtid til komplet synlighed fra data warehouse og B I har Jet Reports produkter, som er fleksible og nemme at anvende. Alt du har brug for til at levere hurtige og nøjagtige rapporter. Se selv hvorfor kunder fra 94 lande stoler på Jet Reports til at håndtere deres Microsoft Dynamics rapportering. SE DEMO