Kulegravning af ældreområdet

Transkript

1 MINI-RAPPORT Kulegravning af ældreområdet Hjørring Kommune Januar 2018 Rapporten bygger på analyse af centrale dokumenter samt interviews og workshops med ansatte i kommunen. Rapporten er udelukkende til internt brug, og den må derfor ikke deles med eksterne interessenter uden for kommunen. Forbedringsforslag er ikke udtryk for analysens endelige forslag på landsplan, men derimod forslag hørt af de interviewede i kommunen. QVARTZ Ryesgade 3A 2200 Copenhagen N T: RAMBØLL Hannemanns Allé Copenhagen S T:

2 INTRODUKTION Formålet med kulegravningsanalysen af ældreområdet er at finde måder at frigøre tid, der kan bruges sammen med de ældre Baggrund Forventet resultat Som led i regeringens sammenhængsreform er det besluttet at gennemføre en kulegravning af ældreområdet Formålet er at forbedre og forenkle områderne og frigøre mere tid til de ældre for den enkelte medarbejder 2 Overblik over tidsforbrug inden for ældreområdet på tværs af kommuner Liste af forbedringsforslag til bl.a. afbureaukratisering og forenklinger i arbejdsgange

3 INTRODUKTION Besøget i Hjørring involverer ældreområdet og inddrager 23 personer fordelt på 9 interviews og 5 workshops Forvaltning Formiddag Tilbud Mandag Tirsdag Fredag Mandag Interview m. hjemmeplejeleder Interview m. økonomimedarbejder Interview m. Interview m. hjemmepleje- plejecenterleder leder Interview m. Planlægger i hjemmeplejen Workshop m. Workshop m. 1 SSA, 1 SSH, 2 SSH og 1 og 1 sygepl. sygepl Interview m. Planlægger i hjemmeplejen Workshop m. 2 SSH og 1 sygeplejerske Interview m. Workshop m. plejecenter- 2 SSA (privat) leder Eftermiddag /Aften Workshop m. Interview m. 2 SSA og 1 leder (privat) sygeplejerske Interview m. Sundhed- & Ældrechef

4 BAGGRUND Hjørring har mange ældre borgere, som serviceres af 6 hjemmepleje enheder, 10 sygeplejeklinikker samt 14 plejecentre Geografi og socioøkonomi for Hjørring Kommune Region: Nordjylland For hvert tilfælde vurderes det om hjælp skal foregå på klinik eller i hjem Ældretilbud i Hjørring Kommune Kommunale udkørende tilbud Antal enheder Indbyggere: Befolkningstæthed: Lav (71 pr. km² Andel ældre +65 år: Høj (21,7 % af befolkningen) Sundhed, Ældre og Handicap Lag 1 Sundheds og ældrekontoret Handicapkontoret Alle 3 er plejecentre Andre områder Lag 3 Hjemmeplejen Ældrecentre 4 Sygeplejeklinikker Kommunale bolig tilbud Antal centre Organisering af forvaltningen Lag 2 Hjemmepleje Sundhed Andre områder * Fra Danmarks Statistik Kilde: Hjørring Kommune, DST RESP01 Plejecentre Rehabil./Aflastning Beskyttede boliger*

5 BAGGRUND Udgifterne per ældre ligger 6% under landsgennemsnittet, men alligevel har man flere ældre på hjemmehjælp end den gennemsnitlige kommune Ældreudgifter i Hjørring Kommune Hjemmehjælp i Hjørring Kommune Andel ældre som modtager hjemmehjælp i eget hjem % årige, 2015 Udgifter per ældre +67 år DKK, ,5-6% 5,8% 5,3% Hjørring Kommune Landsgennemsnit Andel ældre som modtager hjemmehjælp i eget hjem % +80 årige, ,3 34,7% Hjørring Kommune Landsgennemsnit Hjørring Kommune 5 30,4% Kilde: Team analyse, Økonomi & Indenrigsministeriet, KL Rapport: Kend Din Kommune '17 Landsgennemsnit

6 BAGGRUND Hjørring har som alle andre kommuner en værdighedspolitik, hvor de har sat fokus på 6 områder Uddrag af politiske programmer i Hjørring Kommune Værdighedspolitik Sætter fokus på 6 områder 1. Kommunikation med de ældre og her særlig lydhørhed 2. Kvalitetstid ved selvbestemmelse, aktiviteter og fokus på borgerens ønsker 3. Selvbestemmelse ved at sætte borgeren i centrum og anvende ny teknologi til at facilitere det 4. Kompetente medarbejdere ved faglige såvel som kommunikativ viden, samt tværfagligt samarbejde 5. Forebyggelse ved at understøtte at borgeren bliver selvhjulpen samt ved at sikre sammenhængende forløb 6. En værdig død hvor det sikres at forløbet er præget af selvbestemmelse, god kommunikation, høj kvalitet og god koordinering i kommunen og på tværs af sektorer. 6 Kilde: Hjørring Kommunes hjemmeside

7 BAGGRUND Hjørrings ældrecentre er blevet rost i tilsyn ligesom de ældre er glade for maden. Derudover har man søsat et projekt om en demenslandsby Presseklip om Hjørring Kommune 7 Kilde: Nordjyske

