Håndbog til Godkendelse af virksomheder som praktiksted for Kontoruddannelse med specialer

Transkript

1 Håndbog til Godkendelse af virksomheder som praktiksted for Kontoruddannelse med specialer Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser December 2014

2 Indhold 1 Indledning Brug af håndbogen Ansvars- og kompetencefordeling mellem de faglige udvalg og de lokale uddannelsesudvalg Det lokale uddannelsesudvalgs og LOP-funktionens opgaver ved ansøgning om godkendelse til uddannelsessted Virksomhedsbesøg før godkendelse Tidsfrist for sagsbehandling De lovbundne principper for godkendelse Indstillinger fra det lokale uddannelsesudvalg Oplysningsskemaer - kontorområdet Generelt om oplysningsskemaerne Godkendelse til det trindelte speciale Administration eller trinnene Uddannelsesstedets firmanavn og adresse CVR-nummer og AUB lønafregningsnummer Etableringsdato Underskrift Definitioner OmKOF's sagsområde Generelle godkendelseskriterier for kontorområdet Udlært personale Elever må ikke lades alene En fysisk arbejdsplads Elevantalsregler - antal samtidige elever IT-funktioner Praktikplan Specialet Administration med trinnene Kontorservice og Kundekontaktcenter Klausuler Advokatsekretær Økonomi Revision Klausul Rejseliv Spedition og shipping Offentlig administration Lægesekretær (offentlig administration) Godkendelse af koncerner og virksomhedskæder Eksempler Eksempel på godkendelse Eksempel på begrænset godkendelse for et eller flere angivne uddannelsesforhold Eksempel på begrænset godkendelse for en periode eller for bestemte dele af uddannelsen Eksempel på betinget godkendelse - virksomheden skal sætte bestemte ting i værk Eksempel på underkendelse Særligt om forældelse af godkendelse Uddannelsesnævnet Side 2 af 17

3 1 Indledning 1.1 Brug af håndbogen Denne håndbog skal opfattes som et værktøj til sagsbehandling i forbindelse med virksomhedsgodkendelser på skoler og i de lokale uddannelsesudvalg. Uddannelsernes indhold og reglerne for sagsbehandling ved godkendelse til uddannelsessted er lovbundne og fastlagt ved bekendtgørelser. Området er også underlagt loven om offentlighed i forvaltningen, dvs. at virksomhederne og elever med uddannelsesaftale har ret til sagsindsigt. Det er derfor vigtigt, at der er åbenhed i sagsbehandlingen, og at alle medvirker til at sagsbehandlingen kommer til at foregå ensartet og efter lovens hensigt. Via undervisningsministeriets hjemmeside kan man finde de relevante bekendtgørelser, herunder: - Bekendtgørelse om de faglige udvalgs behandling af sager om godkendelse af virksomheder som praktiksteder for elever i erhvervsuddannelser - Bekendtgørelse om erhvervsskolers godkendelse af praktikvirksomheder, og naturligvis også - Bekendtgørelse om uddannelserne i den erhvervsfaglige fællesindgang merkantil. 1.2 Ansvars- og kompetencefordeling mellem de faglige udvalg og de lokale uddannelsesudvalg Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser har det overordnede ansvar for godkendelser, selvom kompetencen til godkendelse af virksomheder som uddannelsessteder er delegeret til de lokale uddannelsesudvalg. En erhvervsskole har dog selvstændig kompetence til at godkende konkrete uddannelsesforhold med navngivne elever i henhold til bekendtgørelse om erhvervsskolers godkendelse af praktikvirksomheder. (Bekendtgørelse nr. 50 af 21. januar 1997, se En virksomhed kan anke afgørelser truffet af en erhvervsskole i henhold til denne bekendtgørelse til Ankenævnet vedrørende Praktikvirksomheder. Virksomheder, som det lokale uddannelsesudvalg vurderer, ikke kan godkendes fuldt ud, skal altid indstilles til det faglige udvalg. Det vil sige godkendelser med betingelser eller begrænsninger samt underkendelser. Virksomheder der godkendes til uddannelse af én elev ad gangen skal ikke indstilles, selvom dette i princippet også er en begrænsning. Det er vigtigt at understrege, at dialogen med virksomheden og begrundelser for indstillingen har stor betydning. Det er derfor af afgørende betydning, at forarbejdet er i orden, før en sag eventuelt indstilles til det faglige udvalg. 1.3 Det lokale uddannelsesudvalgs og LOP-funktionens opgaver ved ansøgning om godkendelse til uddannelsessted - At udføre opsøgende arbejde med henblik på at oprette praktikpladser - At indhente sikre og pålidelige oplysninger om virksomhedens oplæringsforhold og uddannelsesmuligheder med udgangspunkt i oplysningsskemaet udfyldt af virksomheden - At informere og vejlede virksomheden om gennemførelse af uddannelsen Uddannelsesnævnet Side 3 af 17

