Referat fra økonomiudvalgets møde den 3. april 2006 kl på Aars Rådhus. PUNKTER VEDR. VESTHIMMERLANDS KOMMUNE

Transkript

1 Referat fra økonomiudvalgets møde den 3. april 2006 kl på Aars Rådhus. Indholdsfortegnelse PUNKTER VEDR. VESTHIMMERLANDS KOMMUNE Blad 33. Administrativ organisering Vederlæg og diæter mv. til medlemmerne af økonomiudvalget og sammenlægningsudvalget Drøftelse af strategiske samarbejder Køb af ESDH-løsning Budgetprocedure for budget Ombygning af Vestre Boulevard 50 GODKENDELSER AF BESLUTNINGER I DE FIRE KOMMUNER 39. Godkendelse af anlægsbevilling til byggemodning i Aalestrup Kommune 51 ORIENTERING 40. Orientering om ændret beløbsgrænse ved opfølgning på de fire gamle byråds økonomiske dispositioner Placering af personale Orientering om forhandlingsorgan vedr. lokal aftale om medindflydelse og medbestemmelse (MED-aftale) 54 TILLÆGSDAGSORDEN 43. Drøftelse af byvåben 56 Afbud: Ingen Bemærkninger til dagsorden: Ingen

2 Punkt 33. Administrativ organisering J. nr Der er vedlagt forslag til et sæt organisationsdiagrammer for den adminstrative organisation i forvaltningerne i Vesthimmerlands Kommune. Der er påført navnene på de ledere, som er udpeget navnene er dog blot til orientering. Tidligere sagsbehandling Organisationsdiagrammerne er i overensstemmelse med den administrative struktur vedtaget som punkt 4 på Sammenlægningsudvalgets møde den 9. januar og det overordnede organisationsdiagram, som blev godkendt af Økonomiudvalget den 10. februar Dog foreslås der nu en ændring vedrørende afdelinger inden for Socialforvaltningen. Her var der tidligere forudsat en tilsynsafdeling og en afdeling for socialpsykiatri og misbrug. På baggrund af en gennemgang af opgaver og bemanding i kommunen ønskes disse to afdelinger slået sammen til én afdeling. Bilag - Vesthimmerlands Kommune, administrativ organisation - at den administrative organisering godkendes. Mindre justeringer drøftet. Justeret forslag fremsendes før endelig behandling i Sammenlægningsudvalget. Punkt 34. Vederlag og diæter m.v. til medlemmerne af økonomiudvalget og sammenlægningsudvalget J. nr Reglerne om vederlag og diæter til medlemmer af Sammenlægningsudvalget er reguleret Lov om Kommunernes Styrelse 16 og 16a, Inddelingsloven 17 samt Bekendtgørelse nr. 870 af 16. september 2005 om vederlag og diæter til medlemmerne af forberedelsesudvalg, sammenlægningsudvalg m.v. Der fremgår blandt andet af regelgrundlaget, at : Medlemmer af sammenlægningsudvalget kunne senest 1. februar 2006 vælge at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med hvervet som medlem af sammenlægningsudvalget. Beløbet kan højst udgøre fem gange diætbeløbet svarende til dagligt kr. i Vælger et medlem at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste reduceres det faste årlige vederlag med kr. For medlemmer af sammenlægningsudvalget som allerede er medlemmer af kommunalbestyrelse, amtsråd eller forberedelsesudvalg gælder valget for mellem tabt arbejdsfortjeneste og fast vederlag begge hverv.

