Indholdsfortegnelse. Workcompany A/S Jernholmen 2, 2650 Hvidovre

Transkript

1 Indholdsfortegnelse SIKKERHEDSGRUPPEN / TJEK MEDARBEJDERE...2 KORTLÆGNING...3 START KORTLÆGNING...5 BESVARELSE AF SPØRGESKEMA UDEN TILFØJ/FJERN BRUGER FRA EN KORTLÆGNING:...8 SEND PÅMINDELSER...9 HANDLINGSPLAN...10 SVARRESULTAT OG HANDLINGSPLAN...11 OPRET INDSATSOMRÅDE...12 ARBEJDE PROJEKTORIENTERET...13 OPRET EN OPGAVE...13 AFSLUT EN MILEPÆL /AFSLUT INDSATSOMRÅDE...14 TILFØJE / FJERN SPØRGSMÅL / EMNER TIL INDSATSOMRÅDE...15 RAPPORTER...17 TRIN 1 VÆLG RAPPORTTYPE...17 TRIN 2 VÆLG TIDSINTERVAL OG UNDERSØGELSER...18 TRIN 3 VÆLG ORGANISATION...18 TRIN 4 VÆLG OMRÅDE FRA UNDERSØGELSE...19 TRIN 5 NAVNGIV RAPPORTEN...19 MØDEMODUL...20 OPRET MØDE...20 OPDATER MØDE...20 AFLYS ET MØDE...20 Side 1 af 20

2 SIKKERHEDSGRUPPEN / TJEK MEDARBEJDERE Inden du kan igangsætte APV undersøgelsen, skal sikkerhedsgruppen tjekkes igennem. Fra forsiden trykker du på linket til din sikkerhedsgruppe Så ser du denne side: 1. Tjek om alle medarbejdere er på listen 2. Tjek om de har den rigtige jobprofil = arbejdsfunktion 3. Er der behov for at redigere en bruger tryk Vis udfor brugeren. 4. Er der behov for at slette en bruger tryk på ikonet 5. Er der behov for at tilføje en bruger (intern ansættelse) tryk på Tilføj bruger og søg brugeren tryk OK Er der behov for at oprette en ny bruger, klik da på Opret bruger Side 2 af 20

3 KORTLÆGNING For at oprette en kortlægning, skal du klikke på fanen kortlægninger. Ved siden af hjem, øverst i venstre side (se rød firkant). Tryk på ny kortlægning, for at oprette en ny kortlægning(se rød firkant). Side 3 af 20

4 Vælg det spørgeskema du skal bruge. Tryk opret kortlægning Kortlægningen er nu oprettet, men ikke sendt ud. Kortlægningstype Erfaringer viser at navngivne undersøgelser, er nemmest at følge op på og arbejde med dog kan der være gode grunde til at vælge anonymitet. Fuld anonymitet: Delvis anonymt: Navngivet: Alle spørgeskemaer er helt anonyme, og der er ikke mulighed for at sende påmindelser eller se navne på besvarelser og kommentarer i systemet. Alle spørgeskemaer er helt anonyme, og der er ikke mulighed for at se navne på besvarelser og kommentarer via systemet. Der er dog mulighed for at sende påmindelser og se hvem der ikke har deltaget. Besvarelser på udsendte spørgeskemaer er navngivet, og det er derfor muligt for sikkerhedsrepræsentant og arbejdsleder, at se hvordan medarbejderne har svaret og læse deres kommentar. Dog kan man i spørgeskemaet gøre dele af spørgeskemaet anonymt f.eks. spørgsmål der dækker de psykiske områder. Det er også muligt at sende påmindelser. APV metode Individuel besvarelse: Gruppebaseret: Alle brugere taster deres egen besvarelser ind. Besvarelser tastes ind som en sum af sikkerhedsgruppes samlede svar pr. spørgsmål (dette kræver manuel optælling af svarene) Side 4 af 20

