INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 2. februar 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. februar 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation a. Kommunikationsmappe (B) * b. Digitaliseringsstrategi (B) * c. Iværksættelse af arbejde med modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement (B) * d. Politik for studieture (B) * e. Fælles temamøde om samarbejdsstruktur i 5. kreds (D/B) * f. Beslutning vedr. seniorklub (B) 2. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Tagudskiftning og VVS arbejder i afdeling 41 Virupvej (B) * c. Undtagelse fra børnereglen i afdeling 4 (B) * d. Tilskud afdeling 57 (B) * e. Kontaktpersonordning * 3. Økonomi a. Beløbsgrænser vedr. råderet (B) * b. Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb (B) * c. Brug af arbejdskapitalen (B) * d. Brug af dispositionsfonden (B) * e. Politik for bestyrelsesvederlag + refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde (B) * f. Politik for tilskud til beboerarrangementer og afdelinger ved jubilæer etc., samt gaveregulativ for beboervalgte (B) * i) Ansøgning til Trivselsfonden i det gl. Højbo fra afdeling 24 Kirkedammen (O) * g. Økonomisk orientering (O) * h. Godkendelse af budgetter 2012 for afdeling 4, 11, 13, 16, 17, 23, 25, 27, 28, 30, 31, 32, 35, 36, 37, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 58, 62, 68, 69, 70 og 72 (B) * 4. Administration a. Orientering fra administrationen (O) * b. Forretningsgang for bestyrelsens behandling af beboerhenvendelser (B) * c. Forretningsgang for klagehenvendelser (B) * d. Forretningsgang for nybyggerisager (B) *

2 5. Næste møde a. Emner til næste møde, der holdes den 8. marts 2012 (B) i) Plan for bestyrelsesmøder (O) * b. Bestyrelsesseminar den marts 2012 (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

3 NOTAT TIL PKT 1.A Kommunikationsmappe DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen i VesterBo har tidligere vedligeholdt en kommunikationsmappe bestående af en række relevante informationer for afdelingsbestyrelser. Den har senest været tilgængelig på VesterBos del af Mappen har indeholdt flg. informationer, som ikke alle er helt ajourførte: 1. Foreningen Vedtægter Kommunikationsgang i VesterBo vedrørende repræsentantskabet Kommunikationsgang i VesterBo vedrørende afdelingsbestyrelsen 2. Repræsentantskabet Forretningsorden Navneliste 3. Bestyrelsen Forretningsorden Konstitueringsliste Gaveregulativ adresser 4. Afdelingerne Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsens pligter forud for afdelingsmødet Huskeliste til brug ved afdelingsmødet Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen adresser

4 5. Administrationen Stillingsbeskrivelse for forretningsfører Personaleliste Træffetider Hjemmeside/ adresser IT-politik i VesterBo Rygepolitik Alkoholpolitik Gaveregulativ ansatte 6. Reglementer Generelle ordensregler Ordensregler for husdyrhold Vedligeholdelsesreglement Boligoverenskomst Generelle råderetsregler Fri råderet Ansvarsrelationer byggemøder Procedure langtidsplanlægning Generelt haveregulativ Entreprisemodel ved renoveringsopgaver samt mindre nybygninger Opsætning af særlig antenne/radioantenne Opsætning af parabol Korrespondance og Tilladelse til opsætning af opvaske-/vaskemaskine Tilladelse til installation af tørretumbler i tæt/lav Tilladelse til installation af tørretumbler i etageboliger Behandling af fortrolige papirer Differentieret administrationsbidrag 7. Cirkulærer 1 Afdelingsbestyrelsens virke og beboeraktiviteter Tillæg til Afdelingsbestyrelsens virke og beboeraktiviteter Beslutning og kompetence Trappevaskskrivelser 8. Cirkulærer 2 Klagebehandling Ulovlig parkering

5 9. Cirkulærer 3 Leverandørliste INDSTILLING Det indstilles, at administrationen overtager ansvaret for vedligeholdelse af kommunikationsmappen. Dokumenterne i mappen ajourføres løbende og gøres tilgængelige for alle afdelingsbestyrelserne i Boligkontoret Århus på BKÅ Portalen i takt med at dokumenterne bliver færdige. Administrationen opdaterer med tidssvarende forretningsgange for kommunikation m.m. Administrationen udarbejder vejledninger ift. afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb, tabt arbejdsfortjeneste, klager m.v. baseret på vedtagelserne på organisationsbestyrelsens møde 2/2. Organisationsbestyrelsen behandler nye standardforretningsordener for afdelingsmøder og afdelingsbestyrelser i juni. Administrationen udarbejder en ny forretningsgang vedr. afdelingsmøder, som bl.a. omfatter Afdelingsbestyrelsens pligter forud for afdelingsmødet og Huskeliste til brug vedafdelingsmøder. Denne forretningsgang behandles tillige på organisationsbestyrelsens møde i juni. Ordensregler m.m. afventer arbejdet, der igangsættes på organisationsbestyrelsens møde 2/2. Alle forhold vedr. medarbejdere udgår, da kommunikationsmappen henvender sig til beboere.

6 NOTAT TIL PKT 1.B Digitaliseringsstrategi DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet beskriver en strategi for digitalisering af Boligkontoret Århus med målet, at Boligkontoret Århus i stadig højere grad anvender IT-værktøjer til at understøtte arbejdet på alle væsentlige forretningsområder, således de er implementeret senest i 1. kvartal Strategien sætter ind på fire områder: Udnyttelse af eksisterende værktøjer, implementering af nye værktøjer, optimering af IT-drift samt digitalisering af den direkte beboerservice. PROBLEMSTILLING Boligkontoret Århus har ikke tidligere haft en samlet strategi for digitalisering af organisationen. Imidlertid ligger der så mange fordele i form af effektivisering, øget kvalitet, videndeling og forbedret kundeservice i en langt højere grad af digitalisering, at der nu er stort behov for en strategi. Målet for strategien er, at Boligkontoret Århus for at opnå den bedst mulige service for beboere, boligsøgende og valgte i stadig højere grad anvender IT-værktøjer til at understøtte arbejdet på alle væsentlige forretningsområder, således at alle de nedenfor beskrevne områder er implementeret senest i 1. kvartal Det skal frigøre tid og ressourcer og give en hurtigere sagsbehandling og kortere svartider. Endelig har mange kunder en stigende forventning om brug af IT, der kan understøtte, at Boligkontoret Århus er i stand til at kommunikere og arbejde digitalt. A. Udnyttelse af eksisterende værktøjer Første del af strategien handler om løbende kompetenceudvikling af medarbejdere i administrationen og på varmemesterkontorerne med henblik på at implementere eksisterende funktioner enten selv eller i samarbejde med EG Data Inform eller anden leverandør. Målet er, at vi bruger faciliteterne og funktionaliteten optimalt og minimerer behovet for manuelt arbejde, sidesystemer osv. Dette indsatsområde håndteres inden for det eksisterende budget for efteruddannelse.

7 B. Implementering af nye værktøjer Boligkontoret Århus har over de sidste måneder implementeret en række mindre, nye IT-værktøjer, bl.a. brug af NemKonto ved udbetalinger til beboere, bestyrelsessystem m.v. Dette vil ske løbende. Derudover er der implementeret en række større moduler, som mere afgørende ændrer og forbedrer arbejdsgangene i Boligkontoret Århus. Som et hovedelement i digitaliseringsstrategien vil det også skulle ske fremover. Projekt Fordele Anslået økonomi 1 a) adresser til ejendomsfunktionærer på bk-aarhus.dk b) Webadgang til EG Bolig for ejendomsfunktionærer c) Elektroniske rekvisitioner Fælles kalendere og mails på tværs i organisationen. Videndeling og gennemskuelig adgang for kunder. Mulighed for at tilgå lejer-, lejemåls- og økonomidata på varmemesterkontoret. Forudsætning for elektronisk rekvisition, faktura og dokumenthåndtering. Entydigt spor fra rekvisition til faktura. Færre fejlkilder, enklere arbejdsgang, større videndeling. d) Elektroniske fakturaer Entydigt spor fra rekvisition til faktura. Færre fejlkilder, enklere arbejdsgang, større videndeling. Væsentlig hurtigere ekspedition. Systematisk arkivering af bilag. Ressourcebesparelse. e) Sags- og dokumenthåndtering f) Scanning af tegninger til billedfiler g) Modul til elektronisk syn Videndeling. Bedre og mere systematisk arkivering. Mere effektive arbejdsgange. IT-understøttelse af de af bestyrelsen vedtagne forretningsgange. Let adgang til publicering af dokumenter til fx åbne eller lukkede websites osv. fx bestyrelsen, BKÅ Portalen, Adgang til dokumenter uden adgang til virksomhedsnetværk (Citrix). Videndeling. Bedre og mere systematisk arkivering. Færre fejlkilder. Meget enklere og hurtigere arbejdsgange. Let adgang til at dele information med bl.a. håndværkere og rådgivere. Væsentlig besparelse på papirgang efter ind- og fraflytningssyn. Færre fejlkilder. Større ensartethed i syn. Omtrentlig tidsplan 2-3 Januar Januar Februar plus drift plus drift April 2012 August November plus drift April Udgiften aktiveres og afskrives. 2 Anslået tidspunkt. Gennemføres først, når foregående fase er implementeret. 3 Dispositionen er allerede foretaget indenfor eksisterende budget. 4 Kan dog med fordel implementeres delvist tidligere, fx ift. bestyrelsens bilag osv.

8 Projekt Fordele Anslået økonomi 1 h) Digitalisering af tegninger til AutoCAD, Revit eller lignende filer Visualisering ifbm. udlejning, indflytning, råderet m.m. Systematisk viden om individuelt tilpassede lejemål. Præcis opmåling fx ifbm. renovering, ombygning, håndværkerudbud m.m. Uvist Omtrentlig tidsplan 2 Uvist C. Optimering af IT-drift En stor del af driften er i dag samlet hos EG Data Inform via deres cloud service EG Bolig ASP. Det er en fleksibel løsning, der gør, at Boligkontoret Århus ikke selv skal bekymre sig om netværks-, arbejdsplads- og serverdrift eller i princippet opsætning af arbejdspladser. Denne løsning skal dog løbende vurderes ift. om den er konkurrencedygtig ift. pris, serviceniveau, fleksibilitet m.m. Det undersøges i den forbindelse pt., om der i stedet bør indgås en aftale med Boligkontoret Danmark, der tilbyder samme ydelse som EG Data Inform, men formentlig med et bedre serviceniveau. Økonomien er pt. uafklaret. Der budgetteres ikke som udgangspunkt med nogen driftsbesparelser, da første prioritet er service og fleksibilitet. D. Digitalisering af den direkte beboerservice Teknologien er en vigtig brik i den direkte beboerservice hos ejendomsfunktionæren. Det er vigtigt, at ejendomsfunktionæren har adgang til al relevant information, er i stand til med den mindst mulige arbejdsindsats at sætte arbejder i gang, og at der er optimale muligheder for ejendomsfunktionæren til at dokumentere sit arbejde. Som et forsøg på at udvikle dette aspekt, iværksættes projekt ivarmemester. Til en mindre gruppe ejendomsfunktionærer indkøbes tablets/ipads og/eller smartphones/iphones med det formål, at de frem til 1/ i praksis undersøger, hvordan disse værktøjer hver for sig eller i kombination kan bidrage til: Effekt af onlineadgang i de enkelte lejemål til bl.a. forretningssystemet EG Bolig 2 Bedre dokumentation for arbejde og aktiviteter Fleksibel kommunikation med håndværkere og andre leverandører Anvendelighed ift. syn og adgang til dokumentarkiv Bedre aftalehåndtering ift. beboer med elektronisk kalender Muligheden for evt. at undvære fast arbejdsstation Da der i første omgang kun er tale om et forsøgsprojekt, håndteres initiativet inden for det eksisterende budget.

9 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender strategien med de beskrevne økonomiske konsekvenser med den procedure, at for hvert punkt f)-h) ovenfor forelægges den konkrete beslutning for bestyrelsen til dennes godkendelse. Punkterne d) og e) iværksættes efter den ovenstående plan uden yderligere behandling i bestyrelsen.

