Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010:

Transkript

1 BESLUTNINGSPROTOKOL Ingen fraværende. 1. Godkendelse af dagsorden J.nr. BOR 11/2010 Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010: Godkendt. 1

2 2. Meddelelser fra formanden J.nr. BOR 12/2010 Formanden orienterede under mødet den 12. marts 2010 om: Konkret henvendelse fra borger vedrørende Borgerrådgiveren samt forslag til korte oplæg fra medarbejdere ved Borgerrådgiveren til udvalgets medlemmer forud for ordinære møder i udvalget.

3 3. Borgerrådgiverens status J.nr. BOR 13/2010 Mundtlig status Borgerrådgiveren giver løbende Borgerrådgiverudvalget en mundtlig status. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at Borgerrådgiverens mundtlige orientering om status tages til efterretning. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010: Taget til efterretning. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren skal i medfør af kommissoriet følge Borgerrådgiverens virksomhed. LØSNING Borgerrådgiveren vil på mødet give Borgerrådgiverudvalget en kort mundtlig orientering om sit virke, herunder om: Henvendelser til Borgerrådgiveren og iværksatte og afsluttede egen driftundersøgelser Inspektion den 4. februar 2010 af Bostedet Persillevej 2A & 2B (det tidligere Tokanten ) Diskriminationshotline Personalesituationen ØKONOMI - VIDERE PROCES -

4 BILAG - Johan Busse /Maja Markman

5 4. Regnskab 2009 J.nr. BOR 14/2010 Regnskab 2009 Borgerrådgiverudvalget skal godkende Borgerrådgiverens aflæggelse af regnskab for 2009 med henblik på, at dette kan sendes til Økonomiforvaltningen og indgå i kommunens samlede regnskab for året. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at godkende regnskab 2009, herunder kommentaren til balancen, 2. at godkende, at der som svar på indkaldelsen af regnskabsoverførsler anmodes om overførsel af mindreforbruget på 287 t.kr. fra 2009 til Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010: Godkendt. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren skal aflægge regnskab på baggrund af regnskabscirkulæret. Borgerrådgiveren har inden udløbet af fristen den 1. marts 2010, kl. 12 aflagt regnskabet for 2009 til Økonomiforvaltningen og Intern Revision med forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse. Fristen for udvalgets godkendelse er den 26. marts 2010, og nærværende sag forudsættes derfor behandlet på det ordinære udvalgsmøde den 12. marts Det bemærkes, at Økonomiforvaltningen bearbejder det samlede regnskab i dialog med forvaltningerne. Borgerrådgiveren tager derfor over for Borgerrådgiverudvalget forbehold for de eventuelle tekniske ændringer, som kan følge heraf. LØSNING Borgerrådgiverens bevilling i 2009 udgjorde oprindeligt t.kr. (vedtaget budget). Ved Borgerrepræsentationens beslutning af 28. maj 2009 overførtes yderligere 895 t.kr. (dagsordenens pkt. 18). Bevillingen blev ved senere korrektioner nedskrevet med 21 t.kr. (møder i Borgerrepræsentationen hhv. 17. september 2009, tillægsdagsordenens pkt. 1 og 10. december 2009, dagsordenens pkt. 12), således at Borgerrådgiverens korrigerede budget for 2009 udgjorde t.kr.

6 Overførsler Af den oprindelige overførsel på 895 t.kr. overførtes 573 t.kr. i kategorien overførsler på service som er lov- eller kontraktmæssigt bundne, mens 322 t.kr. overførtes i kategorien Serviceoverførsler som kan annulleres, men overføres. Borgerrådgiveren har herunder anvendt 587 t.kr. til opfølgende kendskabsundersøgelse, aflønning af vikarer og ekstra medhjælp, udvikling af skabeloner til ny afrapporteringsform, kommunikation på fremmedsprog og studietur for Borgerrådgiverudvalget samt udvikling af nyt statistiksystem til Borgerrådgiveren til erstatning for det system, som ikke lod sig videreføre efter marts Borgerrådgiverens korrigerede ramme er herefter: Bevilling Beløb (t.kr.) Budget Overført fra Senere korrektioner - 21 Sum Borgerrådgiverens servicemåltal udgør: Bevilling Beløb (t.kr.) Budget Korrektion af måltal for serviceudgifter 573 Senere korrektioner -21 Sum Borgerrådgiveren samlede forbrug i 2009 udgør t.kr. svarende til et mindreforbrug på 287 t.kr. i forhold til den korrigerede ramme og et merforbrug på 35 t.kr. i forhold til serviceudgiftsmåltallet. Borgerrepræsentationen kan beslutte, at Borgerrådgiverens ramme reduceres i 2010 med et beløb svarende til det overskredne servicemåltal, dvs. med op til 35 t.kr. Der vedlægges udfyldte skemaer (obligatoriske oversigter) vedrørende regnskabsaflæggelsen 2009, jf. bilag 3. Ved Borgerrådgiverudvalgets beslutning den 17. februar 2009, BOR 03/2009 om opfølgning på netværksseminar om diskrimination, godkendte udvalget planen for den videre opfølgning på netværksseminaret og synliggørelse af Borgerrådgiverens diskriminationstilsyn, som indebærer afholdelse af en udgift i størrelsesordenen 215 t.kr. inden for Borgerrådgiverens budget af overførte midler. Borgerrepræsentationen tiltrådte ressourceanvendelsen den 28. maj 2009 (dagsordenens pkt. 18).

