Forprojekt nyt studiesystem. Behovsanalyse af et nyt studiesystem

Transkript

1 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem 2016

2 Side 2 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Vision... 4 Proces og metoder... 5 Behov... 9 Fokusområder for det fremtidige arbejde med et nyt studiesystem Funktionelle krav Brugervenligheds krav Tekniske krav Begrebsmodel Modulisering af behov Bilag Bilag 1: Ordforklaring Bilag 2: Vision Bilag 3: Aktører og behov Bilag 4: Integrationer og behov Bilag 5: Roller i systemet Bilag 6: Metodebilag... 82

3 Side 3 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Opgave og proces Den stillede opgave Erhvervsskolerne har siden midten af 1990 erne anvendt Undervisningsministeriets studieadministrative system EASY-A. Systemet er oprindeligt udviklet som et rent administrativt system, der skulle sikre, at registrering af elevdata skete på en ensartet og veldokumenteret måde samt sikre et korrekt grundlag for ministeriets udbetaling af tilskud til skolerne. Pr. 1. august 2016 er det ikke længere et krav, at erhvervsskolerne benytter EASY-A, idet systemet skal udfases og skolerne kan anskaffe et system på det frie marked. Pt. er der ingen alternative systemer der kan dække samtlige uddannelsesområder på erhvervsskolerne. Danske Erhvervsskoler (DE) og Danske SOSU-skoler har derfor besluttet at nedsætte en projektgruppe bestående af medlemmer fra de to foreninger til udarbejdelse af en behovsafdækning for den fremtidige systemunderstøttelse af såvel de studieadministrative som de studierettede opgaver. Det er projektgruppens opfattelse, at behovene til et nyt studiesystem bør tage udgangspunkt i et moduliseret system, som understøtter de studieadministrative og studierettede opgaver med mulighed for integration til andre systemer. Opgaven, som ønskes løst i forprojektet, er udarbejdelse af en behovsafdækning på et overordnet niveau, men under hensyntagen til- og respekt for det operationelle niveau. Behovsafdækning skal kunne danne grundlag for udarbejdelse af en egentlig kravspecifikation til brug for en eller flere erhvervsskolers udbud af opgaven med at udvikle et nyt studiesystem eller som checkliste ved anskaffelse af eksisterende systemer. Behovsafdækning omfatter både en fastholdelse af eksisterende behov i det nuværende studieadministrative system og en afdækning af nye fremtidige behov til et studiesystem, herunder bl.a. afdækning af behovene for at kunne omfavne Learning Management Systemer (LMS). Opgaven omfatter også udarbejdelsen af et økonomisk overslag over de forventede udgifter ved udviklingen af de respektive behovsområder, som grundlag for at der kan udarbejdes et samlet overslag over udviklingsopgaven. For yderligere information omkring opgaven henvises til bilag Ekstern Oplæg til udarbejdelse af kravspecifikation_ pdf som er vedlagt. Forudsætninger Projektgruppen har i sit arbejde taget udgangspunkt i, at et/flere studiesystemer som minimum effektivt kan håndtere de processer, som det nuværende EASY-A understøtter. Behovsafdækningen har taget udgangspunkt i de nuværende lov- og regelsæt på området. Behovsafdækningen har vist, at der er flere områder, hvor der med fordel kunne ske en forenkling, For nærværende kendes ikke den fremtidige afgrænsning af de nationale systemer, som understøttes af Undervisningsministeriets Styrelse for It og Læring (STIL), og de markedsgjorte systemer. Der er derfor områder, hvor projektgruppen har måttet antage den fremtidige systemarkitektur. Antagelserne bygger på projektgruppens vurderinger og forventninger til en effektiv opgavefordeling mellem STIL og markedet. I bilag Bilag 4: Integrationer og behov afsnit UVM/webservice side 68 nævnes de væsentlige forudsætninger.

4 Side 4 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Vision Projektgruppens arbejde tog udgangspunkt i nedenstående vision, som er resultatet af gruppens arbejde på første workshop. De 2 nedenstående punkter er vurderet af projektgruppen til at være de vigtigste. Hvis man ønsker et overblik over processen samt alle inputtene til visionerne, så kan man få dette i bilag 2 sidst i denne rapport. Disse 2 visioner har været den overligger som har vi har forsøgt at styre efter under processen med at få behovsafdækket et nyt studiesystem. 1. Beskrive behov til det nødvendige system for en skole, der ikke vil købe 3. parts produkter, og som er fuldstændigt og dækkende for en mindre skole. 2. Kortlægningen skal holdes på et højt abstraktionsniveau med respekt for de operationelle opgaver.

5 Side 5 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Proces og metoder I forprojektet har der været fokus på kernen af opgaven; analyse og undersøgelse af alle behov til det nødvendige studiesystem for en skole, der ikke vil købe 3. parts produkter, og som er fuldstændigt og dækkende for en mindre skole. Processen har haft et entydigt fokus på at afdække hvilke behov og ikke hvordan disse behov kunne implementeres. Derfor er der heller ikke blevet produceret f.eks. wireframes eller data model som en del af projektet. Projektet er udført i et tæt samarbejde med Danske Erhvervsskoler og Danske SOSU-skolers projektgruppe, suppleret af relevante brugere, primært studieadministrative medarbejder, med et dybt kendskab til behovene på det operationelle plan. Forprojektet har været opdelt i 6 gentagelser (iterationer). Hver iteration har været delt i en forståelse fase (forberedelse til workshop, videns indsamling), analyse fase(workshop) og en konkretisering fase (efterfølgende opsamling på workshop). Konkretisering har været foretaget af ditmer a/s, og har resulteret i en version af rapporter og behovsmatrix som har kunnet blive vurderet og kvalificeret af projektgruppen inden næste workshop. Ud over en grundlæggende opbygning af forståelse og viden, gennem analyse og undersøgelse i projektgruppen og dennes medlemmer har det været helt essentielt for projektet, at sikre et bredt videns fundament ved at inddrage relevante fagpersoner løbende i projektet. Denne inddragelse er sket løbende i projektet og specielt i iteration 2, 3 og 5. Processen har introduceret en række nye metoder for projektgruppen løbende, f.eks. user stories, disse metoder vil blive forklaret yderligt senere i dette afsnit. Introduktionen har været en lærende og krævende proces for projektgruppens medlemmer, men den store involveringen fra projektgruppens medlemmer har medført at, slutproduktet af projektet har opnået den høje kvalitet det har. Afholdte aktiviteter Vision opstart workshop - 7. september Visioner for det nye system samt opstart af identificeringen af relevante opgaver. Videns indsamling september Introduktion til studieadministrationen ved besøg på Rybners i Esbjerg. Iteration 1-1. og 2. oktober Workshop 1 og 2, fokus på områderne indslusning, optagelse og studieadministration. Iteration og 20. oktober Workshop 3 og 4, fokus på studieadministrationen. Iteration og 11. november Workshop 5 og 6, fokus på områderne studieadministration, praktikadministration og eksamen. Iteration november og 1. december Workshop 7 og 8, fokus på områderne Økonomi og HR, Bygningsdrift og services, gennemførelsesvejledning / støtte og kommunikation. Iteration og 12. januar Workshop 9 og 10, fokus på læring og opsamling. Iteration 6-1. og 2. marts Workshop 11 og 12 gennemgang og tilpasnings af behovsafdækning og behovsmatrix

6 Side 6 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Denne rapport sammenfatter de identificerede behov og iagttagelser fra projektgruppen på de overfor nævnte workshops. Afklaringsproces proces for analyse og undersøgelse af behov Overordnede afklaringsprocesfaser i projektet De overordnede faser i projektet, har været som vist Error! Reference source not found.. Opstartsmøde og første workshop 6 iterationer (forstå, analyse og konkretisering) Overlevering Figur 1 Overordnede faser i projektet Opstartsmøde og første workshop Opstartsmødet havde et fokus på at opnå en forventningsafstemning i forhold til den videre afklaringsproces i projektet og det ønskede resultat. Første workshop Den første workshop skulle sikre et solidt fundament at bygge på i forhold til de efterfølgende 5 afklaringsseminarer. Den første workshop behandlede primært disse 2 emner: vision overordnet gennemgang af processer. Arbejdet med visionen for et nyt studiesystem tog afsæt i en forståelse af, hvad en god vision er: En god vision hjælper med til at prioritere konkrete indsatser En god vision giver et pejlemærke, som fremskridt kan holdes op imod En god vision afspejler de bagvedliggende værdier Resultatet kan ses i Bilag 2: Vision side 39.

7 Side 7 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem På den første workshop blev metoder som silent brainstorm og dot voting / multi-afstemning bragt i spil for at afdække visionerne for et fremtidligt studiesystem. Iterationer workshops Som tidligere nævnt har projektet været opdelt i 6 iterationer. Hver iteration har været delt i en forståelse fase (forberedelse til workshop, videns indsamling), analyse fase(workshop) og en konkretisering fase (efterfølgende opsamling på workshop) som det er vist på Figur 2 - overblik over processen for behovsafdækningen. Figur 2 - overblik over processen for behovsafdækningen Forstå-fasen Denne fase har primært indeholdt aktiviteter omkring forberedelse af workshops(analysefasen), tilpasning af processen og indsamling af viden om f.eks. eksisterende systemer og arbejdsgange. Analysefasen workshopdage Hver analysefase bestod af to sammenhængende workshop dage. Workshopdagene var en faciliteret proces af ditmer, hvor man i fællesskab analyserede og undersøgte hvilke behov der knyttede sig til de udvalgte processer for den specifikke iteration. På workshopdagene skabte ditmer og projektgruppen i fællesskab et rum hvor vi i fællesskab identificerede, kvalificerede og udfordrede den viden, der blev bragt i spil for at kunne skabe grundlaget for udviklingen af et nyt studiesystem som afløser for EASY- A. Et vigtigt input til dette arbejde var blandt andet de visioner der blev skabt på den første workshop. Udvalgte processer Det var hensigten, at behovsafdækningen skulle tage udgangspunkt i en række processer, som projektgruppen sammen med STIL i foråret 2015 identificerede, jf. bilag Ekstern_Bilag 1_Procesbeskrivelse_Maj 2015.pdf som er vedlagt. I løbet af forprojektet er antallet af processer blevet udvidet, da det har vist sig, at de oprindelige identificerede processer ikke var fyldestgørende, bl.a. manglede flere studierettede processer. Hver iteration af afdækningen har behandlet en række udvalgte processen, hvilke kan ses på oversigten over afholdte aktiviteter tidligere i dette afsnit. For hvert procesområde er behovene identificeret således, at et bredt udvalg af de uddannelser, der udbydes, er dækket, herunder følgende uddannelser: EUD - GF1, EUD - GF2, EUD hovedforløb, EUD

8 Side 8 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem EUX, EUD EUV, Brobygning, Skolepraktik, Skolehjem, HTX (gymnasium), HHX (gymnasium), STX (gymnasium), AMU (kursus), IDV (kursus) og Åben uddannelse (kursus). Behandling af en enkelt proces, f.eks. optagelse Behovsafdækning for et udvalgt område/proces, har anvendt en metode med inspiration fra bogen User Story Mapping 1, som hedder Think, Write, Explain & Place. Figur 3 - overblik over processen for behovsafdækning af et enkelt område / proces Metoden har et udgangspunkt i en dialogbaseret proces, som skitseret på figuren herover. Hvert behov som igennem dialogen er blevet identificeret er blevet defineret som en user story. Metoden user story blev valgt, for at skabe et format som er ensartet og muligt at kommunikere præcist omkring. Konkretiseringsfase Konkretiseringsfasen blev fortaget primært af ditmer hvor der blev skabt en række artefakter 2 som kunne deles, vurderes og bedømmes af projektgruppen og de involverede interessenter. 1 User Story Mapping, Jeff Patton ISBN: Eksempelvis opsamling på brainstorms, user stories mm. F.eks. Behovsmatrix og rapport.

9 Side 9 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Behov Alle funktionelle behov er defineret i vedlagte behovsmatrix (Studiesystem_behov.xlsx). Dette afsnit opsummerer indholdet af behovsmatrixen, fordelt på afsnit og set i forhold til antal af behov, kategori og hvilke type behov, det enkelte afsnit indeholder. De definerede funktionelle behov, i behovsmatrixen og som er opsummeret i afsnittet her er essensen af det fælles arbejde, projektgruppen har udført i dette projekt. Behovsmatrixen indeholder i alt 419 behov og alle behov er beskrevet som user stories. Selve afdækningen er holdt på et højt abstraktionsniveau, derfor vil behovsanalysens user stories typisk være på et abstraktionsmæssigt højere niveau end man typisk ser i f.eks. i et udbudsmateriale. Man kan læse mere om user stories i Error! Reference source not found.bilag 6 sidst i dette dokument. Studieadministration (46 behov) Afsnittet studieadministration indeholder i alt 46 behov fordelt på følgende underkategorier: Aktivitetsindberetning (7) Fremmødekontrol og opfølgning (8) Evaluering (8) Indberetninger - f.eks. til Danmarks Statistik (1) AUB (3) SU (2), Transport (4) Ansøgning (1) Elev (8) Time opfølgning (1) Elevdeling (1) Kommunikation (1) Elevindberetning (1) Afsnittet studieadministration dækker over nogle af de mest centrale behov i forhold til de studieadministrative opgaver, herunder f.eks. aktivitetsindberetning og fremmødekontrol. Dette afsnit er ikke udtømmende for de identificerede behov til de centrale studieadministrative opgaver, da der for at skabe et fokus og overblik er oprettet følgende afsnit til specifikke centrale studieadministrative opgaver/områder: Udbudsgodkendelse Grovplanlægning Tilmelding Optagelse Elevtilknytninger Skemalægning

10 Side 10 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Eksamen, prøver og eksamensbevis Disse afsnit bliver gennemgået i det efterfølgende. Udbudsgodkendelse (5 behov) Afsnittet udbudsgodkendelse indeholder i alt 5 behov. Behovene i afsnittet vedrører godkendelse fra UVM af en specifik skole til at udbyde en specifik uddannelse, AMU kursus eller enkelt fag i et givet tidsrum. Grovplanlægning (4 behov) Afsnittet grovplanlægning indeholder i alt 4 behov. Grovplanlægning er skolens mulighed for at kunne planlægge/budgettere elevforløb og stamhold i f.eks. et grafisk overblik med henblik på belægning. Et elevforløb består bl.a. af skoleperioder og praktikperioder med datoer. Tilmelding (18 behov) Afsnittet tilmelding indeholder i alt 18 behov. Behovene ift. tilmelding vedrører elevernes tilmelding til f.eks. en uddannelse gennem optagelse.dk. Eleverne modtages i en række indbakker til videre behandling i forbindelse med optagelse. Optagelse (39 behov) Afsnittet optagelse indeholder i alt 39 behov fordelt på følgende underkategorier: Afklar optagelse (12) Indkaldelse (6) KUU (2) Opstart (2) Registrér optagelse (6) Tilgang og afgang af elever (8) RKV (3) Behovene i dette afsnit omhandler selvfølgelig registrér optagelse men også behovene omkring at afklare optagelsen, udføre RKV, placere elever fra indbakke på et elevforløb, modtage og oprette kursister fra virksomheder, indkaldelse og opstart med tilhørende udstedelse af studiekort. Elevtilknytninger (6 behov) Dette afsnits 6 behov omhandler elevtilknytninger i forbindelse med at registrere optagelse, som f.eks. at placere elever i stamhold. Alle behovene er behov, som også eksisterer som løbende aktiviteter. Skemalægning (36 behov) Afsnittet skemalægning indeholder i alt 36 behov fordelt på følgende underkategorier: Skemaplanlægning (19) Personale (1) Time-fagfordeling (16) Afsnittet indeholder behov vedrørende skemaplanlægning med tilhørende behov for, hvad et skemaplanlægningsmodul skal indeholde af forskellige regler. F.eks. at kunne tage højde for de maksimale

11 Side 11 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem undervisningstimer pr. underviser pr. uge. Afsnittets behov vedrører også ressourcehåndteringsbehov i forbindelse med time-/fagfordeling på en erhvervsskole. Eksamen, prøver og eksamensbevis (42 behov) Afsnittet eksamen-prøver og eksamensbevis indeholder i alt 42 behov fordelt på følgende underkategorier: Censorkorps (3) Eksamen/Prøver (33) Eksamensbevis (6) Behovene i dette afsnit vedrører specifikt de behov, som skal omsættes til behov for at kunne planlægge og afholde eksaminer og prøver, indkalde til censorkorps samt opsætte, producere og distribuere eksamens- og prøvebeviser. Gennemførelsesvejledningsstøtte (6 behov) Afsnittet gennemførelsesvejledningsstøtte indeholder i alt 6 behov fordelt på følgende underkategorier: Statistik (1) Samtaler/aktiviteter (1) SPS (4) Dette afsnit indeholder de studieadministrative behov for at kunne varetage SPS, samtaler og udføre statistik herunder at kunne sende informationer til ungedatabasen. Tværgående (39 behov) Afsnittet tværgående indeholder i alt 38 behov fordelt på følgende underkategorier: Institutioner (2) Uddannelsesmodel (18) Udbud (1) Kommunikation (3) Personale (1) Skemaplanlægning (1) Lokal uddannelsesplan (1) Studieadministration (1) Opkrævning (3) Eksamen (1) Aftaler (1) Arkiv (2) Censor (2) Overblik (1) Revision (1)

12 Side 12 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Censor (2) Behovene i afsnittet tværgående er primært behov, som ikke passer ind i en tidsmæssig kronologisk rækkefølge af studieadministrative opgaver, men som tværtimod kan ske på løst koblede tidspunkter. Læring (48 behov) Afsnittet læring indeholder i alt 48 behov fordelt på følgende underkategorier: Valgfag (8) Materiale (3) Læringsforløb (13) Elev (8) Generelt (10) Valg af fag (6) Læringsafsnittet er en udfoldning af de behov, som knytter sig til de mere læringsrettede opgaver og områder i et nyt studiesystem til erhvervsskolerne. Behovene er behov, som et LMS typisk løser for en erhvervsskole. Skolehjem (23 behov) Afsnittet skolehjem indeholder i alt 23 behov fordelt på følgende underkategorier: Skolehjem (21) Fælles (2) Dette afsnit dækker de behov, der knytter sig til at have et skolehjem tilknyttet en erhvervsskole. HR (20 behov) Afsnittet HR indeholder i alt 20 behov fordelt på følgende underkategorier: Personale (15) Tidsregistrering (4) Medarbejder (1) Behovene i dette afsnit vedrører personaleadministration med tilhørende ansættelsesforhold og herunder bl.a. undervisningskompetencer og andre kompetencer. Behovene dækker også muligheder for at kunne skabe overblik over planlagt fravær for medarbejdere og mulighed for, at medarbejdere kan tidsregistrere arbejdstid. Praktikadministration (15 behov) Dette afsnit indeholder 15 behov vedrørende praktikadministrationen. Behovene er de studieadministrative nære behov, som ikke antages fortsat at skulle løftes af EASY-P i forbindelse med et nyt studiesystem. Projektet har ikke beskæftiget sig specifikt med behovene/funktioner i EASY-P, men antaget, at den også vil være til stede, når et nyt system skal udvikles/købes. IT (1 behov) Behovet i denne kategori omhandler at man skal kunne oprette og vedligeholde udleveret it inventar så som pc, nøglebrik m.m.

