Referat fra bestyrelsesmøde d

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde d Fuldmagt Fuldmagt kræves nu af pengeinstitutter, hvor der står, at borgerforening har administratorret. Lejerforening skriver under på fuldmagt. Borgerforening er registreret som ejer på tinglysningskontoen. De fire anpartshavere skriver under sammen med lejerforening. Udkast til følgebrev findes uforståelig for almindelige mennesker. Bestyrelsen laver et udkast til et forenklet brev på mere forståeligt sprog. Evy tager kontakt til advokaten. 2. Opdatering på regnskabet "Foreningskonto" bliver omdøbt til "Navet". Formanden gennemgik de forskellige kolonner i regnearket. Der bliver udleveret en opdatering hver gang bestyrelsen mødes. 3. Aktivitetsoversigt Besigtigelses tur på Navet d kl Start fra Navet 47. Ulla og Henrik kommer med et oplæg til handlingsplan for Navet. Arbejdsdag Navet d kl Morgenkaffe hos Lars, Navet 42. Natur tur sidst i maj Dato følger. Henrik melder tilbage efter aftale med Hans. Arbejdsdag på legepladsen d kl Sankt Hans fest d. 23. juni kl på Navet. Snobrød på legepladsen kl Årets taler Thomas Kastrup Larsen. Der skal sendes en påmindelse til ham Lena tager kontakt. Et forslag til en fælles spis sammen arrangement i skoven sammen med lejerforening. Lige inden skoleferien slutter f.eks. fredag d Evy kontakter Jens Jeppesen. Arbejdsdag på legepladsen d kl Fællesmøde med Lejerforeningen Navet d. 13. september Generalforsamling i uge 47 onsdag d. 24. november. Evy reserverer lokaler på Kroen. Juletræ søndag d. 28. november kl Der serveres gløgg og æbleskiver. 4. Næste møde 18. marts 2010 kl hos Evy. Referat fra bestyrelsesmøde d Punkter på dagsorden d Indkaldelse til generalforsamling i LAK 2. Konference om ny landdistriktspolitik 3. Ændring af dato for besigtigelses tur ad.1 D. 23. marts. Evy deltager ad.2 D. 6. april Ulla og Evy deltager ad.3 Dato er ændret rykket en uge frem til Henrik, Evy og Ulla deltager. Arbejdet med plejeplan af Navet er påbegyndt Diverse Der drøftes muligheden for tilmelding til nyhedsbrev fra Sebber Borgerforening Opdateret medlemsliste Evy medbringer næste gang. Midler til indkøb af hundeposestativer søges. Lena og Evy står for dette. Oplæg til vedtægter: revideres og gennemgås på næste møde.

2 Punkt til næste møde: Lejekontrakter skal genforhandles i Forhandlingerne indledes senest 1. april 2011 og skal være afsluttet 1. juli. Bestyrelsen skal begynde at overveje, hvordan arbejdet omkring administrering af leje af sommerhusgrunde organiseres. Næste møde onsdag d. 21. april kl Bestyrelsesmøde 18. maj 2010 hos Ulla Rahn Fraværende: Lena Pedersen 1. Referat godkendt. 2. Leo Helmer fra Vokslev Samråd deltog ikke på mødet. Evy inviterer på ny. 3. Evy træffer endelig aftale træffes med Jørgen Mark. Ulla og Evy deltager på mødet. Husk borgerne kan hejse flaget ved den gamle brugs ved specielle lejligheder. Flag lånet hos Evy Moric, Bagerstræde 6, mod depositum på 100 kr. Flagliste gennemgået. Evys oplæg til revidering af vedtægterne udsendes til bestyrelsen igen. Ejerskifte af sommerhus på Navet, nr. 37 sendt til Evy. Kopi fra mægler sendes til formanden for Lejerforeningen Navet og original afleveres hos Ole. Modtaget henvendelse fra Aalborg Kommune med link til nyindkøbt bogbus. 4. På fællesområdet ved omfartsvejen igangsættes oprensning af grøft jfr. burgskontrakt af 30/9 85 ang. matr. 7 D. Henrik aftaler entreprise med vandløbsentreprenør. 5. Vi arbejder på muligheden for at tynde ud i birketræerne langs cykelstien mod Nibe. 5. Aalborg Kommune har fjernet 2 lysmaster ved det tidl. Sølyst. Der arbejdes fortsat på at udskifte lysmaste ved vendepladsen og der søges midler hertil. 6. Evy tager kontakt til Ejerforeningen (tidl. Sølyst) med hensyn til sten ved indkørsel til Bagerstræde fra Brogade. Hanne kontakter Nymand angående flytning af sten samt nedlægning langs den resterende del af vendepladsen mod Bagerstræde. 7. Ved betaling af grundleje for Navet pr udbetales med udgangen af august resttilgodehavende af andele for regnskabsåret 2008/2009 til Lejerforeningen Navet og Sebber Borgerforening. 8. Der er husstandsomdelt invitation til alle borgere om den kommende Legepladsdag. Der kommer til at ligge liste med arbejdsopgaver til dagen på legepladsen. Borgerforeningen er vært med øl/vand og grillpølser til frokost. Der har desværre været hærværk på legepladsen. Vi takker i den forbindelse Gunnar Klokkerholm for reparation af skaderne. 9. Det er besluttet at der sættes en lille annonce i Nibe Avis om tid og sted for Natur turen i Sebbersund den 26. maj hvor alle er velkommen. 10. Hanne tager kontakt til Nibe Avis for annonce vedr. Skt. Hans aften. Nyt møde aftalt til torsdag den 10. juni 2010 kl hos Hanne Gerges