10 NOTAT TIL PKT 1.C Modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Fusionsgrundlagets pålægger bestyrelsen at drøfte modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement. Dette notat beskriver processen herfor. PROBLEMSTILLING Fusionsgrundlagets afsnit 5.7, 5.8 og 5.9 beskriver hhv. husdyrregler, husorden og vedligeholdelsesreglement for Boligkontoret Århus. Det er imidlertid også en del af aftalerne mellem formændene for Bo83, Højbo og VesterBo, at bestyrelsen evt. ved inddragelse af udvalg eller lignende inden første ordinære repræsentantskabsmøde bør drøfte modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement. Baggrunden er et ønske om at opnå enkle, let forståelige regler, som svarer til den måde, man hensigtsmæssigt regulerer samkvem mellem mennesker i INDSTILLING Det indstilles, at administrationen udarbejder forslag til de tre reglementer med henblik på at få enkle, letforståelige regler alene på de områder, der erfaringsmæssigt er kilde til problemer. Organisationsbestyrelsen nedsætter et udvalg, der fungerer som sparringspartner for dette arbejde. Disse forslag forelægges bestyrelsen til godkendelse på aprilmødet, således at de efterfølgende kan præsenteres for repræsentantskabet.

11 NOTAT TIL PKT 1.D Politik for studieture m.m. DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet skitserer boligorganisationens politik for studieture m.m. PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen arrangerer og deltager alene i studieture med et klart fagligt sigte, hvor det er bestyrelsen, der har brug for den viden, studieturen vil bibringe, og hvor den direkte kan relateres til et projekt eller en problemstilling i boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen og dens medlemmer deltager ikke i studieture eller andre arrangementer betalt af leverandører. Undtaget herfor er receptioner, mindre arrangementer hvortil en bred kreds af boligorganisationer er inviteret eller lignende osv. Deltager organisationsbestyrelsen eller dens medlemmer i sådanne arrangementer, noteres det i referatet af det førstkommende bestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen deltager ikke i arrangementer, hvor der som modydelse for deltagelsen forventes en implicit eller eksplicit modydelse fra boligorganisationen. Deltager organisationsbestyrelsens ægtefæller eller andre ledsagere i en studietur betalt af boligorganisationen, sker dette for egen regning. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender den skitserede politik.

12 Kære alle Repræsentanterne i 5. kreds har gennem længere tid drøftet hvorledes man kunne optimere samarbejdsstrukturen i 5. kreds. Man er nu nået så langt, at kredsbestyrelsen snart vil kunne præsentere en model der nærmere beskriver rollerne for repræsentantskab, kredsbestyrelse, udvalg og lignende. Imidlertid ønsker repræsentanterne en bredere debat om forslaget, og der indkaldes derfor til et temamøde for alle boligorganisationer i kredsen. Mødet afholdes hos BL, Saralyst Alle, torsdag den 23. februar 2012 kl og forventes færdigt senest kl. 21. Der vil blive serveret et par stykker mad under mødet. Kredsbestyrelsen opfordrer til, at man møder med 2 politikere og direktøren fra hver boligorganisation, således at der kan ske en bred debat. Ca. 14. dage før mødets afholdelse vil der blive udsendt dagsorden og oplæg, men reserver allerede nu dagen. Man bedes meddele tilbage, hvem man deltager med. Med venlig hilsen Niels Sørensen Afdelingschef BL Danmarks Almene Boliger Saralyst Allé Højbjerg Direkte telefon: Mobil: Mail: [email protected] BL Danmarks Almene Boliger er en interesse- og brancheorganisation for ca. 650 almene boligorganisationer med tilsammen boliger - eller hver 5. danske bolig. Vi huser alle slags mennesker, og det er vi stolte af. Mød os på og på

13 Bilag til pkt. 1 e

14 Bilag til pkt. 1 e

15 Bilag til pkt. 1 e

16 Bilag til pkt. 1 e

17 Bilag til pkt. 1 e

18 NOTAT TIL PKT 2.A Orientering vedr. afdelinger DATO 1. februar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Afdeling 11 Helge Rodes Vej Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 17 Uffesvej Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 28 Lindholmparken Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 36 Hallssti Afdeling 37 Istedgade Afdeling 40 Fredensgade Afdeling 41 Virupvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 43 Mosevænget Afdeling 45 Kappelvænget Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 58 Ranunkelvej Afdeling 62 Skejbyparken Afdeling 68 Østergade Afdeling 69 Ryttervej Afdeling 70 Ranunkelvej Afdeling 72 Rønnevangen Der er afviklet afdelingsmøder i det tidligere VesterBo, der som bekendt for sidste gang holder januarmøder. Fra efteråret 2012 afholdes alle afdelingsmøder i Boligkontoret Århus i september. Der er valgt en afdelingsbestyrelse på fem personer i afdeling 27 Frydenlund. Afdelingen har det forgangne år ikke haft en bestyrelse.

19 Afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Afdelingsbestyrelsen har trukket sig i forlængelse af orienteringen på sidste organisationsbestyrelsesmøde. Formanden tilkendegav pr. flg.: Afdelingsbestyrelsen havde på et afdelingsbestyrelsesmøde den 4. januar 2012 efter endnu et for afdelingsbestyrelsen uafklarende møde med direktør Morten Homann besluttet at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde for her at meddele sin fratræden og med valg af en ny afdelingbestyrelse. Datoen var fastsat til den 25. februar Afdelingsbestyrelsen modtager senere den 4. januar 2012 et notat, hvori organisationsbestyrelsens i enighed den 15. december 2011 udtrykker sin opfattelse af afdelingsbestyrelsen som, at den 'bekriger organisationsbestyrelse og administration'. Og med begrundelse i denne opfattelse fremsættes meddelelse om helt eller delvis at fratage afdelingsbestyrelsen dens opgaver. På dette grundlag ser afdelingsbestyrelsen ingen grund til at fortsætte hverken dialogen eller samarbejdet og meddeler hermed sin fratræden pr. d.d. Der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde den 25. februar med henblik på nyvalg af afdelingsbestyrelsesmøde. Søren Høgsberg kvitterede for afdelingsbestyrelsens beslutning med flg. tilkendegivelser: Vi tager beslutningen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tager over herfra. Jf. 34 stk. 5 i Bekendtgørelse af lov om almene boliger m.v.: Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Vi foranstalter afholdt et afdelingsmøde med nyvalg til afdelingsbestyrelsen på dagsorden. Da afdelingen traditionelt har et godt fremmøde på en lørdag, vil vi fastholde den dato i foreslår den 25. februar. Vi vil naturligvis hjælpe en ny afdelingsbestyrelse godt i gang med det beboerdemokratiske arbejde. Søren Høgsberg følger forløbet videre bistået af administrationen.

20 Afdeling 27 Frydenlund Afdelingen har i en periode været præget af uro i form af hærværk, trusler og brandstiftelse, primært centreret om tre unge drenge fra afdelingen og deres omgangskreds. Der er i december afsendt to sidste advarsler med oplysning om, at lejemålet ville blive ophævet i gentagelsestilfælde. Søndag den 15. januar deltog den ene af drengene igen i en brandstiftelse i et kælderrum, der udviklede så kraftig en brand, at hele opgangen måtte evakueres. Lejemålet søges som konsekvens heraf ophævet. Da drengen formelt kun har samkvem en del af tiden med moderen, der bor i afdelingen, undersøges nærmere hvorledes det mål kan realiseres. Afdeling 72 Rønnevangen Totalentreprenøren gik konkurs medio august 2011, og den stillede garanti blev frigivet medio september Dertil fik afdelingen bevilliget ca. 1,2 mio. kr. til færdiggørelsen af byggeriet. De udvendige arbejder nærmer sig deres afslutning, og er ca. 90 % færdig. Det der resterer er grubning, græs såning og plantning af hække i marts med forbehold for vejrlig. Der var ca. 20 vindues- og dørelementer, der skulle ommonteres, og dette er nu færdigt. I forbindelse med dette resterer der stadig maler reparationer. Det er desværre efterfølgende og her i januar 2012 konstateret, at den underentreprenør som har haft VVS entreprisen, har dimensioneret varmeunitterne i teknik skabene forkert, hvilket medfører at det er meget svært at indstille temperaturen på det varme brugsvand. Administrationen er igen med at undersøge hos advokaten, om vi kan gøre krav gældende mod denne underentreprenør, når der er tale om en konkurssag. Udgiften til at ombygge disse unitter beløber sig overslagsmæssigt til ca kr. inkl. moms. Med forbehold for de sidste restarbejder vil der forhåbentligt, være midler nok til at foretage denne ombygning ud af de bevilligede ca. 1,2 mio. kr.

21 Afdeling 73 Virup Skovvej Der har under arbejdet med byggemodningen været en del udfordringer som følge af megen nedbør. Udførelse af vejopbygninger har været indstillet grundet den megen vand i råjorden. Der har nu i en periode været let frost, hvilket betyder at nogle af disse arbejder, kan udføres. Siden opstarten af byggemodningen er der registreret 17 vejrligsdage. Arbejderne med at støbe og forberede blok H og G er i forhold til tidsplanen forsinket ca. 2 uger på nuværende tidspunkt som følge af vejrligsdage. Arbejdstilsynet besigtigede byggepladsen den 17. januar, hvor det blev påtalt, at der skal ske bedre adskillelse mellem gående og kørende færdsel. Der skal også etableres bedre fodstier mellem p-areal ved Virup Skovvej og byggepladsen. Orienteringsbelysningen skal også forbedres. Arbejdet med at grave ud til fundamenterne til de sidste boliger i G1 og de første i G2 felterne indstilles onsdag den 1. februar, og genoptages på mandag den 6. februar som følge af for hård frost. For ikke at stoppe støbearbejderne af terrændæk, blev der i weekenden den 28. og 29. januar etableret en ekstra vinterforanstaltning, ved at opstille et oliefyr i en lille container, som skal blæse varm luft ind under udlagte vintermåtter. Dette vil medvirke til, at arbejdet med at støbe terrændæk i boligerne bedre kan fortsætte. I forhold til selve byggemodningen er der pt. udført aftalte ekstraarbejder for ca kr. inkl. moms. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

22 NOTAT TIL PKT 2.B Afdeling 41 Virupvej 61 DATO 22. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen / Carl RESUME Der er konstateret flere byggeskader i afdeling 41, hvor det nuværende Eternittag er nedbrudt og tærede rør i gulvene i Det Gamle Mejeri. Byggeskadefonden har tidligere anslået en udgift på udbedringen, og bestyrelsen traf beslutning i 2011 på baggrund af dette. Ved licitationen i november 2011 fremkom priser, der var højere, end Byggeskadefonden havde anslået. PROBLEMSTILLING Afdeling 41 på Virupvej 61 i Hjortshøj består af 36 ungdomsboliger, og blev taget i brug i Der er 4 bygninger i afdelingen. Hovedbygningen Det Gamle Mejeri er et tidligere mejeri, som er ombygget, mens Osteriet, Bækhuset og Porthuset blev opført i Der er en del bygningsskader på afdelingens bygninger. Der er nogle sætningsskader i facaden ud imod jernbanestationen, som kommer til udtryk i revnedannelser. Byggeskadefonden dækker ikke en del af udgifterne til udbedring. Udbedring af skaderne og økonomien skal undersøges nærmere af rådgiver og administration. På nuværende tidspunkt varsles kun en henvendelse om tilskud til dette arbejde på et senere tidspunkt, når administrationen har et overblik over økonomien. Tagarbejderne: Den nuværende tagoverflade består af Eternitplader, som er nedbrudte. Byggeskadefonden har anerkendt skaden, og har indvilliget i at dække ca. 9/30 dele af udgiften i forhold til at skifte til en tilsvarende bølgepladeløsning inkl. samme forholdsvis dækning af honorarudgiften. Byggeskadefonden igangsatte projekteringen i efteråret 2011 via det rådgivende ingeniørfirma Bascon. Administrationen anbefaler, at der i stedet for bølgepladetaget lægges listedækket tagpap, da der erfaringsmæssigt er en bedre levetid i forhold til Eternitpladerne, som har 15 års garanti ligesom listedækket tagpap. Når levetiden er opbrugt, er det billigere og lettere at lægge et nyt lag tagpap fremfor at fjerne bølgeplader og montere nye. På taget af Det Gamle Mejeri er der 13 stk. kviste, som er nedbrudte på grund af datidens dårlige konstruktion, og som også er nævnt i både 1- og 5 års eftersynet. Udgiften til denne udskiftning skal afdelingen afholde selv, da Byggeskadefonden ikke anerkender nedbrydningen som en byggeskade. Den 23. november 2011 afholdtes licitation. Udgiften til eternittag koster ca kr. mens et listedækket tagpaptag koster ca kr. efter fradrag af tilskud fra Byggeskadefonden. Der er således en merudgift på ca kr. som Byggeskadefonden ikke deltager i finansieringen af.

