Referat. af møde i Regions-MEDudvalget 14. september 2015 kl. 12:00 i Regionshuset Viborg, mødelokale B4

Transkript

1 Region Midtjylland Koncern HR, Stab 29. september 2015 /HELHAM Refer af møde i Regions-MEDudvalget 14. september 2015 kl. 12:00 i Regionshuset Viborg, mødelokale B4 Til stede Christian Boel (konstitueret koncerndirektør), Ida Götke (sygeplejefaglig direktør, Hospitalsenheden Vest), Vibeke Krøll (sygeplejefaglig direktør, Aarhus Universitetshospital), Christian Møller-Nielsen (lægefaglig direktør, Hospitalsenhed Midt), Marianne Jensen (sygeplejefaglig direktør, Regionshospitalet Randers deltog i stedet for Thomas Pazyj), Lisbeth Holsteen Jessen (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Horsens), Helle Dybkjær (ledende ergoterapeut, Hammel Neurocenter), Ditte Hughes, (afdelingschef, Koncern HR), Jørn Mørup (afdelingschef, Koncern HR), Jakob Olesen, (sekretarischef, Koncern HR, Stab), Rachel Mortensen, (HR-konsulent, Koncern HR, Stab). Anja Laursen (kredsformand, DSR), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus), Mette Thomsen (regionsformand, Dbio), Jette Nielsen (regionsformand, Kost og Ernæringsforbundet), Rene Lodal Christensen (socialpædagog, Granbakken), Henrik Ørskov (sygeplejerske, Risskov), Elin Randrup (SOSU-assistent, Hospitalsenheden Vest), Helle Engelsen (sygeplejerske, Regionshospitalet Viborg), Lise Lotte Christensen (Regionshospitalet Silkeborg), Pirkko Dinnesen (sygeplejerske, Regionshospitalet Randers), Kirsten Ægidius (fysioterapeut, Aarhus Universitetshospital), Lene Buhl (sekretær, Hospitalsenhed Midt),

2 Indholdsfortegnelse Vibeke Grusgaard Andersen (ergoterapeut, Psykiri og Social), Lene Buhl Carstensen (lægesekretær, Regionshospitalet Viborg), Isabel Pedersen (deltog som suppleant for Nethe Lunden), Helle Maibritt Jørgensen (telefonist, Aarhus Universitetshospital), Mikkel Seneca (reservelæge, Aarhus Universitetshospital), Line Agger Kolstrup (læge), Peter Hansen (fuldmægtig, Regionshuset Viborg), Thomas Iversen (psykolog, Risskov), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Maria Gaden Bjerre (jordemoder, Regionshospitalet Randers), Jens Boe Krag (plejer, retspsykirien, Risskov), Ole Echers (konsulent, Regional Udvikling). Afbud Jacob Stengaard Madsen (regionsdirektør), Ole Thomsen (koncerndirektør), Gert Pilgaard (direktør, Psykiri- og Social), Thomas Pazyj (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Randers), Hans Fredborg (vicedirektør, Regional Udvikling), Nethe Lunden (serviceassistent, Aarhus Universitetshospital), Marianne Kirk-Thomsen (oftalmologiassistent, Regionshospitalet Holstebro).

3 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer fra møder 25. juni og 25. august 2015 (5 min) 1 2 Godkendelse af dagsorden (5 min) 2 3 Stus vedr. budget 2016, HMU-høringssvar og forberedelse af møde med forretningsudvalget 20. oktober 2015 (45 min) 2 4 Spareplan stus vedr. personalemæssige konsekvenser (30 min) 6 5 Overordnede resulter af Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering (TULE) 2014 for hele Region Midtjylland (45 min) 8 6 Stregi for udbygning af frivillighedsindssen i Region Midtjylland (30 min) 12 7 Orientering om og drøftelse af registreringsudstyr i regionens biler (15 min) 16 8 Orientering om bruttolønsordninger i 2016 valgrunde i perioden 25. september 20. oktober Kommunikion fra mødet og planlægning af kommende møder (5 min) Gensidig orientering (5 min) Eventuelt (5 min) 21

4 Godkendelse af refer fra møder 25. juni og 25. august 2015 (5 min) Resumé Refer fra møderne 25. juni og 25. august 2015 er vedlagt som bilag Det indstilles, refererne godkendes. Sagsfremstilling Refer fra det ordinære møde 25. juni og det ekstraordinære møde 25. august 2015 er vedlagt som bilag Beslutning Christian Boel varetog ifølge aftale med næstformandskabet mødelederrollen i Jacob Stengaard Madsens fravær. Det blev fra medarbejderside tilkendegivet, de i referet fra 25. juni 2015 ønsker tilføjet, de forts ønsker bibeholde en 2-årig kadence omkring gennemførelsen TULE og APV. Det blev endvidere tilkendegivet, fejlen påpeget 25. september 2015 om differencen på 20 mio. kr. i de slides, som blev præsenteret på mødet, er gentaget i referet. Refererne blev herefter godkendt.

5 2 Bilag Refer _Endeligt inkl. rettelse Refer temadrøftelser _ENDELIG Refer250815_endeligt inkl rettelse Godkendelse af dagsorden (5 min) Resumé Dagsordenen godkendes Det indstilles, dagsordenen godkendes Sagsfremstilling Dagsordenen godkendes Beslutning Dagsordenen blev godkendt Stus vedr. budget 2016, HMU-høringssvar og forberedelse af møde med forretningsudvalget 20. oktober 2015 (45 min) Resumé