5 START KORTLÆGNING Fanebladet kortlægning Vælg kortlægning Startkortlægning Tryk på kortlægningens navn (den som du ønsker at arbejde videre med) Tryk start kortlægning Nu kommer du videre til et tekstredigerings værktøj, her kan du rette i den tekst som medarbejderne ser, når de får kortlægningen tilsendt. {URL} må ikke ændres! Tryk udsend TIP! Standardteksten vil altid gå tilbage til ovenstående. Du opfordres til at kopiere ovenstående tekst over i et tekstbehandlingsprogram, redigere det og gemme det til fremtidig brug. Du kan kopiere og sætte teksten ind igen og igen. HUSK {URL} skal være med ellers kommer der ikke et link med i en. Alle brugere der er oprettet med en adresse, vil modtage en med den ønskede tekst og et link til besvarelse af spørgeskemaet. Bemærk brugere som ikke er oprettet med en , vil ikke modtage teksten. Side 5 af 20

6 Der bliver også lagt et link til APV spørgeskemaet på medarbejderens egen forside (Hjem) BESVARELSE AF SPØRGESKEMA UDEN Hvis en medarbejder ikke har , foretrækker vi at medarbejderen logger ind på Workcyclus og svare på spørgeskemaet der fra. Er dette ikke muligt, kan man besvare spørgeskemaet via papirskema. Besvarelse via systemet: Brugeren /medarbejderen logger ind med sine egne oplysninger, tryk på spørgeskema på forsiden hjem. Herefter åbner spørgeskemaet og undersøgelsen er i gang. Besvarelse via papirskema: De medarbejder der ikke normalt bruger en pc, skal oprettes uden . Vælg så fanebladet kortlægninger og tryk på den ønskede kortlægning. Udskriv spørgeskemaerne (ved at trykke på linket for at åbne PDF-filen) Side 6 af 20

7 Sæt markering i checkboksen Udskriv spørgeskema med billetterne, og tryk (Gendan)hvis medarbejderne skal udfylde på papir. Bemærk at billetnummrene er forskellig på hver medarbejder, derfor må man ikke bruge andre medarbejders billetnumre. Indtastning af spørgeskemaet gør du ved at kopiere og sætte ind i søge feltet i Internet Explorer. Skriv billetnummer i feltet og tryk start. Indtast data, og tryk afslut. Side 7 af 20

8 TILFØJ/FJERN BRUGER FRA EN KORTLÆGNING: Gå ind i fanebladet kortlægning. Tryk på kortlægnings navn Fjern/tilføj bruger. Tilføj / Fjern billetter vil kun blive vist, så fremt der er nogle at Tilføje/Fjerne Tryk Tilføj eller Fjern billetter (alt efter hvad du ønsker at gøre) Sæt hak ud for brugerne og tryk ok. Tilføjer du en bruger, får medarbejderen nu et link på deres Workcyclus forside hjem, og en e- mail invitation til kortlægningen, såfremt medarbejderen er registreret med en . Side 8 af 20

9 SEND PÅMINDELSER Gå ind under fanebladet Kortlægning Vælg Kortlægning Tryk send påmindelse Nu får du en liste over de medarbejder der endnu ikke har svaret. Sæt hak ud for de personer, der skal sendes påmindelse til. Tryk videre. Der kommer nu et tekstredigerings værktøj frem, ret eventuelt i teksten. {URL} må ikke ændres! Tryk ok. Der sendes nu påmindelser ud til de valgte personer. Husk: der sendes ikke noget afsted, hvis brugerne ikke er registreret med en . Side 9 af 20

10 HANDLINGSPLAN Avanceret handlingsplan, er et rigtig godt værktøj til at arbejde med sine kortlægninger. Her er det muligt at oprette indsatsområder, hvis der er nogle områder I gerne vil have mere fokus på kommer i orden. 1. Opret et nyt indsatsområde. 2. Se afsluttet / arkiverede indsatsområder. 3. Print indsatsområder. 4. Sikkerhedsgruppefilter (vælg din sikkerhedsgruppe). 5. Indsatsområdet id nummer. 6. Prioritet. 7. Navn på indsatsområde. 8. Ansvarlig for indsatsområdet. 9. Status på milepæl (minimum 1 milepæl). 10. Tildelte spørgsmål fra kortlægning. 11. Kortlægningsfilter. Du har mulighed for at prioritere spørgsmålene først og derefter oprette indsatsområder. Eller du kan oprette indsatsområder med det samme. Side 10 af 20