23 VVS arbejderne: Der er også konstateret byggeskade i form af tærede rør i gulvet i hovedbygningen Det Gamle Mejeri, og her har Byggeskadefonden ligeledes accepteret en dækning på ca. 9/30 på udskiftningen af disse. Administrationen har bedt rådgiver om at projektere skjulte rør over de nedhængte lofter, hvilket afdelingen selv skal afholde udgiften til, ligesom udgift til nedtagning af lofter, køkkener, malingsarbejder og diverse inddækningsarbejder ikke er dækningsberettiget. Licitationen blev afholdt den 23. november Bravida A/S var billigst. De samlede udgifter efter fradrag af tilskud fra Byggeskadefonden udgør ca kr. inkl. de ekstra arbejder. VVS arbejder: Økonomi: Bestyrelsen i Vesterbo bestyrelse tilskud på i alt kr. fra dispositionsfonden og kr. fra trækningsretten til alle byggeskader. De samlede udgifter eksklusive sætningsskader m.v. på bygningen udgør ca kr. Håndværkerne har accepteret at forlænge vedståelsesfristen, som udløber den 3. februar Byggeskadefonden dækker ca. 9/30 af udgiften til afholdelse af licitation, men hvis indstillingen ikke godkendes, skal der afholdes en ny licitation, som afdelingen selv skal afholde udgiften til. Det samme er tilfældet, hvis der i forbindelse med en ny licitation afgives højere priser for håndværkerudgifterne. INDSTILLING Det indstilles at der besluttes tagudskiftning i form af listedækket tagpap og kviste til ca kr. da denne løsning vil være den totaløkonomiske bedste for ungdomsboligafdelingen, da erfaringerne viser, at der er en forholdsvis længere levetid end et nyt Cembrit tag. Det indstilles desuden at, udskifte øvrige ikke dækningsberettigede rørinstallationer i Det Gamle Mejeri, og placere dem over de nedhængte lofter i videst muligt omfang, således at de ikke er synlige i lejemålene. Udgiften i alt for VVS arbejderne beløber sig til netto ca kr. Den samlede udgifter således ca kr. Det indstilles at bestyrelsen bevilliger godkender tilskuddet på kr. samt tilkendegiver man vil se positivt på en henvendelse om tilskud til renovering af facader. Der er kun ca kr. tilbage af det tidligere bevilgede tilskud fra bestyrelsen i Vesterbo. Det er langt fra nok. Afdelingen kan ikke selv bidrage til finansieringen på grund dårlig økonomi. Beliggenheden er ikke attraktiv for ungdomsboliger.

24 NOTAT TIL PKT 2.C Undtagelse fra børnereglen i afdeling 4 DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej/H. V. Kaalundsvej har på sit afdelingsmøde den 23. januar besluttet at søge om fritagelse fra børnereglen. Det skriftlige forslag var motiveret med: Jeg synes tildelingen af lejlighed skal følgeopnotereingen, ikke antallet af børn i husstanden. I fusionsgrundlaget blev det besluttet, at børnereglen som udgangspunkt gjaldt for hele organisationen: Det har vist sig at meget få 4-rums boliger ikke tildeles husstande med børn. Udlejningsreglerne skal være ens. Derfor tildeles 4- og 5-rums boliger husstande med mindst ét barn, dvs. at børnereglen opretholdes. Er der afdelinger, der af forskellige grunde ønsker at kunne tildele de store boliger til andre end børnefamilier, bør der forsøges særlige udlejningsaftaler eller fleksibel udlejning her. Administrationen udarbejder rådgivningsmateriale til afdelingsbestyrelserne herom, ligesom den enkelte afdeling selv vil kunne søge organisationsbestyrelsen om at anvende særlige regler. Beslutter organisationsbestyrelsen at imødekomme afdelingens ønske, vil administrationen rette henvendelse til kommunen med henblik på at forhandle en aftale om en undtagelse på plads. INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og træffe beslutning om afdelingsmødets ønske.

25 NOTAT TIL PKT 2.D Afdeling 57, Åvænget i Egå DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdelingen er indflyttet i 1998 og består af 12 familieboliger og 35 ungdomsboliger. Der er fra starten udført en uhensigtsmæssig konstruktion og meget træværk og kvaliteten er ikke god. Byggefonden har i 2003 påtalt svigt ydervægge (træ og eternit). Der er ikke foretaget tilstrækkelig fugtsikring. Der er problemer med kuldeindfald og trækgener med kondens og rimdannelse. Der er lavet en rapport af Tri Consult i 2007/08 der belyser problemerne. Den er benyttet til en anmeldelse til Byggeskadefonden. Fonden har afvist at deltage i finansieringen. Udover facadebeklædningen (træ) trænger vinduer og døre kraftigt til udskiftning samt ny kloak i 3 boliger. Bestyrelsen i Bo83 godkendte tilskud fra dispositionsfonden til skitseforslag, projektering og materiale til tilbudsgivning på ca kr. inkl. moms. Jeg vedlægger notatet fra den gang. Rådgiver har lavet et overslag på ca kr. inkl. moms til udbedring af byggeskader. INDSTILLING I beslutningsgrundlaget for fusion (side 11) har jeg gjort opmærksom på problemet med afdelingen og behovet for tilskud. På daværende tidspunkt kendte vi ikke omfang og økonomien i udbedringen af byggeskader. Jeg afsatte skønsmæssigt kr. i tilskud fra trækningsretten og kr. fra dispositionsfonden. Afdelingen kan maksimalt selv finansiere kr. ved optagelse af et lån. Det vil betyde en lejeforhøjelse på ca. 3,25 % ved et lån med en løbetid på 10 år og ca. 2,00 % ved en løbetid på 20 år. Den nuværende leje er i gennemsnit 856 kr. pr. 2. Ungdomsboligerne leje varierer mellem kr. og familieboligerne mellem kr. afhængig af størrelsen på boligen. Til sammenligning er lejen i nybyggeriet i Mårslet i gennemsnit på 866 kr. pr. m 2 og i Sabro 840 kr. Lejen i afdelingen kan ikke tåle yderligere forhøjelse, dels på grund af den høje leje sammenlignet med nybyggeri. Det indstilles der ydes et tilskud på kr. fra trækningsretten og kr. fra dispositionsfonden i stedet for kr.

26 28. marts 2011 Bestyrelsen i Bo83 ansøgning om støtte til udarbejdelse af projektmateriale i afdeling 22 På vegne af afdeling 22, Åvænget og , 8250 Egå, ansøges om støtte til dækning af alle udgifterne i forbindelse med udarbejdelsen af nyt projektmateriale. Det omfatter en ombygning af den lette ydervæg (1. sal), som vil kunne forbedre boligkomforten, til at være mere anstændig og acceptabel for beboerne i alle 1. sals boliger. Der er fra starten (1998) udført en uhensigtsmæssig dårlig konstruktion i forhold til de valgte materialer, og samtidig er der udført et dårligt håndværk. I 2003 ved 5. års eftersynet har Byggeskadefonden følgende bemærkninger: Fonden har registreret svigt eller særligt risikofyldte dispositioner, som fonden anser for at have betydning for bygningsdelenes fremtidige sikkerhed og levetid. Der er tale om forhold, der indebærer muligheden for at udvikle eller videreudvikle skader, hvis der ikke gribes ind med udbedring eller anden form for forebyggende foranstaltning. (21)3 05 Ydervægge, lette (træ + eternit) Bygningsdelene er registreret med skade, idet der er registreret nedbrydning af og ophobning af fugt i træbeklædninger på stern, træbeklædninger på gavle og træbeklædninger på facader. Årsagen vurderes at være svigt ved de konstruktive forhold, idet der ikke er redegjort for fugtsikring af bygningsdelene. Der stilles hermed høje krav til vedligeholdelsen, såfremt bygningsdelene skal opnå den levetid, som normalt forventes.. Byggeskadefonden gør opmærksom på problemer med kuldeindfald og trækgener med kondens og rimdannelse. Der stilles høje krav til vedligeholdelsen og dermed større henlæggelser. De kommer ikke nærmere ind på konsekvenser for beboerne med fugt, kulde og vandindtrængning. Jeg vedlægger et brev til en af beboerne der har klaget over den kolde 1. sal, i brevet skal mal lægge mærke til temperaturen på glaskanten (som normalt er den laveste) og temperaturen på gulvet, som også var rådden og skulle udskiftes. Der blev i 2007/2008 lavet en rapport af ingeniørfirmaet TRI-Consult A/S, som til dels belyste de problemer der er i afdelingen.- Rapporten skulle bruges til en anmeldelse til Byggeskadefonden. Skaderne/fejlene blev anmeldt til Byggeskadefonden i juli 2009, samt til Tilsynet med Støttet Byggeri. Den 1. december 2010 modtog Boligkontoret og afdelingen en afvisning af anmeldte skader fra fonden. Da Byggeskadefonden ikke kan dække udgiften til udbedring af problemerne, er der kun Bo83 og afdelingen tilbage. Det er administrationens vurdering, at der skal gøres noget med ovenstående problemer på 1. sal, så boliger kan leve op til de krav beboere kan vente under hensyntagen til byggeriets alder. Økonomi Afdelingen har en gennemsnitlig leje på 826 kr. pr. m 2. Til sammenligning kan vi oplyse, at prisen på nybyggeri i Sabro er ca. 15 kr. højere, og det er energiklasse 1. Boligerne har derfor en lavere udgift til varme end afdeling 22. Henlæggelserne er på 113 kr. pr. m 2. Det en pæn henlæggelse. Der er således ikke tale om afdelingen har haft meget lave henlæggelser. Der er ikke afsat midler til en større renovering af ovenstående arbejde. Afdelingen kan ikke finansiere udgifterne i vedligeholdelsesplanen. Der er opført et lån på kr. i planen. Bestyrelsen må derfor påregne

27 der skal ydes tilskud når arbejdet skal udføres. Afdelingen kan ikke betale hele udgiften selv, så bliver lejen for høj og vi risikerer lejetab. Det skal dækkes af dispositionsfonden i Bo83. Administrationen indstiller bestyrelsen dækker udgiften til skitseforslag, projektering og materiale til tilbudsgivning. Udgiften er af rådgiver anslået til kr. inkl. moms. Finn Pedersen / Carl Danielsen

28 NOTAT TIL PKT 2 e Kontaktpersonordning DATO 2. februar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet beskriver kontaktpersonordningen frem til repræsentantskabsmødet PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 4. januar 2012 at etablere en kontaktpersonordning for de af bestyrelsens medlemmer, der fortsætter efter repræsentantskabsmødet i maj Bestyrelsens sammensætning (ekskl. medarbejderrepræsentant) er pr. 23. maj 2012: Henrik Autzen 1 Olav Bertelsen Heidi Bindløv Keld Danielsen Søren Høgsberg Michael Rud Lars Hansen 2 Torben Kjølhede 2 Afdelingerne kan søges fordelt efter to principper: A. Maksimalt kendskab til afdelingerne Her fordeles afdelingerne således, at principielt set det organisationsbestyrelsesmedlem, der kender afdelingen bedst på forhånd, får den som kontaktperson. I tiden umiddelbart før fusionen er det alene Højbo, der har haft en egentlig kontaktpersonordning, men de øvrige bestyrelsesmedlemmer har selvfølgelig også haft et betydeligt kendskab til afdelingerne. 1 Vælges evt. direkte i maj 2012 afhængig af repræsentantskabets beslutning om direkte eller indirekte valg til næstformandsposten. 2 Kun valgt frem til repræsentantskabsmødet i maj 2012, men indstilles til genvalg. Vælges en anden, varetager denne de pågældende afdelinger.