3 Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ydes efter dokumentation fra arbejdsgiver. I tilfælde, hvor et medlem er selvstændigt, er det Sammenlægningsudvalget som vurderer, hvorvidt kravet er dokumenteret. Der er ikke krav om dokumentation for konkrete tab eller fremlæggelse af regnskab mv., at tabt arbejdsfortjeneste udbetales efter følgende retningslinjer: Hvor mødeaktiviteten sker uden for arbejdstid er der ikke lidt et tab, og der udbetales ikke tabt arbejdsfortjeneste. Der udbetales tabt arbejdsfortjeneste indtil senest kl Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste vedrørende aktiviteter efter kl sker alene hvor medlemmet kan dokumentere at have aflyst planlagt arbejde. Hvor arbejdet kan varetages af en afløser udbetales et beløb svarende til den faktiske udgift til indkaldelse af afløser. Medlemmer som er selvstændigt erhvervsdrivende, og som ikke kan antage en afløser under fravær, lider et indtægtstab ved deltagelse i aktiviteter under sammenlægningsudvalget. Der er ikke fastlagte timesatser vedrørende den fortjeneste som de enkelte medlemmer har tabt. Hvor der er vejledende timesatser for fagområdet, anvendes disse. Det er p.t. Advokatsamfundets vejledende satser for salærer og Dansk Journalistforbunds vejledende vilkår. Hvor en selvstændig erhvervsdrivende arbejder efter en fast timesats, for eksempel for køreskoleundervisning, lægges denne timesats til grund. Administrationens indstilling indstilles godkendt. Punkt 35. Drøftelse af strategiske samarbejder J. nr A06 / (BJU) Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget tager en indledende overordnet drøftelse af mulige strategiske samarbejder inden for turisme, erhverv og handel mv. - at emnet drøftes i Økonomiudvalget Sagen drøftet. Punktet genoptages på næste møde i økonomiudvalget.

4 Punkt 36. Køb af ESDH-løsning J.nr Elektronisk sags- og dokumenthåndtering, ESDH, er afgørende for effektiv behandling og arkivering af sagen i Vesthimmerlands Kommune. Elektronisk håndtering af sagerne betyder, at dokumenter og sager kan læses og behandles af de relevante medarbejdere, også når medarbejderne er fysisk placeret på flere adresser. En arbejdsgruppe med repræsentanter fra de nuværende fire kommuner og fra flere fagområder har beskrevet den nuværende status på anvendelse af ESDH samt krav til ESDH-løsningen i Vesthimmerlands Kommune. På baggrund af arbejdsgruppens konklusion samt tilbud fra leverandører indstilles, at systemet Acadre fra firmaet Traen anskaffes. ESDH-løsningen vil over en firårig periode koste ,00 kr. Beløbet inkluderer anskaffelse af systemet, implementering af systemet samt løbende vedligeholdelse og opgradering til nye versioner. Konvertering af data fra Løgstør Kommunes nuværende system skal betales særskilt og vil beløbe sig til cirka kr. Ved indstilling af, at Vesthimmerlands Kommune anskaffer ESDH-løsningen Acadre er lagt vægt på: Acadre er udviklet under FESD-samarbejdet, og systemet opfylder den kravsspecifikation som er beskrevet af Den digitale Taskforce under Økonomistyrelsen. Acadre er et åbent system med mange snitflader og et aktivt engagement i at etablere snitflader til stadig flere systemer i samarbejde med blandt andet KL. Acadre fremtræder brugervenligt og kan anvendes af sagsbehandlere efter en kort introduktion. Acadre tilbyder en politiker- og borgerweb, så giver borgere og politikere en adgang til opdateret og relevant information via internettet. Det er afgørende, at Sammenlægningssekretariatet kan håndtere sager og dokumenter elektronisk, og implementeringen af ESDH-løsningen vil starte i Sammenlægningssekretariatet. Indførelse af ESDH i Vesthimmerlands Kommune er en vigtig nøgle til effektiv og rationel sagsbehandling. Men implementeringen kræver, at en dedikeret projektleder planlægger og stiller mål for ESDH-projektet, modner organisationen til implementering af nyt system og arbejdsgange og konstant følger op på implementeringen. Der skal desuden udføres en række konkrete opgaver med opsætning af skabeloner og arbejdsgange, så systemet kan udnyttes af forvaltningerne fra 1. januar Derfor foreslås, at der afsættes en medarbejder på fuld til arbejdet. Projektlederen vil kunne ansættes i vakant stilling i den foreløbige normering for IT, løn og personale. : Vesthimmerlands Kommune indgår aftale med firmaet Traen om køb af Acadre til en samlet kontraktsum på 1, ,00. Der afsættes til konvertering af data fra Løgstør Kommunes nuværende ESDH-løsning. Der afsættes årligt til projektledelse under implementeringsfasen, som anvendes til honorering af projektleder samt omkostninger herunder intern uddannelse af medarbejdere og politikere i brug af systemet. Punktet udsat. Økonomiudvalget ønsker en beskrivelse af de to ESDH-løsninger, der var med i den sidste del af processen.