13 Side 13 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Økonomi (10 behov) Afsnittet økonomi indeholder i alt 10 behov fordelt på følgende underkategorier: Forecast (3) Lønfordeling (6) Indberetning (1) Behovene i dette afsnit vedrører de økonomi-administrative behov f.eks. at kunne forecaste på samtlige indberetninger og varetage kønsfordeling. Bygningsdrift og service (15 behov) Dette afsnit indeholder 15 behov, som vedrører bygning, lokaler og service elementer som f.eks. administration af udleverede nøgler. Rapport, statistik og udtræk (21 behov) Afsnittet rapport, statistik og udtræk indeholder i alt 21 behov fordelt på følgende underkategorier: Statistik muligheder (8) Standardrapport (13) Behovene i afsnittet vedrører primært opsætning af forskellige rapportskabeloner inden for de ovenfornævnte kategorier f.eks. udtræksskabeloner til statistik. Afsnittet indeholder også behov som omhandler specifikke rapporter. Indberetninger (27 behov) Afsnittet indberetninger indeholder en oversigt over eksisterende indberetninger (27 i alt) fra EASY-A. Det må antages, at et fremtidigt studiesystem som minimum skal kunne understøtte samme antal indberetninger. Fokusområder for det fremtidige arbejde med et nyt studiesystem Sammenhængende arbejdsgange Oplægget til forprojektet og visionen for arbejdet i forprojektet, har defineret, at der skulle arbejdes med en behovsafdækning på et overordnet niveau, samtidigt med en respekt for de operationelle opgaver. Denne ramme om arbejdet har betydet, at der ikke eksplicit er blevet arbejdet med at skabe en beskrivelse af sammenhængende arbejdsgange. Fokus har i højere grad været at skabe en fyldestgørende behovsafdækning (behovsmatrix) for, hvad et studiesystem skal indeholde for en erhvervsskole af en vilkårlig størrelse. Helt grundlæggende for afdækningen af behov har været udgangspunktet og præmissen, at et fremtidigt studiesystem skal have sammenhængende og meningsfyldte arbejdsgange for alle de forskellige brugerroller i studiesystemet og i høj grad for de studieadministrative medarbejdere. Det er derfor essentielt, at en fremtidig udviklings- eller købsproces har et højt fokus på at sammensætte behovene til sammenhængende og meningsfyldte arbejdsgange for de forskellige brugerroller, der er repræsenteret i systemet.

14 Side 14 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem I arbejdet med at konstruere sammenhængende arbejdsgange til studieadministrationen kan der tages udgangspunkt i følgende overbliksskabende figurer, som også har været anvendt i forprojektets behovsafdækning. Figur 4 viser den kronologiske tidslinje for studieadministrationen og Figur 5 viser, hvilke løbende aktiviteter studieadministrationen har. Dette er selvfølgelig kun et udpluk af de kategorier af behov, som der skal skabes sammenhængende arbejdsgange for men kategorierne nævnt på Figur 4 - Kronologisk tidslinje for studieadministration og Figur 5 løbende aktiviteter for studieadministrationen er nogle af de helt centrale for at lykkes med et mere sammenhængende og effektivt studiesystem. Figur 4 - Kronologisk tidslinje for studieadministration

15 Side 15 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Figur 5 løbende aktiviteter for studieadministrationen Der er i forprojektet blevet defineret en række generelle krav, som har indflydelse på arbejdet med sammenhængende arbejdsgange i et fremtidigt studie system. Se eventuelt afsnittet Funktionelle krav side 19 og Brugervenligheds krav side 20 for disse krav. Overbliksskabende visninger Det er et stort fokuspunkt for projektgruppen, at et fremtidig studiesystem i langt højere grad end man oplever det i dag, skal have en brugergrænsefalde med en lang række grafiske overbliksskabende visninger og arbejdsgange. Specielt arbejdsgangene for det studieadministrative personale har dette behov. Disse visninger i brugergrænsefladen er en nødvendighed, både i forhold til fremsøgning at informationer men også i forbindelse med konkrete arbejdsopgaver, f.eks. skemaplanlægning eller overblik for opfyldelse af målepinde for elever. Det er helt essentielt, at man i arbejdet med det fremtidige studiesystem forholder sig til i hvilke områder og arbejdsgange, det vil give en øget værdi og bidrage til opfyldelsen af visionen for studiesystemet, at arbejde specifikt med grafiske overbliksskabende visninger samt hvilke enheder (smartphone, tablet, mfl.), disse områder og arbejdsgange vil skulle vises på.

16 Side 16 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Et godt eksempel vil f.eks. være i forbindelse med arbejdsgangene omkring skemaplanlægningen, hvor det er altafgørende, at de rigtige informationer vises på en overskuelig måde for planlæggeren, og giver lige netop det overblik, som muliggør at man kan få skemaplanlægningen til at gå op. Skemaplanlægningen er også et godt eksempel på et område, hvor der med fordel kan arbejdes med interaktionsmuligheder i brugerinterfacet, f.eks. drag n drop af skemabrikker således at arbejdsgangen bliver mere intuitiv for den studieadministrative medarbejder. Endnu et eksempel kunne være fraværsregistrering, hvor der er et behov for en række samlende overbliksvisninger, f.eks. fravær for alle elever på et hold. Samtidigt er der behov for et meget specifikt arbejdsbillede for undervisere, i forbindelse med fraværsregistrering af de enkelte elever. Et arbejdsbillede, som skal være skåret helt skarpt i forhold til denne ene, specifikke opgave og som skal kunne foregå f.eks. på en tablet eller smartphone. Forprojektets behovsafdækning har identificeret forskellige behov, hvor det er nødvendigt med et særligt fokus på at skabe grafiske overbliksskabende visninger og arbejdsgange. Arbejdet med et fremtidigt studiesystem bør have et stort fokus på at arbejde med disse behov eksplicit i forhold til brugergrænsefladen. Projektgruppen har identificeret følgende behov, som skal have et særligt fokus: Dette skal understøttes med noget smart grafisk interface (overskueligt). Der skal kunne komme forslag, og man skal kunne se konsekvenser. Vær synligt, når der er opmærk- Nr. Behov Behovsuddybning E8 Som skole kan jeg danne mig et overblik over resultatet af eksamensplanlægningen og ændre i dette. somhedspunkter. E21 Som skole kan jeg benytte en eksamensplanlægningsmotor, som fortæller hvilke dage, der skal være prøver i hvilke fag. Eksamensplanlægningsmotoren giver mig en grafisk nem og overskuelig visning. Input til motoren er: - Censorer og deres kalender - Lokaler - Undervisere (friholdelsesperioder og kompetencer) - Elever (eksamensfag) Der er regler for, hvornår dette må offentliggøres for forskellige brugergrupper. Lokalet skal være booket til eksamen med en skemabrik, der hedder eksamen. Tage højde for: - Ekstra forberedelsestid - SPS - Lærerfritagelse - Lokalefordeling - Evt. censor muligheder(eud) - Nogle eksamner allerede har en dato G2 Som skole skal man kunne få et grafisk overblik i en kalender visning over belægningen af de enkelte uddannelser (udbud). Man skal kunne indsætte elevforløb direkte i kalenderen samt trække dem rundt, såkaldt "drag and drop".

17 Side 17 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem O14 S17 Som skole skal man fra indbakken kunne placere elever på et elevforløb og dermed på et eller flere skoleforløb. Som skole skal man kunne se en grafisk oversigt over, hvor langt eleven er i forhold til målepinde, og hvilke der har fået karakter. Elevforløbet bliver oprettet som en del af grovplanlægningen/udbudsplanlægningen med tilhørende skoleforløb og/eller praktikforløb. Disse forløb bliver datosat og oprettet med udgangspunkt i en uddannelsesmodel. Arbejdsgangen "registrerer optagelse" skal kunne fungere på en overskuelig grafisk måde og med mulighed for flere elever på en gang. Se L13 I arbejdet med at skabe overbliksskabende visninger og arbejdsgange kan følgende grundprincipper inddrages Selvforklarende Systemet skal i vidt omfang være selvforklarende. Dette kan eksempelvis betyde, at farvebrug (rød = fravær fra aktivitet, grøn = ingen fravær) er forklaret, der hvor de anvendes. Skærmbilleder eller komplekse funktioner, som ikke umiddelbart intuitivt lader sig forklare, understøttes af info-ikoner, eller pop-up tekster, når musen holdes over elementet. Felter skal suppleres af forklarende tekst om, hvad indholdet bruges til, og knapper skal på tilsvarende vis have supplerende tekst, som forklarer konsekvensen af et tryk. Beskyttelse mod utilsigtede handlinger Brugeren skal/kan beskyttes mod utilsigtede handlinger og fejl ved bl.a. at anvende en af følgende metoder Validering på feltniveau Alle felter skal give sigende og øjeblikkelige tilbagemeldinger ved indtastning af forkerte værdier. Brugeren skal have tilbagemeldingerne præsenteret med det samme som en venlig påmindelse om en mangelfuld indtastning i umiddelbar nærhed af indtastningen, og ikke først som en samlet tilbagemelding, når handlingen forsøges udført ved et tryk på en knap. Validering mod forretningsregler Systemet skal hjælpe brugeren med ikke at kunne foretage handlinger, som strider mod forretningsregler. Mulighed for at omgøre beslutning om at slette og soft delete Alle steder, hvor brugeren kan slette elementer, sker dette umiddelbart, men brugeren kan straks og som udgangspunkt - til enhver tid fortryde valget om at slette. Sletninger er skrevet i citationstegn, da systemet skal understøtte, at data ikke slettes i systemet, men markeres som slettet, og dermed vil det altid i yderste konsekvens være muligt at fremfinde data igen. Layout og design Principper Systemets layout og design bør understøtte den gode brugeroplevelse. Skærmbillederne bør på den ene side være overskuelige og sætte brugeren i stand til hurtigt at danne sig et overblik, mens de samtidigt skal stille al nødvendig information til rådighed for brugeren, da der ofte er behov for at vise

18 Side 18 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem mange data på samme skærmbillede. Det vil være en kontekstnær afvejning hvilke af disse hensyn, der vejer tungest. Det er centralt at vide præcis hvilke behov, brugeren har på det tidspunkt i en arbejdsgang, hvor et givet skærmbillede anvendes, for at vide om det er vigtigere eksempelvis at have mange informationer til rådighed, eller om få informationer skal bringe brugeren hurtigt videre. Disse behov skal blandt andet løses ved at benytte et konsistent designsprog, overholde konventioner for brugerflader og ved at bygge layoutet efter gestaltlovene om menneskelig perception, så korrekt brug af nærhed, lukkethed, lighed og linjer understøtter brugerens forståelse af skærmbillederne. Et gennemgående aspekt er ligeledes udnyttelse af fri plads i skærmbilledet ( white space ) til at adskille og indramme elementer i brugerfladen, så brugerens forståelse understøttes. Navigation Systemet bør benytte sig af en altid persistent og søgbar navigation i flere niveauer, som gennem konsistente placeringer i alle skærmbilleder gør brugeren i stand til både at navigere og orientere sig. Implicit informeret Grundlæggende relevant information for udførelsen af og overblik over opgaver i systemet bør ikke skulle opsøges særskilt i systemet, men i stedet være til stede, så brugeren pr. automatik har informationen til rådighed. Proces ift. overbliksskabende visninger Uanset hvilke forhåndsbetragtninger og udviklingsmæssige greb en udvikler eller et team gør sig, så ligger afgørelsen af, om indsatsen er lykkedes det vil sige om systemet opfattes som imødekommende og brugervenligt, hos brugerne. Skal de overbliksskabende elementer eksempelvis virke efter hensigten, kræver det forventeligt en del iterationer mellem udvikler og bruger. Det vil være ønskeligt, jvf. de udtrykte ønsker til processen, at brugeren får mulighed for at prøve eksempelvis skemaplanlægningen af i praksis, hvor opsamlede erfaringer og behov kan integreres ind i den fungerende prototype måske endog samme dag, som de opstår.

19 Side 19 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Funktionelle krav Et nyt studiesystem skal kunne tilbyde at løse de behov som sektoren har i dag, men på en sådan måde at det understøtter det konstante behov for effektiviseringer. De funktionelle behov beskriver de mere overordnede behov der skal adresseres for at kunne gøre dette. Funktionelt krav 1 Selvbetjeningsmuligheder Systemet skal gøre det muligt for elever og personalet på skolerne selv at foretage registreringer så som fx fravær. Funktionelt krav 2 Påmindelser Systemet skal kunne sende påmindelser ud til brugerne. Påmindelser kan eksempelvis være i forbindelse med at en deadline for en opgave nærmer sig. Funktionelt krav 3 Automatisering Automatisering af fx skemaplanlægning, valgfag, eksamensplanlægning og rapporter. Funktionelt krav 4 Ens brugergrænseflade og funktionalitet inden for hver af de definerede brugerindgange/brugergrupper Systemet skal have ens brugergrænseflade og overordnet ens funktionalitet inden for de definerede brugerindgange. Funktionelt krav 5 Mobile enheder Systemet skal kunne anvendes af brugere gennem mobile enheder. Funktionelt krav 6 Understøttelse af flere sprog Alle tekster skal kunne vælges til at være på flere sprog og som minimum på dansk og engelsk. Funktionelt krav 7 Funktionel tilgængelighed Systemet, skal opfylde WCAG 2.0 tilgængelighedskravene på niveau AA. Systemet skal som minimum tjekkes med de værktøjer, som tilbydes af Digitaliseringsstyrelsen. Alternativt skal Leverandøren dokumentere, at Systemet overholder tilgængelighedskravene med værktøjer, der mindst svarer til samme niveau. Funktionelt krav 8 Nem skifte mellem skole konti Systemet skal understøtte at en bruger let kan skifte mellem flere forskellige skoler vedkommende er tilknyttet. Dette skal man også kunne gøre mellem systemer hvis de samlede erhvervsskoler ender med flere forskellige studiesystemer. Funktionelt krav 9 Webbaseret system Systemet skal være et webbaseret system, og dermed platformsuafhængigt, så de enkelte skoler kan tilgå Systemet gennem en browser.

