Familieydelser. Version udbetaling danmark= Samarbejdsprocesser mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit

Transkript

1 Familieydelser Samarbejdsprocesser mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 11. maj 2012 Version 1.5 1

2 Familieydelser overordnet fordeling af opgaver I dette dokument beskrives et oplæg til opgavefordelingen for alle familieydelserne det vil sige underholdsbidrag børnetilskud børne- og ungeydelse Familieydelserne var samlet set ikke omfattet af det oprindelige udgangspunkt (aftalen om kommunernes økonomi i 2011, bilag 3, Finansministeriets modelpapir, bilag 1, samt lov om etablering af den selvejende institution Udbetaling Danmark). Oprindeligt var kun forskudsvis udbetaling af børnebidrag omfattet af aftalen. Hele området var imidlertid genstand for en nærmere kortlægning i efteråret 2010, da der i kortlægningen omkring forskudsvis børnebidrag blev fundet flere sammenfald med de øvrige ydelser i området. Dels var der sammenfald med hændelser og kriterier, dels var en lang række af disse kriterier objektive og endelig er det i stort omfang de samme medarbejdere/afdelinger i kommunerne, der administrerer det samlede område. På baggrund af analysen anbefalede KL s bestyrelse og Udbetaling Danmarks styregruppe, at administrationen af alle familieydelserne samledes i Udbetaling Danmark. Denne samlede flytning er således medtaget i den endelige Udbetaling Danmark lov. Borgere med særlige behov vil fortsat skulle hjælpes i kommunalt regi, jf. Helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken. Ligesom der fortsat vil være kontrolfunktioner i kommunerne. I forbindelse med familieydelser er sidstnævnte særlig relevant i forbindelse med fastlæggelse af samlivsforhold og ophold i udlandet. 2

3 Familieydelser overordnet fordeling af opgaver Det vil sige, at de overordnede ansvarsområder er som følger: Kommunerne varetager: håndteringen af borgere med særlige behov - både for så vidt angår helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken, herunder hjælp til udfyldelse af ansøgninger kontrol af samlivs- og bopælsforhold, dels på anfordring fra Udbetaling Danmark, og dels som led i helhedsorienteret kontrol efter mistanke om socialt bedrageri. Udbetaling Danmark varetager opstart af nye sager (visse typer sager er uden ansøgning), løbende ændringer til sagerne, årlig opfølgning og kontrol for: underholdsbidrag (børnebidrag, forskudsvis og ikke forskudsvis, ægtefællebidrag og uddannelsesbidrag) børne- og ungeydelsen ( børnechecken ) børnetilskud (ordinært, ekstra, særligt, adoption, uddannelse og flerbørn) EØS-sager vedr. børne- og ungeydelsen og børnetilskud Udbetaling Danmarks ansvarsområder er nærmere beskrevet på de følgende sider. Processerne for og beskrivelsen af disse ansvarsområder er blevet til på en række workshops afholdt i perioden oktober 2010 til januar 2011 med deltagelse fra KL, kommunerne (kommunale fagfolk), Pensionsstyrelsen og ATP. Efterfølgende er processerne blevet bearbejdet og tilpasset blandt andet ud fra systemgennemgang med KMD og kommunerne. Lovforslagene (L86 og L87) om etablering af Udbetaling Danmark blev vedtaget den 29. marts 2012 og danner herefter det formelle grundlag for den endelige etablering af Udbetaling Danmark. 3

4 Familieydelser forudsætninger og afklaringer (1 af 2) Borgere med særlige behov disse borgere skal fortsat kunne hjælpes i kommunerne, som også kan bistå med decideret vejledning om familieydelser samt med udfyldelse af ansøgninger. Selve sagsbehandlingen vil dog foregå i Udbetaling Danmark. Se nærmere i Helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken. Kviklinje kviklinjen er support (elektronisk og telefonisk via speciel dedikeret kommune linje) mellem Udbetaling Danmark og kommunale medarbejdere. Udbetaling Danmarks kviklinje-supportere inden for familieydelser vil have aktuel detailviden indenfor området. Udveksling af oplysninger der er to overordnede behov, der skal tilgodeses: 1) Udbetaling Danmark har brug for, at kommunerne smidigt kan oplyse en sag i de særlige tilfælde, hvor der er behov for det. 2) Derudover skal kommunerne fortsat kunne yde helhedsorienteret vejledning. Kommunerne og Udbetaling Danmark må dog alene få adgang til de oplysninger, som myndigheden har brug for til behandling af den konkrete sag. Udmøntning af opgavesplit og procestegningerne fastlægger opgavedelingen og samspillet mellem kommunerne og Udbetaling Danmark, herunder behov for udveksling af data på tværs. Den forventede systemunderstøttelse i Udbetaling Danmark ved ikrafttrædelsen fremgår af procestegningerne. For så vidt angår udveksling af centrale sagsoplysninger skal kommunerne og Udbetaling Danmark hver især have systemmæssige adgange til de nødvendige fælles oplysninger på en sag. Helhedsorienteret kontrol foretages efter Udbetaling Danmark-lovens 11 i samarbejde med kommunerne. Processen er beskrevet yderligere i særskilt samarbejdsproces, og er derfor ikke behandlet yderligere i dette oplæg. EØS-sager håndtering af EØS-sager er både ressource- og kompetencetunge. Arbejdet med disse sager vil derfor ligge i ét eller to af Udbetaling Danmark centrene for at sikre den mest effektive håndtering. 4

