Karlstrup boligselskab

Transkript

1 Karlstrup boligselskab Referat af 25. juli 2013 Organisationsbestyrelsesmøde mandag, den 15. juli 2013 kl i beboerhuset, Druemarken 2680 Solrød Strand I bestyrelsen: Per Bringsjord (PB), Bruno Jessen (BJ), Bjarne Albrektsen (BA), Søren Bak (SB), Jan Ludvigsen (JL), Tony Schmidt (TS) og Vivian Eliasen (VE) Øvrige: Per Felby (PF) Dagorden 16 Godkendelse af referat fra sidste møde 17 Godkendelse af dagsordenen Referat af mødet den 2. maj.2013 Det indstilles at referatet tages til efterretning Vivian og Tony deltager i mødet. Det indstilles, at dagsordenen godkendes og anvendes som grundlag for mødet. Godkendt Dagsordenen godkendtes. PB bød velkommen, særligt til bestyrelsessuppleanterne Vivian og Tony, der fremover deltager i møderne med taleret. 18 Ejendomsfunktionær og administration Claus blev ansat den 1. maj 2013 og fungerer godt i stillingen. Allerede ved ansættelse af den tidligere ejendomsfunktionær blev det drøftet, at en ny funktionær skulle varetage yderligere administrative opgaver. Det vil især gøre sig gældende i forbindelse med den pågående byggesag. Da det samtidigt erkendes, at driftslederfunktionen ikke har fungeret tilfredsstillende, er det i forbindelse med administrationens flytning til Solrød Center naturligt at tilpasse organisation og arbejdsopgaver. PF orienterede om drøftelser med Claus og om den gode kontakt til administrationskontoret. Bestyrelsen udtrykte ligeledes stor tilfredshed med det arbejde, som Claus har forestået i den forløbne periode.

2 2 Med henblik på at få etableret en hensigtsmæssig kommunikation og effektiv forretningsgang foreslås, at Claus kobles op til kontoret med en bærbar PC således, at der kan ydes den hurtigst mulige service i relation til beboerne. Ligeledes med henblik på at styrke kommunikationen mellem Claus og bestyrelsen bør det overvejes, at han deltager i bestyrelsesmøderne, eventuelt kun indledningsvis hvor dagsordenen tilrettes således, at de punkter, der vedrører driftsfunktionerne behandles først og Claus herefter forlader mødet. Med henblik på at styrke kommunikationen mellem administrationen og Claus var der enighed om, at blev etableret PC og printer samt Kbea mailadresse. Bestyrelsen kunne tiltræde, at Claus deltog i bestyrelsesmøderne i nødvendigt omfang, hvilket Claus ikke har indvendinger imod. 19 Ungdomsbolig som normalbolig Spørgsmålet forelægges til bestyrelsens stillingtagen. I forbindelse med den administrative kontrol af, at en beboer i en af ungdomsboligerne opfyldte de gældende kriterier for at bebo en bolig med særligt tilskud blev det konstateret, at beboeren ikke længere opfyldte kravene og derfor blev opsagt. Ved en efterfølgende retssag herom fik beboeren medhold i, at hun kunne blive boende, idet der dels opstod tvist om en rettelse i lejekontrakten, dels ved at lejeren fik godkendt lejemålet hos kommunen som en almindelig bolig (fejlnotering). Der vil på mødet blive givet en nærmere redegørelse for sagen. Det indstilles, at redegørelsen tages til efterretning. PF orienterede om den retssag, der har været anlagt mod boligselskabet, hvor en lejer af en ungdomsbolig ved Landretten har fået medhold i, at hendes konkrete lejemål ikke følger reglerne om ungdomsboliger med de almindelige regler for familieboliger. Det har ingen økonomiske konsekvenser for boligselskabet. Ved fraflytning vil boligen igen få status som ungdomsbolig. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 20 Tyverisikring af vinduer i Druemarken og Fredensvej P.g.a. de mange sager om tyverier i boligselskabets område drøftes mulighederne for en bedre sikring af vinduerne. Spørgsmålet forelægges til bestyrelsens stillingtagen. Bestyrelsen drøftede flere løsningsmuligheder til imødegåelse af indbrud. Hvidbjerg Vinduer kontaktes herom, herunder om en vejledning vedrørende smøring og behandling af beslag.