20 Side 20 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Brugervenligheds krav Det er et overordnet krav og ønske om, at brugergrænsefladen skal være brugervenlig, for alle brugere. Med dette menes bl.a. følgende: Korte svartider Relevans Hjælp til handlinger Genkendelighed i look & feel Intuitiv og selvhjulpen Overskuelighed Relevant og tilgængelig information forærende Drag n drop Direkte upload til arkiv 3 Flere sprog Brugervenlighedskrav 1 Visning af, for brugertypen, relevante data Systemet skal generelt kun vise de for brugertypen relevante data, så brugerfladen er overskuelig og ikke byder på flere data end det er nødvendigt. Brugervenlighedskrav 2 Generelle principper for betjening Systemet skal kunne håndtere specialtegn, herunder ÆØÅ og præsentere det fejlfrit på alle platforme. Brugervenlighedskrav 3 Fejlmeddelelser Fejlmeddelelser (inkl. betjeningsfejl og systemgenerede meddelelser) skal være kontekstrelevante, handlingsanvisende samt forståelige og anvendelige for brugerne. Brugervenlighedskrav 4 Moderne teksteditor-funktionalitet Ved skrivning af tekst skal brugergrænsefladen give adgang til moderne teksteditor-funktionalitet. Brugervenlighedskrav 5 Museklik Anvendelse af museklik minimeres. Brugervenlighedskrav 6 Mouse-over Systemet skal tilbyde mouse-over med hjælpetekster, f.eks. når der er specifikke krav til udfyldelsen af et felt. Mouse-over-funktionen skal være en generel funktionalitet i systemet. I mouse-over-teksten skal der, hvor det er relevant, være mulighed for at medarbejdere kan klikke på et direkte link og herfra komme videre til yderligere information eller anden funktionalitet i Systemet. 3 Dette betyder, at filer kan gemmes direkte i systemet uden først at skulle gemmes lokalt.

21 Side 21 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Brugervenlighedskrav 7 Ensartet og konsistent design Brugergrænsefladen skal være designet ensartet og logisk, være enkel at manøvrere rundt i samt have samme konsistens, uanset hvilke sider brugeren tilgår. F.eks. at a) siderne har samme farve/font b) en funktion med bestemt navn har samme navn og funktion hele vejen igennem systemet c) datoer har et bestemt format d) skærmbilleder skal kunne skaleres op/ned e) kolonner skal kunne udvides/indskrænkes f) kolonner skal kunne sorteres ved klik på overskriften Brugervenlighedskrav 8 Udgangspunkt i Kundens design Alle brugergrænseflader skal tage udgangspunkt i Kundens designmanualer, herunder eventuelle stylesheets (CSS) og HTML-skabeloner. Brugervenlighedskrav 9 Udgangspunkt i aktuel bedste praksis for selvbetjening Brugergrænseflader relateret til selvbetjening skal tage udgangspunkt i aktuelle bedste praksis for selvbetjening, fx digitaliser.dk s udviklingsvejledning for selvbetjening. Brugervenlighedskrav 10 Autoudfyldelse fra tidligere indtastninger Der skal være mulighed for intelligente celler (autofuldførelse), hvor tidligere indtastninger fra medarbejderen automatisk foreslås. Systemet skal understøtte typeahead, hvor relevant. Brugervenlighedskrav 11 Synlige tilbagemeldinger Systemet skal give medarbejdere synlige og forståelige tilbagemeldinger om, hvad Systemet foretager sig f.eks. kopiering, overførsel af data. Generelt ved processorforbrug over 5 sekunder skal der altid være en synlig procesbjælke, der fortæller, hvor langt systemet er i behandlingsprocessen, samt hvor lang tid der forventes, før processen er færdig. Det skal ydermere være muligt at afbryde processen midt i det hele. Brugerne skal kunne se forskel på miljøer (produk- Brugervenlighedskrav 12 tion, test, undervisning) Der skal være tydelig forskel på: Produktion-, Test- og Undervisningsmiljø af Systemet. Brugervenlighedskrav 13 Overskuelighed Skærmbilleder skal være overskuelige for slutbrugeren. Det skal være muligt at have flere skærmbilleder åben på samme tid. Systemet skal understøtte flere skærme. Brugervenlighedskrav 14 Drag n drop Systemet skal kunne understøtte drag n drop interaktion på udvalgte arbejdsgange hvor dette vil give øget brugervenlighed. (f.eks. skemaplanlægning).

22 Side 22 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Tekniske krav Generelle arkitekturkrav I det følgende stilles der et antal tekniske principper og krav. Nedenfor gennemgås disse principper, hvorefter hvert af disse konkretiseres i form af et antal ikke-funktionelle krav. Arkitektur krav 1 Løsningen bygges af løst koblede systemkomponenter Systemet skal bygges af løst koblede systemkomponenter, der i granularitet svarer til en forretningsproces. Brugergrænseflade, forretningslogik og infrastruktur adskilles altid. Arkitektur krav 2 Løsningen er fleksibel Systemet skal være fleksibel, således at den kan interagere og samarbejde med andre systemer. Arkitektur krav 3 Anvendelse af redundante data følger vedtagne regler Redundans er kun tilladt, hvor det giver værdi, og skal i givet fald følge fælles vedtagne principper og regler. Arkitektur krav 4 Integration følger vedtagne principper Når der integreres mellem forskellige løsninger følges fælles vedtagne principper for serviceorienteret arkitektur (SOA) og reglerne herfor. Funktionalitet bør udstilles som services. Dette inkluderer også hændelsesadviseringer. Services skal være indkapslet, således at et anvendersystem af en service ikke skal være bekendt med, hvordan servicen er implementeret, for at anvende den. Arkitektur krav 5 Hændelsesadvisering Systemet skal tilbyde mekanismer, hvormed forretningshændelser kan publiceres til andre systemer. Arkitektur krav 6 Anvend fællesoffentlige standarder Findes fællesoffentlige standarder på et givet område, skal denne eller disse søges anvendt. I det omfang yderligere standarder er relevante, skal de ligeledes søges anvendt. Arkitektur krav 7 Anvend modne teknologier Der skal i videst mulig omfang anvendes modne teknologier. Det vil sige, at afprøvede systemkomponenter foretrækkes frem for nyere. Systemet skal baseres på teknologier, hvor Leverandøren kan redegør for en minimum levetid på 10 år for de valgte teknologier. Arkitektur krav 8 Løsningens fleksibilitet Systemet er fleksibelt opbygget, og vil kunne modificeres med hensyn til design og funktionalitet i takt med, at efterspørgsel og behov ændres i Systemets livscyklus. Arkitektur krav 9 Robusthed Opbygning af Systemet skal sikre en høj robusthed mod tab af data og nedbrud i øvrigt. Arkitektur krav 10 Løsningens skalerbarhed Leverandøren skal planlægge og udvikle Systemet således, at Systemet i den efterfølgende drift kan skaleres, såvel horisontalt som vertikalt til at håndtere et stigende antal Brugere og datamængder samtidig med, at de aftalte servicemål for driften til enhver tid kan efterkommes.

23 Side 23 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Arkitektur krav 11 Lagdelt arkitektur med veldefinerede snitflader Systemet skal være opbygget modulært og i en lagdelt arkitektur med veldefinerede snitflader og løs kobling mellem lagene, således at det skal være muligt, fx at udskifte brugergrænsefladelaget eller at udskifte udvalgte forretningskomponenter. Integrationer I det følgende stilles der et antal tekniske principper og krav vedr. integrationer. Integrationer krav 1 Systemet skal understøtte single-signon Som minimum skal WAYF/ADFS understøttes, men også gerne andre teknologier. Integrationer krav 2 Kontrakt først Web Service grænsefladerne konstrueres ud fra Kontrakt først princippet, dvs. at WSDL og XML Schema filer udarbejdes, inden services implementeres hos MDB og aktører. WSDL og XML Schemaer udgør i denne sammenhæng kontrakten. Integrationer krav 3 Servicegrænsefladen Servicegrænsefladen skal understøtte de udbredte WS* standarder som: REST WDSL 1.0 & WSDL 2.0 SOAP WS-I Basic Profile WS-I Basic Security Profile WS-Security WS-Signature XML Encryption WS-Addressing WS-Eventing. eller tilsvarende standarder. Integrationer krav 4 Overvågning af snitflader Leverandøren skal tilbyde at overvåge snitflader.

24 Side 24 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Tekniske krav til brugergrænsefladen I det følgende stilles der et antal tekniske krav vedr. brugergrænsefladen. Brugergrænsef. krav 1 Browservalg Systemet skærmbilleder skal kunne anvendes af: Internet Explorer/Edge, Mozilla Firefox, Safari og Google Chrome. Systemet skal fremadrettet understøtte gængse browsere i nyeste version og to versioner tilbage. Brugergrænsef. krav 2 Skærmopløsning Systemet skærmbilleder skal optimeres til skærmopløsning 1920x1080 og 1366x768 samt 16/32 bit farver, og være skalerbare til større skærmopløsninger. Endvidere skal Systemet kunne vises på tablets og smartphones, så Systemet design tilretter sig skærmens opløsning (Responsive Web Design), så det er læsbart, uanset om den vises i en lille smartphone / iphone, en lidt større ipad eller tablet computer eller om den tilgås fra en større computerskærm. Brugergrænsef. krav 3 Layout mv. Systemet skærmbilleder skal baseres på XHTML 1.0 eller nyere (eller tilsvarende). Skærmbilledernes layout skal implementeres med CSS 2.0 eller tilsvarende, hvor alle muligheder i CSS 2.0 skal anvendes. Skærmbillederne skal kunne gennemgå W3C HTML/XHTML og CSS. Brugergrænsef. krav 4 Brug af plugins. Leverandøren skal levere webbaserede funktioner, der som udgangspunkt er fri for applets eller andre plug-ins. Kunden vil dog være indstillet på, at særlige funktioner kan kræve gængse plug-ins, for eksempel Java eller tilsvarende. Download og installering af evt. plugins skal, så vidt muligt, være automatiseret via Systemet og anvendelsen af plug-ins skal godkendes af kunden. Brugergrænsef. krav 5 Smart menu tilgang. Det skal være muligt at søge efter menuer/funktioner (a la Microsoft Dynamic) Brugergrænsef. krav 6 Touch baseret interaktion Systemet skal understøtte touch-baseret interaktion. Skalering og båndbredde Dette afsnit vil gennemgå kravene til skalering. Skalering krav 1 Skallering Systemet skal som minimum kunne skaleres op til [x] samtidige brugere.

25 Side 25 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Sikkerhed Dette kapitel vil gennemgå de sikkerhedsmæssige krav til det nye studiesystem. Studiesystemet er karakteriseret ved at være et System, som: skal betjene mange forskellige typer Brugere skal kunne tilgås på en sikker måde via internettet integrerer til et stort antal andre it-systemer. Derfor skal mekanismer til beskyttelse af system og data prioriteres meget højt, således at Løsningen til enhver tid indeholder de korrekte data, og at disse er tilgængelige for de autoriserede Brugere og kun disse. Sikkerhed krav 1 Gældende persondatalov Både i den offentlige og private sektor gælder loven først og fremmest for behandling af personoplysninger, som sker ved hjælp af elektronisk databehandling. Dvs. at loven gælder, når personoplysninger behandles ved hjælp af computerteknik. Loven gælder også, når personoplysninger sendes over Internettet. Loven indeholder en række regler om, hvornår man må indsamle, registrere og videregive personoplysninger osv. Hvilke regler, der skal følges i den enkelte situation, afhænger af oplysningernes karakter og formålet med databehandlingen. Også andre love end persondataloven kan indeholde regler om, at en behandling af personoplysninger kan eller skal finde sted. Persondataloven opdeler personoplysninger i tre typer: Følsomme oplysninger, oplysninger om andre rent private forhold og almindelige ikke-følsomme oplysninger. Opdelingen findes, fordi der gælder forskellige betingelser og procedurer for behandling af personoplysninger, afhængig af oplysningernes følsomhed. Generelt må personnummeret bruges med henblik på en entydig identifikation, eller som journalnummer i den offentlige sektor. Som udgangspunkt skal enhver behandling af personoplysninger, der foretages for en offentlig Myndighed, anmeldes til Datatilsynet. Der gøres opmærksom på, at Myndighederne skal foretage anmeldelse til Datatilsynet, og at Leverandøren skal medvirke til denne anmeldelse. På tilsvarende vis skal bestemmelserne i sikkerhedsbekendtgørelsen overholdes jf. bek 528 af 15. juni Systemet skal understøtte, at alle brugere af det nye studiesystem kan behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondataloven og sikkerhedsbekendtgørelsen. Datatilsynets praksis omkring behandling af personoplysninger skal følges, og data skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Det betyder bl.a., at Leverandøren skal medvirke til sletning og at oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. Sikkerhed krav 2 Adgang til systemet gennem WAYF Single-sign on eller almindelig logon Systemet skal kunne understøtte single sign-on gennem Kundens browsere. Dette skal understøttes ved hjælp af WAYF ( Det skal ikke være obligatorisk for brugerne at tilgå Systemet via single sign-on, da der vil være nogle af brugerne, som ikke bruger WAYF. Det skal sættes op for den

26 Side 26 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem enkelte skole om brugerne for en pågældende skole får adgang til systemet via single sign on eller gennem et login-vindue i en browser. Leverandørens leverance skal omfatte integrationen af Systemet til WAYF. Sikkerhed krav 3 Roller Det er et krav, at rettigheder i Systemet kan tildeles og differentieres på baggrund af brugerens rolle og tilhørsforhold i organisationen. En bruger kan have flere roller og tilhørsforhold. Det skal være muligt at definere via systemet, hvad de forskellige roller skal kunne. Det skal være muligt at specificere visningsregler på feltniveau baseret på brugere og roller. F.eks. må personer med hemmelige adresser kun blive vist for visse brugere og roller. Sikkerhed 4 Sikring af fortrolighed af data som kommunikeres Kommunikationsinfrastrukturen skal tilbyde kryptering af forbindelserne, da de udvekslede data indeholder personfølsomme oplysninger. Denne kryptering kan enten etableres ved SSL eller via VPN forbindelser over netværket. Sikkerhed 5 Differentierede indgange Brugerne skal på baggrund af roller og rettigheder have vist forskellige indgange til systemet. Det skal desuden være muligt at lave forskellige visninger, på baggrund af organisation, roller og personer. Sikkerhed 6 Sikker Alle s, som sendes fra systemet, skal kunne sendes som sikker . Logning og overvågning Systemet skal overvåges og sikkerhedsrelaterede hændelser skal registreres. Der skal være en logning, som sikrer, at uønskede forhold konstateres. Overvågningen skal verificere, at sikringsforanstaltningerne fungerer efter hensigten. Logning krav 1 Log af alle hændelser og visning af log på brugergrænsefladen Systemet skal logge alle hændelser i workflowet til brug for senere undersøgelser af et workflow. Systemet skal således automatisk logge tid og person som har bidraget med data til et flow eller til en blanket. Loggen skal være tilgængelig på brugergrænsefladen i et revisionsspor. Logning krav 2 Log Det er et krav, at der i systemet som minimum forefindes: En opfølgningslog En administrator- og operatørlog En fejllog Logning krav 3 Forslag til opfølgningslog Det er et krav, at Leverandøren kommer med forslag til, hvordan opfølgningsloggen kan sammensættes, og hvordan denne på en sikker måde kan tilgås af systemadministrator. Typiske aktiviteter inkluderer:

27 Side 27 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Logning, til brug for overvågning af datatilgang, funktionsadskillelse, svartidsbidrag, fejlhåndtering Proaktiv monitorering, Udtræk af kontrolrapporter Logning krav 4. Forslag til fejllog Det er et krav, at Leveandøren kommer med forslag til, hvordan fejlloggen kan sammensættes, og hvordan denne på en sikker måde kan tilgås af systemadministrator. Typiske aktiviteter inkluderer: logning, til brug for fejlhåndtering proaktiv monitorering Logning krav 5 Sporbarhed for hele transaktionsforløb Det skal være muligt på baggrund af de genererede logs at følge givne forretningsmæssige transaktioner igennem et eller flere transaktionsforløb. Logning krav 6 Logning på integrationer til tredjepart Det skal være muligt at opsamle såvel forretningsmæssige som tekniske logs omkring systemtekniske grænseflader mod tredjepartssystemer og interessenter, således at det er muligt at overvåge, eller at følge status på processer og dataflow omkring disse grænseflader. Andre tekniske krav Andre krav 1 Løsningen skal kunne driftes hos 3. part Systemet må ikke være bundet til Leverandørens driftscenter, men skal kunne installeres og driftes hos Kunden eller 3. Part. Andre krav 2 Udskrivningsfunktionalitet Systemet skal indeholde udskrivningsfunktionalitet. Udskrivningsfunktionaliteten skal håndtere følgende: Alle sider i brugergrænsefladen skal være i udskrivningsvenligt format Alle dokumenter, genereret ud fra en skabelon som stammer fra Systemet skal kunne udskrives. Alle dokumenter, genereret ud fra en skabelon som stammer fra Systemet skal kunne udskrives til PDF, Officeprodukter eller tilsvarende. Andre krav 3 Backup/restore Back-up skal kunne ske under fuld drift uden ude eller nedetid. Leverandøren skal bruge en Backup/restore strategi som sikrer at data kan sikkerhedskopieres betryggende. Andre krav 4 Fejlrettelser Ved fejlrettelse i systemet skal Leverandøren beskrive rutiner til håndtering af fejlagtige data, der er opstået som følge af fejlen, samt rutiner for dokumentation af rettelsen.