5 Familieydelser forudsætninger og afklaringer (2 af 2) Administrative forenklinger Pensionsstyrelsen har udmeldt følgende tre forenklinger, jf. pensionsstyrelsens skrivelse af 1. marts De to første ændringer gennemføres i forbindelse med overgangen til Udbetaling Danmark: 1. Den månedlige fortsat anmodning om udbetaling afskaffes for: det forskudsvist udbetalte børnebidrag for årige, det ikke forskudsvist udbetalte børnebidrag, uddannelsesbidraget og for ægtefællebidraget. 2. Ydelsesmodtager skal ikke indberette indkomst for børn mellem 15 og 17 år. Der kontrolleres for varig indkomst i KMD Indkomst. Den tredje forventes allerede implementeret som gældende forretningsgang i dag: 3. Ved ansøgning om underholdsbidrag er det tilstrækkeligt at medsende kopi af bidragsdokumentet i stedet for originalen. Processen for de 2 første punkter er ikke beskrevet yderligere her, da der planlægges en automatisk løsning, som implementeres cirka ½ år efter overgangen til Udbetaling Danmark. I den mellemliggende interimsperiode, vil processen være manuelt understøttet. Derudover indeholder loven en tilpasning vedrørende børne- og ungeydelsen, således faderen automatisk tilkendes denne, hvis moderen dør og faderen i øvrigt opfylder betingelser om forældremyndighed og bopæl med barnet. I første omgang vil tilkendelse systemmæssigt blive igangsat manuelt, men det planlægges på sigt ligeledes, at automatisere dette. Opkrævning håndteres af Udbetaling Danmark. Særligt for opkrævningen af bidragsbetaler sker dette via OPUS UHB Administration, hvorfra opkrævninger sendes til selve debitorsystemet. Når bidragsbetaler betaler et bidrag, udlignes kravet i Opus UHB Administration, og når indbetalingen er registreret i KMD Underholdsbidrag, frigives ej forskudsvise udbetalte bidrag til bidragsmodtageren. Modregning og inddrivelse. Hovedreglen er, at tilbagebetalinger kan modregnes indenfor samme ydelse og modregnes i den løbende ydelse, hvilket håndteres i fagsystemerne. Hvis modregning ikke er muligt opretter Udbetaling Danmark et tilbagebetalingskrav, og danner opkrævninger herfor. Processen herfor og eventuel efterfølgende rykning og inddrivelse er beskrevet i særskilt opkrævningsproces. Særligt for Børne- og ungeydelsen, kan kommunerne fortsat modregne restance for daginstitutioner. Ligesom i dag skal dette ske via SKAT. Begreber. Den nye ydelseslov medfører nye begreber for underholdsbidrag, således er bidragsberettigede blevet til bidragsmodtager og bidragspligtige blevet til bidragsbetaler. Nærværende dokument anvender de nye benævnelser, ligesom de vil blive indarbejdet i de kommende breve og web-løsninger. 5

6 Kerneprocesser i Udbetaling Danmark og hvad er med i dette dokument Blå processer = Udbetaling Danmarks processer Hvide processer = kommunernes processer 6

7 Opstart sag med ansøgning (5.1) Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 opstart uden ansøgning 5.2 håndter løbende ændringer 5.5 håndter opfølgning 5.7 opkrævning af bidragsbetaler 5.8 Familieydelse: Opstart sag med ansøgning Denne proces beskriver opstart af de familieydelser, hvor sagen bliver initieret via en ansøgning. Der behandles følgende ydelser: Underholdsbidrag Forskudsvis børnebidrag Ej forskudsvis børnebidrag Ægtefællebidrag Uddannelsesbidrag Børnetilskud Børnetilskud til reelt enlige forsørgere: ordinært (ydes pr. barn) ekstra (ydes til 1. barn) Særligt børnetilskud: børn, hvor forældre dør (og der ikke automatisk kan udbetales til en tilbagelevende forælder) faderskab ej fastslået/far ukendt (der findes ingen standard ansøgningsblanket i dag) når bidragsresolution ej muligt at udfærdige (efter overenskomst med andre stater) folkepensionist som er pålagt at betale børnebidrag uddannelsessøgende Flerbørnstilskud (ansøgning kun relevant i EØS-sager) Adoptionsstilskud Børne- og ungeydelsen (ansøgning kun relevant i EØS-sager samt særlige tilfælde) Børneydelse, 0-2 årige (Babyydelse) Børneydelse, 3-6 årige (Småbørnsydelse) Børneydelse, 7-14 årige Ungeydelse, årige Ansøgningen behandles og processen resulterer i : familieydelsen er tilkendt, indberettet i fagsystemet, klar til udbetaling og evt. opkrævningssag er oprettet eller der er givet afslag 7 *) Nummereringen i figurerne refererer til de procesdiagrammer, som ligger til grund for beskrivelser i dette dokument.