4 - At afgøre om virksomheden skal godkendes - At indstille til det faglige udvalg, hvis det vurderes, at virksomheden skal godkendes med betingelser, godkendes med begrænsninger eller underkendes som uddannelsessted. Indstillingen skal bestå i en anbefaling samt en begrundelse. - I forbindelse med indstillinger til det faglige udvalg at besvare eventuelle spørgsmål fra udvalget i forbindelse med sagens behandling. - At registrere ansøgninger - At skrive afgørelse med begrundelse til virksomhederne 1.4 Virksomhedsbesøg før godkendelse Godkendelse sker med udgangspunkt i oplysningsskemaet. Det er det faglige udvalgs erfaring, at der ofte er behov for supplerende oplysninger. De kan indhentes telefonisk, skriftligt, ved et virksomhedsbesøg eller ved en besigtigelse. (Bemærk dog at telefonisk indhentede oplysninger ikke er juridisk holdbare, medmindre de bekræftes skriftligt af virksomheden). Det er vigtigt at adskille virksomhedsbesøg fra en besigtigelse. Et besøg af LOP-konsulenten eller en repræsentant for det lokale uddannelsesudvalg før godkendelse er en frivillig sag for virksomheden. En besigtigelse skal følge lovbundne regler, bl.a. skal virksomheden varsles, og besigtigelsen skal foretages af en arbejdsgiverrepræsentant og en arbejdstagerrepræsentant. Besigtigelser foretages af - og kan kun iværksættes af - det faglige udvalg. Besøg hos en virksomhed, der ønsker elever, kan have flere formål f.eks.: - Indhentning af supplerende oplysninger for at afklare tvivlsspørgsmål i oplysningsskemaet - Rådgivning og vejledning om tilrettelæggelse af uddannelsesforløbet, f.eks. hjælp til udarbejdelse af praktikplan på baggrund af praktikreglerne - Generel information om uddannelsen og besvarelse af tvivlsspørgsmål For virksomheder, der står over for at skulle ansætte den første elev, bør rådgivningen omfatte fremgangsmåden ved oprettelse af uddannelsesaftale samt uddannelsens faglige mål og indhold. Hvis det er oplagt, at oplæringsforholdene ikke er i orden, eller at praktikreglerne ikke kan overholdes, bør rådgivning og vejledning omfatte konkrete oplysninger om, hvad virksomheden skal sætte i værk for at blive godkendt. 1.5 Tidsfrist for sagsbehandling En ansøgning om godkendelse, dvs. et oplysningsskema med alle relevante oplysninger, skal besvares inden 2 uger fra modtagelsesdatoen. Fristen udsættes dog, hvis virksomheden inden fristens udløb får et brev om, hvornår sagen behandles. 1.6 De lovbundne principper for godkendelse En virksomhed kan godkendes som praktiksted på grundlag af en konkret vurdering af: - Om virksomheden vil kunne gennemføre praktikuddannelsen i overensstemmelse med de praktikregler, der er fastsat for uddannelsen, - Om virksomheden kan give eleven tilfredsstillende oplæringsforhold. Uddannelsesnævnet Side 4 af 17

5 Til brug for denne vurdering skal der som nævnt indhentes oplysninger enten ved oplysningsskemaet alene eller ved, at oplysningsskemaet følges op af et besøg eller en besigtigelse. Der kan ikke fastlægges endegyldige regler for, hvornår en virksomhed inden for et område kan godkendes. Godkendelseskriterierne er derfor ment som en vejledning, der kan fraviges, hvis uddannelse kan gives i overensstemmelse med praktikreglerne ud fra en helhedsbetragtning. En virksomhed kan ikke underkendes pga. manglende overenskomst eller andre for oplæringen uvedkommende forhold. I tilfælde hvor der konstateres forhold, der er i strid med arbejdsmiljøloven, kan der dog indstilles til underkendelse, og det faglige udvalg vil så afgøre, hvordan sagen videre skal behandles. 1.7 Indstillinger fra det lokale uddannelsesudvalg Der kan indstilles til det faglige udvalg på følgende måder: - Begrænset godkendelse for en periode eller for bestemte dele af uddannelsen. Det er f.eks. en begrænset godkendelse, når virksomheden kun kan godkendes til et af trinnene i specialet Administration, hvis virksomheden havde søgt godkendelse til specialet - Betinget godkendelse - virksomheden skal sætte bestemte ting i værk - Underkendelse - Særlige godkendelsessager som det lokale uddannelsesudvalg ønsker behandlet i det faglige udvalg. Den særlige problematik anføres i indstillingen. Ved betinget og begrænset godkendelse samt underkendelse er det lovbundet at begrunde afgørelsen med henvisning til praktikreglerne og/eller oplæringsforholdene. Virksomheden skal også have anvisninger om, hvilke foranstaltninger, der skal foretages i virksomheden, for at den kan godkendes som praktiksted uden begrænsninger eller betingelser. Det lokale uddannelsesudvalgsindstilling til det faglige udvalg skal derfor indeholde uddannelsesmæssige begrundelser for indstillingen og anvisninger til virksomheden om, hvad der skal gøres. En virksomhed kan normalt ikke godkendes betinget, begrænset eller underkendes som praktikvirksomhed, uden at den først er blevet besigtiget af det faglige udvalg. 2 Oplysningsskemaer - kontorområdet 2.1 Generelt om oplysningsskemaerne Oplysningsskemaerne findes på Uddannelsesnævnets hjemmeside, hvorfra de kan downloades/udskrives. Det er ét skema for hvert speciale. Hvert skema består af: - Forside til oplysninger om virksomheden og oplæringsforholdene i virksomheden, - Kort information og vejledning i at udfylde skemaet, samt - Afkrydsningsskema for oplæringsfunktionerne, dvs. virksomhedens uddannelsesmæssige formåen. Formålet med at benytte et oplysningsskema er at indhente oplysninger, der sikrer grundlaget for en vurdering af, om: - Virksomheden vil kunne gennemføre praktikuddannelsen i overensstemmelse med de praktikregler, der er fastsat for uddannelsen Uddannelsesnævnet Side 5 af 17

