Indhold. Selandia-CEU Side 2

Transkript

1 Excel 2007

2 Indhold Excel Start Excel... 4 Luk Excel... 4 Skærmbilledet i Excel Titellinjen... 5 Båndet... 5 Formellinjen... 6 Celler... 6 Ark... 7 Mus og markør... 7 Fyldhåndtaget... 7 Markørbevægelse... 8 Beregninger i Excel... 9 Eksempler på formler: Addition (+) Autosum Subtraktion (-) Multiplikation (*) Division (/) Kopiere formel Parenteser i formlerne Opgave Formatering Formatering af tekst og tal: Talformater: Justering: Opgave Kanter Opgave Opgave Opgave Opgave Opgave Opgave Diagrammer Oprette diagram Selandia-CEU Side 2

3 Slette diagram Opgave Rækker og Kolonner Indsætte række eller kolonne Slette række eller kolonne Opgave Selandia-CEU Side 3

4 Excel 2007 Programmet Microsoft Excel er et regnearksprogram i daglig tale ofte blot kaldet et regneark. Excel kan bruges til mange forskellige slags opgaver. f.eks. Opstilling af Årsregnskaber budgetter kalkulationer kørselsregnskaber o.l. Du kan desuden lave diagrammer over dine opstillinger så du kan præsentere dine beregninger mere overskueligt og professionelt. Start Excel Start programmet Microsoft Excel 2007: 1. Klik på startknappen på proceslinjen 2. Klik med musen på Alle programmer 3. Gå op til Microsoft Office 4. Klik med musen på Microsoft Office Excel 2007 Luk Excel 1. Klik på Office-knappen 2. eller klik på på Titellinjen Selandia-CEU Side 4

5 Skærmbilledet i Excel 2007 Der kan være afvigelser fra dit skærmbillede og billedet herunder Den aktive celle Hurtigstart Værktøjslinjer Båndet Formellinjen Kolonner Rækker Ark Rullelister Som du kan se er der nogle ting, der ligner Word-programmet, mens andre er helt anderledes. Titellinjen Minimer Luk Maksimer Gendan fra maksimer Båndet Selandia-CEU Side 5

6 Funktionerne i Excel findes i fanerne, punkterne i båndet og de knapper, rullefelter og dialogbokse, der er knyttet til de enkelte punkter. Bag hver af fanerne/punkterne i båndet gemmer sig altså funktioner i værktøjslinjer, som viser sig, når du klikker på punktet. Endnu et eksempel: Hvis et punkt er nedtonet (inaktive), skyldes det, at fordi betingelsen for at benytte funktionen ikke er til stede. Formellinjen Boksen navn Formellinje Til venstre i formellinjen, kan du se, hvilken celle cellemarkøren står i. Til højre, i selve formellinjen, kan du se, hvad der er indtastet i cellen, se eksemplet: Når tekst eller tal er skrevet klikker du på for at fortryde eller på for at godkende Celler Et regneark er delt ind i vandrette rækker, som er nummereret med tal, og lodrette kolonner, som er nummereret med bogstaver. Der, hvor rækker og kolonner krydser hinanden opstår der en celle, som hedder en kombination af kolonnens bogstav og rækkens nummer. I det følgende eksempel står cellemarkøren i celle B3, altså i kolonne B, række 3. Selandia-CEU Side 6

7 Ark En fil i Excel kaldes en projektmappe og de kan bestå af mange ark, som hedder Ark 1, Ark 2, Ark 3 osv. Mus og markør Markøren vises som forskellige symboler. Når du peger på regnearkets celler, vises markøren således: I cellens kant vises musen således: (bruges, når indholdet i en celle skal flyttes/kopieres) Fyldhåndtaget Fyldhåndtaget er en meget vigtig del af cellemarkøren, det bruges til at kopiere eller mangfoldiggøre en celles indhold med. Fyldhåndtaget Musen skal blive til et lille sort kryds, inden du kan bruge på fyldhåndtaget. Hvis du f.eks. skriver 500 i en celle og derefter trækket i fyldhåndtaget, så vil der komme til at stå 500 i de celler, som der er trukket hen over: Resultat Selandia-CEU Side 7