6 3 Der orienteres om de indkomne høringssvar fra HMU'erne til forslag til budget 2016 og stus for processen. Det afklares på mødet, om medarbejdersiden ønsker afgive en supplerende udtalelse til 2. behandlingen i regionsrådet, og eventuelle input hertil drøftes. Fristen for en eventuel supplerende udtalelse er 16. september Forberedelsen af mødet med forretningsudvalget 20. oktober 2015 drøftes. Det indstilles, orienteringen om de indkomne høringssvar fra HMU'erne og stus for processen tages til efterretning, det afklares, hvorvidt medarbejdersiden ønsker afgive en supplerende udtalelse til regionsrådet, og eventuelle input hertil drøftes, og forberedelsen af mødet med forretningsudvalget 20. oktober 2015 drøftes. Sagsfremstilling Der orienteres på mødet om de indkomne høringssvar fra HMU'erne til forslag til budget 2016 og stus for processen. Det afklares på mødet, hvorvidt medarbejdersiden ønsker afgive en supplerende udtalelse til regionsrådets 2. behandling, og eventuelle input hertil drøftes. Fristen for en eventuel supplerende udtalelse fra medarbejdersiden til 2. behandlingen i regionsrådet den 22. september er 16. september Forberedelsen af mødet med forretningsudvalget 20. oktober drøftes. På mødet mellem forretningsudvalget og RMU 19. maj 2015 blev det fra politisk side foreslået, få sundhedsplanen og konsekvenserne af de politiske beslutninger i fokus på mødet 20. oktober samt få en drøftelse af, hvordan vi kommer videre efter spareplanen. Medarbejdersiden har ønsket henlede opmærksomheden på de da, som er udsendt pr. mail 25. august 2015 om Arbejdstilsynets reaktioner i Region Midtjylland i perioden januar juli Den fremsendte oversigt er vedlagt som bilag. Høringssvar fra HMU'erne til forslag til budget 2016 vil blive eftersendt samt en eventuel udtalelse fra medarbejdersiden i RMU efter det ekstraordinære møde 25. august Beslutning Økonomidirektør Per Grønbech redegjorde indledningsvis for budgetforliget. Budgetforliget har afsæt i spareplanen, der blev vedtaget i foråret. Det har ikke været muligt undgå nogle af besparelserne, og de tal som blev oplyst på det ekstraordinære møde 25. august 2015 passer - bortset fra, regionen vil modtage 4 mio. kr. mindre i bloktilskud. Derfor er der tilsvarende færre midler til stigende medicinudgifter.

7 4 Der er en bred anerkendelse af, der er tale om en meget stram økonomi, og hospitalerne er udfordret af bl.a. kræftpakker. Medarbejderne i Regional Udvikling og administrionen bliver også udfordret, idet en stor del af spareplanen går på administrive besparelser. Vi forventer, der kommer yderligere midler til sundhedsvæsenet i forbindelse med indgåelse af Finansloven, formentlig i omegnen af mio. kr., men hvor mange midler, der vil tilfalde regionen, vides ikke. Udfordringen på længere sigt er øget pres på vores investeringsplan, og hvad det vil komme til betyde for anlægsrammen. Der er lavet en række hensigtserklæringer i budgetforliget om bl.a. revision af regionens kvalitetsmål i foråret 2016, temamøde i regionsrådet om kompetenceudvikling, udvikling af nye samarbejdsformer med kommunerne om fælles forløb for pienter mv. Christian Boel oplyste, der i forhold til investeringsplanen skal lægges en analyse frem for politikerne til oktober, og der på den baggrund kan opstilles nogle forskellige handlemuligheder. Bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne: Budgetforlig 2016 Der blev fra medarbejderside givet udtryk for, den hurtige høring har været en skueproces. Det er uanstændigt, der meldes et budgetforlig ud så hurtigt efter høringsfristens udløb. Medarbejdersiden ønsker i det lys ikke bruge tid på lave en supplerende udtalelse til 2. behandlingen af budgettet. Det blev endvidere stillet spørgsmål vedrørende fordelingen mellem Region Midtjyllands og de øvrige regioners finansiering af partikelterapien. Christian Boel sagde, medarbejdersidens synspunkter omkring de stramme deadlines er noteret og henviste til, kritikken kan bringes op på mødet med forretningsudvalget. Med hensyn til partikelterapi skal hele takstgrundlaget på plads, og der er lagt et forslag frem for de andre regioner. Det er en forudsætning, de øvrige regioner skal betale for den behandling, som deres egne borgere får. Det blev fra medarbejderside bemærket, det er vigtigt, få tydeliggjort, nogle af de penge der investeres, og de udgifter der er til finansiere behandlingen til andre regioners borgere kommer ind igen - så medarbejderne ikke oplever det som om, vi fyrer nogle for få råd til funktionen. Christian Boel foreslog, der om et års tid laves en kort orientering om økonomien omkring partikelterapien. (o) Der blev fra medarbejderside spurgt til, om der på et tidspunkt udarbejdes et overblik over de samlede besparelser. Personalet har brug for, de alvorlige konsekvenser tydeliggøres. Per Grønbech sagde, der ses på det hen over efteråret. Der blev fra medarbejderside henvist til oversigten over påbud fra Arbejdstilsynet, som de havde ønsket få vedlagt punktet, da det er vigtigt se tingene i en sammenhæng. Det er aftalt, RMU løbende får oversigter over påbuddene.