3 Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag den kl hos Lena Formand: Foreløbigt udkast til vedtægter sendes til bestyrelsesmedlemmer mhp. gennemlæsning. Der er revideret til og med 12. Mødet med bestyrelsen for Lejerforeningen Navet mandag den afholdes hos lejerforeningen, som indkalder til mødet. Næstformand: Vendepladsen: Tilbud på en ny gadelampe på vendepladsen lyder på Spar Nord fonden har givet kr. Der er rettet forespørgsel til borgerforeningens bestyrelse om tilskud. Ansøgning kommer inden næste bestyrelsesmøde. Opfølgning på regnskabet: Udsendes af formanden sammen med forslaget til vedtægtsændringer. Nyt fra Fællesrådet: Der afholdelse af kultur/musik aften på Sebber Skole d kl Kommende arrangementer: Bådelauget arrangerer sejltur til Halkær den 21.8 kl Legepladsen: Arbejdsdag på legepladsen den 28.8 kl Nye mål til fodboldbanen ansøgning sendes til LAK efter bestyrelsens gennemgang. Der mangler at blive klippet hæk og malet. Familiedragedag den 5.9 kl Oprensning af grøft.: entreprenør er kontaktet. Den bliver oprenset til efteråret Næste møde: kl hos Evy Referat bestyrelsesmøder i Sebber Borgerforening d samt Fremmøde afbud Ulla og 6.10 afbud Lena. Evy Henrik og Hanne deltog i begge møder. Generalforsamling 24. november 2010 på kroen Det reviderede forslag til vedtægtsændringer sendes til bestyrelsen, som sørger for udfærdigelse af indkaldelse til generalforsamlingen. Begge papirer husstandsomdeles d. 31.okt. Henvendelse fra borgere De i brevene nævnte punkter er blevet behandlet af bestyrelsen. Næstformand: Hanne Ansøgning til AKA puljen om penge til udskiftning af lampe på vendepladsen. Nyt fra Fællesrådet Hanne Arrangement med Jens og Jens på Sebber Skole. En fin, fornøjelig, festlig aften med ca. 50 betalende gæster. Opfølgning på regnskabet: Evy

4 Regnskabet blev gennemgået. Havnen / Bådelauget: Det på sidste års generalforsamling nedsatte udvalg mødtes d på havnen. Flere ideer blev undfanget, og udvalget mødes igen d for at arbejde videre med sagen. Navet: Opfølgning på Fællesmødet med Lejerforeningen Navets bestyrelse den 13. september! Grundet sen modtagelse af referatet fra Lejerforeningen, kan referatet først behandles på næste møde. Svar over klage til sommerhusejer for overtrædelse af Lokalplan 87. Der rettes henvendelse til de involverede med kopi til Lejerforeningen. Opdatering af de digitale materialer foto, byggetilladelser, byggetegninger og breve? Hvem? Hvem har adgang til de digitale materialer? Pt. hos formanden Hvem samler og opbevarer originalmaterialerne? Forslag om at hvert bestyrelsesmedlem får et usb stik med diverse oplysninger om Navet. Plan for naturpleje Et udarbejdet forslag behandles på næste møde. Siden sidst: Arrangementer/aktiviteter/opgaver Dragedagen på Navet den 5. sep. En vidunderlig september dag for børn og voksne. På foreningen hjemmeside er der billeder fra dagen. Stor tak til arrangørerne. Legepladsen: Ansøgning til AKA puljen om midler til nye mål er afsendt. Kommende arrangementer / aktiviteter: Generalforsamling den 24. november Invitation husstandsomdeles d Planlægning/annoncering? Oprensning af grøft. Grøften er blevet oprenset, og røret bliver snarest spulet. Diverse: Hundeposer Ansøgning sent til en underafdeling af Danske Bank Næste møde Evy Moric mandag d. 1. november kl Bestyrelsesmøde mandag den 1. november 2010 kl Fremmøde: Alle Godkendelse af referat: Godkendt Formand: Vedtægtsændringer gennemgået, skrives færdigt og sendes ud til best. medlemmer til endelig godkendelse. Der arbejdes fortsat på at finde løsning på vedligeholdelse af grusveje. Næstformand: Skriftlig henvendelse fra 2 borgere, som ønsker en sag behandlet. Nyt fra Fællesrådet: Fællesrådet arbejder på at få deres egen hjemmeside.