11 SVARRESULTAT OG HANDLINGSPLAN Fanebladet handlingsplan Nederst på siden. 1. Vælg / filtrér på kortlægninger (her kan du fx se ældre resultater). 2. Print resultatoversigten. 3. Prioritér spørgsmålene ved at klik på tallet og ret, tryk på diskette ikonet lige ved. 4. Viser besvarelser/ kommentar fra medarbejderne. 5. Viser hvilke indsatsområder man har knyttet til spørgsmålet. Side 11 af 20

12 OPRET INDSATSOMRÅDE Hvert indsatsområde får automatisk tildelt et id-nummer på handlingsplanens oversigt, og når du arbejder med et indsatsområde, kan du beskrive alle de opgaver, der er brug for til at løse et givet emne, og alt efter behov kan du udvide med milepæle. 1. Tryk Nyt indsatsområde og der oprettes et nyt indsatsområde på listen 2. Tryk på overskriften for det nye indsatsområde (her Nyt indsatsområde 1) 3. Ret overskrift 4. Skriv en beskrivelse af problemet 5. Skriv en løsning Basis fremgangsmåde 6. Tildel en ansvarlig 7. Vælg deadline 8. Indsæt en milepæl med overskrift, beskrivelse og deadline Udvidet fremgangsmåde 9. Oprette opgaver til en milepæl med ansvarlig 10. Tryk Gem indsatsområde. Det er en god ide at gemme løbende, så man ikke mister data. Side 12 af 20

13 ARBEJDE PROJEKTORIENTERET (med milepæle) Det er en god idé at arbejde projektorienteret, så kan man styre en proces/opgave bedre og kommunikere alle delopgaver ud til resten af sikkerhedsudvalget, -gruppen og hele organisationen. Når man opretter virksomhedens/sikkerhedsgruppens indsatsområder, bliver de synlige på forsiden, så alle med tilknytning til sikkerhedsgruppen kan se hvilke emner der bliver arbejdet med. INDSÆT EN MILEPÆL fanebladet Handlingsplan Vælg indsatsområde Tryk Ny milepæl 1. Tryk Ny milepæl 2. Navngiv milepælen 3. Beskrivelse skrives ind 4. Deadline vælges 5. Tryk Gem indsatsområde Man kan oprette og rette milepælens navn, beskrivelse og deadline så længe milepælen ikke er afsluttet. OPRET EN OPGAVE fanebladet Handlingsplan Vælg indsatsområde Tryk Opret opgave 1. Tryk Opret opgave 2. Indtast opgaven 3. Deadline vælges 4. Vælg en bruger / ansvarlig 5. Tryk OK Opgaverne oprettes under de enkelte milepæle, og man kan godt oprette flere opgaver til en milepæl. Side 13 af 20

14 AFSLUT EN MILEPÆL /AFSLUT INDSATSOMRÅDE fanebladet Handlingsplan Vælg indsatsområde Vælg milepæl Tryk Afslut milepæl 1. Vælg milepæl 2. Afslut evt. opgaver 3. Tryk Afslut milepæl Alle evt. opgaver skal være afsluttet inden du kan afslutte en milepæl. Når den sidste milepæl afsluttes kan indsatsområdet evalueres. 1. Vælg antal stjerner for evaluering 2. Tryk Gem indsatsområde 3. Tryk Afslut indsatsområde Indsatsområder forsvinder hermed fra Handlingsplanen, og ind under Arkiverede indsatsområder. NB! Nå først indsatsområdet er arkiveret, kan det ikke genåbnes! Side 14 af 20