5 Punkt 37. Budgetprocedure for budget 2007 J. nr Ø09 Sammenlægningsudvalget behandlede på møde den 23. januar 2006 (punkt 23) budgetproceduren for Det blev bl.a. besluttet, at det første budgetseminar skulle afvikles fra søndag, den 7. maj 2006 kl til mandag den 8. maj Det har efterfølgende vist sig, at vi på nuværende tidspunkt ikke er så langt fremme som oprindelig planlagt. Hertil kommer, at Kommunernes Landsforening den 8. maj 2006 har indkaldt økonomichefer til møde om finansierings- og udligningsreformen. På den baggrund vil det være mere hensigtsmæssigt at afvikle budgetseminaret den juni Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse, 39 og 40, stk. 2 og 3. - at økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at første budgetseminar udsættes til den juni Økonomiudvalget indstiller, at første budgetseminar afvikles d juni Punkt 38. Ombygning af Vestre Boulevard J. nr På Sammenlægningsudvalget møde den 6. februar 2006 blev det vedtaget, at der i forbindelse med ombygningen af Vestre Boulevard skulle nedsættes en projektgruppe. Projektgruppen har været samlet to gang. På gruppens første møde blev kontor behovet drøftet. Herunder blev muligheden for fleksible arbejdspladser og åbne kontorlandskaber drøftet. På andet møde fremlagde arkitektfirmaet et udkast til drøftelse. På mødet den 23. marts vil udvalget få en statusorientering om projekteringen. De nye bygninger skal stå klar til brug senest den 2. januar 2006, det er herfor målet at Sammenlægningsudvalget kan godkende et oplæg på deres møde den 24. april For at der til mødet i Sammenlægningsudvalget den 24 april kan ligge en indstilling klar fra Beskæftigelsesudvalget skal udvalget aftale et ekstraordinært møde. Fremsendes til orientering og datofastsættelse af et ekstraordinært møde samt senere behandling. Beskæftigelsesudvalgets beslutning den 23. marts 2006:

6 Bjarne Jensen og Erik Nielsen var ikke tilstede. Udvalget kan ud fra en faglig vurdering støtte de fremlagte tegninger. Udvalget har ikke mulighed for at vurdere økonomien i projektet. Øvrige oplysninger Det kan oplyses, at AF i dag lejer 502 kvm. for kr. (2005-tal). UU-centeret giver ingen husleje, idet dette var led i den politiske aftale, da UU-centret blev oprettet. Der henvises til den temadrøftelse om byggeriet på Vestre Boulevard, som afholdes onsdag den 29. marts kort efter kl Her vil arkitekt Frits Fischer fra Arkitektfirmaet Krogh Madsen fortælle om byggeplanerne. Da denne temadrøftelse afventes, har administrationen ikke fremsendt en nærmere indstilling. Som bilag er vedlagt arealoversigt og økonomi fra Arkitektfirmaet Krogh Madsen. Økonomiudvalget beslutter at sende det af Arkitektfirmaet Krogh Madsen udarbejdede forslag i udbud jf. tidsplanen. Økonomiudvalget forestiller sig byggestart d. 1. juli 2006 i stedet for 1. juni Økonomiudvalget forudsætter, at udbygningen kan ske etapevis. Økonomiudvalget forventer, at der udarbejdes økonomiforventning ang. udgifter til inventar, IT m.m. Denne forelægges før endelig vedtagelse i sammenlægningsudvalget. GODKENDELSER AF BESLUTNINGER I DE FIRE KOMMUNER Punkt 39. Godkendelse af anlægsbevilling til byggemodning i Aalestrup Kommune J.nr / (FWM) Der er behov for en anlægsbevilling på 4,08 mio. kr. til at byggemodne anden etape af området ved Solbærstykket. Anden etape omfatter 16 byggegrunde. Aalestrup Kommune har vedtaget bevillingen, der skal godkendes af Sammenlægningsudvalget. Bilag - Referat fra møde i byrådet for Aalestrup Kommune den 2. marts at anlægsbevillingen godkendes Anlægsbevillingen indstilles godkendt.

