Referat fra økonomiudvalgets møde den 24. april 2006 kl på Aars Rådhus PUNKTER VEDR. VESTHIMMERLANDS KOMMUNE

Transkript

1 Referat fra økonomiudvalgets møde den 24. april 2006 kl på Aars Rådhus Indholdsfortegnelse PUNKTER VEDR. VESTHIMMERLANDS KOMMUNE blad 44. Løbende opfølgning af de sammenlagte byråds økonomiske dispositioner Køb af ESDH-løsning Udskrivning af idékonkurrence om kommunevåben Høringssvar til Miljøministeriets forslag til Landsplanredegørelsen Lønindplacering af direktører 66 ORIENTERING 49. Orientering om lånedispensation fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet 67 Afbud: Per Bisgaard Bemærkninger til dagsorden: Ingen

2 Pkt. 44. Løbende opfølgning af de sammenlagte byråds økonomiske dispositioner J. nr S00 Sammenlægningsudvalget skal hver måned for at kunne følge med i de sammenlagte kommuners økonomi have en orientering om Oversigt over den likvide beholdning ultimo måneden Gennemsnitlige daglige saldi over de seneste henholdsvis 3 og 12 måneder (opgjort efter kassekreditreglen) Opgørelse over akkumuleret bevægelse på regnskab sammenholdt med budgettet for 2006 korrigeret for godkendte tillægsbevillinger Udover oversigterne over de likvide beholdninger er der en hovedoversigt og en resultatopgørelse for hver kommune. Der er endvidere kort redegjort for, hvordan regnskabet har udviklet sig i forhold til budgettet suppleret med en rødt, gult eller grønt blinklys. Oversigterne fremgår af det vedlagte bilag. Lovgrundlag: Bekendtgørelse nr af 19. december 2005 om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006 med tilhørende ændringsbekendtgørelse af 22. marts Orientering vedrørende likvide aktiver samt akkumulerede bevægelser på regnskab 2006 Administrationen indstiller - at orienteringen tages til efterretning Økonomiudvalgets møde den 24. april 2006 Økonomiudvalget indstiller, at Sammenlægningsudvalget pålægger de fire byråd/kommunalbestyrelser at udføre budgetopfølgning pr. 30. april Den reelle kassebeholdning i de fire kommuner pr. 31. december 2005 opgøres og føres frem til den reelle forventede kassebeholdning pr. 31. december Samtidig laves der en budgetopfølgning på Sammenlægningsudvalgets eget område. Punkt 45. Køb af ESDH-løsning J.nr Elektronisk sags- og dokumenthåndtering, ESDH, er afgørende for effektiv behandling og arkivering af sagen i Vesthimmerlands Kommune. Elektronisk håndtering af sagerne betyder, at dokumenter og sager kan læses og behandles af de relevante medarbejdere, også når medarbejderne er fysisk placeret på flere adresser.

3 En arbejdsgruppe med repræsentanter fra de nuværende fire kommuner og fra flere fagområder har beskrevet den nuværende status på anvendelse af ESDH samt krav til ESDH-løsningen i Vesthimmerlands Kommune. På baggrund af arbejdsgruppens konklusion samt tilbud fra leverandører indstilles, at systemet Acadre fra firmaet Traen anskaffes. ESDH-løsningen vil over en firårig periode koste ,00 kr. Beløbet inkluderer anskaffelse af systemet, implementering af systemet samt løbende vedligeholdelse og opgradering til nye versioner. Konvertering af data fra Løgstør Kommunes nuværende system skal betales særskilt og vil beløbe sig til cirka kr. Ved indstilling af, at Vesthimmerlands Kommune anskaffer ESDH-løsningen Acadre er lagt vægt på: Acadre er udviklet under FESD-samarbejdet, og systemet opfylder den kravsspecifikation som er beskrevet af Den digitale Taskforce under Økonomistyrelsen. Acadre er et åbent system med mange snitflader og et aktivt engagement i at etablere snitflader til stadig flere systemer i samarbejde med blandt andet KL. Acadre fremtræder brugervenligt og kan anvendes af sagsbehandlere efter en kort introduktion. t Acadre tilbyder en politiker- og borgerweb, så giver borgere og politikere en adgang til opdateret og relevant information via internettet. Det er afgørende, at Sammenlægningssekretariatet kan håndtere sager og dokumenter elektronisk, og implementeringen af ESDH-løsningen vil starte i Sammenlægningssekretariatet. Indførelse af ESDH i Vesthimmerlands Kommune er en vigtig nøgle til effektiv og rationel sagsbehandling. Men implementeringen kræver, at en dedikeret projektleder planlægger og stiller mål for ESDH-projektet, modner organisationen til implementering af nyt system og arbejdsgange og konstant følger op på implementeringen. Der skal desuden udføres en række konkrete opgaver med opsætning af skabeloner og arbejdsgange, så systemet kan udnyttes af forvaltningerne fra 1. januar Derfor foreslås, at der afsættes en medarbejder på fuld til arbejdet. Projektlederen vil kunne ansættes i vacant stilling i den foreløbige normering for IT,løn og personale. Administrationen indstiller: Vesthimmerlands Kommune indgår aftale med firmaet Traen om køb af Acadre til en samlet kontaktsum på 1, ,00 Der afsættes til konvertering af data fra Løgstør Kommunes nuværende ESDH-løsning Der afsættes årligt til projektledelse under implementeringsfasen, som anvendes til honorering af projektleder samt omkostninger herunder intern uddannelse af medarbejdere og politikere i brug af systemet. Økonomiudvalgets indstilling den 3. april 2006 Punktet udsat. Økonomiudvalget ønsker en beskrivelse af de to ESDH-løsninger, der var med i den sidste del af processen. Økonomiudvalgets indstilling den 24. april 2006 Til økonomiudvalgets behandling den 24. april er udsendt bilaget: Notat vedrørende valg af ESDH-løsning til Vesthimmerlands Kommune Økonomiudvalget indstiller, at administrationens indstilling godkendes. Behovet for projektledelse revurderes efter endt implementering.