8 5 Christian Boel henviste til, regionsrådet også har fokus på påbud og strakspåbud. Ditte Hughes bemærkede, RMU får tallene hvert kvartal, og der følges op på de enkelte påbud lokalt. Møde med forretningsudvalget Christian Boel henviste til, der på mødet i foråret fra politisk side blev foreslået sætte sundhedsplanen og konsekvenserne af de politiske beslutninger - i fokus på næste møde 20. oktober 2015 mellem RMU og forretningsudvalget og herunder drøfte, hvordan vi kommer videre efter spareplanen. Temadrøftelsen kunne omhandle den del, der vedrører på pientens præmisser. Hvordan er det oms på vores driftsenheder, og hvordan arbejder vi med det set i relion til spareplanen? Kan der genereres noget læring/videndeling? Der kunne evt. holdes oplæg herom. Et tema kunne evt. også være, hvordan vi arbejder med forenkling. Det blev fra medarbejderside bemærket, medarbejdersiden på formødet havde talt om, det også kunne være relevant fokusere på temaet kvalitet, og hvordan det hænger sammen med på pientens præmisser. Christian Boel tilkendegav, der er et nyt kvalitetsparadigme på vej, og det er meget relevant få drøftet i RMU-sammenhæng. Der er dog brug for først få det operionaliseret. En drøftelse heraf kunne evt. være på mødet i RMU til december eller først i det nye år. Der er også behov for en forenklingsdrøftelse med RMU. Dette kunne afføde en efterfølgende drøftelse med forretningsudvalget i foråret Der blev fra medarbejderside udtrykt forståelse for, man endnu ikke kan drøfte det nye kvalitetsparadigme, men medarbejdersiden vil gerne drøfte med politikerne, hvad vi forstår ved kvalitet som henholdsvis politikere og fagprofessionelle? Christian Boel tilkendegav, han ikke er i tvivl om, kvalitetsdrøftelsen vil komme, men det bør ske på rette tidspunkt. Han foreslog, der eventuelt nedsættes en lille planlægningsgruppe, som kan snakke sammen om, hvordan temadrøftelsen bedst mulig kan strikkes sammen. (o) Konklusion Orienteringen om budgetforliget blev taget til efterretning. Medarbejdersiden i RMU ønsker ikke afgive en supplerende udtalelse til regionsrådets 2. behandling. Bilag Påbud i Region Midtjylland januar juli 2015 Høringssvar budget 2016 AUH Høringssvar budget 2016 HEH Høringssvar budget 2016 HEV Høringssvar budget 2016 Præhospitalet Høringssvar budget 2016 RHR Høringssvar budget 2016 stabe Høringssvar Budget 2016 P&S

9 6 RMU medarbejderside udtalelse budget Spareplan stus vedr. personalemæssige konsekvenser (30 min) Resumé Der orienteres om den foreløbige stus vedrørende implementeringen af spareplan med fokus på de personalemæssige konsekvenser, herunder antallet af varslede medarbejdere til afskedigelse eller omplacering med væsentlig stillingsændring pr. 31. august Det indstilles, orienteringen om stus tages til efterretning. Sagsfremstilling De enkelte enheder er i gang med implementere spareforslagene i henhold til de aftalte tidsplaner og processer. Koncern HR og de lokale HR-funktioner opgør løbende stus over opsagte, omplacerede og afskedigede medarbejdere. Der orienteres på mødet om den foreløbige stus vedrørende implementeringen af spareplan med fokus på de personalemæssige konsekvenser, herunder antallet af varslede medarbejdere til afskedigelse eller omplacering med væsentlig stillingsændring pr. 31. august Der eftersendes/udleveres på mødet en oversigt med en foreløbig stus vedr. antallet af opsagte, omplacerede og afskedigede medarbejdere i forbindelse med spareplanen. Oversigten vil senere blive opderet og suppleret af en opgørelse over, hvor mange stillinger der skønnes nedlagt som følge af spareplanen. Der kan i øvrigt henvises til, Koncern HR stiller et beredskab til rådighed som supplement til det lokale HR-beredskab i forbindelse med afskedigelse af medarbejdere og ledere. Med dette beredskab kan både ledere og medarbejdere individuelt få støtte til her og nu drøfte de dilemmaer og udfordringer, der måtte være i forhold til den konkrete opsigelse, og til drøfte omstilling til fremtiden. Desuden rummer beredskabet en række tilbud til støtte for grupper af ledere og medarbejdere, afsnit og afdelinger i håndtere omstillingsprocesserne både før, under og efter opsigelserne. Støtteforanstaltningerne i beredskabet er beskrevet på hjemmesiden:

10 7 Beslutning Christian Boel orienterede kort om den eftersendte oversigt pr. 31. august Det er vigtigt understrege, det er en foreløbig oversigt. Psykiri og Social går først i gang med implementere spareplanen senere, og AUH er heller ikke i mål med iværksætte alle de nødvendige varslinger mv. Oversigten viser alene medarbejdere, som er varslet omplaceret til anden stilling eller varslet påtænkt afskediget ikke antallet af nedlagte stillinger. Den suppleres i løbet af efteråret med et samlet skøn over antallet af nedlagte stillinger. Det er ledelsens vurdering, ansættelsesstoppet har haft stor effekt. Spørgsmålet er, hvornår det skal ophæves. HR-/personalechefkredsen mødes i september og drøfter dette, og på den baggrund udformes en indstilling til direktionen. Bemærkninger fra mødedeltagerne: Det er vigtigt, de tal der meldes ud til pressen giver et retvisende billede af spareplanens konsekvenser. Det er også meget vigtigt kunne følge udviklingen i tallene fremadrettet. Det ville være ønskværdigt, det ved nedlæggelser af stillinger skriftligt beskrives, hvad man så ikke skal lave - eller hvad der er kommet af nyt fx udstyr som bevirker, der ikke længere er behov for stillingerne. Kan der i forbindelse med spareplanen søges midler til uddannelse til de afskedigede medarbejdere i lighed med ved besparelserne i 2011? Høringssvarene tilkendegiver, opmærksomheden på arbejdsmiljøet skal skærpes, men hvordan skal det ske, og hvem skal konkret gøre det? Det giver et øget tryk på arbejdsmiljøorganisionen, og der bør være opmærksomhed omkring MEDaftalens 29, stk. 6 om medarbejderrepræsentanternes vilkår. Er der et samlet overblik over situionen? Det vil være uhensigtsmæssigt ophæve ansættelsesstoppet nu og begynde ansætte, hvis der om kort tid kommer flere afskedigelser. Der ønskes en anden opbygning af oversigten, så faggruppe og ledelsesenhed også fremgår. Den enkelte enhed og RMU vil dermed bedre kunne se sammenhængen. Der efterlyses et overblik over, hvor mange der er s ned i tid. Der er eksempler på, diætister er s voldsomt ned i tid. Christian Boel sagde opsummerende, der kan laves en opgørelse over faggrupper fordelt på enheder samt skøn over hvor mange stillinger, der er nedlagt. Nogle af spørgsmålene om, hvor langt man er kommet med besparelserne, henhører under det enkelte HMU. Med hensyn til en beskrivelse af, hvad der ikke skal løses af opgaver i forbindelse med stillingsnedlæggelser, så er det en ledelsesopgave anvise, hvordan opgaverne skal løses i forhold til de ressourcer, der er til rådighed. Det er vigtigt sikre arbejdsmiljøet i pressede perioder. Det kom RMU godt omkring på døgnseminaret, og det vil også være i fokus på arbejdsmiljøkonferencen 8. oktober Måske er der noget, som