29 Afdelinger pr. kontaktperson Heidi Bindløv 27 Fuglebakkevej/Høgevej 30 Nørreskovvej 31 Rydevænget 32 Nørreskovvej 40 Fredensgade 43 Mosevænget 45 Kappelvænget/Torpevænget 68 Østergade 69 Ryttervej Henrik Autzen 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 11 Helge Rodes Vej 13 Hammershusvej 15 Otto Benzonsvej/Peter Fabersvej osv. 16 Hammershusvej 35 Skelagervej 36 Hallssti 37 Istedgade 41 Virupvej Keld Danielsen 06 Bethesdavej/Risvang Allé 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 18 Trøjborgvej 38 Visbjerg Hegn 49 Fredensgade 59 Høegh Guldbergsgade 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften Lars Hansen 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 62 Skejbyparken 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen Michael Rud 21 Finlandsgade 22 Illerupvej 24 Kirkedammen 29 Kalmargade 42 Hjelmagerparken 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 63 Skæring Parkvej 73 Virup Skovvej Olav Bertelsen 03 Viggo Stuckenbergsvej 05 Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej 08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 44 Hjulby Hegn 47 Julsøvej 52 Viborgvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 65 Bethesdavej Søren Høgsberg 02 Haugesundsvej osv. 07 Vestre Ringgade 10 Dalstien osv. 20 Norgesparken 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 34 Salonikivej 39 Attikavej 66 Herningvej Torben Kjølhede 12 Majdalen 19 Tamperdalsvej 50 Brendstrupvej 51 Fredericiagade 54 Norsgade 56 Katrinebjergvej 60 Paludan Müllersvej 61 Chokoladen 64 Herningvej B. Maksimal integration i den nye organisation Afdelingerne er søgt fordelt mellem disse efter følgende hensyn: Så vidt muligt samle afdelingerne i geografiske klynger, så kontaktpersonen kan oparbejde viden og formidle samarbejde

30 Så vidt muligt at gå på tværs af organisationer, medmindre helt særlige forhold hos bestyrelsesmedlemmet eller afdelingen taler imod det Afdelinger pr. kontaktperson Heidi Bindløv 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 03 Viggo Stuckenbergsvej 05 Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej 08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 11 Helge Rodes Vej 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 15 Otto Benzonsvej/Peter Fabersvej osv. Henrik Autzen 12 Majdalen 13 Hammershusvej 16 Hammershusvej 19 Tamperdalsvej 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 60 Paludan Müllersvej 61 Chokoladen 63 Skæring Parkvej Keld Danielsen 30 Nørreskovvej 32 Nørreskovvej 34 Salonikivej 39 Attikavej 40 Fredensgade 43 Mosevænget 44 Hjulby Hegn 68 Østergade 69 Ryttervej Lars Hansen 04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 07 Vestre Ringgade 21 Finlandsgade 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen Michael Rud 06 Bethesdavej/Risvang Allé 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 18 Trøjborgvej 24 Kirkedammen 25 Reginehøj 27 Fuglebakkevej/Høgevej 65 Bethesdavej Olav Bertelsen 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 28 Lindholmparken 31 Rydevænget 35 Skelagervej 41 Virupvej 42 Hjelmagerparken 45 Kappelvænget/Torpevænget 62 Skejbyparken 73 Virup Skovvej Søren Høgsberg 20 Norgesparken 29 Kalmargade 38 Visbjerg Hegn 50 Brendstrupvej 56 Katrinebjergvej 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 02 Haugesundsvej osv. 10 Dalstien osv. Torben Kjølhede 36 Hallssti 37 Istedgade 49 Fredensgade 51 Fredericiagade 52 Viborgvej 54 Norsgade 59 Høegh Guldbergsgade 64 Herningvej 66 Herningvej

31 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender kontaktpersonordningen efter model A eller B.

32 NOTAT TIL PKT 3.A Beløbsgrænser vedr. råderet DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen RESUME Fusionsgrundlaget skitserer i afsnit 6.3, at organisationsbestyrelsen skal fastlægge nogle overordnede retningslinjer for brug af finansieret råderet og tilvalgsordning. PROBLEMSTILLING Hvis der eksempelvis ikke er afsat midler til udskiftning af køkkener eller det først er om 5-10 år kan en lejer have ønske om at få et nyt køkken. Hvis lejeren ikke selv kan finansiere køkkenet, er det kun muligt at låne til en nyt køkken, hvis det er besluttet på afdelingsmødet. Det er meget få der selv har betalt eksempelvis et nyt køkken og får en godtgørelse ved fraflytning. Der er en del af de ældre afdelinger i det tidligere Vesterbo der har haft mulighed for at låne af afdelingens midler (mellemregningen nu med Boligkontoret Århus). Det er hensigten at tilbyde denne mulighed til alle interesserede afdelinger i Boligkontoret Århus. Det er afdelingsmødet der skal godkende et forslag om finansieret råderet og eventuelt en tilvalgsordning. Vesterbo har tillige haft tilbudt en tilvalgsordning. Tilvalgsordningen består af en række ydelser, der tilbydes som tilvalg finansieret med lån fra afdelingen. Lejeren afholder det fulde beløb for projektet uanset om der fraflyttes inden lånet er tilbagebetalt. Der kan således ikke opnås godtgørelse for tilvalgsarbejder ved fraflytning. Den har primært været brugt til gulve og diverse arbejder udvendig i rækkehusafdelinger. Beløbet afvikles med 500 kr. pr. måned via lejen. Minimum kr. og maksimum kr. INDSTILLING Hvis en afdeling er interesseret i at tilbyde lån af afdelingens egne midler vil administrationen lave et forslag til afdelingsmødet. Den maksimale lejeforhøjelse pr. m 2 fastsættes for hver enkelt afdeling af organisationsbestyrelsen på mødet i juni efter indstilling fra administrationen.

33 Ligeledes fastsætter organisationsbestyrelsen på mødet i juni efter indstilling fra administrationen for hver enkelt afdeling et maksimalt beløb, der kan lånes af afdelingens mellemregning, idet nogle afdelinger har en forholdsvis beskeden mellemregning. For at undgå at begrænse arbejder kun til eksempelvis køkken og bad vil det være en fordel at skrive i forslaget til afdelingsmødet, at der kan lånes til alle forbedringsarbejder. Tilvalg kan tilbydes men vil næppe være aktuel i ret mange afdelinger. Administrationen kan lave forslag til afdelingsmødet. Beløbet afvikles med 500 kr. pr. måned via lejen. Der fastsættes et minimum på kr. og et maksimum på kr. for anvendelse af ordningen. Hvis lejer flytter inden beløbet er tilbagebetalt, medtages det skyldige beløb på flytteopgørelsen.

34 NOTAT TIL PKT 3.B Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb m.v. DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Der er ikke lovgivning om afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb, kontorhold og kursusudgifter. Ifølge Boligkontoret Århus vedtægter 18 stk. 8 afholder afdelingen rimelige udgifter. I Håndbog om almene boliger udgivet af KAB bør rådighedsbeløbet ikke sættes for højt, højst kr. pr. afdelingsbestyrelsesmedlem. Det er som regel væsentligt lavere. Formålet med notatet er give vejledning til afdelingsbestyrelser om beløb som de disponerer over uanset om det er rådighedsbeløb til møder m.v., kontorhold eller kursusudgifter og krav til dokumentation af udgifter. Beboeraktiviteter vedrører lejerne generelt uanset om det er afdelingsbestyrelsen eller et aktivitetsudvalg der får et beløb stillet til rådighed efter vedtagelse af budgettet på afdelingsmødet. INDSTILLING Afdelingsmødet godkender budget for rådighedsbeløb, kontorhold og kursusudgifter ifølge lovgivningen. Organisationsbestyrelsen henstiller, at der maksimalt udbetales kr. pr. afdelingsbestyrelsesmedlem. Der laves et årligt regnskab inklusive bilag der afleveres til administrationen senest ultimo januar for det forløbne år. Regnskab og bilag gennemgås af administrationen og indarbejdes i afdelingens regnskab. Der afleveres også regnskab og bilag vedrørende kontorhold, kursusudgifter og beboeraktiviteter senest ultimo januar. De indgår også i afdelingens regnskab. Alle bilag skal være underskrevet at den person der har afholdt udgiften/indtægten. Regnskab underskrives som minimum af formand og kasserer hvis en sådan er valgt. Der skal være mindst to underskrifter. Der kan udbetales op til kr. i telefongodtgørelse pr. afdelingsbestyrelsesmedlem pr.år uden dokumentation, typisk en gang i kvartalet af hensyn til medlemmer der udtræder i perioden. Det kræver beløbet er indregnet i budgettet. Der kan udbetales kørselsgodtgørelse ifølge takster fra SKAT. Refusion af udgifter til tog/bus/taxa afholdes af afdelingens rådighedsbeløb. Det afgørende er en afdelingsbestyrelse ikke selv skal afholde udgifter i forbindelse med deres arbejde, forudsat der er tale om rimelige udgifter. Bortset fra eventuelt telefongodtgørelse udbetales ikke beløb uden regning. Hvis et bilag er bortkommet underskrives et bilag af formand og en person mere at udgiften er afholdt.

35 NOTAT TIL PKT 3.C Arbejdskapital DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Arbejdskapitalen fra Højbo, Bo83 og Vesterbo er overført til Boligkontoret Århus pr. 1. januar Overskud/underskud i boligorganisationen indgår i arbejdskapitalen. Der kan opkræves bidrag til arbejdskapitalen fra afdelingerne. Det forudsætter dog arbejdskapitalen højst udgør kr. pr. lejemålsenhed (2012 tal). Det er besluttet ikke at opkræve bidrag selvom arbejdskapitalen er forholdsvis lav. Reglerne om arbejdskapitalen fremgår af driftsbekendtgørelsen kapitel 9. Det fremgår ikke hvad den kan bruges til bortset fra midler kan overføres fra arbejdskapitalen til dispositionsfonden eller der kan ydes tilskud til afdelingerne. INDSTILLING Da arbejdskapitalen er ret lav i Boligkontoret Århus indstilles det der kun bruges i helt særlige tilfælde. Det fremgår også af side 8 i beslutningsgrundlaget. Tilskud fra arbejdskapitalen kan ydes til helt særlige problemramte byggesager som eksempelvis Rønnevangen i Sabro på grund af hovedentreprenørens konkurs. Den kan eventuelt benyttes i større renoveringsprojekter der kræver tilskud fra organisationen. Her tænkes på projekter der er omfattet af støtte fra Landsbyggefonden eller Byggeskadefonden. Her er dog muligt at benytte dispositionsfonden og evt. trækningsretten på sigt. Det indstilles der ikke ydes tilskud til afdelingerne via arbejdskapitalen. Hvis en afdeling har brug for støtte må dispositionsfonden benyttes. Det gælder uanset om det er støtte til driften og/eller vedligeholdelsesplanen.

36 NOTAT TIL PKT 3.D Dispositionsfond DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING I beslutningsgrundlaget for fusionen er der lavet oversigter over dispositionsfonden i Højbo, Bo83 og Vesterbo med forventet tilgang og afgang for perioden Tilskud ifølge grundlaget står ved magt uden godkendelse i bestyrelsen. Dispositionsfonden sammenlægges pr. 1. januar I dispositionsfonden indgår som hovedregel ⅓ af ydelsen på oprindelige lån der er tilbagebetalt til kreditforeningen. Der kan på et tidspunkt blive tale om tilskrivning af renter. Afgangen består af tilskud til afdelinger m.v. Der vil opstå situationer, udover de bevilgede tilskud, hvor det kan være nødvendigt med tilskud. Vi skal dog helst undgå at komme under kravet til dispositionsfonden på p.t kr. pr. lejemålsenhed. I modsat skal vi opkræve p.t. 227 kr. pr. lejemålsenhed. INDSTILLING De allerede bevilgede tilskud står ved magt, som det fremgår af fusionsgrundlaget. I forbindelse med budgetlægningen vurderer administrationen om der er behov for tilskud til driften (via budgettet) og evt. til vedligeholdelsesplanen. Denne vurdering sker på baggrund af lejens størrelse, beliggenhed og dermed udlejning samt behov for vedligeholdelse af afdelingen, som det fremgår af fusionsmaterialet side 9. Hvis administrationen vurderer der er behov for tilskud laves en indstilling til bestyrelsesmødet i juni. På den måde sikrer vi evt. tilskud er fastsat og kan indregnes i budgettet i god tid inden afdelingsmødet. Driftstilskud bør kun gives undtagelsesvis, og kun kombineret med andre virkemidler for at forbedre afdelingens situation. Tilskud bør fortrinsvis gives målrettet til konkrete initiativer frem for som generelt driftstilskud. Vedligeholdelsesplanen for de to følgende år gennemgås for at vurdere om der er behov for tilskud. Der kan opstå et behov for tilskud som ikke kunne forudses da fusionsgrundlaget blev udarbejdet. Afdelingens økonomiske situation kan også være ændret. Der kan blive tale om medfinansiering af projekter via Landsbyggefonden eller Byggeskadefonden. Der er allerede indregnet tilskud til nogle afdelinger. Der kan opstå helt ekstraordinære situationer i løbet af en regnskabsår der kan gøre det nødvendigt med et tilskud for at undgå et betydeligt underskud i afdelingen. Her tænkes et eller flere store tab ved fraflytning, som ikke kan dækkes af afdelingens egne midler henlagt hertil. Det kan være

37 på grund af misligholdelse eller dødsbo. Det kan også være en afdeling der er ramt af flere forsikringsskader (rørskade m.v.) hvor der er selvrisiko eller forsikringen kun dækker en mindre af udgiften, således afdelingen får en stor ekstraregning (typisk rørskader). Det er ikke muligt at lave en komplet liste. Der tages som udgangspunkt først stilling til et evt. tilskud når regnskabet for afdelingen er klar.