28 Side 28 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Andre krav 5 Tab af data It-systemet skal være sikret mod tab og forringelse af data. Andre krav 6 Hensigtsmæssige arbejdsgange for back-up Leverandøren skal sikre, at der kan etableres hensigtsmæssige arbejdsgange for back-up, genetablering af data samt datalagring. Det skal være muligt at have sikkerhedsrutiner, der er udformet således, at genetablering ikke overskrider de kontraktlige aftalte mål for tilgængelighed. Andre krav 7 Data skal være tilgængelige for andre systemer Leverandøren skal, når Kunden ønsker det, være behjælpelige med at gøre data tilgængelig for andre systemer. Andre krav 8 Maskin kommunikation Alle netværksforespørgsler skal foregå på maskinnavne og ikke på IP-adresser Andre krav 9 Veldefinerede rolle Brugeradministration skal kunne gøres via et overskueligt antal velbeskrevne og veldefinerede profiler/roller. Andre krav 10 Granuleret og fleksibel rettighedsmodel Systemet skal tilbyde en granuleret og fleksibel rettighed- og rollemodel. Det skal være muligt at lave en liste over brugere med roller/rettigheder tilknyttet Andre krav 11 Brugeroprettelse skal max foretages 1 gang En bruger skal kun oprettes én gang uanset hvilke roller brugeren skal varetage og skal kunne foretages af skolen uden at skulle involvere Leverandøren. Andre krav 12 Muligt at tilgå en testversion og undervisningsversion af systemet Det skal til enhver tid være muligt at tilgå en testversion og undervisningsversion af systemet for den enkelte skole med egne data Andre krav 13 Eksport af data Alle data skal kunne eksporteres fra systemet i et veldokumenteret format, eventuelt gennem en læseadgang direkte til datalageret. Andre krav 14 Snitflade til forretningsobjekter Systemet skal tilbyde(læse og skrive) alle centrale forretningsobjekter gennem veldefinerede snitflader. Et forretningsobjekt skal både kunne læses, oprettes og redigeres. Andre krav 15 Data genbrug Når oplysninger er indtastet i systemet én gang skal systemet selv huske det og genbruge data i alle relevante sammenhænge. For bl.a. at undgå dobbelt indtastninger. Andre krav 16 Online brugervejledning Der skal være en online brugervejledning til systemet som også skal kunne vedligeholdes af skolerne selv.

29 Side 29 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Andre krav 17 Sporbarhed Systemet skal synliggøre hvem der har foretaget en registrering i hele systemets levetid Andre krav 18 Kigge-adgang Det skal være muligt for f.eks. Revisor at få kigge-adgang til hele systemet. Alle indtastningsbilleder i systemet skal have et redigerings- og et læsningsbillede(readonly), jf. behovene i D13. Andre krav 19 Navision stats kontoplan Det skal være muligt at trække på hele Navision Stats kontoplan og samtlige dimensioner for de enkelte institutioner. Endvidere skal det være muligt at afgrænse på dele af kontoplanen inden for alle dimensioner. Andre krav 20 Rapportskabeloner Leverandøren skal opsætte 20 standard rapportskabeloner inden ibrugtagning af systemet. Eksempler på rapportskabeloner er nævnt i behovsmatrix Rapport, statistik og udtræk. Andre krav 21 Soft delete Systemet skal sikre, at der kun foretages soft delete. Andre krav 22 Interaktion med officepakken Systemet skal kunne Interagere med Office pakken, herunder at tilbyde brevfletnings funktionalitet. Andre krav 23 Arbejde på mange ad gangen Alle ændringsmuligheder på enkelte elever skal også kunne gøres på mange på en gang, f.eks via hold/klasse. Andre krav 24 Begrænsninger i forhold til uddannelsestyper Systemet skal designes, således at skoler, som ikke har alle uddannelsestyper, ikke skal kunne se unødvendige funktionaliteter. Andre krav 25 Fleksible visningsbilleder Systemet skal designes således, at der er en stor fleksibilitet i visningsbilleder, således at der er plads til en vis form for unikhed pr. skole. Andre krav 26 Understøtte sammenhængende arbejdsgange Systemet skal understøtte sammenhængende og kollaborative arbejdsgange. Andre krav 27 Dokumentation og historik Alt kommunikation ind og ud af løsningen skal medføre historik og dokumentation af kommunikationen Andre krav 28 Sortering og filtrering Systemet skal understøtte at man altid har mulighed for forskellige sorteringer og filtreringer fx hold, afdelinger og cpr.nr. i alfabetisk orden. Andre krav 29 Rolle administration Det skal være muligt, at systemadministrator i portalen kan oprette, ændre, slette brugere og brugerroller og tildele og differentiere rettigheder for de nævnte brugerroller.

30 Side 30 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Andre krav 30 Kundens mulighed for kode review Leverandøren skal på Kundens opfordring give mulighed for at Kunden, eller en uvildig part på Kundens anmodning, kan foretage kode review af det samlede system. Andre krav 31 Arkivpligt Systemet skal overholde arkiveringspligten, herunder arkivering til Statens Arkiver Andre krav 32 Breve til eboks Alle breve som sendes ud af systemet, skal kunne sendes til e-boks. Andre krav 33 Opdateringer af virksomheder fra CVR Alle virksomheder skal kunne opdateres automatisk eller manuelt med oplysninger fra CVR.

31 Side 31 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Begrebsmodel Begrebsmodellen tjener det primære formål at skabe grundlag for et fælles sprogbrug og definere de forretningsmæssige begreber, som løsningen bygger på. Endvidere danner begrebsmodellen udgangspunkt for udarbejdelse af den logiske datamodel for løsningen. Den udarbejdede begrebsmodel er et udkast, hvorfor det forventes, at Leverandøren i samarbejde med Kundens product owner arbejder videre og tilpasser og udbygger begrebsmodellen. Begrebsmodel krav 1 Begrebsmodel udgangspunkt for logisk datamodel Leverandøren skal tage udgangspunkt i begrebsmodellen ved udarbejdelse af Løsningens logiske datamodel. Begrebsmodel krav 2 Dokumentation af logisk datamodel Leverandøren skal dokumentere Løsningens logiske datamodel ved brug af UML notationen eller tilsvarende standardiseret, anerkendt metode. Begrebsmodel krav 3 Detaljeringsgrad af datamodeldokumentation Tilbudsgiver skal, inden en accepteret overtagelsesprøve eller ved ophør af formelt samarbejde, detaljere dokumentationen for datamodellen, med overordnede beskrivelser af fag- og forretningsspecifikke tabeller, samt tekstbeskrivelser af felter (attributter) som minimum med følgende oplysninger: - Sigende navn - Definition/meningsfyldt betydning - Type, format og størrelse (CHAR 40, NUM 12 ) - Valideringsregel/Udfaldsrum - Syntaks, der skal kunne genkendes af en databaseadministrator - Kilde (relation til en person- eller systemaktør, internt modul/funktion, service). Begrebsmodel krav 4 Fleksibel datamodel Datamodellen skal designes og implementeres med fokus på høj fleksibilitet og robusthed, da der løbende vil forekomme ændringer til datamodellen i løbet af udviklingsprocessen. Begrebsmodel krav 5 Robust datamodel Datamodellen skal designes således, at Løsningen løbende kan opgraderes uden besværlige databaseomlægninger. Begrebsmodel krav 6 Opdatering af begrebsmodel I tilfælde af, at Leverandøren og Kunden bliver enige om at foretage ændringer til begrebsmodellen, er Leverandøren ansvarlig for at begrebsmodellen opdateres, herunder begrebsdefinitioner, samt at Løsningen på alle måder følger den opdaterede begrebsmodel. Oversigt Begrebsmodellerne er forsøgt holdt på et overordnet, studieadministrativt niveau og skal derfor ikke anses som værende udtømmende for et fremtidigt studiesystem. Det er essentielt at en fremtidig ud-

32 Side 32 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem viklings- eller købsproces overholder begrebsmodel krav 1 6 og vedligeholder samt udbygger modellerne i samarbejder og sammenspil mellem Kunden og Leverandøren så der bibeholdes et fælles billede af domæne og begreber. Begrebsmodel relateret til institution/skole Figur 6 viser identificerede centrale begreber omkring en institution/skole i et studiesystem. Klasse/stamhold Skolekalender Udbudsoversigt Prøve Bekendtgørelse Uddannnelses udbud Praktikophold Skoleophold Karakterskala Uddannelsesmodel Udbudssted Målepinde Uddannelse Institution / Skole Afdeling Lokale fag AMU skolefag UVM fag Rapport skabelon Medarbejder IT udstyr Niveau Mine rapporter Uddannelsesniveau Tidsperiode Godkendelse Andre kompetencer Ansættelseforhold Undervisnings kompetence Censor kompetence Komptenece register Figur 6 - Begrebsmodel relateret til institution/skole

33 Side 33 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Skole Skolepraktik Uddannelse Skoleophold Praktikophold Praktiksted Hold Fagretning Elev Stamhold Elevforløb Uddannelse kategori Servicekatalog Booking Prøve Betaler Værelse Uddannelsesaftale Prøveresultat Fravær Takstkatalog Aktivitetsindberetning Figur 7 - Begrebsmodel relateret til elev Begrebsmodel relateret til registrer optagelse Begrebsmodelelementer specifikt set i forhold til området optagelse vises i Figur 8. Kontaktlærer Elevforløb Elev Klasse/ stamhold Praktikforløb Skoleforløb Lærer Hold Begrebsmodel relateret til elev Figur 7 viser identificerede centrale begreber omkring en elev på en institution/skole i et studiesystem. Læringsaktivitet Undervisnings kompetence Lokalt fag UVM Fag Figur 8 - Begrebsmodel relateret til registrer optagelse

34 Side 34 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Modulisering af behov Introduktion til projektoplægget Oplægget til dette forprojekt påbegyndte en stillingstagen til, hvad det kunne give mening at tale om som moduler. Helt konkret var forestillingen omkring modulisering beskrevet således med figur og tekst: Udviklingen af nye applikationer tager således udgangspunkt i, at der skabes en fælles platform for alle skoler, som uanset skolernes størrelse kan anvendes af alle. Det fælles centrale system udbygges med særlige moduler til de forskellige uddannelsesområder, så der kan skabes skoleløsninger der tager hensyn til de forskelligheder, der er i skolernes behov for systemunderstøttelse af deres opgaver. Figur 9 - Illustration af sammenhæng mellem datagrundlag, basismodul og øvrige moduler Som vist i figuren herover tog moduliseringen udgangspunkt i de forskellige uddannelsesretninger, så som f.eks. EUD og AMU.

35 Side 35 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Moduliserings proces og resultat Arbejdet omkring at finde frem til en fornuftig modulopbygning tager afsæt i de behov som er blevet identificeret i løbet af workshopsene. Denne afhængighed af behovene har også betydet at det har været en opgave som først kunne løses sidst i forløbet. Der har været en enighed om, at det også i fremtiden skal være muligt at benytte 3. parts produkter til at løse afgrænsede opgaver og have resultatet af disse tæt integreret i et nyt studiesystem, så derfor har man ønsket at kunne præsentere en behovs opdeling der tilgodeser netop dette. Det er væsentlig at påpege at de moduler som er fremkommet er projektgruppens forslag til hvordan man kunne gruppere behovene i logiske klumper, det ændrer ikke ved hvilke behov der er til et nyt studiesystem, det vil derfor både være muligt og sandsynligt at et nyt studiesystem vil have andre moduler end dem som er forslået her. Resultatet af projektgruppens arbejde har gjort at den endelige modulisering tager udgangspunkt i funktionelle grupperinger frem for de enkelte uddannelser. Uddannelsesperspektivet er fastholdt i behovsmatrixen som kolonne afkrydsninger ved de enkelte behov, på denne måde kan man læse hvilke uddannelser de enkelte behov er relevante for. Det har afstedkommet flg. moduler: UVM Fælles: centrale funktioner, som skal være tilstede i et system for at administrere en ungdomsog VEU-uddannelse Skemaplanlægning: processer vedr. skemalægningen Time- og aktivitetsplanlægningen Registrering af fremmøde Skolehjem LMS: læringsplatform indeholder samtlige processer for undervisningens gennemførsel Prøver og eksamen Bevisfremstilling Censur Personale Tidsregistrering Lønfordeling Virksomhedskontakt praktik Lokaleressourcer Disse moduler er illustreret grafisk herunder for at vise hvordan de passer ind i den oprindelige tankegang.

36 Side 36 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Figur 10 - Illustration af sammenhæng mellem datagrundlag, basismodul og øvrige moduler

37 Side 37 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Bilag 1: Ordforklaring Bilag Betegnelse Aktivitetsindberetningskladde AMU AUB Beregningsfaktor CØSA CØSA-formål EASY EUD Faktureringsgrundlagskladde Fællesdatagrundlag IDV Indbakke Kommunebrev Beskrivelse Kladdevisning i systemet som anvendes i forbindelse med indberetning af aktiviteter (årslever) Arbejdsmarkedsuddannelser. Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag. Anvendes til beregning af antal arbejdstimer til lønfordelingen. Hvis ovenstående eksempel med skemabrikken Dansk fra kl til kl har en beregningsfaktor på 1,5, skal der beregnes lønfordeling for 45 minutter. Central Økonomistyrings- og Studieadministrative System tilskudssystem, der udbetaler tilskud til bl.a. EUDaktivitet. Overordnet identifikation af enten en uddannelse, en formålskonto, eller begge. Bemærk, at en uddannelse for at være entydigt defineret også kræver angivelse af uddannelsesversion relateret til en bekendtgørelse. Administrativt system på erhvervsskolerne. Erhvervsuddannelse Kladdevisning i systemet som anvendes i forbindelse med opkrævning for aktiviteter, der ikke betales af UVM. For at kunne udveksle data, f.eks. informationer omkring eleven, mellem de forskellige udgaver af studiesystemet i sektoren er et fællesdatagrundlag nødvendigt. Dette er skrevet som fællesdatagrundlag eller eventuelt DUE nogle steder i materialet. Indtægtsdækket virksomhed IDV-aktiviteter kurser, konsulentbistand, administrative fællesskaber, hotel- og konferencedrift m.v. Indbakke begrebet bruges de steder hvor der ønskes et overblik over nye eller ikke afsluttede aktiviteter. Det er en analogi til mail programmet, hvor der dukker nye items op som man skal kunne få et overblik over samt forholde sig til En række elevoplysninger, som sendes elektronisk til det UU-center, som dækker elevens hjemkommune. Hændelser, der bl.a. kan medføre kommunebrev: - Eleven starter på sin uddannelse. - Eleven er i risiko for at falde fra uddannelsen. - Eleven afbryder uddannelsen.

38 Side 38 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem - Eleven gennemfører uddannelsen. KUU Lokalt fag / skole fag LUP PE Skemabrik Skolehjem servicekatalog Tilskudsmærke(TM) Tilskudsmærkekombination(TMK) Timepris Uddannelsesmodel (UMO) UVM UVM Fag XPRS ÅU Kombineret ungdomsuddannelse Kombineret ungdomsuddannelse henvender sig til elever efter 9. eller 10. klasse, men som ikke har forudsætninger for at begynde på en erhvervsuddannelse eller en gymnasial uddannelse. En tovholderinstitution foretager indberetningen til UVM og følger samme model som andre former for årselevers indberetninger. Fag, som er blevet oprettet lokalt på en specifik skole, som ikke har en UVM tilknytning. Lokal uddannelsesplan med en fortolkning af uddannelsesmodellen med antallet af fag med timer og aktiviteter. Produktionsskolebaseret Erhvervsuddannelse. Fremgår af elevens skema. Eksempelvis Dansk fra kl til kl Kan også være Dansk fra kl til kl Varigheden af en skemabrik kan være forskellig En række tilkøbsydelser man kan booke på et skolehjem. Kode, der angiver begrundelse for ansøgning om tilskud. Et sæt af Tilskudsmærker. Fastsat timepris pr. arbejdstime Et sæt stamdata, der definerer uddannelser og fag. Vedligeholdes af UVM. Findes i flere varianter: Prøverelateret og tilskudsrelateret. Afhængig af varianten medtages forskellige øvrige relaterede stamdata. Undervisningsministeriet. Et bekendtgørelsesfag defineret centralt fra UVM. UVM s centrale system til prøveplanlægning. Åben uddannelse.

