Offentligt EU-udbud vedrørende leje- og levering af gadelys i Kerteminde Kommune for fastlagt periode

Transkript

1 Offentligt EU-udbud vedrørende leje- og levering af gadelys i Kerteminde Kommune for fastlagt periode 1

2 Indholdsfortegnelse: Indledning 3 1. Generelle udbudsbetingelser Udformning af tilbud og kontrakt Tid og sted for aflevering af tilbud Spørgsmål Aftalens varighed Afslutning af udbudet Vedståelse af tilbud Udbuddets omfang Betaling fakturering og regulering af pris Økonomiske oplysninger Tekniske oplysninger Øvrige oplysninger Tildelingskriterier Kravspecifikation Overdragelse Nye anlægsarbejder Registrering af gadelys Renovering Drift og vedligehold af gadelys 10 Side Bilag Bilag 1A til 1D, Specifikation af gade - og vejbelysningsanlæg. Bilag 2, Skema til oplysning om priser. Bilag 2A, Skema til specifikation af priser. Bilag 3, Tro- og love erklæring, vedrørende ubetalt forfalden gæld Bilag 4, Kontraktforslag til brug for ansøgning om afgiftfritagelse 2

3 Indledning: Kerteminde Kommune udbyder herved kontrakt på leje- og levering af gadelys, inkl. drift og vedligehold af kommunens gadelys for fastlagt periode. Udbudet sker i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept om fremgangsmåden ved offentlige udbud af tjenesteydelser i EU. Kerteminde Kommune er pr. 1. januar 2007 en fusion mellem tidligere Kerteminde, Langeskov og Munkebo Kommune samt en række amtslige institutioner. Der er ca indbyggere i den nye kommune. Formålet med udbudet er, at opnå økonomisk gevinst og serviceforbedring af kommunens gadebelysning samt at tilgodese, det aftalte niveau for trafiksikkerhed og tryghed for alle. Det er ligeledes formålet, at etablere et vedligeholdelses- og renoveringsprogram, der sikrer en høj driftsikkerhed og et lavt energiforbrug inden for de givne økonomiske rammer, samt at registrere samtlige armaturer og master forinden aftalens udløb. Økonomisk gevinst forventes bl.a. ved at vedligeholder, kan opnå refusion af statsafgifter på elektricitet til vejbelysning. Der henvises til dom ved Højesteret, af 16. september 2005 i sag anlagt mod SKAT af Energigruppen Jylland Service A/S, samt SKAT meddelelse SKM , SKAT af 9. marts I forbindelse med refusion af statsafgifter på elektricitet, er det lejers ansvar straks efter kontraktindgåelse, at søge om bindende afgift fritagelse på elektricitet til vejbelysningen hos SKAT. 1. Generelle udbudsbetingelser. 1.1 Udformning af tilbud og kontrakt. a. Samtlige punkter i dette udbudsmateriale skal besvares eller bekræftes. b. Der skal afgives tilbud på hele udbudet. b. Såfremt der er forbehold, skal det tydeligt fremgå af tilbudet. c. Al kommunikation såvel mundtlig som skriftlig skal foregå på dansk. d. Udbudsmaterialet og det vindende tilbud udgør grundlaget for kontrakten. e. Forslag til værkslejekontrakt til brug ved ansøgning til SKAT er vedlagt som bilag 1. 3

4 f. Krævet dokumentation skal vedlægges. g. Udbudsmaterialet med bilag kan ved henvendelse til Indkøbskonsulent, Bjarne S. Petersen mail: sendes som fil. Besvarelse af de enkelte punkter samt udfyldelse af bilag, kan herefter ske direkte - med rød skrift - i materialet. Udbudsbesvarelsen printes herefter ud og underskrives samt sendes/afleveres med relevante bilag til - se afsnit Tid og sted for aflevering af tilbud. Tilbudet skal afleveres eller sendes i lukket kuvert til: Fællesindkøb Fyn Att.: Indkøbskonsulent Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge og være modtaget senest fredag, den 23. maj, 2008, kl. 12,00. Kuverten skal mærkes " FORTROLIGT - udbud gadebelysning, må ikke åbnes i poståbningen ". De bydende kan ikke være til stede ved åbningen, men kan pr. telefon eller mail få oplysning om, hvem der har afgivet tilbud. 1.3 Spørgsmål. Sidste frist for at stille skriftlige spørgsmål vedrørende udbuddet er fredag, den 9. maj, 2008, kl Aftalens varighed. Aftalen vil være gældende fra den 1. august 2008 til, den 31. juli 2012 (fire år). Forinden aftalens udløb vil Kerteminde Kommune tage stilling til, om opgaven skal tages in-house eller genudbydes. 1.5 Afslutning af udbuddet. Udbuddet forventes afsluttet således, at resultatet kan meddeles tilbudsgiver senest ultimo juni,

5 1.6 Vedståelse af tilbud. Tilbuddet skal være gældende i 90 dage fra tilbudsfristen. 1.7 Udbuddets omfang. Udbudet omfatter alle de af Kerteminde Kommune ejede gade- og vejbelysningsanlæg til almen belysning af gader, veje og parker jf. vedlagte specifikation. Udbudet omfatter ikke trafikskilte og trafiksignalanlæg. Kommunens vejbelysning er opdelt i nedenstående dele. Der skal afgives samlet pris på vedlagte prisbilag nr. 2A og 2B. Del 1 Del 2 Del 3 Del 4 Bilag 1A Langeskov Energi Fyn Bilag 1B - Gadelys Langeskov Industri m.fl. Bilag 1C NEF Gadelys Bilag 1D Lyskilder Udbuddet omfatter endvidere nedenstående. Leje af hele det bestående gadebelysningsanlæg i henhold til afsnit 2.1 Kortlægning og registrering af det udbudte gadelysanlæg i henhold til kravspecifikation, afsnit 2.3. Dette betyder registrering af gadelysanlæg i hele Kerteminde Kommune. Leje af gadebelysningsanlægget omfatter også risiko for og reparationer efter almindeligt hærværk. (se undtagelser afsnit 2.4 stk. b afgrænsning mellem ordinære driftsopgaver og renoveringsopgaver). Den løbende drift af gadelys, herunder rengøring, kontrol af lamper, reparationer og serieudskiftninger, samt levering af elektricitet til gadelyset i henhold til kravspecifikation, afsnit 2.5. Det skal bemærkes, at der i NEF forsyningsområde har været udført serieudskiftning af lyskilder. 1.8 Betaling, fakturering og regulering af pris. a. EAN nr. - rekvisitions nr.- bestiller mv. til brug ved elektronisk fakturering oplyses af udbyder ved indgåelse af aftale. 5

6 b. Tilbudsgivers forslag til betalingsbetingelser skal fremgå af tilbudet. c. Regulering af priser skal tydeligt fremgå af tilbudet. Vi forventer max én årlig regulering op eller ned - første gang pr. 1. august Metode for regulering af priser, skal tydeligt beskrives, f.eks. i forhold til nettoprisindeks og/eller i forhold til andre parametre. Der skal i forbindelse med forslag til regulering af priser gøres opmærksom på, at det er Kerteminde Kommunes opfattelse, at afgiftsfritagelse for elektricitet kun kan opnås, hvis vedligeholder erhvervsmæssigt tager pris- og mængderisiko. d. PSO - afgiften skal dog reguleres hvis den varierer mere end plus/minus 1 øre/kwh i forhold til??? øre/kwh på tilbudstidspunktet (svarende til?? %), e. Transportomkostninger og abonnementsafgifter for elektrisk energi faktureres særskilt med den begrundelse, at der er flere netselskaber der forsyner gadebelysningen. 1.9 Økonomiske oplysninger. ( til brug for vurdering af leveringssikkerhed ). Følgende oplysninger skal besvares/vedlægges for at tilbuddet kan tages i betragtning. a. Tilbudsgivers seneste årsregnskab med nøgletal. I koncernforhold/konsortier skal der fremsendes seneste årsregnskab for det selskab, som byder på opgaven. b. Navn, titel, telefon og mail på juridisk ansvarlig for firmaets tilbud. c. Erklæring på tro og love om evt. omfang af ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Bilag nr. 3, tro- og love erklæring udfyldes og underskrives Tekniske oplysninger. ( til brug for vurdering af leveringssikkerhed ). Følgende oplysninger skal besvares/vedlægges for at tilbuddet kan tages i betragtning. a. Navn, adresse, telefon og mail på kontaktperson vedrørende Deres tilbud. b. Kort beskrivelse af virksomheden, ejerskab, antal ansatte, faglig formåen og erfaring med kommunalt gadelys. c. Hvilket og antal relevant speciel materiel, f.eks. program til elektronisk registrering af gadelys, stige/liftvogn - tilbudsgiver råder over eller påtænker at anskaffe. 6

7 d. Eksempel på registrering af gadelys vedlægges tilbuddet. Det er et krav, at data skal registreres i GIS-system. (MapInfo eller dermed kompatibelt) Øvrige oplysninger. a. Offentlige myndigheders love, anmodninger, bekendtgørelser og direktiver, herunder EU-direktiver og standarder om fremstilling, sikkerhed, opbevaring, kontrol mv. gældende for en tilbudt ydelse, skal til enhver tid følges. c. Ved misligholdelse af aftalen er dansk rets almindelige bestemmelser gældende. Dog skal uenigheder om forståelse af aftalen, eller i det hele taget som følge af denne aftale skabte forhold, påhvile parterne at søge uenigheden fjernet ved indbyrdes imødekommende forhandlinger. Fører disse forhandlinger ikke til et positivt resultat, kan stridsspørgsmålet af hver af parterne indbringes for en voldgiftsret. Voldgiftsretten består af en af hver part udpeget voldgiftsmand og en opmand, som udpeges af højesterets præsident. Sagen behandles efter reglerne om voldgift (lov nr. 181 af 24. maj 1972). f. Såfremt, vedligeholder ikke kan levere den tilbudte ydelse, forbeholder kommunen sig ret til anskaffelse hos anden leverandør. Kan der dokumenteres en merudgift, skal det dækkes af lejer. g. Ved mindre misligholdelse kan Kerteminde Kommune opsige aftalen med 90 dages skriftlig varsel, i grovere tilfælde med omgående virkning. h. Til force majeure regnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer, samt brand hos leverandøren. i. Overdragelse - af aftalen - helt eller delvis til tredjemand kan ikke ske uden skriftlig samtykke fra Kerteminde Kommune. Kerteminde Kommune yder ikke vederlag for deltagelse i dette udbud Alle omkostninger i forbindelse med udbudet, skal derfor afholdes af tilbudsgiver Tildelingskriterium. Ved valg af leverandør er tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige i henhold til nedenstående vægtede kriterier: a. Samlet pris 55% b. Leveringssikkerhed 30% c. Prisregulering 10% d. Betalingsbetingelser 5% 7

8 2.0 Kravspecifikation 2.1 Overdragelse. Eksisterende anlæg. a. På vedlagte bilag er angivet placering af master med antal og typer. Bilag 1A Langeskov Energi Fyn Bilag 1B Gadelys Langeskov Industri m.fl. Bilag 1C NEF Gadelys b. Gadebelysningen styres af fotoceller i måler- og tænd/sluk- skabe. c. Alle lamper er tændt fra solonedgang til solopgang. Der tages forbehold for evt. mulighed for natsænkning i aftaleperioden efter nærmere aftale. d. Det samlede elforbrug andrager ca Kwh/år e. El-forbrug oplyses af forsyningsselskabet eller måleraflæsning finder sted/skal finde sted én gang årligt i december måned. Hvis der ikke er målerskabe, beregnes forbruget efter antal lamper, lyskilder og brændtimer. (Indtil der er opsat elmålere). f. Kerteminde Kommune overdrager alle rettigheder (undtagen ejendomsretten) og pligter på nuværende gadelys, inkl. kabler, master, armaturer og styringer mv. i nuværende Kerteminde Kommune til lejer (den vindende tilbudsgiver), i den stand og mængde det er og forefindes på overtagelsesdagen. g. Kerteminde Kommune erklærer, at belysningsanlæggene mm. opfylder stillede krav til belysningsanlæg, samt er lovlige iht. Stærkstrømsbekendtgørelsen pr. tilbudsdato, og det ikke er kommunen bekendt, at anlæggene er behæftet med skjulte fejl eller mangler. Kommunen er dog bekendt med, at det meste af belysningsanlæggene ikke lever op til Stærksstrømsbekendtgørelsens afsnit 6B og 8 vedrørende gadelys mv. men Kerteminde Kommune vil søge om tidsfrist forlængelse for kravet i bekendtgørelsen. h. Ved kontraktudløb, den 31. juli 2012, afleveres hele anlægget inkl. evt. nyanlæg der er etableret i aftaleperioden - til kommunen i samme stand - minus almindelig slitage - som ved overdragelsen. Dette gælder også evt. tegninger samt elektronisk registrering af anlægget. i. Evt. nyanlæg der bliver etableret i aftaleperioden, tilskrives og registreres elektronisk i GIS-system. Dette betyder, at anlægget herefter henstår jf. 8

9 ovenstående for lejers regning og risiko. Dette betyder også, at lejer skal sørge for drift og vedligehold af det nye anlæg. 2.2 Nye anlægsarbejder. (ikke omfattet af udbudet). a. Nyanlæg udføres ved byggemodning eller andre politisk besluttede projekter. Kommunen vil uafhængigt af dette udbud indhente tilbud på nyanlæg. Lejer vil dog i alle tilfælde blive inviteret til at afgive tilbud. b. Nyanlæg og udbygninger betales af Kerteminde Kommune og indgår i driftsaftalen på samme vilkår som eksisterende anlæg. Metode til beregning af øgede driftsomkostninger efter nyanlæg og udbygninger (elektricitet mv. skal fremgå af tilbuddet). F.eks. pris pr. mast/år. c. Gamle anlæg der evt. nedtages skal kunne udgå af driftaftalen. Metode til beregning af reducerede driftsomkostninger efter nedtagning. (elektricitet mv. skal fremgå af tilbuddet). F.eks. pris pr. mast/år. 2.3 Registrering af gadelys. (omfattet af udbudet). a. Samtlige master, målerskabe og kabler skal i løbet af aftaleperioden 4 år registreres i GIS system eller på anden vis.(mapinfo, eller dermed kompatibelt). Således at resultatet overdrages Kerteminde Kommune minimum 7 mdr. før kontraktudløb. Ændringer i kontraktperioden registreres og overdrages løbende til kommunen. b. Der skal oplyses samlet pris for registrering. Prisen skal specificeres, således den kan benyttes ved fremtidige registreringer af nyanlæg. F.eks. pris pr. mast. 2.4 Renovering. (ikke omfattet af udbudet). a. Renovering omfatter opsætning af el-målere hvor der p.t. fortages timeberegning af elforbrug i forhold til antal lamper, brændtimer mv., renovering af master, armaturer og sikringsskabe samt evt. Lovbestemt ekstrabeskyttelse af eksisterende anlæg m.v. b. Afgrænsning mellem ordinære driftsopgaver og renoveringsopgaver foretages i fællesskab mellem kommunen og lejer. Kommunen betaler særskilt for hver renoveringsopgave, der igangsættes efter konkret tilbud. Kommunen er frit stillet i valg af leverandør, men lejer, vil i alle tilfælde blive inviteret til at byde på renoveringsopgaven. Ved renovering forstås herudover udskiftninger efter uheld forårsaget af trafikuheld, lynnedslag eller gentagne hærværk på samme anlæg (såkaldte seriehærværk). 9

10 2.5 Drift og vedligehold af gadelys. (omfattet af udbudet). a. Lejer skal vedligeholde det samlede gadelysanlæg og leverer elektricitet til gadelamperne på de ønskede brændtider. Priser skal oplyses på vedlagte bilag. Signalanlæg, Skoleblink, Torontoblink og Skoleadvarselsanlæg er undtaget for udbuddet. b. Der skal være mulighed for at brændtider kan reguleres op/ned i aftaleperioden. Afregning reguleres herefter op/ned i forhold til elforbrug. c. Kerteminde Kommune etablerer link fra kommunens hjemmeside til lejer, således fejlmeldinger kan modtages elektronisk. d. Kerteminde Kommune ønsker, at alle fejlmeldinger skal tilgå lejer. Derfor skal der oplyses telefon, hjemmeside og mail, hvortil fejlmeldinger kan meddeles. Der skal ligeledes oplyses i hvilket tidsrum der er muligt at modtage fejl pr. telefon. e. Såfremt en fejlmelding ikke er omfattet af driftaftalen (inden for kontraktbeløbet) og fejlretningen evt. skal faktureres særskilt (f.eks. ved hærværk eller lign.) skal kommunen orienteres og i givet fald accepterer særskilt afregning eller indhente tilbud. (Ved tilbudsindhentning er kommunen frit stillet ved valg af leverandør). f. Ved drifttilkald ved defekte lamper, master eller skabe, kan der være behov for - afhjælpning straks - hvis der er akut fare for mennesker eller dyr. Anlægget skal i givet fald som minimum - midlertidig sikres. Tilkald haster - hvis hele områder er uden gadelys eller hvis lampe blinker og er til gene. Tilkald haster - defineres som fejlretning påbegyndt på hverdage inden for 48 timer. Almindelig udskiftning og fejlretning foretages løbende, dog således at en lampe max. må være slukket i 3 uger. Lejer modtager henvendelser fra borgerne og afgør, hvorvidt afhjælpning skal ske som straks, haster eller inden for 3 uger. g. Lejer fører statistik over antal fejlmeldinger, fejltype, responstid. Statistikken præsenteres for Kerteminde Kommune ved et årligt møde, første gang august h. På alle strækninger og i alle områder skal der mindst én gang i aftaleperioden foretages en serieudskiftning af lyskilderne. En plan herfor skal vedlægges tilbudet. Serieudskiftning er gennemført i NEF forsyningsområde. Ved serieudskiftninger skal der isættes lyskilder med lavt strømforbrug, men med acceptabel farvegengivelse og lyseffekt. 10

11 i. Sikkerhedscheck af målerskabe, lamper mv., skal finde sted i henhold til love og regler herom. I september/oktober forinden vintertid, skal der være en total kontrol af lamper med udskiftning af defekte lyskilder. Med venlig hilsen Bjarne S. Petersen Indkøbskonsulent 11