NY & FORBEDRET SIGNFLOW

Transkript

1 NY & FORBEDRET SIGNFLOW - Beskrivelse af SignFlow version 2.16 SignFlow Faktura forbedres løbende med såvel helt nye funktioner som forbedringer af nuværende. Alle ændringer i SignFlow er nu samlet i en version 2.16, som stilles til rådighed for alle kunder. I nærvende dokument beskrives alle nye funktioner, samt forbedringer til allerede kendt funktionalitet. OVERSIGT 1. Dokumentpræsentation Skabelon funktionalitet Varefakturaer Log og historik Brugeradministration Øvrigt... 7 Logiva A/S Vest - Brendstrupgårdsvej 7, 8200 Århus N Øst - Høje Taastrup Boulevard 53, 2630 Taastrup

2 1. Dokumentpræsentation I version 2.16 er der tilføjet en del nye funktioner og forbedringer på visning af dokumenter i og udenfor SignFlow Vedhæft dokumenter Hos Logiva har vi oplevet en stor efterspørgsel hos vores kunder, på muligheden for at vedhæfte et dokument til en faktura. I version 2.16 er det muligt, at vedhæfte alle typer dokumenter til en faktura. Ønsker man at vedhæfte fx Word-, Excel-, PDF-dokument, billedfiler eller lignende kan det gøres fra såvel Faktura Controlleren som fra Konterings Manageren. Et vedhæftet dokument kan maksimalt fylde 1 MB. Ligger jeres behov over denne grænse, bedes I kontakte Logivas supportafdeling på support@logiva.dk. Et vedhæftet dokument tæller forbrugsmæssigt, som en almindelig fakturaside. Forbruget medregnes i den månedlige forbrugsopgørelse Alle dokumenter eksporteres Alle bilag, såvel den konkrete faktura samt vedhæftede bilag, sendes fremover til jeres filserver efter endt behandling i SignFlow. Findes der link til bilagene fra posteringerne i jeres økonomisystem, vil I fremover også have mulighed for at se de vedhæftede bilag Muligt at se bilag med ekstern applikation Fremover vil det være muligt, at se en faktura eller andet dokument i en ekstern applikation. Det kunne være i Acrobat Reader, Word, Excel eller andet program. Det gør jer eksempelvis i stand til, at kunne kopiere en værdi fra en faktura fx et varenr./varenavn som I efterfølgende kan søge på i jeres økonomisystem, nu uden at skulle taste værdien PDF dokument bag en OIO gemmes direkte på sagen Leverandører som sender deres fakturaer til scanningsbureauer sender ofte både OIO og den oprindelige faktura med til SignFlow (PDF eller tif format). I den nye version af SignFlow er det muligt, at se begge typer både i Faktura Kontrolleren og i Konterings Manageren. 2

3 2. Skabelon funktionalitet Version 2.16 byder på nye og forbedret måder at håndtere skabeloner Automatisk søgning efter bagsidefelter Når man laver en skabelon, er det muligt, at bede SignFlow finde enkelte felter på sidste side. Ofte er det moms og totalbeløbet, som ønskes aflæst på sidste side. Det kan imidlertid give nogle udfordringer i de tilfælde, hvor eksempelvis PDF filen indeholder bilag sidst i dokumentet. Fremover kan SignFlow finde moms og totalbeløbene uanset hvilken side det fremgår på Påkrævede felter For at oprette en skabelon vil man fremover blive afkrævet at opsætte følgende felter: Fakturanr. Fakturadato Totalbeløb Opsættes disse felter ikke vil skabelonen ikke kunne gemmes. Desuden vil nøglefelter og beløbsstøttefelter fortsat være obligatoriske Statiske felter på skabeloner I version 2.16 vil det være muligt at påføre en fast værdi i feltet godkender på skabelonen. I nogle situationer vil det være af stor værdi at kunne fordele en leverandørs fakturaer til forskellige medarbejdere. Det kunne eksempelvis afhænge af hvilken afdeling/adresse fakturaen kommer fra Nulstil felt i en skabelon Når man arbejder med en skabelon og ønsker at slette værdien af et felt i skabelonen, gøres det fremover blot ved tryk på knappen. 3

4 2.5. DPI skalering af skabelonfelter I version 2.16 kan SignFlow håndtere, at indkomne PDF fakturaer ikke har samme antal DPI (dot per inch.), som den faktura hvorpå den oprindelige skabelon er udarbejdet. Eksempel: En skabelon dannes på en PDF der er scannet med 300 DPI. Efterfølgende modtages en PDF fra samme leverandør, denne gang scannet med 600 DPI. Her vil SignFlow være i stand til at skalere dokumentet, så der ikke bliver aflæsningsfejl, ligesom man har mulighed for at ændre skabelonen på dokumentet med den højere opløsning Forbedringer ved ændring af en skabelon Når man står på et felt i skabelonen, kan man højreklikke og vælge en af følgende modifikationer til feltet: o Kun første nummerserie o Alt efter / o Alt før / Hvis du efterfølgende vælger at ændre modifikationen, vil SignFlow i version 2.16 automatisk foretage ny vurdering af feltet Såfremt der kun ligger én skabelon på en kreditor, vil SignFlow fremover automatisk stille sig på denne skabelon når man vælger fanen Skabelon. Ved flere skabeloner på samme kreditor, skal man som tidligere, først vælge den skabelon, man ønsker at arbejde med Når man står på en skabelon og trykker på gem, slet eller luk så forlades skabelonmanageren automatisk. 3. Varefakturaer Modtager I varefakturaer og foretager match mod indkøbsordre, kan nedenstående funktion måske være med til at lette jeres dagligdag. 4

5 3.1. Total pris kan ændres på varelinjen Hvis jeres SignFlow løsning tillader, at I retter i enhedsprisen på varelinjen i SignFlow, vil man fremover også kunne rette enhedsprisen ved at rette i totalprisen for varelinjen. I nedenstående eksempel er totalprisen ændret til kr ,00 hvorefter SignFlow beregner og skriver en ny enhedspris til kr. 750,00. Vær opmærksom på, at så snart den nye enhedspris er beregnet vil SignFlow, afhængig af det valgte antal decimaler på enhedsprisen, ændre totalen så enhedspris og totalpris stemmer overens. Ved afrunding anvendes helt gængse afrundingsregler. Benyttes der eksempelvis 2 decimaler og totalprisen tastes til kr. 10,25, så vil SignFlow beregne enhedsprisen til kr. 5,13 og ny totalpris vil derfor blive angivet til kr. 10, Log og historik I version 2.16 er der sket flere forbedringer af loggen, således alle handlinger logges på alle typer fakturaer. Ligeledes er der sket forbedringer på visning af godkendelseshistorikken Godkendelseshistorik I version 2.16 bevares hele godkendelseshistorikken efter fakturaen har opnået status bogført i SignFlow. Det giver blandt andet den fordel, at man kan søge de fakturaer frem, som en bruger har godkendt. Eksempelvis kunne det være de fakturaer man selv har godkendt, man ønsker at se på PDF indlæsning logges Fremover vil det fremgå af loggen på den enkelte faktura, hvornår den er indlæst, uanset om der er tale om en PDF fil eller en OIO. Ønsker man at kunne søge på modtagelsestidspunktet, vil det være muligt, at bestille dette på support@logiva.dk. 5

6 4.3. Fuld log på varekøbsfakturaer Samtlige aktiviteter logges nu på varekøbsfakturaer, som det allerede kendes fra almindelige omkostningsfakturaer. Således vil det fremover fremgå af loggen hvem der har godkendt fakturaen. 5. Brugeradministration I brugeradministrationen er der også sket et par ændringer. Således er fx dannelse af nyt password nu også tilgængelig for den enkelte bruger, som ikke har adgang til brugeradministrationen i øvrigt. Nedenfor ses beskrivelse af ændringerne Glemt password Har en bruger glemt sit password, kan brugeren selv bestille en ny kode, som automatisk vil blive fremsendt til vedkommendes mailboks. Når SignFlow startes op, ses følgende billede og her vælges Jeg har glemt mit password I næste billede tastes bruger id eller adresse Herefter fremsendes nyt password til brugerens mailboks. 6

7 5.2. Spær for redigering Ønsker man at afgrænse en bruger fra at kunne kontere dvs. tilføje, opdatere og fjerne konteringslinjer kan det ske i version Opsætningen skal foretages af en brugeradministrator i programmet Brugeradministration. Hvis der er sat et hak i feltet Kan godkender redigere har brugeren mulighed for at tilføje/rette/fjerne konteringslinjer ellers ikke. 6. Øvrigt 6.1. Datofelter Alle datofelter - fakturadato og forfaldsdato - i SignFlow er nu tilføjet intelligens, således at SignFlow under indtastning automatisk laver forslag til hele datoværdien. Hermed lettes indtastningsarbejdet i mange tilfælde. Desuden er det nu muligt at indtaste dato uden brug af skilletegn Låste bilag låses automatisk op En faktura låses for andre når en SignFlow bruger arbejder på den. Lukker den pågældende bruger uautoriseret ned for SignFlow, låses dokumentet automatisk op, så der igen tillades adgang for andre brugere Kolonne sortering I tidligere versioner har der været eksempler på, at SignFlow ikke holder fast i en sortering, når man bladre frem og tilbage i listen med fakturaer. I version 2.16 er denne uhensigtsmæssighed fjernet. 7