7 Forbruget var forudsat afviklet i 2009, men blev bl.a. af mandskabs- og tidsmæssige årsager ikke gennemført og derfor udskudt til Projektet er iværksat pr. 1. januar Den resterende del af mindreforbruget beror desuden på, at de fakturerede udgifter til administrative ydelser, som aftages fra Koncernservice (IT, bogholderi og personaleadministration), har været lavere end forventet. Den resterende del af mindreforbruget (72 t.kr.) svarer således til de forudsatte udgifter til Koncernservice i 2009, som Koncernservice ikke har afregnet over for Borgerrådgiveren i regnskabsåret. Det bemærkes endvidere, at Borgerrådgiveren løbende har forsøgt at få en ydelsesaftale i stand med Koncernservice siden foråret 2007 bl.a. for at sikre forudsigelighed i budgetstyringen. En samlet aftale foreligger p.t. fortsat ikke. Borgerrådgiveren foreslår, at det konstaterede mindreforbrug på 287 t.kr. søges overført til Der vedlægges udfyldte skemaer vedrørende de foreslåede overførsler, jf. bilag 4. Balance for 2009 vedlægges, jf. bilag 5, idet Borgerrådgiveren har følgende bemærkninger hertil, som foreslås indarbejdet i det omkostningsbaserede regnskab 2009: Borgerrådgiverens balance for 2009 udviser et fald på ca. 0,262 mill. kr. i værdien af materielle anlægsaktiver (inventar og tekniske anlæg) grundet afskrivning af aktiver, hvorefter anlægsaktiverne ved årets udgang udgør ca. 0,223 mill. kr. Borgerrådgiveren har anvendt kommunens overordnede regnskabspraksis. ØKONOMI Borgerrepræsentationen kan beslutte, at Borgerrådgiverens ramme reduceres i 2010 med et beløb svarende til det overskredne servicemåltal, dvs. med op til 35 t.kr. Såfremt mindreforbruget på i alt 287 t.kr. med Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens godkendelse kan overføres fra 2009 til 2010, vil Borgerrådgiverens ramme for 2009 blive korrigeret med det pågældende beløb. VIDERE PROCES Kommunens samlede regnskab herunder Borgerrådgiverens regnskabsaflæggelse skal behandles af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Skemaerne under bilag 3 sendes sammen med udvalgets beslutning og en underskreven ledelseserklæring til Intern Revision og til kommunens eksterne revisor efter udvalgets godkendelse.

8 BILAG 1. Referat fra Økonomiudvalgets møde den 24. november 2009 med bilag 2. Økonomiforvaltningens indkaldelsesbrev af 3. december 2009 vedrørende regnskabsoverførsler fra 2009 til Udfyldte skemaer (obligatoriske oversigter) til Økonomiforvaltningen vedrørende regnskabsaflæggelsen 2009 (omfatter flere faneblade) 4. Udfyldte skemaer til Økonomiforvaltningen og Intern revision vedrørende overførsler i forbindelse med regnskab Borgerrådgiverens balance 2009 (skema) som modtaget fra Økonomiforvaltningen ved mail af 16. februar 2010 Johan Busse /Maja Markman

9 5. Høring om kommunikationspolitik over for etniske minoriteter J.nr. BOR 15/2010 Borgerrådgiverudvalgets høringssvar Borgerrådgiveren giver Borgerrådgiverudvalget en mundtlig orientering om høring fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen om forslag til tværgående kommunikationsstrategi i forhold til etniske minoriteter samt om udkast til Borgerrådgiverudvalgets høringssvar. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at høringssvar (vedlagt som bilag 4) godkendes. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010: Godkendt, dog således at der efter andet afsnit på side to indsættes følgende afsnit: Initiativet skal rettes mod alle svage læsere uanset etnisk baggrund. PROBLEMSTILLING Beskæftigelses- og Integrationsudvalget behandlede den 3. december 2009 på dets møde et forslag til en revideret kommunikationsstrategi i forhold til etniske minoriteter, jf. bilag 1, 2 og 3. Forslaget er efterfølgende sendt i høring i de stående udvalg samt i Borgerrådgiverudvalget. LØSNING Borgerrådgiveren har udarbejdet vedlagte udkast til høringssvar (bilag 4) fra Borgerrådgiverudvalget. Kommunikationsstrategien indeholder fire indsatsområder: 1. Forståelige breve fra kommunen 2. Intern hjemmeside til erfaringsudveksling 3. Kend din kommune