6 - Virksomheden kan give eleven tilfredsstillende oplæringsforhold. Nedenfor gennemgås nogle af de væsentligste punkter i oplysningsskemaerne Godkendelse til det trindelte speciale Administration eller trinnene For så vidt angår specialet Administration, er der et særskilt oplysningsskema til henholdsvis trinnene Kontorservice og Kundekontaktcenter, som dog kun skal benyttes i de tilfælde, hvor en virksomhed alene søger godkendelse til et trin og ikke til hele specialet. Vejledningen til skemaet til Administration oplyser om de særlige praktikmål for trinnene og de vejledende praktikplaner, der kan hentes på Hvis en virksomhed alene søger godkendelse til trinnet kundekontaktcenter, skal virksomheden vejledes om, hvorvidt det for virksomheden er mest relevant at søge godkendelsen inden for - Kontoruddannelse med specialer, eller - Handelsuddannelse med specialer. I vejledningen bør indgå en vurdering af, hvorvidt jobbet og virksomhedens profil peger i retning af et administrativt eller et mere handelsbetonet job. Selvom virksomheden på ansøgningstidspunktet ikke ønsker/kan opnå godkendelse til mere end trinnet, kan der på sigt opstå interesse for også at uddanne elever på 2. trin. Godkendelsen skal som udgangspunkt ikke oprettes under begge uddannelser. Hvis virksomheden efterfølgende bliver godkendt til et speciale, som indeholder trinnet men ikke i samme uddannelsesregi skal virksomheden vejledes om, at den ikke behøver at opretholde den selvstændige godkendelse til trinnet. Hvis f.eks. virksomheden er blevet godkendt til Kundekontaktcenter under specialet Administration, men senere bliver godkendt til Handelsassistent salg, kan man passivere godkendelsen til trinnet under kontorspecialet Uddannelsesstedets firmanavn og adresse Hvis en virksomhed i denne rubrik har påført adresse på 2 eller flere afdelinger, skal virksomheden udfylde et skema for hver afdeling, der ønskes godkendt, eller samtidigt udfylde det særskilte skema til virksomhedsoplysninger for koncerner. En virksomhed/koncern skal vejledes om muligheden for enten at lade hver enkelt filial/virksomhed blive godkendt særskilt og dermed få uddannelsesansvaret og/eller få en samlet godkendelse som koncern, hvor uddannelsesansvaret er koncernens. Muligheden for at koncernen/virksomheden kan påtage sig et juridisk ansvar for elever, der oplæres i filialer, vil afhænge af virksomhedens/koncernens juridiske konstruktion CVR-nummer og AUB lønafregningsnummer CVR-nummeret benyttes ved registrering af ansøgningen og er samtidig en sikker identifikation af virksomheden. CVR-nr. er det nummer, som virksomheden er registreret med i CVR-registeret. AUB-lønnr. udfyldes med et SE-nr., hvis virksomheden skal have udbetalt AUB-lønrefusion til et andet afregningsnummer end virksomhedens CVR-nr. (SE-nr. er det nummer, som virksomheden er registreret med hos SKAT, og oftest det nummer virksomheden bruger til moms- og lønafregning til medarbejderne) Etableringsdato Hvis denne oplysning mangler, skal den indhentes. Virksomheden skal være fysisk etableret, inden den kan godkendes som uddannelsessted. Uddannelsesnævnet Side 6 af 17

7 2.1.5 Underskrift Bemærk at oplysningsskemaet skal være underskrevet af virksomheden, for at ansøgningen er gyldig. Hvis skemaet ikke er underskrevet, skal det returneres til ansøger Definitioner De egentlige oplæringsfunktioner er defineret ved 3 indlæringsniveauer (taxonomier). De tre niveauer er defineret således: - At kende opgaver og begreber: Eleven kender opgaverne og løser enkelte dele under instruktion - At kunne medvirke til opgaveløsning: Eleven løser opgaverne rutineret sammen med andre. Store dele af opgaven løses selvstændigt - At beherske opgaver: Eleven behersker opgaverne selvstændigt fra start til slut og formidler viden til andre OmKOF's sagsområde Områdeudvalget for Kontoruddannelser til den Offentlige Forvaltning (OmKOF) er nedsat som et underudvalg af Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser og nedsat med henblik på overfor kontoruddannelsen i den offentlige forvaltning at varetage de interesser, der i henhold til lovgivningen er angivet for det faglige udvalg. Proceduren for godkendelse af offentlige institutioner er identisk med proceduren for godkendelse af private virksomheder, dog med den undtagelse, at de problematiske sager skal indsendes til OmKOF og ikke til det faglige udvalg. OmKOF's sagsområde omfatter specialet Lægesekretær (offentlig administration) samt specialet Offentlig administration. 2.2 Generelle godkendelseskriterier for kontorområdet Følgende vejledende kriterier kan opstilles for godkendelse af virksomheder til elever inden for kontorområdet Udlært personale Der skal være udlært personale til stede på arbejdspladsen. Hvis personalet ikke er udlært, skal de have mindst 3-5 års praktisk brancheerfaring (dvs. inden for administration). Trinnet kundekontaktcenter: Til trinnet Kundekontaktcenter kan der ikke stilles krav om, at personalet skal være faglært inden for uddannelsen. Det er derfor tilstrækkeligt, at den uddannelsesansvarlige/de oplæringsansvarlige har en merkantil erhvervsuddannelse eller har 1 års erhvervserfaring inden for kundekontaktcenter Elever må ikke lades alene Eleven må ikke systematisk lades alene som led i en bemandingsplan for praktikstedets personale, men da der kan opstå situationer, hvor eleven må lades alene ved den uddannelsesansvarliges eller de øvrige kontoransattes fravær, fastsættes følgende retningslinier: Som hovedregel skal eleven være mindst muligt alene, der kan dog accepteres et fravær på indtil 5 timer pr uge, hvor eleven lades alene. Større fravær kan ikke accepteres. Trinnet Kontorservice: For så vidt angår trinnet Kontorservice i specialet Administration kan denne hovedregel dog fraviges: Den uddannelsesansvarlige og/eller øvrige kontor- Uddannelsesnævnet Side 7 af 17