11 8 skal ændres i formuleringen i MED-og Arbejdsmiljøaftalen i forbindelse med den kommende evaluering. Med hensyn til søge midler til uddannelse til afskedigede, oplyste Ditte Hughes, der er sket en lovændring i december 2014, således dagpengemodtagere kan bevilges uddannelse til områder, hvor der er jobåbninger (mulighederne, inkl. mulighederne for søge varslingsmidler, vil blive drøftet med HR-cheferne). Jakob Olesen henviste til, opgørelsen kan drøftes i Den Regionale Omplaceringsgruppe (RGO) og personalechefkredsen, hvor problemstillinger for enkelte faggrupper også kan drøftes. Der udarbejdes en oversigt for hver måned indtil udgangen af Konklusion Opgørelsen over antallet af varslede medarbejdere til afsked eller omplacering udbygges med faggrupper fordelt på HMU-områder og der udformes et overblik (skøn) over hvor mange stillinger, der er nedlagt. (o) Orienteringen blev taget til efterretning. Bilag Foreløbig stus antal varslet omplaceret eller afskediget Overordnede resulter af Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering (TULE) 2014 for hele Region Midtjylland (45 min) Resumé Der er gennemført Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering i alle driftsenheder, fællesfunktioner og stabe i Region Midtjylland i Resulterne fremgår af vedlagte rapport, der giver et samlet overblik over TULE i 2014 og viser udviklingen fra sidste Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering, gennemført i De samlede resulter for TULE, gennemført i hele organisionen i 2014, viser et fald i scoren for to overordnede spørgsmål for trivsel og ledelse. Region Midtjylland ligger marginalt bedre (1 til 2 pct. points) end landsgennemsnittet på samtlige spørgsmål, der stilles i Trivselsmeter. Der lægges op til, RMU - bl.a. på baggrund af det samlede billede fra TULE - drøfter, hvad der fremadrettet kan gøres for understøtte de anstes trivsel på Region Midtjyllands arbejdspladser, og herunder hvad RMU/MED-systemet kan bidrage med.

12 9 Det fremtidige koncept for TULE vil blive drøftet på et af de førstkommende RMU-møder. Det indstilles, RMU drøfter, hvad der fremadrettet kan gøres for understøtte de anstes trivsel på Region Midtjyllands arbejdspladser, og herunder hvad RMU/MEDsystemet kan bidrage med. Sagsfremstilling Grundlaget for regionens TULE-rapporter er indsamling af da og består af en lang række spørgeskemaundersøgelser, som er gennemført i alle driftsenheder, fællesfunktioner og stabe, og som beskriver trivsel og ledelse. Rapporterne sendes til de lokale ledelser til lokal opfølgning. I kraft af baggrundsvariable som driftsenhed, stillingskegori, køn og alder kan damerialet aggregeres og bruges til vise tilfredsheden med trivsel og ledelse på et samlet regionalt niveau. Der er i alle Region Midtjyllands driftsenheder, fællesfunktioner og stabe udarbejdet Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering (TULE) i Det overordnede meriale er samlet i en række tabeller, som fremgår af vedlagte rapport Overblik over Region Midtjyllands TULE-resulter i 2014 og præsenteres mere uddybende i vedlagte not Not om TULE resulter i Region Midtjylland Om de overordnede resulter kan følgende fremhæves: I alt har medarbejdere besvaret et spørgeskema. Det svarer til en svarprocent på 74. Samlet set er svarprocenten for hele regionen faldet lidt fra 76% i sidste undersøgelsesperiode (gennemført i ) til 74% i I forhold til det helt generelle billede er det værd bemærke, de samlede resulter for TULE, gennemført i hele organisionen i 2014, viser et fald i scoren for de to overordnede spørgsmål for trivsel og ledelse: Hvor tilfreds er du alt i alt med trivslen på din arbejdsplads? og Hvordan vurderer du alt i alt den ledelse, du modtager fra din(e) leder(e)?. Faldet i score for begge disse overordnede spørgsmål er på 3 points. Tilfredshed inden for trivsel ud fra Regions Midtjyllands TULE-undersøgelse fordelt på enheder Den gennemsnitlige tilfredshed i Region Midtjylland inden for trivsel er på 72 målt på en skala på Enheder med den højeste tilfredshed ligger i intervallet Enheder med den laveste tilfredshed ligger i intervallet