4 Punkt 46. Udskrivning af idékonkurrence om kommunevåben J. nr Økonomiudvalget besluttede den 3. april, at der skal udskrives en konkurrence med forslag til et nyt kommunevåben. I forlængelse heraf foreslås følgende tids- og procesplan: Med dagens møde i økonomiudvalget indbydes alle interesserede borgere til at deltage i konkurrencen om de bedste ideer til nyt kommunevåben for Vesthimmerlands Kommune. De indkomne ideer honoreres med følgende præmier: 1. præmie: kr. 2. præmie: kr. 3. præmie: 500 kr. Kommunen forbeholder sig ret til at helt eller delvist at bruge/ikke bruge de indkomne ideer, herunder ved ændringer i det foreslåede. Der udsendes desuden en lille vejledning i de heraldiske regler, jf. bilaget. De indkomne ideer vises på hjemmesiden, når fristen udløbet.. Tidsplanen foreslås således: 24. april: Idékonkurrencen udskrives med denne tids- og procesplan 15. maj: Sidste frist for ideer 29. maj: Ideerne forelægges Økonomiudvalget, der fordeler præmier Administrationen går herefter, med hjælp fra kongelig våbenmaler Ronny Andersen, videre med arbejdet med de indkomne ideer til kommunevåbenet, så det opfylder de heraldiske krav osv. med henblik på en endelig politisk beslutning i august. - Vejledning i kommunevåben. Administrationen indstiller - at idékonkurrencen udskrives med ovenstående tids- og procesplan Økonomiudvalgets møde den 24. april 2006 Økonomiudvalget indstiller, at administrationens indstilling godkendes med den tilføjelse, at de indkomne idéer først offentliggøres på hjemmesiden den 15. maj Præmiernes størrelse indstilles fastsat til henholdsvis kr., kr. og kr.