8 Opstart sag med ansøgninger side 1 af 5 Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 Vejledning Udbetaling Danmark har som udgangspunkt al ydelsesspecifik vejledning overfor borgerne. Udbetaling Danmark yder skriftlig og telefonisk vejledning. Borgere kan henvende sig til Udbetaling Danmark pr. telefon, webformularer, dokumentboks eller fysisk brev. I øvrigt henvises til beskrivelsen i notatet Helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken på tværs af Udbetaling Danmark ydelser. Udbetaling Danmark giver support til kommunerne via en speciel kviklinje. Udbetaling Danmark kan telefonisk assistere en borger med udfyldelse af ansøgning. Kommunen henviser alle konkrete henvendelser omkring familieydelser til Udbetaling Danmark. Der henvises fortrinsvis til hjemmeside eller telefonisk vejledning. Kommunen yder støtte til borgere med særlige behov både for så vidt angår vejledning og udfyldelse af selve ansøgningen. Kommunen kan vælge at assistere øvrige borgere i anvendelse af selvbetjeningsløsninger. Kommunen kan kontakte Udbetaling Danmark direkte via kviklinjen, og derigennem videregive og vejlede borgere med særlige behov. Modtag ansøgning Udbetaling Danmark modtager ansøgning enten som elektronisk webblanket eller via almindelig papir blanket. Udbetaling Danmark scanner eventuelle fysiske dokumenter. Udbetaling Danmark opretter og journaliserer ansøgning og bilag. Kommunen videresender alle ansøgninger om familieydelser til Udbetaling Danmark. Kommunen registrerer modtagelsen og orienterer borgeren herom. Pensionsstyrelsen har i skrivelse af 1. marts 2011 beskrevet administrative forenklinger, således at det for forskudsvist udbetalt børnebidrag er tilstrækkeligt at indsende kopi af bidragsdokumentet. 8

9 Opstart sag med ansøgninger side 2 af 5 Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 Behandl ansøgning (1) Udbetaling Danmark kontrollerer og oplyser sagen. Det vil overordnet sige kontrol og oplysning af, om betingelserne for at modtage den konkrete familieydelse er opfyldt. Underholdsbidrag Der skal ansøges om underholdsbidrag. Underholdsbidrag dækker: forskudsvist udbetalt børnebidrag (normalbidrag og særligt børnebidrag f.eks. bidrag til dåb, konfirmation etc.) ej forskudsvis børnebidrag uddannelsesbidrag ægtefællebidrag Der kontrolleres om dokumentationen, som sendes med ansøgningen, er i orden og fyldestgørende. Der skal altid foreligge (en kopi af) et bidragsdokument. Og samlivsforhold kontrolleres for de implicerede parter, da bidragsmodtager og pligtige ikke må bo sammen. For så vidt angår forskudsvist og ej forskudsvist udbetalte børnebidrag er der en række betingelser, der skal være opfyldt, bl.a.: barnet eller bidragsmodtager skal have dansk statsborgerskab eller ligestillet barnet skal bo med eller forsørges af bidragsmodtager barnet må ikke være forsørget af det offentlige barnet må ikke tjene for meget selv (kun krav for forskudsvist børnebidrag) barnet skal være ugift barnet skal opholde sig i Danmark Oplysninger om bopæl og samlivsforhold fra P-data vises i KMD Underholdsbidrag. Evt. undersøges oplysninger manuelt i KMD Sag Personoverblik, KMD Sag Journal (Udbetaling Danmarks egen ), eller Folkeregisteret (CPR). Indkomstoplysninger findes i KMD Indkomst. Anbringelser eller anden offentlig forsørgelse oplyses via KMD Personoverblik, og kan uddybes via socialforvaltningen i hjemkommunen. Fortsættes Kommunen kan anmode om udbetaling af børnebidrag i de tilfælde, hvor der sker anbringelse af barnet, og kommunen indtræder som bidragsmodtager. Dette kan både være en ændring til eksisterende sager, men der kan også være opstart af helt nye bidragssager. Kommunens børnefamilieteam skal, såfremt der ikke er fastsat børnebidrag, rette henvendelse til statsforvaltning for at få et bidragsdokument, som efterfølgende sendes til Udbetaling Danmark. Kommunen skal på Udbetaling Danmarks foranledning uddybe eventulle oplysninger om barnets anbringelse, ol. lign. Udenlandske bidragssager sendes forsat videre til behandling hos Skattecenter Tønder Kommune orienterer Udbetaling Danmark omkring anbragte børn. Tilsvarende skal oplysninger fra børnetandpleje, skole, institutioner, posten og lign. om, at barnet eller familien ikke er, hvor de formodes at være, fremover tilgå Udbetaling Danmark. Via henvisning i Udbetaling Danmark loven til retssikkerhedsloven får Udbetaling Danmark hjemmel til at benytte KMD Indkomst til opslag i eindkomst for relevante underholdsbidragssager. 9