13 10 Udvikling i tilfredshed med trivsel ud fra Regions Midtjyllands TULEundersøgelse fordelt på enheder Den samlede score i Region Midtjylland vedr. tilfredshed med trivsel viser et fald på 3 points siden seneste TULE. Tilfredshed med ledelse ud fra Regions Midtjyllands TULE-undersøgelse fordelt på enheder Den gennemsnitlige tilfredshed i Region Midtjylland med ledelse ligger på 71 målt på en skala Enheder med den højeste tilfredshed ligger i intervallet Enheder med den laveste tilfredshed ligger i intervallet Udvikling inden for tilfredshed med ledelse ud fra Regions Midtjyllands TULEundersøgelse fordelt på enheder Den samlede score i Region Midtjylland i tilfredshed med ledelsen er faldet med 3 points siden seneste TULE. For en uddybning herunder inddragelse af stillingskegori henvises til vedlagte not. Sammenligning med de øvrige regioner Regionerne er blevet enige om måle trivsel på arbejdspladserne. Med benchmarking for øje er der valgt otte spørgsmål fra Trivselsmeter, der stilles på alle regionernes arbejdspladser som en del af trivselsundersøgelserne. Trivselsmetret er et måleværkstøj, der er udviklet af Personalestyrelsen, Kommunernes Landsforening og Danske Regioner til brug for måling af trivsel på offentlige arbejdspladser. I følge en endnu ikke offentliggjort rapport Trivsel på regionernes arbejdspladser viser tallene: At svarprocenten i Region Midtjylland på 74% ligger marginalt lavere end landsgennemsnittet på 76%. At Region Midtjylland ligger marginalt bedre (1 til 2 pct. points) end landsgennemsnittet på samtlige spørgsmål, der stilles i Trivselsmeter. Udgangspunktet for TULE-undersøgelserne er, god trivsel og god ledelse primært skabes på den enkelte arbejdsplads og i relionerne mellem ledelse og medarbejdere og medarbejdere og ledere imellem. Det giver sig udslag i store forskelle i de enkelte undersøgelser, og mellem afdelinger/afsnit. Forskellene udlignes i et vist omfang, når flere afsnit bliver lagt sammen i resulterne for større enheder, f.eks. afdelinger, centre og driftsenheder. Det samme gør sig gældende, når svar for baggrundsvariable tilsvarende bliver lagt sammen. Der kan udarbejdes dameriale for de enkelte driftsenheder, fællesfunktioner og stabe, og dermed kan der foretages en mere præcis analyse af tilfredshed med trivsel og ledelse, samt af udviklingen heri på et decentralt og dermed mere detaljeret grundlag. I relion til den opfølgning på TULE der sker lokalt, anbefales det, der følges op i ledelsessystemet på den enkelte enhed (driftsenheder fællesfunktioner og stabe) i forhold til problemstillinger i TULE vedr. tilfredshed med ledelse, og der følges op i MED- og Arbejdsmiljøorganisionen i forhold til de problemstillinger, som bliver påpeget i forhold til trivsel og psykisk arbejdsmiljø. Relevante organisoriske sammenhænge og opmærksomhedspunkter

14 11 Udviklingen i svarscorer på spørgsmålet om Sammenhængen mellem dagligt arbejde og værdier/mål viser et fald på alle enheder på sundhedsområdet (Tabel 2. Der er et samlet fald i hele regionen på -2 fra sidste TULE), der er større end det regionale (undtagen Hospitalsenhed Midt). Der kan endvidere registreres tilsvarende tilbagegang på sundhedsområdet (undtagen Hospitalsenheden Vest) på spørgsmålet Jeg ved, hvad der forventes af mig i mit arbejde (Tabel 2. Der er samlet set stus quo for hele regionen fra sidste TULE). Tilsammen understøtter det en styrkelse af indssområdet omkring sammenhæng mellem krav og ressourcer, som drøftet på RMU den 26. juni Afslutningsvis henledes opmærksomheden på konkrete aktiviteter og indssområder, der allerede er igangs for imødekomme resulterne af TULE Der lægges op til, RMU - bl.a. på baggrund af det samlede billede fra TULE - drøfter, hvad der fremadrettet kan gøres for understøtte de anstes trivsel på Region Midtjyllands arbejdspladser, og herunder hvad RMU/MED-systemet kan bidrage med. Det fremtidige koncept for TULE vil blive drøftet på et af de førstkommende RMU-møder. Beslutning Christian Boel orienterede kort om TULE-undersøgelsen i Den overordnede tendens er et lille fald i scoren for de to overordnede spørgsmål om trivsel og ledelse. Regionen ligger forts pænt i forhold til landsgennemsnittet. Det understreger dog behovet for, vi har et skarpt blik på arbejdsmiljøet. Det er værd drøfte, hvad RMU kan bidrage med for fremadrettet understøtte de anstes trivsel. Der er neds en arbejdsgruppe, som har set på det fremtidige koncept for TULE, hvor RMU også er repræsenteret. Konceptet vil blive drøftet på et af de førstkommende RMU-møder. Der fulgte herefter en drøftelse af TULE-undersøgelsen i Hovedbudskaberne er opsummeret nedenfor. Det giver det ikke mening se på hele HMU-området. Det interessante er den enkelte arbejdsplads. TULE er et godt værktøj og bestemt ikke spild af tid. Det inspirerer se muligheden for detaljerede tal på fx alder og køn. Det får man ikke altid lokalt. Det tværgående perspektiv er således væsentligt. Vilkårene for en god opfølgning er en udfordring. Enhederne er pressede, og derfor er et vigtigt budskab, der skal være tid til opfølgning. Hvor mange år kan en afdelingsledelse få et rigtig dårligt result uden det ændrer sig? Hvordan får man en hospitalsledelse ind over? Det er vigtigt med tydelighed om, hvilke opgaver der skal løses. Ubalancen mellem krav og ressourcer er gennemgående, og det kalder på handling. Fremadrettet er vigtigt få lavet TULE-processerne så komprimerede som muligt, så tallene er aktuelle. Er vores organision er i stand til løfte opgaven omkring opfølgning - eller er en hurtig opfølgning ikke mulig på grund af de mange opgaver ude i enhederne?

15 12 En forklaring på en ikke altid hurtig opfølgning kan være, man har fået mere metodefrihed. Fx man kan arbejde med delen om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med APV. Der foreligger altid en aftalt procesplan op til TULE-spørgeskemaerne afleveres. Efterfølgende kan der gå noget tid, hvor man arbejder med de indkomne svar, og hvor medarbejderne intet hører. Som LMU og HMU bør man være opmærksom på, procesplanerne følges helt til dørs. En anbefaling fra RMU kunne være, tidsplanen er tydelig og klar for enhver. Det blev fra ledelsesside gjort opmærksom på, der på nogle hospitaler ikke er problemer med kadencen, og resulterne behandles tids nok i HMU erne og LMU erne. Med hensyn til opfølgningen på gentagne dårlige TULE-resulter i en afdeling, så følges der ledelsesmæssigt op på forskellig vis, men det er ikke sikkert, medarbejderne altid hører herom. TULE skal bruges i hverdagsdialogen, og det giver god mening arbejde med det. Jo længere væk man er i forhold til det her, jo sværere er det drøfte. Christian Boel bemærkede, med hensyn til opfølgningen på dårlige TULE-resulter, så er det vigtigt med en lokal dialog om resulterne og hvordan der følges op. Ditte Hughes oplyste, da leveres 3-4 uger efter spørgeskemaet er besvaret. Daene RMU sidder med er fra Hvis nogle afdelinger har dårlige resulter i flere omgange, kan det tages op i LMU. Det er netop organiseret på denne måde, TULE resulter og opfølgning er et fælles anliggende mellem ledelse og medarbejdere. Konklusion Christian Boel opsummerede, en anbefaling kunne være en klar forventningsafstemning omkring hele tidsforløbet, herunder hvornår man forventer resulterne foreligger, og hvornår de sættes i spil. Det fremtidige koncept for trivselsmålinger og ledelsesevalueringer drøftes på et af de førstkommende RMU-møder. Bilag Overblik over TULEresulter samlet rapport Not endelige resulter af TULE Stregi for udbygning af frivillighedsindssen i Region Midtjylland (30 min) Resumé Ifølge hensigtserklæring nr. 27 fra Budget 2015 skal der udarbejdes en stregi for udbygning af frivillighedsindssen.

