Tidsbesparende og let som en leg! - Dit effektive værktøj til administration af arrangementer

Transkript

1 Tidsbesparende og let som en leg! - Dit effektive værktøj til administration af arrangementer

2 Arrangement Det er her, du lægger grundlinjerne for arrangementet og har det overordnede overblik. Du kan bestemme hvilke tilvalg, overnatningsmuligheder og grupperinger der skal være gældende for dit arrangement. Arrangement overblik Program Tilføj foredragsholdere Arrangementsforsiden giver dig det samlede overblik over dit arrangement. I programmet kan du oprette sideløbende aktiviteter, og lade deltagerne vælge blandt disse i tilmeldingen. Foredragsholdere kan få adgang til at hente deltagerlister og uploade materiale. Du bliver guidet igennem de grundlæggende informationer, som er bestemmende for systemets opsætning fra arrangement til arrangement. De muligheder du ikke har brug for, vælger du blot fra og anvendelsen af systemet simplificeres. På den måde er systemet hele tiden tilpasset dine behov for det enkelte arrangement. Angiv deltagerinformation Opret grupper Opret et program med deltagervalg Bestem om programpunkter er obligatoriske eller valgfrie for deltagerne Opret foredragsholdere, der selv kan få adgang til at uploade materiale og trække deltagerlister

3 Deltageremner Det er her du tilføjer og efterfølgende håndterer, dem du vil invitere, og dem der er tilmeldt. Du kan følge med i tilmeldingerne og kan trække lister over tilvalg, programvalg, kø osv. samt designe navne- og bordskilte til dine deltagere. Tilmeldingsstatus Design navneskilte Navneskilte Personlisten giver dig et samlet overblik over deltagernes tilmeldingsstatus. Navneskiltdesigneren lader dig designe professionelle navneskilte, lige til at printe ud på standard navneskiltpapir, eller som elektroniske kort med deltageroplysninger m.m. Udsnit af udprintede navneskilte fra Conference manager programmet. Deltagere er systemets omdrejningspunkt, når grundopsætningen er på plads. Herfra kan du tilgå og redigere den enkelte deltagers profil og tilmelding. Du kan også trække lister eller kommunikere med en eller flere deltagere ad gangen. Med navneskiltdesignere kan du let oprette og udskrive professionelle navne- og bordskilte. Du kan f.eks. placere dit logo og de deltagerinformationer du ønsker at flette ind på skiltene. Du får dem ud i PDFformat, tilpasset og klar til at printe på standard navneskilt papir. Tilføj deltageremner Træk lister over deltagere, tilvalg, programtilmeldinger, deltagerkø, betalinger og værelser Redigér tilmeldinger Design og udskriv navneskilte og bordskilte Få overblik og flyt deltagerne rundt på værelserne

4 Online tilmelding Invitér og ryk Det er her, du opretter arrangementets website. Du bliver guidet igennem valg af indhold, tekster og layout. Det layout du vælger i websiteopsætningen, vil automatisk gå igen i eventuelle invitationer, spørgeskemaer, diskussionsfora osv. Det er her, du skriver og udsender invitationer og rykkere. Når du har oprettet et website, genbruges layoutet herfra. Du bestemmer selv, hvad der skal stå i dine invitationer, og hvilke deltagere der skal modtage dem. Design dit eget website Preview af website Opret invitation Design dit eget website til arrangementet og giv deltagerne mulighed for selv at tilmelde sig. Vælg et prædefineret layout eller design selv og tilføj tekst og billeder. Det layout du har valgt i websiteopsætningen, går automatisk igen i dine invitationer. Websitet kan bruges til at give information om arrangementet og som online tilmeldingswebsite. Valgbare programpunkter, tilvalg, overnatningsmuligheder, priser mv. som du har oprettet i arrangementets opsætning, går automatisk igen i tilmeldingen. Ved åbne arrangementer kan deltagere, der tilmelder sig sammen, booke sig ind på samme værelse. Systemet holder styr på allotment, så der låses for evt. udsolgte tilvalg, programpunkter og værelser. Du skriver selv dine invitationer og kan automatisk flette modtagernavn og tilmeldingslink ind i den elektroniske invitation. Hvis du vil genudsende en invitation, kan du hente den frem fra arkivet. Udsendelsesguiden lader dig desuden vælge om alle skal inviteres igen, dem som ikke har svaret eller kun deltageremner der er lagt i systemet siden sidste udsendelse. Conference Manager har desuden et indbygget korrespondancesystem, så du altid let kan skrive en direkte til en eller flere deltagere og bruge det standardiserede design. Betalingsmodul kan tilkobles, hvorved du kan modtage betalinger med danske og internationale betalingskort. Du får overblik over alle betalinger direkte i Conference Manager. Skriv og udsend invitationer Genbrug tidligere invitationer Opret et website til dit arrangement med komplet online tilmeldingsforløb Vælg mellem prædefinerede designs, eller angiv selv billeder, farver og skrifttype Udsend rykkere og andre informationer Få overblik over tilmeldinger Skriv indhold og kvitteringstekster mv. Vælg hvem der skal have adgang til sitet: Offentlig adgang, kun inviterede eller en kombination

5 Opfølgning Det er her, du følger op på dit arrangement og administrerer diskussionsforum og spørgeskemaer. Invitér til Forum Opret spørgeskema Online spørgeskema Invitér deltagere og foredragsholdere til dit forum, som bliver vist på websitet. Opret spørgeskema til evaluering efter arrangementet. Online spørgeskema som deltagerne kan udfylde efter arrangementet. Du kan angive, hvem af dine tilmeldte der ikke dukkede op og oprette online spørgeskemaer til at evaluere på arrangementet. Hvis du ønsker det, kan du differentiere spørgeskemaerne, så dem der deltog får én type skema, mens de tilmeldte der ikke kom til arrangementet, får et andet. Opret og udsend spørgeskema Se besvarelser og statistik Opret diskussionsforum Udsend foruminvitation Det er også muligt at oprette et debatforum, hvor deltagerne kan dele synspunkter og få uddybet evt. spørgsmål i forbindelse med arrangementet. Hvis du ønsker det, kan du differentiere forumadgangen. Det hele følger det design du har valgt i opsætningen af dit website, så al kommunikation i forbindelse med arrangementet fremstår professionelt og ensartet. Hele opfølgningen håndteres elektronisk, så du løbende kan følge debatterne og se statistik for dine spørgeskemaer.

6 Gratis support 1. år Conference Manager den bedste investering for dig som afholder arrangementer! Bestil via og test uforpligtende i en måned. Tilmeld dig også til en gratis demonstration på vores website. Har du spørgsmål til Conference Manager kan du altid ringe til os på: eller mail: info@conferencemanager.dk Se mere på