8 ansatte skal være til stede for at varetage elevens oplæring, men det kan dog accepteres, at det udlærte personale kun er til stede i halvdelen af elevens daglige arbejdstid, såfremt eleven i resten af arbejdstiden arbejder under instruktion fra f.eks. virksomhedens indehaver eller anden med kompetence til at instruere og vejlede eleven. Denne fravigelse fra hovedreglen er fastsat under hensyn til godkendelse af mindre virksomheder, hvor det udlærte personale er deltidsansat, men hvor de valgte oplæringsfunktioner gør det muligt, at oplæringen og instruktionen kan foregå i den tid, hvor den/de deltidsansatte er til stede, mens udførelse og træning også kan foregå, mens kun virksomhedens indehaver er til stede. Eleven må fortsat ikke lades alene, og derfor skal virksomhedens indehaver selv være til stede og dermed kunne vejlede og støtte eleven i de opgaver, der udføres En fysisk arbejdsplads Der skal være en rigtig kontorarbejdsplads, dvs. arbejdsbord, stol, samt adgang til PC/EDB etc., der gør det muligt at udføre administrativt arbejde Elevantalsregler - antal samtidige elever Der findes ikke elevantalsregler på kontorområdet. Men der kan anvendes følgende hovedregel: En virksomhed med indtil 3 medarbejdere på kontoret godkendes til 1 elev ad gangen. Hvis der er mere end 3 medarbejdere, godkendes virksomheden til elever, dvs. at der principielt ikke er nogen øvre grænse for elevantallet, men der skal være et naturligt forhold mellem antallet af fastansatte og elever. Et naturligt forhold kan som tommelfingerregel være 2 udlærte (eller med den ovenfor nævnte praktiske erhvervserfaring) administrative medarbejdere pr. elev IT-funktioner Anvendelsen af it-værktøjer er en integreret del af det opstillede bundne og valgfrie praktikmål. Det lokale uddannelsesudvalg skal derfor ved godkendelsen vurdere, om virksomheden i tilstrækkeligt omfang anvender IT-værktøjer og dermed kan give en elev en forsvarlig oplæring i anvendelsen heraf, i overensstemmelse med praktikmålene. Hvis virksomheden kun i meget begrænset omfang benytter IT-værktøjer, eller IT-værktøjerne må anses for alt for utidssvarende, kan virksomheden ikke godkendes, hvis det vurderes, at der ikke kan ske en forsvarlig oplæring. 2.3 Praktikplan Virksomheden udarbejder en praktikplan i overensstemmelse med praktikreglerne, som fremgår af uddannelsesordningen. Det faglige udvalg har til det brug udarbejdet vejledende praktikplaner, som handelsskolen bedes udlevere til virksomhederne, når de indgår uddannelsesaftaler. Det gælder specielt de vejledende praktikplaner til trinnene Kontorservice og Kundekontaktcenter, hvor en virksomhed er blevet godkendt til specialet Administration og ønsker at oplære elever inden for trinnene. Vær opmærksom på, at for specialet Offentlig administration skal praktikplanen udarbejdes i forbindelse med indgåelse af uddannelsesaftalen og indsendes sammen med denne til skolen, medmindre virksomheden benytter Elevplan til at udarbejde praktikplan. De vejledende praktikplaner findes på Uddannelsesnævnets hjemmeside Uddannelsesnævnet Side 8 af 17

9 2.4 Specialet Administration med trinnene Kontorservice og Kundekontaktcenter Specialet Administration er pr. 1. juli 2008 trindelt med mulighed for at gennemføre 1. trin inden for enten Kontorservice eller Kundekontaktcenter. Såfremt virksomheden opfylder kravene til Administration, er virksomheden samtidigt godkendt til at uddanne elever på 1. trin. Derfor skal en virksomhed i godkendelsesbrevet til specialet Administration gøres opmærksom på, at oplæringsfunktionerne for henholdsvis Kontorservice og Kundekontaktcenter fremgår af særskilte vejledende praktikplaner og derfor ikke umiddelbart fremgår af det udfyldte godkendelsesskema. Der er derfor 3 oplysningsskemaer til specialet Administration: - Et skema til trinnet Kontorservice, hvis en virksomhed søger godkendelse til trinnet uden samtidigt at søge til specialet - Et skema til trinnet Kundekontaktcenter, hvis en virksomhed søger godkendelse til trinnet uden samtidigt at søge til specialet. Skemaet er fælles med Det faglige Udvalg for Handelsuddannelsen, idet trinnet i handelsassistent salg er identisk med trinnet til Kundekontaktcenter i specialet Administration. - Et skema til specialet Administration, hvis en virksomhed søger til specialet Administration Hvis virksomheden alene kan godkendes til trinnet Kontorservice eller Kundekontaktcenter, skal sagen indstilles til det faglige udvalg, idet der er tale om en begrænset godkendelse. Specialet Administration, og de to indeholdte trin, giver mulighed for en høj grad af fleksibilitet i oplæringen. Kravene til oplæring tager udgangspunkt i, at virksomheder, der uddanner Administrationselever, er vidt forskellige og dermed har forskellige arbejdsfunktioner. Dette må reglerne om godkendelse til praktikvirksomhed tage højde for ved at give mulighed for at tilpasse oplæringen til virksomheden. Uanset virksomhedstype er der dog en kerne af arbejdsfunktioner, som enhver Administrationselev skal oplæres i, og som dermed er bundne praktikmål. Udover de bundne arbejdsfunktioner skal eleven oplæres i et antal arbejdsfunktioner, som virksomheden sammensætter ud fra, hvad virksomheden kan oplære elever i, dvs. valgfrie funktioner. Trinnene Kontorservice og Kundekontaktcenter består alene af valgfrie funktioner. I oplysningsskemaet til godkendelse som praktikvirksomhed er denne fleksibilitet omsat til et pointsystem. Det faglige udvalg anbefaler, at skemaet kun udleveres sammen med et eksemplar af den vejledende praktikplan, som også findes på Uddannelsesnævnets hjemmeside. Funktionerne er for specialet Administration opdelt i hovedområder: A. Introduktionsperiode B. Kommunikation og service C. Administrative opgaver og sagsbehandling D. Økonomi De bundne praktikmål fremgår af afsnit A, B1, C1 og D1. Virksomheden skal sætte x for Ja til samtlige bundne praktikmål for at kunne godkendes. Minimumskravet til målniveau for funktionen er angivet ved. Der kan ikke afkrydses i felter med. De valgfrie funktioner indeholder en række funktioner, som man kan oplære i på enten Kunne eller Beherske niveau. Disse funktioner fremgår af afsnit B2, C2 og D2. For at sikre en vis brede i specialet skal der oplæres i valgfrie funktioner svarende til mindst 20 point inden for hvert af hovedområderne B.2. Kommunikation og Service og C.2. Administrative opgaver og sagsbehandling samt svarende til mindst 3 point inden for D.2. Økonomi. Uddannelsesnævnet Side 9 af 17

10 Funktionerne er for trinnet Kontorservice i det særlige godkendelsesskema for trinnet opdelt i hovedområderne: - Ekstern kontorservice - Intern kontorservice Funktionerne er for trinnet Kundekontaktcenter i det særlige godkendelsesskema for trinnet opdelt i hovedområderne: - Udvikling og vedligeholdelse af kunderelationer - Forretningsforståelse - IKT - Samarbejde og teambuilding Krav til point En virksomhed godkendes ud fra et pointsystem, hvor virksomheden opnår et vist antal point for hver valgfri oplæringsfunktion, som virksomheden afkrydser. For at blive godkendt skal de valgfrie funktioner sammenlagt give mindst: point for specialet Administration point, hvis der alene søges til trinnet kontorservice på det særlige godkendelsesskema point, hvis der alene søges til trinnet Kundekontaktcenter på det særlige godkendelsesskema. Skemaet vedrører virksomhedens generelle godkendelse til at uddanne elever inden for specialet Administration. Virksomheden skal derfor afkrydse samtlige de funktioner, som virksomheden vil have mulighed for at oplære sine elever i. Dette kan være flere funktioner end dem, som den enkelte elev skal oplæres i. Hvis virksomheden i godkendelsen har medtaget flere valgfrie funktioner end minimumskravet, er der mulighed for at lave forskellige praktikplaner for virksomhedens elever, idet der for hver praktikplan er frit valg mellem de godkendte valgfrie funktioner, når man opfylder minimumskravene, dvs. kravet til bredde og kravet til antal point. Hvis godkendelsen kun lige opfylder minimumskravene, vil en praktikplan svare til godkendelsen, og der vil ikke være mulighed for forskel i kravene til oplæring af den enkelte elev i virksomheden Klausuler Til specialet Administration findes i øvrigt følgende klausuler, som skal indsættes i brevet ved godkendelse af følgende virksomhedstyper: Revisionskontor Det lokale uddannelsesudvalg gør opmærksom på, at det er en forudsætning for godkendelsen, at der under hele uddannelsesforløbet er en kvalificeret medarbejder tilstede i elevens arbejdstid. Dette gælder også i den tid, hvor eleven måtte være beskæftiget med klientbesøg. Den pågældende medarbejder skal enten være faglært i kontorfaget eller være uddannet som revisor. Hotel Det lokale uddannelsesudvalg gør opmærksom på, at godkendelsen gælder for en kontorelev. Kontorelever må ikke arbejde med receptionsopgaver, idet uddannelsen som receptionist er en selvstændig uddannelse indenfor hotel- og restaurationsbranchen. Kontoruddannelse i butikker Det lokale uddannelsesudvalg gør opmærksom på, at eleven ikke må beskæftiges med arbejde, der er kontorfaget uvedkommende - herunder butiksekspedition. Uddannelsesnævnet Side 10 af 17

11 Kontoruddannelse i handels- og engrosvirksomheder Det lokale uddannelsesudvalg gør opmærksom på, at eleven ikke må beskæftiges med arbejde, der er kontorfaget uvedkommende - herunder lagerekspedition. 2.5 Advokatsekretær Advokatvirksomheder har ofte specialiseret sig i ét eller flere områder, og derfor skal ansøgervirksomheden afkrydse, hvilke arbejdsområde(r) eleven vil blive oplært inden for. Det er muligt for advokatkontoret at angive oplæringsområde efter eget valg. Ved vurderingen af godkendelse skal der lægges vægt på, om der er tale om et væsentligt arbejdsområde, og arbejdsopgaverne dermed har et omfang, der giver det nok tyngde til at være et relevant oplæringsområde. Hvis eleven kun vil blive oplært inden for ét arbejdsområde, er det en snæver faglig uddannelse, som til gengæld vil kræve dybde, og derfor skal alle øvrige arbejdsfunktioner opfyldes. Hvis der bliver oplært inden for 2 eller flere arbejdsområder, er der tale om en bredere faglig uddannelse, og der kan til gengæld accepteres, at enkelte af de øvrige oplæringsfunktioner ikke er afkrydset. Afgørelsen beror således på en helhedsvurdering. 2.6 Økonomi For at en virksomhed kan godkendes til Økonomi, skal virksomheden være så stor, at den har en egentlig økonomiafdeling. En del mindre virksomheder vil formentlig søge godkendelse til specialet Økonomi uden at have en økonomiafdeling. De skal kontaktes og vejledes - måske er det i virkeligheden en Administrationselev, de har behov for. En administrationselev må gerne have en overvægt af økonomiopgaver, mens en Økonomielev i den fulde uddannelsestid skal beskæftiges med arbejdsfunktioner i økonomiafdelingen. Praktikmålene er pr. 15. juli 2013 baseret på et pointsystem i lighed med det, der er beskrevet ovenfor under specialet Administration. Det er derfor muligt for virksomhederne at have forskellige elev-profiler inden for specialet Økonomi, men det er stadig et krav, at en Økonomielev i den fulde uddannelsestid skal beskæftiges med arbejdsfunktioner i økonomiafdelingen. Pointsystemet giver f.eks. mulighed for Økonomi-elever i - mindre virksomheder, hvor eleven skal beskæftiges med både regnskab og økonomistyring, og - større virksomheder, hvor økonomi og regnskabsfunktionerne er specialiserede funktioner og eleven f.eks. udelukkende skal være beskæftiget med regnskab eller med økonomistyring/controlling. Praktikmålene for specialet Økonomi er opdelt i hovedområder: A. Introduktion B. Generelle økonomifunktioner C. Regnskab samt skat, moms og afgifter D. Økonomistyring/controlling E. Løn F. Kreditorer og debitorer De bundne praktikmål fremgår af afsnit A og B. Virksomheden skal sætte x for Ja til samtlige bundne praktikmål for at kunne godkendes. Minimumskravet til målniveau for praktikmålet er Uddannelsesnævnet Side 11 af 17

12 angivet ved. Der kan ikke afkrydses i felter med. De valgfrie praktikmål indeholder en række funktioner, som man kan oplære i på enten Kunne eller Beherske niveau. Disse funktioner fremgår af afsnit C F, og der er ikke krav om et vist minimum fra hvert af områderne. De bundne og valgfrie praktikmål skal sammenlagt svare til mindst 120 point. 2.7 Revision Et revisionsfirma skal kunne oplære i samtlige oplæringsfunktioner i skemaet Klausul Inden for specialet Revision findes i øvrigt følgende klausul, som skal indsættes i brevet ved godkendelse af revisionskontorer: "Det lokale uddannelsesudvalg gør opmærksom på, at det er en forudsætning for godkendelsen, at der under hele uddannelsesforløbet er en kvalificeret medarbejder tilstede i elevens arbejdstid. Dette gælder også i den tid, hvor eleven måtte være beskæftiget med klientbesøg. Den pågældende medarbejder skal enten være faglært i kontorfaget eller være uddannet som revisor." 2.8 Rejseliv Specialet Rejseliv er pr. 15. juli 2013 målrettet rejseudbydere, dvs. rejsearrangører og rejsebureauer. Derimod vil turistområdet fremover få sine kompetencebehov dækket af specialet Administration samt andre uddannelser, herunder f.eks. Eventkoordinator. Fra og med 15. juli 2013 baseres praktikmålene på et pointsystem i lighed med specialet Administration og Økonomi. Praktikmålene for specialet Rejseliv er opdelt i hovedområder: A. Introduktionsperiode B. Salg af rejselivsprodukter og service C. Administration af rejseprodukter D. Kalkulation og jura De bundne praktikmål fremgår af afsnit A, B.1, C.1 og D.1. Virksomheden skal sætte x for Ja til samtlige bundne praktikmål for at kunne godkendes. Minimumskravet til målniveau for praktikmålet er angivet ved. Der kan ikke afkrydses i felter med. De valgfrie praktikmål indeholder en række funktioner, som man kan oplære i på enten Kunne eller Beherske niveau. De valgfrie praktikmål fremgår af afsnittene B2, C2 samt D2, og der er krav om et vist minimum af praktikmål fra hvert af områderne svarende til 30 point for henholdsvis B.2. Salg af rejselivsprodukter og service og C.2. Administration af rejseprodukter samt svarende til 20 point fra D.2. Kalkulation og jura. De bundne og valgfrie praktikmål skal sammenlagt svare til mindst 170 point. Hvis virksomheden ikke opfylder betingelserne for uddannelse af Rejselivselever, kan virksomheden eventuelt i stedet godkendes til uddannelse af Administrations-elever. 2.9 Spedition og shipping Som hovedregel skal der svares bekræftende på alle punkter, for at virksomheden kan godkendes. Der kan dog, afhængigt af virksomhedens størrelse og specifikke arbejdsområde, være enkelte punkter, som virksomheden ikke kan leve op til. Dette kan accepteres, men det vil kun Uddannelsesnævnet Side 12 af 17

13 være i helt særlige tilfælde, hvor man i øvrigt vurderer, at der kan ske en forsvarlig oplæring. "Almindelige" vognmandsvirksomheder kan ikke godkendes til dette speciale. Der skal være tale om virksomheder, der beskæftiger sig med international transport. Virksomheder, der godkendes til specialet "Spedition og shipping", vil typisk være større virksomheder med omfattende international transport. Virksomheder, der ikke kan leve op til specialekravene, kan ofte godkendes til uddannelse af administrationselever Offentlig administration For at blive godkendt til at uddanne elever i kontorspecialet Offentlig administration skal praktikstedet kunne oplære eleverne inden for funktionsområderne: 1. Introduktion 2.A. Strategisk planlægning og udvikling 3. Kommunikation og korrespondance 4. Administration og sagsbehandling Desuden kan eleven oplæres i valgfrie funktioner inden for nedenstående funktionsområder. Det betyder, at praktikstedet kan vælge at oplære eleven i funktionerne, hvis praktikstedet varetager opgaverne. Der kan udvælges enkelte funktioner: 3.B. Informationsopgaver på fremmedsprog 5. Budget og Regnskab 6. Personale- og lønadministration Godkendelse af forvaltningsenheder Ved godkendelse skal der ikke udfyldes et skema pr. forvaltning/afdeling/enhed, heller ikke selvom de ligger fysisk placeret på forskellige adresser, hvis der er central personale- og uddannelsesplanlægning. Institutioner der ikke er omfattet af ovennævnte centrale uddannelsesplanlægning, skal imidlertid søge særskilt, f.eks. plejehjem, skoler, departementer/styrelser Lægesekretær (offentlig administration) Til brug for godkendelse som praktiksted til specialet Lægesekretær er der udarbejdet to forskellige oplysningsskemaer afhængigt af, om ansøger er et sygehus/hospital eller almen lægepraksis. Oplysningsskemaet til sygehus/hospital er opdelt i følgende funktionsområder - Introduktion, - strategisk planlægning og udvikling, - journalbehandling, - kommunikation og korrespondance, - administration og sagsbehandling. Ved godkendelse af sygehuse skal der ikke udfyldes et skema pr. afdeling, heller ikke selvom afdelingerne ligger fysisk placeret på forskellige adresser. Sygehusene har central personale- og praktikplanlægning, og skal derfor kun udfylde et skema. Oplysningsskemaet til almen lægepraksis/lægehus er opdelt i følgende funktionsområder: - introduktion, - strategisk planlægning og udvikling, Uddannelsesnævnet Side 13 af 17

14 - journalbehandling, - kommunikation og korrespondance, - administration og sagsbehandling, - laboratorie- og hjælpefunktioner. 3 Godkendelse af koncerner og virksomhedskæder Til brug ved godkendelse af koncerner eller virksomhedskæder er udarbejdet et særligt skema til oplysninger om koncernen og oplæringsforholdene i koncernen. Skemaet kan endvidere anvendes til godkendelse af virksomheder med afdelinger på forskellige adresser, således at virksomheden ikke behøver udfylde ét oplysningsskema for hver afdeling. En virksomhed/koncern skal vejledes om muligheden for enten at lade hver enkelt filial/virksomhed blive godkendt særskilt og dermed få uddannelsesansvaret og/eller få en samlet godkendelse som koncern, hvor uddannelsesansvaret er koncernens. Muligheden for at koncernen/virksomheden kan påtage sig et juridisk ansvar for elever, der oplæres i filialer, vil afhænge af virksomhedens/koncernens juridiske konstruktion. Skemaet består af en forside, der omhandler koncernen, derudover skal der for hver afdeling afgives oplysninger om: - den enkelte afdelings navn og adresse - telefonnummer - evt. lønafregningsnummer - uddannelses- og specialeretning - navnet på den oplæringsansvarlige i afdelingen - antal kontormedarbejdere i afdelingen Det skal endvidere anføres, om hele uddannelsen vil blive gennemført i afdelingen, eller om eleven skal gennemføre dele af uddannelsen i andre afdelinger, og i givet fald hvilke. Koncernen skal udfylde et af de almindelige oplysningsskemaer for specialet og her afkrydse oplæringsfunktioner. Med hensyn til landsdækkende koncerner og kæder skal skemaet sendes til afgørelse i det faglige udvalg for at sikre landsdækkende koordinering. Med hensyn til lokale virksomheder med flere adresser kan det lokale uddannelsesudvalg selv foretage afgørelsen efter de normale retningslinjer, hvis afdelingerne alle hører under det lokale uddannelsesudvalgs geografiske område. Koncerngodkendelse i EASY-P I EASY-P kan man se, om en koncern er godkendt af Det faglige Udvalg til at uddanne elever ved, at der er påført koden virksomheden er koncerngodkendt. For nye koncerngodkendelser opretter Det faglige Udvalg en sag i EASY-P med tilknytning til koncernens CVR-nr. Nye afdelinger til en koncern får påført koden del af koncerngodkendelse. Er der en afdeling, der ikke er registreret en godkendelse på, skal koncernen sende en mail til Det faglige Udvalg for at få registreret godkendelsen på afdelingen. Samtidige med registrering af en ny afdeling opretter Det faglige Udvalg en sag i EASY-P med tilknytning til koncernens CVR-nr. Listen under menu punktet Download på Det faglige Udvalgs hjemmeside ajourføres ikke længe- Uddannelsesnævnet Side 14 af 17

15 re, men bibeholdes på sitet. 4 Eksempler 4.1 Eksempel på godkendelse En virksomhed, der består af indehaveren samt én ansat, søger om en administrationselev. Oplysningsskemaet er udfyldt korrekt, og der er afkrydset det nødvendige antal oplæringsfunktioner. Der skrives til virksomheden og spørges om - elevens arbejdstider samt - indehaverens og den ansattes fravær i arbejdstiden. I svaret fra virksomheden meddeles at indehaverens fravær max. udgør 1 dag om ugen, og at den ansatte på fuldtid altid er til stede. Elevens arbejdstid er daglig På baggrund af disse oplysninger godkendes virksomheden til uddannelse af én administrationselev ad gangen. 4.2 Eksempel på begrænset godkendelse for et eller flere angivne uddannelsesforhold En forholdsvis nystartet virksomhed har fået kontakt med en elev, som mangler 1 år af sin elevuddannelse, men hvor elevens oprindelige praktiksted er gået i betalingsstandsning. De søger om at blive godkendt, da de gerne vil have den pågældende elev. Oplysningsskemaet ser rimeligt fornuftigt ud, men der er enkelte af de mere perifere bundne funktioner, der ikke er afkrydset. Det vurderes at arbejdets art og omfang er lidt begrænset, ligesom indehaveren ikke selv er udlært, og kun har begrænset relevant erhvervserfaring. Virksomheden godkendes til færdiggørelse af denne konkrete elevs uddannelse. Hvis virksomheden senere ønsker nye elever, skal der foretages en ny vurdering. Den begrænsede godkendelse begrundes i virksomhedens unge alder, arbejdsopgavernes begrænsede art og omfang og i indehaverens uddannelsesmæssige baggrund, samtidig med at det vurderes, at eleven trods alt har en solid baggrund med sig fra den tidligere virksomhed. Denne godkendelse med begrænsning kan gives af skolen selv, jf. bekendtgørelse om erhvervsskolers godkendelse af praktikvirksomheder, da der er tale om et konkret uddannelsesforhold. 4.3 Eksempel på begrænset godkendelse for en periode eller for bestemte dele af uddannelsen Et norsk firma med kontor i Danmark søger om en elev. I firmaet tales og skrives der kun norsk. Firmaet er ifølge oplysningsskemaet egnet som praktikvirksomhed. Firmaet godkendes som praktikvirksomhed under den forudsætning, at eleven udstationeres til et andet firma i 3 måneder med henblik på oplæring i dansk korrespondance. Da der er tale om en begrænsning, skal sagen indstilles til det faglige udvalg til afgørelse. Uddannelsesnævnet Side 15 af 17

16 4.4 Eksempel på betinget godkendelse - virksomheden skal sætte bestemte ting i værk Et firma, der består af indehaveren og en deltidsmedarbejder, har haft en elev i 4 måneder. De bliver opmærksomme på, at de skal godkendes, og indsender oplysningsskemaet. Ifølge oplysningsskemaet kan firmaet oplære eleven i samtlige jobfunktioner. Ved besigtigelse viser det sig, at der mangler arbejdsbord til eleven, som sidder for bordenden hos den deltidsansatte. Virksomheden kan godkendes på betingelse af - at der indrettes en egentlig kontorarbejdsplads til eleven og - at indehaveren planlægger sit fravær, så eleven ikke lades alene på kontoret Godkendelsen træder således først i kraft fra det øjeblik virksomheden dokumenterer opfyldelsen af betingelserne. Sager af denne type skal altid indstilles til det faglige udvalg til afgørelse. 4.5 Eksempel på underkendelse Et firma der udlejer sommerhuse søger om godkendelse til uddannelse af elever inden for specialet Administration. Ved en forespørgsel viser det sig imidlertid, at virksomheden har meget lavt aktivitetsniveau om vinteren. Virksomheden kan ikke godkendes som praktikvirksomhed på grund af for få arbejdsopgaver i vinterhalvåret til at sikre tilstrækkelig oplæring af en elev. Bureauet kan imidlertid anbefales en kombinationsaftale med en anden virksomhed, så de kan deles om uddannelsen af en elev. 5 Særligt om forældelse af godkendelse En godkendt virksomhed skal overholde de til enhver tid gældende regler for ansættelse og oplæring af elever. Virksomheder, der løbende har elever ansat og dermed er i løbende kontakt med en handelsskole, vil typisk holde sig orienteret om ændringer. Hvis virksomheden derimod gennem en længere periode ikke har haft elever ansat, vil virksomheden ikke på samme måde være ajour med ændringer og vil måske ikke umiddelbart kunne gennemføre en oplæring inden for gældende regler. Det faglige udvalg har derfor som administrativ praksis fastlagt, at en virksomhed, der igennem en periode på 3 år ikke har haft elever ansat (regnet fra datoen for seneste elevs ophør i virksomheden), skal have sin godkendelse fornyet for igen at kunne ansætte elever. Med formuleringen skal have sin godkendelse fornyet vil udvalget tydeliggøre, at det ikke nødvendigvis kræver opstart af en helt ny godkendelsesprocedure som beskrevet i denne vejledning. Den lokale handelsskole vil kunne starte en godkendelsesprocedure uden en formel ansøgning fra virksomheden, men f.eks. i forbindelse med, at virksomheden indsender en uddannelsesaftale til registrering. Virksomheden skal af det lokale uddannelsesudvalg gøres bekendt med evt. nye regler, og at fornyet godkendelse forudsætter, at man (fortsat) opfylder godkendelseskriterierne. Det lokale uddannelsesudvalg kan derfor konkret vurdere, hvorvidt der er behov for udfyldelse af oplysningsskema, besøg mv. eller det kan ske med mindre administrativt besvær for virksomheden. Uddannelsesnævnet Side 16 af 17

17 Særligt om koncerngodkendelse Såfremt der er tale om en koncerngodkendelse, skal man være opmærksom på, at uddannelsesansvaret er centralt placeret, og derfor forældes godkendelsen ikke for det enkelte lærested, blot fordi lærestedet ikke har haft elever i en periode på 3 år. Det forudsættes ved godkendelse af en koncern som praktiksted, at den selv holder de enkelte læresteder orienteret om reglerne og påtager sig ansvaret for, at hver enkelt elev oplæres i overensstemmelse med gældende regler. Derfor kan koncernens godkendelse kun forældes, såfremt ingen af koncernens læresteder har haft elever i en periode på 3 år. Det faglige udvalg vil fremover præcisere dette i sine godkendelser af koncerner som praktiksted. Uddannelsesnævnet Side 17 af 17