15 TILFØJE / FJERN SPØRGSMÅL / EMNER TIL INDSATSOMRÅDE fanebladet Handlingsplan Træk spørgsmål op til indsatsområde Man kan vælge flere spørgsmål/emner fra kortlægningen og knytte dem til et indsatsområde. F.eks. kan det være at man vælger at lade et spørgsmål om støj og et spørgsmål om lys indgå i det samme indsatsområde, da man i samme omgang får lavet akustiklofter og belysning. Sådan tilknytter du et spørgsmål til et indsatsområde: 1. Markér linjen med spørgsmålet - holde venstre museknap nede 2. Træk spørgsmålet op på ønskede indsatsområde og slip venstre museknap 3. Spørgsmålet er nu tilknyttet et indsatsområde For at fjerne spørgsmål, trykker du på krydset udfor det enkelte spørgsmål. Side 15 af 20

16 RETTE INDSATSOMRÅDE fanebladet handlingsplan Vælg indsatsområde Tryk på indsatområdets navn i oversigten Ret overskrift/navn på indsatsområdet Ret ansvarlig Skriv evt. budgettal Skriv evt. reference/leverandør Beskriv indsatsområde Skriv evt. løsning Tryk Gem indsatsområde 1. I kan nu gå i gang med at knytte spørgsmål fra handlingsplanen til indsatsområdet. På den måde bliver handlingsplanen med tiden mindre (når indsatsområdet er evalueret og afsluttet). I kan også vælge at dele indsatsområdet op i milepæle/delopgaver uden at knytte spørgsmål fra spørgeskemaet. Det kan være et arbejdsmiljøproblem man har opdaget efter APV kortlægningen Side 16 af 20

17 RAPPORTER Når du vælger en rapport, kan du vælge at se på hele undersøgelsen eller dele af undersøgelsen. For at komme i gang skal du trykke på rapport derefter tryk på teksten opret rapport. For at danne en rapport, skal du igennem 5 trin. TRIN 1 VÆLG RAPPORTTYPE Afhængigt af abonnementstype og evt. specialudviklede rapporter, vises de til venstre og markeres ved at trykke på eksemplet. Markeret rapporttype vises med en blå baggrund. Distribution det vil sige liggende søjle diagrammer. Radar Er bedst til få fokusområder. Side 17 af 20

18 TRIN 2 VÆLG TIDSINTERVAL OG UNDERSØGELSER Du skal nu tage indstilling til det tidsinterval, hvori undersøgelsen har fundet sted. Om du vil sammenligne med tidligere undersøgelser og tidsinterval. Hvilke overordnede områder der skal indgå ( Afhænger af abonnementetes indhold) TRIN 3 VÆLG ORGANISATION Vælg den sikkerhedsorganisation eller afdelingsorganisation, du ønsker at trække data fra. Her vælges hele, eller dele af den valgte organisation. Side 18 af 20

19 TRIN 4 VÆLG OMRÅDE FRA UNDERSØGELSE Her kan du vælge alle tilgængelige spørgsmålsgrupper og spørgsmål, eller dele af svarmatrialet fra valgte tidsinterval og organisation. TRIN 5 NAVNGIV RAPPORTEN Giv rapporten et navn Når du har trykket finish, ender du automatisk under fanen rapporter. Kan du ikke se din rapport endnu, bedes du lige opdatere siden ved evt. at trykke på fanebladet rapporter. Side 19 af 20

20 MØDEMODUL Vidste du: At det er lovpligtigt for alle virksomheder over 20 ansatte, at afholde sikkerhedsgruppemøde minimum hver 3 måned. Det er altid en god idé at have gemt alt mødeaktivitet i systemet. På den måde kan sikkerhedsorganisationen altid finde kommende møder og møder af ældre dato. OPRET MØDE Tryk på arrangér møde Giv mødet en overskrift/navn, sæt en mødedato og skriv agenda Gem møde Send evt. mødepåmindelse til deltagerne. OPDATER MØDE Klik på møde datoen. Ret evt. dato, hvis datoen på mødet er blevet ændret. Skriv referat af mødet eller klip og kopier tekst ind fra et tekstdokument. Gem mødet. AFLYS ET MØDE Klik på mødedatoen under næste eller fremtidige møder. Tryk aflys møde. Side 20 af 20