5 Et udvalg er nedsat til udarbejdelse af nye vedtægter. Multibane ved Sebber IF er ved at blive etableret. Opfølgning på regnskabet Antal medlemmer i Borgerforeningen? Hvor stor % del af byens husstande er medlemmer? Der er aftalt møde mellem kassereren for Navet og formanden. Havnen / Bådelauget: Nyt fra møde i udvalg til havneforskønnelses 29. oktober. Udvalget fortsætter undersøgelser af priser på granit og kæder. Der er fremkommet en ide om, at opsætte en mindre båd med hyttefad, hvorpå ankeret kan placeres. Der arbejdes også på at etablere en lyskilde mere på området. Nyt møde aftalt. Der er ansøgt AKA midler til udskiftning af lampe på vendepladsen. Alle nødvendige papirer er sendt til Sundhed og Bæredygtig udvikling. Navet: Opfølgning på Fællesmødet med Lejerforeningen Navets bestyrelse den 13. september 2010 Præsentation af forslag til plejeplan for matr. 63a, Navet Oplæg/forslag til plejeplan for Navet er udarbejdet. Præsenteres på generalforsamlingen. Herefter videresendes den til Lejerforeningen til gennemsyn og kommentarer. Referatet gennemgået og kommenteret. Formanden sender bestyrelsens kommentarer til Lejeforeningen Kommende arrangement: Juletræstænding søndag d kl. 16. Der serveres gløgg, æbleskiver og knas til børnene. Legepladsen Tak til den borger, der af eget initiativ har repareret hængebroen. Generalforsamling den 24. november kl Sebber Kro Annoncering er på plads d Forslag til dirigent: bestyrelsen arbejder med sagen. Bestyrelses beretning. Formanden udarbejder forslag, som gennemgås på næste møde. Regnskab Navet præsenteres på næste best. møde inden generalforsamlingen. Kontingent: foreslås uændret Indkomne forslag: skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før. Husstands omdeles sammen med forslag til vedtægter Suppleanter: Bestyrelsen spørger nuværende suppleanter. Traktement: øl og vand, kaffe/te, rullepølse/ost, småkager.. Julebanko: gevinster købes i Barmer Købmandsgård. Diverse: Besvarelse af indkomne breve Bestyrelsen behandlede de indkomne breve og udfærdigede svar. Næste møde: Mandag d kl Foreløbig dagsorden: generalforsamling og indkomne forslag. Bestyrelsesmøde mandag den 15. november 2010 kl hos Lena Fremmøde Alle Godkendelse af referat Godkendt Formand:

6 Evy præsenterede de indkomne forslag for bestyrelsen samt det redigerede forslag til vedtægter. Forslagene skannes ind og præsenteres på foreningens hjemmeside. De indkomne forslag og forslag til reviderede vedtægter husstandsomdeles senest onsdag i uge 46. Begge dele opsættes desuden på foreningens opslagstavle og på busskuret. Næstformand: Næste møde i forskønnelsesudvalget for havnen onsdag d. 8.dec 2010 kl Røret i forbindelse med grøften på matrik. 41 er blevet oprenset. (tømt for jord, slam og grene). Nyt fra Fællesrådet: Fællesrådet tilbyder orientering om arbejdet i Fællesrådet. Bestyrelsen takker for tilbuddet, men da vi løbende bliver orienteret af Borgerforeningens repræsentant i Fællesrådet, finder vi det ikke nødvendigt. Opfølgning på regnskabet: Det endelige regnskab er ikke gennemgået endnu. Havnen / Bådelauget: Arbejdsdag på havnen den 14. november Navet: Konstruktivt møde med Aalborg Kommune den 12. november om pleje af Navet og det fredede område ved Bjerget. Aalborg kommune tilbyder rådgivning/vejledning i det videre arbejde. Siden sidst: Møde med Aalborg Kommune pga. borgerhenvendelse til Aalborg Kommune ang. opgravning af grøft. Mødet /besigtigelsen på matrikel 7al og 41 (det opdæmmede areal ved omfartsvejen) fandt sted d. 11.november, og Aalborg kommunens repræsentant vurderede, at opgravningen af grøften er meget tilfredsstillende. Orientering om vedligeholdelse af grusvejene i Sebbersund. Beboere langs byens grusveje har afholdt møde om den fremtidige vedligeholdelse af grusvejene. Evy orienterede bestyrelsen om det afholdte vejmøde, hvor beslutningen blev, at Jørgen Andersen fra Barmer blev valgt til at udføre opgaven. På mødet meldte Lea Hansen, Anita Steffensen, Ole Møller og Evy Moric sig til så hurtigt som muligt at arbejde videre med det mere formelle omkring oprettelse af et vejlaug. Evy havde en mdt. forespørgsel med fra det midlertidige udvalg. Udvalget ville gerne, om Borgerforeningen kunne lægge penge ud til betaling af det omtalte arbejde. Efter flere diskussioner accepterede Borgerforeningen at lægge beløbet ud, såfremt leverandør ikke giver tilstrækkelig henstand. Jørgen Andersen påbegynder opretning og grusning af vejene inden udgangen af uge 46. Besvarelse af indkomne breve Til 2 borgere udfærdigede bestyrelsen breve ang. opgravning af grøften. Samtidigt blev der skrevet til 2 sommerhusejere ang. overholdelse af lokalplan 87. Legepladsen Intet nyt. Kommende arrangementer/ aktiviteter. Generalforsamling den 24. november kl på kroen. Rejsning af byens juletræ søndag kl. 10. Alle er velkommen til at hjælpe. Tænding af byens juletræ søndag d kl med servering af gløgg og æbleskiver og knas til børnene. Diverse. Næste møde: Mandag, d kl hos Ulla Foreløbig dagsorden: regnskabet og beretning gennemgås. Bestyrelsesmøde mandag den 22. november 2010 kl hos Ulla Dagsorden

7 Fremmøde Alle Godkendelse af referat Godkendt med mindre ændringer Formand: Regnskabet for Navet (63a) gennemgået. Ligeledes blev regnskabet for Borgerforeningen gennemgået. Præsentation af regnskabet: Revisorer og formanden holder inden generalforsamlingen et møde, hvor regnskaberne skal godkendes. Medlemstal i Sebber Borgerforening: 197 betalende medlemmer og 22 ikke betalende pensionister. (Medlemmer over 70 år har gratis medlemskab) Bestyrelsens beretning: Formanden gennemgik de væsentlige punkter, som bliver fremlagt på generalforsamlingen. Behandling af brev til bestyrelsen fra et medlem af det midlertidige udvalg vedrørende opretning af grusvejene. Bestyrelsen foreslår et fælles møde mellem borgerforeningen og det midlertidige vejudvalg Kommende arrangementer/aktiviteter: De sidste opgaver til generalforsamlingen blev fordelt. Generalforsamlingen og julebanko Der trykkes ekstra kopier af nuværende vedtægter og forslag til nye vedtægter. Der spilles 5 omgange julebanko med gaver og sidemandsgevinster. Opsætning af juletræ Juletræet sættes op søndag d kl Næste bestyrelsesmøde Torsdag d. 13. januar kl Referat fra generalforsamling i Sebber Borgerforening d Valg af dirigent. Erich Borup valgt 2. Formandens beretning. Beretningen godkendt. 3. Fremlæggelse af regnskabet til godkendelse. Regnskabet for Navet og regnskabet for Borgerforeningen blev godkendt med bemærkning. Der blev spurgt, om regnskaberne kunne gøres mere overskuelige for mening mand, hvilket kassereren mente, er muligt. Men det var en lidt svær opgave i år, da det er det første år, hvor Navet (63a) har sit eget regnskab.. Der er stillet spørgsmål om udbetaling til ejerkredsen af Navets skete hvert år, hvilket kassereren svarede ja til. 4. Fastsættelse af kontingent. Enkelt medlemskab 50 kr. og husstand 100kr. Medlemmer over 70 år er kontingentfrie. Godkendt uændret, som er foreslået af bestyrelsen 5. Indkomne forslag. Der blev fremlagt begrundelse for ændring af vedtægter. 5.1 Forslag fra bestyrelsen ang. nye vedtægter.

