Web governance model for SSI

Transkript

1 Web governance model for SSI Oplæg til web kommunikationsgruppen December

2 Indledning... 3 Afgrænsning... 3 Roller og ansvar... 4 Webredaktøren... 4 Forfattere... 5 Overordnet ansvarlig... 5 Webredaktører og forfattere hvor mange?... 6 Web kommunikationsgruppen... 7 Nyt webredaktørnetværk... 7 Krav til opdatering af indhold... 7 Brugerrettigheder... 8 Procedurer for nye tiltag på hjemmesiden... 8 Implementering af web governance modellen

3 Indledning Decentralisering af web-kommunikation er ikke nyt for SSI. Tværtimod har det i flere år været decentrale udgiveres og redaktørers ansvar at opdatere og udvikle nyt indhold på hjemmesiden. Konkret er det udmøntet i et hierarki af redaktører, udgivere (centrale og decentrale), kategoriansvarlige (hoved- og underkategorier) og hovedansvarlige. Trods en meget finmasket model med mange roller (8 forskellige) og udgivere (ca. 25), så er der i dag dele af hjemmesiden, der ikke bliver opdateret. Som led i opfyldelsen af SSI s web-strategi blev det derfor besluttet at implementere en ny web governance model, som skal optimere og sikre løbende kvalitetssikring og udvikling af indhold på ssi.dk. En af svaghederne ved den nuværende model er netop de mange roller og udgivere. Derfor foreslås her en forenklet model med tre roller og langt færre udgivere. De tre roller er følgende: Webredaktører (nuværende Udgivere, Hovedkategoriansvarlig og Underkategoriansvarlig) Forfattere (nuværende Dokumentansvarlige) Overordnet ansvarlig (nuværende Total ansvar, Central udgiver, Indholdsadministrator og Webadministrator) Særligt for webredaktørerne er der tale om en ny og mere omfattende rolle med større ansvar og krav til kompetencerne. For den Overordnede ansvarlige er der ligeledes defineret et nyt ansvarsområde omkring kvalitetssikring af ssi.dk. De tre roller beskrives nærmere i afsnittet Roller og ansvar. I afsnittet Webredaktører og forfattere hvor mange? beskrives en række overvejelser om fx hvor mange webredaktører, der bør være samt kriterier for udvælgelse af forfattere. Afsnittet Krav til opdatering af indhold beskriver en række minimumskrav til opdatering og vedligehold af indhold på ssi.dk. Afgrænsning Den nye web governance model vil træde i kraft i forbindelse med relanceringen af ssi.dk. Der bliver udarbejdet et separat notat, som beskriver hvordan opdatering og vedligeholdelse varetages i perioden frem til relanceringen. 3

4 Det skal desuden bemærkes, at processer omkring nyheder og nyhedsbreve bliver behandlet særskilt i et fremtidigt nyhedskoncept for ssi.dk. Roller og ansvar Der foreslås en model med tre roller med dagligt ansvar for hjemmesiden: webredaktør, forfatter og en overordnet ansvarlig. Hertil kommer webkommunikationsgruppen, som har til formål er at sikre strategisk og ledelsesmæssig fokus på ssi.dk (eksisterer i dag) og et webredaktørnetværk som har til formål, at styrke videndeling, erfaringsudveksling og dialog om nye tiltag. Sidstnævnte vil erstatte det nuværende administrationsnetværk. Webredaktøren Ansvar Webredaktøren får det redaktionelle ansvar for en eller flere områder af hjemmesiden. Inden for disse områder skal vedkommende: kunne opdatere hjemmesiden redigere tekster fra forfatterne i overensstemmelse med SSI s retningslinjer for web-kommunikation (Sådan skriver vi på ssi.dk) fungere som tovholder og koordinator i forbindelse med udvikling, redigering og godkendelse af indhold (særligt vigtigt når flere forfattere er involveret) sikre at al relevant information samles i de pågældende områder både i form af eksterne links, links til andre dele af hjemmesiden og ved at inddrage relevante forfattere uanset deres organisatoriske placering. fungere som bindeled imellem forfatterne og mellem forfattere og Digital kommunikation sparre med forfattere, fx i forhold til at skrive til nettet og til målgruppen sikre, at der i samarbejde med forfatterne opstilles succeskriterier for de pågældende områder Sikre at der altid er forfattere knyttet til teksterne i områderne fungere som projektleder i forbindelse med udviklingsprojekter sikre overholdelse af gældende retningslinjer, fx for opdatering af indhold og processer i forbindelse med nye tiltag Kompetencer Superbruger af CMS et svarende til niveau for udvidet kursus i brug af CMS Kommunikationsfaglige kompetencer (Digital Kommunikation vil tilbyde et kursusforløb) Struktureret og god til at samarbejde og motivere andre til at levere Kendskab til instituttets organisatoriske mangfoldighed er en fordel 4

5 Der kan være områder på ssi.dk hvor det er mest hensigtsmæssigt at forfatteren selv opdaterer indhold eller hvor forfatteren ganske enkelt selv ønsker det. I de tilfælde er det stadig vigtigt at webredaktøren følger op, koordinerer og har overblik over området i tæt samarbejde med forfatteren. I særlige tilfælde kan web-redaktøren uddelegere ansvaret for selve publiceringen til en anden. Web-redaktøren bliver omdrejningspunkt for opdatering og vedligeholdelse af relativt store områder på ssi.dk - det er derfor afgørende, at der etableres back-up funktioner som sikrer, at hjemmesiden opdatere,s når webredaktøren er forhindret. Forfattere Ansvar Forfatterne har ansvar for en eller flere tekster på hjemmesiden og skal levere fagligt korrekt indhold, som støtter op om både web-strategien og den specifikke strategi for det pågældende område. sørge for at teksterne er tilpasset den eller de målgrupper, de er henvendt til sørge for eventuel godkendelse af teksterne hos relevante fagpersoner og chefer sikre at ny afgørende viden løbende indarbejdes i teksterne bidrage til udformning af succeskriterier medvirke til at sikre at indhold, der berører andre fagområder, koordineres med de relevante forfattere. Kompetencer Faglig kompetent inden for det pågældende område Indgående kendskab til relevante strategier Kommunikationsfaglige kompetencer Overordnet ansvarlig Det overordnede ansvar er placeret i Digital Kommunikation, som i forvejen er systemejer. Ansvar Sikre at de løsninger som Digital Kommunikation har ansvar for understøtter tilgængelighed og opfylde statslige krav, fx i relation til brugervenlighed, sikker håndtering af data, integration til andre systemer og åbne standarder Udarbejdelse af Web-strategi og web-governance model Koncept (design, struktur, navigation) 5

6 Kvalitetssikring, fx med fokus på indhold opdateres jævnligt og om den redaktionelle linje er i tråd med Sådan skriver vi til ssi.dk (Årlige stikprøveundersøgelser, sladrehanke i CMS et o.lign.) Medvirke til videndeling og kvalitetssikring på tværs, fx gennem webredaktørnetværk Bidrage til kompetenceudvikling af webredaktører og forfattere Sparringspartnere for webredaktørerne Bindeled mellem webredaktørerne og web kommunikationsgruppen Rådgivning og facilitering af web-projekter, fx etablering af subsites Kompetencer Indgående kendskab til struktur og indhold på ssi.dk, Teknisk indsigt og viden om håndtering af sikkerhed Strategisk flair og evne til at omsætte strategi til handling, herunder kendskab til alle relevante strategier og offentlige standarder Analysefærdigheder Web-kommunikation Web-design Usability Projektledelse Web-statistik Det skal bemærkes at kompetencelisten er udtryk for Digital Kommunikations samlede kompetencer, dvs. de er fordelt på flere medarbejdere. Webredaktører og forfattere hvor mange? Der er i dag ca. 25 udgivere på ssi.dk. Med udvidelsen af webredaktørernes ansvarsområde vil det være hensigtsmæssigt med max 10 webredaktører. Det sikrer bl.a. at opgaven har et omfang, hvor vedkommende bliver fortrolig med CMS et og hele tiden kan bygge videre på tidligere erfaringer løbende arbejder med indholdet og samarbejder med forfattere, hvilket giver både overblik, blik for synergier på tværs af områder og større ensartethed i den redaktionelle linje Mht. antal forfattere, så er det hverken et mål i sig selv at have mange eller få. Også selv om det ud fra et administrativt synspunkt kan være en fordel med så få forfattere som muligt. I tilfælde hvor der er flere potentielle forfattere, kan interesse, kommunikative kompetencer og tid indgå i overvejelserne. 6

7 Web kommunikationsgruppen Web-kommunikationsgruppen har til formål at sikre strategisk og ledelsesmæssig fokus på ssi.dk. Gruppens medlemmer er ledere fra alle sektorer med afdelingschefen for Direktionssekretariatet som formand. Web kommunikationsgruppen har det overordnede ansvar for at ssi.dk opfylder forretningens mål og har også rollen som styregruppe for relanceringsprojektet. Opgaverne er bl.a.: En gang årligt drøfte og prioritere de arbejdsopgaver/projekter der skal løses. Prioriteringen tager udgangspunkt i den samlede plan for Digital Kommunikation og sektorernes formidlingsopgaver Skabe et forpligtende samarbejde gennem koordinering af aktiviteter der forbedrer servicen for Instituttet og relevante samarbejdspartnere fx Sundhed.dk Kvalitetssikre og godkende ideer/mål med projekter, der omhandler udvikling og vedligeholdelse af den indholdsmæssige side af sitet. Større projekter forelægges Direktionen, IT-koordinationsgruppen og IT-styregruppen Nyt webredaktørnetværk Der er i dag etableret et administrationsnetværk med repræsentanter for sektorerne, som har til formål, at styrke videndeling, erfaringsudveksling og dialog om nye tiltag. Afsnitsleder for Digital kommunikation er formand for netværket. I den nye model foreslås administrationsnetværket nedlagt og erstattet af et webredaktør netværk, som dog i vid udstrækning har samme opgaver og mål dvs. at sikre høj og ensartet kvalitet på ssi.dk og løbende vedligeholdelse af indhold og struktur. Netværket indgår som ressource i administrationen af ssi.dk i tæt samspil med Digital kommunikation. Krav til opdatering af indhold Alle sider på ssi.dk skal som minimum gennemgås en gang årligt og publiceres med en Sidst revideret den xx tekst. Det vil være op til webredaktøren og forfatteren at vurdere om, der er behov for at gennemgå netop deres indhold oftere. 7

8 Gennemgangen foretages af forfatterne og webredaktøren og skal, udover rettelser af eventuelle fejl, også omfatte en vurdering af om indholdet fortsat er relevant og bør uddybes - eller eventuelt er uaktuelt og skal slettes. Der skal foreligge dokumentation for hvem, der har gennemgået og godkendt indholdet samt hvornår. Det foreslås, at webredaktørnetværket udarbejder en procedure, som alle kan vælge at følge. Et fremtidigt CMS skal så vidt muligt understøtte proceduren, fx ved at webredaktørerne automatisk får besked, når der er sider inden for deres område, som skal opdateres. Det er helt afgørende for SSI s image og troværdighed, at der ikke ligger forældet information på ssi.dk. Derfor vil sider, der ikke bliver opdateret indenfor 2 måneder efter fristens udløb, blive taget af hjemmesiden. Brugerrettigheder Der vil være behov for to typer af brugerrettigheder: webredaktør og administrator (sidstnævnte er lig overordnet ansvarlig ). Administratoren har rettigheder til alt, mens webredaktøren skal kunne Redigere sider Oprette nye sider Oprette nye menupunkter (fx på niveau 2 og derunder) Slette sider Implementere workflows der er tilpasset områdets behov For at minimere det administrative arbejde med brugerrettigheder forslås det, at web-redaktørerne som udgangspunkt skal have adgang til hele hjemmesiden evt. med undtagelse af områder, som anses for ekstraordinært følsomme. Procedurer for nye tiltag på hjemmesiden Nye tiltag på hjemmesiden i form af ny funktionalitet større indholdsmæssige udvidelser (fx. med behov for nye menupunkter på niveau 1 eller 2 i strukturen) sletning af større dele af hjemmesiden etablering af af subsites skal indledningsvist drøftes med Digital kommunikation, som både kan rådgive om og facilitere web-projekter. Drøftelsen tager udgangspunkt i et opstartsskema som initiativtagerne har udfyldt. Det videre forløb aftales nærmere fra projekt til projekt. 8

9 Implementering af web governance modellen Som nævnt indledningsvist er målet, at den nye web governance model skal implementeres i forbindelse med relanceringen af ssi.dk. Det kræver bl.a. at web-redaktørerne udnævnes umiddelbart efter at hjemmesidens hovedstruktur er fastlagt. Først da vil det være muligt at beskrive den mest hensigtsmæssige opdeling af web-redaktørnes områder, herunder fastlæggelse af det præcise antal. Denne relativt tidlige udpegning af web-redaktører sikrer dels at de kan indgå aktivt i relevante arbejdsgrupper, dels at der er tid til at iværksætte relevant kompetenceudvikling. Udpegning af web-redaktørerne vil ske i tæt samarbejde med webkommunikationsgruppen. Governancemodellen skal indgå i relanceringsprojektets kommunikationsplan sådan, at alle på SSI får kendskab til modellen og ved, hvem der er web-redaktører, og hvad det indebærer. 9