Referat fra fusionsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra fusionsbestyrelsesmøde Afbud fra: Anders Olesen Thomas Pallensen med på skype d. 4. september kl. 16:00 19:00 Studentervænget 2, lokale N24 i Science 1. Økonomiopfølgning på de to gymnasier 20 min Orientering v. Hans-Henrik Deichmann og Lise Christiansen Bilag 1, 2 og 3 Gennemgang af budgetopfølgning for Horsens Gymnasium og Horsens Statsskole, der viser at begge skoler har en god økonomi og holder budgettet. Den økonomiske status og budgetopfølgning blev taget til efterretning Bilag 3 beskriver hvordan der arbejdes på en ensretning af økonomi og budgetopfølgning. Bestyrelsen tilslutter sig planen 2. Tilbagemelding på gruppedrøftelse 10 min Orientering v. Flemming Steen Jensen Bilag 4 En tydeliggørelse af at inputs fra gruppedrøftelserne den 28/5 bestemt ikke er glemt der arbejdes videre med i forskellige tempi og forskellige arbejdsgrupper. En samlet opsummering af inputs kan ses i referatet fra 28/5. 3. Intern kommunikation og ekstern kommunikation og 20 min markedsføring Oplæg til drøftelse v. Casper Rask og Hans Henrik Danielsen At forslag til intern og ekstern kommunikationsstrategi drøftes med henblik på at indarbejde ønsker og gode råd fra bestyrelserne. Den overordnede kommunikationsplan blev præsenteret: Efterår 2018: Opstart af visionsproces Nedsættelse af kommunikationsudvalg Efterår 2019: Fælles logo og værdier. Fælles præsentation på uddannelsmesse Fælles hjemmeside Markedsføringsplan (Økonomisk overslag på )

2 Lige nu forberedes uddannelsesmessen. I den forbindelse udfærdiges der en FAQ der skal give svar på alle spørgsmålene om hvad der sker, når man optages på et af de to gymnasier i hhv. 2019, 2020, 2021 (ex. Kan I flytte mig? Har det betydning hvor jeg søger? Osv) I bestyrelsen var der bred enighed om at det er vigtigt at få skabt ro og tryghed hos kommende elever. Rektorerne har kontakt med UU allerede 12/9, for også derigennem at få skabt ro om hvad der sker og være med til at sikre at eleverne ikke søger andre steder hed. Det prioriteres, at der løbende til fortælles den Den gode historie til pressen. I forhold til ekstern kommunikation billiger bestyrelsen et ønske om en øget økonomisk ramme til kommunikation. Til sparring nedsættes en kommunikationsgruppe fra bestyrelsen: Annemette, Mette, Helle (to kommunikationsmedarbejder kan stilles til rådighed), Charlotte, Jens (elev), Mette (elev) Intern kommunikation: Nogle medarbejdere oplever stadig at sidde med ubesvarede spørgsmål i forbindelse med fusionsbeslutningen. Bestyrelsen tilbyder at stille op til et møde med medarbejdere fra begge skoler. Rektorerne følger op på dette. 3a. Den nye ledelsesmæssige konstruktion på Horsens Gymnasium efter Jens Skovs opsigelse At Henriette Hartoft Andersen bliver konstitueret som rektor, og Hans Henrik Danielsen bliver konstitueret som vicerektor. Desuden indstilles, at der disponeres med ekstraomkostninger til ledelse ud fra en nærmere fastsat ramme, således at Horsens Gymnasium har tilstrækkelige ledelsesmæssige ressourcer til den daglige drift og den igangværende fusionsproces. Konstruktionen godkendes. 3b. Proces omkring ansættelse af rektor og vicerektor til Horsens Gymnasium og HF At bestyrelsen nedsætter et udvalg med henblik på at fastlægge proces og tidsplan for ansættelse af rektor og vicerektor for Horsens Gymnasium og HF. Udvalget vil bestå af 4 bestyrelsesmedlemmer fra hver skole: formand, næstformand, medarbejderrepræsentant med stemmeret og et øvrigt eksternt medlem. Udvalget har mulighed for at inddrage ekstern konsulentbistand. Udvalget kommer med en indstilling til bestyrelsen med henblik på en afklaring inden for en nærmere fastsat tidsramme. Konklusionen er, at vi nedsætter et udvalg med henblik på at fastlægge proces og tidsplan for ansættelse af rektor og vicerektor for Horsens Gymnasium og HF. Udvalget vil bestå af 5