8 Eller hvis du skriver et måneds- eller dagsnavn i en celle og trækker i fyldhåndtaget: Da vil Excel udfylde med de korrekte månedsnavne eller dagsnavne. Du vil senere opleve, at formler kan kopieres på samme måde. Der kan trækkes i fyldhåndtaget alle fire retninger. Markørbevægelse Mus Hvis du skal fra en celle til en anden celle klikker du med venstre musetast på den ønskede celle Tastatur Du kan også bruge tastaturet til at manøvrerer rundt i regnearket Tab-tasten Tryk på Shift + Tab-tasten Enter Shift + Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End Pile taster En celle til højre En celle tilbage mod venstre En celle ned (kan ændres) Markøren flytter sig Rykker opad efter indtastning i celle Til første celle i en række Til første celle i et regnskab Til sidste celle i et regnskab I pilens retning Hvis du hurtigt skal til en celle kan du skrive cellenavnet i boksen til venstre for formel-linjen, hvis du f.eks. skriver U157 og trykker på Enter-tasten vil markøren springe til celle U157 Selandia-CEU Side 8

9 Markering i Excel regneark Markere én celle Du vil Markere en hel kolonne Markere en hel række Markere hele arket Markere et celleområde Klik i cellen Gør således Klik på kolonnebogstavet Klik på rækkenummeret Ctrl+a Klik i den første celle, hold venstre musetast nede og træk hen over det ønskede område Markere flere celleområder på en gang Hold Ctrl-tasten nede medens du markere de udvalgte områder Beregninger i Excel Excel kan naturligvis de fire regnearter: Regneart Tast der skal anvendes Addition plus + Subtraktion minus - Division dividere / Multiplikation - gange * På tastaturet finder du nemmest tasterne med de fire regnearter i det numeriske tastatur. / * - + En formel i Excel skal altid begynde med et lighedstegn = Efterfølgende vises forskellige måder Excel beregner tal på. Selandia-CEU Side 9

10 Eksempler på formler: Addition (+) Når du skal lægge tal sammen kan det gøres således: 1. Klik først på den celle hvor resultatet skal stå (A7) 2. Tast et =(lighedstegn) 3. Tast a1, tast et + (plus) tegn tast a2 tast et + osv. til alle celler du vil have beregnet er tastet 4. Du må ikke slutte med et + tegn 5. Tryk til sidst på Enter-tasten eller klik på fluebenet i formellinien Autosum Der er flere måder du kan bruge autosum på: Metode 1 Autosum er en hurtig måde at lægge en række tal sammen på. Klik i den celle resultatet skal stå i (i dette eks. A7) Klik på autosum knappen Autosum findes 2 steder, under fanen Startside og under fanen Formler Selandia-CEU Side 10

11 Når du klikker på Autosum vil Excel gætte sig til, hvilke celler du ønsker at sammenlægge, hvis Excel har gættet rigtigt, skal du blot acceptere det Excel foreslår, enten ved at klikke med musen på, klikke på autosum knappen igen eller taste Enter-tasten. Metode 2 1. Marker de celler der skal sammenlægges, samt den celle hvor resultatet skal stå i. 2. Klik på Autosum > resultatet vil nu vises i den tomme celle E2 Metode 3 Kolon : (shift+punktum) På tastaturet kan du f.eks. skrive formlen =sum(a1:d1) dette betyder at alle tal fra celle e1 til d1 inklusiv a1 og d1 lægges sammen. Denne metode bruges til mere kompliceret formler der beskrives på side 14. Eksempel på formel hvor du skal bruge parenteser Selandia-CEU Side 11

12 Udpeg med musen Hvis du skal lægge tal samme der ikke står lige efter hinanden kan du klikke dig frem, med musen, i de celler der skal lægges sammen. 6. Klik først på den celle hvor resultatet skal stå (D7) 7. Tast et =(lighedstegn) 8. Klik på den første celle der skal sammenlægges 9. Tast et + (plus) tegn 10. Klik på den næste celle der skal sammenlægges 11. Du må ikke slutte med et + tegn Bliv ved med denne fremgangsmåde til alle cellerne der skal sammenlægges er valgt og afslut med Enter tasten I eksempler ovenfor er cellerne A2+B3+C1+D4 sammenlagt i celle D7 Subtraktion (-) Principperne er de samme, når du skal trække tal fra hinanden, som når du lægger dem sammen. Her bruges (minus/bindestreg) Her ønskes fortjenesten beregnet, altså skal man stå i cellen B11 og taste =B4-B10 og derefter klikke med musen på eller taste Enter. Selandia-CEU Side 12