38 NOTAT TIL PKT 3.E Politik for bestyrelsesvederlag og refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Fusionsgrundlaget og aftalerne mellem formændene for Bo83, Højbo og VesterBo pålægger bestyrelsen at fastlægge en politik for refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde. PROBLEMSTILLING Den overordnede holdning er, at den beboer, der vælger at engagerer sig i bestyrelser, udvalg eller repræsentantskab, ikke skal pålægges udgifter i den forbindelse. Dertil kommer, at opgaven og ansvaret med at lede en organisation af Boligkontoret Århus størrelse gør, at det er hensigtsmæssigt at udbetale et honorar for opgaven. A. Bestyrelsesvederlag Der er afsat kr. i budgettet for 2012 til vederlag til bestyrelsen. Der foreligger ingen regler for, hvorledes dette skal fordeles. De større daglige opgaver, der påhviler formanden, taler for, at vederlaget fordeles fx med to dele til formanden og én del til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Eftersom der er to forskellige bestyrelser i 2012, fordeles vederlaget med 5/12 til overgangsbestyrelsen frem til og med maj samt 7/12 til den følgende bestyrelse. Det indarbejdes i budgettet for 2013, at der fra juni 2013 kan udbetales et helt års vederlag i juni måned dækkende perioden fra repræsentantskabsmødet det pågældende år til repræsentantskabsmødet det følgende år. Således budgetteres der i 2013 og kun i 2013 med 17/12 bestyrelseshonorar. Der udbetales ikke særskilt honorar til medlemmer af organisationsbestyrelsens byggeudvalg. B. Refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde Udgifter til beboerdemokratisk arbejde i organisationsbestyrelse, udvalg og repræsentantskab, bør refunderes, således at udlæg til fx transport og kopiering refunderes efter bilag.

39 Til organisationsbestyrelse og ansvarlige for udvalg udbetales i alt kr. pr. år til dækning af bredbånds- og/eller telefonudgifter. Der udbetales kørselsgodtgørelse eller refunderes transportomkostninger med billigste transportmiddel. Der udbetales godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste på 230 kr. pr. time (2012), jf. Bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension kommunale m.v. for varetagelsen af hverv. Der udarbejdes en oversigt kvartalsvis til bestyrelsen over omfanget heraf. Medlemmer af afdelingsbestyrelsen er også omfattet af de ovenstående bestemmelser under B. C. Særlige forhold for organisationsbestyrelsens medlemmer Der stilles PC med fornødne softwarelicenser og printer til rådighed for organisationsbestyrelsens medlemmer. Administrationen varetager indkøb. Bestyrelsens medlemmer har mulighed for at overtage udstyret efter endt afskrivning. Det er muligt at få et taxakort stillet til rådighed til situationer i relation til bestyrelsesarbejdet, hvor anden transport ikke er mulig eller uforholdsmæssigt besværlig. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter den beskrevne overordnede holdning til refusion af udgifter samt de i notatet beskrevne konkrete retningslinjer.

40 NOTAT TIL PKT 3.F Politik for tilskud til beboerarrangementer og afdelinger ved jubilæer etc., samt gaveregulativ for beboervalgte DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME De tre organisationer har haft forskellige praksis mht. tilskud til beboerarrangementer, gaver til afdelingers jubilæer og gaver til beboervalgte i forskellige anledninger. Dette notat beskriver forskellige mulige fælles modeller i organisationen: A1: Tilskud til beboerarrangementer efter ansøgning A2: Intet tilskud til beboerarrangementer B1: Gave til afdelingsjubilæer med beløb pr. lejemål og loft B2: Fast beløb til gave til afdelingsjubilæer C: Fælles gaveregulativ for beboervalgte Der foreligger endvidere en konkret ansøgning, der vil blive behandlet i henhold til beslutningen under pkt. A. PROBLEMSTILLING A. Politik for tilskud til beboerarrangementer Højbo har indtil for få år siden under navnet Trivselsfonden ydet tilskud til aktivitetsskabende og fællesskabsfremmende beboerarrangementer for op til 50 kr. pr. deltager. I 2008 og 2009 er beløbet dækket via arbejdskapitalen. I 2010 og 2011 er den udgiftsført under konto 513, kontorholdsudgifter. Arbejdskapitalen er ikke beregnet til at yde disse små tilskud til beboeraktiviteter. Der er ydet tilskud på beskedne beløb på i alt kr. til 7 ansøgninger i 2010 og i alt kr. til 7 ansøgninger i Der kan skitseres to muligheder for en politik i Boligkontoret Århus for tilskud til beboerarrangementer:

41 Mulighed 1: Tilskud efter ansøgning Der ydes tilskud på op til 50 kr. pr. deltager efter forudgående ansøgning til arrangementer for beboere i afdelingen, dog maksimalt kr. inden for den årlige budgetramme. Der ydes tilskud fra den samlede organisations midler til de afdelinger, der iværksætter beboeraktiviteter. Alle afdelinger har principielt mulighed for at iværksætte beboeraktiviteter og dermed opnå tilskud. Der er ikke budgetteret med midler i Skulle organisationsbestyrelsen vælge at udbetale tilskud i 2012 bør det ske i moderat omfang, og udgiften konteres på konto for kontorholdsudgifter. Der budgetteres med et mindre beløb til formålet i Mulighed 2: Ingen tilskud Der ydes ikke tilskud fra organisationen til beboerarrangementer. Afdelingen er en selvstændig økonomisk enhed, der afholder egne udgifter. Det er ikke beboerne i alle andre afdelinger, der via deres administrationsbidrag skal finansiere aktiviteter i en enkelt afdeling. Hvis en afdeling i øvrigt er økonomisk nødlidende, er der mulighed for at yde et tilskud fra dispositionsfonden. Dette tilskud indregnes i afdelingens budget. Det vil ikke være udgiften til beboeraktiviteten, der gør forskel på, om en afdeling er nødlidende eller ej. Bemærk: Der foreligger en ansøgning Det skal bemærkes, at der foreligger en ansøgning fra afdeling 24 om tilskud til et julehyggearrangement. Ansøgningen er dateret den 28. december og er stilet til Højbos organisationsbestyrelse. Det indstilles, at ansøgning afvises hhv. imødekommes alt efter organisationsbestyrelsens konklusion på ovenstående. B. Gaver i forbindelse med afdelingers jubilæer I forbindelse med afdelingers 25- og 50-årsjubilæer har der i Højbo været udbetalt et tilskud på 400 kr. pr. lejemål, dog højest kr., til et beboerarrangement. For Boligkontoret Århus ville denne praksis betyde en udgift på kr. i 2012, kr. i 2013 og kr. i I VesterBo har der til samme jubilæer været indkøbt en gave til ca kr. Det ville for Boligkontoret Århus betyde en udgift på ca kr. i 2012, kr. i 2013 og kr. i Der har ingen fast praksis været i Bo83. Fremover afsættes der 200 kr. pr. lejemål, dog mindst og højest kr. til 25-, 50-, 75- årsjubilæer osv. til en blivende og identificerbar gave til afdelingen. For de tre år bliver den gennemsnitlige årlige udgift for Boligkontoret Århus kr., og der udbetales i gennemsnit kr. til hver jubilerende afdeling.

42 C. Gaveregulativ for beboervalgte Der er allerede fastlagt et gaveregulativ for medarbejdere som en del af lokalaftalerne og fusionsgrundlaget. Der er imidlertid ikke aftalt et fælles gaveregulativ for beboervalgte. De tre organisationers gaveregulativer kan samles i et nyt regulativ som følger 1 : Anledning Beløb Bryllup Kobberbryllup Sølvbryllup Guldbryllup , 40, 50, 60 osv. års fødselsdag Barns fødsel Afsluttet uddannelse Fødselsdag - andre boligforeningers formænd, jubilæum m.v. 500 Langvarig sygdom 300 Hospitalsophold 300 Begravelse 300 Udtrædelse af bestyrelsen Formands afgang Medlemskab af repræsentantskabet i en sammenhængende periode på mindst fem år og hvert femte år Vingave Dette bygger på nedenstående regulativer fra de tidligere organisationer: 1 Spørgsmålet om videreførsel af VesterBos seniorklub behandles ikke i denne sammenhæng.

43 Hovedbestyrelsen i Bo83 Anledning Beløb Fødselsdag - andre boligforeningers formænd, jubilæum m.v. 500 Langvarig sygdom 300 Hospitalsophold 300 Begravelse 300 Udtrædelse af bestyrelsen Formands afgang Hovedbestyrelsen i Højbo: Anledning Beløb Bryllup Kobberbryllup Sølvbryllup Guldbryllup , 40, 50, 60, 70, 80 års fødselsdag Fødselsdag - andre boligforeningers formænd, jubilæum m.v. 500 Langvarig sygdom 300 Hospitalsophold 300 Begravelse 300 Udtrædelse af bestyrelsen Formands afgang VesterBo 1. Ved medlemskab af repræsentantskabet eller en afdelingsbestyrelse i en sammenhængende periode på mindst 5 år og hvert femte år herefter gives en gave. Den sammenhængende periode som repræsentantskabsmedlem regnes fra det førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde, efter at vedkommende forud er valgt på et afdelingsmøde eller er indtrådt i afdelingsbestyrelsen af anden årsag.

44 2. Ved 25 års jubilæum i en afdelingsbestyrelse kan der afholdes en reception. Der gives en gave ved receptionen samt den normale gave på repræsentantskabsmødet. 3. Ved en foreningsformands eller et foreningsbestyrelsesmedlems 25 års jubilæum afholdes en reception som for ansatte. 4. Ved en foreningsformands fratræden og nyvalg afholdes en reception som ved fratræden og ansættelse af ledende medarbejder. 5. Ved dødsfald gives blomster/bårebuket. Seniorklub 1. Der kræves enten at man har siddet min. 15 år i en afdelingsbestyrelse eller 3 hele ubrudte perioder i bestyrelsen og er udtrådt af afdelingsbestyrelsen eller bestyrelsen. 2. Deltager i nytårskomsammen og foreningens jubilæum. 3. Der gives blomster ved dødsfald. Foreningens formand afgør i hvilket omfang og til hvilken pris/værdi der gives gaver til medlemmer af repræsentantskabet eller afdelingsbestyrelse. Gaveregulativet administreres af foreningens formand, henholdsvis bestyrelsen eller den der bemyndiges hertil. I særlige tilfælde, som ikke er omfattet af gaveregulativet, bemyndiges formanden og forretningsføreren til at beslutte, at der gives en gave/blomst. Bestyrelsen orienteres herom. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og træffer beslutning om de beskrevne modeller under A, B og C. Under pkt. A indstilles det, at der ikke gives tilskud til beboerarrangementer, men at disse finansieres i den enkelte afdeling. Ift. pkt. A skal det bemærkes, at der foreligger en ansøgning fra afdeling 24 om tilskud til et julehyggearrangement. Ansøgningen er dateret den 28. december og er stilet til Højbos organisationsbestyrelse. Det indstilles, at ansøgning afvises hhv. imødekommes alt efter organisationsbestyrelsens konklusion på ovenstående under pkt. A.

45 Århus den Til Trivselsfonden Bestyrelsen i afd. 9 højbo vil gerne anmode om et lille tilskud i forbindelse med at vi har afholdt julehygge den for afdelingsbeboer. Tilsted var 6 børn og 12 voksne. Lokaleleje 0 kr. Indkøbe kr. Mvh. Bestyrelsen afd. 9 ( Kirkedammen 11-29)

46 Boligkontoret Århus - budgetkontrol UDGIFTER 1/1-31/12 11 Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab 0 0 Kørsel bestyrelse Øvrige mødeudgifter 0 0 Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Service edb Porto Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter 0 0 Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Lokaleleje El Alarm Varme Rengøring

47 Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser 0 0 Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar, edb og biler Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Indtægter Udgifter i alt Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt Der er således et overskud p.t. på kr. Der mangler enkelte posteringer. Et overskud på betyder en arbejdskapital på ca kr.

48 ØKONOMISK ORIENTERING - BO 83 1/ / UDGIFTER Regnskab Budget 501 Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Kørsel bestyrelse Beboerblad Mødeudgifter i alt Forretningsførelse Kontorholdsudgifter Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Bankgebyrer Annoncer Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Ejendomsskatter Varme Frøen Rengøring m.v Vedligeholdelse Lokaleudgifter i alt Revision Bruttoadm.udgifter

49 560 Udgifter - renter og udadm Indtægter 601 Administrationsbidrag Gebyrer og antenneleje Ekstraordinære indtægter Indtægter-renter og udadm RENTER 1/ / Regnskab Budget Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kurstab obl Kurtage køb/salg obl Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Renteindtægter Udlån til afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster m.v Renter trækningsret Renteindtægter i alt Overskud renter Underskud administration Overskud Forrentning til afdelinger blev 3,933 %.