10 Opstart sag med ansøgninger side 3 af 5 Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 Behandl ansøgning (2) Børnetilskud Der skal ansøges om Ordinært og ekstra børnetilskud (både for reelt enlige og samlevende pensionister), Adoptionstilskud, Børnetilskud for uddannelsessøgende, Når bidragsresolution ej muligt at udfærdige (efter overenskomst med andre stater), Folkepensionist som er pålagt at betale børnebidrag. Der kontrolleres: Oplysninger om bopæl og samlivsforhold fra P-data vises i KMD Børneydelse. Der kan slås direkte op i P-data eller i Folkeregisteret (CPR), hvis der er behov. Tidligere sagshistorik oplyses søges via KMD Børneydelse og KMD Sag. Et evt. betydende udlandsophold vil allerede fremgå af KMD Børneydelse, og hvorvidt der udbetales børne- og ungeydelse. Et ophold kan oplyses ved yderligere dokumentation fra ansøger eller via kontrol hos socialforvaltning i hjemkommune. Anbringelser eller anden offentlig forsørgelse oplyses via KMD Personoverblik, og kan uddybes via socialforvaltningen i hjemkommunen. For uddannelsessøgende kontrolleres medsendte SU-meddelelse eller anden studiedokumentation, evt. yderligere kontrol af indkomst via KMD Indkomst. For adoptanter sammenholdes medsendt adoptionspapirer med KMD Personoverblik. Ved faderskabssager kontrolleres om der er rejst faderskabssag. For EØS-sager udsendes særskilt F001-F027 blanketter (tidl. E411/E401) til verifikation i ansøgers hjemland. Forinden er ansøgerens beskæftigelse og familieforhold i Danmark kontrolleret. Kommunen skal på Udbetaling Danmarks foranledning uddybe eventulle oplysninger om barnets anbringelse, ol. lign. For så vidt angår børnetilskud ved faderskab ukendt skal moderen fremover ansøge via blanket. Dette er en præcisering i forhold til i dag, hvor der ikke findes noget formelt ansøgningsskema, men hvor tilskudsmodtager i stedet underskriver en blanket om tilbagebetaling af det særlige børnetilskud, hvis faderskab bliver fastslået. Så reelt er blot tale om en lovmæssig præcisering af, hvordan processen startes op. Samt at ansøgningsskemaet skal tilpasses til også at omfatte disse ydelser. 10

11 Opstart sag med ansøgninger side 4 af 5 Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 Behandl ansøgning (3) Børne- og ungeydelsen Der kan ansøges om udbetaling af børne- og ungeydelsen for EØS indrejste. Og efter henvendelse, hvis mor og barn ikke er indrejst i landet samtidigt eller udbetalingen skal ske til andre end forældrene. Der kontrolleres: Oplysning af bopæl og samlivsforhold foretages primært via KMD Personoverblik. Tidligere sager undersøges via KMD Sag Evt. udlandsophold kan oplyses ved yderligere dokumentation fra ansøger eller via kontrol hos socialforvaltning i hjemkommune. Anbringelser eller anden offentlig forsørgelse oplyses via KMD Personoverblik, og kan uddybes via socialforvaltningen i hjemkommunen. For EØS-sager udsendes særskilt F001-F027 blanketter (tidl. E411/E401) til verifikation i ansøgers hjemland. Forinden er ansøgerens beskæftigelse og familieforhold i Danmark kontrolleret. Kommunen skal på Udbetaling Danmarks foranledning uddybe eventulle oplysninger om barnets anbringelse, ol. lign. Det vurderes, om sagen er fuldt oplyst og hvorvidt der evt. er brug for supplerende oplysninger. I så fald indhentes disse. 11

12 Opstart sag med ansøgninger side 5 af 5 Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 Afgør Familieydelsessag Udbetaling Danmark opdaterer sagen i fagsystemerne og i det omfang, det ikke sker automatisk også KMD Sag Journal. For underholdsbidrag foretager Udbetaling Danmark en partshøring af bidragsbetaler (og i fornødent omfang bidragsmodtager) for at afgøre, om der allerede har været betalt en del af det skyldige beløb. For børnetilskud samt børne- og ungeydelse beregnes ydelsen automatisk ud fra optjeningsprocenten (optjeningsprincippet som er trådt i kraft 1/1 2012). Optjeningsprocenten beregnes automatisk til både KMD UHB og KMD BYS. Udbetaling Danmark foretager den endelig afgørelse omkring tilkendelse af familieydelser. Afgørelsen kan resultere i en bevilling eller et afslag. Der udbetales som oftest til tilskudsmodtager/bidragsmodtager, men der kan alternativt for børnetilskud og børne- og ungeydelsen udbetales til barnet, og for børnebidraget alternativt til kommunen, hvis barnet forsørges af det offentlige. Der sendes altid en afgørelse til tilskudsmodtager. Afgørelsen indeholder klagevejledning, samt begrundelse for afgørelsen, hvis borgeren ikke har fået fuldt ud medhold. Bidragsbetaler modtager kun afgørelse, hvis vedkommende har været uenig under partshøringsforløbet. Hvis der på senere tidspunkt er behov for opfølgning, så opretter Udbetaling Danmark advis (erindring) til det pågældende tidspunkt. Dette kan fx være til et forventet tidspunkt for afklaring af faderskab, opfølgning på udlandsophold, etc. Udbetaling Danmark klargør udbetalingen. For ikke forskudsvis udbetalte børnebidrag afventes indbetalingen fra bidragsbetaler, før beløbet sendes til udbetaling. Opret Opkrævningssag For underholdsbidrag oprettes automatisk en opkrævningssag for at opkræve penge fra bidragsbetaler. Ved betaling igangsættes udbetalingen af ej forskudsvise bidrag. 12

