Spørgsmål & Svar. Udbud af forsikringsmæglerydelser EU-udbud 2017/S

Transkript

1 Spørgsmål & Svar EU-udbud 2017/S Region Syddanmark har modtaget nedenstående spørgsmål vedrørende udbuddet. Spørgsmålene, der er anonymiserede, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Skemaet indeholder desuden Ordregivers præciserende bemærkninger. Nr. Spørgsmål/Ordregivers henvisninger Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort den 26. september Jf. minimumskrav 9 i kravspecifikationen ønsker Region Syddanmark at der stilles IT-system til rådighed for anmeldelse af skader. Det vil være hensigtsmæssigt for Region Syddanmark selv at anskaffe systemet, da Region Syddanmark på den måde får større kontinuitet i dataene over årene uanset hvilken rådgiver der samarbejdes med. Samtidig sikres også væsentlig bedre validitet i registreringerne fra år til år. Det betyder et markant bedre grundlag for risikostyringen i Region Syddanmark og dermed i sidste ende en væsentlig bedre finansiering. Omkostningen kan være den samme om systemet stilles til rådighed via mægler eller ved Region Syddanmarks egen anskaffelse. En mulig meromkostning vil kunne indtjenes via bedre risikofinansiering. Har Region Syddanmark til hensigt selv at anskaffe systemet? I kontraktudkast punkt begrænses Region Syddanmarks erstatningsansvar til DKK Såfremt Region Syddanmark ikke selv anskaffer IT-systemet vil en betydelig omkostning være pålignet rådgiveren, hvorfor erstatnings-begrænsningen bedes ændret til de dokumenterbare omkostninger som rådgiveren har i forlængelse af opsigelsen. Nej, Leverandøren skal uden beregning stille et elektronisk indberetningssystem til rådighed for Region Syddanmark, således at Region Syddanmark kan indberette skader via internettet. Region Syddanmark opnår således alene brugsret til systemet. Region Syddanmark vil ikke ændre erstatningsbegrænsningen. Side 1 af 18

2 3 4 I kontraktudkast punkt 9.5 nævnes, at Region Syddanmark ikke betaler gebyrer af nogen art. Det bedes bekræftet, at dette ikke omhandler gebyrer i relation til arbejdsskader eksempelvis gebyr til ankestyrelsen. I kontraktudkast punkt 10.1 henvises til kontraktbilag 3 omkring fakturering af skadesager. Dette vil kunne ske ved skadens afslutning. Da arbejdsskader og regressager kan have mangeårigt afløb bedes det bekræftet, at skadesager kan faktureres ved start af skadebehandling. I modsat fald vil der kunne være løbende fakturering til Region Syddanmark flere år efter denne kontrakts udløb og uden den valgte rådgiver har mulighed for at følge skadernes forløb. Det er korrekt. Gebyrer som Leverandøren blot viderefakturerer, eksempelvis fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring eller Ankestyrelsen, betales af Region Syddanmark uanset, hvad der i øvrigt fremgår af udbudsmaterialet. Såfremt Leverandørens langsommelige sagsbehandling har ført til, at en regning, for eksempel for en indhentet lægeerklæring, ikke betales i tide, kan et rykkergebyr dog ikke viderefaktureres til Region Syddanmark. Dette kan ikke bekræftes. Skadesadministration, herunder i forbindelse med arbejdsskader og regressager mv., kan således først faktureres, når den enkelte sag er afsluttet. Sager, der er registreret af Region Syddanmark i det elektroniske indberetningssystem inden Kontraktens ophør, men som ikke er afsluttede ved Kontraktens ophør, kan også først faktureres, når sagen er afsluttet. Fakturering sker også i disse tilfælde til de priser, der gælder i henhold til Kontrakten, selvom Kontrakten i øvrigt er ophørt. Se yderligere svaret på spørgsmål Det bedes oplyst, hvor mange timer nuværende rådgiver har brugt i den nuværende kontrakts løbetid på områderne 1-5 (inkl. underpunkter) jf. Kontraktbilag 3 tilbudsskema. Det bedes oplyst, hvor mange udbud der er afholdt i den nuværende kontraktperiode opdelt på generelt udbud og ad-hoc udbud. Region Syddanmark har ikke disse oplysninger, idet regionen ikke umiddelbart skønner, at disse oplysninger er relevante i forhold til nærværende udbud. Hvor mange timer den hidtidige leverandør har brugt vil andet lige adskille sig fra, hvad en kommende leverandør vil benytte, idet timeforbruget er afhængigt af, dels den enkelte sags kompleksitet/indhold, og dels den enkelte leverandørs arbejdsprocedurer/medarbejdere. Der er siden 1. januar 2014 afholdt ét udbud af forsikringer i samarbejde med den nuværende forsikringsmægler. Det pågældende EU-udbud omfattede Bygning-, løsøre (Stoploss på 20 mill. kr.) og entrepriseforsikring Motorkøretøjsforsikring, ansvar Arbejdsskadeforsikring, katastrofedækning Side 2 af 18