50 ØKONOMISK ORIENTERING - HØJBO 1/ / UDGIFTER Regnskab Budget 501 Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Forretningsførelse Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Bankgebyrer Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt Revision Bruttoadm.udgifter Udgifter - renter og udadm Indtægter 601 Administrationsbidrag Gebyrer Ekstraordinære indtægter Indtægter-renter og udadm

51 RENTER 1/ / Regnskab Budget Renteudgifter Dispositionsfond 0 0 Afdelinger Pengeinstitutter Kurstab obl Kurtage køb/salg obl Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster Renter trækningsret Renteindtægter i alt Overskud renter Underskud administration Underskud Forrentning af afdelingernes mellemregning blev 3,856 %. Det er kr. mere end budgetlagt.

52 ØKONOMISK ORIENTERING - VESTERBO 1/ / UDGIFTER Regnskab Budget 501 Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Møder med afdelingen Kursusudvalg+andre udvalg Seniorklubben Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Repræsentantskabsfest Mødeudgifter i alt Forretningsførelse Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Bankgebyrer Annoncer Beboerblad Diverse Kontorholdsudgifter i alt Revision Bruttoadm.udgifter Ekstraordinære udgifter Udgifter - renter og udadm

53 Indtægter 601 Administrationsbidrag Gebyrer Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter-renter og udadm RENTER 1/ / Renteindtægter Renteudgifter Regnskab Budget Dispositionsfond Afdelinger Pengeinstitutter Kurstab obl Kurtage køb/salg obl Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster Renter trækningsret Renteindtægter i alt Overskud renter Underskud administration Overskud Vesterbo Forrentning til afdelinger blev 9,719 % mod 0,834 % i 2010/11. Der er således kr. mere i rente til afdelingerne for kun 8 måneder. Det hjælper også på periodisering af terminsydelser.

54 Aarhusbo 1/1-31/ Juridisk assistance EDB PBS gebyrer Revision Overskud Udgifter i alt Opnoteringsgebyrer Renter pengeinstitut Indtægter i alt

55 Henlæggelser og leje i Vesterbo Afd Henl. Leje p.t. Ny leje Forh. pr. m , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 I alt ,56

56 NOTAT TIL PKT 4.A Orientering fra administrationen DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ Fusion og organisationstilpasning A. Arbejdet med implementeringen af fusionen pågår fortsat. IT-systemerne er samkørt, men der udestår stadig en del manuelle rettelser i dels standarddokumenter, dels aftaler med samarbejdspartnere som fx PBS. Kommunikationssiden bevæger sig også fremad. Den umiddelbare omlægning af hjemmeside og portal er udført med enkelte hængepartier fra Boligkontoret Århus webbureau, bl.a. ift. håndtering af adresser. Der udestår nu en række mindre justeringer, flytning af dokumenter m.m. Som en forlængelse af fusionen og Fagbos udtræden af Boligkontoret Århus, er der også sket en ny fordeling af inspektører mellem afdelingerne. Fordelingen kan ses af B. Arbejdet med udskilning af Fagbo er som sådan i alt væsentligt afsluttet. Der er dog fortsat dagligt en del henvendelser fra dels AlmenBos administration, dels AlmenBos beboere. AlmenBos administration vil blive serviceret i overgangsperioden med henblik på, at de selv fremadrettet vil kunne servicere beboerne. Beboere henvises til AlmenBos administration. I den forbindelse skal det nævnes, at AlmenBo nu helt efter aftalen har afregnet det beløb vedr. Fagbos momsbesparelse på kr., der fremgik af aftalen af 17. juni 2011 mellem Fagbo og Boligkontoret Århus. Beløbet vedr. aftalens pkt. 4, der udgøres reduktionen i Fagbos egne udgifter er efter aftale med AlmenBo opgjort til kr., der ligeledes er afregnet. Endelig fulgte det af aftalen, at Fagbo afstår fra sin andel af Boligkontoret Århus egenkapital. C. Arbejdet med omflytning og tilpasning af administrationsbygningen er stort set afsluttet. Der er indrettet afskærmet ekspeditionsområde med aflukket samtaleplads, afskærmet område til Udlejning samt fælleskontor til Økonomi. Derudover vil ekspeditionsområdet snarest få nye møbler og en storskærm for at understøtte bedre kundeservice. Der leveres også nye møbler til bestyrelseslokalet medio februar. Der ophænges i øvrigt en hjertestarter i ekspeditionen.

57 D. Organisationsbestyrelsen iværksatte på sit møde den 4. januar en række initiativer for branding af Boligkontoret Århus med særlig vægt på målsætningen om at yde byens bedste service. Initiativet er blevet fulgt op med et møde for alle medarbejdere den 26. januar, hvor dels de overordnede målsætninger, dels butlerfiguren og dels initiativet med uddeling af morgenbrød til beboerne bliver præsenteret. Denne er planlagt til at blive afviklet søndag den 4. marts i alle afdelinger i Boligkontoret Århus med medvirken af ejendomsfunktionærerne. Det bliver muligt for beboerne at tilmelde sig levering af morgenbrød på dagen. Der bliver i den forbindelse også udleveret yderligere information om fusionen og servicemålsætningen. I samarbejde med reklamebureauet CZOO er der udarbejdet en række butlerfigurer til brug i kommunikation og markedsføring fremover. Personale E. Administrationen har været i dialog med SKAT om mulighederne for at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse ved udkald som en udløber af lokalaftalen fra den 15. juni Som en følge heraf er der indgået en supplerende aftale med ejendomsfunktionærernes tillidsrepræsentanter: Der udbetales skattefri kørselsgodtgørelse mellem hjem og arbejdssted iht. 60- dagesreglen for udkald i forbindelse med snevagter og deltagelse i beboermøder samt tilkald til akutte problemer i afdelingen. Der kan under ingen omstændigheder udbetales kørselsgodtgørelse for mere end 60 dage pr. år. Administrationen oplyser, hvorledes dette angives på månedsrapporten. Den enkelte ejendomsfunktionær er ansvarlig for korrekt registrering heraf. F. Der udarbejdes ID-kort til ejendomsfunktionærer, som kan bruges til identifikation overfor beboere og ved afhentning af post m.v. De fotos der er taget af ejendomsfunktionærerne vil tillige blive gjort tilgængelige på web. G. Information og debat for ejendomsfunktionærerne bliver flyttet fra BKÅ Portalen til administrationens intranet, således at der er et fælles intranet for alle medarbejdere, mens BKÅ Portalen bliver en målrettet informationskanal for beboervalgte. Medarbejdere vil fortsat kunne følge og deltage i debatten her. H. Ejendomsfunktionærers klub holder generalforsamling den 24. januar, hvor det forventes at de tidligere fire klubber omdannes til én, Fagklub BKÅ med en bestyrelse på syv personer. Fællestillidsmand Carsten Pedersen bliver formand. Alle ejendomsfunktionærer bliver ved samme anledning medlem af den fælles personaleforening BK Klubben. I. Lønsedler udsendes fra og med februarlønnen elektronisk til medarbejdernes private mailadresser.

58 J. Det vil grundet den reducerede bemanding i administrationen efter Fagbos udtræden være sværere at dække ferieperioder tilfredsstillende. Derfor lukkes kontoret for kundehenvendelser i uge 30, hvor der afvikles så meget ferie som muligt, så der i øvrigt kan opretholdes så god betjening som muligt også i ferieperioder. Lukningen evalueres efterfølgende. K. Der afvikles for første gang den 27. januar et caféarrangement på Brendstrupgårdsvej for alle medarbejdere i Boligkontoret Århus. Det er hensigten at gentage arrangementet den sidste fredag i måneden for at øge kendskabet og samhørigheden i organisationen. Øvrige emner L. De tre helhedsplaner for Møllevang, Frydenlund og Kalmargade udløber den 31. december Som følge af den nye procedure i Landsbyggefonden for godkendelse af helhedsplaner, er arbejdet med deres afløsere allerede igangsat den 12. januar med et møde mellem Boligkontoret Århus Boligsocialt Forum og det Boligsociale Fællessekretariat. Der er i den forbindelse overvejelser om, hvorvidt der kan etableres en helhedsplan fælles i en større del af Vandtårnsområdet samt i hvilken form, arbejdet i Møllevang kan videreføres. M. Der har været en dialog på direktørniveau i AarhusBolig om håndteringen af personer, der mister deres anciennitet pga. de nye ventelisteregler. Praksis i organisationerne er ikke ens, men der søges opnået en fælles forståelse på et møde den 25. januar. Giver det anledning til beslutning, vil det blive fremlagt for bestyrelsen i AarhusBolig og/eller Boligkontoret Århus. N. Beboerundersøgelse, der blev iværksat i forlængelse af det nye koncept for forvaltningsrevision kører januar ud. Organisationsbestyrelsen vil modtage en sammenfatning af resultaterne på mødet i marts. Undersøgelsen rettet mod beboervalgte vil blive udsendt i første del af februar. Beboerundersøgelsen har også givet en række tilsagn om at deltage i et beboerpanel, der med mellemrum kan give input til fx forbedring af Boligkontoret Århus service. O. Der er reserveret lokaler på Radisson til repræsentantskabsmøde den 22. maj. Administrationen har undersøgt de øvrige muligheder i byen, der desværre var optaget på den dato. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

59 NOTAT TIL PKT 4.B Forretningsgang for bestyrelsens behandling af henvendelser DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet beskriver forretningsgangen for bestyrelsens behandling af klager og henvendelser fra afdelinger, enkeltpersoner eller andre. Det overordnede princip er, at bestyrelsen kun behandler spørgsmål, der har klart strategisk eller principielt sigte, eller som ingen anden i organisationen kan behandle. Organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde den 4. januar 2012, at den på sit møde i februar ville behandle en forretningsgang som denne. PROBLEMSTILLING Bestyrelsen behandler kun spørgsmål, der har klart strategisk eller principielt sigte, eller som ingen anden i organisationen kan behandle. For alle andre spørgsmål, er det målet, at bestyrelsen vedtager målsætninger, forretningsgange og politikker, som gør det muligt for administrationen eller evt. kontaktpersonerne til de enkelte afdelinger at varetage opgaven. 1. Henvendelser om problemstillinger fra en afdeling, beboer e.l., herunder ansøgning om økonomisk bistand a. Henvendelser, hvor der allerede foreligger en politik, eller som sagsbehandles af en medarbejder i administrationen efter kendte retningslinjer i. Forretningsudvalget samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling, orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen udarbejder et svarudkast for formanden, som oplyser at sagen er overgivet til administrationens behandling. iii. Administrationen besvarer henvendelsen direkte til spørgeren med kopi til den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling. iv. Har henvendelsen mere end ubetydelige økonomiske konsekvenser, orienteres organisationsbestyrelsen skriftligt på det førstkommende møde. b. Henvendelser, hvor der er uklarhed om politikken og forretningsgangen i. Forretningsudvalget orienteres om henvendelsen samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling,.

60 ii. Administrationen svarer afdelingen, at den generelle problemstilling vil blive behandlet på et kommende bestyrelsesmøde. iii. Administrationen udarbejder en indstilling til generel politik på området. iv. Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om de generelle retningslinjer på området. v. Administrationen orienterer spørgeren om organisationsbestyrelsens generelle beslutning og dens konkrete konsekvenser for afdelingens henvendelse. c. Henvendelser, der handler om afklaring af politiske eller beboerdemokratiske spørgsmål i. Forretningsudvalget orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen sender henvendelsen til den relevante kontaktperson i organisationsbestyrelsen, som varetager besvarelsen på bestyrelsens vegne. 2. Klager over beboere, afdelingsbestyrelser, administration eller ejendomsfunktionærer mv., der stiles til organisationsbestyrelsen a. Klager, der ikke allerede er behandlet af direktøren i. Forretningsudvalget samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling, orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen udarbejder et svarudkast for formanden, som oplyser at sagen er overgivet til administrationens behandling. iii. Administrationen sagsbehandler klagen efter den gældende forretningsgang og svarer med kopi til den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling.. b. Klager, der allerede er behandlet af direktøren i. Forretningsudvalget samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling, orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen svarer klageren, at klagen vil blive behandlet på et kommende bestyrelsesmøde. iii. Administrationen udarbejder en redegørelse og en indstilling til behandling på bestyrelsesmødet. iv. Er der tale om en klage over direktøren og dennes beslutninger, sagsbehandles klagen af forretningsudvalget uden direktørens medvirken. Denne kan dog bidrage til sagens opklaring på forespørgsel fra forretningsudvalget. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender forretningsgangen.