13 Opstart sag uden ansøgning (5.2) Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 opstart uden ansøgning 5.2 Familieydelse: Opstart af sag uden ansøgning. Processen beskriver hvorledes ydelser bevilges uden ansøgning. Dette dækker både helt automatiseret opstart, såsom: børne- og ungeydelsen, hvor mor efter fødslen bor sammen med barnet og har forældremyndigheden (alene eller delt) særligt børnetilskud til børn, hvor en forælder dør og den efterlevende forælder har forældremyndigheden flerbørnstilskud (hvor moren er dansk statsborger) håndter løbende ændringer 5.5 håndter opfølgning 5.7 Derudover starter følgende sager også uden ansøgning, men disse oplyses og afgøres manuelt: børne og ungeydelse til far, efter mor dør, hvis far har forældremyndighed og bor sammen med barnet. (Denne proces er delvis manuel, men kan tilkendes uden ansøgning. Udbetaling Danmark vil på et senere tidspunkt automatisere dette) særligt børnetilskud til børn, hvor forældre dør og/eller efterlevende forælder ikke har forældremyndighed særligt børnetilskud, hvor en af forældrene bliver folkepensionist opkrævning af bidragsbetaler 5.8 Sagen behandles og processen resulterer i : familieydelsen er bevilget, beregnet og klar til udbetaling eller der er udsendt orientering om mulighed for at modtage ydelse. Eksempelvis ved ydelser, hvor beløbsmodtager er en anden end moderen. Ingenting, hvis betingelserne ikke er opfyldte. 13

14 Opstart af sag uden ansøgning side 1 af 2 Familieydelse opstart af sag uden ansøgning 5.2 Automatisk opstart af børne- og ungeydelserne Udbetaling Danmark er ansvarlig for ydelsen, hvor KMD Børneydelse automatisk initiere en ny børne- og ungeydelse. Dette sker, når der via P-data registreres: Fødsel af barn, hvor mor har forældremyndigheden (alene eller delt) og er fuldt skattepligtig. Indrejse af fuld skattepligtig mor og barnet indrejser samtidig. Sagen oprettes automatisk og ydelsen udbetales kvartalsvis forud, første gang kvartalet efter at retten er erhvervet. For ungeydelsen udbetales der dog månedsvis, og således første gang måneden efter retten til ydelsen er erhvervet. Automatisk opstart af børnetilskud Der oprettes automatisk særligt børnetilskud, hvor en forældre dør og/eller den efterlevende forældre har forældremyndigheden (gælder både mor og far) flerbørnstilskud, hvis mor er dansk statsborger. Begge registreres automatisk via ændring i P-data. Sagen oprettes automatisk og ydelsen udbetales kvartalsvis forud, første gang kvartalet efter at retten er erhvervet. 14

15 Opstart af sag uden ansøgning side 2 af 2 Familieydelse opstart af sag uden ansøgning 5.2 Behandl sag uden ansøgning Udbetaling Danmark modtager advis, om opstart af særligt børnetilskud når den ene forældre bliver folkepensionist. (Ordningen omfatter også førtidspensionist efter den gamle FØP-ordning før 2003 men der dannes ikke advis når en af disse FØP er bliver forældre.) børne og ungeydelse til far, efter mor dør, og far samtidig har forældremyndighed og bor sammen med barnet. Udbetaling Danmark kontrollerer tilskudsmodtager, ligesom ved et ethvert andet børnetilskud via opslag i P-data og KMD personoverblik: hvorvidt der er forældremyndighed, samt barnets persondata (bopæl hos forælder og civilstand). Ved mors død: Hvis far har forældremyndigheden, og betingelser i øvrigt er opfyldte, så udbetales børne- og ungeydelsen til ham uden ansøgning. Far orienteres samtidig, hvis det er relevant, om muligheden for at søge ordinære og ekstra børnetilskud. Udbetalingen af børne- og ungeydelsen til en anden end forældrene vil ske efter henvendelse. Udbetaling Danmark følger ved en evt. EØS-sag samme proces som for sager med ansøgning. Kommunen vil i visse tilfælde afgøre, hvad der sker med børnene ved forældrenes død. Den nye ydelseslov medfører en ændring i forhold til i dag, således faderen automatisk tilkendes børneog ungeydelsen (altså uden ansøgning), hvis moderen dør og faderen i øvrigt opfylder betingelser om forældremyndighed og bopæl med barnet. 15

16 Håndter løbende ændringer (5.5) Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 opstart uden ansøgning 5.2 håndter løbende ændringer 5.5 håndter opfølgning 5.7 opkrævning af bidragsbetaler 5.8 Familieydelse: Håndter løbende ændringer Denne proces dækker dels ændringer til aktive sager, der modtages direkte fra borgeren, dels en løbende kontrol p.b.a. advis fra KMD SAG, hvor der ved ændringer i P-data (f.eks. bopæls- eller samlivsforhold) og KMD Indkomst vil være ændringer til ydelsen. Processen behandler følgende ændringer, som typisk initieres af en henvendelse/anmodning: Fra bidragsberettiget/bidragspligtig: nyt bidragsdokument anden relevant dokumentation med nye oplysninger til sagen Fra kommunen, blandt andet: oplysninger om manglende overholdelse af forældrepålæg orienteringer fra skole, institution eller tandpleje om ulovligt fravær, mv. orienteringer om anbringelser eller anden offentlig forsørgelse Samt nedenstående ændringer, som typisk findes via en systemmæssig kontrol i P-data og KMD Indkomst: flytninger og ændringer af civilstand og samlivsforhold dødsfald udrejse fastslået faderskab adoption m.m. Derudover kan der modtages forespørgsler og krav fra en myndighed i et andet EØS-land. Udbetaling Danmark oplyser sagen, og efter evt. partshøring, enten ændres eller stoppes ydelsen, hvis der er behov herfor. Der kan opstå et tilbagebetalingskrav, hvis ændringen resulterer i et negativt krav. 16

17 Håndter løbende ændringer side 1 af 4 håndter løbende ændringer 5.5 Modtag ændringer Udbetaling Danmark modtager ændringer til eksisterende familieydelsessager fra borger f.eks.: Ændring til aktiv underholdsbidragssag (der skal altid indsendes kopi af et nyt bidragsdokument). Ændringen kan komme både fra bidragsbetaler og fra bidragsmodtager. Andre oplysninger til i aktive sager om bopæl, samliv mv. Udbetaling Danmark modtager ændringer til eksisterende familieydelsessager via advis, f.eks. for: Dødsfald (barn eller ydelsesmodtager) Ej bopæl med barn (længere) Far og mor er flyttet sammen Der er ny voksen på adressen Ændring i forældremyndighed Bortadoption Udrejse eller forsvundet Indkomst ændring (kun relevant for modtagere af særligt børnetilskud til uddannelsessøgende samt ved børnebidrag til årige) Hvis et barn under 18 år modtager kontanthjælp (kan eksempelvis ske i de tilfælde hvor barnet selv bliver forælder) Flere ændringer fra P-data medfører desuden et automatisk stop af ydelsen. Dette gælder, hvis barn dør, bliver gift eller udrejser. Her dannes stadig advis mhp. at kontrollere, om stoppet er korrekt. Udbetaling Danmark modtager oplysninger fra kommunerne (jf. kommune-kolonne). Afgørelser fra kommunen om stop af ydelser effektueres. Udbetaling Danmark modtager krav fra EØS-lande, herunder besked om ny beløbsmodtager. Kommunen orienterer Udbetaling Danmark om afgørelser vedr.: Oplysninger om forældrepålæg ej overholdt Oplysning om manglende opfyldelse af uddannelsesplan Manglende deltagelse i sprogundervisning Afgørelsen medfører, at Udbetaling Danmark skal stoppe relevante ydelser. Kommunen orienterer, når det er relevant, Udbetaling Danmark om: Anbringelse/hjemgivelse af børn Barnets fængsling (videregivelse af oplysninger fra familieteamene) Ophold i udland Ulovligt skolefravær Ved anbringelser, hvor der ikke findes en bidragsafgørelse, kan kommunen søge bidraget fastsat i Statsforvaltningen og sende afgørelsen til Udbetaling Danmark. Kommune orienterer Udbetaling Danmark omkring anbragte børn. Tilsvarende skal oplysninger om, at barnet eller familien ikke er, hvor de formodes at være, fremover tilgå Udbetaling Danmark. Der er for nuværende ingen advis fra KMD Indkomst omkring indkomstændringer. Det er i marts 2011 præciseret, at der til sagsbehandlingen af dette sagsområde er adgang til at benytte eindkomst. Kontrollen vil være manuel indtil der opsættes en advis baseret løsning. 17

18 Håndter løbende ændringer side 2 af 4 håndter løbende ændringer 5.5 Kontroller og oplys sag (1) Udbetaling Danmark kontrollerer og behandler ændringen. Udbetaling Danmark oplyser sagen ved opslag i KMD Underholdsbidrag KMD Børneydelse KMD Sag Personoverblik P-data KMD Sag Journal KMD Indkomst Kommunen vil efter henvendelse fra Udbetaling Danmark uddybe vedr. ulovligt skolefravær, ej overholdt forældrepålæg samt afgørelser omkring bopæl og samliv. Der gennemføres bl.a. kontrol af personoplysninger, hvor: Flytninger kontrolleres mhp. at fastslå om tilskudsmodtager fortsat er reelt enlig, om barnet bor sammen med bidragsmodtager, om mor og far er samboende, mv. Fastslået faderskab medfører stop af særligt børnetilskud og opfølgning på, at der søges børnebidrag mhp. at Udbetaling Danmark enten foretager modregning af udbetalt børnetilskud, eller danner opkrævning (tilbagebetaling). Anbringelser kan medføre stop af alle familieydelserne til bidragsmodtager/tilskudsmodtageren. Ved børnebidrag ændres bidragsmodtager til kommunen. Ved barnets fængsling vil Udbetaling Danmark enten stoppe ydelsen, eller ved børnebidrag indsætte kommune eller fængselsvæsenet som bidragsberettiget, hvis de har udgifter til barnet. Ved dødsfald stoppes de respektive ydelser. Evt. oprettelse af nye særlige børnetilskud eller anden modtager af børne- og ungeydelsen sker via processen Opstart af sag uden ansøgning (5.2) Der gennemføres bl.a. kontrol af tilknytningsforhold Udrejse kontrolleres yderligere for at fastslå om udrejse dato er korrekt, eller om der er mistanke om tidligere udrejse. Dækker udrejse af såvel ydelsesmodtager og barnet. Kommunen kan kontaktes for supplerende oplysninger. Fortsættes 18

19 Håndter løbende ændringer side 3 af 4 håndter løbende ændringer 5.5 Kontroller og oplys sag (2) Fortsat Der gennemføres bl.a. kontrol af indtægtsforhold Børnebidrag (for børn over 15 år) er indtægtsbestemte. Hvis der er en permanent indtægt over beløbsgrænsen bliver bidraget ej forskudsvis. Og der sendes brev til bidragsbetaler, om at der kan søges fritagelse hos statsforvaltningen. For særligt børnetilskud til pensionister og uddannelsessøgende er der indtægtsgrænse for tilskudsmodtagers indtægt. En permanent indtægt vil medføre regulering af tilskuddet. Reguleres som minimum én gang årligt ved årsskiftet. Reguleringen af pensionister sker automatisk via oplysninger fra KMD Social Pension, hvor pensionistens indtægt er opdateret. Via henvisning i Udbetaling Danmark loven til retssikkerhedsloven har Udbetaling Danmark hjemmel til at benytte KMD Indkomst til opslag i eindkomst for relevante underholdsbidragssager. Udbetaling Danmark afgør, om der er behov for at indsamle supplerende oplysninger. Det kan bl.a. være: Dokumentation for uddannelse Dokumentation fra Socialforvaltning om ulovligt fravær, ej overholdt forældrepålæg samt afgørelser ved helhedsorienteret sagsbehandling omkring bopæl og samliv. Uddybning til indtægt (evt. lønsedler) Udbetaling Danmark opdaterer fagsystemet og KMD SAG Journal med de nye oplysninger til Familieydelsessagen. 19

20 Håndter løbende ændringer side 4 af 4 håndter løbende ændringer 5.5 Afgør ændring Udbetaling Danmark afgør ændringssagen, herunder hvilke af ydelserne som bliver berørt. Ændringer til samliv, bopæl, ophold og forældremyndighed kan påvirke alle 3 familieydelser. Ændringer i barnets indkomst kan påvirke underholdsbidrag. Ændringer i forældrenes indkomst kan påvirke det særlige børnetilskud til pensionister og uddannelsessøgende. Udbetaling Danmark igangsætter partshøring, hvis der tilgår nye oplysninger med betydning for ydelserne i sagen, som borgeren ikke er bekendt med. Endvidere parthøres den bidragsbetaler ved underholdsbidragssager. Udbetaling Danmark indberetter afgørelsen, hvorved de berørte ydelser genberegnes. Dette kan resultere i: Anden modtager af ydelsen (herunder fra ydelsesberettiget til kommunen eller barnet). Stop af ydelse. Ændret ydelse. Udbetaling Danmark sender afgørelse til den ydelsesberettigede (tilskudsmodtager/ bidragsmodtager) og til bidragsbetaler hvis afgørelsen har relevans herfor. Udbetaling Danmark klargør udbetalingen. For ikke forskudsvise børnebidrag afventes bidragsbetalers indbetaling, før beløb sendes til udbetaling. Udbetaling Danmark gennemfører for en underholdsbidragssag de evt. afledte ændringer til opkrævningen. Vurder tilbagebetaling Udbetaling Danmark vurderer, hvorvidt der skal rejses et tilbagebetalingskrav., eller om der er mulighed for at modregne kravet i en kommende udbetaling. 20

21 Håndter opfølgning (5.7) Familieydelse: Opfølgning på familieydelsessag Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 opstart uden ansøgning 5.2 Denne proces dækker de faste opfølgninger der foretages i de konkrete sager. BØT-erklæring, som udsendes én gang årligt. Opfølgning på fiktive cpr nr. Opfølgning på EØS-sager, hvor der mindst én gang årligt tjekkes om betingelserne for at modtage ydelserne fortsat er opfyldte. Genberegning af EØS-ydelserne, således der anvendes opdaterede valutakurser. håndter løbende ændringer 5.5 Denne proces skal ses i forlængelse af de løbende ændringer, som vil tage hovedparten af ændringerne når de indtræffer. Håndter opfølgning 5.7 opkrævning af bidragsbetaler

22 Opfølgning på familieydelsessag side 1 af 1 Håndter opfølgning 5.7 Udsend BØT-erklæring Udbetaling Danmark udsender BØT erklæring til alle modtagere af ordinært og ekstra børnetilskud. Erklæringen udsendes én gang årligt (2. kvartal) Udbetaling Danmark rykker for svar, hvis erklæringen ikke returneres. Rykningen vil ske via almindelig brev - og ikke som i dag pr. anbefalet brev. Dette følger udmeldingen fra Pensionsstyrelsen marts Modtag og vurder BØT-erklæring Udbetaling Danmark modtager primært erklæringen via selvbetjening. Udbetaling Danmark standser børnetilskuddet i de tilfælde, tilskudsmodtageren ikke længere er reelt enlig. Hvis modtageren ikke længere er reelt enlig kontrolleres dato for hvornår et samliv er påbegyndt. Dette kan føre til partshøring og eventuel tilbagebetaling. Papir-blanket udsendes kun ekstraordinært efter henvendelse til Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark stopper ydelsen hvis erklæringen ikke modtages. Tilskudsmodtager orienteres via et brev. Når modtager er bosat i EØS-land, gennemføres én gang årligt en kontrol om betingelserne fortsat er opfyldt, herunder udsendes der igen F001-F027 blanketter til hjemlandet. Udbetaling Danmark gennemfører en løbende genregning af ydelserne baseret på opdaterede valutakurser. Der gennemføres samtidig en kontrol af betingelserne ved kontrol af arbejds- og bopælsforhold i hhv. KMD Indkomst, KMD Personoverblik og P-data. Anden opfølgning Udbetaling Danmark gennemfører samtidig med årlig revision af aftalen en kontrol af, om der er sammenfaldende personer (børn) med forskellige fiktive cpr.nr., og som derved får for meget tilskud eller ydelse. Kontrollen skal blandt andet finde indrejste børn, som først har været oprettet med fiktive nr. og nu har et rigtigt cpr.nr. Udbetaling Danmark vurderer, hvorvidt der skal rejses et tilbagebetalingskrav. 22

23 Opkrævning af bidragsbetaler (5.8) Familieydelse opstart sag med ansøgning 5.1 opstart uden ansøgning 5.2 håndter løbende ændringer 5.5 håndter opfølgning 5.7 opkrævning af bidragsbetaler 5.8 Familieydelse: Opkrævning af bidragsbetaler Denne proces beskriver opkrævningen af bidragsbetaler, når der opkræves underholdsbidrag. Der opkræves for følgende bidrag: Forskudsvis udbetaling af børnebidrag Ej forskudsvis udbetaling af børnebidrag Ægtefællebidrag Uddannelsesbidrag Kravene dannes direkte i fagsystemet (KMD Underholdsbidrag) og sendes automatisk over i administrationssystemet (KMD Opus Debitor - UHB Administration), som sender meddelelse til bidragsbetaler. Kravene samles i UHB Administration på tværs af bidragsbetalere og for de forskellige bidragsmodtagere. Det registreres desuden hvorvidt, der er tale om forskudsvis eller ej forskudsvis bidrag. Når bidragsbetaler betaler et ej forskudsvist udbetalt bidrag, og dette krav udlignes i UHB Administration, så frigives udbetalingen til bidragsmodtageren i KMD Underholdsbidrag. Fra UHB Administration sender kravet videre til debitorsystemet, som danner den egentlige opkrævning (FI-kort eller Nets Betalingsservice) til bidragsbetaler. Denne del af processen er dækket af den generisk opkrævningsproces Opkrævning af underholdsbidrag og tilbagebetalingskrav på ydelser udbetalt af Udbetaling Danmark. Dette gælder også rykning og evt. overlevering til inddrivelse hos SKAT, ligesom indgåelse af betalingsaftaler mv. også håndteres i den generiske opkrævningsproces. 23

24 Opkrævning af bidragsbetaler side 1 af 1 opkrævning af bidragsbetaler 5.8 Modtag krav Fra KMD Underholdsbidrag modtages et krav, som skal opkræves. Kravet kan vedrøre såvel et forskudsvist såvel som et ej forskudsvist underholdsbidrag. Kravene samles således bidragsbetaler, som kan opkræves for flere børn/bidragsmodtagere, har et samlet krav (pr. forfaldsdato) Der sendes et orienteringsbrev til bidragsbetaler. Dan opkrævning/rykker Udbetaling Danmark sender opkrævning til bidragsbetaler. Udbetaling Danmark behandler evt. henvendelser fra bidragsbetaler og kan på den baggrund foretage ændringer til opkrævningen. Er en del af den generisk opkrævningsproces Opkrævning af underholdsbidrag og tilbagebetalingskrav på ydelser udbetalt af Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark modtager betalingen og nedskriver kravet. Betalingen konteres både i debitor- og økonomisystem. Hvis der ikke betales fuldt ud, foretager Udbetaling Danmark rykning. Og der overleveres til SKAT mhp. inddrivelse ligesom der foretages afskrivninger, hvis der ikke modtages betaling. Modtag betaling Når betalingen er modtaget og kravet er nedskrevet i debitorsystemet, så udlignes de respektive krav i UHB Administration i henhold til dækningsrækkefølge på tværs af forskellige krav til evt. forskellige bidragsbetaler. Hvis udligningen vedrører et ej forskudsvis udbetalt bidrag, igangsætter Udbetaling Danmark udbetalingen via KMD Underholdsbidrag af det modsvarende bidrag til bidragsmodtageren. 24