5 Punkt 47. Høringssvar til Miljøministeriets forslag til Landsplanredegørelsen 2006 J.nr Miljøministeren har sendt forslag til Landsplanredegørelse i høring frem til den 21. april Dette sker i henhold til Planloven, som indeholder bestemmelser om, at miljøministeren efter nyvalg til Folketinget skal afgive en redegørelse om landsplanarbejdet til brug for den regionale udviklingsplanlægning og kommuneplanlægning. I den nye kommunale struktur udarbejdes der fortsat ikke en samlet landsplan i Danmark. I stedet vil det med udmøntningen af kommunalreformen være de enkelte kommuners planer og de regionale udviklingsplaner, der tilsammen tegner billedet af Danmarks fremtid. Disse planer skal afspejle de overordnede interesser, som fremføres i Landsplanredegørelsen og i oversigten over de statslige interesser i kommuneplanlægningen (sidstnævnte fremsendes i løbet af 2006). I forslag til Landsplanredegørelsen opdeles Danmark i 5 områder: Hovedstadsområdet, som skal stå stærkt i konkurrencen med de europæiske storbyer. Planlægningen skal sikre optimale rammer for hovedstaden, så området får de fornødne muligheder og den fornødne volumen, og bl.a. skal de store bosætnings- og trafikproblemer som følge af centraliseringen løses. Sjælland uden for hovedstadsområdet, som primært er karakteriseret ved at indgå i et samlet og sammenhængende arbejdsmarked for hele Sjælland til understøttelse af hovedstadsområdet. Østjylland bybåndet fra Randers til Kolding, som af regeringen betragtes som det andet byområde i Danmark med internationale styrkepositioner i videnssamfundet. Planlægningen skal sikre, at bybåndet ikke bliver fysisk sammenhængende, at områdets vækst ikke går ud over den robuste natur og åbne landskaber, samt at centraliseringen ikke fører til for store trafikale problemer på det nationale vejnet. Det centrale Jylland og Fyn, har ifølge forslaget til Landsplanredegørelsen ingen udfordringer, der ikke kan løses indenfor de eksisterende fysiske strukturer. Området skal sikre en fortsat gunstig udvikling gennem samarbejde med det østjyske område. Et netværk af centrale byer (f.eks. Aalborg, Holstebro, Herning, Viborg, Esbjerg, Sønderborg og Odense) skal fremme mulighederne for, at de innovationer og den viden og service, der skabes i hovedstadsområdet og Østjyllandsområdet, gavner det centrale område. Der anføres ingen nationale interesser i Det centrale Jylland og Fyn. Miljøministeriet vil igangsætte et dialogprojekt til udvikling af et nyt bymønster i området. Vedrørende landets yderområder betragter regeringen det som en national forpligtigelse at sørge for, at alle områder af landet kan være attraktive at leve og drive virksomhed i. Det er også af national interesse, at yderområdernes udvikling sker med udgangspunkt i områdernes særpræg og karakteristika. Bemærkninger Forslag til Landsplanredegørelsen har været drøftet i Forberedelsesudvalget i Region Nordjylland, på Kontaktudvalgets møde samt på et administrativt møde mellem regionen og de enkelte kommuner. Man er enedes om, at Forberedelsesudvalget sender et høringssvar, at der sendes et fælles høringssvar fra formanden fra Forberedelsesudvalget og formanden for Kommunekontaktrådet samt at hver enkelt kommune sender sit eget høringssvar. Direktionen har på baggrund heraf udfærdiget et udkast til høringssvar. Høringssvaret er af hensyn til overholdelse af høringsfrist fremsendt til Miljøministeriet men med en bemærkning om, at høringssvaret afventer sammenlægningsudvalgets godkendelse. Eventuelle ændringer vil herefter kunne sendes til Miljøministeriet umiddelbart efter den 24. april. Lovgrundlag

6 Planloven 2 stk. 2 - Udkast til høringssvar Administrationens indstiller - at administrationens udkast til høringssvar godkendes. Økonomiudvalgets indstilling, den 24. april 2006 Administrationens udkast indstilles godkendt. Punkt 48. Lønindplacering af direkører J. nr På Sammenlægningsudvalgets møde den 20. marts blev det besluttet, at den ordførende direktør bemyndiges til at føre forhandlinger med de forhandlingsberettigede organisationer om de konkrete løn- og ansættelsesvilkår for de øvrige direktører, idet dette efterfølgende skal godkendes i Økonomiudvalget. Der er fremsendt forslag til lønindplacering og ansættelsesvilkår til de faglige organisationer vedr. Jan Lund- Andersen, Birgitte Juhl og Peder Eg Pedersen. Resultaterne vil blive fremlagt på mødet. Administrationen indstiller - at de forhandlede løn- og ansættelsesvilkår for de tre direktører godkendes. Økonomiudvalgets møde den 24. april 2006 Forhandlingsresultatet godkendt. ORIENTERING

7 Punkt 49. Orientering om lånedispensation fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. J. nr. Den politiske styregruppe ansøgte den 14. november 2005 om lånedispensation til visse engangsudgifter i forbindelse med kommunalreformen. Der blev ansøgt om dispensation til følgende beløb: Bygningsinvesteringer kr. IT-investeringer kr. Direkte flytteomkostninger kr. I alt kr. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har nu afgjort ansøgningen. Der er meddelt lånedispensation til kr. I maj måned vil Sammenlægningsudvalgets budget blive revurderet, ligesom der vil blive taget stilling til finansieringen med henblik på at få budgettet i balance. Det tyder på som dispensationen er formuleret at lånet på de kr. kan benyttes til bygningsinvesteringer (det vil blive nærmere klarlagt inden maj måned). Da IT-investeringerne kan leasing-finansieres vil finansieringen formentlig kunne nå sammen. Inden lånet skal optages, skal Sammenlægningsudvalget godkende låneoptagelsen. Lovgrundlag Retningslinier af 31. august 2005 for kommunerne om ansøgning om lånedispensationsadgang til visse engangsinvesteringer i forbindelse med kommunalreformen. Brev af 3. april 2006 fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Økonomiudvalgets møde, den 24. april 2006 Taget til efterretning. Mødet afsluttet kl.: 14.45