3 bestyrelsesmedlemmer fra hver skole: formand, næstformand, medarbejderrepræsentant med stemmeret, et øvrigt eksternt medlem samt tillidsrepræsentanten. Udvalget har mulighed for at inddrage ekstern konsulentbistand. Udvalget kommer med en indstilling om proces og tidsplan til bestyrelsen med henblik på en afklaring inden for en nærmere fastsat tidsramme. Som eksterne medlemmer blev Arne Kjær fra Horsens Gymnasium og Mette Vestergaard Rasmussen fra Horsens Statsskole og HF valgt. 4. Salg af Højen 1 15 min Beslutning om endelig godkendelse af salgsaftale med Horsens Kommune v. Jens Skov Bilag 5, 5a og 5b At bestyrelserne godkender salgsaftale eller giver styregruppen mandat til at færdiggøre salgsaftale med Horsens Kommune. Hovedpunkterne i udkast til betinget handelsaftale vedrørende salg af Højen blev gennemgået: Hovedpunkter i aftalen Det er en betinget aftale jf. bilag 5 Prisen er foreløbigt fortrolig men lever op til bestyrelsens forventninger Der bliver tale om etapevis overtagelse af bygningen Bygningen købes/sælges som beset Ansvarsfraskrivelse i forhold til fejl og mangler Der skal laves almindeligt vedligehold på bygningerne på Højen 1 frem til overdragelsesdagen Den efterfølgende drøftelse drejede sig om: Tidspunktet for offentliggørelse af købssummen Jens Skov vender tilbage med svar på dato På baggrund af byggeplanerne og planen for salg af bygningerne på Højen 1 udarbejder Hans-Henrik Deichmann og Lise Christiansen en samlet finansieringsplan Infrastruktur vedrørende Studentervænget 2. Der er god dialog med Horsens Kommune om emnet. Bestyrelsen giver styregruppen mandat til med udgangspunkt i udkastet til at indgå bindende aftale med Horsens Kommune og salg af Horsens Gymnasiums bygninger på Højen 5. Screeningsansøgning 10 min Orientering v. Jens Skov Bilag 6

4 Kører som forventeligt. Vi har på forhånd indhentet høringsvar som sendes videre til UVM. Møde i fordelingsudvalget 14/9. Forventeligt at UVM giver en positiv tilbagemelding på ansøgningen. 6. UVM s forslag om sammenlægning af gymnasierne med 15 min virkning fra 2020, herunder indberetning af investeringsramme Beslutning v. Jens Skov og Flemming Steen Jensen Bilag 7 At vi undersøger denne mulighed, og at Styregruppen får mandat til at gå videre i forhold til samtaler med UVM. Styregruppen får mandat til at gå videre i forhold til UVM samt undersøge muligheden for at eleverne kan få eksamensbevis fra den skole, hvor de påbegyndte deres gymnasiale uddannelse. 7. Status på tilbygning på Studentervænget 10 min Orientering v. Flemming Steen Jensen Bilag 8 Byggeudvalget har udvalgt Arkitema som teknisk bygherrerådgiver, og møderækken går i gang snarest. Kontrakten underskrives mandag d. 10., når stand still-perioden er udløbet. Den overordnede plan overholdes således, blandt andet er aftalt et dialogmøde med naboerne om byggeproces og den fremtidige infrastruktur. I mødet deltager byplanlægger Helene Mai Krusborg, den tekniske bygherrerådgiver, repræsentanter fra byggeudvalget, bestyrelsesformand, serviceleder, uddannelsesleder og rektor fra Statsskolen. 8. Involvering af bestyrelsen vedrørende beslutning om byggeriet 15 min Drøftelse og beslutning v. Flemming Steen Jensen At byggeudvalget tilrettelægger 1-2 temadrøftelser i efteråret med fokus på udvikling af et byggeprogram. Endvidere præsenteres byggeudvalgets anbefalinger for bestyrelsen med henblik på at indhente inspiration til det endelige program. På samme måde præsenteres udvalgets anbefalinger af hovedentreprenør for bestyrelserne. Indstillingen er vedtaget. 9. Udmøntning af resultatløn 2017/18 10 min Orientering og drøftelse v. Ulrik Kragh og Helle Vestergaard Bilag 9 og 10 eftersendes. At bestyrelsesformændene får mandat til at udarbejde resultatlønsvurderinger til rektorerne på baggrund af bestyrelsernes drøftelse af punktet.