8 Disse blev gennemgået paragraf efter paragraf. 3 stk. 1 blev diskuteret, især forståelse af helårsstatus. Den endelige ordlyd, som blev godkendt af generalforsamlingen er følgende: Enhver borger, der er fyldt 18 år, bosiddende i Sebbersund by i hus med helårsstatus kan blive medlem af Sebber Borgerforening 4: Det blev diskuteret, om bestyrelsen skulle have 5 eller 7 medlemmer. Bestyrelsen ønske om 7 medlemmer blev imødekommet af generalforsamlingen 8 stk. 1: Det blev besluttet at ændre ordlyden til følgende: Bestyrelsen kan nedsætte midlertidige udvalg, udpege kontaktpersoner og bemyndige andre til at varetage nærmere beskrevne opgaver med reference til formand eller næstformand. Faste udvalg nedsættes af generalforsamlingen. 9, stk. 6: det blev besluttet at ændre punktet til følgende ordlyd: Valg af revisor og suppleant. Sidstnævnte vælges for et år af gangen. 9 stk. 7: blev godkendt under forudsætning af en henvisning til 9, stk. 9: Der blev stillet forslag om, at vedtægtsændringer skal behandles på to på hinanden følgende generalforsamlinger men forslaget blev frafaldet. 9 stk. 10:der indsættes et "og" efter ordet: hjemmeside Herefter blev forslag til nye vedtægter vedtaget med flertal af de fremmødte. 5.2 Forslaget stillet af John Jepsen (om tidspunktet for offentliggørelsen af forslag til vedtægtsændringer). Forslaget blev trukket tilbage. 5.3 Forslag fra Ellinor Wolff om udsendelsen af elektroniske nyhedsbreve bestyrelsen støtter forslaget, som blev vedtaget af generalforsamlingen. Nyhedsbrevene offentliggøres tillige på opslagstavle. 5.4 Forslag fra John Jepsen vedr. genopretning af naturen på Navet. Bestyrelsen kommenterede forslaget med henvisning til den kommende plejeplan for Navet. Forslaget blev forkastet. 5.5 Forslag fra John Jepsen ang. vedligeholdelsen af matrikel 7al og matr. 41a. Forslags punkt 1 blev vedtaget. Området skal fremstå som strandeng med den vilde flora, som er naturlig for området. 5.6 Forslag fra John Jepsen vedr. grusveje i Sebbersund. Under dette forslag informerede en repræsentant fra det midlertidige vejudvalg om arbejdet, og om hvilke aftaler, der er indgået samt fremtidige planer. John Jepsens forslag blev forkastet af generalforsamlingen. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Henrik, Hanne og Evy genvalgt uden modkandidater. 7. Valg af suppleanter. Hans Heidemann og Kaj Holm 8. Valg af revisor. Erich Borup er genvalgt 9. Evt. Orientering fra udvalget omkring aktivitetshus. Udvalget har afholdt to møder og er i gang med at afklare behovet. Der vil blive uddelt spørgeskema til samtlige husstande, hvor man også kan komme med forslag og idéer. Der vil blive vedlagt en skitse over huset.. Oplæget over de idéer udvalget arbejder med vil blive præsenteret til GF inden den endelige godkendelse. Orientering fra udvalget til forskønnelse af havnefronten.

9 Udvalget arbejder med tanken at opsætte sten og kæder langs Brogade og på at skaffe mere lys ved havnen. Det eksisterende anker har udvalget tænkt placeret på et bådlignende fundament, så det bedre kan ses. Det er hensigten at søge fonde om tilskud til forskønnelsen Orientering om afslutning på forskønnelse af vendepladsen. Ansøgning er afsendt til Sundhed og Bæredygtig Udvikling, og det nedsatte udvalget forventer svar inden længe. Spar Nord fonden har givet 5000 kr. i tilskud. Borgerforeningen redegjorde for det udarbejdede forslag til plejeplan for Navet. Forslaget skal nu sendes i samråd med Lejerforeningens og til Aalborg kommune. Dirigenten takkede generalforsamlingen for god tone og saglig debat og overgav ordet til formanden, som takkede på bestyrelsens vegne alle fremmødte. Herefter blev der spillet julebanko. Venligst Bestyrelsen for Sebber Borgerforening