3 7 8 Jf. underbilag 2a er Region Syddanmark selvforsikret på de første 20 mill. kr. årligt om en selvrisiko på DKK pr. skadesbegivenhed på bygning og løsøre. Skal det forstås således, at alle skadesbegivenheder under DKK ikke tælles med i det akkumulerede maksimum på DKK 20 mill. kr. Spørgsmål vedrørende omfang/pris pr. udbud kravspecifikation afsnit 3 kravnr. 2 Det anføres i kravspecifikation, at der skal sættes 1 pris pr. udbud. Region Syddanmark bedes bekræfte eller afkræfte og præcisere hvad 1 udbud omfatter. 1 udbud af forsikring kan indeholde en række ydelser og services og derfor er det af pris- og sammenligningsmæssige årsager af meget stor væsentlighed at tilbudsgivere tilbyder en sammenlignelig ydelse. Vi opfatter 1 udbud i sammenhæng med kravspecifikationens beskrivelse som; - udbudsforretning af samtlige eksisterende forsikringer, uden forudgående gennemførelse af risikoarbejder og - analyser uden forudgående tekniske/faglige risikobesigtigelser og - vurderinger af aktivmassen Det er hverken passende eller muligt at anslå en gennemsnitspris for gennemførelsen af 1 udbudsforretning, såfremt disse arbejder skal indgå i definitionen af 1 udbud. Kollektiv ulykkesforsikring Rejseforsikring Ledelsesansvarsforsikring Udbuddet blev gennemført i Ja, de skal ikke tælles med. Dog gælder, at skader i forbindelse med samme skadesbegivenhed der opstår inden for 72 timer, lægges sammen. Følgende fremgår af kravet: Leverandøren skal afhængigt af hvad Kunden i det enkelte udbud konkret ønsker udføre følgende i forbindelse med det enkelte udbud: Gennemføre markedsdialog i samarbejde med Kunden forud for udbuddet Udarbejde udbudsmateriale i overensstemmelse med udbudsreglerne. Efter Kundens ønske skal Kundens skabeloner herfor anvendes. Praktisk gennemførelse af udbud i overensstemmelse med udbudsreglerne. Det medfører bl.a., at Leverandøren skal 1) offentliggøre relevante bekendtgørelser og udbudsmaterialet i øvrigt, 2) være kontaktperson under udbudsforretningen, 3) udarbejde evalueringsrapport, 4) anmode om endelig dokumentation fra den vindende tilbudsgiver og 5) udsende meddelelsesbreve til tilbudsgiverne om udbuddets resultat. Som en følge af ovenstående, skal Leverandøren udarbejde udbudsmaterialet, således at udbud kan gennemføres i henhold til udbudsreglerne, herunder gennemsigtighedsprincippet. Hvis det er afgørende for om udbudsmaterialet lever op til reglerne, at der eksempelvis er gennemført risikoarbejder og analyser og risikobesigtigelser og vurderinger af aktivmassen er disse Side 3 af 18

4 9 Spørgsmål vedrørende skadeadm. af arbejdsskader kravspecifikation afsnit 3 kravnr. 3 Det er noteret at der i 2016 blev noteret arbejdssskader excl. brilleskader. Kravspecifikationen påkræver en enhedspris pr. anlagt skadesag Behandlingen af en arbejdsskadesag kan variere i meget høj grad, f.eks. afhængig af tilbudte screeningsprocesser, genoptagelse af ældre skader, ankesager, reel egen skadebehandling udenfor AES regi m.v. Derfor anmoder vi venligst Region Syddanmark om at belyse; - hvor mange sager har regionen sendt til AES for skadebehandling i 2015, 2016 og 2017? - hvor mange sager har regionen sendt til ankestyrelsen i 2015, 2016 og 2017? - hvor meget har Region Syddanmark betalt til AES i 2015, 2016 og 2017? Svar bør suppleres med en rimelig statistikoversigt over skaderne i nævnte år, således at tilbudsgiver kan forholde sig antallet af arbejdsskader fordelt på passende vis; f.eks. i forhold til skader med udbetaling for varigt mén, erhvervsevnetab m.v. opgaver indbefattet i prisen, som leverandøren angiver i kontraktbilag 3 for gennemførelse af udbud. Den nuværende leverandør har til orientering anvendt 90 ingeniørtimer i forbindelse med udbuddet. (4 timer på tekniske tegninger, 26 timer på risikoanalyser og 60 timer på ingeniørbesigtigelse) Et udbud vil som klar hovedregel omfatte de forsikringsområder, hvor regionen ikke er selvforsikret. Se i den forbindelse svaret på spørgsmål 6. Region Syddanmark har sendt følgende antal sager til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (første tal = nye sager, andet tal = genoptagne-/revisionssager) 2015: 214/ : 210/ : 162/56 (foreløbig) Region Syddanmark har sendt følgende antal sager til ankestyrelsen: 2015: : : 106 (foreløbig) Region Syddanmark har betalt følgende til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring: 2015: kr. 2016: kr. (foreløbig) 2017: kr. (foreløbig) Samtidig med, at Region Syddanmark uploader svaret på nærværende spørgsmål, vil regionen i øvrigt på regionens hjemmeside: til orientering uploade en oversigt over anmeldte arbejdsskader fra 2016 fordelt på skadesårsag henholdsvis skadesart. 10 Spørgsmål vedrørende skadeadm. af arbejdsskader kravspecifikation afsnit 3 kravnr. 3 Er det Region Syddanmarks forventning at en evt. ny leverandør også skal gennemføre sagsbehandling af skader der er opstået før Sagsbehandling af skader, der er opstået før 1. januar 2018, men som regionen ikke har registreret i indberetningssystemet før 1. januar 2018, skal foretages af den nye leverandør. Sager, der genoptages efter 1. januar 2018 Side 4 af 18

