OFFENTLIG-PRIVAT SAMARBEJDE OM PARK OG VEJ

Transkript

1 Offentlig-privat samarbejde om Park og Vej OFFENTLIG-PRIVAT SAMARBEJDE OM PARK OG VEJ September 2013 Dokument nr Revision nr. 00 Udgivelsesdato Udarbejdet:BDC

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning og verordnet organisering Indledning Overordnet organisering, september Park og Vej Organisering og ledelse, september Ledelse Medarbejdere Kontorgruppen Grønne arealer og renhold Anlæg og Serviceaftaler MED-system 9 2

3 1 Indledning og verordnet organisering 1.1 Indledning I dette bilag beskrives organisationen i Park og Vej og områdets referencer. En del af medarbejderne i det nuværende Park og Vej er beskæftiget med opgaver, der ligger uden for kontrakten og vil derfor som udgangspunkt ikke blive overdraget til den ny leverandør. De medarbejdere, der er nævnt i dette notat er alle beskæftiget med opgaver, som er inden for kontrakten. I bilag 7 er princippet for virksomhedsoverdragelsen nærmere beskrevet. 1.2 Overordnet organisering, september 2013 Park og Vej refererer til Teknik og Miljø, repræsenteret ved centerchefen. Der er udpeget en administrativ styregruppe, der overordnet styrer selskabet. I styregruppen indgår Borgmesteren, Kommunaldirektøren, Direktør for Teknik og Miljø, Centerchef for Teknik og Miljø og en valgt medarbejderrepræsentant fra Park og Vej. Park og Vej chefen er sekretær for styregruppen. Styregruppen afholder møder efter behov og der behandles emner, såsom økonomi, virksomhedsstrategi, personale og ledelsesudvikling samt spørgsmål af væsentlig betydning for Park og Vejs virksomhed, herunder kundetilfredshed, afskedigelser og evt. konflikter med personalet, ønsket af medlemmerne eller på anmodning fra Park og Vej chefen. 3

4 2 Park og Vej Organisering og ledelse, september Ledelse Den daglige overordnede ledelse varetages af en Park og Vej chef, der i det daglige refererer til centerchefen i Teknik og Miljø. Park og Vej chefen, har det overordnede økonomiske og personalemæssige ansvar og er bindeled til Teknik og Miljø, via Center chef og kommunens øvrige administrative medarbejdere. Park og Vejchefen, er endvidere ansvarlig for at de overordnede personale kompetencer, tilpasning og udvikling under hensyntagen til gældende arbejdsmarkedets forhold m.v. Park og Vejchefen er øverste sikkerhedsansvarlige og formand for Park & Vejs lokal MED. I Park og Vej er der en daglig ledelse, bestående af den ansvarlige Park & Vejchef og 3 driftsledere (der pr. 1. januar 2014 reduceres til 2). De to driftsledere refererer til Park og Vej chefen. Driftlederne er begge beskæftiget med opgaver inden for den udbudte kontrakt. Park og Vejs driftsledere, har overfor Park & Vej chefen det daglige ansvar for tilrettelæggelsen og udførelsen af arbejdsopgaverne, inkl. overholdelse af de til en hver tid indgåede kontrakter med Greve Kommune og øvrige eksterne samarbejdspartner. Park og Vejchefen har personaleansvaret for medarbejderne, inkl. ansættelser, afskedigelser, udviklingssamler m.v. Det er ligeledes Park og vejchefens ansvar at sikre, at arbejdsopgaverne udføres inden for de til en hver tid fastsatte økonomiske rammer. Driftslederne bistår Park og vejchefen med den daglige ledelse, herunder også med forslag til initiativer, ændringer, indkøb m.m. der sikrer en daglig effektiv drift af Park og Vej Organiseret under hver driftsleder, er der et antal funktionsteam der dagligt eller periodevis tildeles opgaver af den enkelte driftsleder. De enkelte teams fordeler normalt i eget regi arbejdsopgaverne internt i teamet, efter nærmere aftale med driftslederne. Driftslederne sikrer at dette foregår hensigtsmæssigt i forhold til daglig effektiv drift. Det er endvidere driftsledernes opgave på skift, at varetage rådighedsvagten i forbindelse med vinterbekæmpelse og akut tilkaldefunktion i sommerhalvåret. 4