3 3 21 Køleskabe/komfurer Hårde hvidevarer er generelt en væsentlig omkostning i en afdelings regnskab. Dette har givet anledning til følgende overvejelser: 1. I hvilket omfang skal boligselskabet levere hvidevarer til lejemålene. 2. Hvorfra skal vi i givet fald købe hvidevarerne. 3. Er hvidevarerne monteret forskriftsmæssigt. Spørgsmålet forelægges til drøftelse og behandling. 22 Status i byggesagen Tagrenoveringen er kommet i gang med en kort forsinkelse på Landsbyggefondens endelige godkendelse af skema B. Forsinkelsen forventes indhentet således, at den aftalte slutdato holder. Der er fra Danske Bank fremsendt tilbud om et byggelån til en rente på 3,6 % og efterfølgende har Realkredit Danmark tilbudt et kreditforeningslån, 30 år til fast rente 3 % p.a. Byggegruppen vil på mødet nærmere uddybe status. Det indstilles, at lånene tiltrædes og at orienteringen tages til efterretning. I fortsættelse heraf udsendes skrivelse til beboerne herom samt om indberetning af fejl og mangler ved de udskiftede vinduer og døre, med henblik på det forestående 5 års gennemgang, hvor eventuelle mangler skal udbedres for entreprenørens regning. Fra medlemmer af bestyrelsen blev udtrykt betænkeligheder ved installationerne i ungdomsboligerne, særligt køkkensektionen. Der var enighed om, at ulovlige installationer umiddelbart skal afklares og at der kan foretages de nødvendige udskiftninger til sikring heraf. BJ forestår koordinationen heraf. Byggeudvalgets medlemmer udtrykte utilfredshed med byggerådgivningen, idet byggemødereferaterne ikke gav det korrekte billede af, hvad der var vedtaget, herunder hvad byggeudvalget havde accepteret. Særligt afslutningerne på blok 1 blev drøftet på grundlag i et oplæg fra TS. Der var enighed om, at pålægge entreprenøren at ændre afslutningen til den af TS foreslåede løsning. Spørgsmålet om pergolaer skal endelig afklares på et beboermøde og indarbejdes i husordenen.

4 4 23 Status, øvrige sager a. Klager b. Fredensvej 4 E Der gives på mødet en orientering om eventuelle klager - Henvendelse fra Fredensvej 4 B - Status i øvrige sager Under afklaring Administrationen tilskriver 4 B herom. PF henviste til to do listen, som løbende vil blive opdateret. PF og SB orienterede om de drøftelser og det arbejde, der har været foretaget i den forløbne periode. Det er en kompleks sag men sigtet er fortsat en afklaring inden der skal afholdes beboermøde. c. Økonomi d. Varmeafregning e. Døre i Druemarken f. To do liste Der gives på mødet en orientering Status i varmeafregning i Druemarken Kvalitetsproblemer Status på listen gennemgås PF orienterede om halvårsstatus, der udviser en balance i overensstemmelse med budgettet. Administrationen kontakter Brunata, med henblik på at få etableret fjernaflæselige varmemålere i Druemarken. Der henvises til det under punkt 20 anførte. PF gennemgik de på listen opførte sager, hvilket gav anledning til en drøftelse af de konkrete udfordringer, der er en følge af, at Karlstrup Boligselskab er et mindre boligselskab, hvor alle kender hinanden. Administrationen reagerer i overensstemmelse med bestyrelsens indstilling. To do listen tilrettes med nye/afklarede sager.

5 5 24 Meddelelser: a. Formanden Ingen yderligere meddelelser. b. Administrationen Ingen yderligere meddelelser. c. Bestyrelsen Ingen yderligere meddelelser 25 Mødekalender for 2013 Næste bestyrelsesmøde Budgetmøde Repræsentantskabsmøde Formanden og administrator fremsender forslag til mødedage. 26 Eventuelt Der var enighed om, at der bør ske en opstramning af afviklingen af beboermøderne. Per Felby