EPOS LØN TIPS & TRICKS NR. 10 SALDOFUNKTION

Transkript

1 EPOS LØN TIPS & TRICKS NR. 10 SALDOFUNKTION EPOS LØN VERSION JANUAR 2012

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt Områder som anvender saldi Definér udskrifter Definér eksport Definér formular Definér lønseddel Definér ODBC tabel Hvilke typer saldi kan man oprette? Begrænsninger i anvendelse af funktionstype Oprettelse af en saldofunktion Opgave saldofunktion Sum af lønarter Anvend første gruppe af saldofunktioner i rapport erfax Operation Anvend anden gruppe af saldofunktioner i rapport erfax Fast værdi Anvend tredje gruppe af saldofunktioner i rapport erfax Sum af fravær Anvend fjerde gruppe af saldofunktioner i rapport erfax Side 1

3 1 Generelt Formålet med denne beskrivelse er at kunne opsætte og anvende saldi via saldofunktionen. Denne facilitet åbner mulighed for nemt at kunne danne en summering eller beregning, som kan anvendes mange steder i Epos løn. Der kan summeres på tværs af alle lønarter, både beløb og antal. Summeringerne kan anvendes direkte i beregninger, f.eks. til beregning af et gennemsnit. Som noget nyt er det også muligt at anvende fraværssaldi, der kan vælges mellem timer og dage. For at kunne se resultaterne af de oprettede saldi, skal man kunne anvende funktionen "Definér udskrift". Se Tips og Tricks nr. 9 - Definér udskrift for yderlig vejledning. De tabeller, som saldofunktioner anvender, er: Sum af lønarter V_WAGE_TOTAL Sum af fravær V_WAGE_ABSENCE_PER_DAY eller V_WAGE_ABSENCE. 2 Områder som anvender saldi Områder som anvender saldi fra saldofunktionen er: Definér udskrifter Definér eksport Definér formular Definér lønseddel Definér ODBC tabel Den mest kendte udskrift, som anvender saldofunktionens saldi, er nok lønsedlen, men afsnit 2.1 beskriver specifikt, hvor man anvender saldi. 2.1 Definér udskrifter Se eksempelvis Tips og Tricks nr. 9 Definér udskrift. Saldofunktion anvendes i detailoplysningen under en given udskrift Side 2

4 2.2 Definér eksport Hvis man vælger eksport med saldofunktion, får man mulighed for i detailoplysningen at specificere hvilke saldi, man ønsker eksporteret. 2.3 Definér formular Detailformularen til opsætning af formularer indeholder mulighed for opsætning af 4 saldokolonner Side 3

5 2.4 Definér lønseddel Under opsætning af lønseddel findes der et område under detailoplysning "Definér lønseddel felter". 2.5 Definér ODBC tabel Det er muligt at danne ODBC tabeller, som indeholder saldofunktioner. Opsætningen foretages i detailoplysningen Side 4

6 3 Hvilke typer saldi kan man oprette? Man kan oprette 5 funktionstyper: 1. Fast værdi 2. Operation 3. Sum af lønarter 4. Sum af fravær 5. Sum fra spareordning "Sum fra spareordning" er så speciel, at dette ikke gennemgås i denne vejledning. Funktionstypen anvendes kun af én kunde. 3.1 Begrænsninger i anvendelse af funktionstype Vælg "Saldofunktion" og tryk på F1 hjælp. Vælg her "Formular". Bemærk særlige funktionstyper: 1) Spareordning Saldofunktionen kan kun benyttes ved "Definér lønseddel felter". 2) Sum fra fravær Saldofunktionen kan ikke benyttes ved "Definér lønseddel felter". 3) Procent Saldofunktionen kan ikke benyttes ved "Definér lønseddel felter". 4) Faste værdi Saldofunktionen kan ikke benyttes ved "Definér lønseddel felter". Bemærk særlig funktion til feriekort: Det er muligt at opsætte et saldofelt under saldofunktion, der kan anvendes til test og kontrol af - om feriekort skal udskrives. Test-saldofeltet tilknyttes rapporten "Feriekort" under "Definer indhold" i sidste FELT-linje kaldet "Linie0/Kriterier". Bemærk vedr. sum fra fravær: Den måde hvorpå systemet udregner fravær for en given periode, foregår som følger: 1) Fravær opsplittes i dage. Hvis der er dagligt fravær, så benyttes disse dage. Er dette ikke tilfældet, så opsplittes til dage baseret på fraværets kalender. 2) Findes der ingen kalender på fraværet, benyttes medarbejderens kalender. Findes denne ikke, så benyttes en standardkalender opsat i parameterdef. Se hjælp til kalender. 3) De opsplittede dage knyttes nu til de styrekortsperioder hvor dagen falder inden for start-/slutdato på styrekortet Side 5