5 1. januar 2018, men endnu ikke registreret? skal behandles af den nye leverandør. Er det Region Syddanmarks forventning, at en evt. ny leverandør også skal gennemføre sagsbehandling af skader der fordrer genoptagelse (skader fra tidligere årgange)? 11 Spørgsmål vedrørende skadeadm. af øvrige skader kravspecifikation afsnit 3 kravnr. 3 Skal takseringsomkostninger for øvrige skader herunder løsøre- og bygningsskader være indeholdt i prisen pr. skadesag eller anerkender Region Syddanmark, at sådanne omkostninger tillægges den enkelte sag, idet omfang af taksering ikke kan gennemskues på baggrund af de foreliggende skade- og risikooplysninger. Hvornår ønsker Region Syddanmark, at taksering af ting- og motorkøretøjsskader finder sted, f.eks. i forhold til en beløbsmæssig bagatelgrænse? Ja, takseringsomkostninger skal være indeholdt i prisen pr. skadessag, der angives i forbindelse med udbuddet. Der kan således ikke faktureres separat for evt. taksation. Region Syddanmark har ingen faste retningslinjer for, hvornår der skal anvendes en taksator, idet regionen fra sag til sag vurderer om dette er nødvendigt. Vurderer regionen, at dette er nødvendigt, skal Leverandøren foretage taksation. For så vidt angår motorkøretøjsskader vil regionen som oftest lade værkstedet om at vurdere skadens omfang. Herudover benyttes ikke taksatorer, når regionen vurderer, at skaden alene er bagatelagtig. 12 Spørgsmål vedrørende tilbudsskema særskilt bilag vs. kravspecifikation afsnit 3 diverse MK Det obligatoriske tilbudsskema giver ikke mulighed for at definere honorar/pris for særskilte services og ydelser, som f.eks. account management (kravnr. 4), serviceog rådgivning (kravnr. 5), statistikleverancer (kravnr. 6), mødeaktivitet (kravnr. 11) og taksering- og tekniske vurderinger (kravnr. 13) Det er temmelig vanskeligt at forudse et tidsforbrug og ikke mindst specialistkompetencer, når Region Syddanmark blot ønsker, at disse services og ydelser skal være til rådighed, men uden nogen form for detailspecificering. Kan det accepteres, at en leverandør tager forbehold for mængden af disse services og ydelser, f.eks. gennem antal eller tidsforbrug, således at der kan ske en passende honorering for leverance af disse Nej, der kan ikke tages forbehold. Af Kontraktbilag 3 fremgår følgende: Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med levering af ydelser, der er beskrevet i eller følger af Kontraktbilag 2 eller Kontrakten i øvrigt, men for hvilke der ikke i Kontraktbilag 3 er mulighed for at angive en separat pris, skal være indregnet i de i skemaet angivne priser. Side 5 af 18

6 services og ydelser. Hvordan ønsker Region Syddanmark disse arbejder indeholdt i prisen, når tilbudsskema slet ikke giver mulighed for en prissætning af disse services og ydelser? 13 Spørgsmål vedrørende præmieberegning kravspecifikation afsnit 3 kravnr. 10 Leverer Region Syddanmark en årlig aktivliste til Leverandøren til brug for beregning af præmier? Leverandøren kan til enhver tid rekvirere en aktivliste med aktiver med en kostpris over kr. Til- og afgange af bygninger og køretøjer vil derimod løbende blive oplyst til Leverandøren Spørgsmål vedrørende prismedokument særskilt bilag Forklaring omkring dette dokument ønskes. Vi forstår ikke betydningen af dette dokument Vedr. pkt. 1.2 i kravspecifikationen: Vi beder om en præcisering af punktet yde rådgivning af kunden. Hvad skal rådgivningen bestå af samt oplysning om, hvor denne ydelse skal prisfastsættes? Vi beder om en præcisering af punktet Ajourføre forsikringsdækninger samt oplysning om, hvor denne ydelse skal prisfastsættes? Prismedokument udgør en del af underbilag 2 b, og indeholder oplysninger om løsøre. Ordregiver har opdaget at det hidtidige prismedokument ikke var fyldestgørende. Derfor er nyt Underbilag 2b Løsøre uploadet, og indeholder nu også oplysninger om teknisk løsøre. Den anden del af underbilag 2 b indeholder oplysninger om bygninger. Der henvises til kravspecifikationens krav nr. 5, idet der her er givet eksempler på, hvad rådgivning kan dreje sig om. Ved ajourføre forsikringsdækninger menes, at Leverandøren eksempelvis gennemgår de eksterne forsikringer og sikrer, at disse stemmer overens med tilbuddet fra forsikringsselskabet. Dette arbejde indgår i arbejdet med at kontrollere forsikringspolicer, jf. krav nr. 12. Rådgivning og ajourføring skal ikke prissættes separat. Der henvises til pkt. 2 i kontraktbilag 3, hvor følgende fremgår: Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med levering af ydelser, der er beskrevet i eller følger af Kontraktbilag 2 eller Kontrakten i øvrigt, men for hvilke der ikke i Kontraktbilag 3 er mulighed for at angive en separat pris, skal være indregnet i de i skemaet angivne priser. Den nuværende leverandør har årligt benyttet ca. 130 timer på rådgivning (policekontrol, tjek af dækninger, telefonisk henvendelse om policespørgsmål og Side 6 af 18

