Hermed fremsendes forslag til dagsorden samt mødematerialer til brug for dette møde:

Transkript

1 (Dagsordenen blev fremsendt i mail den 18. oktober 2004) Til medlemmerne af IT-styringsgruppen i DMU. Der er som aftalt på IT-styringsgruppens seneste møde booket møde et nyt møde i styringsgruppen tirsdag den 19.oktober 2004 kl med henblik på bl.a. drøftelse af IT-sektionens arbejdsprogram for 2005 og de foreløbige resultater fra afprøvningen af OpenOffice i DMU. Mødet afholdes som videomøde. Hermed fremsendes forslag til dagsorden samt mødematerialer til brug for dette møde: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. IT-sektionens arbejdsprogram for Oplægget til IT-sektionens arbejdsprogram fremsendes i 2 dokumenter. Det første er et sammenfattende diskussionsoplæg, mens det andet er en projektliste med en samlet oversigt over de aktiviteter, som ITsektionen forventer at kunne gennemføre i IT-sektionen vil på mødet redegøre for de vurderinger og prioriteringer, som lagt til grund for udarbejdelsen af arbejdsprogrammet for 2005, ligesom der vil blive orienteret om omfanget af de økonomiske og personalemæssige ressourcer, som IT-sektionen forventer at råde over i det kommende år. 3, Investeringsplan for IT-området IT-sektionen ønsker en drøftelse af hvilke elementer - udover den løbende serverfornyelse, der skal indgå i investeringsplanen for IT-området , jfr. vedhæftede bilag. 4. Foreløbig afrapportering fra afprøvningen af OpenOffice i DMU. Den aftalte afprøvning af OpenOffice her i DMU hos et mindre antal udvalgte pilotbrugere i afdelingerne og ITsektionen forløber ikke helt så hurtigt som oprindelig forventet, og mange af de foreløbige testrapporter, som DMU-pilotbrugerne har returneret til os, er derfor også på nuværende tidspunkt meget "tynde" - selvom der også er nogle gode besvarelser som f.eks. det vedhæftede eksempel. Det er IT-sektionens foreløbige vurdering på basis af de modtagne besvarelser er at OpenOffice-pakken vil kunne leve op til kravene i forbindelse med den almindelige "administrative" anvendelse i forbindelse med dokumentskrivning, regneark, præsentationer m.v., men at der selvfølgelig kræves en betydelig indsats omkring håndteringen af udvekslingen og snitfladerne i forhold til vores eksterne samarbejdspartnere i omverdenen, som jo i meget stort omfang alle baserer sig på anvendelse af værktøjerne i Microsoft Office. Det er ligeledes også klart, at forskningsinstitutionernes "tungere" brugere løber ind i problemer med OpenOffice i den nuværende version 1, når det gælder f.eks. store og komplekse regneark, ligesom den nuværende version af OpenOffice mangler et database-modul, som svarer til Microsofts Access. IT-sektionen ønsker derfor en drøftelse med ITstyringsgruppen af de forskellige muligheder og tidsterminer for en implementering. OpenOffice kan jo rulles ud til alle brugere i den nuværende version 1 i løbet af relativ kort tid - eller vi kan afvente at version 2 foreligger i en velafprøvet udgave i løbet foråret/forsommeren 2005, idet den kommende nye version netop retter op på en stor del af problemerne omkring regnearkssiden og det manglende databasemodul. Og en helt tredie mulighed er jo også nu at ibrugtage Writer (som svarer til Microsofts Word) i løbet af kort tid, og så vente med Calc (som svarer til Ecel) og Impress (som svarer til PowerPoint) til version 2 af OpenOffice (med de forbedrede faciliteter) foreligger i foråret En fjerde mulighed er selvfølgelig at et antal brugere i forskningsinstitutionerne med særlige behov fortsætter med at anvende Ecell og Access. Det er IT-sektionens anbefaling at DMU arbejder for at ibrugtagningen af OpenOffice sker på basis af version 2, og det vil sige medio IT-sektionen arbejder i øvrigt i den kommende tid videre på - sammen med CFK og GEUS - at få foretaget en samlet omkostningsanalyse for implementeringen af OpenOffice, og IT-styringsgruppen vil blive orienteret om resultaterne af denne analyse. 5. Den kommende brugertilfredshedsundersøgelse vedr. pc-supporten i DMU. Da pc-supporten pr. 1. januar 2004 blev overført fra afdelingerne til IT-sektionen, blev det også aftalt at ordningen skulle evalueres via en brugertilfredshedsundersøgelse ved udgangen af IT-sektionen vil gerne kort drøfte planlægningen af og det efterfølgende opfølgningsarbejde på denne (spørgekema-)undersøgelse med IT-styringsgruppen, bl.a. for at høre om der er særlige synspunkter på hvilke emner, der skal belyses ved undersøgelsen.

2 2 6. Meddelelser fra IT-sektionen. En række skriftlige meddelelser er vedlagt. Eventuelle uddybende spørgsmål til meddelelserne drøftes på mødet. 6. Eventuelt. Med venlig hilsen Steen Dan Christiansen IT-sektionen

3 DANMARKS MILJØUNDERSØGELSER 12. oktober 2004 IT-sektionen SDC/BMu/- C:\loadup\ap05-disk-oplaeg til it-udvalg v4.doc Oplæg til IT-udvalgene vedr. IT-sektionens arbejdsprogram for Indledning Resultatkontrakt-mål som IT-sektionen skal bidrage til Prioriteringskriterier De vigtigste opgaver i IT-sektionens arbejdsprogram-mål i Økonomi og ressourcer... 7 Bilag 1. Projektliste Indledning. IT-området er i spil i mange sammenhænge, og der er kommet særlig fokus på det i forbindelse med statens satsning på digital forvaltning, og på forventningen om at IT kan bruges som middel til generelt at opnå effektiviseringer i både den offentlige og den private sektor. Derfor stilles der i øjeblikket mange nye krav som myndigheder og institutioner, og dermed deres IT-afdelinger, skal leve op til. I Miljøministeriet (MiM) er det blevet nødvendigt at skifte Office-pakke og e- postsystem, ligesom der er fuld gang i forberedelserne til indførelse af ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering). Disse opgaver, der også omfatter DMU, giver os nogle ekstra udfordringer, bl.a. fordi vi har andre behov end de administrative dele af MiM. F.eks. medfører det nye fælles e-postsystem at vi i DMU skal implementere Microsofts Active Directory og få dette til at spille sammen med den directory service (edirectory) som vi har anvendt gennem mange år til at binde vore systemer sammen. I DMU er de generelle stramninger årsag til den aktive strategi, som også for IT-sektionen medfører krav om fortsat at forbedre Nogle udfordringer set fra DMU s ITsektions perspektiv. DMU. RK-mål og AP-mål Udarbejdelse af revideret datastrategi Revision af IT-strategi IT-kompetenceudvikling af alle medarbejdere Deltagelse i EU-projekter/IT-støtte til afdelingers EU-projekter Eksternt salg af ekspertise, bl.a. til CfK (Center for Koncernforvaltning) Økonomiske begrænsninger. Ministeriet Koncernmål MiM s udarbejdelse af revideret IT-strategi Koordinering på IT-området i MiM ESDH (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering) OpenOffice (integration m. andre applikationer bliver en særlig opgave) Active Directory pga. nyt e-post system og ESDH Risikovurderingsanalyse. Omverdenen. Fælles statslige aktiviteter: Rammer for ITstrategier og IT-sikkerhed, Rigsrevisionens krav. Fælles offentlige aktiviteter: Strukturreform, Digital forvaltning, IT-arkitektur, Standardisering af dataudveksling Tendenserne omkring centralisering og outsourcing Open Source påvirkningen af markedet Virus, spam, spyware, hacking osv. effektiviteten, spare på ressourcerne og tjene flere penge. I denne sammenhæng blev pc-supporten pr. 1. januar 2004 flyttet fra den decentrale placering i afdelingerne til IT-sektionen. Selvom den samlede mandressource til pc-support hermed blev reduceret, har supporten efter IT-sektionens

4 2 vurdering fungeret tilfredsstillende. Alligevel skal vi arbejde ud fra en ledelsesforventning om fortsatte effektiviseringer i 2005 og de efterfølgende år. I 2004 har det været nødvendigt at skaffe øget indtægtsdækning, bl.a. gennem deltagelse i et EUprojekt og øget salg af ydelser til den øvrige del af ministeriet. Alle disse faktorer og flere til betyder at den omstillingsproces, der er i gang i IT-sektionen fortsætter i Konkret drejer det sig om flytning af visse opgaver omkring drift af servere m.m. fra AC ere til HK ere, bl.a. med henblik på at skaffe flere ressourcer til udviklingsopgaver. Herudover har IT-sektionen fokus på sikkerhedsområdet og på yderligere kompetenceudvikling, herunder certificering af nogle medarbejdere på specifikke områder. 2. Resultatkontrakt-mål som IT-sektionen skal bidrage til. Overordnet skal indsatsen i 2005 bidrage til opfyldelsen af de mål der er opstillet i DMU s resultatkontrakt for , og ud af disse er det nedenstående mål og indikatorer, IT-sektionen skal bidrage direkte til. RK mål DMU 5. DMU har løbende rapporteret resultaterne af overvågningen til de nationale myndigheder, EU, EEA samt internationale konventioner og organisationer, og DMU har gjort data offentligt tilgængelige. - DMU 16. DMU s stabsfunktioner understøtter en ressource- og omkostningseffektiv drift af DMU og de enkelte afdelinger. Indikatorer - En DMU datastrategi med fokus på øget anvendelse af DMU data er implementeret. - Benchmarking på udvalgte driftsområder dokumenterer en effektiv drift. RK-mål og indikatorer som IT-sektionen skal understøtte. I forhold til RK-mål DMU 5 ligger IT-sektionens bidrag i opgaverne omkring deltagelse i udarbejdelsen af datastrategien, erfaringsudvekslings- og kompetenceopbyggende møder for systemudviklerne, samt deltagelse i fællesministeriel koordinering omkring præsentation af data. Der var i 2004 forventet en større aktivitet på dette område, primært pga. det fællesministerielle projekt MiljøOnline, som imidlertid af Departementet blev stillet i venteposition pga. mangel på økonomiske midler. Det forventes nu at arbejdet omkring DMU s datastrategi tages op igen i 2005, og at strukturreformen derudover vil medføre arbejde på dataområdet, som IT-sektionen skal bidrage til. I forhold til RK-mål DMU 16 har IT-sektionen i 2004 overtaget den samlede support af pc erne i DMU, og arbejdet på at strømline dette så meget som muligt. I efteråret 2004 skal pc-supporten evalueres gennem en brugerundersøgelse, og derefter, dvs. ind i 2005, skal vi arbejde videre med forbedring og effektivisering af pc-supporten, bl.a. på baggrund af undersøgelsens resultater. Derudover betyder dette RK-mål (DMU 16) at vi må se både de enkelte opgaver og prioriteringen mellem dem i effektiviseringens lys, uden dog at gå på kompromis med IT-strategiens visioner om høj kvalitet, høj tilgængelighed til IT-systemerne osv.

5 3 3. Prioriteringskriterier IT-sektionen har opstillet nogle overordnede prioriteringskriterier der kan være udgangspunkt for drøftelsen om hvilke særlige aktiviteter der planlægges gennemført i 2005, ligesom disse kriterier kan være grundlaget for projektstyringen i årets løb: IT-Sikkerhed. Effektivisering. Kompetenceudvikling. Dette betyder selvfølgelig ikke at vi glemmer de sædvanlige mål omkring god kvalitet i IT-supporten, høj stabilitet i driften af de fælles IT-systemer osv. De tre nævnte prioriteringskriterier er efter IT-sektionens vurdering ikke i modstrid med de sædvanligvis høje ambitioner, og der vil blive stræbt efter at få ønskerne til at gå op i en højere enhed. På IT-sikkerhedsområdet bliver alle statsinstitutioner i øjeblikket stillet overfor en række nye krav og det indebærer at vi i 2005 skal arbejde med definition af procedurer i henhold til den danske standard DS-484. Det vil kræve en større ressourceindsats i definitions- og indkøringsperioden, men derefter må det forventes at de mere faste og præcise procedurer bidrager til effektiviseringsbestræbelserne, samtidig med at det ønskede sikkerhedsniveau for DMU fastholdes. Det er desuden et krav at der skal udarbejdes en risikovurderingsanalyse, hvor ledelsen bl.a. tager stilling til hvilke risici man vil leve med, og hvilke der skal fjernes/mindskes gennem diverse tiltag. Endelig skal der i 2005 formuleres en overordnet IT-sikkerhedspolitik for institutionen. Nødvendigheden af fortsat at have fokus på effektivisering fremgår af argumentationen i oplæggets indledende afsnit, og IT-sektionen vil derfor også give dette område høj prioritet i For bedst muligt at leve op til kravene om at IT-sektionen skal være omstillingsparat og effektiv, vil vi bl.a. fokusere på kompetenceopbygning. Det gælder den interne uddannelse i IT-sektionen, hvor nogle medarbejdere allerede er i gang med forløb der afsluttes med certificering i f.eks. IT-sikkerhedsledelse, serverstyresystemer m.v. Desuden gælder det kompetenceopbyggende aktiviteter for systemudviklere, og for DMU s IT-brugere i det hele taget. 4. De vigtigste opgaver i Det er selvfølgelig supporten og driften, der er IT-sektionens vigtigste opgaver, og det er også her at langt den største del af ressourcerne anvendes. Men derudover er det også vigtigt at der prioriteres mellem resten af ressourcerne, der bl.a. omfatter koordinerende opgaver, udviklingsprojekter, indtægtsdækkede aktiviteter og eksternt IT-samarbejde. Mens ressourceforbruget og opgaverne i forhold til support og drift langt hen ad vejen er fast disponeret, så gælder det at fordelingen af mandressourcerne til de øvrige opgaver i højere grad kan gøres til genstand for drøftelse og prioritering. Projektlisten i bilag 1 omfatter de opgaver og aktiviteter IT-sektionen kan forudse på nuværende tidspunkt. Vi har valgt nedenfor at fremhæve nogle af de vigtigste opgaver, som samtidig er de mest interessante at drøfte. Risikovurderingsanalyse og ny sikkerhedspolitik. I 2005 skal der, bl.a. efter krav fra Rigsrevisionen, gennemføres en risikovurderingsanalyse, hvor ledelsen fastlægger hvilket sikkerhedsniveau DMU skal efterleve på IT-området, ligesom der skal formuleres en af ledelsen godkendt sikkerhedspolitik.

6 4 Fastlæggelse af sikkerhedsprocedurer i henhold til dansk standard DS-484. Alle statsinstitutioner skal overholde den danske standard DS-484 (del I) for sikkerhedsprocedurer. Derfor skal IT-sektionen i løbet af 2005 have procedurerne fastlagt og dokumenteret, således at det af ledelsen fastlagte sikkerhedsniveau efterleves. Sikkerhed i forbindelse med fjernadgang til DMU s netværk. Nogle af de største sikkerhedsrisici opstår i forbindelse med anvendelse af fjernopkobling fra hjemme-pc er eller andre institutioner. Det skyldes bl.a. at den automatik vi har på det interne net i DMU til sikkerhedsopdatering af pc erne ikke når ud til de pc er der kobler op via Internettet. Derfor vil automatisering af sikkerhedsopdateringer, kontrol af sikkerhedsniveau ved opkobling, adgang til flere applikationer ved hjælp af terminal services etc. skulle videreudvikles. Bedre understøtning af mobilitet. Med det stigende behov for mobilitet, skal der stilles flere og bedre faciliteter til rådighed, f.eks. automatisk synkronisering af data, således at backup af data på bærbare pc er sikres. Serverkonsolidering. I 2005 vil vi analysere mulighederne for at gennemføre yderligere serverkonsolidering og her vil specielt OpenVMS og Novell Netware være i fokus. Derudover skal det afklares om DMU ønsker at ibrugtage såkaldt Bladeserver -teknologi til på fælles basis at levere stor regnekapacitet til brug for bl.a. modelberegninger. Rollebaseret systemadministration. Ved hjælp af edirectory kan vi uddelegere forskellige systemadministrative opgaver på ITsystemerne, uden at give alle rettigheder til alle. Dette giver os bedre muligheder for at fordele opgaverne mellem AC- og HK-grupperne, og mellem dem der arbejder med henholdsvis serveradministration og support, og dermed for at udnytte arbejdskraften mest hensigtsmæssigt. Redesign af desktop en. Efter ibrugtagningen af Z.E.N.works for Desktops version 4 (desktop-management-værktøj) i 2004 har vi fået adgang til en række nye faciliteter, som ikke alle er taget i brug. Vi har f.eks. mulighed for at automatisere synkronisering/backup af data på bærbare pc er og hjemme-pc er med DMU-data, samt for at stille automatiserede software-installationer til rådighed på bærbare computere, på tidspunkter hvor de ikke er koblet til netværket. Kompetenceudvikling. IT-sektionen vil i 2005 fortsætte kompetenceudviklingsaktiviteterne, og i det nye år vil vi bl.a. have fokus på at erhverve flere certificeringer. Der er tale om både selvstudieaktiviteter og formaliseret kursusdeltagelse, og nogle af disse aktiviteter forventes at resultere i certificering som CNE (Certified Novell Engineer), MCSA (Microsoft Certified Systems Administrator), CIESSP (Certified Information Systems Security Professional). Det er planen at følge op på de kompetenceudviklingsaktiviteter som blev gennemført i 2003 og 2004 for systemudviklerne. Desuden vil vi komme med tiltag i forhold til den generelle brug af IT-systemerne i DMU, og nogle af disse aktiviteter vil være rettet mod ibrugtagning af OpenOffice og ibrugtagning af nyt e-postsystem med mulighed for digital signatur. I denne forbindelse forventer vi også at revurdere superbrugerkonceptet. Implementering af OpenOffice. Som led i en fællesministeriel beslutning forventes det, at OpenOffice skal ibrugtages i DMU i løbet af sommeren 2005, hvor version 2 vil foreligge i en velafprøvet udgave. Udrulningen af OpenOffice baseres på en automatiseret installation, specifikt designet til DMU s behov.

7 5 Bidrage til implementering af datastrategi. I 2004 var det planlagt at IT-sektionen skulle bidrage til implementeringen af datastrategien med mindst 2 mandmåneder. Da koncernledelsesprojektet MiljøOnline mod forventning ikke blev igangsat, blev DMU s aktiviteter omkring videreudvikling af datastrategien også sat på vågeblus. IT-sektionen har i stedet brugt ressourcen på andre relevante data-aktiviteter, bl.a. analyseprojektet omkring mulighederne for at oversætte Standat til et XML-format. IT-sektionen forventer nu at indsatsen omkring datastrategien kommer til at ligge i 2005, formodentlig i en udgave der er afledt af nye forpligtelser i forbindelse med strukturreformen. Desuden forventes opgaverne omkring Standat, samt anvendelse af XML i det hele taget, også at fortsætte i 2005, ligesom den sandsynlige etablering af en domænekomité for miljø- og naturdata vil medføre aktiviteter omkring standardisering af dataudveksling i Metadirectory identitetsstyring. I efteråret 2004 implementeres et såkaldt metadirectory i DMU. I første omgang vil fokus for dette "metadirectory" være synkroniseringen af brugernavne, passwords, afdelingstilhørsforhold etc. mellem DMU s eksisterende directory service - NDS edirectory - og Microsoft's Active Directory (Active Directory er en forudsætning for at kunne gennemføre den besluttede opgradering til det nye e-postsystem Echange 2003). Udover denne initielle implementering af et metadirectory i DMU, er perspektivet at udnytte metadirectory'ets mulighed for identitetsstyring ("Identity Management") på tværs af en række applikationer. Ét eksempel på en sådan opgave kunne f.eks. være sikring af at en medarbejders telefonnummer altid er det samme i personaledatabasen, i postsystemet og på hjemmesiden (Når det rettes i personaledatabasen vil det fremover også automatisk blive rettet de 2 andre steder). Da metadirectory teknologien er en generel teknologi, kan den på det lidt længere sigt - udover at sikre ajourført identitets-relateret information i de involverede systemer - ligeledes benyttes til at synkronisere enhver form for information imellem de systemer man ønsker at lade indgå i en sådan "data-udveksling". I 2005 vil vi gennemføre et projekt, hvor vi udvælger et for DMU relevant eksempel på en sådan data-udveksling, og herigennem viser mulighederne ved konceptet, således at det fremover vil være en service, som IT-sektionen kan hjælpe databaseadministratorer i DMU med at udnytte til at spare manuelle rutiner omkring opdatering af data på f.eks. de dynamiske sider på Øget IT-samarbejde i Miljøministeriet og med andre sektorforskningsinstitutioner. For så vidt angår de fællesministerielle samarbejdsrelationer på IT-området gælder det, at der i 2005 må forventes et mere udbygget samarbejde med såvel Center for Koncernforvaltning (tidligere CFI) som IT-afdelingerne på GEUS og KMS, bl.a. som følge af en række nye fælles initiativer og projekter på IT-sikkerhedsområdet i forbindelse med edag2 (med digital signatur) og risikovurdering. Der vil i 2005 endvidere være fokus på koordinerende opgaver i forbindelse med implementeringen af OpenOffice som ny Officepakke i ministeriet og på forberedelserne til ibrugtagningen af det nye ESDH-system, som DMU er med på fra medio IT-sektionen forventer i 2005 endvidere at indgå i en række tættere samarbejdsrelationer med andre sektorforskningsinstitutioner omkring rabataftaler, driftsafvikling m.v.

8 6 5. IT-sektionens arbejdsprogram-mål i I nedenstående tabel er IT-sektionens oplæg til AP-mål indsat i skemaet med RK-mål for RK mål AP-mål DMU 5. DMU har løbende rapporteret resultaterne af overvågningen til de nationale myndigheder, EU, EEA samt internationale konventioner og organisationer, og DMU har gjort data offentligt tilgængelige. - DMU 16. DMU s stabsfunktioner understøtter en ressource- og omkostningseffektiv drift af DMU og de enkelte afdelinger. Målformuleringerne omkring datastrategi m.v. forudsættes her videreført med samme ordlyd som i 2004: - DMU har en ny datastrategi gældende for RKperioden med en vision om øget anvendelse af DMU data og fokusering på kvalitetssikring. - DMU har understøttet initiativer, der på tværs af MiM sikrer mere ensartet præsentation af og adgang til data og sikrer udvikling af infrastruktur for håndtering og udveksling af data. IT-sektionens forslag til nye AP-mål for 2005: - Effektivisering af udvalgte driftsfunktioner gennemført med de mindst mulige kvalitetsforringelser. - Deltage i arbejdet omkring datastrategi, datahåndtering, systemudvikling o.l. i afdelingerne. - Risikovurderingsanalyse gennemført og overordnet IT-sikkerhedspolitik formuleret. - Kravene fra e-dag 2 er opfyldt af DMU. Indikatorer - En DMU datastrategi med fokus på øget anvendelse af DMU data er implementeret. - Benchmarking på udvalgte driftsområder dokumenterer en effektiv drift. Indikatorformuleringerne forudsættes også videreført fra 2004: - DMU har vedtaget en DMU-datastrategi med en tilhørende faseopdelt handlingsplan. - DMU har overholdt tidsplan og milepæle i styringen af koncernledelsesprojektet MiljøOnline. Der er igangsat arbejde i datakoordineringsgruppen (med bistand fra IT-sektionen) omkring en fælles strategi for harmonisering af datamodeller og udvekslingsformater i MiM. Forslag til indikatorer for 2005: - En gennemsnitlig oppetid på de vitale IT-serivces i 2005 på mindst 99,7% inden for normal arbejdstid og 99,0% uden for normal arbejdstid. - Mindst 2 mandmåneders bistand ydet til implementering af ny datastrategi. - Det acceptable niveau for IT-sikkerhed i DMU er fastlagt og godkendt af ledelsen. - Det er muligt i DMU at underskrive e- post med digital signatur. - Metadirectory etableret som en service i DMU. Forslag til AP-mål som IT-sektionen forventes at understøtte i Relevant eksempel på auto-synkronisering mellem forskellige typer databaser implementeret v.h.a. metadirectory.

9 7 6. Økonomi og ressourcer. IT-sektionens personaleressourcer i 2005: IT-sektionen forventer i 2005 at kunne råde over den samme samlede mandressource som i 2004, nemlig i alt 14,0 årsværk. Det forudsættes herved, at én midlertidig HK-stilling som udløber pr. 31. december 2004, gøres til en permanent stilling, idet IT-sektionen oppebærer fuld indtægtsdækning for den pågældende medarbejder. Den forventede fordeling af IT-sektionens samlede årsværksressourcer i 2005 er i nedenstående skema fordelt på de hovedområder, som sektionens aktiviteter er fordelt på. Til sammenligning er de tilsvarende tal fra arbejdsprogrammet for 2004 medtaget i skemaet. Opmærksomheden henledes på, at der med virkning fra årsskiftet 2004/2005 ændres på fordelingen på hovedområder, idet ITsupporten, som omfatter hovedparten af IT-sektionens indtægtsdækkede aktiviteter, forudsættes udskilt fra Drift og vedligeholdelse som et nyt selvstændigt hovedområder. De i skemaet angivne budgettal er således ikke direkte sammenlignelig med den foretagne tidsregistrering for 2004, hvor IT-supporten er indeholdt i et samlet hovedområde, der benævnes Drift, vedligeholdelse og support. Fordelingen af mandressourcer 2004-årsværksfordeling 2005-årsværksfordeling på hoved- områder I alt Heraf finansieret I alt Heraf finansieret Ledelse 0,8 0,8 Drift og vedligeholdelse 5,0 4,6 IT-support 6,0 5,0 6,0 5,5 Udviklingsopgaver 1,7 0,2 1,9 0,1 Eksternt IT-samarbejde 0,5 0,1 0,7 0,2 I alt 14,0 5,3 14,0 5,8 Det fremgår af skemaet, at IT-sektionen forventer at kunne skaffe finansiering på godt 40 % af de årsværksressourcer, som vi forventer at råde over i IT-sektionens økonomi i I henhold til de af Direktionen udmeldte budgetrammer for 2005 forudsættes det, at IT-sektionen i det kommende år er tildelt en ordinær basisbevilling på i alt kr. til dækning af alle løbende drifts- og vedligeholdelsesudgifter på det centrale IT-område samt lønudgifterne til de årsværksressourcer, som ikke er dækket af anden finansiering. Af den samlede tildelte budgetramme vil en sum på kr. være reserveret til dækning af udgifterne i forbindelse med GIS-basis, som IT-sektionen administrerer, idet GIS-basis omfatter udgifterne til fælles kortdata samt licens- og vedligeholdelsesudgifterne på GIS-området. Budgetrammen skal endvidere i medfør af en tidligere koncernledelsesbeslutning dække den årlige overførsel til MEIS, som i 2005 forventes at udgøre kr. Endelig bemærkes det, at der i budgetrammen også er indarbejdet den tidligere udmeldte rammebesparelse på i alt kr. for IT-sektionen i forbindelse med de generelle finanslovsbesparelser, som DMU fik pålagt, idet den konkrete udmøntning af denne rammebesparelse blev aftalt med IT-styringsgruppen. I nedenstående oversigt er først anført fordeling af de budgetterede udgifter og indtægter i 2004, og dernæst de tilsvarende tal for Det fremgår af oversigten, at IT-sektionen budgetterer med stigende indtægter i 2005 set i forhold til 2004.

10 Udgifter Indtægter i 1000 kr. Løn Andre udgifter Udgift i alt Heraf basis Ledelse Drift og vedligeholdelse IT-support Udviklingsopgaver Eksternt IT-samarbejde Ekstra overførsel til MEIS GIS-basis Total Udgifter Indtægter i 1000 kr. Løn Andre udgifter Udgift i alt Heraf basis Ledelse Drift og vedligeholdelse IT-support Udviklingsopgaver Eksternt IT-samarbejde Ekstra overførsel til MEIS GIS-basis Total Afslutningsvis bemærkes det, at der - lighed med tidligere år - også i 2005 må påregnes behov for omprioriteringer i årets løb i forhold til de nu beskrevne opgaver og aktiviteter, bl.a. som følge af beslutninger i DMU s ledelse eller på fællesministerielt plan. Sådanne op- og nedprioriteringer vil som hidtil blive konkret aftalt med IT-styringsgruppen. DMU, den 12. oktober 2004: Steen Dan Christiansen IT-sektionen Bjarne Munk IT-sektionen

11 DANMARKS MILJØUNDERSØGELSER 12. oktober 2004 IT-sektionen SDC,BMu/- C:\Loadup\ AP05 IT-sek Projektliste v4-1.doc IT-sektionens arbejdsprogram for Projektliste (inddelt efter projektområder). Indhold. 0. Indledning Ledelse og støttefunktioner Ledelse Drift og vedligeholdelse af fælles IT-systemer Metadirectory services, drift og monitorering Novell-services, drift Windows-servere, drift E-post, kalender og e-fa, drift OpenVMS-servere, drift Servere til administrative systemer, drift Backup og restore Netværk, drift Softwarelicenser og leverandørkontakter Vedligeholdelse af sikkerhedsniveau Akkrediterede procedurer og øvrig dokumentation Desktop-management Faglig vedligeholdelse Drift i øvrigt IT-Support Brugeradministration Information og brugeruddannelse Brugerservice og support til afdelingerne Telefoni- og videokonferencesystem Udviklingsopgaver i IT-sektionen Sikkerhed Effektivisering Implementering af OpenOffice Bidrag til implementering af datastrategi Erfamøder og kompetenceopbygning for systemudviklere Deltagelse i ICTE-PAN Videreudbygning af metadirectory-services Analyse af Netware på Linu Analyse af muligheder for driftsoptimering Analyse af muligheder for øget anv. af Open Source software Eksternt IT-samarbejde Bistand til MEIS og andre eksterne parter IT-koordinering i Miljøministeriet IT-sikkerhedskoordinering Ny Office-pakke i ministeriet ESDH-forberedelser Rabatforhandlinger og erfaringsudveksling med andre sektorforskningsinstitutioner....14

12 2 0. Indledning. De overordnede kapitler i denne projektliste er IT-sektionens projektområder. Under hvert projektområde er der en beskrivelse, samt en række aktiviteter. 1. Ledelse og støttefunktioner. For beskrivelse henvises til den ene aktivitet som projektområdet består af (se nedenfor) IT-sektionen forventer i 2005 at bruge i alt 0,8 årsværk på ledelse. 1.1 Ledelse Projektansvarlig i afdelingen: SDC Projektstart: Projektslut: Dette projekt omfatter en række overordnede opgaver omkring den daglige ledelse af IT-sektionen, strategilægning, planlægning, intern koordination, arbejdsplanlægning og tilrettelæggelse samt gennemførelse af PU-samtaler og planlægning af kompetenceudvikling for IT-sektionens medarbejdere. Blandt de centrale opgaver vil være den fortsatte rådgivning til DMU s direktion og ledelsesgruppe samt betjeningen af institutionens IT-styringsgruppe og de tre lokale IT-udvalg. Arbejdet omfatter også administration af "GIS-basis", deltagelse i DMU s interne udvalg og arbejdsgrupper samt ad hoc møder i relation til forskellige interne projekter. Årsværk: 0,8 Projektdeltagere: BMu. 2 Drift og vedligeholdelse af fælles IT-systemer. Dette projektområde, som er et af dem der beslaglægger en stor del af IT-sektionens mandressourcer, omfatter drift og vedligeholdelse af alle de fælles IT-systemer i DMU. Udover den basale drift og vedligeholdelse er der også en række mere fremadrettede aktiviteter, som f.eks. udvikling af automatiserede softwareinstallationer, samt installation og ibrugtagning af nye faciliteter. Der vil i 2005 være fokus på at IT-sektionen får udbygget kompetencerne i forhold til håndtering af de nye teknologier der løbende vinder frem omkring drift af servere m.m. I nogle tilfælde vil der blive tale om egentlige certificeringer. IT-sektionen forventer i 2005 at bruge i alt 4,6 årsværk på drift og vedligeholdelse. 2.1 Metadirectory services, drift og monitorering. Projektansvarlig i afdelingen: BWJ Projektstart: Projektslut: Identitetsstyring, vedligeholdelse, health check og performance tuning af NDS edirectory, Active Directory m.v. Årsværk: 0,1 Projektdeltagere: JDB, MiJ, JG

13 2.2 Novell-services, drift. Projektansvarlig i afdelingen: BWJ Projektstart: Projektslut: Vedligeholdelse, tuning og løbende opgradering af fil- og printservices (herunder Novell Cluster Services, iprint og ifolder), management-værktøjer (primært ZenWorks for Desktops), samt planlagte nye 2005-services som Virtuel Office (herunder virtuelle arbejdsgrupper) og eguide (super-avanceret adressebog). Årsværk: 0,6 Projektdeltagere: JDB, TPa, SDa, CSD, MiJ Windows-servere, drift. Projektansvarlig i afdelingen: BF Projektstart: Projektslut: Vedligeholdelse, tuning og løbende opgradering. I 2004 er der i vidt omfang opgraderet til Windows 2003 Server. Et særligt nævneværdigt tiltag er, at vi forventeligt inden udgangen af 2004 nedlægger vore nuværende NT-4 domæner og erstatter disse med ét samlet DMU Active Directory domæne. Opgaven indbefatter ikke de administrative servere. Årsværk: 0,5 Projektdeltagere: JG, SDa, MiJ, TPa. 2.4 E-post, kalender og e-fa, drift. Projektansvarlig i afdelingen: JG Projektstart: Projektslut: Konfiguration og tuning, men ikke oprettelse/nedlæggelse af postkasser (som hører under brugeradministration). E-postsystemet opgraderes til Ehange Server 2003 i slutningen af Klargøring til edag 2 gennemført. Årsværk: 0,3 Projektdeltagere: BF, BWJ, Sda, MiJ. 2.5 OpenVMS-servere, drift. Projektansvarlig i afdelingen: BF Projektstart: Projektslut: Drift af printservice, databaser og applikationer m.m. på OpenVMS. Årsværk: 0,1 Projektdeltagere: BMu, SDa. 2.6 Servere til administrative systemer, drift. Projektansvarlig i afdelingen: BF Projektstart: Projektslut: Navision- og ARS-servere, journalserver, Intranet-server, TOR-server. M.h.t. journalserveren, der er DMU s ældste produktionsserver skal der findes en løsning der sikrer den fortsatte drift frem til sommeren 2006, hvor ESDH ibrugtages. Årsværk: 0,2 Projektdeltagere: SDa

14 2.7 Backup og restore. Projektansvarlig i afdelingen: SDa Projektstart: Projektslut: Backup og restore af data på Netware-, Windows- og VMS-servere. Omkring laboratoriesystemer i afdelingerne skal der findes en løsning der sikrer backup af dels de lokalt placerede data, dels af selve systemerne, med henblik på hurtig genetablering. Årsværk: 0,4 Projektdeltagere: BF, CSD, MiJ, JG, TPa Netværk, drift. Projektansvarlig i afdelingen: SDa Projektstart: Projektslut: Herunder overvågning af netværk, servere og udvalgte services (bl.a. ved hjælp af WhatsUp). I 2005 forventes implementering af et system til automatisk kontrol af sikkerheden på pc er der logger ind via VPN (fjernadgang). Årsværk: 0,3 Projektdeltagere: BF, JDB, TPa 2.9 Softwarelicenser og leverandørkontakter. Projektansvarlig i afdelingen: SDC Projektstart: Projektslut: Indkøb af software og hardware, rabatforhandlinger, fælles indkøbsaftaler, samt administration af softwarelicenser, herunder også licens- og vedligeholdelsesaftaler samt aftaler om køb af data i forbindelse med GIS-basis. Årsværk: 0,4 Projektdeltagere: JG, CSD, MiJ, BMu 2.10 Vedligeholdelse af sikkerhedsniveau. Projektansvarlig i afdelingen: TPa Projektstart: Projektslut: Systematisk opdatering af antivirus-programmer, udbredelse af sikkerhedspatches til servere og pc'er og instruktion til brugere. Vedligeholdelse af dokumentation vdr. IT-sikkerhed Virusberedskabsplan opdateret. Årsværk: 0,5 Projektdeltagere: BWJ, BF, SDa, JG, BMu, MiJ 2.11 Akkrediterede procedurer og øvrig dokumentation. Projektansvarlig i afdelingen: BF Projektstart: Projektslut: Udover IT-sektionens bidrag til vedligeholdelsen af de akkrediterede procedurer, hører skrivning af dokumentation hjemme under de enkelte opgaver som skal dokumenteres, mens denne opgave går ud på at "holde overblikket". Årsværk: 0,1 Projektdeltagere: SDC, BMu, JDB

15 2.12 Desktop-management. Projektansvarlig i afdelingen: BMu Projektstart: Projektslut: Udarbejdelse af automatiserede installationer af Windows styresystemer og applikationer. Primært ved hjælp af værktøjerne i ZenWorks for Desktops De vigtigste installationsobjekter moderniseret. Årsværk: 0,5 Projektdeltagere: BWJ, MiJ, JDB, KeM, CSD Faglig vedligeholdelse. Projektansvarlig i afdelingen: SDC Projektstart: Projektslut: IT-sektionens løbende videnopbygning gennem læsning af artikler, nyhedsbreve, faglige tidsskrifter, Internettet osv. Årsværk: 0,4 Projektdeltagere: BWJ, BF, SDa, CSD, MiJ, JG, JDB, BMu, TPa, LBo, HB, OLJ, FZH 2.14 Drift i øvrigt. Projektansvarlig i afdelingen: SDC Projektstart: Projektslut: Driftsopgaver der ikke falder ind under én af de ovennævnte kategorier Driftstatistik for 2004 offentliggjort. Årsværk: 0,3 Projektdeltagere: BWJ, BF, SDa, CSD, MiJ, JG, JDB, BMu, TPa, LBo, HB, OLJ, FZH

16 6 3 IT-Support. Projektområdet IT-support omfatter administration af brugernavne og rettigheder, samt den direkte support til brugerne omkring den daglige anvendelse af pc er, printere m.m. Desuden indeholder projektområdet også mere fremadrettede opgaver som udfærdigelse af forbedrede og manglende brugervejledninger samt undervisning af IT-brugere. Specielt vil ibrugtagning af en ny e-post-klient og ny Office-pakke, baseret på OpenOffice, kræve øget support i en indkøringsperiode i IT-sektionen vil også have fokus på at sikre den nødvendige interne kompetenceopbygning for kunne levere en effektiv og kvalificeret support til DMU s IT-brugere. IT-sektionen forventer i 2005 at bruge i alt 6,0 årsværk på IT-support, heraf 5,5 årsværk med indtægtsdækning. 3.1 Brugeradministration. Projektansvarlig i afdelingen: CSD Projektstart: Projektslut: Administration af brugernavne, passwords, rettigheder, postkasser, kalendere o.l. Årsværk: 0,2 Projektdeltagere: JDB, MiJ, TPa, JG 3.2 Information og brugeruddannelse. Projektansvarlig i afdelingen: TPa Projektstart: Projektslut: Generel information i bits og Føni om driftstatus, nyheder, m.m.. Skriftlige vejledninger på Intranet o.l. Undervisning/instruktion af DMU s medarbejdere, med henblik på at højne kompetencerne i anvendelsen af IT-systemerne. Vigtige områder i 2005 bliver IT-sikkerhed, samt ny Office-pakke, e-post-klient og digital signatur Workshop om IT-sikkerhed og fjernopkobling afholdt. Årsværk: 0,2 Projektdeltagere: SDC, CSD, JG, BF, SDA.

17 7 3.3 Brugerservice og support til afdelingerne. Projektansvarlig i afdelingen: BWJ Projektstart: Projektslut: Supporten ydes til afdelingerne, dels som proaktiv vedligeholdelse af pc er, printere m.m., dels som direkte respons på brugernes forespørgsler. Generelt omfatter supporten hjælp til anvendelse af pc erne, installation af programmer, og i det hele taget hjælp til at komme videre (med IT). Superbrugerkonceptet foreslås revurderet i forbindelse med implementering af ny office-pakke. I forhold til nogle afdelinger er der særlige aftaler om support til laboratorieudstyr, m.m. og om ITsektionens deltagelse i udviklingsorienteret arbejde i afdelingerne. Supporten afregnes på basis af timeregistreringen Opfølgning på brugertilfredshedsanalysen 2004 gennemført. Årsværk: 5,2 indtægtsdækket Projektdeltagere: CSD, MiJ, LBo, HB, OLJ, FZH, TPa. Nedenstående punkter viser de kategorier, som brugerservice og support tidsregistreres på. SEK, pc-support SEK, anden bistand SEK, udviklingsopgaver SYS, pc-support, Roskilde SYS, Anden bistand, Roskilde SYS, udviklingsopgaver, Roskilde SYS, pc-support, Kalø SYS, Anden bistand, Kalø SYS, udviklingsopgaver, Kalø ATMI, pc-support ATMI, lab-bistand ATMI, anden bistand ATMI, udviklingsopgaver MIMI, pc-support MIMI, lab-bistand MIMI, anden bistand MIMI, udviklingsopgaver MAR, pc-support MAR, lab-bistand MAR, anden bistand MAR, udviklingsopgaver AM, pc-support AM, lab-bistand AM, anden bistand AM, udviklingsopgaver TERI, pc-support TERI, lab-bistand TERI, anden bistand TERI, udviklingsopgaver FEVØ, pc-support FEVØ, lab-bistand FEVØ, anden bistand FEVØ, udviklingsopgaver VIBI, pc-support VIBI, lab-bistand VIBI, anden bistand VIBI, udviklingsopgaver FORS, pc-support FORS, anden bistand FORS, udviklingsopgaver

18 8 3.4 Telefoni- og videokonferencesystem. Projektansvarlig i afdelingen: HB Projektstart: Projektslut: Vedligeholdelse og udbygning af telefonisystem, løbende kontakt til tele-leverandører, distribution af telefonapparater, programmering af telefonifaciliteter for brugerne osv. Vedligeholdelse af videokonferenceudstyr, dataprojektorer m.m. M.h.t. videokonferencer skal nye muligheder undersøgers nærmere, f.eks. for kombination med webkameraer på enkeltarbejdspladser. Årsværk: 0,4, heraf 0,3 indtægtsdækket. Projektdeltagere: SDa, FZH, TPa

19 9 4 Udviklingsopgaver i IT-sektionen. Under dette projektområde samles IT-sektionens udviklingsprojekter, samt andre fremadrettede aktiviteter, der ikke oplagt hører hjemme under "drift og vedligeholdelse af fælles IT-systemer" eller IT-support. Det at gennemføre udviklingsopgaver er i sig selv en kompetenceopbyggende aktivitet, og det er derfor også nogle opgavetyper som IT-sektionen giver høj prioritet. IT-sektionen forventer i 2005 at bruge i alt 1,9 årsværk på udviklingsopgaver, heraf mindst 0,1 med indtægtsdækning. 4.1 Sikkerhed. Projektansvarlig i afdelingen: BF Projektstart: Projektslut: I 2005 vil der være fokus på at implementere procedurer i henhold til dansk standard DS-484., ligesom der skal gennemføres en risikoanalyse af alle potentielle IT-sikkerhedsrisici, samt formuleres en overordnet IT-sikkerhedspolitik. En vigtig opgave vil derudover være at implementeres en automatisk sikkerhedsopdatering af pc er der kobler op til ministeriet via VPN. Desuden undersøges det nærmere om det kan betale sig at implementere Novell s Patchmanagement system til afløsning for det program IT-sektionen selv har udviklet En risikovurdering og ny IT-sikkerhedspolitik godkendt af DMU s ledelse foreligger. Årsværk: 0,3 Projektdeltagere: SDa, BWJ, JDB, MiJ, SDC. 4.2 Effektivisering. Projektansvarlig i afdelingen: BWJ Projektstart: Projektslut: Det er nødvendigt løbende at realisere effektiviseringsgevinster i forbindelse med drift- og supportopgaverne. Derfor analyserer IT-sektionen løbende mulighederne for at ibrugtage nye og forbedrede faciliteter, der kan bidrage til en effektivisering. I 2005 vil vi implementere så mange som muligt af følgende tiltag: Rollebaseret administration. Ved hjælp af edirectory kan vi uddelegere forskellige administrative opgaver på IT-systemerne, uden at give alle rettigheder til alle. Dette giver os bedre muligheder for at fordele opgaverne mellem supporter-gruppen og den oprindelige IT-sektion, og dermed for at udnytte arbejdskraften mest hensigtsmæssigt. Revision af dokumentation, samt overflytning til Intranet el. lgn. IT-sektionens interne dokumentation indeholder både ældre og nyere dokumenter. Bl.a. for at understøtte muligheden for at flytte opgaver og/eller vikariere, er der behov for en revision og for at få bedre søgemuligheder. Bedre skriftlige vejledninger, og bedre søgefunktioner. Jo bedre mulighed brugerne har for selv at finde den nødvendige information, jo større chance har de for at være selvhjulpne, og dermed for at problemet bliver hurtigt løst. Det er tanken at bruge det samme system til brugervejledninger og dokumentation. Dette vil også være en effektivisering i forhold til i dag, hvor der bruges to forskellige systemer. Undervisning af IT-brugere. Der tænkes især på introduktion af nye brugere til DMU s IT-systemer, men også i tilbud til mere garvede DMU er.

20 10 Redesign af desktop en. Efter ibrugtagningen af Z.E.N.works for Desktops version 4 i 2004 har vi fået adgang til en række nye faciliteter, hvoraf kun nogle p.t. er taget i brug. Vi har f.eks. mulighed for at automatisere synkronisering/backup af data på bærbare pc er og hjemme-pc er med DMU-data, samt for at stille automatiserede software-installationer til rådighed på bærbare computere, på tidspunkter hvor de ikke er koblet til netværket. Bedre faciliteter ved fjernopkobling. Automatisering af sikkerhedsopdateringer, kontrol af sikkerhedsniveau ved opkobling, adgang til flere applikationer ved hjælp af terminal services etc. vil samlet set være med til at forbedre effektiviteten omkring fjernopkobling som arbejdsredskab Rollebaseret administration ibrugtaget. Årsværk: 0,3 Projektdeltagere: MIJ, CSD, OLJ, BMu. 4.3 Implementering af OpenOffice. Projektansvarlig i afdelingen: BWJ Projektstart: Projektslut: Som led i en fællesministeriel beslutning forventes det at OpenOffice skal ibrugtages som ny officepakke i DMU i løbet af sommeren 2005, hvor version 2 forventes at foreligge i en velafprøvet udgave. Udrulning af OpenOffice baseres på en automatiseret installation, specifikt designet til DMU's behov OpenOffice version 2 ibrugtaget i DMU. Årsværk: 0,3 Projektdeltagere: CSD, MIJ, solj, BMu. 4.4 Bidrag til implementering af datastrategi. Projektansvarlig i afdelingen: BMu Projektstart: Projektslut: En ny datastrategi forventes at stille større krav end tidligere til datahåndtering og præsentation, ikke mindst i medfør af konsekvenserne af strukturreformen på det kommunale område (bl.a. forholdet til amternes miljøportal). Der er behov for et udviklingsarbejde på tværs af afdelingerne omkring både data, databasedesign, værktøjer og programudvikling. IT-sektionen forventes at bidrage, især til den tværgående indsats. Et af de konkrete områder kan blive deltagelse i en tværgående arbejdsgruppe omkring etablering af fælles koncepter for databeskrivelser, samt fælles datastrukturer m.m. Et andet bidrag vil være at følge med i de (stigende) krav der stilles os fra projekt digital forvaltning, herunder flere og flere retningslinier som følge af statens it-politik, it-strategi, softwarestrategi, itarkitektur m.m. Endelig vil IT-sektionen kunne bidrage til styringen af et projekt vedr. konvertering af Standat til et XML-baseret format, såfremt der træffes beslutning om igangsætning af et sådant projekt. dato Milepæl formuleres senere. Årsværk: 0,2 Projektdeltagere: JG