Indhold. Vejledning til import af regneark til Outlook 2010

Transkript

1 Indhold Moderniseringsstyrelsens regneark med lønkørslerne hentes... 2 Trinvis indlæsning af regneark i Outlook Aktiver importfunktion... 2 Udpeg Excel-ark... 4 Importér aftaler... 6 Afslutning... 8 Side 1 af 8

2 Moderniseringsstyrelsens regneark med lønkørslerne hentes På Moderniseringsstyrelsen hjemmeside hentes regnearket som gemmes på din computer. Her er linket Placeringen skal du bruge senere, hvor Excel-arket skal hentes og importeres. Trinvis indlæsning af regneark i Outlook 2010 Indlæsning af aftaler fra Excel-ark ind i den aktuelle brugers kalender. Kort fortalt er opskriften som følger: 1. Aktiver importfunktion 2. Udpeg Excel-ark 3. Importér aftaler Her følger en detaljeret gennemgang af de enkelte trin og hvad man skal være opmærksom på. Når både vejledningen og Outlook er åben, så vil det for de fleste være bedst at have maksimer slået fra. Vælg ikonet i midten med de 2 skærme øverst til højre på din pc er. Aktiver importfunktion Man kan aktivere importfunktionen på to måder. Man kan vælge Filer Åbn Importér: Dette er den logisk korrekte måde fordi den hedder noget med import. Side 2 af 8

3 Eller man kan vælge Filer Indstillinger Avanceret Eksportér: I begge tilfælde ender man i det samme dialogvindue: Hvis den ikke allerede er valgt, så klik på Importer for et andet program eller en anden fil. Klik Næste. Side 3 af 8

4 Udpeg Excel-ark I det næste dialogvindue skal man fortælle Outlook hvilken type fil man vil importere fra: Vælg her Microsoft Excel og klik Næste. Side 4 af 8

5 I denne dialog spørger Outlook efter placeringen af Excel-filen: Via gennemse klikker du dig frem til regnearket og udpeger filen via den kendte stifinderdialog. Hvis det er første gang du importerer regnearket, så anbefales Tillad oprettelse af dubletter. I gruppen Indstillinger kan du angive hvordan Outlook skal importere aftalerne: Erstat dubletter med de importerede emner betyder at du overskriver evt. eksisterende aftaler hvis deres tidspunkter falder samen med de importerede. Tillad oprettelse af dubletter gør, at alle aftaler importeres ukritisk. Hvis du allerede har aftaler på samme tidspunkt så får du dobbeltaftaler ved siden af hinanden. Dine oprindelige aftaler ændres ikke. Denne indstilling bør ikke vælges hvis du af en eller anden årsag skal genindlæse Excel-arket på et senere tidspunkt. Importer ikke dubletter vil frasortere de aftaler, som matcher præcis med eksisterende aftaler og springe dem over. Dine eksisterende aftaler bliver ikke berørte. Denne indstilling bør vælges hvis du på et senere tidspunkt skal genindlæse Excel-arket. Klik Næste for at fortsætte. Side 5 af 8

6 Importér aftaler I denne dialog skal du angive hvor aftalerne skal importeres til. Det virker lidt mærkeligt at man skal udpege sin kalender når man nu importerer aftaler. Men importfunktionen kan også importere kontaktpersoner, mails, opgaver og meget andet, så den kan ikke automatisk vide hvad der importeres. Hjælp Outlook med at udpege din kalender: Bemærk, hvis din Outlook viser engelske navne, skal du vælge Calendar. Viser den danske navne, skal du vælge Kalender. Ikonet er dog altid det samme det gør det nemmere at finde det rigtige uanset sprog. Klik Næste for at fortsætte. Side 6 af 8

7 Den næste dialog viser Outlook de valgte indstillinger: Hvis destinationen (her Kalender) ikke er den du mente (du har valgt forkert på foregående skærm), så kan du rette dette ved at klikke på knappen Skift destination og vælge om. Knappen Forbind brugerdefinerede felter benyttes til at forbinde felterne i Excelarket med Outlook felter hvis Excel-arket indeholder data som ikke oprindeligt stammer fra Excel. I så fald kan man ikke være sikker på at felterne hedder det samme og man kan da vælge at forbinde(krydse) data korrekt. Denne funktion skal vi ikke bruge, da data kommer direkte fra Excel og derfor må formodes at være korrekt navngivet. Klik på knappen Udfør for at importere aftalerne. Når denne dialog har kørt færdigt er importen klar og aftalerne er lagt ind i din kalender. Importen er nu afsluttet. Side 7 af 8

8 Kendte fejlkilder Kan du ikke se nogen nye aftaler, så kan årsagen være en af disse: 1. Du har ikke valg den korrekte modtagerkalender Hvis du ikke vælger din egen kalender som modtager, men fx indbakken eller kontaktpersoner, så bliver aftalerne importerer hér med uheldige resultater til følge. En aftale har ikke mange felter tilfælles med kontaktpersoner eller mails, så du kan opleve at elementer hér ser mærkelige ud. Du kan også have flere kalendere ved siden af din egen, fx afdelingskalender og kalendere for kolleger som du må se. Hvis du har skriverettigheder hertil så er aftalerne importer hér i stedet i din egen kalender. Har du ikke skriverettigheder, får du fejl under importen. LØSNING: I alle tilfælde skal du slette de fejlagtige importerede aftaler (hvis du kan) og prøve en ny import. 2. Er regnearket blankt Hvis der ikke er aftaler i regnearket, så er der ikke blevet importeret nogen aftaler og du kan slutteligt ikke se noget nyt i din kalender. LØSNING: Åbn Excel-arket og se om det er det korrekte regneark der er forsøgt importeret. Vær opmærksom på du skal importere til Outlook Afslutning Efter du har fulgt denne vejledning håber vi at du har fået indlæst kørselsdatoerne korrekt. Denne mulighed vil gøre det hurtigere at få ajourført Outlook 2010 Kalenderen med lønkørslerne. Næste år vil kørselskalenderen være tilgængelig på hjemmesiden efter løngeneration 01/ Hvis du har problemer med indlæsningen i Outlook, beder vi dig hente hjælp hos egne it-kollegaer. Først derefter kan Moderniseringsstyrelsen kontaktes ved mail til modstlon@modst.dk Moderniseringsstyrelsen og Statens IT har sammen udarbejdet denne løsning for indlæsnings af kørselsdatoer i Outlook. Side 8 af 8