7 rådgivning om forsikringer). Hertil kommer mæglerassistenttimer på ca. 70 timer. 16 Vedr. pkt. 3 (krav 2) i kravspecifikationen: Vil regionen præcisere, hvilke typer udbud der tænkes på. Er det enkeltstående udbud af enkeltstående forsikringer, er det hele forsikringsprogrammet eller begge områder? Vil regionen oplyse et forventet antal udbud pr. år gerne fordelt på entreprise samt øvrige udbud? Et udbud vil som hovedregel omfatte de forsikringsområder, hvor regionen ikke er selvforsikret. Se i den forbindelse svaret på spørgsmål 6. Følgende fremgår af Kontraktbilag 3: Det skal bemærkes, at der maksimalt forventes gennemført ét udbud hvert andet år. 17 Vedr. pkt. 3 (krav 3) i kravspecifikationen: Er det korrekt forstået, at leverandøren ikke skal forestå sagsbehandling af entrepriseskader? Nej, det er ikke korrekt. Årsentrepriseforsikring er omfattet, og skadesbehandling i den forbindelse skal prissættes under øvrige skader i skemaet i Kontraktbilag 3. Forsikringen dækker for entrepriser med en entreprisesum under 50 mio. kr. pr. entreprise Vedr. pkt. 3 (krav 3) i kravspecifikationen: Vedr. regressager - er det korrekt forstået, at det alene er motorregressager leverandøren skal forestå? Vedr. pkt. 3 (krav 3) i kravspecifikationen: Hvilke krav stiller regionen til leverandørens kvalifikationer? Skal skadebehandleren have en juridisk uddannelse, og er der forskel på de enkelte områder? Vedr. pkt. 3 (krav 3) i kravspecifikationen: Det fremgår ikke af udbudsmaterialet, om igangværende/genoptagne sager skal overdrages til ny leverandør ved kontraktens ophør. Kan regionen venligst uddybe, hvad der skal ske med sagerne, når kontrakten ophører. Det gælder for alle skadestyper. Nej, det er ikke korrekt. Øvrige regressager skal prissættes under øvrige skader i skemaet i Kontraktbilag 3. Der stilles ikke krav om, at skadebehandleren har en juridisk uddannelse. Der stilles i henhold til Kontraktens pkt. 8 krav til, at medarbejderen er fagligt velkvalificeret, idet det er Leverandøren, der er ansvarlig for at sikre, at medarbejderne kan udføre ydelserne i henhold til Kontrakten. Sagsbehandling af skader, der er opstået før ophør af Kontrakten, men som regionen ikke har registreret i indberetningssystemet før dette tidspunkt, skal foretages af en ny leverandør. Sagsbehandling af skader, der er opstået før ophør af Kontrakten, og som regionen har registreret i indberetningssystemet før dette tidspunkt, skal derimod foretages af den hidtidige leverandør. Side 7 af 18

8 Sager, der genoptages efter ophør af Kontrakten, skal behandles af en ny leverandør. Vedr. pkt. 3 (krav 3) i kravspecifikationen: Se svaret på spørgsmål Kan regionen bekræfte, at det aktuelle udbud alene omhandler nye skader sket pr. 1. januar Vedr. pkt. 3 (krav 3) i kravspecifikationen: I skriver, at leverandøren skal behandle alle regionens skadesager inkl. sager, hvor regionen er eksternt forsikret. Hvis regionen er eksternt forsikret, er det så ikke det eksterne selskab, der behandler de eksternt forsikrede skader? Ellers venligst uddyb, hvordan disse sager og hvilke sager, der skal behandles af leverandøren. Vedr. pkt. 3 (krav 4) i kravspecifikationen: Er der krav om uddannelse eller kvalifikationer til den faste kontaktperson? Vedr. pkt. 3 (krav 4) i kravspecifikationen: Ønsker I, at der alene skal være én kontaktperson for hele kontraktens indhold, eller kunne man med fordel have en kontaktperson pr. skadeområde/-type? I de sager, hvor regionen er eksternt forsikret, består behandlingen i, at leverandøren videresender skadesanmeldelsen til forsikringsselskabet. Der henvises til krav nr. 4, i hvilket følgende fremgår: Leverandøren skal sikre sig, at kontaktpersonen hos Leverandøren har relevant erfaring og uddannelse, og at kontaktpersonen har indgående kendskab til Kundens forsikringsforhold. Der stilles således ikke specifikke krav til uddannelse eller kvalifikationer, idet det er Leverandøren, der er ansvarlig for at sikre, at medarbejderen kan udføre ydelserne i henhold til Kontrakten. Jf. krav nr. 4 skal der stilles én fast kontaktperson til rådighed. 25 Vedr. pkt. 3 (krav 5) i kravspecifikationen: Er der krav om uddannelse eller kvalifikationer til andre kompetente medarbejdere vedr. rådgivning om skade, statistikker eller nye forsikringstyper? Der stilles i henhold til Kontraktens pkt. 8 krav til, at medarbejderen er fagligt velkvalificeret, idet det er Leverandøren, der er ansvarlig for at sikre, at medarbejderne kan udføre ydelserne i henhold til Kontrakten. 26 Vedr. pkt. 3 (krav 6) i kravspecifikationen: Er det korrekt forstået, at der ikke er nogen formkrav til statistik for områderne bygning, Oplistningen af efterspurgt statstik i krav 6 er alene eksempler. Der stilles ingen formkrav til den leverede Side 8 af 18