16 13 På baggrund af drøftelser med det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog og en række interviews med repræsentanter fra regionens arbejdspladser, frivillige og frivillige organisioner samt bruger- og pårørende råd mv. er der udarbejdet et udkast til stregi for udbygningen af frivillighedsindssen. Udkastet til stregi vil blive eftersendt efter 7. september 2015, hvor der er møde i det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog. Det indstilles, RMU drøfter udkast til frivillighedsstregi for Region Midtjylland, og der i henhold til tidsplanen gennemføres en høringsproces, hvor HMU'erne inddrages. Sagsfremstilling Ifølge hensigtserklæring nr. 27 fra Budget 2015 skal der udarbejdes en stregi for udbygning af frivillighedsindssen. En udbygning af frivillighedsindssen skal bygge på Region Midtjyllands principper og gode råd for samarbejdet med frivillige og frivillige organisioner (aftalt med RMU og godkendt af regionsrådet i september 2013). Det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog (neds af regionsrådet) tiltrådte den 16. januar 2015 et forslag fra administrionen om, udvalget følger arbejdet med udbygning af frivillighedsindssen. Endvidere blev det aftalt med udvalget, arbejdet med udforme stregien skulle tage afsæt i en behovstilgang med interview af repræsentanter for pienter/brugere/pårørende, de frivillige og regionens anste. Der er siden gennemført en række interviews, hvor der er præsenteret og drøftet mange gode input til stregien fra repræsentanter for ovennævnte interessenter, inklusiv lederog medarbejderrepræsentanter udpeget via HMU-formandskaberne. På den baggrund er der udarbejdet et udkast til en frivillighedsstregi. 7. september 2015 er der møde i det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog, hvorefter udkast til stregi for samarbejdet med frivillige i Region Midtjylland vil blive eftersendt. Jakob Olesen, Koncern HR, vil på mødet kort præsentere og motivere det foreliggende udkast til stregi. Overblik over interviews/sparringspartnere, tidsplan samt Region Midtjyllands principper og gode råd for samarbejde med frivillige og frivillige organisioner er vedlagt som bilag. Beslutning (Anders Kristensen, mangfoldighedskonsulent, Koncern HR, deltog under punktet)

17 14 Jakob Olesen, Koncern HR, motiverede kort udkastet til en frivillighedsstregi. Stregien er udformet ud fra en behovstilgang og med tidlig involvering af en bred gruppe af interessenter, herunder medarbejdere og ledere med konkrete erfaringer fra samarbejde med frivillige. Der er inddraget blandt andet repræsentanter for brugere/pientgrupper, pårørende, frivillige og regionens anste. Stregien er formuleret som nogle pejlemærker med fokus på, hvad der har værdi for pienterne, de frivillige og de anste/arbejdspladsen. Der er mange eksempler på, pienter har stor glæde af muligheden for dialog med en frivillig. F.eks. hvis man har en alvorlig sygdom kan man have stort udbytte af tale med en frivillig som selv har personlige erfaringer med en lignende livssituion. Andre eksempler kan være pienter uden pårørende og pienter, som er nervøse eller hare svært ved finde rundt på et stort hospital. Det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog har været involveret fra tidligt i processen og har taget godt imod det foreliggende udkast til stregi. Det er planen, udkastet til stregien efter dagens møde i RMU skal i høring i HMU erne, hvorefter RMU orienteres om og drøfter høringssvarene på mødet 7. december Udkastet til stregi skal herefter drøftes i regionsrådet. Der fulgte herefter en drøftelse af udkastet til frivillighedsstregien. Hovedbudskaberne er opsummeret nedenfor. Det bør indledningsvist formuleres, arbejdet på regionens hospitaler til enhver tid skal være organiseret, så hospitalet ville fungere lige så godt, hvis alle frivillige en dag ikke mødte op på hospitalet. De frivilliges indss må aldring blive en nødvendighed. Alle pienter bør ved indlæggelsen spørges om, hvorvidt de ønsker blive kontaktet af en frivillig eller ej. Pienterne er ofte er i krise, og vi skal passe på, vi ikke pådutter dem en frivillig indss, som i virkeligheden udspringer af de frivilliges behov. Ikke alle borgere er i stand til sige fra fx indenfor socialområdet. Timingen ikke er god. Hvis frivillighedsstregien introduceres samtidigt med spareplanen, kan medarbejderne føle, den frivillige indss er en form for gris arbejde. Nogle medarbejdere er dybt provokeret af, stregien kommer midt i en spareperiode. Der står en del om mulighed for supervision og uddannelse i stregien. Mange medarbejdere ønsker de samme muligheder, og formuleringen kan hurtigt få en utilsigtet signalværdi. Blandt DSR-faggruppen fylder pejlemærke 3 en del. Hvis det er en leder, som skal organisere den frivillige indss, så går der ressourcer fra ledelse af medarbejderne. Der blev spurgt til, hvordan medarbejderrepræsentanterne, som er blevet interviewet i forbindelse med udarbejdelse af stregien, er udpeget? Udpegningen er, som aftalt, sket gennem kontakt til HMU erne. Mange af de udpegede er medarbejdere og ledere, som har konkrete erfaringer vedrørende samarbejdet med frivillige Det ville evt. have været godt med nogle konkrete eksempler på, hvordan den frivillige indss fungerer i praksis.