39 Side 39 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Bilag 2: Vision Arbejdet med visioner tog udgangspunkt i hvad er en god vision og projektgruppens forståelse af dette. Projektgruppens deltagere fik hver især 10 minutter til at få skrevet deres visioner på gule sedler, hvorefter gruppen i fællesskab præsenterede og grupperede de fremfundne visioner. Resultatet kan ses herunder. Under de enkelte grupperinger findes de enkelte udsagn. I det fremadrettede arbejde blev der primært fokuseret på grupperingerne. Forprojekt/behovsanalyseprojektet - Vi skal holde det på et højt abstraktionsniveau med respekt for de operationelle opgaver. Overordnede visioner for systemet - Bedre, billigere og mere effektivt system. - Fastholde og øge understøttelsen af digitaliseringen - Blive sektorens foretrukne system. - Et styringsredskab. - Understøtte optag, elev, hold og eksamen. Integration - Levere stamdata til andre systemer. - Et studiesystem, som sikrer nem integration til eventuelle nye moduler, der udvikles til sektoren. - Integrationsmuligheder til studierettede opgaver. - Levere data til et fælles datagrundlag. - Integration til fælles datagrundlag. - Let, billig og enkel integrations muligheder mellem studiesystemet og andre systemer (muliggør fra studiesystemets side af). - Let at integrere med andre systemer (datamæssigt). Fælles system - Vi skal beskrive et system, som er fuldstændigt og dækkende for en mindre skole. - Vi skal beskrive et fælles studiesystem. - Systemet skal kunne rumme store og små skoler. - Vi skal gå efter at dække 80% og ikke 100% opfyldelse af alles behov. - Behovsbeskrivelse af det nødvendige system for en skole, der ikke vil købe 3. parts produkter. Brugervenlighed - Grafisk brugergrænseflade, mere grafik færre menuer. - Brugervenligt system. - Enkel indtastning, uanset uddannelsestype. - Samme medarbejder skal kunne håndtere (næsten) alle arbejdsgange.

40 Side 40 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem - Et studiesystem der er nemt, overskueligt også for brugere, der ikke bruger systemet dagligt. - Data registreres kun én gang til videre bearbejdning i systemet. Enkelt og simpelt - Simpelt input simpelt output. - Vi skal arbejde for en enkelt struktur og enkle arbejdsgange hvor en høj effektivitet er for øje. - Smidig/lette enkle daglige administrative rutiner. - Understøtte en forenkling og forbedring af adm. opgaver og arbejdsgange. Fleksibilitet - Fleksibelt system herunder mulighed for tilpasning f.eks. i forbindelse med nye lovkrav. - Et moduliseret system, med en kernefunktionalitet og en række moduler, med mulighed for tilvalg/fravalg. - Fleksibelt system med mulighed for tilvalg af andre systemer gennem modulisering. - Fleksibilitet system i forhold til system sammenhæng og data-udveksling. Brugergrupper - Let at håndtere flere personalegrupper. - Alle på skolen skal kunne hente data. Data ind og ud som bruger af systemet - Data-udtræk, fleksibel og overskueligt. - Opsætte rettigheder, datasikkerhed og personopslag.

41 Side 41 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Bilag 3: Aktører og behov Dette afsnit er tiltænkt den læser som ønsker at kunne få et overblik over hvilke behov som er knyttet til bestemte aktørtyper og er en opsamling på de behov som er beskrevet i behovsmatrixen. Der findes ikke information i dette afsnit som ikke også findes i behovsmatrixen, afsnitte tjener alene det formål at give læseren en oversigt med udgangspunkt i aktører. Der er identificeret 10 forskellige aktørtyper som skal kunne agere i et nyt studiesystem: - Elev/kursist - UVM - Skole - Censor - System - Underviser - Skolehjemsadministration - Revisor - Skoleledelse - Planlægningssystem Herunder er er der forsøgt at give et overblik over, hvilke behov de enkelte brugergrupper har til et nyt system. UVM TV1 TV3 TV4 TV5 TV6 TV7 TV8 TV9 Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde institutionsregister. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde uddannelser med CØSA numre. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde links til bekendtgørelser. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde UVM fag. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde centrale uddannelsesmodeller for de enkelte bekendtgørelser. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde takstkatalog. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde målepinde på UVM fag. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde karakterskala samt definere de prøvetyper der kan være på et UVM fag. TV10 TV15 TV19 Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde AMU kurser med FKB numre. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde de karakter/godkendelsesmodeller, som skal kunne bruges i systemet. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde de indgange der måtte være til GF1, f.eks. de 4 der findes i dag.

42 Side 42 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem TV29 TV33 I1 I2 I3 I4 I5 Som UVM skal jeg kunne oprette og vedligeholde centrale frafaldsårsager. Som UVM skal jeg oprette/vedligeholde hvilke UVM fag som er prøvefag på de enkelte uddannelser Som UVM skal man kunne godkende en skole (organisation) til at køre en uddannelse i en given tidsperiode. Som UVM skal man kunne vedligeholde tidsperioderne for godkendelserne og stoppe en godkendelse vedr. en uddannelse. Som UVM skal jeg kunne godkende en skole (organisation) til at køre et specifikt AMU kursus i en given tidsperiode. Som UVM skal man kunne vedligeholde tidsperioderne for godkendelserne og stoppe en godkendelse vedr. et AMU kursus. Som UVM skal jeg kunne godkende en institution til at kunne køre et enkelt fag, f.eks til åben uddannelse. Elev / kursist E16 L2 L7 L19 L20 L21 L22 L23 L26 L30 L37 L43 T6 Som elev skal jeg kunne se min eksamensoversigt samt mine resultater Som elev skal jeg kunne se mulige valgfag samt vælge hvilke valgfag jeg ønsker Som elev kan jeg se hvilke valgfag jeg har fået Som elev kan jeg se en liste over mine læringsrum og tilgå dem enkeltvis Som elev skal jeg kunne se holdoversigt, dvs. en oversigt over underviserer og andre elever Som elev skal jeg kunne danne og indgå i læringsgrupper i læringsrummene Som elev skal jeg kunne se min lektionsplan Som elev skal jeg kunne tilgå mit skema i læringsrummet Som elev skal jeg kunne aflevere en opgave tilknyttet en lektion eller en læringsaktivitet Som elev kan jeg se mine afleverede opgaver/eksamener og deres bedømmelser/karakterer Som elev kan jeg evaluere på et undervisningsforløb, både på indhold og undervisere Som elev skal jeg kunne udfylde en valg af fags formular Som elev på GF1 skal jeg i systemet kunne vælge en uddannelse på GF2. Ansøgningen skal havne i en indbakke

43 Side 43 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem O20 SK11 S14 S15 SKEMA18 GS3 SKEMA14 Som elev eller skole skal man kunne lægge billede på elevens profil. Som elev eller kursist skal man kunne logge ind og markere, hvorvidt man ønsker skolehjem i sin skoleperiode. Som elev skal man kunne registrere sit fravær elektronisk. Som elev skal man kunne se et overblik over sit eget fravær. Som elev skal jeg kunne se skema. Elever som har angivet eventuelle særlige behov via Optagelse.dk eller som har fået dem identificeret under uddannelsen skal vises i en indbakke til håndtering af dette i systemet. Som elev eller skole skal man kunne se skemaet med udgangspunkt i eleven, en underviser, et hold m.m. Underviser E24 E25 L40 SKEMA28 SKEMA36 Som underviser har jeg adgang til min prøver/eksamener hvor jeg kan afgive karakterer Som underviser kan jeg planlægge hvornår den enkelte elev har prøvetidspunkt på de enkelte eksamensdage Som underviser eller elev kan jeg oprette og indgå i tværgående dialogfora Som underviser skal jeg kunne se min egen opgaveoversigt Som underviser skal jeg modtage en revideret opgaveoversigt med advisering herom Censor TV36 E23 Som censor kan jeg angive rådighedsperioder hvor jeg kan udøve censur Som censor har jeg adgang til min prøver/eksamener hvor jeg kan afgive karakterer og frigive resultater

44 Side 44 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Revisor S3 S31 Skoleledelse S4 S32 Som revisor skal man kunne godkende en aktivitetsindberetning før eller efter afregning fra ministeriet. Som revisor skal man kunne godkende en varighedsuafhængig tilskudindberetning før eller efter afregning fra ministeriet. Som skoleledelse skal man kunne godkende en aktivitetsindberetning før eller efter afregning fra ministeriet. Som skoleledelse skal man kunne godkende en varighedsuafhængig tilskudsindberetning før eller efter afregning fra ministeriet. Skolehjemsadministration SK1 SK2 SK3 SK5 SK6 SK7 SK8 SK9 SK10 Som skolehjemsadministration skal man kunne oprette og vedligeholde et takstkatalog for værelserne med pris. Som skolehjemsadministration skal man kunne oprette og vedligeholde værelser og bl.a. markere, hvorvidt det er et enkelt eller dobbelt værelse. Som skolehjemsadministration skal man kunne få et overblik over hvilke værelser, der findes samt deres belægning. Som skole skal man kunne opsætte på en uddannelse, hvorvidt der skal laves automatiske rejseplans opslag. Som skolehjemsadministration skal man kunne oprette og vedligeholde et servicekatalog med priser. Som skolehjemsadministration skal man kunne lave en manuel booking af værelse samt vedligeholde bookinger. Som skolehjemsadministration skal man kunne lave et udtræk med bookinger. Som skolehjemsadministration skal man kunne få en belægningsoversigt. Som skolehjemsadministration skal man kunne foretage en automatisk booking af et værelse til en

45 Side 45 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem SK13 SK14 SK15 SK16 SK17 SK18 SK21 elev. Herved skal systemet finde et passende værelse til eleven ud fra en række regler. Som skolehjemsadministration skal man kunne modtage en elev i sin indbakke, når det er besluttet, at denne elev skal have indlogering. Som skolehjemsadministration skal man kunne påsætte en TMK. Som skolehjemsadministration skal man kunne angive, om eleven er til stede på ugebasis. Som skolehjemsadministration skal man kunne danne opkrævninger og sende dem til Navision stat. Som skolehjemsadministration skal man kunne se, om en regning er blevet betalt. Som skolehjemsadministration skal man kunne lave en kreditnota. Som skolehjemsadministration skal man kunne lave en opkrævning af tillægsydelser. Planlægningssystem SKEMA2 SKEMA3 SKEMA4 SKEMA5 SKEMA6 SKEMA7 SKEMA8 SKEMA9 SKEMA10 Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for lokaletilgængelighed Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for knappe ressourcer Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for timeplaner Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for sammenhængende lektioner Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for friholdelsestidspunkter Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for de maksimale undervisningstimer pr. underviser pr uge Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for antal klokketimer pr uge for eleven Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for undervisernes forskellige kompetencer Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for, hvor stor en del af uddannelsesplanen, der skal planlægges

46 Side 46 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem SKEMA11 SKEMA12 SKEMA20 SKEMA23 SKEMA27 Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for at en elev, lokale eller lærer ikke dobbeltbookes. Som planlægningssystem skal jeg kunne tage højde for skemablokerende aftaler/aktiviteter Som planlægningssystem skal jeg kunne håndtere at man i en periode har behov for at skemalægge ekstra undervisningstimer på et enkelt fag Som planlægningssystem skal jeg kunne hente den enkelte undervisers normtimer og evt. aldersreduktion Som planlægningssystem skal jeg kunne danne en opgaveoversigt pr. underviser for den planlagte periode/normperiode Skole TV2 TV11 TV12 TV13 TV14 TV16 TV17 TV18 TV20 Som skole skal man kunne oprette en afdeling på kladdeniveau, som UVM skal godkende. Som skole skal man kunne oprette en kladde for udbudssteder knyttet til de enkelte uddannelser, som UVM skal godkende. Som skole kan man kunne oprette og redigere lokale fag. Som skole kan man kunne oprette og redigere målepinde på lokale fag. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde karakterskala samt definere de prøvetyper, der kan være på et lokalt fag. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde skolekalendere med fridage, helligdage og ferie. Som skole kan man kunne oprette og vedligeholde skabeloner til kommunikation f.eks. , sms og Word. Som skole skal man kunne oprette og redigere et kompetenceregister, således at medarbejderne kan få tilknyttet fast definerede kompetencer. Som skole skal man kunne oprette og redigere timeplaner, og disse skal tilknyttes på forskellige niveauer i systemet.

47 Side 47 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem TV21 TV22 TV23 TV24 TV25 TV26 TV27 TV28 TV30 TV31 TV34 TV35 TV37 TV38 E1 E2 E3 E4 Som skole skal man kunne oprette en lokal uddannelsesmodel, som er en implementering af en bestemt bekendtgørelse. Som skole skal man kunne danne et kommunebrev, som sendes til tilbagemelding.dk. Som skole skal man kunne kommunikere med elever, forældre, værger, arbejdsgiver m.m fra systemet. Som skole skal man kunne oprette og redigere gebyrtyper til brug ved opkrævning. Som skole skal man kunne lave en opkrævning og sende den til Navision stat. Som skole skal man kunne lave en kreditnota og sende den til Navision stat. Som skole skal man kunne sende en arbejdsgiverplan til arbejdsgiveren. Som skole skal man kunne oprette fælles/individuelle aftaler og aktiviteter til elever og medarbejdere. Som skole skal jeg kunne fremsøge en elev eller underviser for at se deres skema og hvor de er Som skole skal man kunne gemme dokumenter og filer til arkiv i stedet for at printe dem. Som skole kan jeg oprette/vedligeholde hvilke lokale fag som er prøvefag på de enkelte uddannelser Som skole kan jeg oprette/vedligeholde et censorkartotek Som skole skal jeg kunne underopdele centrale frafaldsårsager samt redigere disse Som skole skal jeg kunne oprette og vedligeholde en eller flere fælles arkivstrukturer Som skole finder jeg frem til og vedligeholder hvilke undervisere der kan indgå i et skriftligt censorkorps for et skoleår Som skole indeberetter jeg censorpulje/censor kompetencer Som skole kan jeg oprette/redigere lærerfriholdelse og sende disse til XPRS Som skole kan jeg i min indbakke se udtrukne eksamensfag fra XPRS

48 Side 48 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 E13 E14 E15 E17 E18 E19 E20 E21 Som skole henter jeg udtræk af prøvefag fra XPRS samt censorfag for flerfaglige prøver som ender i en indbakke Som skole skal jeg kunne danne et udtræk til eleven af de fag, som eleven skal til eksamen i på baggrund af Undervisningsministeriets udtræk Som skole opretter jeg prøvehold/eksamenshold til de enkelte eksamensfag Som skole kan jeg danne mig et overblik over resultatet af eksamensplanlægningen og ændre i dette Som skole indsender jeg min prøveplan til XPRS således at der kan påsættes censorer Som skole indsender jeg prøveplaner for studieretningsprojekt (SRP) og større skriftelige opgaver (SSO) til XPRS således at der kan påsættes censorer Som skole henter jeg udtræk af censortildeling fra XPRS på egne og eksterne undervisere. Som skole skal jeg kunne hent et udtræk af censorplaner med følgende oversigt: - Hvilke af egne undervisere skal være censor på andre skoler - Hvilke eksterne censorer er knyttet til skolens eksamensfag Som skole skal jeg kunne sende information vedr. eksamensbegivenhed til den skole som leverer den eksterne censor Som skole skal jeg kunne bede om en erstatningscensor Som skole kan jeg offentliggøre eksamensplaner til underviser og elever Som skole kan jeg se et overblik over lokaler brugt til eksamen Som skole overfører jeg realiserede prøveplaner for skriftlige og mundtlige prøver til XPRS Som skole kan jeg i min indbakke se prøver/eksamner som ikke er planlagt Som skole skal jeg kunne udvælge fag til at indgå i egne interne prøver(f.eks. årsprøver) Som skole kan jeg benytte en eksamensplanlægningsmotor som fortæller hvilke dage der skal være prøver i hvilke fag. Eksamensplanlægningsmotor giver mig en grafisk nem og overskuelig visning.