61 NOTAT TIL PKT 4.C Forretningsgang vedr. klager DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Boligkontoret Århus behandler klagesager, der drejer sig om overtrædelse af ordensreglement (fx støj eller trappevask) eller haveregulativ og de forhold, der falder ind under Almenlejelovens 81 og ulovlig fremleje m.v., samt klager over personale. Derudover behandles klager over forbrugsregnskaber samt flytteopgørelser. 1. Den ansvarlige klagesagsbehandler modtager den skriftlige klage og journaliserer den a. Klager over overtrædelse af husorden i. Klagesagsbehandleren er ansvarlig for behandling af klager. Alt efter sagens natur kan klagesagsbehandleren forsøge at afgøre om klagen er berettiget ved at få flere oplysninger fra afdelingsbestyrelsen og/eller ejendomsfunktionæren. (Sagen kan evt. blive afvist, hvilket klageren så får besked om, se nedenfor). ii. Hvis klagen vurderes at være berettiget og der er tale om et mindre graverende forhold, sender Boligkontoret Århus et brev til beboeren med en henstilling om, at den påtalte adfærd skal bringes til ophør. (standardbrev udarbejdes herfor). iii. I alvorligere tilfælde sender Boligkontoret et brev med en påmindelse (advarsel) i henhold til almenlejeloven. I brevet henvises til, hvilken paragraf, beboeren overtræder, og hvilke konsekvenser det kan have. iv. Boligkontoret Århus sender skriftlig information til klageren eller klagerne om, at klagesagen behandles. Der sendes kopi af klage og svar til afdelingsbestyrelsen (eller kontaktpersonen) og ejendomsfunktionæren. v. Modtager Boligkontoret flere klager over en beboer i en kortere tidsperiode (1-3 måneder) efter første påmindelse, gives en alvorlig advarsel, og med advarsel om, at sagen overgives til Beboerklagenævnet med henblik på at få pågældende beboer ikendt en advarsel eller en betinget opsigelse af lejemålet. Endelig kan Boligkontoret Århus overgive sagen til en advokat med henblik på at få lejemålet ophævet eller opsagt eller selv varetage denne opgave. vi. Hvis beboeren ikke overholder de udstukne betingelser fra Beboerklagenævnet, følges Beboerklagenævnets afgørelse ved opsigelse/ophævelse af lejemålet. Det forudsætter dog, at nævnet har besluttet at give lejeren en betinget opsigelse. vii. Herefter kan der eventuelt komme boligretssag, hvis beboeren ikke vil acceptere opsigelsen/ophævelsen af lejemålet. viii. I tilfælde af vold eller alvorlige trusler sendes lejer en advarsel om at lejemålet bliver ophævet, hvis det sker igen.

62 ix. I gentagne sager med vold eller trusler, grove volds- og brandsager samt i mordsager vil sagen blive sendt direkte til advokat eller Boligkontoret Århus varetager selv denne opgave med henblik på vurdering af lejemålets omgående ophævelse/opsigelse.. x. Vold og trusler mod medarbejdere betragtes som særlig grov adfærd, som bør meldes til politiet. Herudover følger Boligkontoret Århus op på følgende måde, hvis en beboer udviser særlig grov adfærd: 1. Trusler: Leder, direktør og klagesagsbehandler orienteres omgående. Klagesagsbehandler sender beboeren en advarsel om at lejemålet bliver ophævet, hvis det sker igen. Advarslen registreres i EG Bolig. 2. Vold, trusler med våben eller andre grove trusler: Leder, direktør og klagesagsbehandler orienteres omgående. Klagesagsbehandler sender beboeren en ophævelse af lejemålet. b. Klager over forbrugsregnskaber i. En medarbejder i Økonomi udarbejder en besvarelse efter en fælles skabelon. I skabelonen beskrives hvilken klagemulighed, lejer har. ii. Klagen besvares inden 14 dage, i det omfang der foreligger oplysninger fra aflæsningsvirksomheden c. Klager over flytteopgørelser i. En medarbejder i Teknik udarbejder en besvarelse efter en fælles skabelon. I skabelonen beskrives hvilken klagemulighed, fraflytter har. ii. Klagen besvares inden 14 dage. d. Klager over medarbejdere i. Den umiddelbare chef er ansvarlig for behandling af klager over en medarbejder. Ingen medarbejder kan behandle klager over den pågældende selv. Klager over direktøren behandles af forretningsudvalget. Medarbejderen orienteres af lederen om klagen, medmindre særlige forhold taler herfor. ii. Den umiddelbare chef sender på vegne af Boligkontoret Århus omgående skriftlig information til klageren om, at klagesagen behandles. 2. Medarbejdere, der arbejder med klagebesvarelser i Boligkontoret Århus mødes med mellemrum med henblik på erfaringsudvikling, fælles skabeloner samt stadig forbedring af sprogbrug mv. ift. at yde byens bedste service. Klagesagsbehandler er ansvarlig for indkaldelse af møder. 3. Der udarbejdes en årlig redegørelse til Boligkontoret Århus bestyrelse om antal og typer af klager. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsgangen og bemyndiger administrationen til at foretage mindre justeringer baseret på erfaringer med brugen af forretningsgangen i praksis.

63 NOTAT TIL PKT 4.D Forretningsgang vedr. nybyggerisager DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I bilag 1 er angivet den overordnede ansvarsfordeling og tidsplan for nybyggerisager. De enkelte faser er uddybet i bilag 2. I organisationsbestyrelsen nedsættes der et byggeudvalg, der skal følge det enkelte byggeri. Udvalget inddrages og orienteres som anført i oversigt. Referater fra byggemøder skal være tilgængelige for udvalget. Byggeudvalget indkaldes ved specielle forhold eller høres pr. mail ved alle væsentlige ændringer af projektet samt informeres om alle væsentlige nye oplysninger som f.eks. økonomisk eller tidsplanmæssig karakter. Projektmedarbejderen er ansvarlig herfor. I administrationen nedsættes der fra organisationsbestyrelsens godkendelse af nybyggeri et udvalg bestående af projektmedarbejderen (formand) samt en repræsentant fra Udlejning, Økonomi og Ledelsessekretariat (kommunikation). Udvalget mødes mindst en gang om måneden for at sikre gensidig information og opfølgning på planen. Administrationen (projektmedarbejder/teknisk chef) afholder møde med rådgiveren (byggeleder/tilsyn) minimum hver 14. dag, for at være opdateret omkring byggeriets stade, kvalitet og økonomi, og i forhold til at klæde denne bedre på i forhold til at træffe eventuelle beslutninger på bygherrens vegne f.eks. af økonomisk karakter i forbindelse med eventuelle ekstraarbejder.

64 Bilag 1 Tidsplan Repræsentantskab Organisationsbestyrelse Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Screening af idé X X X X Drøftelse af ide Ansøgning om kvote X X Godkendelse af forslag til nyt byggeri X X Grundkøb Forslag til byggeri X X X X Godkendelse af forslag til byggeri Forslag til teknikere i projekteringsfasen X X X X Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR89 X X Godkendelse af teknikere/projektering O X X X Aftale med teknikere X X X X Udarbejdelse af ideprogram (materialevalg, rumprogram m.m.) Godkendelse af ideprogram (materialevalg, rumprogram m.m.) X X X Udarbejdelse af skitseprojekt Godkendelse af skitseprojekt X X X Udarbejdelse af dispositionsforslag Godkendelse af dispositionsforslag X X X Udarbejdelse af projektforslag Godkendelse af projektforslag X X X Kvalitetssikring af projektforslag X X Udarbejdelse af forprojekt Godkendelse af forprojekt X X X Kvalitetssikring af forprojekt X X X X Udarbejdelse af hovedprojekt X Godkendelse af hovedprojekt (myndighedssæt) X X X X Kvalitetssikring af hovedprojekt X X Udarbejdelse af skema A X X Godkendelse af skema A X X X Bank/byggekredit Realkreditinstitutter X Egen finansiering (inden for lovens rammer) X Orientering om finansiering O O X Valg af udbudsform X X X X X X Udpegning af inspektør X Planlægning af ressourcer for ejendomsfunktionær O X X X Planlægning af grønne arealer X X X X Udarbejdelse af udbudsmateriale X X X X Udarbejdelse af udbudstidsplan X X X Licitation X X X X X X X X X X

65 Tidsplan Repræsentantskab Organisationsbestyrelse Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Sammenstilling af licitationsresultat X Orientering om licitationsresultat X X X Godkendelse af licitationsresultat X X X X X Forhandling med licitationsvindere X X X Udarbejdelse af skema B X X Godkendelse af skema B X X X Orientering om skema B X X X Udarbejdelse af entreprisekontrakter X X X Godkendelse af entreprisekontrakter X X X Udarbejdelse af accepter X X Udarbejdelse af tids- og rateplan X X X X X Første spadestik X X X X Valg af antenne- og internetudbyder X Praktisk gennemførelse af byggeriet X X X X X Beslutning om til- og frakøb X X X X X Rejsegilde X X X X X X X Udarbejdelse af aftalesedler X X Godkendelse/attestation af aftalesedler X X Udarbejdelse af løbende information om byggeriets gennemførelse O O X X Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker X X Likviditetsstyring X Betaling af forfaldne faktura X Godkendelse af a conto betalinger X Aftaler med forsyningsselskaber -6m X X Fastlæggelse af indflytningstidspunkt(er) -5m O O X X X X X Materiale til -5m X X Aflevering af brochuremateriale til åbent hus -5m X X X X X Start på udlejning -4m X Åbent hus -4m X X X X Drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner -3m X X X X X X Informationsbrev til nye lejere (sæt) -3m O X X X X X Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse X X X Udarbejdelse af slutopgørelser X X Godkendelse af slutopgørelser X X X Indkaldelse til mangelgennemgang X X X Afleveringsforretning -14d X X X Udbedring af fejl- og mangler X Kontrol af at fejl- og mangler er udført X X X Godkendelse af kvalitetssikringsmateriale X X X X Udarbejdelse af driftsplaner X X Planlægning af nøgleudlevering -14d X X

66 Tidsplan Repræsentantskab Organisationsbestyrelse Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Indflytning I0 X X X X Stiftende afdelingsmøde (senest 6 måneder efter ibrugtagning) +4m X X Udarbejdelse af skema C X X Revision af skema C X X Udarbejdelse af revisionsprotokollat X Godkendelse af revisionsprotokollat + X X X skema C Indkaldelse til 1 års eftersyn +5m X X X X 1 års eftersyn gennemgang X X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 1 års eftersynet X Godkendelse af 1 års eftersyn O O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 1 års eftersynet X X X Udarbejdelse af orientering om 1 års X X eftersynet Godkendelse af orientering om 1 års X X X eftersynet Indkaldelse til 5 års eftersyn +48m X X X X 5 års eftersyn gennemgang X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 5 års eftersynet X Godkendelse af 5 års eftersyn O O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 5 års eftersynet X X X Udarbejdelse af orientering om 5 års X X eftersynet Godkendelse af orientering om 5 års X X X eftersynet Hovedansvarlig/initiativtager Inddrages/høres Orienteres X X O

67 Bilag 2 Fase Screening af idé Drøftelse af ide Kommentar Påtegning af Teknisk Afdeling Administration Afdelingsbestyrelse Eventuelt rådgivere Eventuel myndigheder Beboermøder Eventuelt Landsbyggefonden Eventuelt Byggeskadefonden Eventuelt finansieringsmuligheder Forhøre sig i Udlejning om der er ledige boliger i det pågældende område. Skal man eventuelt ændre koncentrationen af 3, 4 og 5 rums boliger, for at øge efterspørgslen Godkendelse af forslag til nyt byggeri Grundkøb Forslag til byggeri Bemyndigelse fra repræsentantskab Tegningsberettiget underskriver. Direktør foranlediger advokatbistand. Forslag kan komme fra en ekstern rådgiver/entreprenør/udstykker Totaløkonomi/driftsøkonomi Totaløkonomiske vurderinger er indført som krav i offentligt støttet byggeri fra 1998 og er fra år 2000 indført som krav for statsligt byggeri - Hvad er en totaløkonomisk beregning? -Princippet bag totaløkonomi er at anvende helhedsbetragtninger og se på de samlede udgifter i hele levetiden -Det nytter ikke at udvikle et produkt, som er billigt at fremstille, hvis der er store udgifter forbundet med dets brug (eller fjernelse) -Ved totaløkonomiske beregninger tages der hensyn til de mest relevante udgifter såsom anlægsudgift, vedligeholdelse, varmetab og skrotning -Totaløkonomi er et godt redskab i beslutningsprocessen, da det muliggør sammenligning af alternative løsninger, og man kan f.eks. se, om det kan betale sig at investere i kvalitet og lang holdbarhed. De totaløkonomisvurderinger bør derfor indgå så tidligt som muligt i beslutningsprocessen. Beregningsmodel ligger på Byggeskadefondens hjemmeside til fri afbenyttelse Af andre totalberegningsmodeller og overvejelser haves: Erhvervs- og Boligstyrelsens Totaløkonomiske beregning på bygningsdels niveau COWIs beregningsmodel Renovering kontra udskiftning af vinduer fra før 1950 Forslag til teknikere i projekteringsfasen Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR89 Punkt 1 s tv annoncerede oplysning om, at den dyreste bliver den billigste ganske som vist elforbrug på AA mærkede køleskabe, men budskabet er baseret på en totaløkonomisk beregning Dokumenteret erfaring med fagtilsyn og byggeledelse Vær særlig opmærksom på tærskelværdierne