18 15 Timingen måske ikke er heldig, men der samarbejdes allerede med frivillige mange steder, og de aftalte principper har været her længe. Det særligt positive ved stregien er, der tages afsæt i pientens præmisser. Det er vigtigt, vi får informeret om, de frivillige faktisk har været her længe, og stregien ikke er et led i spareprocessen. Jo mere man professionaliserer de frivillige, jo mere presser man på grænserne i forhold til de fagprofessionelle. Principperne bør evt. tages op igen i HMU- og LMU erne, da mange af dagens tvivlsspørgsmål allerede er beskrevet heri. De frivillige kan hjælpe med meget, men der er også nogle opmærksomhedspunkter. På et af hospitalerne har man haft en klagesag vedrørende pientsamtykke. Jakob Olesen konsterede, bekymringen for timingen deles, og den er drøftet med det politiske udvalg. Derfor blev processen omkring høring af stregien også udskudt fra foråret til efteråret. Det er fra politisk side besluttet, der skal udarbejdes en stregi, og der er fra politisk side henvist til borgere/pienter kan have stor glæde af samspillet med frivillige. Mange af de rejste problemstillinger på dagens møde er der taget højde for i de tidligere aftalte principper. Når stregien sendes i høring, vil principperne være det første bilag, som vedlægges. Christian Boel tilkendegav afslutningsvist, debten afspejler, det er vigtigt med fokus på, hvordan vi håndterer de mange forskellige balancer i forhold til den frivillige indss. Det står tydeligt i udkastet til stregien, den frivillige indss skal ses som et supplement, og pienterne kan takke nej. Dagens drøftelse kan betragtes som en 1. behandling af udkastet. Udkastet til stregien sendes nu i høring i HMU erne og stregien drøftes igen i RMU på decembermødet. Fremlæggelsen af stregien for regionsrådet udskydes til starten af Konklusion RMU drøftede udkastet til en frivillighedsstregi for Region Midtjylland. Der gennemføres en høringsproces med inddragelse af HMU erne i henhold til tidsplanen. Stregien drøftes på RMU igen 7. december 2015 og behandles politisk primo Bilag Overblik over interview_frivillighedstregi Tidsplan for udarbejdelse af Frivillighedsstregi 2015_2016_final Frivillighedsprincipper final_okt2013 frivillighedsstregi udkast RMU Orientering om og drøftelse af registreringsudstyr i regionens biler (15 min)

19 16 Resumé Registreringsudstyr i regionens biler kan i nogle situioner anvendes til konstere, hvor bilen har kørt, hvornår og hvor hurtigt. En anvendelse af sådanne typer registreringsudstyr vil falde ind under aftalen om kontrolforanstaltninger. Der foretages ikke en konstant registrering af og opfølgning på da vedrørende kørsel, men da kan anvendes i forbindelse med en konkret situion, hvor der er et sagligt behov for undersøge kørslen. Der vil på mødet kort blive orienteret om registreringsudstyr i regionens biler og aftalen om kontrolforanstaltninger. Det indstilles, orienteringen tages til efterretning, og anvendelsen af registreringsudstyr i regionens biler drøftes. Sagsfremstilling I en række af de biler, som regionen ejer eller leaser, er der registreringsudstyr, som kan anvendes til konstere, hvor bilen har kørt, hvornår og hvor hurtigt. Der kan f.eks. også være en elektronisk "sladrehank, som giver besked, hvis farten overstiger 150 km/t. Det må forventes, denne type registreringsudstyr vil blive mere og mere almindeligt standardudstyr. En anvendelse af sådanne typer registreringsudstyr vil falde ind under aftalen om kontrolforanstaltninger. Denne aftale er vedlagt. Som det fremgår af aftalen skal de anste orienteres, hvis der anvendes registreringsudstyr. Der foretages ikke i regionen en konstant registrering af og opfølgning på da vedrørende kørsel, men da kan anvendes i forbindelse med en konkret situion, hvor der er et sagligt behov for undersøge kørslen. Lokalt skal der ske en orientering i de relevante MEDudvalg, indenfor de afdelinger/områder, hvor det kan blive aktuelt anvende de da, der tilvejebringes af registreringsudstyret i biler ejet eller leaset af regionen/arbejdspladsen. Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, vil deltage under punktet og orientere nærmere om registreringsudstyr i regionens biler og aftalen om kontrolforanstaltninger.

20 17 Beslutning Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, orienterede om registreringsudstyr i regionens biler og aftalen om kontrolforanstaltninger. Baggrunden er en sag, hvor en borger klagede over en medarbejder, som ifølge borgeren havde kørt meget stærkt i en af Midttransports biler. Det viste sig efterfølgende af bilens elektroniske registreringsudstyr, medarbejderen havde kørt for stærkt. På den baggrund ønsker ledelsen informere RMU samt skrive til enhederne om, der eksisterer elektronisk registreringsudstyr, og de skal informere medarbejderne herom. Det er den centralt indgåede aftale om kontrolforanstaltninger, som regulerer området. Bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne: Hvor mange sager der har været af denne art? Der bør gøres en særlig indss for, de medarbejdere, som kører i regionens biler, får besked herom. Der bør orienteres om registreringen på bilernes instrumentbræt. Det er i orden, ledelsen kan følge op, hvis der klages over, man kører ulovligt. Det er dog ikke i orden, hvis ledelsen overvåger registreringerne og sanktionerer, som følge af registreringen. Første skridt i en konkret sag bør altid være en dialog med medarbejderen. Hvor længe opbevares registreringen, og er regionen dokumentionspligtig? Medarbejderne bør informeres om, hvor længe da gemmes, og hvad de bruges til. Nina Skarum konsterede, der foretages elektroniske registreringer i mange forskellige sammenhænge. Når der er noget, som vi tænker, har særlig interesse, så laver vi en konkret retningslinje i MEDsystemet, som fx retningslinjen vedrørende sporbarhed. Hvor længe registreringerne opbevares vides ikke p.t. Vi ved ikke, om der har været andre sager, da det ikke har været afsøgt. Hensigten med dagens orientering er gøre opmærksom på, der er nogle procedurer, man skal følge, hvis man ønsker benytte sig af registreringsudstyr, herunder medarbejderne skal informeres. Hensigten er ikke kontrollere medarbejderne. Der skal være et sagligt grundlag for se på registreringen. Konklusion Christian Boel konkluderede, der til det kommende møde 7. december 2015 vil blive udarbejdet et not med afsæt i de spørgsmål, som er stillet på mødet. Notet vil blive behandlet i forbindelse med punktet om evaluering af retningslinjerne vedr. sporbarhed. Der skrives først ud til enhederne om det elektroniske registreringsudstyr efter RMUmødet 7. december (o) Bilag Aftale om kontrolforanstaltninger