49 Side 49 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem E22 E26 E27 E28 E29 E30 E31 E32 E34 E35 E36 E37 E38 E39 E40 E41 E42 L1 Som skole skal jeg kunne se eksamensbelastningen for alle undervisere på en uddannelse(cøsa nummer) Som skole kan jeg hente karakterer og evt. opgaver fra netprøver.dk Som skole skal man kunne aflyse en eksamen Som skole skal man kunne flytte en eksamen Som skole kan jeg oprette eksamensbevisskabeloner Som skole skal jeg kunne danne eksamensbeviser på forskellige niveauer (uddannelse,hold, elev) Som skole kan jeg sende eksamensbeviser til eksamensdatabasen Som skole kan jeg sende eksamensbeviser til elevens e-boks og gensende Som skole skal jeg kunne få et overblik over om elever overholder uddannelsesmodellen inden der dannes eksamensbevis Som skole skal jeg kunne sende pensumlister/undervisningsbeskrivelser til censor Som skole skal jeg kunne identificere om en elev er færdig med skoleforløb. Som skole skal jeg efter afsluttet GF2/EUV kunne stille færdiggjorte elever til rådighed for EASY-P via integration Som skole skal jeg have mulighed for at sætte ny beskikket censor som erstatning for forhindret censor Som skole skal jeg kunne danne eksamensbeviser/prøvebeviser fra tidligere uddannelsesmodeller Som skole skal jeg kunne genudskrive/ genfremsende eksamensbeviser til elever Som skole skal jeg kunne hente eksterne skabeloner til deltagerbeviser på AMU Som skole skal jeg kunne hente eksterne skabeloner til eksamensbeviser på Åben Uddannelse, herunder enkeltfag Som skole skal jeg kunne udbyde valgfag i en given periode for udvalgte hold

50 Side 50 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem L3 L4 L5 L6 L9 L10 L11 L12 L13 L14 L16 L17 L18 L25 L27 L28 L29 Som skole kan jeg danne mig et overblik over hvordan elever fordeler sig på valgfag efter de har ønsket. Som skole kan jeg lave et valgfagstjek således at man kan danne sig et overblik over hvorvidt elever opfylder valgfagskrav. Som skole kan jeg acceptere en valgfagsfordeling samt danne hold til eleverne Som skole benytter jeg en valgfagsfordelingsmotor for at kunne give det mest optimale udfald som honorerer de fleste elevers ønsker Som skole skal jeg kunne oprette en struktureret materialebase Som skole skal jeg kunne tilføje og vedligeholde indhold i materialebasen Som skole kan jeg opbygge en pensumliste for en læringsaktivitet ved at tilføje indhold fra materialebasen Som skole kan man oprette og vedligeholde en lektionsplan baseret på pensumlisten Som skole kan jeg oprette læringsrum for læringsaktiviteter og tilknytte hold samt lektionsplan Som skole skal jeg kunne tilpasse lektionsplanen for den enkelte læringsaktivitet i læringsrummet Som skole skal jeg kunne åbne læringsrummet for elever på holdet Som skole skal jeg kunne tilknytte en eller flere undervisere til læringsrummet Som skole skal jeg kunne danne mig et overblik over kolliderende større opgaver ( i forhold til lektionsplaner og hold) og få hjælp til at afhjælpe opgavetrængslen Som skole skal jeg kunne dato- og tidssætte specifikke opgaver og læringsmaterialer med visningsdato i læringsrumet Som skole skal jeg kunne oprette og vedligeholde en dato og tidspunkt for aflevering af en opgave Som skole skal jeg kunne tilknytte en fremlæggelsesform til en enkelt opgave Som skole skal jeg kunne bedømme en opgave og en evt. fremlæggelse

51 Side 51 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem L31 L32 L34 L35 L36 L41 L42 L44 L46 G1 G2 G3 T4 T5 T9 T11 T14 T15 Som skole knytter jeg målepinde til indholdet i materialebasen Som skole knytter jeg målepinde til lektionsplanen, således at afholdelse af lektioner og godkendelse af opgaver medfører fremdrift på målepindene Som skole skal jeg kunne udsende manuelle og automatiske beskeder og advarsler i forbindelse med bl.a opgaveaflevering Som skole kan jeg se om den enkelte elev har åbnet materialet i læringsrummet Som skole skal jeg kunne se en oversigt over hvilke elever der mangler at aflevere hvilke opgaver Som skole skal jeg kunne tilknytte et eller flere fag til en læringsaktivitet som eleverne kan vælge imellem f.eks. Til AT, SRO, SSO og SRP Som skole kan jeg udsende en formular til eleverne til valg af fag Som skole skal man kunne behandle elevens valg af fag, herunder afvise og godkende Som skole kan jeg danne mig et overblik over hvordan elever fordeler sig på valg af fag efter de har ønsket. Som skole skal man kunne oprette elevforløb (udbud) for de enkelte uddannelser. Som skole skal man kunne få et grafisk overblik i en kalendervisning over belægningen af de enkelte uddannelser (udbud). Som skole skal man kunne oprette 1..n antal stamhold på et enkelt elevforløb. Som skole skal man kunne manuelt tilmelde en elev, som derefter havner i en indbakke. Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til Optagelse.dk med en ny skole på. Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til brobygning.net. Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til efteruddannelse.dk. Som skole skal man kunne oprette en ansøgning til IDV fra en enkelt eller flere kursister. Som skole afstemmer jeg det forventede antal klasser med regionen

52 Side 52 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem T16 O3 O7 O9 O10 O11 O12 O13 O14 O15 O16 O17 O18 O21 O22 Som skole deltager jeg i et fordelingsmøde i fordelingsudvalget med henblik på at afstemme hvem der optager hvem Som skole skal man kunne afklare, om en elev kan optages direkte på udannelsen (GF1, GF2, EUX, EUV og gymnasiale uddannelser) på baggrund af karakterer. Hvis dette er muligt, skal eleven sendes til en ny indbakke, ellers skal der tilbydes prøver og samtale. Der gennemføres optagelsesprøver og udstedes prøvebeviser på samme måde som ved øvrige prøver. Som skole skal man kunne afklare, om en elev kan optages direkte på GF2 på baggrund af karakterer. Som skole skal man kunne markere, at en elev ønsker skolepraktik. Som skole skal man kunne markere og se, om en AMU kursist opfylder krav til bl.a. beståede kurser. Som skole skal man kunne tilføje ekstra dokumentation fra en kursist. Som skole skal man kunne se, om betaler af kurset skylder i forvejen. Som skole skal man kunne se, om eleven skylder i forvejen. Som skole skal man fra indbakken kunne placere elever på et elevforløb og dermed på et eller flere skoleforløb Som skole skal man kunne modtage elever, som skal i skolepraktik, i en indbakke Som skole skal man kunne oprette praktikforløb med tilhørende uddannelsesaftaler. Som skole skal man kunne tilknytte en elev til et praktikforløb. Som skole skal man kunne opsætte, om der skal udsendes en indkaldelse af elever automatisk x dage før studiestart. Som skole kan man udstede studiekort. Som skole skal man kunne få et overblik over optagede elever, og om de er korrekt oprettet i andre systemer(uni-login), således at man kan sende information om login, m.m. til eleverne i indkaldelsen.

53 Side 53 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem O23 O24 O25 O26 O27 O28 O29 O30 O32 O33 O34 O35 O36 O37 O38 O39 O40 Som skole skal man for hver enkelt uddannelse/afdeling kunne opsætte, hvorvidt man anvender individuelle samtaler, infomøder og/eller breve Som skole skal man kunne indkalde elever til samtaler og infomøder. Som skole skal man kunne se en elektronisk protokol (overbliksbillede). Som skole skal man kunne sende et tro-og-love dokument ud til eleverne, som de skal underskrive elektronisk. Som skole skal man kunne overføre en elev til en anden skole, hvilket betyder, at der oprettes en kopi af eleven og dennes data. Ved overførsel mellem flere forskellige studiesystemer, skal dette håndteres via det fælles datagrundlag. Som skole skal jeg i en indbakke kunne modtage en overført elev fra en anden skole. Som skole skal man kunne udmelde en elev og angive frafaldsårsag per specifik dato Som skole skal man kunne sætte et elevforløb (og dermed en elev) på orlov. Som skole skal man kunne starte en process for en elevs frivillige udmeldelse. Som skole modtager jeg en liste med navn og cpr nummer fra en virksomhed og opretter disse kursister og holdplacerer dem Som skole skal man kunne opkræve deltagerbetaling for elever og kursister Som skole skal jeg kunne importere/eksportere data fra KUU-portalen. Som skole skal jeg kunne indtaste KUU forløbsplaner direkte fra UU. Som skole skal jeg kunne tildele eleven forskellige personer med forskellige roller, fx. Kontaktperson (studievejledere) Som skole skal jeg kunne lave og sende RKV bevis til eleven Som skole skal man kunne oprette et RKV forløb på lige fod med andre uddannelser Som skole skal jeg kunne registrere hvorvidt eleven opfylder 16-kravene om 28-klasseloftet.

54 Side 54 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem SK12 SK19 SK20 SK23 S1 S2 S5 S6 S7 S8 S9 S12 S13 S16 S17 S20 Som skole er man forpligtiget til at tilbyde indlogering, først via skolehjem men ellers på vandrehjem eller hotel. Som skole skal jeg kunne sende et velkomstbrev, der beskriver mulighed for skolehjem. Som skole skal man på en uddannelse kunne markere, hvorvidt man ønsker at tilbyde hjælp til ekstern booking, såfremt der ikke er plads på skolehjemmet. Som skole skal man kunne indberette skolehjemsbidrag til AUB på elever med uddannelsesaftaler. Som skole skal man kunne oprette en aktivitetsindberetningskladde (med beregningsgrundlag) med kontrolliste over, om eleverne/kursisterne er korrekt registreret, og/eller om regler er overtrådt. Som skole skal man kunne lave en eksport af aktivitetsindberetningskladden til CØSA systemet. Som skole skal man kun lave en faktureringsgrundlagskladde med faktureringsgrundlag på de aktiviteter, som ikke afregnes med UVM. Som skole skal man kunne sende en godkendt faktureringsgrundlagskladde til Navision. Som skole skal man kunne sende en faktureringsgrundlagskladde eller aktivitetsindberetningskladde til STILs beregningsmotor og få et resultat retur. Som skole skal man på en uddannelse kunne markere, hvilket fraværs detaljeringsgrad der ønskes. Som skole skal man kunne registrere fravær/tilstedeværelse på en elev med en fraværstype samt en bemærkning. Som skole skal jeg på en uddannelse kunne opsætte, om der skal sendes , sms eller brev ved fravær. Som skole skal man på en uddannelse kunne opsætte, om eleven elektronisk må angive fravær. Som skole skal man kunne udfylde/afvinge målepinde ved opnåede færdigheder. Som skole skal man kunne se en grafisk oversigt over, hvor langt eleven er i forhold til målepinde, og hvilke elever har fået karakter. Som skole skal man kunne angive en karakter på et fag eller en prøve på en elev.

55 Side 55 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem S22 S26 S27 S29 S30 S34 S36 S37 S38 S39 S40 S42 S43 S44 S45 Som skole skal man kunne markere, om et uddannelsesforløb er bestået. Som skole skal man kunne se i sin AUB indbakke, hvem der skal kigges på i forhold til transportrefusion samt beregne transportrefusion for disse skoleforløb. Som skole skal man kunne sende indberetning til AUB med antal skoledage samt evt. transportudgifter, der skal refunderes. Som skole skal man kunne oprette en varighedsuafhængig tilskudsindberetningskladde (med beregningsgrundlag) med kontrolliste over, om eleverne er korrekt registreret og/eller om regler er overtrådt. Som skole skal man kunne lave en eksport af varighedsuafhængig tilskud til CØSA systemet. Som skole skal man kunne oprette en manuel ansøgning for samtlige uddannelsestyper for en elev eller en kursist. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde elever og kursister. Som skole skal jeg på en elev kunne se dennes uddannelser. Som skole skal man kunne på den enkelte elev se status, udlån, fravær, historik, kontaktperson, kommunikation, noter, filer, aktiviteter og revision på de enkelt uddannelsesforløb samt samlet. Som skole skal man på en elev kunne se og vedligeholde et filarkiv. Som skole skal man på en elev kunne se, oprette og vedligeholde interne og eksterne noter og påmindelser. Som skole kan jeg oprette/vedligeholde et register over elev samtale/aktivitetstyper Som skole kan jeg oprette en samtale/aktivitet på en enkelt elev Som skole kan jeg danne mig et overblik over antallet af tilbudte timer på læringsaktiviteter og fag i forhold til det fastsatte timeantal i uddannelsesmodellen (bekendtgørelsen) Som skole kan jeg dele et elevforløb med en anden skole, fx i forbindelse med skolepraktik

56 Side 56 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem SKEMA1 SKEMA15 SKEMA19 SKEMA21 SKEMA22 SKEMA24 SKEMA25 SKEMA26 SKEMA29 SKEMA30 SKEMA31 SKEMA32 SKEMA33 SKEMA34 SKEMA35 ET1 ET2 ET3 Som skole skal man kunne skemaplanlægge lokaler, elever og undervisere. Som skole skal man kunne skemaplanlægge enkelte timer. Som skole skal man kunne angive undervisningsfrie tidspunkter for den enkelte medarbejder. Som skole skal jeg kunne opsætte en planlægningsperiode Som skole skal jeg kunne danne et overblik over medarbejder pr. afdeling/ansvarsområde kombineret med afdelingens/områdets aktiviteter Som skole skal jeg have mulighed for at fordele den enkelte underviser på aktiviteter Som skole skal jeg have mulighed for at opgøre den enkelte undervisers fordeling på aktiviteter Som skole skal jeg have mulighed for at opsætte øvrige aktiviteter end undervisning Som skole skal jeg kunne opsætte ferie, særlige feriedage, afspadsering m.m. pr. undervisere Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente data til time-fagfordeling og aflevere resultatet som input til skemaplanlægningen Som skole skal jeg kunne opsætte mål for konfrontationstimer/procent Som skole skal jeg kunne håndtere ud- og indlån af undervisere mellem afdelinger og skoler Som skole skal jeg kunne tilknytte timelærere Som skole skal jeg kunne danne et overblik over afdelingens samlede timebudget i forhold til ressourcer Som skole skal jeg kunne opdatere time-fagfordelingen løbende Som skole skal man kunne placere elever i én klasse/stamhold fra indbakken. Det er ikke tvunget. Som skole skal man kunne rette start- og slutdato på elevforløb, skoleforløb og praktikforløb på hver enkelt elev. Som skole skal man kunne oprette læringsaktiviteter, som består af et eller flere lokale fag og/eller UVM fag.

57 Side 57 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem ET4 ET5 ET6 HR1 HR2 HR3 HR4 HR5 HR6 HR7 HR8 HR9 HR10 HR11 HR12 HR13 HR14 Som skole skal man kunne oprette et eller flere hold, som er tilknyttet til en eller flere læringsaktiviteter og/eller et eller flere fag. Som skole skal man kunne tilknytte elever til et eller flere hold. Som skole skal man kunne angive merit på en enkelt elev på henholdsvis fag, målepinde, skoleforløb, praktikforløb, elevforløb. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde medarbejdere samt markere hvorvidt man er underviser. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde ansættelsesforhold på en medarbejder. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde antal omsorgsdage, ferie/fridage, alderstillæg og belastningstillæg på personalet. Som skole skal man kunne angive en medarbejders uddannelsesniveau. Som skole skal man kunne angive en medarbejders undervisningskompetencer. Som skole skal man kunne angive en medarbejders censor-kompetencer. Som skole skal man kunne angive en medarbejders andre kompetencer. Som system skal jeg tilbyde data om personale, således at andre systemer kan gøre brug af disse. Som system overfører jeg personaleoprettelse og - ændringer til SLS og Silkeborg Løn. Som skole skal man kunne få et overblik over sine underviseres planlagte fravær så som barsel, ferie, kurser, andre aktiviteter m.m. Som skole skal man kunne få et overblik over sine underviseres ikke planlagte fravær, f.eks sygdom Som system tilbyder jeg snitflade til andre systemer, der indeholder oplysninger om underviseres planlagte fravær så som ferie, kurser, barsel, sygdom m.v. Som system tilbyder jeg snitflade til andre systemer, der registrerer sygdomsfravær og ferie (f.eks. SLS-FRAV) Som medarbejder skal jeg kunne opdatere min individuelle kompetencer

58 Side 58 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem HR15 HR16 HR17 HR18 HR19 HR20 P1 P2 P3 P4 P5 P8 P9 P10 P11 P12 Som skole skal jeg kunne afslutte en medarbejders ansættelsesforhold Som skole skal jeg kunne opsætte forskellige kategorier til at registrere medarbejdernes tid til fx undervisning, ferie og kompetenceudvikling. Som skole skal jeg kunne registrere medarbejdernes tidsforbrug på forskellige kategorier. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente data til tidsregisteringen og aflevere data tilbage til systemet som registreret tid Som system tilbyder jeg en snitflade således at registreret tid kan sendes til og modtages fra andre systemer Som skole skal man på en medarbejdere kunne se og vedligeholde et filarkiv. Som skole kan jeg benytte et CRM lignende system i det nye system til at oprette og vedligeholde aktiviteter på praktiksteder Som skole kan jeg se en oversigt over praktikpladsopsøgende aktiviteter (hvem, hvad og hvornår) Som skole kan jeg lave lokale aktiviteter/kampagner målrettet udvalgte brancher. Som skole skal jeg kunne danne mig et overblik over kommende aktiviteter/kampagner på virksomhederne Som skole skal jeg kunne udtrække en liste af relevante virksomheder i forhold til bestemte kriterier, f.eks i forhold til kampagner på enkelte uddannelser Som skole kan jeg benytte et CRM lignende system i det nye system til at oprette og vedligeholde aktiviteter på virksomheder Som skole skal jeg kunne registrere virksomhedsbesøg Som skole skal jeg kunne registrere opfølgningsaktiviteter i forhold til virksomhederne Som skole skal jeg kunne udtrække relevante typer af aktiviteter fordelt på virksomheder Som skole skal jeg kunne registrere resultatet af virksomhedsbesøget