13 Multiplikation (*) Her er fremgangsmåden igen den samme, bortset fra at her vælges gangetegnet * Her skal beregnes hvor meget 10 æbler koster, altså skal man stå i cellen D2 og taste =B2*C2 og derefter klikke med musen på eller taste Enter. Division (/) Her er fremgangsmåden igen den samme, bortset fra at her vælges / (dele/dividere). I D7 ønsker vi at beregne hvad gennemsnitsprisen er for 37 stykker frugt, som i alt har kostet 50 kr. Formlen, der skal indtastes i D7, er =D5/C5. Kopiere formel Formlen som er brugt til at beregne prisen på æblerne i celle D2 med, kan også bruges på pærerne og blommerne. Træk i fyldhåndtaget og Excel finder selv ud af at forøge cellereferencerne, cellenavnene, med én, så der ud for pærerne kommer til at stå =B3*C3 og ud for blommerne =B4*C4. Selandia-CEU Side 13

14 Parenteser i formlerne Når du begynder at arbejde med mere kompliceret formler, får du brug for et eller flere sæt parenteser () til at styre Excels udregninger med. Når du selv skriver formlen, skal du være opmærksom på, hvornår du skal bruge parenteser, elles får du nogle helt forkerte beregninger. Det forholder sig sådan, at de 4 regningsarter opfører sig lidt forskelligt. plus og minus opfører sig på én måde gange og dividere opfører sig på en anden måde plus og minus gange og dividere Hvis udregningerne i en formel KUN indeholder regnetegn fra den ene af de 2 kasser herover, så behøver du ikke nogen parentes men hvis du blander regnetegnene fra de 2 kasser, så skal du som regel bruge parentes. Excel beregner først gange og dividere og derefter plus og minus. Hvis du har en formel som = A3 + A4 * B3 + B4, ganger Excel først A4 * B3 og derefter tilføjer dette resultat til A3 og B4. Hvis meningen var at resultatet af A3 og A4 skulle ganges med og B3 og B4 skal du sætte parenteser omkring cellereferencer 1 og dermed fortælle Excel specifikt, hvordan du vil beregne en formel og formlen skal se således ud = (A3 + A4) * (B4 + B5) Her den forkerte formel Og her den rigtige formel Eksempel: Her ses også tydeligt forskellige resultat 1 En cellereference er de enkelte cellers navne A1-A2-A3 osv. Selandia-CEU Side 14

15 Opgave 1 I denne opgave skal du indtaste tekst og tal, indtaste formler og kopiere formler. 1. Indtast dette: Lige nu skal du ikke spekulerer på, at der i A8 ikke er plads nok til ordet Appelsiner, det ordner sig senere, bare skriv ordet helt ud. 2. Indtast og kopier formler 3. I cellen B9 vælger du autosum med knappen og accepterer med 4. Læg musen på fyldhåndtaget og træk så formlen bliver kopieret til cellerne til højre, til og med G9. 5. I cellen H4 vælger du autosum med knappen og accepterer med 6. Læg musen på fyldhåndtaget og træk så formlen bliver kopieret til cellerne nedad, til og med H9. Herefter skulle det se således ud: Herefter trænger der til at blive pyntet på udseendet, så behold regnearket åbent. Selandia-CEU Side 15

16 Formatering Formatering af tekst og tal: Marker den/de celler, som skal formateres og vælg, som i Word, skrifttyper, skriftstørrelser, effekter og farver. Talformater: Tallene kan have forskellige formater, med og uden decimaler, med og uden kr. foran osv. Det vælges her. Forskellige talformater Forøg decimalantal Formindsk decimalantal Kr. % Seperatortegn Justering: Tekst bliver automatisk venstrestillet i celler, tal højrestillet, men, som i Word, der kan selvfølgelig vælges noget andet. Teksten må skifte linje i cellen De markerede celler flettes til én stor celle og indholdet centreres Indholdet i den/de markerede celler bliver justeret som knapperne viser Selandia-CEU Side 16

17 Opgave 2 Der skal gemmes, flettes celler, formatere tekster og tal, kolonne skal gøres brede og der skal udskrives. Du skal fortsætte med opgaven fra før og det er nok en god idé at gemme før du går videre. Du gemme på samme måde som i Word. Gem opgaven og formater videre 1. Vælg Office-knappen og derefter Gem som, kald det Opgave 2 Excel vil altid foreslå navn startende med Mappe, som her Mappe1, det skal du slette og i stedet skrive et mere sigende navn her Opgave 2 Du skal ikke blive forskrækket og tro at dine Word-dokumenter er forsvundet, de bliver bare ikke vist, når du er i Excel, lige som dine Excel-filer ikke vil blive vist, hvis du er i Word 2. Videre med opgaven, som skal ende med at se således ud Selandia-CEU Side 17