7 4 Oprettelse af en saldofunktion Når man skal oprette en ny saldofunktion, skal man gøre sig klart i hvilket interval denne skal placeres. I forvejen medfølger der en række standard saldofunktioner, hvor man har benyttet grupper af saldofunktionsnumre. Fra nummer 1 og til 342 anvendes disse næsten udelukkende til lønsedlen Fra nummer 1001 og til nummer anvendes disse til en række af standard definerede udskrifter Fra nummer og til nummer er der tale om feriekort og de nye ferielønarter. Man kan anvende 10 cifre i saldofunktionsnummeret, så der er masser af nummerplads. I vores tilfælde er der ledigt i grupperne 3xxxx, 4xxxx, 5xxxx, 6xxxx, så lad os anvende 3xxxx gruppen til vores eksempler Side 6

8 4.1 Opgave saldofunktion Man ønsker en udskrift med år-til-dato for overtid, hvor man for de enkelte lønarter vil se timer og beløb. Man ønsker en sum af overtid for timer og beløb samt gennemsnitstimelønnen for overtimerne. Der findes 3 lønarter til overtid: 1) 4001 overtid/mertid 2) % overtid 3) % overtid Til at løse opgaven skal 2 af de 5 funktionstyper anvendes som tidligere nævnt. Vi får behov for at oprette 4 saldi for timer (én for hver lønart og én sum). Vi får behov for at oprette 4 saldi for beløb (én for hver lønart og én sum) samt én saldo for beregning af gennemsnitstimelønnen i alt 9 saldi Sum af lønarter De enkelte lønarter (4001, 4003 og 4005) skal oprettes med funktionen "Sum af lønarter". Første lønart oprettes som følger: 1) Opret saldofunktion ) Vælg funktionstype "Sum af lønarter". Skriv en sigende beskrivelse, vær klar over at det vil være fornuftigt at angive, om saldofunktionen er år-til-dato, periode eller total for alle år. Senere, når man skal vælge mellem flere saldofunktioner, som måske hedder "Overtid/mertid", er det vigtigt, at man får fat i den rigtige, uden at skulle gå ind og se om det er en periode eller år-til-dato saldofunktion. Man bør også angive, om det er antal eller beløb i beskrivelsen, idet dette ikke umiddelbart fremgår af saldofunktionen. Alternativt, når saldofunktionen skal anvendes, søges der f.eks. i beskrivelsen, og så vil det fremgå af det udsøgte, at der er tale om periode, år-til-dato, antal, beløb. 3) Det næste, man skal tage stilling til, er feltet "Beregn". Her angives om der er tale om antal, beløb, fraværsdag, fraværstime. Vælg antal. 4) Det sidste felt "Cpr.fordeling" skal være "Sum for alle". Den anden valgmulighed er kun for boligselskaber, der anvender samlelønseddel Side 7

9 Når hovedoplysningerne er oprettede, skal der tilknyttes én til flere detailoplysninger. 5) Vælg her "Saldofunktion sumfunktion". Indtast lønart 4001 og vælg "Fortegn" til "Positiv". Hvis man har flere lønarter, som skal med i samme sumfunktion, kan disse indlægges i de næste linjer. Man kan anvende fortegn til at summere eller subtrahere lønarter fra hinanden. 6) Vi skal nu have oprettet de resterende saldofunktioner, se nedenstående: Husk at der også skal indlægges detailoplysninger Side 8

10 4.1.2 Anvend første gruppe af saldofunktioner i rapport erfax2 1) Opret derefter en ny defineret udskrift, i det aktuelle tilfælde erfax2. 2) Indsæt overskrifter: 3) Indsæt saldofunktioner: Nu bliver det spændende, kommer der noget på udskriften? Side 9

11 Husk at genopfriske menuen for at kunne finde den nye definerede udskrift. 4) Start udskriften med nedenstående kriterier: Resultatet er nu følgende: De opsatte saldofunktioner vises nu korrekt i udskriften. Vi mangler nu kun at opsætte saldofunktioner til de 3 tomme kolonner, eventuelt også til at undgå linjerne, hvor der ikke er overtid Side 10