21 Orientering om bruttolønsordninger i 2016 valgrunde i perioden 25. september 20. oktober 2015 Resumé Region Midtjylland vil som de foregående år - tilbyde medarbejderne mulighed for vælge bruttolønsordninger for Fremover vil medarbejdere, der har barselsorlov (og anden orlov) kunne indtræde i en eksisterende bruttolønsordning vedr. personaleparkering og bus/togkort, når de vender tilbage til arbejdspladsen efter endt orlov. Administrionsgebyret sænkes fra 3% til 2% for de bruttolønsordninger, der indgås fremadrettet. Det indstilles, orienteringen tages til efterretning. Sagsfremstilling Region Midtjylland vil som de foregående år - tilbyde medarbejderne mulighed for vælge bruttolønsordninger for 2016 vedrørende: fastnetbredbånd, fiber bredbånd, IP-telefoni, aviser bus- og togkort. Desuden tilbydes, efter aftale med de relevante faglige organisioner, bruttolønsfinansieret personaleparkering ved regionshospitalerne Randers, Horsens og Silkeborg samt ved Aarhus Universitetshospital. På baggrund af skteregler tilbydes bruttolønsaftaler én gang årligt (september/oktober) gældende fra 1. januar og med en bindingsperiode på 12 måneder. Det er ikke muligt indtræde i en eksisterende aftaleperiode, og det er kun muligt udtræde midt i perioden ved frrædelse og orlov. Sktereglerne rummer dog en undtagelse vedr. nyanste medarbejdere, som kan indtræde i en eksisterende aftaleperiode. Dette praktiseres i Region Midtjylland for så vidt angår bruttolønsaftaler om personaleparkering (ikke øvrige bruttolønsordninger).

22 19 SKAT har netop tilkendegivet i et bindende svar til Region Midtjylland, en medarbejder efter endt orlov og tilbagevenden til arbejdspladsen kan indtræde i en eksisterende aftaleperiode. Derfor tilbydes medarbejdere, der har barselsorlov (og anden orlov), de fremover kan indtræde i en eksisterende bruttolønsordning, når de vender tilbage til arbejdspladsen efter endt orlov vedr. goderne: Personaleparkering Bus og togkort. Som hidtil indregnes et administrionsgebyr i alle bruttopriser (det vil sige før beregning af sk). Gebyret dækker udgifter til administrion og tab i forbindelse med frrædelser m.v. Gebyret har hidtil været 3%, men sænkes til 2%, for de aftaler der indgås fremadrettet. Beslutning Det blev fra medarbejderside konsteret, det er positivt, medarbejdere efter endt orlov kan indtræde i en eksisterende aftaleperiode. Der blev spurgt til, hvad sker der, hvis man som følge af personaleoverførsler fx flytter arbejdsplads fra AUH til Regionshospitalet Horsens og man har bruttolønsordninger? Jakob Olesen sagde, det ikke burde give nogen problemer, men der vil blive fulgt op på, om der kan opstå problemstillinger f.eks. omkring parkeringskort. (Til orientering kan oplyses, hvis man frræder eller flytter til en anden af Region Midtjyllands arbejdspladser, og derfor ikke længere kan anvende personaleparkeringskortet, ophører aftalen. Hvis man overflyttes til en anden arbejdsplads med betalingsparkering, kan man tilmelde sig bruttolønsfinansieret personaleparkering på den pågældende arbejdsplads). Konklusion Orienteringen blev taget til efterretning Kommunikion fra mødet og planlægning af kommende møder (5 min) Resumé Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informioner fra mødet til HMU'erne mv. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

23 20 Det indstilles, mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informioner til HMU'erne mv, og de foreløbige punkter til kommende RMU-møder tages til efterretning. Sagsfremstilling Det drøftes, hvilke informioner fra mødet RMU ønsker videreformidler til HMU'erne, Midtnyt mv. Der er foreløbigt følgende emner udover de faste punkter på de kommende RMU-møder: 7. december: Drøfte udkast til Region Midtjyllands Politik for Grunduddannelser Stus vedr. implementering af Region Midtjyllands akutkoncept Evaluering af retningslinjer om sporbarhed og lokalisering af medarbejdere (opfølgning RMU 4. december 2014). Oplæg til prioritering af de personalepolitiske puljer i 2016 Opfølgning på anbefalinger vedr. overbelægning Fremtidigt koncept for Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering (TULE) Vedlagt mødeplan for Der er udsendt særskilt mødeindkaldelse til møderne i Outlook. Beslutning Det blev aftalt, der skal kommunikeres om følgende fra dagens møde: Oversigten over antallet af varslede medarbejdere til afsked eller omplacering pr. 31. august er sendt ud. Oversigten vil blive offentliggjort hver måned og udbygget med faggrupper fordelt på enheder samt suppleret med en opgørelse over, hvor mange stillinger der skønnes nedlagt. Det kan konsteres, ansættelsesstoppet har haft effekt. Der er møde mellem forretningsudvalget og RMU 20. oktober.

24 21 Udkast til frivillighedsstregien sendes i hørings i HMU erne og drøftes igen på RMU s møde 7. december De foreløbige punkter til kommende RMU-møder blev taget til efterretning. Bilag Mødeplan Gensidig orientering (5 min) Beslutning Ingen bemærkninger Eventuelt (5 min) Beslutning Ingen bemærkninger