7 ORIENTERING Punkt 40. Orientering om ændret beløbsgrænse ved opfølgning på de fire gamle byråds økonomiske dispositioner J. nr Ø00 Sammenlægningsudvalget besluttede på møde den 23. januar 2006 (pkt. 25), at alle positive og negative tillægsbevillinger til drifts- og anlægsbudgettet skal godkendes i Sammenlægningsudvalget, såfremt bevillingen er på mere end kr. Beslutningen var i overensstemmelse med de beløbsgrænser, der er fastsat i Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i Finansministeren og Indenrigs- og Sundhedsministeren har siden ved brev af 13. marts 2006 ændret beløbsgrænsen i bekendtgørelsen fra kr. til kr. Det betyder, at Sammenlægningsudvalget fremover skal godkende alle positive eller negative tillægsbevillinger til drifts- og anlægsbudgettet for 2006, såfremt bevillingerne er på mere end kr. Lovgrundlag Sammenlægningsudvalgets kontrol med kommunernes økonomiske dispositioner er omtalt i Inddelingslovens 2, stk. 2-4, 20, 21, 23 og 24. I medfør af disse bestemmelser har Indenrigs- og Sundhedsministeren den 19. december 2005 udstedt Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i Efterfølgende er udsendt fællesbrev fra Finansministeren og Indenrigs- og sundhedsministeren af 13. marts 2006 (brevet vedrører afslutning på sagen om genåbning af kommunernes budgetter for 2006). Økonomiudvalget, den 3. april 2006 Taget til efterretning. Punkt 41. Orientering om placering af personale J. nr De kommende administrative medarbejderne fra de fire rådhuse og de to amter modtog mandag den 20. marts 2006 et høringsbrev om, på hvilket rådhus, de i fremtiden vil få tilbudt ansættelse. Langt de fleste medarbejdere - omkring 98% - får den førsteprioritet, som de havde ønsket sig forud for høringsbrevet. Der forventes meget få indsigelser fra medarbejderne, og direktionen vil forholde sig til de enkelte høringssvar. Det næste trin er fordelingen af de fremtidige arbejdsopgaver. Efter en samtale med den nye forvaltningschef får hver medarbejder en overordnet jobbeskrivelse. Også denne proces resulterer i et høringsbrev med mulighed for høringssvar hen over maj måned. Det endelige brev med fremtidige arbejdsopgaver er planlagt udsendt den 8. juni 2006.