9 27 løsøre, motor, ansvar mv.? I kravnummer 6 nævnes alene punkter der vedrører arbejdsskade. Vedr. pkt. 3 (krav 6+9) i kravspecifikationen: Kan I bekræfte, at det elektroniske indberetningssystem, der stilles til rådighed, alene skal kunne modtage anmeldelser vedrørende de selvforsikrede områder? statistik, idet det dog er Region Syddanmarks klare forventning, at statistikken er brugervenlig og retvisende, og at Leverandøren til enhver tid vil lytte til regionens konkrete ønsker til statistikkens udformning Nej, det kan ikke bekræftes. Alle skader skal kunne anmeldes. På nuværende tidspunkt anmelder Region Syddanmark arbejdsskader via sit eget system (A-skade), men det kan ikke udelukkes, at regionen i fremtiden vil anvende det af leverandøren leverede indberetningssystem til anmeldelse af arbejdsskader også. 28 Vedr. pkt. 3 (krav 7) i kravspecifikationen: I dag indeholder regionens aktuarrapporten følgende: Beskrivelse og gennemgang af datagrundlaget, antagelser og modeller Beskrivelse og beregning af arbejdsskadeforpligtelsen dvs. den hensættelse, der kan indgå i regionens regnskab Et 5-årigt budget, der kan anvendes af regionen i forbindelse med driftsbudgettering. Det viser et kvalificeret skøn over den periodemæssige udvikling af regionens forpligtelser i de kommende 5 budgetår, samt et skøn over de forventede skadesudgifter og administrationsomkostninger Benchmark-analyser, hvor regionen sammenlignes med øvrige regioner Stiller regionen krav om, at aktuarrapporten fremadrettet skal indeholde ovennævnte punkter? Region Syddanmark har følgende mindstekrav til aktuarrapporten jf. krav nr. 7: Leverandøren skal udfærdige en aktuarrapport, hvori det beløb der forventes årligt at skulle hensættes til arbejdsskader samt likviditetsvirkningen i minimum 2 år skal fremgå. Aktuarrapporten skal fremsendes til Kunden senest den 20. februar hvert år. Herudover ser Region Syddanmark gerne, at aktuarrapporten indeholder oplysninger som angivet af spørgeren. 29 Vedr. pkt. 3 (krav 8) i kravspecifikationen: Er det korrekt forstået, at årsrapporten alene skal indeholde en orientering om skadesudviklingen i året der gik samt omkostningerne forbundet hermed samt et afsnit til forventninger til fremtiden. Ja Side 9 af 18

10 30 Vedr. pkt. 3 (krav 9) i kravspecifikationen: Forventer regionen, at leverandøren stiller et samlet elektronisk system til rådighed for både anmeldelse af arbejdsskade samt øvrige skader, eller vil det være i orden at anvende flere systemer? Der skal stilles ét samlet system til rådighed, jf. første afsnit i krav nr. 9. NB! Se svar på spørgsmål Vedr. pkt. 3 (krav 9) i kravspecifikationen: Kan I bekræfte, at det elektroniske indberetningssystem, der stilles til rådighed, alene skal kunne modtage anmeldelser vedrørende de selvforsikrede områder? Nej, det kan ikke bekræftes. Se svaret på spørgsmål Vedr. pkt. 3 (krav 11) i kravspecifikationen: Hvor skal betaling for punkt 11 (møder) prisfastsættes i tilbudsskema 3 Se svaret på spørgsmål Vedr. pkt. 3 (krav 12) i kravspecifikationen: Hvor skal betaling for punkt 12 (policekontrol) prisfastsættes i tilbudsskema 3 Vedr. pkt. 3 (krav 13) i kravspecifikationen: Ingeniørbistand og anden teknisk rådgivning. Det fremgår, at det eksempelvis kunne være i forbindelse med vurdering af skader. Ønsker regionen ingeniørbistand til andre opgaver beder vi regionen præcisere disse opgaver. Se svaret på spørgsmål 12. Det vil typisk være Leverandøren, der afgør om der er brug for teknisk rådgivning. Det kan også tænkes, at det vil være relevant at anvende teknisk rådgivning i forbindelse med gennemførelse af udbud for Kunden. Se svaret på spørgsmål Vedr. pkt. 3 (krav 13) i kravspecifikationen: Hvor skal betaling for punkt 13 (ingeniørbistand) prisfastsættes i tilbudsskema 3 Hvor mange timer skal leverandøren stille til rådighed pr. år? Se svaret på spørgsmål 12. Til orientering kan det oplyses, at den nuværende leverandørs tekniske rådgiver i 2016 har brugt 90 timer i forbindelse med kontrakten (4 timer på tekniske tegninger, 26 timer på risikoanalyser og 60 timer på ingeniørbesigtigelse). I 2016 har den nuværende leverandør. gennemført udbud for regionen, og alle disse timer er anvendt i forbindelse med dette udbud. I 2015 har der været anvendt 0 ingeniørtimer. Side 10 af 18