5 Der er I Park & Vej en administrationsgruppen på i alt 6 personer der består af 5 kontormedarbejdere og en økonomicontroler. Økonomicontroleren kordinerer kontorgruppens faglige opgaver. Økonomicontroleren har ligeledes ansvar for udarbejdelse af budgetter, regnskaber, konteringer, lønudbetalinger m.v. Kontorpersonalet og økonomicontroleren refererer direkte til Park og vejchefen. 2.2 Medarbejdere Der er i alt 57 årsværk i Park og vej inkl. Park og vejchefen. De 41 årsværk er beskæftiget med opgaver relateret til den udbudte opgave. De resterende 16 medarbejdere varetager opgaver for daginstitutioner, skoler, idrætsforeninger og enkelte private og andre offentlige virksomheder. De er i dag opdelt i 3 grupper: en kontorgruppe en gruppe, der varetager grønne arealer og renhold inkl. idrætsarealer, dyrehold, strandrensning og vandløbsvedligehold En gruppe, der håndterer opgaver vedr. vejdrift og drift af værksted Kontorgruppen Omfatter 5 kontormedarbejdere (fordelt på 4 årsværk) og en økonomicontroller. De 3 medarbejdere inkl. økonomicontroller er beskæftiget med opgaver inden for kontrakten. Gruppen varetager samlet set følgende opgaver: Overordnet økonomistyring Bidrag til budget Overordnet regnskab Budgetopfølgning, herunder materiale til styregruppe og politisk behandling Risikostyring Prissætning Budget og regnskab Fakturahåndtering inkl. Kontering og fordeling af e-faktura Betalinger og fakturering inkl. rykning Anlægsaktiver, opdatering, oprettelse, afskrivninger og afstemning 5

6 Månedlige afstemninger og regnskabskontrol Momsafregning og afstemning Bogføring af timer fra ugesedler. Kontrakter og serviceaftaler Assistance til tilbudsgivning Fornyelse og registrering af aftaler med institutioner oa. Personale Opdatering af personale- og telefonlister Administration af efteruddannelde, herunder tilmelding, refusion mv. Lønopdatering i kommunens LPS portal, herunder variable ydelser Bestilling og udlevering af arbejdstøj Check af kørekort Kopiering af arbejdssedler og månedssedler til medarbejdere Registrering og statistik af sygefravær Ferieregistrering Afspadseringslister Multimedie og telefonregninger Driften Registrering og opdatering af nøgler Registrering og opdatering af CHR-register mv. (dyrehold) Opsamling af data til grønt regnskab Koordinering af rengøring Opdatering af bil- og maskinlister Registrering af data i drop-boks Borgerdialog Registrering og håndtering af indmeldinger i giv os et praj Modtagelse og håndtering af andre henvendelser via telefon, mail mv. Administration af hækkebreve Opdatering af hjemmeside Koordinering med bestillerfunktion vedr. vejarbejder, som har indflydelse på driften. Statistik 6

7 Særligt ifm. Vinter Assistence til fornyelse af vinterkontrakter med kunder og underleverandører Opdatering og registrering af udkaldsskemaer Ajourføre kort Opfølgning på vagtlister Kontor- og sekretæropgaver Sekretær for Park- og vejchefen Sekretær for lokal-med Web- og hjemmeside Telefonpasning og postfordeling Daglig besvarelse af elektronisk postkasse Arkivering Opfyldning af kaffeautomater Kopirum (daglig opfyldning, makulering, oprydning mv.) Bestilling af kontorartikler Løbende ad-hoc opgaver Grønne arealer og renhold I alt 28 årsværk fordelt på: En driftsleder med overordnet ansvar. Grønne arealer og renhold i Syd: 9 årsværk. Opgaverne omfatter grønt vedligehold og renhold, vintervedligehold, dyrehold, bjørneklobekæmpelse, opsætning og nedtagning af badebroer, renhold og vedligehold offentlige toiletter på stranden, vandløbspleje og grødeskæring. Medarbejderne i denne gruppe er alle beskæftiget med opgaver inden for kontrakten. Grønne arealer og renhold i Nord: 6 årsværk. Opgaverne omfatter grønt vedligehold og renhold. Medarbejdere inden for denne gruppe er primært beskæftiget med opgaver inden for kontrakten, dog indgår de i 2013 i den samlede opgave omkring vintertjeneste, herunder også på idrætsanlæg og daginstitutioner. Grøn service, 3 årsværk. Opgaverne omfatter pasning af staude, rosen og sommerblomster, gartnerarbejde og træbeskæring. Opgaver for Greve Midtby og eksterne kunder. Primært gartneruddannede. De 3 medarbejdere er beskæftiget inden for kontraktens opgaver. 7

