Den effektive kommune

Transkript

1 Den effektive kommune - kreative løsninger Vejen Kommunes strategi - kreative løsninger 1

2 Godkendt af Vejen Kommunes Byråd, den 8. marts 2011 Egon Fræhr borgmester Lay out: Vejen Kommune Tekst: Udvikling, Vejen Kommune Fotos: Vejen Kommune og Bee-Line Oplag: 400 stk Tryk: Vejen Kommune Udgivet: Juni 2011 Ordrenr.:

3 Indhold Den effektive kommune Formålet med strategien Ledelse og ansvar Det er Byrådets mål: Fokuspunkter frem mod målene Økonomisk bæredygtighed Risikovillighed Relationer og grænsebrydning Videndeling Kommunikation af effektiviseringstiltag

4 Effektivisering skal være en del af mind settet i vores kommune., sagt af afdelingschef De bedste effektiviseringer, er dem, som man ikke mærker negativt som borger. Men vi må gerne være stolte af den effektivitet vi har., sagt af medarbejder Det er vigtigt, at borgerne forstår, hvorfor vi effektiviserer. At vi gør det for, at de kan få mere for pengene, sagt af leder Vi skal skabe effektivisering gennem en visionær og innovativ tankegang! sagt af direktion. Vi skal være på forkant med de effektiviseringer, der er nødvendige, for det er ikke altid muligt at få den gode idé i 11. time, sagt af medarbejder Vi skal huske, at give tid til forandring, sagt af medarbejder Effektivisering kræver også, at man investerer, fx i kompetenceudvikling, sagt af direktion Det er os som medarbejdere, der ved, hvor vi kan gøre det bedre. Derfor har vi en vigtig rolle Måske den vigtigste, sagt af medarbejder Kilde: Citater fra fokusgruppeinterview efteråret Den effektive kommune

5 Den effektive kommune Hvad er meningen med den kommunale virksomhed? Hvordan udvikler borgernes forventninger til kommunale ydelser sig, og hvordan skal vi leve op til det? Hvordan kommer vi hen til, at Vejen Kommune i højere grad er med til at påvirke fremtidens måde at være kommune på? Det skal vi gennem en styrket satsning på vores ledere og medarbejdere, så effektiviseringskultur bliver en naturlig del af Vejen Kommune både i det daglige og ved gennemgribende tiltag. Vi må derfor ændre radikalt på den måde, vi tænker kommune og opgaveløsning på. Vejen Kommune er en økonomisk veldrevet kommune, og der skal utraditionelle midler til for at skabe forbedringer, der ikke allerede er prøvet og anvendt. Vi skal med andre ord i højere grad tænke ud af boksen for at påvirke udviklingen for kommunens borgere, så det også er sjovt at være Vejen Kommune-borger om 5, 10, 15, 20 år. Økonomi Vejen kommune er udgiftsmæssigt en veldreven kommune. Men økonomien er stram Arbejdskraft Der er generel forventning om mangel på arbejdskraft om nogle år. Forventninger Der forventes færre i den erhvervsaktive alder, færre børn og flere ældre i de kommende år. Demografi - kreative løsninger 5

6 Produktivitet er et meget anvendt begreb i debatten om arbejde både i den private og offentlige sektor. Produktiviteten er et udtryk for, hvor meget der produceres af serviceydelser i forhold til de afsatte ressourcer. I begrebet effektivitet inddrages også kvaliteten af den service, der ydes. Effektivitet betyder for Vejen Kommune: Nye løsninger, der medfører en bedre kvalitet i den leverede service uden forøgede omkostninger. Nye løsninger, der gør det muligt at levere service i uforandret kvalitet for en større gruppe brugere, for et uforandret eller reduceret budget. Nye løsninger, der gør det muligt at frigøre midler til omprioritering, uden at det berører kvaliteten i servicen på området. Nye løsninger kan medføre, at servicen tilvejebringes og sammensættes på en ny og anderledes måde, dog så serviceniveauet overordnet set kan siges at være uændret eller forbedret. Besparelser/reduktioner kan medføre både lavere ressourceforbrug og lavere serviceniveau. 6 Den effektive kommune

7 Formålet med strategien Strategien skal medvirke til, at borgerne oplever en kommunal service, hvor der er fokus på kvalitet i opgaveløsningen for de ressourcer, der er til rådighed. Arbejdet med effektivisering i Vejen Kommune ses som et aktivt samarbejde mellem politikere, ledere, medarbejdere og borgere om at udvikle, nytænke og indføre nye løsninger, arbejdsmetoder, arbejdsgange osv. Effektivisering skal: sikre at vi får mest muligt for pengene med fortsat god og gerne bedre løsninger/resultater for borgerne sikre at der frigøres hænder, der kan bruges andre steder, hvor der er behov for det frigøre midler, der kan prioriteres til nye opgaver og nye tiltag reducere behovet for servicereduktioner/besparelser medvirke til at vi får faglig udvikling og attraktive arbejdspladser med trivsel og godt arbejdsmiljø. Vejen Kommune arbejder allerede meget med effektiviseringer. Strategien skal medvirke til at systematisere arbejdet, gøre det mere tilgængeligt at arbejde med effektiviseringer og skabe et øget fokus på effektivisering på alle niveauer i kommunen. - kreative løsninger 7