10 4. Etniske minoritetsborgeres deltagelse i lokale borgermøder i forhold til helhedsplansarbejdet I udkastet til høringssvar giver udvalget vedrørende problemstillingen forståelige breve fra kommunen udtryk for, at udvalget finder det positivt, at arbejdet med forståelige breve fra kommunen inkluderer allerede indvundne erfaringer fra tidligere projekter med bedre breve til borgerne, samt at udvalget finder, at der navnlig inden for dette indsatsområde bør være fokus på kommunens myndighedsopgaver, da der foreligger retlige krav til denne del af kommunens ydelser (f.eks. krav om tolkning eller oversættelse). I svaret hilser udvalget det vedrørende intern hjemmeside til erfaringsudveksling velkomment at systematisere erfaringsudvekslingen gennem etablering af en intern hjemmeside, og udvalget tilslutter sig en anbefaling fra Borgerrådgiveren om, at der afsættes ressourcer til løbende at promovere og holde liv i hjemmesiden også ud over 2010, da der ellers er en risiko for at anvendelsen af den hurtigt aftager. I svaret giver udvalget vedrørende kend din kommune endvidere udtryk for at se positivt på at styrke indsatsen for at højne kommunekendskabet og mulighederne for at lære kommunen at kende også i denne sammenhæng, og udvalget anbefaler, at forvaltningerne i arbejdet med den foreliggende kommunikationsstrategi også har fokus på medarbejdernes kendskab til deres egen kommune, hvilket der ifølge Borgerrådgiveren er stort behov for. Udvalget giver endelig også udtryk for at tilslutte sig initiativet om etniske minoritetsborgeres deltagelse i lokale borgermøder i forhold til helhedsplansarbejdet. ØKONOMI Forslaget har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES Når Borgerrådgiverudvalget har godkendt høringssvaret, fremsendes dette til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. BILAG 1. Indstilling fra Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets møde den 3. december 2009 om forslag til revideret udkast til tværgående kommunikationsstrategi i forhold til etniske minoriteter 2. Forslag til revideret kommunikationsstrategi for etniske minoriteter (Bilag 1) 3. Analyse af behov, udfordringer og gode erfaringer i forhold til kommunikation med etniske minoritetsborgere (Bilag 2) 4. Udkast til høringssvar af 12. marts 2010

11 Johan Busse /Maja Markman

12 6. Ændring af forretningsorden for Borgerrådgiverudvalget J.nr. BOR 16/2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at vedlagte udkast til revideret forretningsorden for udvalget vedtages og træder i kraft med øjeblikkelig virkning. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010: Vedtaget. PROBLEMSTILLING Af kommissoriet for Borgerrådgiverudvalget fremgår, at udvalget selv vedtager sin forretningsorden. Borgerrådgiveren har udarbejdet et udkast til en revideret forretningsorden for udvalget henset til, at forretningsordenen i den nuværende udformning ikke er fuldt ud tidssvarende. LØSNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at vedlagte udkast til revideret forretningsorden vedtages og træder i kraft med øjeblikkelig virkning. Forslaget er revideret på følgende punkter: 1 er i forslaget ændret til: Borgerrådgiverudvalget er nedsat under Borgerrepræsentationen i henhold til 17, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse, jf. Borgerrepræsentationens beslutning af 15. januar 2004 (BR 586/03), idet borgerrådgiverfunktionen er forankret direkte under Borgerrepræsentationen, jf. 24, stk. 1, i styrelsesvedtægten for Københavns Kommune. Forslaget skyldes, at dispensation fra Indenrigsministeriet til Borgerrådgiverens forankring direkte under Borgerrepræsentationen ikke længere er nødvendig, da styrelseslo-

13 vens 65e har gjort det muligt permanent at give Borgerrådgiveren denne status, jf. nu styrelsesvedtægtens 24. Det er anført i forslaget ( 8, stk. 6, 2. pkt.), at I sager, som sendes til Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget, de stående udvalg, lokaludvalgene eller anden myndighed, kan ethvert medlem kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Valby Lokaludvalg udgår således af forretningsordenen, hvori der i stedet henvises til lokaludvalgene. Forslaget skyldes, er antallet af lokaludvalg er udvidet og ikke længere er begrænset til Valby Lokaludvalg. 13, stk. 1, er i forslaget ændret til: Borgerrådgiveren sekretariatsbetjener Borgerrådgiverudvalget og forbereder Borgerrådgiverudvalgets møder i samråd med formanden. 14, stk. 1, er i forslaget ændret til: Denne forretningsorden er vedtaget af Borgerrådgiverudvalget den 12. marts 2010 og træder i kraft straks. ØKONOMI Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES - BILAG 1. Forretningsorden for Borgerrådgiverudvalget 2. Udkast til revideret forretningsorden for Borgerrådgiverudvalget Johan Busse /Maja Markman

14 7. Eventuelt J.nr. BOR 17/2010 Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 12. marts 2010: Udvalgsmødet den 11. juni 2010 kl , jf. BOR 8/2010, ændres til den 18. juni 2010 kl

15 Mødet sluttede klokken Susan Hedlund Jakob Næsager Signe Færch Finn Rudaizky Neil Stenbæk Bloem