59 Side 59 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem P15 IT1 GS1 GS2 GS4 GS6 Ø1 Ø2 Ø3 Ø4 Ø5 Ø6 Ø7 Ø8 Ø9 Ø10 B1 B2 B3 Som skole skal jeg kunne forkalkulere IDV-aktiviteter. Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde udleveret it-udstyr så som pc, nøglebrik m.m. Som skole sender jeg data vedr. elever og deres uddannelse og beskæftigelse til ungedatabasen. Som skole skal jeg kunne oprette samtaler/aktiviteter omhandlende gennemførelsesvejledning/støtte Som skole skal jeg kunne danne mig et overblik over hvilke elever der skal have foretaget en SPSscreeningen og planlægge disse. Som skole skal jeg kunne indberette afholdte omkostninger(timer, indkøb af udstyr mm.) til UVM og modtage refusion. Som skole kan jeg på samtlige indberetninger arbejde med forecasts således at man løbende kan få et økonomisk overblik Som skole registrerer jeg et antal arbejdstimer på hold/aktivitet via skemabrik Som skole kan jeg angive en default beregningsfaktor samt ændre den pr skemabrik Som skole kan jeg angive en default timepris samt ændre den pr skemabrik Som skole skal jeg kunne lave en lønfordelingskørsel samt afgrænse den på et datointerval Som skole kan jeg se en fejll og hvis lønfordelingskørslen er fejlet Som skole kan jeg danne en kladde af en lønfordelingskørsel og sende den navision stat Som skole kan jeg importere og vise et forecast for AUB præmietræk Som skole kan jeg sende indberetningsresultater samt indberetningskladder til Navison Stat Som skole kan jeg oprette budgetmodeller for en periode Som skole kan jeg oprette/redigere lokaler Som skole skal jeg kunne oprette/vedligeholde en lokaleudstyrsliste Som skole skal jeg kunne oprette/vedligeholde en lokalekategori

60 Side 60 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 RP1 RP2 RP3 RP4 RP6 RP7 RP8 Som skole kan jeg tilknytte en eller flere lokaleansvarlige for et enkelt lokale Som skole kan jeg oprette/redigere oplysninger om bygninger Som skole skal jeg kunne oprette/redigere vedligeholdelsesplaner for en bygning og lokaler Som skole skal jeg kunne oprette/redigere vedligeholdestyper Som skole skal jeg kunne planlægge vedligeholdelsesaktiviteter for et budgetår Som skole skal jeg kunne oprette/vedligeholde serviceaftaler/kontrakter Som skole skal jeg kunne oprette/vedligeholde nøglesystemer Som skole kan jeg oprette/vedligeholde rengøringstyper Som skole skal jeg kunne booke et lokale i et tidsrum Som skole skal jeg kunne få et overblik over lokaleog bygningsbelægning for en given periode Som skole kan jeg oprette/redigere etager i mine bygninger Som skole skal jeg kunne markere en vedligeholdelseaktivitet som værende udskudt eller udført Som skole skal man kunne oprette nye lokale udtræksskabeloner i systemet. Som systemadministrator skal man kunne oprette centrale udtræksskabeloner. Som skole skal man kunne benytte en udtræksskabelon til at få et udtræk som er periodeafgrænset. Som skole skal man kunne benytte en udtræksskabelon og bestemme, om man vil have resultatet i Excel eller se det i systemet. Som skole ansat skal det være muligt at have "mine udtræk" som værende de favorit udtræk man har. Som skole skal man kunne oprette nye lokale rapportskabeloner i systemet. Som systemadministrator skal man kunne oprette centrale rapportskabeloner.

61 Side 61 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem RP9 RP10 RP11 RP12 RP13 RP14 RP15 RP16 RP17 RP18 RP19 RP20 RP21 SKEMA14 Som skole kan jeg få en oversigt over fordelt løn, brudt ned på aktiviteter og medarbejdere (ansvar og formål og andre dimensioner) Som skole kan jeg få en oversigt over realiserede årselever med CØSA nummer, ansvar og andre dimensioner, inkl. andre rekvirenter så som jobcenter Som skole kan jeg få et forecast for indberettede årselever, både realiseret og forventet Som skole kan jeg se en oversigt over tilmeldinger/optag Som skole skal man kunne lave et fag og timeudtræk i forhold til lokale uddannelsesplaner, som viser, at der er timer, eleven ikke har fået, da vedkommende er startet senere. Som skole skal jeg kunne se en oversigt over fravær pr. elev/hold/uddannelse/klasse Som skole skal jeg kunne se en oversigt over elever pr. klasse Som skole skal jeg kunne se en oversigt over medarbejderes restferie m.m. Som skole skal jeg kunne se en oversigt over medarbejderes sygefravær Som skole skal jeg kunne se en oversigt over belægning af de enkelte lokaler. Som skole skal jeg kunne se en oversigt over elevernes karakterer/prøveresultater Som skole skal jeg kunne se en oversigt over elevernes eksamener pr. elev, lærer, censor og lokale. Som skole skal jeg kunne se en oversigt over medarbejdernes kompetencer. Som elev eller skole skal man kunne se skemaet med udgangspunkt i eleven, en underviser, et hold m.m. System TV32 Som system skal jeg gemme brugervenlig historik med begivenheder og hvilken bruger der har udført handlingen der medførte begivenheden.

62 Side 62 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem TV39 L8 L15 L24 L33 L38 L39 L45 L47 L48 G4 T1 T2 T3 T7 Som system skal jeg kunne omsætte udenlandske karakterer samt beregne gennemsnit med vægtede karakterer. Som system skal jeg kunne få en advarsel hvis en elev får/har ønsket et valgfag på et niveau hvor eleven allerede har en bestået prøve på et andet niveau.ligeledes skal der være en advarsel ved ønske om meritfag og hvis eleven ønsker samme fag flere gange. Som system skal jeg kunne koble skemabrikker med læringsrummet og evt. tilhørende lektionsplan Som system tilbyder jeg en app til eleverne og underviserne således at alle deres behov fra læringsområdet kan opfyldes via denne Som system skal jeg kunne integrere til systemer som kan udføre plagiatkontrol Som system tilbyder jeg en snitflade således at evalueringer kan udføres i andre systemer men afleveres til dette Som system opretter jeg automatisk et dialogforum til et læringsrum hvor alle parter kan skrive og læse i Som system skal man kunne afsende besked om godkendte og afviste valg af ønsker om fag. Som system tilbyder jeg en snitflade således at alt data relateret til læring kan kan hentes i systemet Som system tilbyder jeg en snitflade således at data relateret til læring kan afleveres til systemet fra et 3.parts system Som system tilbyder jeg alle udbud, således at andre systemer kan trække information om hvornår der er elevforløb. Som system modtager eller henter jeg vurdering af grundskoleelevers uddannelsesparathed fra Optagelse.dk. Som system overfører jeg mine udbud til Optagelse.dk. Efter eleven har ansøgt på Optagelse.dk modtager jeg som system ansøgningen i en indbakke Som system modtager eller henter jeg uddannelsesaftaler fra Easy-P og får derved tilmeldt eleven. Tilmeldelsen skal havne i en indbakke.

63 Side 63 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem T8 T10 T12 T13 T17 T18 O1 O2 O4 O6 O8 O19 O31 SK4 SK22 Som elev skal man kunne ansøge i brobygning.net og få ansøgningen overført til systemet i en indbakke. Som kursist skal jeg kunne ansøge i efteruddannelse.dk om optag på AMU kursus og få ansøgningen overført til systemet i en indbakke. Som system tilbyder jeg AMU udbud, således at andre systemer kan trække på disse, f.eks. Efteruddannelse.dk Som system tilbyder jeg en snitflade, således at ansøgninger fra andre systemer havner i en indbakke. Som system laver jeg en opkrævning og en udligning i navision stat hvis jeg modtager en ansøgning hvor der er betalt Som system overfører jeg alle dokumenter samt ansøgning om optagelse af elever fra Optagelse.dk og efteruddannelse.dk til elevens filarkiv Som system afviser jeg en ansøger til GF1, hvis vedkomne tidligere har søgt GF1 (uanset skole) og ikke frameldt før startdato Som system modtager jeg løbende ændringer om karakterer, hvilket ændrer status på eleven i indbakken. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan aflevere niveau og prøveresultater til systemet. Som system afviser jeg en ansøger til GF2, hvis eleven allerede har brugt 3 forsøg. Som system sender jeg alle optagede elever til det fælles datagrundlag. Som system sender jeg oplysninger om en elev til EMU.dk ved optagelse og modtager et UNI-login retur. Som system skal man kunne overføre elevstatus ændringer til Easy-P. Som system markerer jeg automatisk en ansøgning, efter at den er endt i indbakken, hvis der er mere end 5 kvarter mellem skole og hjem. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at hele bookingen og værelses håndteringen kan foretages i et andet system og nøjes med at levere resultatet.

64 Side 64 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem S10 S11 S18 S19 S21 S23 S24 S25 S28 S33 S35 S41 S46 SKEMA13 SKEMA16 SKEMA17 P6 Som system tilbyder jeg en snitflade, som andre systemer kan benytte til fraværsregistrering. Som system skal jeg kunne identificere frafaldstruede elever og se dem i en særlig indbakke. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at målepinde status kan afleveres fra andre systemer. Som system skal jeg kunne informere relevante personer ved manglende udfyldelse af målepinde og karakterer. Som system sender jeg karakterdata til det fælles datagrundlag. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente uddannelsesforløb samt deres status. Som system overfører jeg hold og kursister til viskvalitet.dk, således at de kan logge ind der. Som system skal man kunne overføre alt relevant data til det fælles datagrundlag. Som system overfører jeg automatisk oplysninger om eleven til US2000 efter optagelsen er foretaget. Som system ajourfører jeg US2000, når elevers status ændrer sig. Som system ajourfører jeg AUB, når elevers status ændrer sig. Som system skal jeg tilbyde data om elever, således at andre systemer kan gøre brug af dette Som system skal jeg kunne levere data til indberetning af 28-klasseloftet Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente data til skemaplanlægning og aflevere resultat af skemaplanlægning tilbage til systemet som skemabrikker. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at skemabrikker kan sendes til og modtages fra andre systemer. Som system tilbyder jeg en snitflade, således jeg kan aflevere skemabrikker samt andre aftaler til Exchange (Outlook). Som system skal jeg kunne foreslå den mest optimale rute for kundebesøg ud fra en liste af virksomheder

65 Side 65 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem P7 P13 P14 GS5 RP5 IND1 IND2 IND3 IND4 IND5 IND6 IND7 IND8 IND9 IND10 IND11 IND12 IND13 IND14 IND15 IND16 IND17 IND18 IND19 IND20 IND21 IND22 IND23 IND24 IND25 Som system kan jeg oprette aktiviteter i outlook Som system skal jeg kunne foreslå den mest optimale rute for kundebesøg ud fra en liste af virksomheder Som system kan jeg oprette aktiviteter i outlook Som system skal jeg kunne modtage tildelt bevilling for en elev på baggrund af en SPS-screeningen Som system tillader jeg, at min udtræksskabelon kan bruges som datakilde fra Excel, og derved behøver jeg ikke åbne systemet for at få data opdateret. AER indberetning Afsendelse af kommunebreve Censorindberetning Eksamensindberetning Elever til prøve Elevindberetning Indberetning af kursisthistorik Indberetning af prøveplan Indberetning Danmarks Statistik AMU Indberetning til Danmarks Statistik, Alm. Indberetning til Danmarks Statistik, ÅU Indberetning til Indberetning årselever AMU Indberetning Årselever Skolepraktik Indberetning Årselevsbidrag fuldtid Indberetning årselevsbidrag Åbenudd. Kvalifikationsindberetning Realiseret prøveplan mundtlig Realiseret prøveplan skriftlig Skolehjemsårselevs indberetning Tilskudsindberetning AMU Tilskudsindberetning AMU - lånte godkendelser Tilskudsindberetning, ÅU XPRS-censorkompetencer XPRS-lærefriholdelse

66 Side 66 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem IND26 IND27 AUB skolehjem 28-klasseloftet

67 Side 67 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Bilag 4: Integrationer og behov Dette afsnit er tiltænkt den læser, som ønsker at kunne få et overblik over hvilke behov som er knyttet til bestemte integrationer og er en opsamling på de behov, som er beskrevet i behovsmatrixen. Der findes ikke information i dette afsnit, som ikke også findes i behovsmatrixen, afsnitte tjener alene det formål at give læseren en oversigt med udgangspunkt i de behandlede integrationer. I arbejdet med at identificere behov til nyt studiesystem har vi identificeret flg. integrationsbehov: Uvm/webservice Tilbagemelding.dk E-boks Mail Navision stat Exchange XPRS Mobil app netprøver.dk easy-p mobil app plagiatkontrol system optagelse.dk Nemlogin brobygning.net efteruddannelse.dk skolens hjemmeside rkv-værktøj fra stil emu.dk US2000 Kuu-portalen rejseplan.dk cøsa viskablitet.dk aub/aer skemaplanlægning ungedatabasen sls silkeborg løn

68 Side 68 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem excel uu danmarks statistik ny uvm-praktikportal (elevplan + easy-p) Herunder er er der forsøgt at give et overblik over hvilke behov der er forbundet med de enkelte integrationer. UVM/webservice I arbejdet med behovsafdækningen af et nyt studiesystem, er der blevet defineret en række forudsætninger (beskrevet som behov) som skal løftes fra centralt sted. Mange af forudsætningerne kan ikke opfyldes via eksisterende systemer eller integrationer og skal derfor indgå som en del af et fremtidigt projekt. Følgende behov er disse forudsætninger. TV1 TV2 TV3 TV4 TV5 TV6 TV7 TV8 TV9 TV10 TV11 TV15 Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde institutionsregister. Som skole skal man kunne oprette en afdeling på kladdeniveau, som UVM skal godkende. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde uddannelser med CØSA numre. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde links til bekendtgørelser. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde UVM fag. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde centrale uddannelsesmodeller for de enkelte bekendtgørelser. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde takstkatalog. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde målepinde på UVM fag. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde karakterskala samt definere de prøvetyper der kan være på et UVM fag. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde AMU kurser med FKB numre. Som skole skal man kunne oprette en kladde for udbudssteder knyttet til de enkelte uddannelser, som UVM skal godkende. Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde de karakter/godkendelsesmodeller, som skal kunne bruges i systemet.

69 Side 69 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem TV19 TV29 TV33 E31 E39 O1 O8 O27 O28 S1 S7 S21 S25 S29 Som UVM skal man kunne oprette og vedligeholde de indgange der måtte være til GF1, f.eks. de 4 der findes i dag. Som UVM skal jeg kunne oprette og vedligeholde centrale frafaldsårsager. Som UVM skal jeg oprette/vedligeholde hvilke UVM fag som er prøvefag på de enkelte uddannelser Som skole kan jeg sende eksamensbeviser til eksamensdatabasen Som skole skal jeg kunne danne eksamensbeviser/prøvebeviser fra tidligere uddannelsesmodeller Som system afviser jeg en ansøger til GF1, hvis vedkomne tidligere har søgt GF1 (uanset skole) og ikke frameldt før startdato Som system sender jeg alle optagede elever til det fælles datagrundlag. Som skole skal man kunne overføre en elev til en anden skole, hvilket betyder, at der oprettes en kopi af eleven og dennes data. Ved overførsel mellem flere forskellige studiesystemer, skal dette håndteres via det fælles datagrundlag. Som skole skal jeg i en indbakke kunne modtage en overført elev fra en anden skole. Som skole skal man kunne oprette en aktivitetsindberetningskladde (med beregningsgrundlag) med kontrolliste over, om eleverne/kursisterne er korrekt registreret, og/eller om regler er overtrådt. Som skole skal man kunne sende en faktureringsgrundlagskladde eller aktivitetsindberetningskladde til STILs beregningsmotor og få et resultat retur. Som system sender jeg karakterdata til det fælles datagrundlag. Som system skal man kunne overføre alt relevant data til det fælles datagrundlag. Som skole skal man kunne oprette en varighedsuafhængig tilskudsindberetningskladde (med beregningsgrundlag) med kontrolliste over, om eleverne er korrekt registreret og/eller om regler er overtrådt.