68 Fase Udarbejdelse af ideprogram (materialevalg, rumprogram m.m.) Kommentar Idéfejl er typisk byggerier, som ikke burde været bygget f.eks.: Byggerier, som har en så stram økonomi, at der gås på kompromis med kvalitet, tid og materialer Problemerne er typisk mange ændringer, omprojektering, sparerunder, ændring i udbudsfasen fra fagentrepriser til totalentrepriser, hvor f.eks. totalentreprenøren tager styring Svag bygherre og ingen rådgivere, som siger fra i tide Byggerier, som fra arkitektens side er meget risikobetonet, og hvor risici udførelsesmæssigt og økonomisk ikke er afklaret Udarbejdelse af skitseprojekt Udarbejdelse af projektforslag Udarbejdelse af skema A "Hoved under armen projekter". Også faciliteter for ejendomsfunktionærer Projekteringsfejl skyldes ofte Ikke gennemtænkte løsninger Manglende koordinering Manglende dialog ikke fokus på kommunikation Manglende viden om materialer Manglende granskning i de nævnte faser Manglende KS Drift og vedligehold er ikke et af succeskriterierne Mange rådgiver tænker ikke på helheder,(specialister) I denne fase skal indsamles og bearbejdes følgende oplysninger om følgende: Oplysningerne skal indberettes digitalt på hjemmesiden (teknisk chef) Grund Bebyggelsens bruttoetageareal Lokalplan Tegninger til byggeri Specifikation af byggeri Fremskaffelse af priser på byggeriet, fordelt på de enkelte udgiftsarter Beregning af rammebeløbsanskaffelsessummen Finansiering Beregning af boligafgift Fordeling af anskaffelsessum Valg af udbudsform Udarbejdelse af udbudsmateriale De oplysninger som indsamles i denne fase, skal arkiveres, indtil Boligkontoret Århus får integreret et digitalt sags- og dokumenthåndteringssystem i et Fase 1 ringbind for det pågældende projekt. Ringbindet skal indrettes således, at der er faneblade for hvert område. Administrationen laver indstilling til organisationsbestyrelsen Udlejningsmateriale skal være beskrevet i udbudsmaterialet Digital levering af ALT udbudsmateriale Tegninger i 3D Driftsplan KS (økonomi som incitament) Tage referencer på firmaer ifbm. udbud/accepter Dokumenteret erfaring på medarbejdere fra firmaer, vi entrerer med

69 Fase Udarbejdelse af skema B Kommentar Skema B skal indberettes digitalt på hjemmesiden I denne fase skal der afholdes endelig licitation på de enkelte delentrepriser i projektet. Ved den endelige licitation, afgøres hvilke håndværkere der får overdraget de enkelte entrepriser. Der skal udarbejdes entrepriseaftaler med alle håndværkere, hvor betingelserne for byggeriet fastlægges/eller kontrakt. Entreprisekontrakterne skal stemples og underskrives af teknisk chef og entreprenør. Der skal stilles bankgaranti af håndværkerne i henhold til AB92 eller ABT93. Entreprisekontrakterne skal opbevares i et ringbind, hvor der er et faneblad for hver enkelt entreprise. Ikke accepterede entreprisekontrakter opbevares, bl.a. til eventuelle senere behov ved dokumentation af om licitationen er afholdt i henhold til gældende lovgivning. På grundlag af licitationen skal det afgøres om byggeriet kan gennemføres indenfor rammebeløbene. Hvis byggeriet ikke kan gennemføres, skal der foretages besparelser i et sådant omfang, at byggeprojektet kan gennemføres indenfor rammebeløbet. Når det er konstateret, at byggeriet kan gennemføres, udarbejdes skema B, soim danner grundlag for den endelige myndigheds godkendelse af byggeriet. Skema B skal indeholde: Almindelige oplysninger Projektets indhold Anskaffelsessum Den skønnede boligleje Støttens omfang Kommunalbestyrelsens erklæring Specifikation af anskaffelsessum Specifikation af anskaffelsessum fordelt på enkeltentrepriser Fortegnelse over håndværkere, som har fået overdraget de enkelte entrepriser med budsum Totalrådgivningshonorarberegning Beregning af administrationshonorar Beregning af bestyrelseshonorar - Skema A (?) Driftsbudget Det materiale som har dannet grundlag for udarbejdelsen af skema B, skal arkiveres i et ringbind mærket fase 2. Udarbejdelse af tids- og rateplan Første spadestik Ajourføres løbende i samarbejde med rådgiver Taler udarbejdes Mad Telt Spade Indbydelser (naboer, myndigheder) Udlejningsmateriale 1. del skal foreligge God PR på hjemmeside/medier Landinspektør har afsat byggeriet i henhold til myndighedskrav - godkendt af rådgiver Valg af antenne- og internetudbyder Grundpakken udbydes altid. Ønsker lejer udvidet pakke, tilkøbes det direkte fra leverandør.

70 Fase Praktisk gennemførelse af byggeriet Kommentar Udførelsesfejl kan skyldes, At håndværkeren ikke følger tegninger At materialer f.eks. vinduer ikke er udført rigtigt Tilpasning på byggeplads Beslutninger taget på byggepladsen, hvor konsekvensen ikke er gennemtænkt Tidsplan vanskeliggør indbygning af sårbare materialer Byggematerialer indbygget det forkerte sted Manglende eller tilfældigt udført vinterforanstaltninger En håndværkers skade på egne eller andres leverancer. Tidsforskydning eller optræk hertil skal af de ansvarlige forelægges på det første byggemøde efter tidsforskydningerne eller optræk hertil er konstateret. På byggemødet skal det vurderes, om tidsforskydningen skal forelægges teknisk chef - hvis der på dette møde er snak om en eventuel tidsfristforlængelse, skal teknisk chef inddrages. På byggemødet skal der tages stilling til, om afvigelserne får økonomiske konsekvenser. Hvis tidsafvigelserne får økonomiske konsekvenser, skal ansvaret placeres, og der udarbejdes de nødvendige aftalesedler. Såfremt der opstår afvigelser, vil en række af afvigelserne kunne afklares på pladsen, en del vil kunne afklares på bygherremøderne, og endelig skal større afvigelser godkendes af teknisk chef. Det skal pointeres, at alle afvigelser skal medtages i første bygherremøde referat efter afvigelserne er konstateret. Byggeriet følges og opdateres på hjemmesiden Rådgiver Rådgiverkontrakt skal være sammensat på en måde, så arkitekten og ingeniør er med i hele byggeprocessen - også tilsyn fra arkitekt, så det sikres at bygherre, får den udbudte kvalitet og æstetik i henhold til arkitektens projekt. Skal der ske ændringer i detaljerne og konstruktionerne, skal projektmedarbejderen involveres i beslutningen. Fagtilsyn Fagtilsynet skal føre løbende tilsyn med, om de udførte arbejder opfylder specifikations- og kvalitetskrav, og om de er udført indenfor tidsfristen. Konstares fejl- og mangler i en grad, som fagtilsynet ikke selv er i stand til at få bragt i orden, skal projektmedarbejder kontaktes i forhold til straks at få tilvejebragt den ønskede kvalitet i byggeriet. AB92 eller ABT93 inddrages om nødvendigt - det kan komme på tale om at standse byggeriet, indtil der er fundet en acceptabel løsning for bygherren. På byggemøder skal alle afvigelser rapporteres, således at de kan komme med i bygherremøde referaterne, og dermed danne grundlag for opfølgning af om problemerne løses og det økonomiske ansvar belastes de ansvarlige. Godkendelse/attestation af aftalesedler Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker Aflevering af brochuremateriale til åbent hus Åbent hus Max beløb kr. Afhængig af en eventuel forsinkelse Udarbejdelsen og defineringen af brochurematerialet, skal være indeholdt i udbudsmateriale til rådgiverne Udlejningsmateriale skal være færdigt til udlevering Brochure Husleje Antenne Størrelser Haver Materialer m.v.

71 Fase Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse Udarbejdelse af slutopgørelser Udarbejdelse af driftsplaner Indflytning Udarbejdelse af skema C Kommentar Evt. rådgiver tager kopi af materiale Max beløb kr. Inspektøren modtager relevante oplysninger om bygningsdele, levetider m.m. til brug for udarbejdelsen af de 10 årige drifts- og vedligeholdelsesplaner. Rådgiver skal sikre at oplysningerne er leveret inden aflevering. Det skal specificeres i udbudsmaterialet, at der skal ske tilbagehold, indtil levering er sket. herunder KS materiale. Tjekke om lejer har betalt Udarbejdelse og godkendelse af skema C samt dertil hørende specifikationer I denne fase gennemføres byggeriet, og der skal udarbejdes skema C. Skema C skal indsendes til myndighederne senest 6 måneder efter byggeriets afslutning. Indsendelse af bekræftelse på, at hensatte beløb er anvendt (6 mrd. efter godkendelse af byggeri) Afslutning af byggesag med endelig accept af udført arbejde, garantieftersyn m.m. I denne fase skal byggeriet godkendes endeligt. Dette indebærer, at skema C godkendes af myndighederne. I skema C vil der blive afsat skyldige beløb. De skyldige beløb skal dokumenteres inden 6 måneder fra byggeriets afslutning. I denne fase skal endvidere gennemføres garantieftersyn (1- og 5 års) Ved godkendelse af byggeriet skal opmærksomheden henledes på "Bekendtgørelsen om offentlig støttet Byggeri efter lov om Boligbyggeri". 1 års eftersyn gennemgang Fejl- og mangelskema udleveres til beboer, der indsender til projektmedarbejder Godkendelse af 1 års eftersyn Afdelingsbestyrelsen kan f.eks. Underskrive som garanter for eventuelle "klagesager" over at afdelingsbestyrelsen ikke var med i gennemgangen INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsgangen og bemyndiger administrationen til at foretage mindre justeringer baseret på erfaringer med brugen af forretningsgangen i praksis.

72 NOTAT TIL PKT 5 a) i) Bestyrelsesmøder i Boligkontoret Århus DATO 1. februar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen frem til ordinært repræsentantskabsmøde i maj PROBLEMSTILLING 2. februar 2012 Kommunikationsmappe Digitaliseringsstrategi Iværksættelse af arbejde med modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement Politik for studieture Politik for bestyrelsesvederlag og refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde Politik for tilskud til beboerarrangementer og afdelinger ved jubilæer etc., samt gaveregulativ for beboervalgte Beløbsgrænser vedr. råderet Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Beslutning vedr. seniorklub Godkendelse af budgetter 2012 for afdeling 4, 11, 13, 16, 17, 23, 25, 27, 28, 30, 31, 32, 35, 36, 37, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 58, 62, 68, 69, 70 og 72 Bestyrelsesseminar marts 2012 Målsætninger ift. forvaltningsrevision Udmøntning af visionspapir

73 8. marts 2012 Kommunikations- og webstrategi Emner til repræsentantskabsmøde Politik for ferieafløsning blandt ejendomsfunktionærer Politik for kapitalforvaltning Status på udvalgenes udarbejdelse af kommissorier Bestyrelsen vurderer, om der er behov for tilretning eller særlige initiativer for at realisere visionspapirets strategiplan. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt den reviderede strategiplan justerer bestyrelsen mål i forvaltningsrevisionen. Beslutning vedr. fælles beboerdemokratiske og sociale arrangementer 12. april 2012 Godkendelse af regnskab 2011 for Boligkontoret Århus samt afdelinger fra Bo83, Højbo og VesterBo Budget 2013 Drøftelse af direkte eller indirekte valg af næstformand Indhold til repræsentantskabsmøde, beretning, vedtægtsjusteringer Ledelsesgrundlag og personalepolitik samt målsætningen om at være en attraktiv arbejdsplads 2. maj 2012 Afvikling af repræsentantskabsmøde Initiativer vedr. beboerdemokrati ad visionspapiret INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødeplanen.