Politik for anvendelse af telefoni, mail og kalender ved University College Nordjylland

Transkript

1 Politik for anvendelse af telefoni, mail og kalender ved University College Nordjylland Dokumentdato: Dokumentansvarlig: MIC 1 Baggrund University College Nordjylland (UCN) har etableret en sammenhængende løsning for anvendelse af telefoner, mail og elektronisk kalender. UCN er telefonmæssigt overgået fra et system med fastnettelefoner til et system med en høj grad af mobiltelefoner og et mindre antal fastnettelefoner. For medarbejdere med mobiltelefoner har disse erstattet fastnettelefoner. Senest revideret: Senest revideret af: NGL UCN har etableret en mail og elektronisk kalenderløsning for alle medarbejdere. Løsningen er integreret med mobiltelefoniløsningen, hvorved der er etableret adgang til mail og kalender via mobiltelefonerne. UCN har implementeret en elektronisk medarbejderoversigt, som kan anvendes til at yde en bedre service i forhold til eksterne henvendelser og skabe bedre interne muligheder for kontakt mellem medarbejdere. I forhold til de enkelte systemer kan der være forskellig relevans for forskellige medarbejdergrupper. Politikken vil bl.a. beskrive disse forskelle i forhold til differentieret brug af systemerne. Politikken er vedtaget af HSU den 2. december Formål Med udgangspunkt i overgangen til ovennævnte systemer er der udarbejdet nærværende politik for anvendelse af telefoner, mail, elektronisk kalender og elektronisk medarbejderoversigt. Politikken er udarbejdet med det formål at sikre, at UCN s medarbejdere, studerende, samarbejdspartnere og kunder opnår størst muligt udbytte og glæde af de muligheder, der ligger i anvendelse af systemerne. Politikken skal være et dynamisk værktøj, der jævnligt tilpasses efter medarbejdere, studerende, samarbejdspartnere og kundernes behov. Side 1 / 9

2 Etableringen af en integreret løsning for telefoni, mail og elektronisk kalender skal medvirke til: At understøtte UCN s målsætning om et virtuelt campus, så medarbejdere på alle UCN s geografiske lokationer har fælles grundlag for kommunikation og tilgængelighed. Løsningen bidrager til at skabe gennemsigtighed på tværs af adresser. At tage hensyn til at forskellige medarbejdergrupper har forskellige behov i forhold til anvendelse af kommunikationssystemer. Den samlede løsning og politikken er udarbejdet på en måde, hvor der tages hensyn til såvel mulighederne for at komme i kontakt med den enkelte medarbejder som medarbejderens mulighed for at regulere sin tilgængelighed. At medarbejdere med aktiviteter på flere adresser indenfor og udenfor UCN - har adgang til mail og elektronisk kalender via mobiltelefoner. Herved opnås et styrket grundlag for intern og ekstern kontakt. UCN har ved eksterne henvendelser en særlig interesse i at sikre, at Der er let adgang til den rette person og til en kompetent, professionel og serviceorienteret besvarelse af deres henvendelse. Ingen opkald går tabt, og alle opkald betjenes hurtigst muligt. Alle medarbejdere opfordres derfor til at angive status for tilgængelighed via de elektroniske systemer. Der udarbejdes en vejledning, der beskriver konkrete forhold vedrørende anvendelse af telefoni, mail, elektronisk kalender og elektronisk medarbejderoversigt. Vejledningen sendes til høring i telefoniudvalget før udsendelse. 3 Telefoni Alle medarbejdere ved UCN vil blive tilbudt en mobiltelefon. Dog vil medarbejdere med ansvar for at besvare hovednumre i stedet være udstyret med én fastnettelefon, idet der er særligt behov for at sikre at disse telefonnumre er tilgængelige indenfor institutionens åbningstider. Den enkelte medarbejder vil have én telefon og ét telefonnummer Side 2 / 9

3 I tilfælde af særlige behov, herunder for medarbejdere der løser hovedparten af deres arbejdsopgaver fra samme kontorarbejdsplads, vil der være mulighed for at foretage lokal tilpasning med henblik på valg af fastnettelefon. Nærmeste leder kan træffe beslutning herom. UCN s telefonnummerstruktur er opbygget så den sikrer synlighed og tilgængelighed for UCN s enkelte adresser og aktivitetsområder. Direktionen er overordnet ansvarlig for nummerstrukturen. Medarbejdere kan anvende tjenestetelefon til privat brug i forhold til læge, tandlæge, daginstitution og lignende. I forhold til mobiltelefoner er det vigtigt at den enkelte er opmærksom på at begrænse det private forbrug for at undgå beskatning af fri telefon. For at beskytte den enkelte medarbejder underskrives en erklæring om anvendelse af mobiltelefonen ved udlevering. Udformning af erklæringen sendes i høring i telefoniudvalget før udsendelse. 3.1 Særligt om mobiltelefoni Mobiltelefonen skal overordnet anvendes på samme måde som en fastnettelefon. Mobiltelefonen skal være tændt i arbejdstiden, dog skal mobiltelefonen være slukket/lydløs, når der gennemføres undervisning og i forbindelse med mødedeltagelse eller når der ønskes ro til fordybelse i arbejdsopgaver. Der opfordres til at mobiltelefonen er slukket udenfor den aftalte arbejdstid, medmindre der foreligger særaftaler. Det forventes at mobiltelefonen kontrolleres dagligt for opkald eller beskeder. Medarbejderen hæfter ikke selv for sin mobiltelefon eller for samtaler i tilfælde af, at medarbejderen mister sin telefon. 4 Mail UCN stiller et system med personlige mailbokse til rådighed for alle medarbejdere. Dertil kommer en række funktions-, adresse- og organisationsrelaterede hovedmailbokse, der tjener særlige formål. Side 3 / 9

4 kan benyttes til kommunikation internt i organisationen og til korrespondance med eksterne kontaktpersoner. s sendt/modtaget via UCNs mailsystem er underkastet de samme fortrolighedsregler som almindelig post (brevhemmeligheden) og skal behandles som enhver anden skriftlig henvendelse. Alle medarbejderes mailadresser oprettes med afsæt i vedkommendes personlige initialer 1 under domænet ucn.dk. Der kan ikke ønskes specifikke mailadresser. Det forventes at medarbejderen på en almindelig arbejdsdag checker sin e- mailkonto for indkomne beskeder. Personlige mailbokse er primært til arbejdsrelateret kommunikation, men må også anvendes til privat brug. 4.1 Lagerplads og vedligeholdelse Medarbejdere har som udgangspunkt en personlig mailboks med 1 GB lagerplads 2 og kan maksimalt sende/modtage 50 MB data pr. . Medarbejdere har selv ansvar for løbende at rydde op i deres personlige mailbokse såvel modtaget som sendt post for på denne måde at reducere belastningen på mailsystemet. 4.2 Modtagelse af mail Alle modtagne mails, der kræver sagsbehandling, skal journaliseres i henhold til den gældende journalinstruks for UCN Læsning af mails ved ferie og andet fravær Medarbejdere er ikke forpligtet til at læse mails i weekender, ferier eller ved ophold uden for UCN f.eks. i forbindelse med seminarer og kurser med mindre dette indgår som en del af medarbejderens funktionsbeskrivelse. 1 Se dokumentet Procedure for tildeling af initialer i UCN for en præcisering af denne proces. 2 I tilfælde af særlige pladsbehov i forbindelse med udførelsen af arbejdsopgaver kan medarbejdere anmode IT-afdelingen om at få tildelt yderligere lagerplads i mailboksen. Side 4 / 9

5 4.2.2 Autosvar ved fravær I tilfælde af planlagt fravær skal medarbejderen sørge for, at der aktiveres et autosvar på vedkommendes mailboks, så afsendere af mails er informeret om, at deres mail ikke kan blive besvaret før en given dato. 4.3 Afsendelse af mail Adfærd ved anvendelse af mail Som udgangspunkt må medarbejdere frit sende det antal mails og det indhold via UCN s mailsystem, de finder nødvendigt. Indholdet bør formuleres på en måde, hvor det ikke kan gøre skade på personer eller institutionen. UCNs mailsystem rummer en række mailgrupper, der gør afsenderen i stand til at sende en mail til en stor modtagergruppe. Anvendelsen af disse mailgrupper skal begrænses mest muligt for at undgå unødvendig belastning af medarbejdere. UCNs mailgrupper må ikke anvendes til afsendelse/videresendelse af mails, der indeholder for UCN uvedkommende budskaber fra eksterne virksomheder eller organisationer - hverken til interne eller eksterne modtagere Adgang til personlige mailbokse Det er normalt kun brugeren af den personlige UCN-mailboks, der har adgang til at læse og afsende post fra netop denne mailboks. IT-afdelingen kan dog fravige denne regel, hvis: Brugeren skriftligt giver sit samtykke og i denne forbindelse navngiver en anden bruger, der skal have adgang til mailboksen. En medarbejder er langvarigt sygemeldt eller fratrådt, og ledelsen i UCN skønner, at vedkommendes mailboks indeholder mails, der er vigtige for organisationens virke. Ved en sådan kontrol af en personlig mailboks skal en tillidsrepræsentant være til stede. Ledelsen i UCN har en begrundet mistanke om, at en medarbejder har begået en lovovertrædelse. Ved en sådan kontrol af en personlig mailboks skal en tillidsrepræsentant være til stede. Side 5 / 9

6 I helt særlige tilfælde, hvor der er akut behov for eftersøgning af en mail, kan ledelsen åbne en personlig mailboks. I en sådan situation skal en tillidsrepræsentant være til stede. En systemadministrator af tekniske årsager er nødt til at foretage en nøjere gennemgang af mailsystemet. Dette berører ikke nødvendigvis den personlige mails. I dette tilfælde føres der en logbog over, hvem der har udført vedligeholdelsesarbejdet, samt hvad der er udført. Hvis det omfatter de personlige mails, skal der være en ledelsesrepræsentant og en tillidsrepræsentant til stede. Hvis det har været nødvendigt at åbne en medarbejders personlige mailboks af en af ovenfor nævnte årsager, skal vedkommende samtidig eller umiddelbart efter orienteres herom Hovedmailbokse Der findes en række hovedmailbokse, der giver eksterne kontaktpersoner adgang til organisationen som en helhed, til enkelte af UCN s adresser eller til funktionsområder i UCN. For alle hovedmailbokse gælder det, at der skal oprettes et autosvar, der informerer afsenderen af mails til hovedmailboksen om, at mailen er modtaget i den rigtige afdeling og vil blive behandlet. Dette er vigtigt, da afsenderen ellers kan blive i tvivl om vedkommendes henvendelse er modtaget korrekt i UCN. Eks. til ucn@ucn.dk: Tak for din mail til ucn@ucn.dk. Den er modtaget i UCN og vil senest inden for 2 arbejdsdage blive sendt videre til rette vedkommende Orlov Så længe en medarbejder har et arbejdsrelateret tilknytningsforhold til UCN, bevares vedkommendes personlige mailboks, indtil andet er aftalt dette gælder også i tilfælde af længerevarende orlov. Dette sker dog under forudsætning af, at medarbejderen enten: Selv vedligeholder mailboksen jf. afsnit 4.1 Side 6 / 9

7 Eller sørger for etablering af videresending af mails til den person, der skal overtage medarbejderens arbejdsopgaver under orloven. Dette sker i samarbejde med nærmeste leder og IT-afdelingen Fratrædelse Medarbejderen har selv pligt til at rydde op i mailboksen inden sidste arbejdsdag og sørge for, at eventuelle udeståender bliver videreført af andre medarbejdere. Der skal desuden etableres en videresendelse af indgående mails til den fratrådte medarbejder, så vedkommendes afløser modtager disse mails. Endvidere tilføjes et autosvar til mailboksen, der tydeligt indikerer: At medarbejderen ikke længere arbejder ved UCN Hvem der i stedet kan kontaktes Den personlige mailboks nedlægges 3 måneder efter medarbejderens sidste arbejdsdag og alt indhold slettes. Dette håndteres af IT-afdelingen. 4.4 Begrænsninger og sikkerhed Lagerplads Når en personlig mailboks fylder mere end 900 MB adviserer mailsystemet brugeren om, at vedkommende er tæt på at overskride den tilladte grænse. Hvis grænsen på 1 GB overskrides, lukker mailsystemet automatisk for afsendelse af mails, indtil medarbejderen har reduceret størrelsen på sin mailboks eller fået tildelt supplerende lagerplads af IT-afdelingen Spam- og virusfiltre UCNs mailsystem er udstyret med spam- og virusfiltre, der administreres, vedligeholdes og udvikles af IT-afdelingen. Disse filtre frasorterer mails, der vurderes som spam eller sikkerhedsrisici. Hvis medarbejdere oplever, at de ikke modtager de mails, som de bør modtage, eller er plaget af uønsket post, så kan de sende en mail til spam@ucn.dk, hvorefter IT-afdelingen vil se på problemet. Side 7 / 9

8 5 Elektronisk kalender I forbindelse med mailsystemet stiller UCN en elektronisk kalenderfunktion til rådighed. Anvendelsen af en fælles elektronisk kalenderfunktion bidrager til at skabe tilgængelighed på tværs af geografi og organisatoriske enheder. En udbredt anvendelse af den elektroniske kalenderfunktion skaber et solidt fælles grundlag for mødeplanlægning og reducerer tidsforbruget hertil. Alle medarbejdere opfordres derfor kraftigt til at anvende den elektroniske kalenderfunktion til kalenderføring af arbejdsrelaterede aftaler. Ledere har pligt til at anvende den elektroniske kalender. Hvis der indenfor et hovedområde er enighed om det, kan der træffes beslutning om obligatorisk brug af elektronisk kalender. Ved UCN skal den elektroniske kalender anvendes til at ved mødeindkaldelser, der er omfattet af den fælles mødekalender (bestyrelsesmøder, HSUmøder, ledergruppemøder samt direktionsmøder), For at styrke grundlaget for planlægning, kontakt og tilgængelighed opsættes den elektroniske kalender, så alle medarbejdere har adgang til alle kollegaers kalendere. Der opfordres til at evt. private aftaler der føres i kalenderen mærkes som private, hvorved kollegaer kun ser beskeden privat. 6 Elektronisk medarbejderoversigt I tilknytning til løsningerne for telefoni, mail og elektronisk kalender stiller UCN en elektronisk medarbejderoversigt til rådighed for alle medarbejdere. Den elektroniske medarbejderoversigt bidrager til at skabe gennemsigtighed i forhold til den aktuelle tilgængelighed til medarbejdere ved UCN. Den elektroniske medarbejderoversigt indeholder oplysninger om den enkelte medarbejders organisatoriske tilknytning og kontaktoplysninger. Den enkelte medarbejder kan i den elektroniske medarbejderoversigt selv angive om vedkommendes primære kontaktform er telefon eller mail. Den elektroniske medarbejderoversigt trækker aktuelle oplysninger fra den elektroniske kalender og angiver herved aktuel status for den enkelte medarbejder. Den enkelte medarbejder kan yderligere angive aktuel status direkte Side 8 / 9

9 via den elektroniske medarbejderoversigt, f.eks. Vil ikke forstyrres, frokost o.lign. Ligesom det er muligt for medarbejdere med mobiltelefon at angive deres status via denne. Den elektroniske medarbejderoversigt er integreret med UCN s telefoniløsning og omstillingsanlægget. Angivelse af aktuel status fra den enkelte medarbejder er derfor en væsentlig oplysning for en effektiv og professionel betjening af UCN s receptionsfunktion i forhold til medarbejdere der bør kunne træffes telefonisk. Der opfordres derfor kraftigt til at alle medarbejdere anvender den elektroniske medarbejderoversigt ved i løbet af arbejdsdagen at angive deres aktuelle status. Hvis der indenfor et hovedområde er enighed om det, kan der træffes beslutning om obligatorisk brug af medarbejderoversigten. Side 9 / 9