18 3. Alt i kolonne A skal med fed skrift, marker kolonnen og vælge knappen Fed skrift 4. Træk kolonnen A tilpas bredere ved at lægge musen mellem A og B og træk 5. Marker cellerne A1 til H1 og vælg knappen Flet og centrer 6. Overskriften er punktstørrelse Marker cellerne B3 til H3 og vælg knappen justeringen Centrer 8. Marker cellerne B4 til H9 og vælg knappen Seperatortegn og tryk derefter to gange på knappen Formindsk decimal 9. Regnearket har nu forandret sig, så det er på tide at gemme det igen, vælg knappen Gem i værktøjslinjen Hurtigstart 10. Indtast dit navn i cellen A Udskriv regnearket (på samme måde som i Word) Selandia-CEU Side 18

19 Kanter Hvis du vil have de aktive dele af regnearkets gitterlinjer printet ud, skal du vælge det i fanen Sidelayout, Sideopsætning, Ark: Selandia-CEU Side 19

20 Hvis du vil have nogle pyntelige kanter bestemte steder, skal du markere de relevante celleområder og derefter vælge knappen Kanter til forskellige kant-modeller: Selandia-CEU Side 20

21 Opgave 3 Kanter og Vis udskrift Regnearket skal se ca. således ud: Den stiplede linje mellem kolonne I og J viser hvor der er sideskift, den fremkommer automatisk, når der har været valgt Udskriv eller Vis udskrift og er altså ikke en linje, som bliver skrevet ud 1. Marker den flettede celle A1 og vælg knappen Tyk bundkant 2. Marker cellerne A9 til H9 og vælg knappen Top- og dobbelt bundkant 3. Hvis du vil se, hvordan udskriften ser ud, inden du bruger printeren, kan du vælge Vis udskrift, som du finder under Udskriv 4. Gem 5. Luk, som du finder i menuen under Office-knappen Selandia-CEU Side 21

22 Opgave 4 I det foregående har du stiftet bekendtskab med nogle almindelige funktioner i Excel. Den følgende opgave ligner en del, så den må du udføre på egen hånd! 1. Vælg en ny projektmappe med f.eks. genvejstasten Ctrl+n 2. Indtast tekster og tal, IKKE I alt og Total tallene, kolonne H og række 8, det er formler, som du kommer til i næste punkt Overskriften Slikbutikken 1. Halvår skal skrives i cellen A1 3. Opret formler i B8 og H3 og kopier dem 4. Tilret kolonnebredde 5. Flet og centrer 6. Centrer tekster 7. Formater med fed skrift og skriftstørrelse 8. Formater med kanter 9. Skriv dit navn i f.eks. A Udskriv 11. Gem, kald det Opgave Luk Selandia-CEU Side 22

23 Opgave 5 I denne opgave skal du bruge det du hidtil har lært og desuden skal du bruge regnearten gange *. Den næste opgave skal ende med at således ud: 1. Vælg en ny projektmappe med f.eks. genvejstasten Ctrl+n 2. Indtast tekster og tal i cellerne A1 til C10 3. Opret formel i D3 der ser således ud =B3*C3 4. Kopier formelen til D4 til D9 5. Opret formlen Autosum i D10 6. Marker A1 til D1 og vælg Flet og centrer 7. Træk A kolonnen bred nok 8. Centrer overskrifterne i række 2 9. Formater med fed skrift på Kolonne A og række Formater pengebeløbene i kolonne C og D med 11. Skriv dit navn i A Gem som Opgave Udskriv 14. Luk Selandia-CEU Side 23

24 Opgave 6 I denne opgave skal du ud over de tidligere brugte funktioner trække fra. 1. Indtast tekster og tal 2. Opret formler i cellerne B4 og B10 med Autosum 3. Formlen i B11 skal hedde =B4-B10 4. Formater med fed skrift og kanter 5. Udskriv 6. Gem som Opgave 6 7. Luk Selandia-CEU Side 24

25 Opgave 7 I denne opgave skal du dividere, og til det bruger du en tidligere opgave. 1. Åbn Opgave 5 2. Tast teksten i cellerne A14 og A15 3. I celle D15 skal du oprette formlen =D10/20, i dette tilfælde bruger du altså et rigtigt tal i formlen. 4. Gem 5. Luk Selandia-CEU Side 25