8 Idrætsarealer: 3 årsværk, Opgaverne omfatter grønt vedligehold og renhold herunder, rivning af grusbaner om vinteren, vintervedligeholdelse. Disse medarbejdere er beskæftiget med opgaver uden for kontrakten, men indgår i det samlede beredskab for vintertjeneste Maskingruppe 4 årsværk. Opgaverne omfatter strandrensning, pleje af boldbaner på skoler og idrætsanlæg, vintervedligehold, vandløbspleje, fejning med store maskiner på veje og stier. De 3 af medarbejderne er beskæftiget med opgaver inden for kontrakten Anlæg og Serviceaftaler I alt 17 årsværk, fordelt på: 1 Driftsleder med overordnet ansvar Opgaver på daginstitutioner: I alt 3 årsværk. De 3 årsværk vedligeholder de forskellige institutioner efter hver enkelt serviceaftale. Ydelserne er f.eks. udskiftning af sand i sandkasser, græsklipning, beskæring m.m. Derudover udføres hasteopgaver, herunder fjernelse af affald, fældning af træer, omlægning af belægning mv. Disse medarbejdere er beskæftiget med opgaver uden for kontrakten. Opgaver på skoler: I alt 5 årsværk og en gartner-elev. Arbejdet omfatter vedligehold på skoler, plejehjem, biblioteker og andre serviceaftaler.arbejdet består primært af beskæring, græsklipning, vedligehold af planter mv. Disse medarbejdere er beskæftiget med opgaver uden for kontrakten. Anlægsopgaver I alt 6 årsværk og en anlægsgartner elev. Opgaverne består i at udskifte fliser og sten i belægningerne i Greve Kommune samt mindre anlægsopgaver. 2 medarbejdere i denne gruppe er uddannede kloakmestre og udskifter defekte rørledninger, dæksler, brøndkarme mv. 2 medarbejdere i gruppen arbejder primært med asfalt. Arbejdet består i reparation af asfalt, herunder slaghuller på kommunens veje. 6 af disse medarbejdere er beskæftiget med opgaver inden for kontrakten. 8

9 Vejdrift og Service I alt 7 årsværk fordelt på: 1 driftsleder som overordnet ansvarlig, herunder for alt, der vedrører bygning og pladser på materielgården.denne opgaver fordeles på de øvrige driftsledere pr. 1. januar Vejdrift, vejrabatter, grusveje, affalds og grenkørsel: 2 årsværk. Værksted, herunder vedligehold af maskiner og drift af køretøjer: 3 årsværk: Udarbejdelse af skilteplaner og opsætning af skilte og by-inventar: 2 Årsværk. De 6 medarbejdere er beskæftiget med opgaver inden for kontrakten. 2.3 MED-system Der er i Park og Vej nedsat et lokal MED, som indgår i hele Greve kommunes MED struktur. Lokal MED organisationen i Park og Vej, er pt. sammensat med følgende repræsentanter. Park og Vej Chef (formand) Repræsentant for markpersonale (næstformand) Repræsentant for driftsledere Repræsentant for driftsledere Repræsentant for driftledere Repræsentant for administrativt personale Repræsentant for markpersonale Repræsentant for markpersonale Repræsentant for metal Repræsentant teknisk landsforbund Repræsentant sikkerhed Lokal MED behandler alle større personalemæssige tiltag eller ændringer, der kan have indflydelse på den enkelte medarbejders dagligdag. Dette er ligeledes tilfældet, såfremt disse ændringer har udgangspunkt i den til en hver tid gældende økonomi. Lokal MED indgår i kommunens område MED. Område MED behandler primært emner, der har tværgående konsekvenser, indvirkning eller ønsket viderebragt til det centrale MED udvalg i Greve Kommune. 9