8 Langsigtet mod og risikovilje til at vende tingene på hovedet Øget effektivitet og produktivitet fordrer en proces, der kræver handling og tålmodighed til længerevarende løsninger. At tænke langsigtet kræver mod både fra politikere, ledere og medarbejdere i Vejen Kommune. Det kræver også, at vi tænker på tværs og i helheder. På tværs så vi sammen kan finde de bedste løsninger for brugerne og borgerne. I helheder, så opgaverne kan løses med de kompetencer, der er bedst for netop denne opgave - også selvom det betyder, at medarbejdere og ledere skal ryste plejer og det trygge af sig. Det siges, at et problem ikke kan løses med den tænkning, der skabte det. Hvis vi i Vejen Kommune skal være med til at skabe de optimale løsninger for borgerne, skal vi kunne tænke utraditionelt for at finde nye løsninger på, hvordan arbejdet skal tilrettelægges. I den forbindelse er det vigtigt, at effektiviseringsarbejdet på den enkelte arbejdsplads tilrettelægges, så der er mulighed for faglig udvikling og medarbejdertilfredshed. Startskuddet på denne kulturtilpasning er en strategi, der udstikker rammerne for hvad og hvordan vi vil arbejde med effektivisering i Vejen Kommune. Strategien handler både om at skabe økonomisk råderum, skabe øget produktivitet, samt om at skabe rum for udvikling, innovation og kreativitet. Ledelse og ansvar Det formelle ledelsesansvar generelt, og dermed også for arbejdet med effektivisering er og bliver ledelsens. Men i arbejdet med at være kreative, utraditionelle, tænke ud af boksen osv. for at øge produktivitet og effektivitet har alle i Vejen Kommune, såvel politiske og administrative ledere som medarbejdere, et ansvar. Læs mere i implementeringsnotat om ansvar. 8 Den effektive kommune

9 Det er Byrådets mål: Mål Gevinst Opfølgning Gennem en forbedringskultur og et systematisk ledelsesmæssigt fokus på effektivitet i den daglige opgaveløsning skal Vejen Kommunes institutioner og afdelinger opnå og dokumentere konkrete effektiviseringer. Disse effektiviseringsgevinster tilfalder institutionerne selv til at udvikle kerneydelserne. I forbindelse med møder i chefteamet udarbejder afdelingscheferne halvårligt redegørelse for effektiviseringstiltag og resultater heraf, dette for også at få de gode effektiviseringshistorier frem. Materialet videreformidles til direktion og byråd Afdelingscheferne medtager resultater fra deres årlige opfølgning på effektiviseringsmål i drifts- og udviklingsaftalerne og i forbindelse med lederaftalerne. Vejen Kommune skal gennem tværgående effektiviseringsprojekter og større strategiske effektiviseringsprojekter på politikområdeniveau frigøre mindst 1 pct. af servicedriftsudgifterne i hvert af årene 2012, 2013, 2014 og Disse effektiviseringsgevinster samles centralt. Det kræver nytænkning at opnå effektiviserings-gevinster. Effektiviseringsgevinster kan benyttes til at styrke servicen på andre områder. Følger kommunens budgetopfølgning og budgetlægning. Opnåede effektiviseringsgevinster indarbejdes løbende i budgettet. - kreative løsninger 9

10 Fokuspunkter frem mod målene For at imødekomme byrådets målsætninger skal Vejen Kommune styrke effektiviseringskulturen gennem både løbende effektiviseringer i dagligdagen og ved større gennemgribende prioriterede indsatsområder. Følgende fokuspunkter opstilles som retningsgivende for arbejdet med effektivisering i perioden : Fokuspunkter Midler Hvem beslutter 1. Økonomisk bæredygtighed 1.1 Benchmarking Direktionen 1. 2 Forløbsbeskrivelser Afdelingschefer udpeger sammen med direktion relevante områder 1. 3 Reducere sygefravær eller fastholde et lavt Direktionen 2. Risikovillighed 2.1 Investeringspulje Byrådet 2.2 Kompetenceudvikling af ledere 2.3 Understøtte eksperimenter og udfordre regler 2.4 Eksperimenterende og udfordrende som en del af arbejdskulturen Direktionen Direktionen Direktion, afdelingschefer og institutionsledere 10 Den effektive kommune