70 Side 70 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Ø1 IND3 IND4 IND13 IND14 IND15 IND16 IND20 IND21 IND22 IND23 Som skole kan jeg på samtlige indberetninger arbejde med forecasts således at man løbende kan få et økonomisk overblik Censorindberetning Eksamensindberetning Indberetning årselever AMU Indberetning Årselever Skolepraktik Indberetning Årselevsbidrag fuldtid Indberetning årselevsbidrag Åbenudd. Skolehjemsårselevs indberetning Tilskudsindberetning AMU Tilskudsindberetning AMU - lånte godkendelser Tilskudsindberetning, ÅU Tilbagemelding.dk TV22 Som skole skal man kunne danne et kommunebrev, som sendes til tilbagemelding.dk. Ny uvm-praktikportal (elevplan + easy-p) TV27 Som skole skal man kunne sende en arbejdsgiverplan til arbejdsgiveren. E-boks TV23 TV27 E32 E40 T5 O3 Som skole skal man kunne kommunikere med elever, forældre, værger, arbejdsgiver m.m fra systemet. Som skole skal man kunne sende en arbejdsgiverplan til arbejdsgiveren. Som skole kan jeg sende eksamensbeviser til elevens e-boks og gensende Som skole skal jeg kunne genudskrive/ genfremsende eksamensbeviser til elever Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til Optagelse.dk med en ny skole på. Som skole skal man kunne afklare, om en elev kan optages direkte på udannelsen (GF1, GF2, EUX, EUV og gymnasiale uddannelser) på baggrund af karakterer. Hvis dette er muligt, skal eleven sendes

71 Side 71 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem O18 O24 O33 O38 S12 til en ny indbakke, ellers skal der tilbydes prøver og samtale. Der gennemføres optagelsesprøver og udstedes prøvebeviser på samme måde som ved øvrige prøver. Som skole skal man kunne opsætte, om der skal udsendes en indkaldelse af elever automatisk x dage før studiestart. Som skole skal man kunne indkalde elever til samtaler og infomøder. Som skole modtager jeg en liste med navn og cpr nummer fra en virksomhed og opretter disse kursister og holdplacerer dem Som skole skal jeg kunne lave og sende RKV bevis til eleven Som skole skal jeg på en uddannelse kunne opsætte, om der skal sendes , sms eller brev ved fravær. Mail TV23 O18 SKEMA36 O24 Som skole skal man kunne kommunikere med elever, forældre, værger, arbejdsgiver m.m fra systemet. Som skole skal man kunne opsætte, om der skal udsendes en indkaldelse af elever automatisk x dage før studiestart. Som underviser skal jeg modtage en revideret opgaveoversigt med advisering herom Som skole skal man kunne indkalde elever til samtaler og infomøder. Sms TV23 O18 O24 Som skole skal man kunne kommunikere med elever, forældre, værger, arbejdsgiver m.m fra systemet. Som skole skal man kunne opsætte, om der skal udsendes en indkaldelse af elever automatisk x dage før studiestart. Som skole skal man kunne indkalde elever til samtaler og infomøder.

72 Side 72 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem SKEMA36 Som underviser skal jeg modtage en revideret opgaveoversigt med advisering herom Navision stat TV24 TV25 TV26 T17 T18 O12 O13 O34 SK16 SK17 SK18 SK21 S6 Ø7 Ø9 Som skole skal man kunne oprette og redigere gebyrtyper til brug ved opkrævning. Som skole skal man kunne lave en opkrævning og sende den til Navision stat. Som skole skal man kunne lave en kreditnota og sende den til Navision stat. Som system laver jeg en opkrævning og en udligning i navision stat hvis jeg modtager en ansøgning hvor der er betalt Som system overfører jeg alle dokumenter samt ansøgning om optagelse af elever fra Optagelse.dk og efteruddannelse.dk til elevens filarkiv Som skole skal man kunne se, om betaler af kurset skylder i forvejen. Som skole skal man kunne se, om eleven skylder i forvejen. Som skole skal man kunne opkræve deltagerbetaling for elever og kursister Som skolehjemsadministration skal man kunne danne opkrævninger og sende dem til Navision stat. Som skolehjemsadministration skal man kunne se, om en regning er blevet betalt. Som skolehjemsadministration skal man kunne lave en kreditnota. Som skolehjemsadministration skal man kunne lave en opkrævning af tillægsydelser. Som skole skal man kunne sende en godkendt faktureringsgrundlagskladde til Navision. Som skole kan jeg danne en kladde af en lønfordelingskørsel og sende den navision stat Som skole kan jeg sende indberetningsresultater samt indberetningskladder til Navison Stat

73 Side 73 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Exchange TV28 SKEMA17 SKEMA28 P7 Som skole skal man kunne oprette fælles/individuelle aftaler og aktiviteter til elever og medarbejdere. Som system tilbyder jeg en snitflade, således jeg kan aflevere skemabrikker samt andre aftaler til Exchange (Outlook). Som underviser skal jeg kunne se min egen opgaveoversigt Som system kan jeg oprette aktiviteter i outlook XPRS E2 E3 E4 E5 E6 E9 E10 E11 E12 E14 E18 IND5 Som skole indeberetter jeg censorpulje/censor kompetencer Som skole kan jeg oprette/redigere lærerfriholdelse og sende disse til XPRS Som skole kan jeg i min indbakke se udtrukne eksamensfag fra XPRS Som skole henter jeg udtræk af prøvefag fra XPRS samt censorfag for flerfaglige prøver som ender i en indbakke Som skole skal jeg kunne danne et udtræk til eleven af de fag, som eleven skal til eksamen i på baggrund af Undervisningsministeriets udtræk Som skole indsender jeg min prøveplan til XPRS således at der kan påsættes censorer Som skole indsender jeg prøveplaner for studieretningsprojekt (SRP) og større skriftelige opgaver (SSO) til XPRS således at der kan påsættes censorer Som skole henter jeg udtræk af censortildeling fra XPRS på egne og eksterne undervisere. Som skole skal jeg kunne hent et udtræk af censorplaner med følgende oversigt: - Hvilke af egne undervisere skal være censor på andre skoler - Hvilke eksterne censorer er knyttet til skolens eksamensfag Som skole skal jeg kunne bede om en erstatningscensor Som skole overfører jeg realiserede prøveplaner for skriftlige og mundtlige prøver til XPRS Elever til prøve

74 Side 74 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem IND8 IND18 IND19 IND24 IND25 Indberetning af prøveplan Realiseret prøveplan mundtlig Realiseret prøveplan skriftlig XPRS-censorkompetencer XPRS-lærefriholdelse netprøver.dk E26 Som skole kan jeg hente karakterer og evt. opgaver fra netprøver.dk easy-p TV27 E37 T7 O31 P1 Ø8 IND6 IND17 Som skole skal man kunne sende en arbejdsgiverplan til arbejdsgiveren. Som skole skal jeg efter afsluttet GF2/EUV kunne stille færdiggjorte elever til rådighed for EASY-P via integration Som system modtager eller henter jeg uddannelsesaftaler fra Easy-P og får derved tilmeldt eleven. Tilmeldelsen skal havne i en indbakke. Som system skal man kunne overføre elevstatus ændringer til Easy-P. Som skole kan jeg benytte et CRM lignende system i det nye system til at oprette og vedligeholde aktiviteter på praktiksteder Som skole kan jeg importere og vise et forecast for AUB præmietræk Elevindberetning Kvalifikationsindberetning mobil app L24 Som system tilbyder jeg en app til eleverne og underviserne således at alle deres behov fra læringsområdet kan opfyldes via denne plagiatkontrol system L33 Som system skal jeg kunne integrere til systemer som kan udføre plagiatkontrol

75 Side 75 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem api/snitflade L38 L47 L48 G4 T12 T13 O4 SK22 S10 S18 S23 S41 SKEMA13 SKEMA16 HR8 Som system tilbyder jeg en snitflade således at evalueringer kan udføres i andre systemer men afleveres til dette Som system tilbyder jeg en snitflade således at alt data relateret til læring kan kan hentes i systemet Som system tilbyder jeg en snitflade således at data relateret til læring kan afleveres til systemet fra et 3.parts system Som system tilbyder jeg alle udbud, således at andre systemer kan trække information om hvornår der er elevforløb. Som system tilbyder jeg AMU udbud, således at andre systemer kan trække på disse, f.eks. Efteruddannelse.dk Som system tilbyder jeg en snitflade, således at ansøgninger fra andre systemer havner i en indbakke. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan aflevere niveau og prøveresultater til systemet. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at hele bookingen og værelses håndteringen kan foretages i et andet system og nøjes med at levere resultatet. Som system tilbyder jeg en snitflade, som andre systemer kan benytte til fraværsregistrering. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at målepinde status kan afleveres fra andre systemer. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente uddannelsesforløb samt deres status. Som system skal jeg tilbyde data om elever, således at andre systemer kan gøre brug af dette Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente data til skemaplanlægning og aflevere resultat af skemaplanlægning tilbage til systemet som skemabrikker. Som system tilbyder jeg en snitflade, således at skemabrikker kan sendes til og modtages fra andre systemer. Som system skal jeg tilbyde data om personale, således at andre systemer kan gøre brug af disse.

76 Side 76 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem HR12 HR13 HR18 HR19 Som system tilbyder jeg snitflade til andre systemer, der indeholder oplysninger om underviseres planlagte fravær så som ferie, kurser, barsel, sygdom m.v. Som system tilbyder jeg snitflade til andre systemer, der registrerer sygdomsfravær og ferie (f.eks. SLS-FRAV) Som system tilbyder jeg en snitflade, således at andre systemer kan hente data til tidsregisteringen og aflevere data tilbage til systemet som registreret tid Som system tilbyder jeg en snitflade således at registreret tid kan sendes til og modtages fra andre systemer optagelse.dk TV16 T1 T2 T3 T5 O2 Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde skolekalendere med fridage, helligdage og ferie. Som system modtager eller henter jeg vurdering af grundskoleelevers uddannelsesparathed fra Optagelse.dk. Som system overfører jeg mine udbud til Optagelse.dk. Efter eleven har ansøgt på Optagelse.dk modtager jeg som system ansøgningen i en indbakke Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til Optagelse.dk med en ny skole på. Som system modtager jeg løbende ændringer om karakterer, hvilket ændrer status på eleven i indbakken. Nemlogin T6 SK11 Som elev på GF1 skal jeg i systemet kunne vælge en uddannelse på GF2. Ansøgningen skal havne i en indbakke Som elev eller kursist skal man kunne logge ind og markere, hvorvidt man ønsker skolehjem i sin skoleperiode.

77 Side 77 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem brobygning.net T8 T9 Som elev skal man kunne ansøge i brobygning.net og få ansøgningen overført til systemet i en indbakke. Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til brobygning.net. efteruddannelse.dk T10 T11 IND7 IND12 Som kursist skal jeg kunne ansøge i efteruddannelse.dk om optag på AMU kursus og få ansøgningen overført til systemet i en indbakke. Som skole skal man kunne sende en ansøgning tilbage til efteruddannelse.dk. Indberetning af kursisthistorik Indberetning til CRM T13 P1 P8 Som system tilbyder jeg en snitflade, således at ansøgninger fra andre systemer havner i en indbakke. Som skole kan jeg benytte et CRM lignende system i det nye system til at oprette og vedligeholde aktiviteter på praktiksteder Som skole kan jeg benytte et CRM lignende system i det nye system til at oprette og vedligeholde aktiviteter på virksomheder Skolens hjemmeside T13 Som system tilbyder jeg en snitflade, således at ansøgninger fra andre systemer havner i en indbakke. RKV-værktøj fra stil O7 Som skole skal man kunne afklare, om en elev kan optages direkte på GF2 på baggrund af karakterer.

78 Side 78 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem emu.dk O19 Som system sender jeg oplysninger om en elev til EMU.dk ved optagelse og modtager et UNI-login retur. US2000 O30 S28 S33 GS5 GS6 Som skole skal man kunne sætte et elevforløb (og dermed en elev) på orlov. Som system overfører jeg automatisk oplysninger om eleven til US2000 efter optagelsen er foretaget. Som system ajourfører jeg US2000, når elevers status ændrer sig. Som system skal jeg kunne modtage tildelt bevilling for en elev på baggrund af en SPS-screeningen Som skole skal jeg kunne indberette afholdte omkostninger(timer, indkøb af udstyr mm.) til UVM og modtage refusion. Kuu-portalen O35 O36 Som skole skal jeg kunne importere/eksportere data fra KUU-portalen. Som skole skal jeg kunne indtaste KUU forløbsplaner direkte fra UU. rejseplan.dk SK4 SK5 S26 Som system markerer jeg automatisk en ansøgning, efter at den er endt i indbakken, hvis der er mere end 5 kvarter mellem skole og hjem. Som skole skal man kunne opsætte på en uddannelse, hvorvidt der skal laves automatiske rejseplans opslag. Som skole skal man kunne se i sin AUB indbakke, hvem der skal kigges på i forhold til transportrefusion samt beregne transportrefusion for disse skoleforløb.

79 Side 79 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem cøsa S2 S30 Som skole skal man kunne lave en eksport af aktivitetsindberetningskladden til CØSA systemet. Som skole skal man kunne lave en eksport af varighedsuafhængig tilskud til CØSA systemet. viskablitet.dk S24 Som system overfører jeg hold og kursister til viskvalitet.dk, således at de kan logge ind der. aub/aer S27 S35 IND1 IND26 Som skole skal man kunne sende indberetning til AUB med antal skoledage samt evt. transportudgifter, der skal refunderes. Som system ajourfører jeg AUB, når elevers status ændrer sig. AER indberetning AUB skolehjem skemaplanlægning HR16 HR17 Som skole skal jeg kunne opsætte forskellige kategorier til at registrere medarbejdernes tid til fx undervisning, ferie og kompetenceudvikling. Som skole skal jeg kunne registrere medarbejdernes tid på forskellige kategorier. ungedatabasen GS1 Som skole sender jeg data vedr. elever og deres uddannelse og beskæftigelse til ungedatabasen. sls HR3 Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde antal omsorgsdage, ferie/fridage, alderstillæg og belastningstillæg på personalet.

80 Side 80 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem HR9 Ø4 Som system overfører jeg personaleoprettelse og - ændringer til SLS og Silkeborg Løn. Som skole kan jeg angive en default timepris samt ændre den pr skemabrik silkeborg løn HR3 HR9 Ø4 Som skole skal man kunne oprette og vedligeholde antal omsorgsdage, ferie/fridage, alderstillæg og belastningstillæg på personalet. Som system overfører jeg personaleoprettelse og - ændringer til SLS og Silkeborg Løn. Som skole kan jeg angive en default timepris samt ændre den pr skemabrik excel Ø8 Som skole kan jeg importere og vise et forecast for AUB præmietræk uu O35 O36 IND2 Som skole skal jeg kunne importere/eksportere data fra KUU-portalen. Som skole skal jeg kunne indtaste KUU forløbsplaner direkte fra UU. Afsendelse af kommunebreve danmarks statistik IND9 IND10 IND11 Indberetning Danmarks Statistik AMU Indberetning til Danmarks Statistik, Alm. Indberetning til Danmarks Statistik, ÅU

81 Side 81 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Bilag 5: Roller i systemet Nr Rolle/brugergruppe Adgang kigge Adgang redigere 1 Ekstern: Arbejdsgivere 2 Ekstern: Elever 3 Ekstern: Leverandør 4 Ekstern: Revisor 5 Underviser 6 Studiesekretær 7 Systemadministrator 8 Superbruger 9 Eksamensplanlægger 10 Skemalægger 11 Administrativ leder 12 Pædagogisk leder 13 Praktikkonsulenter 14 Revisor 15 Økonomimedarbejder 16 Lønmedarbejder 17 It-medarbejder 18 Receptionist 19 Pedel 20 Opkrævere 21 Skolehjem 22 HR-medarbejder 23 Praktikadministrative medarbejdere Tabel 1 - kilde projektgruppen

82 Side 82 Forprojekt nyt studiesystem Behovsanalyse af et nyt studiesystem Bilag 6: Metodebilag Begrebet User Story I softwareudvikling og produkthåndtering, er en user story 4 en beskrivelse, der består af en eller flere sætninger i det dagligdags- eller forretningssprog som slutbrugeren anvender, der beskriver hvad en bruger gør eller har brug for at gøre som en del af hans eller hendes jobfunktion. User stories bruges i agile softwareudvikling som grundlag for at definere funktionaliteten for et forretningssystem og for at lette kravstyring. 5 Opbygningen af en user story beskriver hvem brugeren er, hvad brugeren gerne vil opnå og hvad der motivere vedkomne. Derudover kan der til hver User Story være tilknyttet en række noter, som kan uddybe User Story en med fx tekniske krav, begrænsninger og forudsætninger. User stories skrives typisk i formatet Som en, vil jeg gerne, for at. Eller Som en, kan jeg, for at. For eksempel Som [skole] skal man kunne afklare, om en elev kan optages direkte på uddannelsen (GF1, GF2, EUX, EUV og gymnasiale uddannelser) på baggrund af karakterer. Det er blevet fravalgt at medtage motivationselementet af user stories i forprojektet da dette punkt typisk vil være indlysende i denne slags fagsystemer. 4 User stories opstod med Extreme Programming (XP) 5 Kilde: