0KAPITEL 2: UDLÆSNING TIL WORD OG EXCEL

Transkript

1 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 0KAPITEL 2: UDLÆSNING TIL WORD OG EXCEL 1Målsætninger Målsætningerne er at: Integrere med Microsoft Word. Integrere med Microsoft Excel. Integrere med andre Microsoft-produkter. Oprette og bruge typografiark. Indlæse og udlæse typografiark. 2Introduktion Den nye funktion Udlæs til Word og Excel i Microsoft Dynamics NAV 5.0 gør det muligt at eksportere alle typer data til andre relevante Microsoft-produkter, f.eks. Word og Excel, til yderligere redigering. Redigering af oplysningerne i andre Microsoft-værktøjer gør det muligt at bruge disse værktøjers funktioner fuldt ud til strukturering af oplysninger og præsentation af oplysninger på en måde, der passer bedst til målpublikum. Denne nye funktion Udlæs til Word og Excel er en generel løsning, som brugeren kan bruge til let at eksportere data uden at skulle foretage yderligere programmering. Desuden kan implementeringskonsulenten bruge typografiark til at tilføje formater, der sikrer, at oplysningerne udlæses på en brugervenlig og ensartet måde hver gang. I dette afsnit beskrives den nye funktion Udlæs til Word og Excel gennem en række demonstrationer. Side 25

2 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 3Integration med Word Den nye integration med Word gør det muligt at udlæse data fra enhver formular i Microsoft Dynamics NAV i det almindelige XML-format (XML er en type tekstdokumentformat, der ofte bruges til kommunikation mellem forskellige ITsystemer). Der opnås adgang til integrationen ved at klikke på ikonet Send to Microsoft Office Word (Ctrl+W) på værktøjslinjen. Word-ikonet ser ud nøjagtigt som det sædvanlige Word-ikon, der bruges andre steder i Microsoft Office-produkter. 4Demonstration Udlæsning af data til Word Salgschefen hos Cronos vil oprette en debitoroversigt i Word til fordeling til nye medarbejdere gennem et introduktionsmøde. Målet er at lave flotte overskrifter, dynamisk formatering og informative kommentarer om hver enkelt kunde. Derfor beslutter salgschefen at udlæse debitoroversigten til Word og redigere den der. En forudsætning er, at salgschefen har installeret Word. 18Trin Salgschefen benytter følgende fremgangsmåde til at udlæse debitoroversigtformularen til Word: 1. Åbn Debitorkort i Microsoft Dynamics NAV i menuen Salg & marketing. FIGUR 2-1: DEBITORKORT Side 26

3 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 2. Tryk på F5, eller åbn listefunktionen under knappen Debitor for at åbne vinduet Debitoroversigt. FIGUR 2-2: DEBITOROVERSIGT 3. Klik på Word-ikonet på værktøjslinjen. Programmet Word startes, og oplysningerne fra vinduet overføres til Word i XML-format. Formularen fremstår nu, som vist i figur 2-3. Side 27

4 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I FIGUR 2-3: DEBITOROVERSIGT I WORD BEMÆRK! Oplysninger overføres til Word, nøjagtigt som de vises i formularen i Microsoft Dynamics NAV. 3. Salgschefen kan nu redigere oplysningerne i Word efter personlige præferencer, f.eks. ved at oprette nye overskrifter og tilføje kommentarer. Side 28

5 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel BEMÆRK! Når du arbejder på et overført dokument i Word, er det rent faktisk et XML-dokument, du arbejder i. Selvom du kan gemme dokumentet som en.doc-fil, gemmes det som standard som et.xml-dokument. 5Integration med Excel Den nye integration med Excel gør det muligt at udlæse data fra ethvert vindue i Microsoft Dynamics NAV ved hjælp af XML-formatet. Der opnås adgang til integrationen ved at klikke på ikonet Send to Microsoft Office Excel (Ctrl+E) på værktøjslinjen. Excel-ikonet ser ud nøjagtigt som det sædvanlige Excel-ikon, der bruges andre steder i Microsoft Office-produkter. 6Demonstration Udlæsning af data til Excel Salgschefen hos Cronos vil oprette en debitoroversigt i Excel til fordeling til nye medarbejdere gennem et introduktionsmøde. Målet er at tilføje nye kolonner med yderligere oplysninger, f.eks. navnet på den ansvarlige medarbejder og et prioritetstal. Derfor beslutter salgschefen at udlæse debitoroversigten til Excel og redigere den der. En forudsætning er, at salgschefen har installeret Excel. 19Trin Salgschefen benytter følgende fremgangsmåde til at udlæse en listeformular til Excel: 1. Åbn vinduet Debitorkort i Microsoft Dynamics NAV i menuen Salg & marketing. 2. Tryk på F5, eller åbn listefunktionen under knappen Debitor for at åbne debitoroversigtformularen. 3. Klik på Excel-ikonet på værktøjslinjen. Programmet Excel startes, og oplysningerne fra vinduet overføres til Excel i XML-format. Side 29

6 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I FIGUR 2-4: DEBITOROVERSIGT I EXCEL BEMÆRK! Oplysninger overføres til Excel, nøjagtigt som de vises i formularen i Microsoft Dynamics NAV. Hver fane i NAV overføres til en separat fane i Excel. 4. Rediger oplysningerne på den ønskede måde, f.eks. ved at oprette nye kolonner og bruge den omfattende grafværktøjskasse i Excel. 5. Som med Word er det faktisk en XML-fil, du arbejder i, når du arbejder med Excel. Side 30

7 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 7Integration med andre Microsoft-produkter Brugere kan integrere med en række andre Microsoft-produkter. Dette kræver udvikling af et specielt typografiark til at definere eksportformatet og integrere programmet. Det er meget fleksibelt at arbejde med, fordi integrationen er baseret på XML-filer. Udviklingen af nye typografiark og integration med andre produkter udgør en forretningsmulighed for partnerorganisationen. Partnere kan hjælpe debitorer med at oprette integration med de nødvendige Microsoft-produkter og i det format, der passer til deres specielle forretning. I de følgende emner vises et eksempel på en integration med et andet Microsoftprodukt, PowerPoint, som er udviklet af en partner. 8Integration med PowerPoint Når brugere udlæser data til Microsoft PowerPoint, leveres typografiarket ikke som del af Microsoft Dynamics NAV-standardproduktet. PowerPoint er et værktøj, der bruges til at oprette kreative og effektive præsentationer. En bruger præsenterer ofte finans- eller debitordata fra Microsoft Dynamics NAV for chefer eller andre forretningspartnere. I en sådan situation er den nye integration så omfattende, at den muliggør udlæsning af data til PowerPoint. 9Demonstration Udlæsning af data til PowerPoint Regnskabschefen hos Cronus vil vise en ny medarbejder i managementteamet, hvordan kontoplanen er opbygget. Desuden vil regnskabschefen føje nogle farver til kontoplanen for at angive de forskellige kontotyper. Derfor beslutter denne at udlæse kontoplanen til PowerPoint og redigere den der. En forudsætning er, at regnskabschefen har installeret PowerPoint og har implementeret et specielt typografiark til PowerPoint for at udføre dette. Side 31

8 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 20Trin Regnskabschefen benytter følgende fremgangsmåde til at udlæse data til PowerPoint: 1. Åbn menuen Økonomistyring, og åbn vinduet Kontoplan. FIGUR 2-5: VINDUET KONTOPLAN 2. Klik på ikonet Send options på værktøjslinjen. 3. Vinduet Valg af program åbnes. Det giver en oversigt over de tilgængelige typografiark. Vælg det Microsoft PowerPointtypografiark, der blev tilføjet af partneren. 4. Klik på knappen Send. Oplysningerne overføres til PowerPoint i XML-format ved at bruge det typografiark (XSLT-dokument), som partneren har udviklet, som skabelon. 5. PowerPoint startes, og kontoplanen kan gennemses og redigeres. Side 32

9 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 10Tilføjelse af typografiark Muligheden for at bruge specifikke typografiark giver nye partnermuligheder. Partnere kan oprette typografiark, der gør det muligt for debitorer at udlæse specifikke data i et bestemt format til Microsoft-programmer eller andre programmer. Et typografiark er en type skabelondokument, der bruges til at konvertere XMLdokumenter til andre XML-dokumenter. Til typografiark bruges filformatet XSLT. I enkle tilfælde, f.eks. ved indsætning af et nyt logo i et kundebrev i Word, kan typografiarket redigeres af en konsulent eller en superbruger, som ikke har noget specielt kendskab til XML. Redigeringen udføres ved at udskifte en del af en XML-fil med en anden i et teksteditor. Alternativt kan en person med kendskab til XML og typografiark udføre redigeringen i en XML-editor. BEMÆRK! Se hvidbogen Oprettelse af XML-typografiark til dataudlæsning fra Microsoft Dynamics NAV 5.0 for at få flere oplysninger om ændring af typografiark. I de følgende emner gives et overblik over den tekniske brug af typografiark og indlæsnings- og udlæsningsprocesserne. BEMÆRK! Husk, at de ændringer, der foretages i typografiarket, gælder for alle brugere af databasen. Det anbefales derfor, at sådanne ændringer kun udføres af implementeringskonsulenten. BEMÆRK! Selve formulartypen gør ikke den store forskel, men alle eksisterende typografiark i programmet er beregnet til kortformularer eller dokumenter. 21Teknisk baggrund for typografiark I følgende eksempel beskrives, hvad der sker i systemet, når en bruger klikker på ét af ikonerne på værktøjslinjen og anvender et typografiark til at udlæse data. Når en bruger åbner et formularobjekt af typen Listeformular og derefter klikker på Word-ikonet på værktøjslinjen, sker der følgende i systemet: 1. Klientkernen søger i en speciel tabel, der indeholder de forskellige mulige programmer, der kan sendes til ved hjælp af XML, og udtrækker oplysninger om en anvendelig sti. 2. Hvis den aktuelle formular omfatter et tilpasset typografiark som standardtypografiark, søger klientkernen i en specialtabel, der indeholder alle tilpassede typografiark til visning. Hvis der ikke er defineret noget tilpasset typografiark som standardtypografiark, bruger systemet det integrerede standardtypografiark. I så fald anvender klientkernen standardtypografiarket til Word. Side 33

10 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 11Administration af nye typografiark 3. Klientkernen kalder en udløser i kodeenhed 1 (AL-kørsel) med data fra formularen som XML-data. Der oprettes en henvisning til det XSLT-dokument (typografiarkdokument), der skal anvendes. Indstillingen Send to aktiveres, så AL-kørslen ved, hvordan formatet skal oprettes. I dette tilfælde er indstillingen "Word". 4. Via AL-kørslen konverteres XML-dokumentet ved at bruge XSLTdokumentet i destinationsprogrammets typografi. Derefter returneres dette XML-dokument fra AL-kørslen til klienten (f.eks. Microsoft Dynamics NAV-klienten eller MBF-klienten). 5. Klientkernen starter Word og sender det konverterede XMLdokument til Word. Programmet understøtter standardtypografiark for flere forskellige formularer, f.eks.: Debitorkort Kontaktkort Kreditorkort Salgstilbud Salgsordre Brugere kan administrere nye typografiark på følgende måde: Indlæse et typografiark. Udlæse et typografiark. Slette et typografiark. Disse tre processer forklares herefter. 12Demonstration Indlæsning af et typografiark Den implementeringskonsulent, der er ansvarlig for Cronus, vil indlæse et tilpasset typografiark, der blev oprettet til formularen Kontaktkort, i Microsoft Dynamics NAV og associere det med debitorkortet. 22Trin Implementeringskonsulenten benytter følgende fremgangsmåde: 1. Åbn kontaktkortet i menuen Salg & marketing. 2. Vælg Håndter typografiark i menuen Funktioner. Objektet, der er i fokus, er kontaktkortet, og det tilpassede typografiark til kontaktkortet findes. Side 34

11 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 3. Objektoplysningerne og det associerede typografiark indsættes på skærmen, der åbnes, som vist i figur 2-6. FIGUR 2-6: HÅNDTER TYPOGRAFIARK Den relevante formular er formular nr. 5050, Kontaktkort. Programmet er Word, og det associerede standardtypografiark er Kontaktkortbrev til Microsoft Word. 4. Implementeringskonsulenten klikker på knappen Funktion og vælger Indlæs for at tilføje et nyt typografiark. Vinduet Kontaktkort - Indlæs typografiark åbnes, som vist i figur 2-7. FIGUR 2-7: KONTAKTKORT INDLÆS TYPOGRAFIARK Side 35

12 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 5. Definer stien til det nye typografiark, der er oprettet for kunden, og giv arket et genkendeligt navn. Til sidst skal du finde Microsoft Word i rullemenuen. 6. Klik på OK for at gemme typografiarket. Derefter indlæses det nye tilpassede typografiark. Det er nu tilgængeligt for alle brugere. Når brugeren senere vil arbejde med det nye typografiark for Cronuskontaktkortet, skal han eller hun vælge det nye typografiark i menuen Typografiark i stedet for den sædvanlige. Menuen Typografiark vises, når der klikkes på ikonet Send options på værktøjslinjen. BEMÆRK! Systemet husker det typografiark, som brugeren anvendte sidst. Hvis der tidligere blev anvendt et bestemt typografiark, vises det, når der klikkes på Wordikonet næste gang. 13Demonstration Udlæsning af et typografiark Brugere kan udlæse data ved hjælp af et bestemt typografiark. Det specifikke typografiark findes allerede i programmet Microsoft Dynamics NAV for: Debitor Kontakt Kreditor Salgsordre Salgstilbud Implementeringskonsulenten, der er ansvarlig for Cronus, vil udlæse et tilpasset typografiark, der blev lavet til vinduet Kontaktkort. 23Trin Implementeringskonsulenten benytter følgende fremgangsmåde: 1. Åbn kontaktkortet i menuen Salg & marketing. 2. Vælg indstillingen Håndter typografiark i menuen Funktioner. 3. Vælg Udlæs under Funktion. Stifinderen åbnes. Vælg en mappe, som typografiarket skal gemmes i, og navngiv det. Det gemmes som en XSLT-fil. Dette typografiark kan også bruges til indlæsning på et andet kundested eller til at arbejde videre med. Side 36

13 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 14Demonstration Sletning af et typografiark Implementeringskonsulenten, der er ansvarlig for Cronus, vil slette et tilpasset typografiark, der blev indlæst forkert til kontaktkortet. (I denne demonstration antages, at ét eller flere tilpassede typografiark allerede er gemt til kontaktkortformularen). 24Trin Implementeringskonsulenten benytter følgende fremgangsmåde: 1. Åbn vinduet Kontaktkort i menuen Salg & marketing. 2. Vælg Håndter typografiark i menuen Funktioner. 3. Slet det typografiark, der ikke skal bruges, ved at markere det og trykke på Delete. Der vises en dialogboks med teksten: Skal de markerede linjer slettes? 4. Vælg Ja for at slette linjen. Typografiarket slettes fra typografiarkstabellen. Side 37

14 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 15Konklusion Den nye funktion Udlæs til Word og Excel i Microsoft Dynamics NAV 5.0 giver helt nye muligheder. Brugere kan nu udlæse og redigere data i de Microsoft Office-værktøjer, som de foretrækker, til forskellige forretningsformål. Muligheden for at definere typografiark giver partnere og superbrugere nye forretningsmuligheder for at tilpasse typografiark til individuelle behov. Side 38

15 Kapitel 2: Udlæsning til Word og Excel 16Øvelse 2.1 Brug af funktionen Udlæs til Word og Excel Scenario: Du er salgschef hos Cronus. Du skal præsentere kontoplanen på et møde for nye medarbejdere. Du gør det ved at udlæse planen til et andet Officeprogram (Word eller Excel) og redigere den der. 25Giv dig selv en udfordring! Fuldfør følgende opgaver: Klik på Kontoplan under Finans i Økonomistyring. Klik på det relevante ikon på værktøjslinjen. Vis resultatet i Word eller Excel. Klik på ikonet Send options for at overføre data til andre programmer. Kig på listen over standardtypografiark. 26Har du brug for hjælp? Følg disse trin: Klik på Kontoplan under Finans i menuen Økonomistyring. Klik på Word-ikonet for at overføre salgsordren til Word. Klik på Excel-ikonet for at overføre salgsordren til Excel. Klik på ikonet Send options. Listen over standardtypografiark vises. Programmet understøtter typografiark til Word og Excel. Partnere kan føje nye typografiark til denne liste ved hjælp af indlæsningsfunktionen. Side 39

16 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 17Hurtig besvarelse: Resumé Brug et øjeblik på at skrive tre nøglepunkter ned, du har lært af dette kapitel: Side 40