8 TIDSOPGØRELSE På landsplan bruger pleje- og omsorgspersonale i gennemsnit 50% af den potentielle arbejdstid ansigt-til-ansigt med borgeren Gns. for Hjørring % Tidsanvendelsen i en gns. arbejdsuge for alle medarbejdergrupper inkl. ledere Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent (vægtet gns)*, N = 140 Total arbejdstid (N = 17) Udvalgte hovedopgaver i kategorien Kommunespecifikke tidsopgørelser er kun til internt brug og offentliggøres ikke 100% Sygefravær 6% Pauser 2% 6,3% 2,1% Gns. sygefravær i ældreplejen Pauser Efteruddannelse og kurser Uddannelse og kompetenceudvikling Tilsyn og underretning Praktisk forhold og transport 3% 5,3% ~0% 0,1% 12% 9,4% Generelt kommunalt tilsyn af ældreområdet Transport ifm. besøgs- og mødeaktiviteter Bestilling af varer og kontakt med leverandører Vagtplanlægning og koordination (kørelister) Samarbejde om sikkerhed og sundhed (fx MED) Administration og ledelse 4% Intern mundtlig kommunikation og sparring 8% 3,0% 8,0% Sparring mellem medarbejdere inden for tilbud Møder inden for tilbud Løbende dokumentation og orientering i journal Forberedelse og opfølgning på borgeraktiviteter (dokumentation mv.) 13% 13,7% Kontakt til praktiserende læge, sygehus etc. Personlig kontakt med borgere (ikke ATA) Kontakt og kommunikation Ansigt-til-ansigt 2% 50% 8 1,0% 51,1% Personlig kontakt med pårørende Personlig pleje Praktisk hjælp * Vægtet med den procentvise fordeling af medarbejdergrupper i besøgte kommuner Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

9 FORSLAG HØRT I HJØRRING KOMMUNE FORBEDRINGSFORSLAG 16 konkrete forbedringsforslag er blevet nævnt i de 14 interviews og workshops i Hjørring Kommune på ældreområdet Forbedringsforslag er udtryk for de interviewede Tema Udgangspunkt Forslag medarbejderes egne ideer til, hvordan der vil kunne frigives mere tid til borgerne. Døgnrytmeplanen skal opdateres løbende, når indsatsplanen opdateres Automatisk opdatering af døgnrytmeplan Der skal laves indsatsplaner på alle 12 sygeplejepunkter, også selvom det ikke er nødvendigt Reducer dokumentation i indsatsplaner Selvom opgaven er den samme, udarbejdes der delegeringsskema for hver borger for hvert personale Reducer dokumentation i delegeringsskemaer Sygeplejen og assistenter læser samme adviser for at se, hvem der er ansvarlige Sorter adviser til sygepleje/assistenter Hjælpere kan ikke se, om det er sygeplejen eller assistenten som har dosseringsansvar og er nødsaget til manuelt at tjekke op på det Giv hjælper adgang til at se delegering af opgaven Der bruges tid på tankning og klargøring af biler om morgenen Udliciter praktisk opgave vedr. biler, f.eks. til flexjobber Biler Der kommer mange beskeder fra FMK. Ca. 3 af daglige opdateringer er unødige Sørg for at kun vigtige ændringer sendes ud FMK En advis forsvinder automatisk fra systemet efter 6 dage, også selvom den er ubehandlet Øg levetid så ubehandlede adviser ikke forsvinder eller Lav ny procedurebeskrivelse om behandling af adviser Døgnrytmeplan Dokumentation Delegeringsskema Adviser Dosseringsansvar Levetid adviser 9 Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

10 FORSLAG HØRT I HJØRRING KOMMUNE FORBEDRINGSFORSLAG 16 konkrete forbedringsforslag er blevet nævnt i de 14 interviews og workshops i Hjørring Kommune på ældreområdet Tema Udgangspunkt Forslag Der opleves mange forstyrrelser pga. diverse telefonopkald i løbet af dagen Indfør fast tlf. tid, f.eks. dagligt mellem Opret central call-center, der viderestiller til rette plejepersonale Der bruges ofte overarbejdstid for at nå dokumentation og andre kerneopgaver Centraliser praktiske opgaver hos specialiserede medarbejdere, f.eks. rengørings- og ernæringspersonale Der bruges for lang tid dagligt på håndtering og viderestilling af nødopkald Centraliser nødopkald gennem samarbejde med Falck Nødopkald Teknologi Hjemmeplejen kører ofte forgæves ud til borgere, som selv har været i stand til at gå i bad en pågældende dag Indfør teknologiske hjælpemidler, der skal muliggøre nem kommunikation fra borger til hjemmeplejen, f.eks. "tryk på knap inden x antal min. hvis borger selv går i bad" Ved morgenmøder oplever mange spildtid, fordi kun få mennesker taler om den enkelte borger af gangen Afhold morgenmøder med triage tavler i mindre grupper Kørelister med information om, hvem der har besøgt borgerne, udskrives hver dag, fordi historisk data ikke kan fremkaldes i Care Bevar historik på kørelister elektronisk, herved spares der tid på at udskrive og gemme lister Der benyttes mange forskellige platforme til vidensdeling vedr. borgere, f.eks. advis, kørelister, døgnrytmeplaner Reducer antal platforme anvendt til vidensdeling, så medarbejdere kun skal tjekke et sted I dag udfyldes diverse skemaer i hjemmet (afføringsskema, væskeskema, etc.) manuelt Digitaliser skemaer i hjemmet Tlf.opkald Kerneopgave Morgenmøder Kørelister Vidensdeling Skemaer 10 Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse