Kontraktbilag 1 - Kravspecifikation. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Kontraktbilag 1 - Kravspecifikation Indholdsfortegnelse 1. Indledning Nuværende situation Fremtidig situation Implementering Drift, vedligeholdelse og support Generelt om tilbuddets indhold Fælles systemkrav Opdateringer Krav til LAN/WAN Fysiske krav Kapacitet Hardware og software Backup og Restore Personalarmsystemet Arkitektur Sprog Personalarmsystemets dækningsområde Alarmering Inputenheder Outputenheder Positionering Kabling og 230v Management og administration af personalarmsystem Logning og rapportering af alarmhændelser Integration ABA og CTS Implementering Implementering i faser Implementeringsorganisation Projektledelse Kundens deltagelse Tidsplan og leveringstider Idriftsættelse Afprøvning Region Syddanmark Side 1 af 60

2 7.9 Dokumentation Uddannelse Drift, vedligeholdelse og support Samarbejde og service Serviceydelser Serviceaftale Afrapportering og statusmøder Teknikerydelser Leveringstider ændringer og tilkøb Økonomi Kontrakt Region Syddanmark Side 2 af 60

3 1. Indledning Alle forhold omkring besvarelser, tidsfrister mm. kan findes i Udbudsbetingelser. Tilbudsgiver opfordres til at sætte sig grundigt ind i udbudsbetingelserne før kravspecifikationen besvares. Særligt henledes opmærksomheden på udbudsbetingelsernes punkt 6.2. Terminologi anvendt i specifikationen. Tilbudsgiver bekræfter ved afgivelse af tilbud, at alle minimumskrav (MK) er opfyldt. Region Syddanmark Side 3 af 60

4 2. Nuværende situation Psykiatrisk Afdeling Esbjerg består i dag af 3 bygninger på i alt ca m 2. I løbet af 2013/primo 2014 opføres endnu en bygning på ca m 2. I Danmarksgade er der ved at blive opført en ny bygning, som bliver på ca m 2. Den eksisterende alarmløsning er baseret på udstyr fra Ascom og Care-Call. Alarmløsningen indeholder flere patientkaldeanlæg, primært baseret på trykknapper og snoretræk. Som personsikring anvendes positionering og alarmtryk. Meddelelser til plejerne sker via et Care-Call DECT anlæg. To af de eksisterende bygninger står overfor en større indvendig renovering, som skal gennemføres i løbet af Den sidste bygning, som anvendes af Børn og Unge Psykiatrien, vil umiddelbart efter kontraktunderskrift skulle implementeres på den nye løsning. Region Syddanmark Side 4 af 60

5 3. Fremtidig situation Da det meste af de eksisterende løsninger bliver berørt, ønsker Psykiatrien en ny fælles central alarmløsning til hele matriklen, som dermed skal erstatte de eksisterende alarmløsninger. Med alarmløsning menes både eksisterende patientkald og personsikring. De eksisterende løsninger skal dog bibeholdes i drift, indtil funktionen kan overtages af den nye løsning. Den 1. november 2013 ibrugtages ca m 2 i Danmarksgade 8 i Esbjerg. Denne matrikel skal også høre under den fælles centrale løsning. I Danmarksgade er der alene behov for personsikring via positionering og alarmtryk. Dette skal kunne køre selvstændigt via gangdisplays og lyd, såfremt forbindelsen til den centrale løsning går tabt. Udover ønsket til et fælles anlæg for hele matriklen ønsker Psykiatrien også et skift i teknologi anvendelse, således at mobiltelefoner i langt højere grad skal være det primære kommunikationsværktøj. Dette gælder både intern og ekstern telefoni, samt som outputenhed for patientkald og alarmer via apps. Til at understøtte mobiltelefoni har Psykiatrien tilsikret, at mobildækningen på matriklerne er tilfredsstillende. Dette sker via etablering af en indendørs mobildæknings infrastruktur. Eksisterende DECT løsning vil blive nedtaget, når den nye løsning er i drift. Alarmløsningen udgør en meget kritisk daglig funktion i Psykiatrien, derfor ønskes en løsning, som kan fungere lokalt i afdelingerne i tilfælde af nedbrud på den centrale løsning eller forbindelsen dertil. I daglig drift anvendes den centrale alarmserver, som varetager den mere komplicerede routning og administration, samt output til informations skærme og mobiltelefoner. Såfremt forbindelsen til alarmserveren går tabt skal der i de lokale afsnit kunne signaleres via gang- og vægdisplays og lyd. Psykiatrien stiller selv mobiltelefoner til rådighed. Disse vil have IPforbindelse til det interne netværk via en TDC Secure Løsning (operatør VPN). I tilfælde af nedbrud i mobilnetværket vil mobiltelefonerne kunne få IP-forbindelse til serverne via regionens eget Wi-Fi netværk, som alene skal bruges som sekundært kommunikationsmedie. Psykiatrien ønsker med en fælles løsning at øge fleksibiliteten og mobiliteten på begge matrikler i Esbjerg. Således at medarbejdere på tværs af de to lokationer kan indgå i fælles alarmgrupper, samt bevæge sig på tværs af lokationer med de samme eller samme model klienter. Samtidigt forventes det, at langt størstedelen af inputenhederne til systemet er baseret på trådløse enheder, eks. alarmtryk til plejere og patientkald til patienterne. Region Syddanmark Side 5 af 60

6 Af hensyn til de meget høje grav til tilgængelighed lokalt, ønskes etableret en særskilt trådløs infrastruktur til disse klienter, samt til positionering. Denne løsning skal etableres af leverandøren. Det vil således ikke være muligt at anvende regionens eksisterende Wi-Fi netværk til denne opgave. 3.1 Implementering Løsningen skal implementeres i faser. Det betyder, at den centrale løsning skal være implementeret og testet medio oktober 2013, herunder test af funktionalitet, samt output til informationsskærme og mobiltelefoner. Ligeledes skal Danmarksgade være implementeret på samme tidspunkt. Her skal være et lokalt personsikringsanlæg med integration til den centrale løsning. Som fase 2 skal bygningen med Børn og Unge Psykiatri migreres til den nye løsning med udskiftning af eksisterende patientkald, samt overgang til ny central løsning. Børn og Unge bygningen vil ikke blive taget ud af drift, hvorfor migreringen af den nye løsning skal foregå parallelt med den eksisterende løsning. Overgangstiden til skift mellem ny og gammel løsning skal være meget kort. Som fase 3 og 4 skal de resterende to bygninger migreres fra eksisterende løsninger i takt med at renoveringen af disse færdiggøres. I udbudsmaterialet bruges betegnelserne bygninger og afsnit, bygningsnumrene er de samme som afsnitsnumrene. 3.2 Drift, vedligeholdelse og support Leverandøren skal i kontraktperioden varetage drift, vedligehold og support af den nye løsning. Region Syddanmark Side 6 af 60

7 4. Generelt om tilbuddets indhold (Opfyldelse af krav (K), herunder krav (K) vedrørende Obligatoriske optioner (Obligatorisk - option)under dette punkt indgår i vurderingen af underkriteriet Teknik og funktionalitet) Standardkomponenter (MK) Region Syddanmark ønsker ikke at være First movers, hvilket betyder at det tilbudte udstyr skal være velafprøvet i praksis og i drift i andre løsninger med krav til høje oppetider, leveret af tilbudsgiver eller producent af systemerne Hardware, software, licenser og installation (MK) Alt nødvendigt hardware, software og licenser til løsningen samt alt materiel til etablering af den nødvendige kabling og 230v i henhold til de listede krav, skal være indeholdt og prissat i tilbuddet, jf. nærmere nedenfor. Klient pc er, til administrationsterminaler, leveres af Region Syddanmark Leveret softwareversion (MK) Løsningen, såvel centrale som decentrale komponenter, skal, medmindre andet eksplicit aftales, leveres i seneste softwareversion på installationstidspunktet. Hvis producenten/leverandøren inden for 12 måneder, efter godkendt driftsprøve for løsningen som helhed, udgiver ny softwareversion skal Region Syddanmark tilbydes en omkostningsfri opdatering Gældende lovgivning (MK) Det er et krav, at den tilbudte løsning og installation af løsningen overholder gældende lovgivning. Såfremt der indføres lovgivning, som kræver ændring af løsningen, inden bestået driftsprøve, skal systemet opdateres uden omkostning for kunden Leverancetilstand (MK) Personalarmløsningen og tilhørende udstyr skal leveres fuldt funktionsdygtigt inklusive nødvendig projektledelse, detailspecificering herunder alarmgrupper, installation, kabling og 230v, tilslutning til UPS/strømforsyning, konfiguration herunder alarmgrupper, integrationer, idriftsættelse, test og dokumentation. Alle elementer for at få et fuldt funktionsdygtigt system i henhold til de listede krav, skal være indeholdt og prissat i tilbuddet, jf. nærmere nedenfor Tilslutning til fordelingsnet, m.m. (MK) Al tilslutning af centrale og decentrale elementer til eksisterende interne fordelingsnet og krydsfelter samt tilslutning til datanetværk (LAN og WAN), Region Syddanmark Side 7 af 60

8 forbindelser til 3. parts udstyr skal være inkluderet. Patching i Region Syddanmarks LAN krydsfelter udføres af Region Syddanmark Genanvendelse af eksisterende systemer (K) Det er op til Leverandøren at vurdere, i hvilket omfang eksisterende alarmsystemer (hardware, software og licenser) angivet i Kontraktbilag 8 skal genanvendes, eller hvorvidt der etableres et nyt system i den tilbudte løsning for at opfylde kravet om en ny samlet personalarmløsning. Det er et krav, at Leverandør ved genanvendelse af eksisterende systemer beskriver og prissætter nødvendige opdateringer og tilpasninger i eksisterende system for at opfylde listede minimumskrav og krav. Ved etablering af nyt system er det et krav, at Leverandør begrunder valg for udskiftning af eksisterende system. Nuværende systemer er listet i Kontraktbilag 8. Se endvidere krav for B & U i punkt Der vil i evalueringen blive lagt vægt på en klar og gennemskuelig beskrivelse samt tillige en uddybende begrundelse for Leverandørens valg Overholdelse af sikkerhedsstandarder (MK) I forbindelse med leverandørens driftsprocesser og service af Kundens kommunikation og udstyr er personhenførbare og fortrolige oplysninger tilgængelige. Kunden er dataansvarlig og leverandøren databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. Reglerne i 41, stk. 3-5 i lov om behandling af personoplysninger gælder for leverandøren. Leverandørens behandling af Kundens personhenførbare og fortrolige data må i øvrigt alene ske efter instruks fra Kunden. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren pålægges at følge Datatilsynets gældende sikkerhedsvejledning om foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, samt bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000, som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001, tillige med eventuelle senere ændringer hertil, om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning. Leverandøren skal på Kundens anmodning give kunden tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Leverandørens medarbejdere skal vide: Region Syddanmark Side 8 af 60

9 1. at de er underlagt reglerne i Straffelovens 152a, jf. 152, om tavshedspligt, og 2. at de samtidigt er underlagt reglerne i Forvaltningslovens 32 om forbud mod at skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke har betydning for den pågældendes arbejdsopgaver. Såfremt leverandøren benytter underleverandører til drift og serviceydelser, skal leverandøren sikre, at de nævnte regler overholdes af underleverandører. Overførsel af personhenførbare data i forbindelse med drift og serviceydelser foretaget af leverandøren eller leverandørens underleverandører til tredjeland er reguleret i Persondatalovens Leverandørens medarbejdere (MK) Det er et minimumskrav, at Leverandørens medarbejdere eller samarbejdspartnere bærer synligt billedidentifikationskort og anvender billedidentifikationskortet til at legitimere sig over for Kunden i forbindelse med leverancer på Kundens lokationer Vedståelse, afregning og levering af optioner (MK) Kunden skal kunne bestille tilbudte optioner og udvidelser i kontraktperioden plus eventuelle optionsperioder fra datoen for kontraktindgåelse. Bestilling sker i første omgang ved kundens anmodning om løsningsforslag (jf. Hovedkontraktens punkt 6.3). Løsningsforslaget skal indeholde en teknisk beskrivelse, frister for levering og angivelse af pris. Afregningen skal ske i henhold til priser oplyst i Kontraktbilag 4a og 4b. Levering og implementering af optioner og udvidelser skal ske umiddelbart efter bestilling. Dog vil leveringsaftaler, som dækker andre frister og vilkår for en sådan konkret bestilling, og som tilføjes Kontraktbilag 9, have forrang for denne generelle leveringsfrist Købsrådgivning (MK) Det er et minimumskrav, at Leverandøren vederlagsfrit yder assistance vedrørende påtænkte anskaffelser af produkter og serviceydelser i form af rådgivning om, hvordan Leverandørens ydelser bedst lever op til Kundens konkrete behov. Region Syddanmark Side 9 af 60

10 5. Fælles systemkrav (Opfyldelse af krav (K), herunder krav (K) vedrørende Obligatoriske optioner (Obligatorisk - option) under dette punkt indgår i vurderingen af underkriteriet Teknik og funktionalitet) 5.1 Opdateringer Opdateringsfrekvens (MK) Vilkår for drift, vedligeholdelse og support fremgår af Kontraktbilag 6. Leverandøren skal, uden krav om opdatering for Region Syddanmarks regning, forpligte sig til at yde drift, vedligeholdelse og support af Personalarmsystemet i henhold til Kontraktbilag 6 i minimum 5 år fra kontraktunderskrift. I perioden på minimum 5 år skal det være muligt for Region Syddanmark at udvide med input- outputenheder, brugere og licenser. 5.2 Krav til LAN/WAN Region Syddanmark har i dag et switchbaseret LAN med komponenter fra Cisco Systems, se i øvrigt Kontraktbilag 8. Alle switche er med Power over Ethernet (PoE) og tilbyder som udgangspunkt 10/100/1000 Mbit/s konnektivitet. LAN et er opdelt i underkrydsfelter, som typisk dækker en etage eller en bygning, afhængigt af størrelsen. Underkrydsfeltet er forbundet med et hovedkrydsfelt, som er koblet op med regionens WAN via fiber forbindelser med minimum 100 Mbit/s hastighed. Hvert underkrydsfelt er segmenteret i virtuelle netværk op til 252 adresser. De virtuelle netværk anvendes til administrativ trafik, IP-telefonitrafik, medico teknisk trafik, teknisk trafik, Wi-Fi trafik osv. Trafikken mellem de virtuelle netværk routes i regionens driftscentre. Der anvendes private IPadresser i de virtuelle netværk typisk baseret på 10.x.x.x. Såfremt leverandøren anvender udstyr eller komponenter, som anvender IP-protokollen over et PDS baseret Ethernetværk (IEEE 802.3), så skal regionens LAN benyttes. Regionen har dækket alle lokationer med et trådløst netværk også baseret på komponenter fra Cisco Systems. Psykiatrien ønsker ikke, at regionens Wi-Fi netværk benyttes til alarmkritiske komponenter. Region Syddanmark Side 10 af 60

11 5.2.1 Krav til LAN Anvendelse af Regionsnetværket (MK) Såfremt leverandøren anvender komponenter i løsningen, som er baseret på IEEE802.3, så skal leverandøren anvende regionens netværk til IPtrafikken. Regionen stiller de forespurgte switchporte til rådighed, herunder med PoE, såfremt det ønskes. I tilbudsevalueringen tillægges en værdi på kr. 500 pr. LAN port, som ønskes anvendt i netværket. Dette er alene for stille tilbudsgivere lige i tilbudsevalueringen, da regionen stiller LAN porte til rådighed Krav til LAN infrastruktur (K) Leverandør skal oplyse, hvilke minimumskrav der skal være opfyldt i relation til LAN infrastruktur, for at Leverandøren kan etablere den tilbudte løsning. Der vil i evalueringen blive tillagt vægt, at den tilbudte løsning kan opnå en pålidelig og fuld funktionel driftstilstand på regionens LAN Oplysninger om antal switchporte (K) Region Syddanmark leverer selv det nødvendige antal switchporte for tilslutning af WAN/LAN. Leverandøren skal oplyse behovet for switchporte. Behovet skal være opgjort for de centrale komponenter og pr. underkrydsfelt/afdeling, som skal kunne køre selvstændigt i nøddrift. Underkrydsfelter er angivet i tegningsmaterialet. Det tillægges vægt, at regionen kender behovet for switchporte Krav til leverandørens trådløse netværk (MK) Det er et krav, at leverandørens trådløse løsning ikke kolliderer med regionens eksisterende trådløse netværk på 2.4 GHz båndet. Her anvender regionen kanal 1, 6 og 11 til g og n. Det er tilladt at anvende frekvenser i 5 GHz båndet, hvor der er ledige kanaler på henholdsvis a og n Krav til WAN Krav til WAN infrastruktur (K) Leverandøren skal oplyse krav til WAN infrastrukturen, såfremt kunden vælger at købe optionen, Redundante Alarmservere, hvor den ene server placeres på Gl. Vardevej 101 og den anden placeres i Danmarksgade 8. Region Syddanmark Side 11 af 60

12 Det tillægges vægt, at en geografisk redundant løsning kan anvende regionens eksisterende WAN infrastruktur. 5.3 Fysiske krav Udstyr Fysiske rammer for udstyr (K) Leverandøren skal beskrive eventuelle krav til fysisk placering af udstyret pr. adresse, herunder krav til klima, køling, strømforsyning, jording, etc. God gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt, enkle krav som er simpelt at indfri for Region Syddanmark tillægges ligeledes vægt Strømforbrug (K) Leverandøren skal oplyse strømforbruget på alle enheder, der indgår i den tilbudte løsning opdelt i nedenstående grupper: Centrale enheder Decentrale enheder Oplyses for gennemsnits-strømforbrug og maksimalt strømforbrug. Lavt strømforbrug tillægges vægt Nødstrøm - UPS (Obligatorisk Option) Nødstrøm - UPS (MK) Alt udstyr, der er tilsluttet elnettet skal nødstrømforsynes vha. en UPS. Region Syddanmark leverer UPS for de centrale serverrum på hhv. Gl. Vardevej og Danmarksgade. For udstyr placeret decentralt skal leverandøren som Obligatorisk Option tilbyde en UPS løsning. Alle UPS er skal kunne strømforsyne Personalarmanlægget og tilhørende komponenter i minimum en time. Der er nødgenerator på matriklerne. UPS erne skal kunne overvåges af Region Syddanmarks CTS anlæg. Omkostninger til decentrale UPS og installation heraf skal tilbydes som en obligatorisk option. Tilslutning til Region Syddanmarks CTS anlæg udføres i samarbejde med regionens medarbejdere. Region Syddanmark Side 12 af 60

13 5.4 Kapacitet De efterfølgende kapacitetskrav er gældende for alle komponenter Dimensionering (MK) Det er et minimumskrav, at løsningen består af følgende hovedkomponenter, øvrige detailspecifikationer fremgår af Kontraktbilag 4b konfigurationseksempel 1: Centrale komponenter: Alarm- og positioneringsserver placeret på Gl. Vardevej inklusive licenser til 200 samtidige brugere *) Integration til ABA inkl. licens Integration til CTS inkl. licens Prøvestand i bygning 60- teknisk afdeling inkl. licens Vedligeholdelsessystem - systemadministrator Rapporteringsmodul til systemadministrator *) Licenser til brugere: som brugere forstås det personale, som er aktive i Personalarmsystemet. Brugerlicenser er defineret som samtidig aktive brugere i systemet. Alt personale skal kunne oprettes i systemet uden at tælle med som aktive brugere med mindre de er på job og er aktiveret i systemet. Lokalsystem 1, Danmarksgade: 5 Alarmgrupper, inkl. licenser, programmering, mv. 75 Alarmbrikker med clips 5 Prøvestand *) 16 Mobilklient inkl. Licens (samtidige brugere) 1 Gangdisplay, synlig fra én side 19 Gangdisplay synlig fra begge sider 1 Informationsskærme til vagtstuer 1 Positioneringsløsning 1 Vedligeholdelsessystem - afsnits administrator *) Placering af prøvestande i Danmarksgade er pt. ikke fastlagt, endelig placering aftales nærmere med byggeprojektledelsen ved detailplanlægningen. Region Syddanmark Side 13 af 60

14 Lokalsystem 2, Børn og Unge afsnittet: 5 Alarmgrupper, inkl. licenser, programmering, mv. 30 Alarmbrikker med clips 25 Alarmbrikker med armbånd 18 Trykknap med to knapper, nærværskontakt 1 Prøvestand 6 Mobilklient inkl. Licens (samtidige brugere) 11 Gangdisplay, synlig fra én side 1 Gangdisplay synlig fra begge sider 1 Display til vagtstuer 1 Informationsskærme til vagtstuer 1 Positioneringsløsning 1 Vedligeholdelsessystem - afsnits administrator Lokalsystem 3, afsnit 60, 70, 80, 90 og 100: 20 Alarmgrupper, inkl. licenser, programmering, mv. 40 Alarmbrikker med clips 40 Alarmbrikker med armbånd 65 Trykknap med to knapper, nærværskontakt 4 Prøvestand 9 Mobilklient inkl. Licens (samtidige brugere) 28 Gangdisplay, synlig fra én side 4 Gangdisplay synlig fra begge sider 3 Display til vagtstuer 3 Informationsskærme til vagtstuer 1 Positioneringsløsning 3 Vedligeholdelsessystem - afsnits administrator Lokalsystem 4, afsnit 10, 20, 30, 40 og 50: 15 Alarmgrupper, inkl. licenser, programmering, mv. 60 Alarmbrikker med clips 50 Alarmbrikker med armbånd 77 Trykknap med to knapper, nærværskontakt 4 Prøvestand 11 Mobilklient inkl. Licens (samtidige brugere) 28 Gangdisplay, synlig fra én side 5 Gangdisplay synlig fra begge sider 4 Display til vagtstuer 4 Informationsskærme til vagtstuer 1 Positioneringsløsning 4 Vedligeholdelsessystem - afsnits administrator Region Syddanmark Side 14 af 60

15 Driftskapacitet (MK) Det er et krav, at alle input i systemet følger den valgte routning og bliver præsenteret på de angivne outputmodtagere. Dette gælder ligeledes kvitteringer fra outputmodtagerne for fremsendte alarmer. Der må med andre ord ikke være flaskehalse i systemet, som, på tidspunkter med stor travlhed, kan medføre, at input går tabt eller når for sent frem. Se i øvrigt krav til svartider for alarmering i punkt Systemet skal kunne udsende alarmer til minimum 20 outputenheder samtidigt Licenspolitik (K) Kundens rettigheder til hardware og software er reguleret i Hovedkontraktens punkt 3.3. Leverandøren skal i dette krav beskrive sin licenspolitik. Leverandør skal oplyse anvendt licenspolitik samt licenspolitik ved udvidelser (såvel teknisk som økonomisk), hvor en sådan finder anvendelse, og hvorvidt det er muligt at betale pr. bruger, databaseposter og lignende. Leverandøren skal oplyse anvendt licenspolitik for alle typer licenser i Personalarmløsning, såvel hardware som software. Region Syddanmark ønsker en fleksibel og ikke brugsbegrænsende licenspolitik (f.eks. at man i ekstraordinære situationer kan øge kapaciteten). Der vil ved evalueringen blive lagt vægt på en enkel og gennemskuelig licenspolitik Licensvilkår (K) Kundens rettigheder til hardware og software er reguleret i Hovedkontraktens punkt 3.3. Leverandøren skal i dette krav beskrive sine øvrige licensvilkår. Leverandøren opfordres til omhyggeligt at tilsikre, at beskrivelsen ikke strider mod ufravigelige mindstekrav, herunder særligt Hovedkontraktens punkt 3.3. Der vil ved evalueringen blive lagt vægt på enkle og gennemskuelige licensvilkår. Region Syddanmark Side 15 af 60

16 5.5 Hardware og software Server og PC hardware (MK) Alt server og PC hardware, som skal placeres centralt eller i underkrydsfelter skal rackmonteres. Region Syddanmark stiller racks til rådighed Hardware Redundant strømforsyning (K) Leverandøren skal tilbyde redundant strømforsyning i det tilbudte serverhardware. Prisen for redundant strømforsyning skal være medregnet i den tilbudte løsning. Det tillægges vægt, at det tilbudte serverhardware er udstyret med redundant strømforsyning Serversoftware (K) Leverandøren skal beskrive hvilket operativsystem og softwareversion, der anvendes for servere i den tilbudte løsning. Det tillægges vægt, at systemet er baseret på standard komponenter og standard software Klientsoftware (MK) Leveret klientsoftware skal i minimum to år fra kontraktindgåelse kunne afvikles på Region Syddanmarks nuværende operativsystem Windows 7 og nyere, jf. Kontraktbilag 8, Kundens IT-miljø. I Region Syddanmark tillades det ikke at installere dongles på klient PC er Klientsoftware udrulning (K) Klientsoftwaren skal kunne udrulles til PC-arbejdspladserne via Region Syddanmarks udrulningssystem Microsoft SCCM, som i dag bruges til fx at rulle MSI pakker ud. Det tillægges vægt, at klienterne kan udrulles via regionens udrulningssystem Klientsoftware på virtualiseringsplatform (K) Region Syddanmark baserer en del af sine klienter på Citrix software. Det er et krav, at nødvendige klientapplikationer kan afvikles på Regionens Citrix-løsning (se Kontraktbilag 8, Kundens it-miljø). Leverandøren bedes tillige oplyse hvilke virtualiseringsplatforme, løsningens klienter kan afvikles på. Region Syddanmark Side 16 af 60

17 Det tillægges vægt, at klienterne kan afvikles på Region Syddanmarks Citrix løsning Antivirus (MK) Det er et krav, at alle tilbudte servere har tilstrækkelig performance til, at et antivirus program, overvågningsprogram m.v. kan afvikles sideløbende. Leverandør skal i tilbuddet medregne installationstid til antivirusprogrammer. Antivirusprogrammer (i dag: Trendmicro, men det kan udskiftes i et fremtidigt udbud) leveres af Region Syddanmark i det omfang, at Personalarmsystemet er baseret på Microsoft Windows, men skal installeres i fællesskab med Leverandør og Region Syddanmarks it-medarbejdere Sikkerhedsopdateringer (MK) Det er et krav, at Personalarmsystemet kan opdateres med relevante sikkerhedsopdateringer. 5.6 Backup og Restore Backup og Restore (K) Leverandøren skal beskrive backup og restore rutiner for samtlige tilbudte systemer. Denne beskrivelse indgår i den endelige dokumentation. Region Syddanmark stiller backup system til rådighed for backup, se Kontraktbilag 8, Kundens IT-miljø. Det er Leverandørens ansvar, at en valid backup til enhver tid er tilgængelig, se punkt Backup. Leverandør skal i tilbuddet medregne tid til opsætning af backup rutiner i samarbejde med Region Syddanmark. En god og forståelig beskrivelse tillægges vægt. Region Syddanmark Side 17 af 60

18 6. Personalarmsystemet (Opfyldelse af krav (K), herunder krav (K) vedrørende Obligatoriske optioner (Obligatorisk - option) under dette punkt indgår i vurderingen af underkriteriet Teknik og funktionalitet) 6.1 Arkitektur Ovenstående skitserer Psykiatriens forventninger til et nyt personalarmsystem. Løsningen er delt op i 3 hovedkomponenter bestående af: 1. Inputenheder, 4 lokale systemer samt displays 2. Alarm- og positioneringsserver 3. Outputenheder Inputenheder, lokale systemer samt displays Af hensyn til ønsket om en meget høj tilgængelighed, ønskes der etableret decentrale personalarmsystemer for konkrete enheder i bygningerne. Med andre ord segmenteres hele arealet i enheder jf. Kontraktbilag 3, som skal kunne køre selvstændigt i en nøddriftssituation. Èn enhed kan bestå af ét eller flere afsnit. System 1 skal dække Danmarksgade System 2 skal dække Børn og Unge afsnittet Region Syddanmark Side 18 af 60

19 System 3 skal dække afsnit 60, 70, 80, 90 og 100 System 4 skal dække afsnit 10, 20, 30, 40 og 50 Den decentrale løsning skal kunne håndtere personalarmkald via de forespurgte inputenheder i punkt 6.5. Dette gælder både fastfortrådet og trådløse inputenheder. Personalarmkald skal kunne vises på gang- eller vægdisplays både i nøddrift og i almindelig drift, og lyd skal kunne aktiveres. Det er leverandørens ansvar at etablere positioneringsløsning, samt radiodækning i de angivne enheder, herunder også kabling jf. punkt Regionens LAN er opbygget efter samme princip og må anvendes til opkobling af fastfortrådet inputenheder. Regionens Wi-Fi netværk kan ikke køre i en nøddriftssituation, og må derfor ikke anvendes til trådløse inputenheder Alarm- og positioneringsserver Alarm- og positioneringsserver forventes installeret primært på Gl. Vardevej 101. Som option efterspørges en geografisk redundans, hvor et redundant setup installeres i Danmarksgade 8. Alarmserveren varetager forbindelsen mellem inputenheder og outputenheder (undtaget displays), herunder også den daglige administration af alarmgrupper og brugere på systemet, samt logning mv. Positioneringsserveren varetager registreringen af de inputenheder, som ønskes positioneret, samt visning enten grafisk eller via tekst på outputmodtagerne Outputenheder Som outputmodtagere forventes anvendt primært smartphones, herudover, displays, informationsskærme og administrator pc ere. Forbindelsen til smartphones håndteres primært via en TDC Secure Mobilløsning (operatør VPN), sekundært, i tilfælde af nedbrud på mobilnetværket, via regionens WI-FI løsning. Forbindelsen mellem server og app på smartphone skal baseres på data via IP-protokollen og ikke SMS Opbygning af det samlede Personalarmsystem (K) Leverandøren skal beskrive opbygningen af det tilbudte personalarmsystem herunder, men ikke begrænset til: Arkitekturen for det tilbudte system dels for centrale komponenter og dels for lokale komponenter Region Syddanmark Side 19 af 60

20 Hvilke hovedkomponenter der indgår i løsningen, f.eks. radiosystemer, antenner, positionsmeldere, dedikerede blackbokse, servere, software m.m. Skitsetegning over løsningen med angivelse af hardware enheder, inputenheder og outputenheder. ABA og CTS tilslutningsmuligheder m.v. (tekniske integrationsmuligheder) Systemmæssige integrationsmuligheder (telefonsystem, administrative støttesystemer m.v.). En god, forståelig og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Hardware Geografisk Redundans (Obligatorisk Option) Hardware Geografisk Redundans (K) Psykiatrien ønsker, at den centrale løsning kan etableres med geografisk redundans, således at de centrale servere er placeret på henholdsvis Gl. Vardevej 101 og Danmarksgade 8. Der ønskes en redundans, hvor systemet automatisk laver fail-over, enten via en aktiv-aktiv konfiguration, hvor begge servere er i drift samtidig, eller en hot-standby løsning, hvor en fuldt opdateret server kan gå i drift med sekunders varsel. Leverandøren bedes beskrive den tilbudte løsning. En løsning med hurtige skiftetider tillægges vægt Nøddrift Som beskrevet i afsnittet om arkitektur skal systemet opbygges således, at der er en stor sikkerhed for, at Personalarmsystemet kan fungere for de enkelte afsnit, hvis der sker fejl på den centrale infrastruktur eller de centrale komponenter Nøddriftsalarmering (MK) I en situation, hvor der er fejl på den centrale infrastruktur eller de centrale komponenter, skal de enkelte afsnit kunne fungere med de mest basale funktioner. Inputenheder, der befinder sig på afsnittet, såvel trådløse og fastfortrådet, skal kunne afgive alarmer. Inputenhederne skal kunne rumpositioneres således displays kan vise hvilket rum alarmen kommer fra. Nøddriftsalarmeringen skal gå på gangdisplays for det pågældende afsnit, samt på display i tilhørende vagtstue. Region Syddanmark Side 20 af 60

21 Er systemet, eller et afsnit, gået i nøddrift er det acceptabelt, at der ikke udsendes alarmer på vagtstuens skærme og PCér, samt på mobiltelefonerne Besked om nøddrift (K) For at plejepersonalet har den største tryghed omkring systemet er det vigtigt at systemet understøtter en funktion som gør at de bliver gjort opmærksomme på at systemet er gået i nøddrift, eksempelvis via gangdisplays eller mobiltelefon. Det gælder også selv om det kun er et enkelt lokalt system, der har mistet forbindelsen til de centrale komponenter. Leverandøren bedes beskrive mulighederne for at plejepersonalet få besked om, at systemet er gået i nøddrift. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Teknologi til trådløse inputenheder og positionering Beskrivelse af trådløs teknologi (K) Leverandøren skal overordnet beskrive hvilken trådløs teknologi, der indgår i løsningen, herunder hvilke frekvenser, effekter og modulationsformer der anvendes. Leverandøren skal beskrive, hvilke komponenter der indgår i den trådløse løsning. Herunder er det vigtigt, at antennernes udformning, samt ønske til placering og strømforsyning beskrives. Det tillægges vægt, at kunden får en nøjagtig beskrivelse af den trådløse løsning, samt hvilke komponenter der anvendes. 6.2 Sprog Sprog (MK) Brugergrænsefladerne i systemet skal være på dansk. Klienterne skal leveres med brugergrænsefladen opsat til dansk. 6.3 Personalarmsystemets dækningsområde Personalarmsystemets dækningsområde (MK) Personalarmsystemet skal dække alle bygninger og etager jf. bygningstegninger, på matriklen Gl. Vardevej 101, samt Danmarksgade 8. Ligeledes skal lukkede arealer mellem bygningerne være dækket (Kontraktbilag 3: Tegning over dækning af udendørsarealer). Arealer, bygninger og etager fremgår af Kontraktbilag 3. Region Syddanmark Side 21 af 60

22 6.4 Alarmering Personalarmsystemet skal kunne håndtere forskellige typer alarmering, hvoraf nogle er kritiske alarmer, mens andre er mere af oplysningskarakter. Alarmeringen skal kunne modtages fra alle de efterspurgte inputenheder og skal kunne udsendes til alle de efterspurgte outputenheder. Personalarmsystemet skal kunne opdeles i et antal grupper, som kan håndtere minimum de efterspurgte alarmeringskategorier Alarmgrupper Alarmgrupper (MK) I personalarmsystemet skal der være mulighed for at kunne oprette, ændre og nedlægge alarmgrupper efter behov. Alarmgrupperne skal både kunne være lokale for de enkelte afsnit og globale indenfor løsningen som helhed. En outputenhed skal kunne være medlem af flere alarmgrupper Alarmgrupper - beskrivelse (K) Leverandøren bedes beskrive mulighederne for opbygning af alarmgrupper for de enkelte afsnit og løsningen som helhed. God fyldestgørende beskrivelse vil blive tillagt vægt Alarmeskalation (K) Alarmgrupperne skal kunne opbygges således, at der udsendes alarm til en primærgruppe, hvis der ikke opnås tilstrækkelig respons på et alarmkald, skal systemet kunne sende alarmkaldet igen og til en eller flere sekundærgrupper. Det skal være muligt at indlægge en variabel delaytid inden eskalation mellem grupperne. Det skal ligeledes være muligt at sende alarmer til flere grupper parallelt, eksempelvis ved en brandalarm. Leverandøren bedes beskrive, hvordan systemet understøtter muligheden for opbygning af alarmgrupper, samt hvor mange grupper systemet kan opdeles i. Stor fleksibilitet i opbygningen vil blive tillagt vægt Passivstilling af enkelte inputenheder (K) Systemet skal understøtte muligheden for at lave en passivstilling af enkelte inputenhed. Denne passivstilling skal kunne udføres af vagtpersonalet. Passivstillingen skal kunne udføres som en tidsbegrænset passivstilling. Region Syddanmark Side 22 af 60

23 Leverandøren bedes beskrive mulighederne for passivstilling. Mulighed for passivstilling og tidsbegrænset passivstilling vil blive tillagt vægt Alarmeringskategorier Personalarmsystemet skal kunne håndtere minimum følgende alarmkategorier: Kritiske alarmer Stuealarm Patientkald Nærværsmarkeringer Tekniske alarmer Kritiske alarmer (K) På baggrund af de i alarmgruppen tilknyttede inputenheder skal systemet understøtte kritiske alarmer eksempelvis overfaldsalarmer eller akut brug for hjælp. Alarmen skal kunne udsendes på de efterspurgte outputenheder, dvs. dels på håndholdte outputenheder, skærme/displays på væg i gangarealer og i vagtrum. Alarmen skal også kunne komme akustisk i det pågældende afsnit. Eksempel på flow for Kritiske alarmer: En plejer aktiverer en kritisk alarm fra: alarmbrik Kritisk alarm vises på: gangdisplay med lyd, skærm på vagtstue og mobiltelefoner i eget afsnit Efter delaytid, 2. bølge tilkaldes: mobiltelefoner i 2. bølges afsnit Efter delaytid, 3. bølge tilkaldes: mobiltelefoner i 3. bølges afsnit Afstilling: afstilling skal kun være muligt i vagtstue fra skærm, afstilling stopper eskalering til bølger. Er 3. bølge tilkaldt skal afstilling ske automatisk efter en foruddefineret tid. Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere kritiske alarmer. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Stuealarm (K) Personalarmsystemet skal understøtte muligheden for, at en ansat kan tilkalde en kollega via sin inputenhed, uden at det vil blive betragtet som en kritisk alarm. Tilkaldet skal foregå inden for det afsnit, medarbejderen er tilknyttet. Region Syddanmark Side 23 af 60

24 En stuealarm skal kunne modtages på håndholdte outputenheder, skærme/displays på væg i gangarealer og i vagtrum. Eksempel på flow for Stuealarm: En plejer opholder sig hos en patient og har aktiveret nærværskontakten. Plejer aktiverer Stuealarm: Tryk igen på nærværskontakt Stuealarm vises på: gangdisplay med lyd, skærm på vagtstue og mobiltelefoner i eget afsnit Afstilling: Afstilling via nærværskontakt Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere stuealarm, herunder eventuelle forudsætninger for inputenheder og outputenheder. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Patientkald (K) Personalarmsystemet skal understøtte patientkald fra bl.a. sengestuer, badeværelser og opholdsrum. Patientkaldet initieres via de inputenheder, som er installeret hos eller på patienten. Patientkald skal kunne modtages på mobiltelefoner, skærme/displays på væg i gangarealer og i vagtrum. Ud fra informationen, der vises på outputenheden, skal det tydeligt fremgå, at det er et patientkald, eksempelvis i form af en farvemarkering. Eksempel på flow for Patientkald: Patienten aktiverer et patientkald fra: alarmbrik eller nærværskontakt Patientkaldet vises på: gangdisplay på afsnittet, skærm på vagtstue og mobiltelefoner Plejepersonale ankommer: aktiverer nærværskontakt, gangdisplay skifter til nærværsvisning, opdatering på skærm i vagtstue og mobiltelefoner Plejepersonalet forlader rummet: afstilling nærværskontakt eller mobiltelefon, displays slukkes, markering på skærm på vagtstue og mobiltelefoner forsvinder Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere patientkald, herunder eventuelle forudsætninger for inputenheder og outputenheder. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Nærværsmarkering (K) Personalarmsystemet skal understøtte nærværsmarkering, således at man i vagtrummet kan se, at der er en ansat på den pågældende sengestue. Region Syddanmark Side 24 af 60

25 Eksempel på flow for Nærværsmarkering: Plejepersonalet ankommer til patient: aktivering af nærværskontakt Nærværsmarkeringen vises på: gangdisplay, skærm i vagtstue og på mobiltelefoner Afstilling: Afstilling via nærværskontakt Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere nærværsmarkering, herunder eventuelle forudsætninger for inputenheder og outputenheder. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Tekniske alarmer fra 3. parts udstyr (K) Personalarmsystemet skal kunne modtage tekniske alarmer fra 3. parts udstyr eksempelvis CTS og ABA. Alarmerne skal kunne udsendes til grupper og/eller udvalgte outputenheder. Se endvidere punkt Eksempel på flow for Teknisk alarm: CTS systemet sender en alarm til Personalarmsystemet Alarmen sendes ud på mobiltelefoner til teknisk personale Teknisk personale kvitterer for alarmen Hvis der ikke kvitteres for alarmen inden for en delaytid, vises alarmen på skærmen i et forud defineret vagtrum. Teknisk personale afstiller alarmen endeligt ved afslutning af opgave Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere tekniske alarmer fra 3. parts udstyr, herunder eventuelle forudsætninger. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Kvittering og afmelding af alarmer (K) På de tilknyttede outputenheder skal det være muligt at kvittere for modtaget alarm, samt at afmelde en alarm. Afmelding af en patientkaldsalarm skal foregå ved nærværskontakten og/eller på mobiltelefoner. Leverandøren bedes beskrive systemets muligheder for kvittering og afmelding af alarmer. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Automatisk nærværsmarkering (K) Da systemet i høj grad er opbygget omkring rumpositionering, er det et krav at Region Syddanmark også kan anvende denne positionering til en effektivisering af plejepersonalets hverdag. Region Syddanmark Side 25 af 60

26 Nedenfor er nævnt to alarmflows som baserer sig på positionering af de alarmbrikker plejepersonalet er udstyret med. Eksempel på flow for automatisk nærværsmarkering: Når plejer går ind hos en patient: markering på displays, skærm i vagtstue og mobiltelefoner Når plejer går ud forsvinder markering på displays, skærm i vagtstue og mobiltelefoner Eksempel på flow for Patientkald automatik: Patienten aktiverer et patientkald fra: alarmbrik eller nærværskontakt Patientkaldet vises på: gangdisplay på afsnittet, skærm på vagtstue og mobiltelefon Plejer ankommer: nærværsmarkering aktiveres automatisk på baggrund af positionsbestemmelse, gangdisplay skifter til nærværsvisning, opdatering på skærm i vagtstue og mobiltelefoner Plejer forlader rummet: afstilling af nærvær, markering på display, skærm på vagtstue og mobiltelefoner forsvinder Leverandøren bedes beskrive mulighederne for at opnå en mere effektiv hverdag med de funktioner systemet stiller til rådighed, herunder de to ovennævnte eksempler. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Svartider for alarmering Med svartider for alarmering menes den tid der går fra der trykkes på en inputenhed, til alarmen er modtaget op outputenheden. Manglende overholdelse af tiderne indgår i beregning af tilgængelighed jf. Kontraktbilag Svartider for direkte tilsluttede outputenheder (MK) Når der aktiveres en inputenhed, skal alarmen være fremme på de tilhørende outputenheder, som er direkte tilsluttet personalarmsystemet, indenfor maksimum 2 sekunder. Direkte tilsluttede outputenheder er displays og skærme Svartider for mobiltelefoner (MK) På mobiltelefoner skal alarmen være fremme på enheden inden for maksimalt 8 sekunder regnet fra aktivering af inputenheden. Region Syddanmark Side 26 af 60

27 6.5 Inputenheder Generelle krav til inputenheder Region Syddanmark har behov for en række forskellige typer af inputenheder afhængig af situationer og behov ift. beboer- patient- og personaleomsorg og -sikkerhed. Generelt skal de tilbudte inputenheder være udformet til daglig og hyppig anvendelse med fokus på betjening, varmeudvikling, strømforbrug, slid, vand / fugt (ved rengøring), samt stød og slag. I de følgende krav efterspørges et bredt sortiment af inputenheder, dels som trådløse- og dels som fastfortrådet (kabelinstallation) Det forventes, at der anvendes fastfortrådet inputenheder, hvor enheden placeres på en fast plads. Hvor der er behov for at kunne flytte inputenheden eller nedtage inputenheden midlertidig, anvendes trådløse enheder. Inputenhederne skal kunne positionsbestemmes på det niveau som er beskrevet i punkt Nummerering af trådløse inputenheder (K) Alle trådløse inputenheder skal have et synligt identifikationsnummer så de let kan identificeres. Opfyldelse af kravet tillægges vægt Fastgørelse af trådløse enheder (K) Der ønskes tilbud på trådløse enheder, der let vil kunne fjernes af plejepersonalet uden brug af værktøj. Leverandøren bedes beskrive, hvorledes dette krav kan opfyldes for de tilbudte trådløse inputenheder. God beskrivelse tillægges vægt Alarmbrikker med clips (K) Der efterspørges en alarmbrik med en trykknap. Alarmbrikken skal kunne bæres på tøjet fastgjort med en clips. Alarmbrikken skal kunne positionsbestemmes. Leverandøren bedes beskrive alarmbrikken, samt hvilke funktioner der tilbydes. Der lægges vægt på visuel visning ved afgivelse af alarm og visning, når der er kvitteret for en alarm. Ligeledes lægges der vægt på, at alarmbrikken tilbyder flere funktioner via fx forskelle i input fra brugerne. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt. Region Syddanmark Side 27 af 60

28 Alarmbrikker armbånd (K) Der efterspørges en alarmbrik med en trykknap. Alarmbrikken skal kunne bæres på armen. Alarmbrikken skal kunne leveres i flere farvevarianter, således at der enkelt kan skelnes mellem alarmbrikker til patienter og plejere. Alarmbrikken skal kunne positionsbestemmes. Der lægges vægt på visuel visning ved afgivelse af alarm og visning, når der er kvitteret for en alarm. Ligeledes lægges der vægt på, at alarmbrikken tilbyder flere funktioner via fx forskelle i input fra brugerne og kan leveres i flere farvevarianter. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Trykknap med én knap (K) Der efterspørges en trykknap til montering på væg eller til placering løst på eksempelvis et bord. Trykknappen skal være trådløs og den skal kunne positionsbestemmes. Leverandøren bedes beskrive trykknappen, samt hvilke funktioner der tilbydes, herunder hvordan der opnås positionsbestemmelse. Der lægges vægt på visuel visning ved afgivelse af alarm og visning, når der er kvitteret for en alarm. Ligeledes lægges der vægt på, at trykknappen tilbyder flere funktioner. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Trykknap med to knapper, nærværskontakt (K) Der efterspørges en fastfortrådet trykknap med to knapper til montering på væg. Det skal være muligt at navngive de enkelte knapper, og det skal være muligt at programmere en af knapperne til afstilling af en aktiv alarm eller aktivere en nærværsmelding ved ankomst til patient. Den fastfortrådet trykknap vil typisk blive brugt til nærværsmeldinger, det er et ønske, at den kan monteres planforsænket, i de dåser der er præinstalleret i væggene. Dåserne er af typen: Europadåse Leverandøren bedes beskrive trykknappen, samt hvilke funktioner der tilbydes. Der lægges vægt på visuel visning ved afgivelse af alarm, og visning når der er kvitteret for en alarm. Ligeledes lægges der vægt på, at trykknappen tilbyder flere funktioner, samt at den fastfortrådet model kan planforsænkes i de præinstallerede dåser. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt. Region Syddanmark Side 28 af 60

29 Trådløs trækkontakter (K) Der efterspørges en trådløs trækkontakt (træksnor) til alarmafgivelse. Trækkontakten skal kunne positionsbestemmes. Leverandøren bedes beskrive trækkontakten, herunder hvordan der opnås positionsbestemmelse. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Prøvestand (K) Hvert afsnit skal have en prøvestand, hvor diverse trådløse inputenheder kan testes dagligt, som minimum skal batteri niveau og adgang til personalarmsystemet testes. I Teknisk Afdeling (bygning 60) skal der ligeledes installeres en prøvestand. Placering af prøvestande er markeret med teksten Prøvestand på bygningstegningerne. Leverandøren bedes tilbyde og beskrive en løsning for dette. Der vil blive lagt vægt på en prøvestandsløsning, hvor resultaterne kan aflæses på en skærm eller display. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Batterier til trådløse enheder Batterier og batterilevetid for trådløse enheder (K) Leverandøren skal oplyse typer af batterier, der anvendes i de tilbudte trådløse enheder. Ligeledes skal den forventede batterilevetid oplyses og om enheden giver alarm ved lavt strømniveau. Priser for batterier efterspørges i Kontraktbilag 4b. Udfyld venligst nedenstående tabel. (indsæt selv flere rækker). Tabellen udfyldes i Kontraktbilag 2. Enhed Batteritype Batterilevetid Det tillægges vægt, at der tilbydes standardbatterier Batteriudskiftning (K) Batteriudskiftning foretages af Region Syddanmarks eget personale. Det forventes, at udskiftningen primært kan foretages uden brug af værktøj. Region Syddanmark Side 29 af 60

30 Leverandøren bedes oplyse hvilke enheder, der kræver værktøj til udskiftning, samt hvilket værktøj der kræves. Det tillægges vægt at batterierne kan skiftes uden brug af værktøj. 6.6 Outputenheder Mobiltelefoner Da Psykiatrisk Afdeling Esbjerg tillægger det stor vægt, at plejepersonalet kan anvende mobiltelefoner til at modtage alarmer på, kan det forudsættes, at der etableres supplerende dækningsanlæg, således bygningerne har en god og fornuftig mobildækning Integration til mobiltelefoner (MK) Det er et minimumskrav, at alarmløsningen kan sende alarmmeldinger til smartphones med Android OS, hvor alarmen skal kunne modtages og kvitteres for i en app. Klienten skal kunne installeres på de mobiltelefoner regionen måtte ønske, antallet af licenser gælder udelukkende det antal samtidige mobilklienter, der er logget ind i Personalarmsystemet Integration til mobiltelefoner (K) Psykiatrien ønsker, at man på klienten kan se den, eller de alarmgrupper, som man er en del af. Det skal være muligt at se status på medlemmerne af alarmgruppen, det vil sige om disse er on-line og logget ind i alarmgruppen. Ligeledes skal det være muligt at se status for kvitteringer fra kollegaer i tilfælde af en aktiv alarm. Formålet med dette er at orientere plejerne om afviklingen af alarmen, inden man møder op på alarmstedet. Det tillægges vægt, at alarmklienten på mobiltelefonen kan give brugeren relevante informationer, hvad enten det drejer sig om et alarmkald eller et patientkald Integration til mobiltelefoner real-time status (K) Såfremt forbindelsen til en mobiltelefon mistes skal dette fremgå visuelt på de tilknyttede outputenheder i real-time. Dette gælder på informationsskærme og mobiltelefoner. Det tillægges vægt, at afbrydelser til klienterne registreres og informeres til alle plejere i samme alarmgruppe hurtigst muligt Integration til Mobiltelefoner visuel anvendelse af farver (K) Det er et krav, at smartphones anvender farver til beskrivelse af tiden i et alarmforløb. Region Syddanmark Side 30 af 60

31 Farverne skal kunne skifte, således at det visuelt indikeres, hvorledes alarmforløbet afvikles, herunder om deltagere i alarmgruppen kvitterer indenfor et givent tidspunkt. Ligeledes ønskes det, at der starter et ur, når alarm går i gang, således at tidsforløbet hurtigt kan konstateres. Det tillægges vægt, at plejepersonalet hurtigt kan danne sig et overblik over et alarmforløb via tidsangivelse og farver Integration til mobiltelefoner Batteristatus (K) Det er et krav, at man på informationsskærmene kan se status på batteriniveauet på de mobiltelefoner, som anvender alarm app en. Det tillægges vægt, at det kan opdages i tide, hvis en mobiltelefon med alarm funktionalitet er ved at løbe tør for strøm Integration til Mobiltelefoner andre mobil OS (K) Det er et krav, at løsningen ud over integration til Android, kan integrere til mobiloperativsystemer som Apple IOS og Windows Mobile. Leverandøren skal beskrive, hvilke operativsystemer der understøttes af løsningen. Leverandøren skal ligeledes beskrive, om klienten kan anvendes og er forberedt til tablets. Det tillægges vægt, at regionen ikke er begrænset i valg af terminal, hvorfor understøttelse af en bred vifte af mobiloperativsystemer tillægges vægt Displays og skærme Placeringen af gangdisplays er markeret på bygningstegningerne med en grøn firkant. Gangdisplays, som skal være synlige fra begge sider, er markeret på tegningerne med en teksten dobbeltsidet. Region Syddanmark Side 31 af 60

32 Displays og skærme (MK) Tilbudsgiver skal tilbyde, et gangdisplay, et display til vagtstuer og informationsskærme til vagtstuer Gangdisplay (K) Leverandøren skal tilbyde to typer gangdisplay. Den ene type skal kun være synlig fra én side, den anden type skal kunne ses fra begge sider. Displayet skal kunne vise teksten i forskellige farver afhængig af vigtigheden eller typen af alarmen. Teksten på displayet skal være minimum 70 mm. høje. Teksten i displayet skal minimum kunne indeholde information om alarmtype (evt. farve) og rumnummer for alarm. Displayet skal kunne afgive lyd ved kritiske alarmer, det skal dog være muligt at til- og fravælge lyden via vedligeholdelsessystemet. Displayet som er synlig fra én side skal kunne monteres direkte på væggen fx over en dør. Displayet som er synlig fra begge sider skal kunne monteres på et vægbeslag således, at det hænger ud fra væggen. Den oplyste pris skal være inklusive beslag, mv. Leverandøren bedes beskrive de tilbudte gangdisplays, samt hvilke funktioner der tilbydes, herunder tekstmuligheder, mulige farver for tekstvisning, lyd, mv. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Display til vagtstuer (K) Leverandøren skal tilbyde et display til vagtstuerne. Displayet skal kunne monteres på væggen. Displayet skal kunne vise teksten i forskellige farver afhængig af vigtigheden eller typen af alarmen. Teksten på displayet skal være tilstrækkelig stor til, at den kan aflæses på en rimelig afstand. Teksten i displayet skal minimum kunne indeholde information om alarmtype (evt. via farve) og rumnummer for alarm. Displayet skal kunne afgive lyd ved alarmer, der skal være mulighed for at regulere lydstyrken fra % Den oplyste pris skal være inklusive beslag, mv. for at displayet kan hænges op på en væg. Leverandøren bedes beskrive det tilbudte vagtstuedisplay, samt hvilke funktioner der tilbydes, herunder tekstmuligheder, mulige farver for tekstvisning, mv. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt. Region Syddanmark Side 32 af 60

33 Informationsskærme til vagtstuer (K) I hvert vagtrum skal der være én skærm. Skærmbillederne skal være intuitivt og logisk opbygget, f.eks. farver og/eller blinkende prikker på skærmen. Vagtpersonalet skal visuelt kunne følge et alarmforløb, hvem der er tilknyttet de forskellige alarmgrupper, og hvilke rum der har aktiveret nærværskontakterne. Såfremt forbindelsen til en mobiltelefon mistes, skal dette også fremgå visuelt på skærmene i vagtstuerne. Skærm skal ligeledes kunne vise en visuel visning af positionen for inputenhederne via plantegninger, hvor der markeres i rummene afhængig af position for forskellige inputenheder. Der skal være farveforskel på de forskellige alarmtyper på skærmen. Der efterspørges 32 skærme med touch funktion. Leverandøren skal levere en færdig touchskærmløsning inkl. PC, software og opsætning af denne til et fuldt funktionsdygtigt system. Leverandøren bedes udførligt beskrive skærmenes funktioner og muligheder gerne med eksempler på skærmvisninger. Stor funktionalitet på skærmene og en god, forståelig og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt. 6.7 Positionering Personalarmsystemet skal understøtte rumpositionering på zoneniveau jf. nedenstående principskitse. Alle rum hvor der færdes patienter skal være dækket med rumpositionering. Hvilke rum, der skal være dækket, er defineret på plantegningerne i Kontraktbilag 3. En sengestue, med tilhørende badeværelse, betragtes som ét rum. Gangarealer angives som ét rum, med mindre der på tegningen er angivet en markering for opdeling i zoner. Dette er typisk aktuelt ved lange gange. Udendørsarealer positioneres som sådan ikke, men der skal positioneres på de døre, der går ud til udendørsarealerne, således at man ved hvilken dør, der sidst er passeret. Region Syddanmark Side 33 af 60

34 Udendørsareal Gang Gang 5 Gang 6 Stuer Rum 1 Rum 2 Rum 3 Rum 4 Bad Positionering dækning (MK) I en del områder, hvor der færdes patienter, skal der positioneres på rumniveau. Disse er defineret på plantegningerne med en rød oval ved døren til rummet. En sengestue med tilhørende badeværelse kan betragtes som ét rum. Som det ses af ovenstående skal der kunne positioneres på rumniveau for henholdsvis stue og Badeværelset dækkes ind af positioneringen pr. stue. Udendørsarealer skal ikke indeholde nøjagtigt positionering. I stedet ønskes positionering af, hvilken yderdør som inputenheden har baseret sidst til et udendørs areal. Døre, som skal overvåges, er anført på plantegningerne med en rød oval. Region Syddanmark Side 34 af 60

35 Ovenstående tegning viser markering til udendørsareal, samt markering til stue. Nogle gangarealer er så lange, at disse ønskes opdelt i zoner, hvor positioneringsløsningen markerer, når man skifter zone i gangen. Dette er også markeret med en rød oval. Zoneopdeling af gangareal Positionering (MK) Positioneringsløsningen skal opbygges således, at der sker en klar markering ved passage af døre til rum, gange eller udendørsarealer. Leverandøren skal sikre, at der er klar markering ved passage af dobbeltdøre og brede gangpassager. Positioneringsløsningen skal være så præcis, at det kan stedbestemmes, hvilket rum inputenheden befinder sig i. Leverandøren skal etablere en fuldt funktionsdygtig positioneringsløsning med den angivne nøjagtighed, samt prissætte positionering som en samlet løsningspris for de enkelte faser. Region Syddanmark Side 35 af 60

36 Positionering beskrivelse (K) Leverandøren skal beskrive den tilbudte positioneringsløsning baseret på minimum ruminddeling. Beskrivelsen skal minimum indeholde: Hvilke funktioner der tilbydes Hvilken infrastruktur der anvendes Præcision i løsningen Begrænsninger i løsningen God, fyldestgørende beskrivelse tillægges vægt Positioneringsinputenheder (MK) Til eventuelle ændringer og efterfølgende udbygning efterspørges positioneringsinputenheder (positionsmeldere) i følgende varianter: Dækning af enkelt dør Dækning af dobbeltdør Dækning af bred gang Positionering output (K) Det er et krav, at positioneringen kan vises både som tekst, og grafisk i form af visning på en plantegning. Grafisk visning skal som minimum tilbydes på skærme i vagtrum. For øvrige outputenheder, som understøtter tekstvisning, skal positioneringen kunne vises i tekst. Leverandøren bedes beskrive mulighederne for at få vist positionering såvel som tekst som grafisk. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt en god, fyldestgørende beskrivelse tillægges vægt. 6.8 Kabling og 230v Som tidligere skrevet i krav , skal leverancen indeholde nødvendig kabling, for at løsningen er fuldt funktionsduelig. Leverandøren skal således projektere, installere og tilslutte den kabling den nødvendige kabling. Det gælder såvel fortrådning mellem de forskellige enheder, som den nødvendige 230v installation. I de nye og renoverede bygninger vil der, i stort set alle situationer, være tomrør til rådighed for montering af nærværskontakter, positioneringsinputenheder, jf. nedenstående skitsetegninger. Installationer skal laves som ikke synlige. Region Syddanmark Side 36 af 60

37 Gældende for B & U: Er der ikke tomrør til rådighed skal installationen typisk laves synligt, dette aftales nærmere med byggeprojektledelsen Kabling og 230v (MK) Leverandøren skal levere og varetage kabling til alle komponenter i løsningen. Dette gælder både strøm og kabler til datatransmission, eks. serielle kabler, PDS kabler osv. Region Syddanmark etablerer strømtavler og stiller ledig rackplads til rådighed, samt kabelbakker. Al installation skal overholde Stærkstrømsbekendtgørelsen, afsnit 6. Alt kabling skal ske i et tæt samarbejde med bygningsprojektledelsen for eksisterende bygge- og renoveringsprojekter. Eksisterende gennemføringer kan anvendes, såfremt dette tillades, og der er plads i disse. Evt. brydning af eksisterende brandsikringer skal reetableres efterfølgende. Eventulle gennemboringer skal lydisoleres. Ved mangel på gennemføringer, påhviler det leverandøren at etablere disse, samt etablere efterfølgende brandsikring. Leverandøren skal i Kontraktbilag 4b angive priser for standard gennemføringer inkl. lyd- og brandsikring for udvalgte murtyper og gennemføringsdiameter. 20 mm. gennemboring i enkelt mur 50 mm. gennemboring i enkelt mur 20 mm. gennemboring i dobbelt mur/etageadskillelse 50 mm. gennemboring i dobbelt mur/etageadskillelse Region Syddanmark Side 37 af 60

38 Brug af føringsveje (MK) Leverandøren skal anvende de anviste føringsveje, hvor dette er muligt. I tilfælde af manglende føringsveje, skal Leverandøren etablere disse. Leverandøren skal tilbyde føringsveje inklusive alle materialer, befæstninger og opsætning i områder med nedsænket loft, prisen oplyses pr. meter. 50 mm (bredde) kabelbakke/gitterbakke 100 mm (bredde) kabelbakke/gitterbakke 200 mm (bredde) kabelbakke/gitterbakke Æstetiske krav (MK) Installationen skal fremgå så skjult som muligt. Hvor det ikke er muligt at skjule installationen, skal der anvendes materialer, farver og monteringer, som kan gøre installationen så diskret som muligt. Alle kabelføringer skal føres i kabelbakker eller kabelkanaler. Dette indebærer blandt andet, at materialevalget skal passe til de øvrige kabelbakker og stik, f.eks. ved at anvende samme eller tilnærmelsesvis samme farve, som det eksisterende Opmærkning (MK) Alt kabling, både 230 volt og datakabling, skal opmærkes ifølge matriklens opmærkningsstandard, som aftales med teknisk afdeling. I underkrydsfelter markeres endepunktet på kablet eller patchpanel. Ved endepunkt markeres underkrydsfelt tilhørsforhold Overholdelse af "God skik" (MK) Leverandørens materialevalg, monteringsarbejde, dokumentation mv. skal overholde almindelig god skik i branchen. Projektlederen, som Leverandøren har udpeget som opgaveansvarlig, skal i overdragelsesdokumentet skriftligt indestå for: at alle kontraktmæssige krav er overholdt at sædvanlig god skik i branchen er overholdt Topologitegninger (MK) Leverandøren skal udarbejde topologitegninger for hver bygningsinstallation, der overdrages til kunden. Topologitegningen skal tydeligt markere alle anvendte kabelføringer og termineringer af kabler i alle bygningsdele, der er indgået i leverancen. På topologitegninger angives minimum følgende informationer: Kabelstrækninger Placering af RJ45 stik Placering af 230v stik Placering af krydsfelt Topologitegningen skal udarbejdes pr etage for at fastholde et tilstrækkeligt detaljeringsniveau. Topologitegninger skal leveres i PDF format. Region Syddanmark Side 38 af 60

39 6.9 Management og administration af personalarmsystem Vedligeholdelsessystem (MK) Den tilbudte løsning skal omfatte et vedligeholdelsessystem, således at Region Syddanmark selv kan forestå den daglige drift af Personalarmsystemet, herunder bl.a. administration af input- og outputenheder, konfiguration af alarmgrupper, samt konfigurering af positionerings delen af systemet. Vedligeholdelsessystemet skal kunne anvendes af såvel det tekniske personale, som de forskellige afsnitsadministratorer Vedligeholdelsessystem beskrivelse (K) Det er et krav, at vedligeholdelsessystemet er nemt og intuitivt at bruge, samt i vid udstrækning er baseret på grafiske elementer, som betjenes via mus eller tastatur. Vedligeholdelsessystemet skal kunne opdeles i profiler, således at der kan skræddersyes et oversigtsbillede for den pågældende afdeling. Ligeledes bør systemet benytte sig af farvekoder, således at farverne i systemet skifter afhængig af forløbet i et specifikt alarmkald. Leverandøren skal give en beskrivelse af det tilbudte vedligeholdelsessystem, herunder: a) Tilbudte faciliteter i vedligeholdelsessystemet, herunder hvilke muligheder systemet giver b) Hvilken platform og softwareversion, der er benyttet i den tilbudte løsning. c) I hvilket omfang systemet understøtter single sign-on til de forskellige komponenter i løsningen d) I hvilket omfang vedligeholdelsessystemet er browserbaseret e) I hvilket omfang systemet giver mulighed for logning af adgange og ændringer (hvem og hvad og hvornår) f) I hvilket omfang, at en afsnits administrator kan arbejde med egen gruppe uden adgang til andre administratorers grupper g) I hvilket omfang ændringer kan foretages via en GUI grænseflade og via batchkørsel fx.csv filer h) I hvilket omfang systemet kan afvikles på en Citrix terminal (se Kontraktbilag 8, Kundens IT-miljø) Det tillægges vægt, at vedligeholdelsessystemet er nemt og intuitivt at anvende, samt primært er grafisk baseret. Ligeledes vægtes en god, forståelig og gennemskuelig beskrivelse. Region Syddanmark Side 39 af 60

40 Vedligeholdelsessystem administratorrettigheder (K) Det er et krav at vedligeholdelsessystemet giver mulighed for differentierede brugerrettigheder for administrationen. Separate administratorgrupper og niveauer skal kunne oprettes, eksempelvis opdelt i systemadministratorer og afsnitsadministratorer. Der skal være mulighed for, at flere brugere kan være indlogget i systemet samtidigt. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Vedligeholdelsessystem Brugeradministration (K) Det er et krav, at brugere i vedligeholdelsessystemet kan administreres og valideres via Region Syddanmarks AD. Se Kontraktbilag 8, Kundens IT-miljø. Leverandøren bedes beskrive en sådan løsning. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Logning og rapportering af alarmhændelser Logning af alarmhændelser (MK) Det er et minimumskrav, at alle alarmhændelser i personalarmsystemet logges, herunder hvilke enheder der er involveret i alarmkaldet og hvilke responstider der er for afstilling af alarmen Rapportering af alarmhændelser (K) Det skal være muligt at trække et antal foruddefinerede rapporter fra personalarmsystemet. De enkelte afsnitsadministratorer skal kunne trække rapporter fra egne afsnit, samt det skal være muligt at trække på systemet som helhed af systemadministratoren. Rapporterne skal som minimum kunne leveres i Excel og PDF format. I tilbuddet skal være indeholdt opsætning af rapporter på systemniveau samt til de afsnit, der efterspørges. Rapporterne skal som minimum indeholde: Registrering af alarmkald Type af alarmkald Enheder involveret i alarmkaldet Position for alarmen Tid for afstilling af alarmkaldet Fordelt i intervaller o Alarmkald pr. time, dag og uge Antal alarmkald der er eskaleret til sekundær bemanding Eksemplerne er ikke udtømmende. Region Syddanmark Side 40 af 60

41 Rapporterne skal anvendes til dokumentation, samt optimering af arbejdsprocessen og bemanding. Leverandøren skal beskrive, hvorledes rapporteringen fungerer, samt hvilke informationer, der kan rapporteres på. Det tillægges vægt, at de efterspurgte rapporter kan tilbydes. God beskrivelse og god dokumentation for rapporterne tillægges også vægt Integration ABA og CTS Integration beskrivelse (K) Personalarmløsningen skal som minimum kunne integrere med ABA og CTS anlæg. Leverandøren skal beskrive, hvordan der kan integreres til ABA og CTS anlæg og hvilke standarder og snitflader der kan benyttes. Psykiatrisk Afdeling Esbjerg står for en udskiftning af ABA og CTS anlæggene, det er desværre ikke muligt for nuværende at oplyse om, hvilke snitflader anlæggene kan tilbyde. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt. Region Syddanmark Side 41 af 60

42 7. Implementering (Opfyldelse af krav (K), herunder krav (K) vedrørende Obligatoriske optioner (Obligatorisk - option) under dette punkt indgår i vurderingen af underkriteriet Implementering) Region Syddanmark tillægger det stor betydning, at implementeringen af de indkøbte ydelser kan forløbe professionelt, i høj kvalitet og med præcision, i forhold til de indgåede aftaler. Det er vigtigt, at Leverandøren påtager sig et totalansvar for leverancen med hvad det indebærer af bl.a. kompetent projektledelse og kompetente teknikere. Leverandøren skal være yderst opmærksom på, at alle bygninger på når Børn og Unge Psykiatrien vi være under etablering eller ombygning, hvorfor der må påregnes tid til koordinering med eksisterende byggeprojektledelse Krav til skiftetider for B&U (MK) Den maksimale skiftetid mellem gammel og ny løsning maksimalt være på to timer. Der skal være mulighed for fallback i tilfælde af fejl på ny løsning. 7.2 Implementering i faser Da personalarmsystemet er en kritisk forudsætning for Region Syddanmarks daglige virke, skal implementeringen ske med fokus på driftsstabiliteten. Det forventes, at de centrale komponenter for personalarmsystemet, installeres som første del af implementeringen sammen med den første lokation Danmarksgade Implementeringsfaser (MK) Region Syddanmark forventer, at implementeringen opdeles i nedenstående faser: Fase 1: Etablering af centrale komponenter, alt centralt udstyr er installeret og konfigureret, inklusive eventuel til valgt redundans og integration til mobiltelefoner. Danmarksgade: Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret. Aflevering i henhold til delleverance- og overtagelsesprøver. Fase 2: Børn og Ungeafdelingen: Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret. Aflevering i henhold til delleverance- og overtagelsesprøver. Region Syddanmark Side 42 af 60

43 Fase 3: Afsnit 60, 70, 80, 90 og 100: Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret. Aflevering i henhold til delleverance- og overtagelsesprøver. Fase 4: Afsnit 10, 20, 30, 40 og 50: Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret. Aflevering i henhold til delleverance- og overtagelsesprøver. 7.3 Implementeringsorganisation Implementeringsorganisation (MK) Leverandøren skal påtage sig totalansvar for leverancen incl. delleverancer med, hvad det indebærer af bl.a. kompetent projektledelse og kompetente teknikere. Leverandørens projektleder skal have gennemført projekter med minimum tilsvarende kompleksitet. Projektleder skal kunne fungere i den sammenhæng, som projektet har i Region Syddanmark, jf. Hovedkontrakt punkt Beskrivelse af Implementeringsorganisation (K) Leverandøren skal, i Kontraktbilag 7, beskrive leverandørens implementeringsorganisation, herunder skal følgende forhold beskrives: a) Udmøntning af totalansvar for leverancen b) Implementeringsprocessen c) Kvalitetskontrol af leverancen d) Antal teknikere e) Andel af teknikere leveret af underleverandør f) Eskalationsprocedurer, herunder tider for gennemløb En god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt. 7.4 Projektledelse Projektledelse for leverancen (K) Leverandørens projektledelse skal være indeholdt i tilbuddet. Ved projektledelse forstås, at leverandøren som minimum skal foretage: a) Planlægning og implementering af det tilbudte system og de valgte optioner b) Udarbejde og vedligeholde detaljerede tidsplaner og testplaner c) Koordinering og planlægning med Region Syddanmarks projektleder d) Deltage i projektgruppemøder e) Udarbejdelse af mødedokumentation i form af statusrapporter og opgavelister incl. deadlines f) Opfølgning på tidsplan Region Syddanmark Side 43 af 60

44 g) Deltage i relevante byggemøder med henblik på koordinering af detailtidspunkter for leverancerne h) Instruere Region Syddanmarks interne projektgruppe i indsamling af brugerdata og sparring omkring samme Leverandøren skal i Kontraktbilag 7 beskrive, hvorledes projektledelsen for leverancen gennemføres. Opfyldelse af ovenstående krav tillige med en god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Oplysning om omkostning ved Projektledelse (MK) I det omfang Leverandøren eksplicit opkræver betaling for projektledelse, skal beløbet fremgå som en fast pris. Pris oplyses i Kontraktbilag 4b. 7.5 Kundens deltagelse Kundens deltagelse (K) De tidsmæssige krav til Region Syddanmarks deltagelse i implementering skal fremgå af tidsplanen i Kontraktbilag 5. I Kontraktbilag 5 skal det angives, i hvilket omfang og på hvilke tidspunkter Region Syddanmark skal medvirke til Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, herunder at stille oplysninger, medarbejdere, lokaler og udstyr m.v. til rådighed samt deltage i prøver, hvor Region Syddanmarks deltagelse er nødvendig. Herudover yder regionen almindelig medvirken, der skal varsles i rimelig tid. En god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt. En lille administrativ byrde for Kunden, målt ved forventet timeforbrug, tillægges vægt. 7.6 Tidsplan og leveringstider Eventuelle ændringer i tidsplan (MK) Nedenfor er angivet de terminer byggeriet og ombygningerne i Psykiatrisk Afdeling Esbjerg arbejder efter. Det er vigtigt at leverancerne følger byggeforløbene for at opnå den mest smidige implementering. Region Syddanmark tager forbehold for at nogle af leverancedatoerne for byggeriet kan blive rykket og derved også leverancerne indeholdt i denne kontrakt. Ændringer i tidsplanen vil ikke berettige leverandøren til yderligere honorar. Region Syddanmark Side 44 af 60

45 Tidsplan (K) Leverandøren skal vedlægge tilbuddet et forslag til en tidsplan i Kontraktbilag 5. Endelig tidsplan fastlægges i samarbejde med Region Syddanmark i forbindelse med byggemøderne. For leverancen af B & U skal Leverandøren i tidsplanen (Kontraktbilag 5) beskrive, hvordan man overgår fra det/de gamle anlæg til det nye personalarmsystem uden afbrydelser (eller minimale afbrydelser) jf. krav Derudover skal projektplanen indeholde tidspunkter for uddannelse, aflevering af dokumentation, delleveranceprøver, overtagelsesprøver og driftsprøver samt endelig aflevering af det samlede system. En plan med god risikostyring og imødegåelse af unødvendige gener for brugerne tillægges vægt samt en god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Frist for levering af fase 1: Centrale komponenter og Danmarksgade (MK) Etablering af centrale komponenter og Danmarksgade, inklusive aftalte optioner, skal være klar til driftsprøve senest d. 15. oktober Frist for levering af fase 2: Børn og Unge afdelingen (MK) Etablering af Børn og Unge afdelingen, inkl. tilhørende tunnel. Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret, skal være klar til driftsprøve senest d. 15. februar Frist for levering af fase 3: afsnit 60, 70, 80, 90 og 100 (MK) Etablering af afsnit 60, 70, 80, 90 og 100, inkl. tilhørende tunnel. Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret, skal være klar til driftsprøve senest d. 15. februar Frist for levering af fase 4: afsnit 10, 20, 30, 40 og 50 (MK) Etablering af afsnit 10, 20, 30, 40 og 50, inkl. tilhørende tunnel.. Alt decentralt udstyr og kabling er installeret og konfigureret, skal være klar til driftsprøve senest d. 15. februar Idriftsættelse Idriftsættelsestidspunkt (MK) Med undtagelse af B & U vil idriftsættelsen af personalarmsystemerne i afsnittene foregå løbende efter godkendt overtagelsesprøve. For B & U skal Region Syddanmark Side 45 af 60

46 idriftsættelsen tage hensyn til, at det sker med mindst mulig forstyrrelse af brugerne. Idriftsættelsen forventes at skulle foretages i dagtid Idriftsættelses support (MK) Leverandøren skal sikre, at der efter ibrugtagningsdagen af personalarmsystemet i forhold til de enkelte faser, er medarbejdere til rådighed såvel onsite som remote, der kan yde support til Region Syddanmark. Leverandørens supportmedarbejdere skal være dansk talende, og have tilstrækkelig kendskab til løsningen. Der skal indregnes 2 dages on-site assistance pr. fase i tilbuddet, eventuel on-site assistance herudover afregnes pr. timebasis jf Leverandøren skal forpligtige sig til at udføre ændringer i systemet, som en del af leverancen i en uge efter ibrugtagningsdagen. 7.8 Afprøvning Afprøvning gennemføres i henhold til vedlagte Hovedkontrakt punkt 8 Afprøvning. For hver fase gennemføres en Delleveranceprøve og en Driftsprøve gældende for fasens leverancer samt samspil med tidligere faser. Efter leverance af sidste fase gennemføres en Overtagelsesprøve for leverancen som helhed, dvs. alle leverede faser og en Driftsprøve for leverancen som helhed Afprøvning dokumentation (MK) Leverandøren skal skriftligt dokumentere resultatet af afprøvningerne. Fejl fundet under disse, skal inddeles i kategorier efter alvorlighed for mulighed for løsning samt tidshorisont herfor Afprøvning (MK) Det er et minimumskrav, at alle inputsenheder er testet, samt at positionering skal testes i alle rum, der skal positioneres Afprøvning indhold (K) Leverandøren skal vedlægge et udkast til testplaner for delleverance- overtagelses- og driftsprøver. Som minimum skal afprøvningen omfatte kontrol af: a) Levering, konfiguration og installation af de enkelte elementer er som aftalt b) Alle funktionskrav er opfyldte i henhold til kravspecifikationen og den efterfølgende detailspecifikation, også for valgte optioner c) Test af alarmflows Region Syddanmark Side 46 af 60

47 d) Dokumentation er leveret e) Uddannelse er gennemført f) Belastningsprøve på systemet g) Test af simulerede fejlsituationer, så som nedbrud på netværksforbindelser h) Test af funktioner til 3. partsprodukter i) Test af nedluknings- og genstartsprocedure j) Test af backup og restore rutiner k) Test af redundans l) Test af nøddriftsfunktioner m) Test af overvågning Region Syddanmark forbeholder sig ret til at udvide det vedlagte udkast med flere tests. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt en god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Test af Leverandørens serviceorganisation (MK) Under driftsprøven skal Region Syddanmark, på et vilkårligt tidspunkt, kunne simulere forskellige typer nedbrud for at teste Leverandørens løsning og serviceorganisation. 7.9 Dokumentation Dokumentation (K) De overordnede krav til Dokumentation er fastlagt i Hovedkontraktens punkt 3.2 Dokumentation. Leverandøren skal løbende dokumentere løsningen. Dokumentationen skal leveres ved delleveranceprøvningen og overtagelsesprøven for den samlede løsning. Dokumentationen skal primært leveres på dansk og i elektronisk form. I det omfang at der er forbundet omkostninger med dokumentationen, skal det anføres i Kontraktbilag 4b. Dokumentationen skal som minimum omfatte: a) Principskitse over løsningen b) Beskrivelse af systemets opbygning, herunder redundans og gateway opsætninger c) Dokumentation af anvendt kabling d) Hardwarebestykning af systemet herunder rest- og udvidelseskapacitet e) Anvendte IP adresser og VLAN Region Syddanmark Side 47 af 60

48 f) Dokumentation over databaser, klientserverrelationer, softwarekonfiguration, m.v. g) Fall-back procedure for Region Syddanmark og evt. andet h) Beskrivelse af driftsrutiner: start/stop af servere, back-up procedurer, brugeroprettelse, brugerændringer, patching af software m.v. i) Evt. dokumentation over krydsfelter i det omfang Leverandør har foretaget arbejder heri j) Quickguide for anvendelse af klienter og vedligeholdelsesinterface - på dansk, i redigérbart elektronisk format k) Et styk brugervejledning pr. leveret klient eller pr. tilsluttet bruger til et tillægssystem, på dansk samt i redigérbart elektronisk format l) Det anvendte undervisningsmateriale Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt en god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Brugermanual (MK) I leverancen skal inkluderes brugermanual/vejledninger til administratorer, superbrugere og brugere. Brugermanualen skal være renset for informationer, som ikke er relevant for Region Syddanmarks løsning Uddannelse I dette afsnit er angivet et antal krav til uddannelse i brugen af personalarmsystemet. Leverandør bedes beskrive hvert enkelt punkt med indhold i uddannelsen, samt foreslå antal timer og type af deltagere til uddannelse Uddannelseslokation (MK) Uddannelsen skal foregå lokalt på lokationer i Region Syddanmark, Esbjerg Uddannelse Systemadministratorer (K) Medarbejdere med teknisk ansvar for personalarmsystemet skal have undervisning i administration af løsningen. Med dette mens overordnet administration, som ikke kan administreres lokalt, eks. globale opsætninger. Uddannelsen skal gennemføres løbende i implementeringsperioden. Leverandøren skal beskrive uddannelsen. Det forventede antal, der skal uddannes, er 2-3 personer Det tillægges vægt, at uddannelsen er godt beskrevet, samt indeholder alle nøglekomponenter i løsningen. Region Syddanmark Side 48 af 60

49 Uddannelse Afsnitsadministratorer (K) Medarbejdere med ansvar for alarmering, samt ledere med planlægningsansvar skal have undervisning i anvendelse af vedligeholdelsesinterfacet, hvad angår lokale opsætninger. Eksempelvis: Oprettelse, nedlæggelse og ændringer af alarmgrupper. Deling af alarmgrupper på tværs af afsnit Personaleplanlægning, tildeling af ressourcer til patienter/stuer/senge Udtræk af rapporter mv. Uddannelsen skal gennemføres løbende i implementeringsperioden. Leverandøren skal beskrive uddannelsen. Det forventede antal der skal uddannes er personer Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Uddannelse (Obligatorisk option) Uddannelse - almindelige brugere (K) Leverandør skal foreslå uddannelse for den almindelige bruger. Leverandøren skal, ud fra leverandørens erfaring, foreslå metoder som egner sig bedst f.eks. holdundervisning, video, e-learning eller lignende. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt Uddannelse Kursusdage (K) Region Syddanmark ønsker mulighed for ad hoc at købe enkelte kursusdage à 6 timer til brug for supplerende uddannelser eller specialuddannelse efter Region Syddanmarks valg. Holdstørrelse vil kunne variere. Leverandøren bedes prissætte denne mulighed. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt. Region Syddanmark Side 49 af 60

50 8. Drift, vedligeholdelse og support (Opfyldelse af krav (K), herunder krav (K) vedrørende Obligatoriske optioner (Obligatorisk - option) under dette punkt indgår i vurderingen af underkriteriet Service) 8.1 Samarbejde og service Beskrivelse af samarbejde (K) Leverandøren skal i Kontraktbilag 7 beskrive, hvorledes et samarbejde i aftalens løbetid kan etableres, samt efter hvilke retningslinjer, og i hvilken form leverandøren anbefaler, at samarbejdet fastlægges. Som en del af samarbejdet forventes der udarbejdet en driftshåndbog, der er med til at gøre kontraktens aftaler håndterbare i hverdagen. Omkostninger til udførelse af ovennævnte samarbejdsopgaver skal være inkluderet i de oplyste vederlag for Drift, vedligeholdelse og support. En god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Assistance til fejlsøgning (MK) Leverandøren skal levere tekniske personaleressourcer til fejlsøgning, såfremt Region Syddanmark ønsker leverandørens deltagelse i en fejlsøgning initieret af Region Syddanmark. Leverandørens deltagere i et fejlsøgningsteam skal kunne eskalere fejlafhjælpning i leverandørens organisation, såfremt dette måtte være nødvendigt. Afregningen foregår pr. timebasis jf. punkt Teknikerkategorier. Den endelige afholdelse af udgiften til fejlretning sker i henhold til Kontraktbilag Serviceydelser Beskrivelse af serviceorganisation (K) Leverandøren skal i Kontraktbilag 7 beskrive sin serviceorganisation, samt sin serviceorganisation set i relation til Region Syddanmark, herunder skal følgende forhold beskrives: a) Antal serviceteknikere b) Antal produktcertificerede serviceteknikere (samt hvilken type og grad af certificering) c) Geografisk fordeling, hhv. i dagtimer og i 24/7 beredskab, af serviceteknikere herunder fordelingen af produktcertificerede serviceteknikere d) Andel af serviceteknikere leveret af underleverandør Region Syddanmark Side 50 af 60

51 e) Øvrige ressourcer i serviceorganisationen (service manager, helpdesk, 2nd og 3rd level support) f) Serviceprocessen fra fejl modtages til afhjælpning er afsluttet inklusive hvilke ressourcer, som er involveret i processen g) Eskalationsprocedurer, herunder tider for gennemløb h) Fordeling af reservedele, herunder om reservedele er tilgængelig på leverandørens lager eller producentens lager En god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Opdatering af systemer (K) Leverandøren skal redegøre for, hvorledes systemet med tilhørende applikationer, i forbindelse med en serviceaftale, holdes opdateret med sikkerhedsopdateringer, patches og antivirus programmel. En god, forståelig og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Change Management (MK) Region Syddanmark har en fuldt implementeret change proces. Leverandøren skal efterleve den til enhver tid gældende change proces for Region Syddanmark og benytte det til enhver tid gældende change tool. Region Syddanmark sikrer den nødvendige instruktion. 8.3 Serviceaftale Region Syddanmark efterspørger en standard serviceaftale inkl. overvågning af udstyret. Der efterspørges en døgnserviceaftale - 24/7/365. Serviceaftalen skal dække den tilbudte personalarmløsning inkl. evt. gateways. Nedenstående krav er gældende for hele serviceaftalen. Ydelserne i de nedenfor beskrevne krav skal være optimeret mht. pris/ydelse og indeholde faciliteter, funktioner og metoder, der lever op til markedsstandarder med hensyn til servicering, overvågning og administration af aftalen. Serviceaftalen indebærer at Region Syddanmark bl.a. har adgang til Helpdesk, fjernafhjælpning og on-site fejlafhjælpning indenfor de nedenfor definerede tidsfrister. Region Syddanmark Side 51 af 60

52 Serviceaftale (MK) Aftalen indgås som en serviceaftale (hardware og software), hvor alle omkostninger til serviceydelsen er indeholdt i prisen. Leverandørens servicemedarbejdere skal tale dansk. Inputenheder er undtaget fra serviceaftalen Serviceaftalens ikrafttrædelse (MK) Leverandøren forpligter sig til at udføre service efter det aftalte serviceniveau, specificeret i Kontraktbilag 1 og 6, fra godkendt delleveranceprøve eller overtagelsesprøve Driftshåndbog (MK) Der skal udarbejdes en driftshåndbog som beskriver den tekniske løsning samt de relevante oplysninger i forbindelse med den daglige drift. Driftshåndbogen skal senest foreligge inden ibrugtagning af Fase 1. Driftshåndbogen foretrækkes på dansk, men dele af driftshåndbogen kan være på engelsk Helpdesk Helpdesk (SPOC) (MK) Som en del af serviceaftalen har Region Syddanmark adgang til en Helpdesk. Helpdesk skal være det eneste kontaktpunkt (Single Point of Contact) for regionens service- og supportrelaterede henvendelser Sprog i Helpdesk (MK) Regionen skal ved henvendelse til Helpdesk betjenes af dansktalende personale som 1st level support Kommunikationsform med Helpdesk (K) Leverandørens Helpdesk skal kunne modtage fejlmeldinger via telefon, e- mail og web. Ved telefoniske henvendelser skal leverandøren sikre, at henvendelsen registreres i leverandørens fejlhåndteringssystem. I umiddelbar forlængelse af henvendelser til Leverandørens Helpdesk fremsendes en kvittering for registrering af henvendelsen til Kunden. Leverandøren bedes beskrive mulighederne for kommunikation med Leverandørens helpdesk. Det tillægges vægt, at der kan afgives fejlmeldinger via telefon, og web. Region Syddanmark Side 52 af 60

53 Beskrivelse af Helpdesk (K) Leverandøren skal i Kontraktbilag 7 beskrive helpdesk setup et herunder bemanding indenfor normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid. Ligeledes bedes beskrevet hvorledes og i hvilke formater leverandørens Helpdesk kan aflevere og modtage fejlmeddelelser, trouble tickets samt øvrige informationer, som er væsentlige for den daglige operationelle drift. En god, forståelig og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Fejlregistrering (MK) Ved henvendelser til Leverandørens Helpdesk, eller ved fejl som Leverandøren på anden måde bliver opmærksom på, f.eks. via Leverandørens overvågningssystem, skal der i Leverandørens helpdesk oprettes en trouble-ticket. Trouble-ticket skal som minimum indeholde følgende informationer: Entydig nummerering af hændelsen (sagsnummer) Klokkeslæt ved fejlens registrering Angivelsen af hvem, der fejlmeldte, herunder navnet på institutionen Angivelse af fejlmeldte lokation, samt dennes geografiske placering Beskrivelse af fejl Status på fejlafhjælpning Forventet reetableringstid Region Syddanmark skal kunne rekvirere trouble tickets vedrørende egne henvendelser til Helpdesk pr. mail eller telefon Historiske trouble tickets (MK) Leverandøren skal kunne levere en liste over samtlige trouble tickets, som har været registreret i minimum 2 år fra afslutning af hændelsen. Dette gælder også lukkede trouble tickets, som er afsluttet Fejlafhjælpning Fjernafhjælpning Sikker Opkobling (MK) Al fjernafhjælpning af personalarmsystemet skal ske via en sikker opkobling. Med sikker opkobling menes, at Leverandørens adgang til servere og udstyr som udgangspunkt sker igennem regionens VPN løsning med personlig login. Se endvidere Kontraktbilag 8. Kundens IT-miljø. Nærmere tekniske detaljer aftales med Region Syddanmark. Leverandørens medarbejdere, der skal have adgang til løsningen, skal underskrive en særlig aftale. Region Syddanmark Side 53 af 60

54 Erstatningsudstyr (MK) Såfremt en fejl skyldes en defekt på en komponent, skal Leverandøren udskifte denne. Erstatningsudstyr er inkluderet i aftalen og Leverandøren forpligter sig til at oppebære det nødvendige reservedelslager, som er nødvendigt for at overholde de specificerede reaktionstider Backup Backup (MK) Leverandøren skal tilbyde backup rutiner som en del af serviceaftalen. Det er Leverandørens ansvar, at en valid backup til en hver tid er tilgængelig. Region Syddanmark stiler backup system til rådighed for backup, se Kontraktbilag 8, Kundens it-miljø Overvågning On-line overvågning (K) Leverandøren skal tilbyde on-line overvågning af de af serviceaftalen omfattede komponenter via en sikker netværksforbindelse. Leverandøren skal beskrive, hvorledes komponenterne overvåges. Herunder skal som minimum angives: a) Bemanding af overvågning i hhv. dagtimer og i 24/7 beredskab b) Overvågningspersonalets uddannelse og produktcertificering c) Geografisk placering af overvågningscenter d) Overvågningsmetode, specifikt den automatiserede og den arbejdsrutine baserede overvågning e) Overvågningsværktøjer f) Hvilke parametre, der specifikt måles på (eks. CPU belastning, RAM forbrug, disk belastning, backup processer, temperatur osv.) g) Hvilke er grænseværdierne for de tre mest betydende parametre i forhold til start på diagnosticering og afhjælpning af fejl h) Hvordan fejl diagnosticeret af Leverandøren kommunikeres til Kundens Helpdesk på en standardiseret snitflade Ud over en god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse vægtes følgende: Overvågningsmetoden er dokumenteret og i overvejende grad automatiseret Region Syddanmark Side 54 af 60

55 Overvågningsværktøjerne i form af systemer er professionelle, det vil sige er særligt relevante for/tilpassede til de konkrete produkter, som skal overvåges Stort antal måleparametre med udgangspunkt i de specifikke produkters funktion og faciliteter Patch Management Patch Management (K) Det er et krav, at Leverandøren tilbyder Patch Management som en del af serviceaftalen. Med Patch Management menes, at Leverandøren uden yderligere betaling end prisen på serviceaftalen er forpligtet til at implementere de seneste af producenten godkendte patches, firmware, service packs og lignende softwarerettelser på de af serviceaftalen omfattede komponenter. Implementeringen skal foretages i henhold til de i øvrigt aftalte processer for opdateringer. Leverandøren skal i den forbindelse angive, hvilke fejl eller fejltyper, som softwaren har til hensigt at forebygge eller udbedre. Leverandøren kan tillige anbefale bestemte softwarerettelser. Installation af patches, firmware, service packs og lignende softwarerettelser skal følge den aftalte Change Management procedure. I det omfang en softwarerettelse er kritisk for driften, kan Region Syddanmark ikke afvise en installation af softwarerettelsen længere end indtil næste aftalte servicevindue. Installation af patches, firmware, service packs og lignende softwarerettelser skal være inkluderet i prisen for serviceaftalen. Leverandøren skal beskrive processen for Patch Management. En proces der tager bedst muligt hensyn til imødegåelse af eventuelle driftsforstyrrelser tillægges vægt. Opfyldelse af ovenstående krav samt en god, fyldestgørende og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt. 8.4 Afrapportering og statusmøder Afrapportering (MK) Leverandøren skal kvartalsvist fremsende rapportering til Kunden senest 10 arbejdsdage efter afsluttet kvartal. Rapporteringen skal være opdelt i måneder. Rapporteringen skal indeholde både summeringer og overblik til ledelsesniveau samt detailinformationer til opfølgning på enkeltsager. Region Syddanmark Side 55 af 60

56 Rapporteringen skal som minimum indeholde: Bodsopgørelse og realiserede servicemål (reaktionstider, reetableringstider og tilgængelighed) Opgørelse af trouble tickets i det forløbne kvartal Kunden har ret til at kræve en udvidet rapportering som opfølgning på særlige problemstillinger Statusmøder (MK) Som en del af serviceaftalen afholdes statusmøder mellem Region Syddanmark og Leverandørens account team, der som minimum består af en kommercielt ansvarlig og en teknisk ansvarlig. Statusmøder afholdes med mindre regionen fravælger det hvert kvartal, hvor blandt andet kvartalsrapporten gennemgås. Statusmøderne afholdes på en lokation i Region Syddanmark. 8.5 Teknikerydelser Teknikerydelser (MK) I forbindelse med levering og implementering af serviceaftalen, samt løbende assistance skal tilbudsgiver tilbyde teknikerydelser i form af timebaseret assistance af certificerede teknikere. Køb af teknikerydelser er ikke betinget af, at komponenterne er omfattet af ovenstående serviceaftale. Teknikerydelserne skal have tilknytning til de af aftalen omfattede komponenter eller tilsvarende komponenter indkøbt inden aftalens ikrafttræden Teknikerkategorier (MK) Følgende teknikerkategorier skal prissættes Kontraktbilag 4b med timepris: Tekniker, som udfører kablingsarbejde, krydsfeltsarbejde og installation Systemtekniker, som udfører systeminstallation, herunder softwareinstallation, samt support og assistance på hardware og systemniveau Systemkonsulent/projektleder som assisterer og rådgiver kunden, udover almindelig købsassistance, med design af løsninger baseret på de tilbudte komponenter herunder også projektledelse Timepriser oplyses inden for normal arbejdstid hverdag 7-17 og uden for normal arbejdstid, og er inklusive transporttid- og omkostninger, jf. også Hovedkontraktens punkt 12.1 Priser Generelt. Region Syddanmark er forpligtet til som minimum at stille en kontaktperson til rådighed i forbindelse med bestilling af teknikerydelser. Region Syddanmark Side 56 af 60

57 Leverandøren prioriterer og styrer egne ressourcer i forbindelse med udførelse af teknikerydelser Drift - oprettelse, flytninger og ændringer (Obligatorisk - option) Drift - oprettelse, flytninger og ændringer (K) Ved Drift forstås i denne obligatoriske option oprettelse, flytninger og ændringer i personalarmsystemet (dataændringer/ændring af brugerdata). Som udgangspunkt vil Region Syddanmark selv forestå Drift af systemerne. Region Syddanmark ønsker ad hoc at kunne købe sig til ydelserne hos den valgte leverandør. Leverandøren bedes beskrive mulighederne herfor samt (i Kontraktbilag 4b) prissætte ydelserne dels som en timeprisydelse og dels som en klippekortsydelse med 100 klip. Det skal opfattes således, at der foretages et klip ved en udført ændring, det er således ikke priser på 100 timer, der ønskes. Derudover bedes beskrevet leveringstider for de forskellige ydelser. Opfyldelsesgrad af ovennævnte krav samt god beskrivelse tillægges vægt. 8.6 Leveringstider ændringer og tilkøb Leveringstider ændringer og tilkøb (MK) Ændringer som ovenfor benævnt Drift- oprettelse, flytninger og ændringer skal udføres senest 1 arbejdsdag efter bestilling. Inputenheder og displays skal leveres senest 3 arbejdsdage efter bestilling. Region Syddanmark Side 57 af 60

58 9. Økonomi Dette punkt omhandlende prissætning, m.v. er gældende for alle afsnit i Kontraktbilag Hardware, software, licenser og installation (MK) Alt nødvendigt hardware, kabler, software, licenser og installation til løsningen skal være indeholdt i tilbuddet. Undtaget er dog klient pc er til administrationsterminaler Implementerings- og omkostninger til Drift, vedligeholdelse og support (MK) Alle omkostninger nødvendige for implementering og efterfølgende Drift, vedligeholdelse og support (service) skal være indeholdt i tilbuddet Suppleringskøb (MK) I Kontraktbilag 4b er der et afsnit der er markeret suppleringskøb priserne i dette afsnit skal være inklusive den efterspurgte enhed, forsendelse, tilslutning til systemet og programmering i systemet. Eventuel kabelinstallation skal ikke være inklusive i den oplyste pris Fakturering af Drift, vedligeholdelse og support (MK) Fakturering af Drift, vedligeholdelse og support sker pr. kvartal bagud. Fakturering af Drift, vedligeholdelse og support påbegyndes i takt med aflevering af de enkelte faser Tilbagekøb (MK) Det nuværende alarmanlæg er angivet i Kontraktbilag 8, Kundens it-miljø. I det omfang eksisterende systemer ikke genanvendes, bedes Leverandør give tilbud på tilbagekøb af eksisterende systemer, eventuelt i form af en trade-in rabat. Prisen skal indsættes i Kontraktbilag 4b som et negativt beløb. Region Syddanmark tager forbehold for eventuel overdragelse af licenser Nedtagning og bortskaffelse af udstyr (MK) Det nuværende udstyr, som ikke skal bruges fremadrettet i den nye løsning skal nedtages og bortskaffes. Det er et krav, at Leverandøren varetager nedtagning og bortskaffelse. Omkostning for dette skal være indeholdt i tilbuddet. Region Syddanmark Side 58 af 60

59 Bortskaffelse af affald (MK) I forbindelse med implementeringen er det et krav at leverandøren bortskaffe det affald, der måtte blive i forbindelse med udpakning, m.v. Bortskaffelse af affald skal være indeholdt i tilbuddet Ad hoc softwareopdateringsaftale (Obligatorisk option) Ad hoc softwareopdateringsaftale (MK) Leverandøren skal tilbyde og i Kontraktbilag 4b prissætte en ad hoc softwareopdateringsaftale. Opdateringen skal kunne afregnes pr. opdatering. Opdateringsaftalen gælder Versions opdateringer, se endvidere Hovedkontrakten punkt 2 Definitioner Ad hoc softwareopdateringsaftale (K) Leverandøren skal beskrive alle forhold og vilkår for den tilbudte aftale, alle nedenstående punkter bedes som minimum besvaret, herunder: Forhold og vilkår for ad hoc softwareopdateringsaftale Typisk frekvens for nye versioner I hvilket omfang softwareopdateringer er indeholdt i den tilbudte serviceaftale Se endvidere punkt Opdateringsfrekvens. Antallet af tvungne opdateringer efter 5. år af kontraktperioden vil indgå i vurderingen af underkriteriet Pris. En god, forståelig og gennemskuelig beskrivelse tillægges vægt Indkøb af udvidelser, service samt beslægtede serviceydelser (Obligatorisk option) Indkøb af udvidelser, service samt beslægtede serviceydelser (MK) I kontraktperioden inklusive eventuelle forlængelser vil Region Syddanmark, Psykiatrien i Esbjerg, forventeligt have behov for udvidelser med de i kontrakten efterspurgte krav og optioner samt i øvrigt beslægtede leverancer og ydelser. Der efterspørges derfor som option mulighed for indkøb af udvidelser, service samt beslægtede serviceydelser i hele kontraktperioden. Optionen er navnlig, men ikke begrænset til, tænkt anvendt i situationer, hvor der som følge af strukturelle ændringer i organisationen af behandlingsområdet for Psykiatrien i Esbjerg skal ske udvidelser og/eller sammenlægninger med inddragelse af nye eller andre områder og/eller fysiske faciliteter, og der som følge heraf bliver behov for en udvidelse eller Region Syddanmark Side 59 af 60

60 tilpasning af de af kontrakten omfattede leverancer og ydelser, således at kontrakten i hele kontraktperioden omfatter en fælles central alarmløsning til hele matriklen. Pris for eventuel udnyttelse af option afregnes efter de tilbudte priser for suppleringskøb samt timepriser for teknikerkategorier gældende for Drift, Vedligeholdelse og support. 10. Kontrakt Kontraktgrundlag (MK) Det samlede kontraktgrundlag består af en Hovedkontrakt og en række kontraktbilag, benævnt Kontraktbilag 1-9. Leverandøren skal tiltræde Hovedkontrakten og Kontraktbilag 6 som helhed. Øvrige kontaktbilag udfyldes enten af Leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen, eller efterfølgende af Parterne i forbindelse med kontraktindgåelsen. Visse af kontraktbilagene justeres ved kontraktindgåelsen afhængig af valg af optioner og produkter Betalingsplan (MK) Leverandørens betalingsplan er angivet i Kontraktbilag 4a. Det er et krav, at leverancerne følger nedenstående betalingsplan: 10 % af de samlede engangs- og oprettelsesomkostninger betales ved indgåelse af kontrakt 50 % af de samlede engangs- og oprettelsesomkostninger for en faseleverance betales ved godkendt overtagelsesprøve for hele faseleverancen 30 % de samlede engangs- og oprettelsesomkostninger for en faseleverance betales ved bestået driftsprøve for hele faseleverancen 10 % af de samlede engangs- og oprettelsesomkostninger, når det samlede systemet har været i drift i minimum tre måneder, med tekniske servicemål og oppetider overholdt, efter bestået driftsprøve og når alle mangler konstateret under driftsprøven er afhjulpet. Region Syddanmark Side 60 af 60