11 Vedr. tilbudsskemaet: Arbejdsskadesager kan ofte have et langvarigt/mangeårigt forløb, og efter afslutning kan de blive genoptaget. Kunne det således tænkes, at regionen ønsker en pris pr. ny sag samt en pris pr. genoptagelse af en afsluttet sag? I forhold til at nå en pris pr. sag, der ikke er uforholdsmæssig høj, vil det være en fordel for regionen med differentierede priser. Et alternativ for regionen kan også være, at have differentierede priser i forhold til kompleksitet i løbet af en sag, da der også er en del sager, der ikke udvikler sig (bagatelsager). Kan I venligst oplyse, om regionen ønsker en anden prismodel fsva. arbejdsskadesager til sikring af, at prisen pr. sag ikke bliver uforholdsmæssig høj. Vedr. udkast til kontrakt pkt. 16.1: Jf. punkt 16.1 defineres det, at leverandøren er ansvarlig for alle krav rettet mod kunden, som følge af fejl begået af leverandøren, og at leverandøren i den anledning skal skadesfriholde kunden. Vil I oplyse, om der er en ansvarsbegrænsning jf. denne kontrakt? Generelt: Arbejdsskadebehandling: Det fremgår ikke af udbuddet, hvordan I ønsker opgaven vedr. arbejdsskader løst. I bedes venligst oplyse, om I ønsker proaktiv påvirkning af sagerne i AES i forhold til at nå en korrekt afgørelse i første omgang for dermed at mindske behovet for anke med høje gebyrer til følge, om Leverandøren skal sikre anker af relevante sager i AES, samt eventuelle indsigelser og retssager mod Ankestyrelsen. Fokus på disse områder vil have stor betydning for de samlede udgifter på selvforsikringsordningen, hvorfor vi mener, at det bør indeholdes i sagsbehandlingen. I forhold til prisfastsættelsen er det relevant at vide, om I ønsker disse ydelser ifm. sagsbehandlingen. Jf. Kontraktbilag 3 vil en sag, der genoptages blive betragtet som en ny sag, som faktureres i henhold til de gældende priser, jf. Kontraktbilag 3. Regionen har ændret tilbudsskemaet, således at der i forhold til arbejdsskadesager skal afgives differentierede priser. SOM FØLGE AF DENNE ÆNDRING HAR ORDREGIVER UDARBEJDET NYE UDBUDSBETINGELSER (SOM ERSTATTER DE TIDLIGERE UDBUDSBETINGELSER) NYT TILBUDSSKEMA (KONTRAKTBILAG 3) (SOM ERSTATTER DET TIDLIGERE KONTRAKTBILAG 3) BEMÆRK: NY TILBUDSFRIST, JF. UDBUDSBETINGELSERNES PKT. 4. Leverandøren vil være erstatningspligtig over for Kunden efter dansk rets almindelige regler Ja, det er en del af sagsbehandlingen, og skal således indgå i prisen angående skadesadministration. Side 11 af 18

12 Generelt: Aktiver: Hvordan administreres og ajourføres kundens aktiver (bygning, løsøre og motor)? Administreres og ajourføres de af leverandøren eller af kunden selv? Hvis de skal administreres og ajourføres af leverandøren, hvor kan denne ydelse prisfastsættes i tilbudsskema 3? Generelt: Regulering af forsikringspolicer: Skal leverandøren kontrollere regulering af fællespolicer indenfor bygning, løsøre, entreprise og motor. Hvis ja, hvor kan denne ydelse prisfastsættes i tilbudsskema 3? Generelt: Timeforbrug mæglerrådgivning: Hvor mange timer skal leverandøren forvente til daglig mæglerrådgivning (kontrol af policer, ajourføring af dækninger, telefoniske rådgivning mv.) Se svaret på spørgsmål 12 og 13. Leverandøren skal på den baggrund ajourføre oplysninger i indberetningssystemet. Ja, dette følger af krav nr. 12 i kravspecifikationen (Kontraktbilag 2). Se yderligere svaret på spørgsmål 12. Se svaret på spørgsmål Ordregiver er blevet gjort opmærksom på at Kontraktbilag 2 indeholder en systemmæssig fejl Ordregiver har derfor uploaded nyt kontraktbilag 2 på hjemmesiden. Der er ikke foretaget indholdsmæssige ændringer. Spørgsmål modtaget skriftligt (og ordregivers præciseringer) offentliggjort den 28. september 2017 Præcisering af svar nr. 36 samt Kontraktbilag 3 (under Ad 2) Skadesadministration ). For en god ordens skyld vil Region Syddanmark præcisere sin besvarelse af spørgsmål 36 ovenfor, hvor regionen bl.a. skriver følgende: Jf. Kontraktbilag 3 vil en sag, der genoptages blive betragtet som en ny sag, som faktureres i henhold til de gældende priser, jf. Kontraktbilag Desuden står der anført i Kontraktbilag 3 (under Ad 2) Skadesadministration ), at sager der genoptages, er at betragte som nye sager Med dette skal forstås, at arbejdsskadesager, der genoptages opfattes som nye sager, men dog alene faktureres med den pris, der fremgår af Side 12 af 18

13 44 45 Ang. prisskemaet i Kontraktbilag 3 Ang. prisskemaet i Kontraktbilag 3. Præcisering af linjer under arbejdsskader. tilbudsskemaet ud for Skader der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og efterfølgende genoptages, uanset om genoptagelsen eksempelvis drejer sig om erstatning for mén eller for erhvervsevnetab. Fakturering kan således ske efter den genoptagne sags afslutning. Med hensyn til linjen, Antal banale skader u/lægeerklæring har der indsneget sig en skrivefejl, idet ordet Antal ikke giver mening i denne sammenhæng. Den korrekte tekst er således Banale skader u/lægeerklæring. Der udsendes derfor for en god ordens skyld ny udgave af kontraktbilag 3. For en god orden skyld præciserer Ordregiver hermed de 7 sagstyper under arbejdsskader nærmere: Ad Banale skader u/lægeerklæring : Her er der tale om skader, der ikke anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, og hvor det ikke vurderes, at det er nødvendigt at indhente en lægeerklæring. Der anmodes ikke om behandling. Fakturering kan ske, når sagen er færdigbehandlet. Ad Skader m/lægeerklæring herunder korrespondance : Her er der tale om skader, der ikke anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, og hvor det vurderes, at det er nødvendigt at indhente en lægeerklæring. Der anmodes ikke om behandling. Fakturering kan ske, når sagen er færdigbehandlet. Ad Skader med krav om behandlinger : Her er der tale om skader, der ikke anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, men hvor Leverandøren bliver anmodet om at tage stilling til om der skal ske behandling af skadelidte. Fakturering kan ske, når det er afgjort om der kan betales for skadelidtes behandling. Ad Skader der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring med og uden erstatning MEN : Her er der tale om skader, der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, og hvor Arbejdsmarkedets Erhvervssikring træffer afgørelse om mén. Fakturering kan ske, når afgørelsen er truffet. Side 13 af 18