26 Opgave 8 Igen er her en selvstændig opgave, hvor du skal bruge alle dine Excel-kundskaber. 1. Indtast så sædvanlig tekster og tal 2. Tilret kolonne A, så den er bred nok til teksterne I flere rækker er der samme tal i alle cellerne, dem kan du kopiere med fyldhåndtage. Skriv i celle B4 og træk i fyldhåndtaget, så tallet kopieres til og med G4, i celle B5 skriver du og kopierer det til og med G5 med fyldhåndtaget osv. 3. Opret formel i B6 og kopier den til højre 4. Opret formel i H4 og kopier den nedad 5. Opret formel i B18 og kopier den til højre 6. Opret formel i H9 og kopier den nedad 7. Opret formel i B20 og kopier den til højre (=B6-B18) 8. Opret formel i B23 (=H20/6) 9. Formater med talformater, fed skrift, kanter og flet celler, så det kommer til at se ud ca. som herunder 10. Gem som Opgave 8 Selandia-CEU Side 26

27 Selandia-CEU Side 27

28 Diagrammer Oprette diagram Det vigtigste ved at oprette et diagram er at starte med at markere de rigtige celler, de celler som diagrammet skal bygge på. Hvis du har valgt de forkerte celler, er den nemmeste du kan gøre at begynde forfra. Et diagram kan bygge på celler, som hænger sammen, eller på celler, der ligger spredt, men de skal høre logisk sammen og tilsammen udgøre en firkant, altså ikke noget med at markere 5 celler et sted og 3 celler et andet sted. Eksempel: Til dette søjlediagram er cellerne A3 til G8 markeret og brugt til diagrammet. Selandia-CEU Side 28

29 Eksempel: I det følgende eksempel er cellerne A3 til G3 og A9 til G9 markeret. For at markere flere områder, som ikke hænger sammen, skal du starte med at markere det første sæt celler, her A3 til G3 og derefter holde Ctrl-knappen nede, medens det næste sæt celler markeres, her A9 tilg9. Der findes flere forskellige typer diagrammer, søjler, kurver, cirkler og andre. Når et diagram er oprettet, kan der redigeres i det, tilføje tekster og forklaringer, ændre farver og type osv, men det må du komme på Excel-kursus for at lære noget om. Slette diagram Klik på kanten af diagrammet og tryk på Delete-tasten. Selandia-CEU Side 29

30 Opgave 9 Du skal oprette et par diagrammer på grundlag af regnskaber du tidligere har lavet. 1. Åbn Opgave 2 2. Marker cellerne A3 til og med G8 3. Vælg fanen Indsæt i Båndet 4. Vælg Søjle 5. Vælg en af modellerne, i det følgende er valgt den øverste til venstre Selandia-CEU Side 30

31 6. Marker cellerne B3 til G3 og B9 til G9 og opret et cirkeldiagram. 7. Gem opgaven 8. Luk Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Selandia-CEU Side 31

32 Rækker og Kolonner Man kan slette rækker og/eller kolonner og man kan indsætte rækker og/eller kolonner præcis hvor man ønsker det. Excel er endda så genial, at formler, som bliver påvirket af en eller flere af disse handlinger, automatisk bliver opdateret, tilrettet. Indsætte række eller kolonne Klik med højre muse-knap på det rækkenummer eller det kolonnebogstav, hvor du ønsker at indsætte nyt. Vælg Indsæt Eksempel: Du ønsker en ny række mellem Blommer og Bananer, altså en ny række 7 1. Klik med højre mus-knap på det rækkenummer 7 2. Klik på Indsæt Selandia-CEU Side 32

33 3. Nu kan du bruge den nye række, her er tastet ind: 4. Hvis du har brugt de rigtige formler i totalerne er de allerede nu opdateret automatisk, men der mangler en formel i H7 5. Kopier med Fyldhåndtaget formlen fra H6 til H7. Slette række eller kolonne Gør som før, klik med højre mus-knap på det rækkenummer eller det kolonnebogstav, som du ønsker at slette Vælg slet Eksempel: Du vil slette kolonnen med lørdag, altså kolonne G Selandia-CEU Side 33

34 1. Klik med højre mus-knap på G 2. Vælg Slet 3. Formlerne burde være opdateret automatisk, så du er færdig Selandia-CEU Side 34

35 Opgave 10 Hvis du har tid og lyst, kan du åbne opgave 2 og prøve det foregående med at indsætte række og slette kolonne. Selandia-CEU Side 35