12 4.2 Operation De 2 total-kolonner kan godt opsættes med sum af lønarter. Her vælges dog operation grundet følgende: Hvis man ændrer på indholdet i saldofunktionerne til 30005, så skal man også huske at ændre på total-saldoopsættet. Dette er ikke nødvendigt, når man anvender operation. Den sidste kolonne skal beregne et gennemsnit, dette er også en operation. 1) Opret derfor de 3 manglende operationer: 2) Opret de underliggende detailoplysninger: Jeg har valgt at sætte "Linienr." til 10, 20, 30, så giver dette mulighed for at tilføje andre ind mellem. Hvis man anvender flere forskellige regneregler (se funktionstype), så er det vigtigt, at saldofunktionerne placeres i den rigtige rækkefølge, idet Epos regner linjerne i linjenummer rækkefølge. Når det drejer sig om additioner, så er det ligegyldigt med spring. Læg mærke til, at der også her skal angives fortegn, man kan således angive adder med fortegn er sat til negativ, hvorefter oplysningen bliver trukket fra. 3) Opsæt den næste total efter samme model. Vi mangler nu kun at beregne gennemsnittet, indsæt følgende som detail på saldofunktion 30008: Side 11

13 4.2.1 Anvend anden gruppe af saldofunktioner i rapport erfax2 1) Indsæt saldofunktionerne 30006, 30007, Resultatet ser nu sådan ud i rapporten. Hvis man ikke ønsker at se nullinjerne, så sættes en saldofunktion i kriterier, f.eks som er totalantallet, hvis dette er nul udskrives linjen ikke Side 12

14 4.3 Fast værdi Fast værdi anvendes til at oprette en værdi, som man kan bruge i beregninger i saldofunktioner. Hvis vi f.eks. ønsker at omregne overtidsbeløb til en almindelig timesats, får vi behov for tallene 1,50 og 2,00, når der er tale om 50 % overtid og 100 % overtid, hvor timeløn og tillæg er i samme beløb. Værdierne oprettes som følger: Vi skal nu have divideret saldofunktion med 1,50 og med 2,00, resultatet er som følger: Detailoplysningerne ser sådan ud: Side 13

15 Vi mangler nu kun at dividere med de tilhørende timer til det beregnede beløb for at få timesatsen. Dette oprettes i 2 nye saldofunktioner, som ser således ud: Detailoplysningen ser sådan ud: Anvend tredje gruppe af saldofunktioner i rapport erfax3 Rapporten oprettes som nedenstående: Vi ønsker at se resultaterne af beregningerne for 50 % og 100 % overtid. Der vil være tale om hhv. det oprindelige beløb, det omregnede beløb, timer og til sidst timelønnen. Der er her tale om 8 saldofunktioner, der ønskes vist, så der skal anvendes en vandret skabelon Side 14

16 Selve saldofunktionerne som skal anvendes er: 30003, 30120, 30002, for 50 % 30005, 30121, 30004, for 100 % Kolonneoverskrifter ser sådan ud: Kolonneværdierne ser sådan ud: Side 15

17 Vi skal nok også sætte et kriterie Rapporten ser nu sådan ud: 4.4 Sum af fravær En rigtig dejlig facilitet er, at man nu kan udskrive saldooplysninger direkte fra fraværsregistreringerne, således at man ikke er afhængig af hvilken lønperiode, fraværet er medtaget i. Sumfunktionen henter data, når man rekvirerer oplysningerne, baseret på om sumfunktionen er en periodesum eller en akkumuleret sum indenfor det år, som er angivet. I nedenstående tilfælde ønsker man oplysninger om 4 forskellige fraværstyper: Ferie Sygdom Barn syg Barsel Man opretter disse summeringer på samme måde som alle andre sum funktioner, blot vælges "Sum fra fravær". Saldofunktionerne og er anvendt til at vise dage og saldofunktionerne og til at vise timer Side 16

18 Detailoplysningerne til de enkelte saldofunktioner skal se sådan ud: Ovenstående er for fraværsbegrundelsen ferie. De andre 3 opsættes med: sygdom 110 Barn syg 100 Barselsorlov Anvend fjerde gruppe af saldofunktioner i rapport erfax4 Rapporten oprettes som nedenstående: Vi ønsker at se fraværet for ferie, sygdom, barn syg og barsel. Selve saldofunktionerne som skal anvendes er: ferie dage sygdom timer barn syg barsel dage Side 17

19 Kolonneoverskrifterne og saldofunktioner ser således ud: Kriterier for rapporten ser således ud: Selve resultatet af kørslen ser således ud: Side 18