14 Ang. prisskemaet i Kontraktbilag 3 Præcisering. Hvordan faktureres sager, der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, men hvor Arbejdsmarkedets Erhvervssikring ikke anerkender skaden som en arbejdsskade? Arbejdsskadeadministration: Hvor mange skader sendes årligt til behandling ved Arbejdsmarkedets erhvervssikring og ankestyrelsen (hvor mange er sendt til AES i 2016)? Ansvarsskadeadministration: Kan det bekræftes skadebehandling af ansvarsskader kun vedr. erhvervs- og produktansvar, herunder at administrationen ikke vedrører behandling af patientansvarsskader? Ad Skader der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring med og uden erstatning EET : Her er der tale om skader, der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, og hvor Arbejdsmarkedets Erhvervssikring træffer afgørelse om erhvervsevnetab. Fakturering kan ske, når afgørelsen er truffet. Leverandøren vil i dette tilfælde opnå betaling både efter afgørelsen om mén og efter afgørelsen om erhvervsevnetab. Ad Skader der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og efterfølgende genoptages : Der henvises til svaret på spørgsmål nr. 43. Ad Skader der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og efterfølgende ankes : Her er der tale om sager, hvor Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings afgørelse ankes af en af parterne. Fakturering kan ske, når ankeinstansens afgørelse foreligger. Når Arbejdsmarkedets Erhvervssikring har truffet afgørelse om, at skaden ikke anderkendes som en arbejdsskade, faktureres Region Syddanmark med enten prisen for Banale skader u/lægeerklæring, Skader m/lægeerklæring herunder korrespondance eller Skader med krav om behandlinger afhængigt af, om der er indhentet en lægeerklæring og/eller anmodet om stillingtagen til behandling. Se svaret på spørgsmål 9. Erstatning for fejlbehandling og lignende er ikke omfattet. 49 Daglig betjening Der indsættes ikke en ekstra række. Side 14 af 18

15 Leverandøren skal bl.a. løbende kontrollere policer, yde rådgivning til kunden, ajourføre forsikringsdækninger m.m. det der kan omtales som daglige betjening. Se yderligere svaret på spørgsmål 12 og 15. Er det fra regionens hensigt, at tilbudsgiver skal indberegne honorar for den daglige betjening ved fastsættelse af honorarer for opgaver som udarbejdelse af skadesadministration, udarbejdelse af aktuarrapport, årsrapport m.m.? Vil det ikke være hensigtsmæssigt at indsætte en række mere i kontraktsbilag 3, afsnit 2, boks 1, hvori regionen opgiver et forventede årlige antal timer på daglig betjening samt at tilbudsgiver opgiver en timepris for den daglige betjening? Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort den 4. oktober Hvad er kravet til dokumentation for opkrævning af honorar for behandlede og afsluttede arbejdsskader? Der skal fremsendes faktura der overholder kravene i kontraktens pkt Hvornår vil en skade betragtes som afsluttet og klar til opkrævning af honorar, f.eks. kan en sag hurtig afsluttes som banal skade u/lægeerklæring, for efter 3 måneder være en sag med krav om behandlinger for igen efter 1 år være en sag der skal til AES for afgørelse af mén og tab af erhvervsevne. Tydelig afklaring bedes fremgå af svaret. Faktura fremsendes efter hver stadie, såfremt der efter hver stadie ikke er muligt at vurdere om sagen kører videre. I nævnte eksempel vil der skulle fremsendes 3 fakturaer, såfremt der efter hver stadie ikke er muligt at vurdere om sagen kører videre. Se i øvrigt svar på spørgsmål Hvad er kravet til dokumentation for opkrævning af honorar for behandlede og afsluttede arbejdsskader? Et valg af fakturering af flere forskellige stadier i en sag, over mange år, er en omfangsrig opgave, hvorfor krav til leverandøren skal klart defineres. Se svar på spørgsmål 50 og Vedr. Tilbudsskemaet: En lang række af de ønskede leverede ydelser skal ikke direkte prisfastsættes, men skal inkluderes i de i prisskemaet nævnte kategorier (i modsætning til i dag). Dette forhold vil betyde en meget misvisende prisstruktur, hvor Region Tilbudsskemaet ændres ikke. Se svaret på spørgsmål 12, 15 og 49. Side 15 af 18

16 Syddanmark på ingen måde har eller får indsigt i, hvad de reelle omkostninger er til de i prisskemaet nævnte kategorier (pkt. 3-5). Vi vil gerne henstille til, at der som minimum kommer en yderligere priskategori indeholdende den løbende forsikringsmæglerrådgivning, som bl.a. er beskrevet i Kravspecifikationens krav nr Vi håber, at Region Syddanmark vil tage ovennævnte til efterretning og imødegå vores ønsker til tilretning af udbudsmaterialet. 54 Vedr. krav nr. 9 i kravspecifikationen: I stiller krav om, at leverandøren skal stille et elektronisk indberetningssystem til rådighed for kunden, således at I kan indberette alle typer skader via internettet. Region Syddanmark benytter i dag 2 elektroniske indberetningssystemer, et til arbejdsskader og et til øvrige skader. Vi kan tolke ud af Spørgsmål & Svar, at ovennævnte krav ikke alene giver Willis Towers Watson udfordringer; men også ekstra omkostninger; ekstraomkostninger som alt andet lige vil blive pålagt Leverandørernes prisstruktur i forbindelse med tilbudsafgivningen. Med andre ord vil dette krav medføre en forhøjet samlet pris til Region Syddanmark. Kan jeres krav ændres til maksimalt 2 indberetningssystemer? Følgende slettes i mindstekrav nr. 9 i Kontraktbilag 2: Leverandøren skal uden beregning stille et elektronisk indberetningssystem til rådighed for Kunden, således at Kunden kan indberette skader via internettet. Systemet skal kunne modtage elektronisk anmeldelse af alle skadestyper (dog ikke brilleskader), herunder arbejdsskader (der anmeldes via EASY (Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings lovpligtige indberetningssystem) mv.) og erstattes med følgende: Leverandøren skal uden beregning stille op til 2 elektroniske indberetningssystemer til rådighed for Kunden, således at Kunden kan indberette skader via internettet. Systemerne skal samlet kunne modtage elektronisk anmeldelse af alle skadestyper (dog ikke brilleskader), herunder arbejdsskader (der anmeldes via EASY (Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings lovpligtige indberetningssystem) mv.) SOM FØLGE AF DENNE ÆNDRING HAR ORDREGIVER UDARBEJDET NYE UDBUDSBETINGELSER (SOM ERSTATTER DE TIDLIGERE UDBUDSBETINGELSER) NYT KONTRAKTBILAG 2 (SOM Side 16 af 18

17 ERSTATTER DET TIDLIGERE KONTRAKTBILAG 2) BEMÆRK: NY TILBUDSFRIST, JF. UDBUDSBETINGELSERNES PKT. 4. Tidligere svar, herunder på spørgsmål 30, hvor det fremgår, at der skal leveres ét samlet indberetningssystem, frafaldes i overensstemmelse hermed. Ordregivers præciseringer offentliggjort den 5. oktober Præcisering af svar nr. 54 Svaret i spørgsmål 54 skal forstås således, at såfremt alle sager (ekskl. brilleskader) kan indberettes i det samme system, skal leverandøren alene stille ét system til rådighed. Såfremt alle sager ikke kan indberettes i ét system, skal leverandøren derimod samtidig stille et andet system til rådighed, hvor de resterende sagstyper kan indberettes. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort den 11. oktober Udbudsbetingelser Punkt 1.3 Forventet ydelsesomfang vedrørende den udbudte kontrakt fremgår af Kontraktbilag 3. De angivne estimater og forventede omfang er alene udtryk for Ordregivers forventninger til forbruget af de ydelser, der er omfattet af den udbudte kontrakt. Ordregiver forpligter sig således ikke til at aftage en bestemt mængde af ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Det faktiske forbrug kan med andre ord vise sig at være højere eller lavere end, hvad estimaterne angiver. Spørgsmål: Der står, at ordregiver ikke forpligter sig til at aftage en bestemt mængde af ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Er ordregiver forpligtet til at aftage ydelserne aktuarrapport, årsrapport og præmieberegning én gang om året? Udkast til kontrakt punkt 16.1 Uddybende spørgsmål til svar nr. 37 Ja, dette følger forudsætningsvist af krav nr. 7, 8 og 10 i kontraktbilag 2. Ordregiver kan ikke konkret tage stilling til, hvad der specifikt gælder i forhold til dansk Side 17 af 18

18 udkast til kontrakt punkt Spørgsmål: Kan Regionen bekræfte, at såfremt en tilbudsgiver byder ind med en ansvarsbegrænsning svarende til den lovpligtige ansvarsforsikringssum for forsikringsmæglere i bekendtgørelse om forsikringsformidleres ansvarsforsikring, garantistillelse og behandling af betroede midler på euro, at dette i så fald vil være tilstrækkeligt til at efterkomme Regionens krav om iagttagelse af erstatningspligt i henhold til dansk rets almindelige regler? rets almindelige regler. Ordregiver vil henstille til, at tilbudsgiver ikke tager forbehold til indholdet af kontrakten. Se i den forbindelse udbudsbetingelsernes pkt Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort den 13. oktober Spørgsmål til Kontraktbilag 2 Kravspecifikation Præcisering af system til arbejdsulykker Vi er bekendt med at Region Syddanmark aktuelt bruger systemet A-skade til indberetning af arbejdsulykker, hvorfra ulykker går videre til EASY og nuværende leverandør. Da arbejdsgiver skal indberette til EASY, er det naturligt at fortsætte med indberetning i A-skade, alternativt bare indberette direkte i EASY. Det er derfor uklart for os, hvad der menes med at leverandør skal stille system til rådighed, også for indberetning af arbejdsulykker, særligt hvad der menes med elektronisk anmeldelse. Er det korrekt forstået, at I ønsker elektronisk adgang til de indberetninger der er foretaget men at arbejdsulykker ikke skal indberettes via leverandørens system men alene skal lagres i leverandørens system? Hvis det ikke er korrekt forstået, bedes I beskrive Region Syddanmarks fremtidige arbejdsgang på området. Det er korrekt, at regionen på nuværende tidspunkt anvender A-skade, hvorfra oplysningerne går videre til leverandøren. Jf. svaret på spørgsmål nr. 27, kan det ikke udelukkes, at Region Syddanmark i fremtiden, det vil sige på et tidspunkt i den udbudte kontrakts levetid, vil anvende det af leverandøren leverede indberetningssystem til anmeldelse af arbejdsskader også (i stedet for A-skade). På kort sigt har regionen dog fortsat til hensigt at anvende A-skade ved arbejdsskader. Ovenstående er baggrunden for krav nr. 9 i kravspecifikationen. Side 18 af 18