11 Fokuspunkter Midler Hvem beslutter 3. Relationer og grænsebrydning 3.1 Intern kommunikation Direktionen 3.2 Etablering af innovationsrum 3.3 Trivsel og kompetenceudvikling af medarbejdere Direktionen Den enkelte leder 4.Vidensdeling 4.1 Etablering af mentorordning Direktionen 4.2 Arbejdsgangsbeskrivelser Den enkelte leder 4.3 De gode historier, herunder effektiviseringspris Direktionen, chefteam og de enkelte ledere - kreative løsninger 11

12 Økonomisk bæredygtighed Arbejdet med effektivisering skal understøtte Vejen Kommunes værdi om økonomisk ansvarlighed for at yde brugere og borgere den bedste service for de midler, der er til rådighed. Det betyder, at vi i Vejen Kommune vil 1.1 Benchmarke udvalgte serviceområder årligt ved at sammenligne med andre kommuner 1.2 Udarbejde forløbsbeskrivelser, hvor serviceydelserne søges anskuet fra brugernes/borgernes vinkel 1.3 Fortsat arbejde på at nedbringe sygefravær eller fastholde lavt sygefravær. Risikovillighed For at øge sandsynligheden for flere gennemgribende effektiviseringer skal der i arbejdet med effektivisering være risikovillighed. Ledelsen skal i arbejdet med effektivisering give rum til markante afvigelser fra plejer. I en organisation, som en kommune, er der behov for sikker drift. Men arbejdet med effektivisering skal være eksperimenterede og utraditionelt for at finde nye løsninger både i de daglige effektiviseringer og i større gennemgribende projekter. Effektiviseringsarbejdet skal ikke hænge fast i best practice, men videre til next practice. Best practice kan ikke bruges som drejebog til initiativer andre steder. Bedst practice kan give inspiration, men det skal omsættes til lokale forhold. Det betyder, at vi i Vejen Kommune 2.1 Vil oprette en investeringspulje, som kan søges også til dækning af skæve risikofyldte, eksperimenterende effektiviseringsprojekter 2.2 Forventer at ledere udviser mod og tillid. Derfor vil vi fortsat kompetenceudvikle ledere 2.3 Vil medvirke til på alle niveauer at understøtte eksperimenter og udfordre 12 Den effektive kommune

13 regler, om nødvendigt ved brug af udfordringsretten 2.4 Vil sikre at ledere og medarbejdere har mulighed for at arbejde undersøgende og eksperimenterende. Relationer og grænsebrydning Arbejdet med effektivisering skal have fokus på at skabe relationer og engagere på tværs af organisationen. Lederne skal sikre at forskellige fagområder, samarbejdspartnere og andre relevante parter bringes sammen ud fra en overbevisning om, at forskellighed og gensidigt kendskab fremmer kreativitet og effektivitet på tværs til gavn for helheden. Det betyder, at vi i Vejen Kommune vil 3.1 Fremme samarbejde på tværs ved at arbejde med den interne kommunikation. Konkret arbejdes der på at videreudvikle kommunens kommunikationsformer 3.2 Etablere muligheder for fysiske og mentale rum til kreative processer i effektiviseringsarbejdet 3.3 Arbejde med medarbejdertrivsel og kompetenceudvikling af medarbejdere. Videndeling Arbejdet med effektivisering forudsætter ledere og medarbejderes faglige viden og evne til åbent at hente inspiration fra vidt forskellige fagområder og sektorer. I organisationen Vejen Kommune er en stor viden. For at dele viden og erfaringer skal arbejdet med effektivisering have fokus på at sikre struktureret videndeling. Det betyder, at vi i Vejen Kommune vil 4.1 Etablere mentorordning. Det kan være seniormedarbejdere/-ledere, som er mentorer for yngre, medarbejdere med specialfunktioner som er mentorer el- - kreative løsninger 13

14 ler sparringspartnere, så viden kan forblive i og være til gavn for organisationen 4.2 Beskrive udvalgte arbejdsgange. Det betyder, at nye medarbejdere hurtigere kan arbejde effektivt, og at viden om arbejdsgangene formuleres eksplicit og fastholdes i organisationen 4.3 Beskrive gode effektiviseringshistorier, bl.a. i forbindelse med uddeling af en effektiviseringspris. Se implementeringsplanen for yderligere beskrivelse. Kommunikation af effektiviseringstiltag Det er vigtigt, at borgerne forstår, hvorfor vi effektiviserer. At vi gør det for, at de kan få mere for pengene, sagt af leder på fokusgruppeinterview i efteråret 2010 Det er vigtigt, at de, der berøres af effektiviseringstiltag, bliver informeret. Det er ikke sikkert, at vi kan kommunikere forandringerne, så der opnås enighed, men det er vigtigt at kommunikere forandringerne og hvorfor vi gør det. 14 Den effektive kommune

15

16 16 Den effektive kommune Rådhuspassagen 3 I 6600 Vejen I tlf.: post@vejenkom.dk I sikkerpost@vejenkom.dk I