5 Rektor Jens Skovs og Flemming Steen Jensens resultatlønskontrakter blev gennemgået, og der var enighed om udbetaling i henhold til evaluering af resultatlønskontrakternes med udgangspunkt i begrundelserne for opnåelsen og vurdering af målopfyldelsen. De konkrete beløb og procenter fremgår af separate bilag, der blev forelagt bestyrelsen. Der var bemærkninger om, at materialet blev fremsendt meget sent. 10. Fastsættelse af emner og ambitionsniveau til resultatløn 2018/19 10 min Drøftelse v. Ulrik Kragh og Helle Vestergaard At bestyrelsesformændene får mandat til at udarbejde resultatlønskontrakter til rektorerne på baggrund af bestyrelsernes drøftelse af punktet. Der tages udgangspunkt i det udsendte bilag, som justeres på ganske få punkter. Bestyrelsen drøftede formandskabernes indstilling, og gav formændene mandat til at færdiggøre kontrakterne. 11. Godkendelse af studieretningsudbud 5 min Orienteringspunkt v/jens Skov og Flemming Steen Jensen Bilag 11 og 12 Bestyrelsen godkendte studieretningsudbud 2019 for hhv. Horsens Gymnasium og Horsens Statsskole. 12. Nyt fra rektorerne 5 min v. Jens Skov og Flemming Steen Jensen Bilag 13 Rektor Jens Skov: God skolestart på Horsens Gymnasium, bortset fra perspektiverne på uddannelsesområdet i det netop offentliggjorte forslag til Finanslov. Rektor Flemming Steen Jensen: Også god skolestart på Horsens Statsskole. Orientering om indberetningen til ministeriet, jf. bilag 13. Rektors forventning er, at den socioøkonomiske reference i forhold til eksamensresultatet (løfteevnen) er steget, idet eksamensgennemsnittet også er steget. 12a Kommunikation fra bestyrelsen - Bestyrelsen har forholdt sig til at sikre en stærk ledelse efter JSk s afsked pr Økonomi: Lidt bedre økonomi end forventet på både HG og HS. - Orientering om kommunikationsplanen. Der var mange input til de to uddannelseslederes oplæg, og alle var enige om at sikre transparens og en stærk proces. Bestyrelsen nikkede til indstillingerne i oplægget og ønsker FAQ delt i bestyrelsen. - Nabomøde med henblik på god dialog. Spørgsmål om infrastruktur er fortsat kommunens område. - Arbejder hen imod ny sammenlægningsdato pr når ministeriet har givet grønt lys. Vi skal huske spørgsmålet om elevernes eksamensbevis (navn, logo m.m.) for de relevante årgange.

6 - Punkt på næste bestyrelsesmøde: Forretningsordenen skal have et serviceeftersyn. 13. Eventuelt Der var intet til dette punkt