8 Økonomiudvalget, den 3. april 2006 Taget til efterretning. Punkt 42. Orientering om forhandlingsorgan vedr. lokal aftale om medindflydelse og medbestemmelse (MEDaftale) J. nr : Som følge af kommunalreformen skal der nedsættes et forhandlingsorgan for de kommuner, der indgår i en ny kommune konstellation. Forhandlingsorganet, som består af ledelses- og medarbejderrepræsentanter, skal optage forhandling med henblik på at søge enighed om en lokal aftale om medindflydelse og medbestemmelse. Forhandlingsorganet har alene til opgave at aftale form, indhold og struktur for den lokale medindflydelse og medbestemmelse. Forhandlingsorganet kan tidligst etableres den 1. januar 2006 og skal være etableret senest den 1. august MED-aftalen indebærer: 1. gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejdsog arbejdsmiljøforhold, 2. medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinier for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, 3. mulighed for forhandling af og indgåelse af aftaler. Nogle af de væsentligste formål med MED-aftale er: - at hver kommune indgår sin aftale - at aftalen skal forbedre og udvikle samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere - at alle medarbejdere i lokalaftalen sikres ret til medindflydelse og medbestemmelse og at der sker en større integration mellem samarbejds- og arbejdsmiljøsystemet. Vesthimmerlands Kommune igangsætter nu arbejdet om forhandling af lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse og skal i den forbindelse nedsætte et forhandlingsorgan. Sammensætning: Forhandlingsorganets sammensætning er for Vesthimmerlands Kommune aftalt til 8 repræsentanter på medarbejdersiden, LO 4 repræsentanter, FTF 3 repræsentanter og AC 1 repræsentant. Ledelsen har peget på en repræsentation på 7 ledelsesrepræsentanter. Medarbejdersiden har anmeldt følgende medlemmer og suppleanter: LO-repræsentanter: 3F, Lindy Mortensen, suppleant Poul Erik Kristensen. FOA, Aalborg, Jan Andersen, suppleant Susanne Mertz. HK-Nordjylland, Ole Vad, suppleant Lene Seiberg SL-Nordjylland, Anne Marie Frederiksen, suppleant Peter Olsen. FTF-repræsentanter: DSR, Edel Rüsz BUPL, Kim Sandø Larsen DLF, Søren Eriksen AC-repræsentant: DM, Jan Sørensen

9 Ledelsen har peget på følgende repræsentanter: Organisationsdirektør Jan Lund-Andersen Forvaltningsdirektør Peder Eg Pedersen Skoleleder Eigild Andersen, Børn/skoleforvaltningen Leder Birgit Sæderup, Sundhedsforvaltningen Leder af Sammenlægningssekretariatet Peter Dalengaard Afdelingschef for HR Janne Dinesen Herudover forbeholder ledelsen sig ret til at udpege et syvende medlem Økonomiudvalget, den 3. april 2006 Punktet tages med på sammenlægningsudvalgets møde den 24. april 2006 til godkendelse. TILLÆGSDAGSORDEN Punkt 43. Drøftelse af byvåben J. nr Vesthimmerlands Kommune har indgået aftale med kongelig våbenmaler Ronny Andersen om bistand til udarbejdelse af kommunevåben. Arbejdet har taget udgangspunkt i tre temaer: Muslingen, fordi den forankrer kommunen bagud til Ertebølle-kulturen, og fordi den understreger - også for turister - at den ny kommune er en fjordkommune. Landskabet, fordi fjorden og det lille nordenfjordske hjørne giver nogle grafiske muligheder - og fordi det er smukt og enkelt Tyren, fordi kimbrernes tyr på bundpladen af Gundestrupkarret er Himmerlands traditionelle symbol - og fordi Vesthimmerlands Kommune er den eneste kommune i hvilken ordet Himmerland optræder. Der er vedlagt et oplæg med tre forslag til kommunevåben. Administrationen ønsker, at oplægget drøftes i Økonomiudvalget. Der er mulighed for at kongelig våbenmaler Ronny Andersen giver et oplæg i forbindelse med Sammenlægningsudvalgets møde den 24. april. Bilag - Oplæg om det ny kommunevåben for Vesthimmerlands Kommune. - at oplægget drøftes Økonomiudvalget, den 3. april 2006 Der udskrives en konkurrence med forslag til nyt kommunevåben. Mødet afsluttet kl.: