Web governance model for SSI november 2012

Transkript

1 Web governance model for SSI 2012 november

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Roller og ansvar... 3 Webredaktøren... 3 Fagligt ansvarlig... 4 Forfattere... 5 Overordnet ansvarlig... 5 Web-kommunikationsgruppen... 6 Webredaktørforum... 7 Krav til opdatering af indhold... 7 Brugerrettigheder... 7 Procedurer for nye tiltag på hjemmesiden... 8 Bilag

3 Indledning Denne model erstatter web governance modellen fra mart Governancemodellen beskriver roller og ansvar i forhold til videreudvikling og vedligeholdelse af al indhold på hjemmesider udviklet i Sitecore. Dette betyder, at modellen omhandler herunder subsites og projektsites (selvstændige hjemmesider) udviklet i Sitecore efter 1. januar Roller og ansvar vedr. udvikling af ny funktionalitet, det tekniske setup og integrationer til andre IT-systemer indgår ikke i denne beskrivelse. Roller og ansvar Modellen består af fire roller med dagligt ansvar for hjemmesiden: 1. Webredaktør (hovedwebredaktør, delwebredaktører og projectsites redaktører) 2. Faglig ansvarlig 3. Forfatter 4. Overordnet ansvarlig Hertil kommer Web-kommunikationsgruppen, som har til formål at sikre strategisk og ledelsesmæssig fokus på ssi.dk og et webredaktørforum som skal styrke videndeling, erfaringsudveksling og dialog om nye tiltag. For nærmere uddybning af disse to fora henvises til side 6. Alle roller gælder for både den danske og engelske udgave af ssi.dk. Samme person kan have flere roller. På SerumNet ( er der en oversigt over hvem der har rollerne som webredaktør og fagligt ansvarlig. Oversigten opdateres minimum 2 gange årligt. Webredaktøren Der findes forskellige webredaktørroller. En hovedwebredaktør har det redaktionelle ansvar for indholdet under et hovedmenupunkt på ssi.dk. Subsites og projektsites har sin egne webredaktører. Under hovedwebredaktørens ansvarsområde kan det i nogen tilfælde være praktisk at have en del-webredaktør for et mindre afgrænset område. Delwebredaktøren refererer til hovedwebredaktøren for menupunktet. Rollen som delwebredaktør skal minimeres, idet kravene til kompetencer i fx Sitecore øges kontinuerligt. Alle webredaktører på ssi.dk udpeges af Web-kommunikationsgruppen. Ansvar Webredaktøren får det redaktionelle ansvar for en eller flere områder af hjemmesiden. Inden for disse områder skal vedkommende: opdatere indholdet, herunder billeder og filer 3

4 sikre at al relevant information samles både i form af højrerelaterede bokse, eksterne links, links til andre dele af hjemmesiden efterleve SSI s retningslinjer for publicering, jf. vejledninger m.m. på redaktørsitet analysere og anvende data fra Google Analytics optimere søgefunktionen i samarbejde med fagligt ansvarlig: o redigere tekster fra forfatterne i overensstemmelse med SSI s retningslinjer for web-kommunikation og målgruppen o fungere som koordinator i forbindelse med udvikling, redigering og godkendelse af indhold o sikre, at der i samarbejde med forfatterne opstilles succeskriterier for det pågældende indhold o sikre at der altid er forfattere knyttet til teksterne i områderne o opdatere oversigt over forfatterne knyttet til teksterne i områderne Kompetencer Superbruger af Sitecore Kommunikationsfaglige kompetencer Indgående kendskab til webstrategien og web goverance modellen Struktureret og god til at samarbejde og motivere andre til at levere Kendskab til instituttets organisatoriske mangfoldighed er en fordel Webredaktøren skal sikre at der etableres back-up fra andre webredaktører ved fravær. Fagligt ansvarlig En fagligt ansvarlig har - som navnet antyder - ansvaret for det faglige indhold under et hovedmenupunkt på ssi.dk. Subsites og projektsites har deres egne fagligt ansvarlige. Under hovedmenupunkterne på ssi.dk kan det ud fra en organisatorisk og faglig synsvinkel være praktisk at udpege fagligt ansvarlige for mindre afgrænsede område. Alle fagligt ansvarlige på ssi.dk udpeges af Web kommunikationsgruppen. Ansvar Godkende teksterne fra forfatterne. Opgaven kan uddelegeres til faglige udvalg, forfatterteam el.lign. medvirke til at sikre at indhold, der berører andre fagområder, koordineres med de relevante forfattere og/eller andre faglig ansvarlige fungere som bindeled i mellem forfatterne I samarbejde med webredaktøren: o redigere tekster fra forfatterne i overensstemmelse med SSI s retningslinjer for web-kommunikation (Sådan skriver vi på ssi.dk) og målgruppen o fungere som tovholder og koordinator i forbindelse med udvikling, redigering og godkendelse af indhold 4

5 o o o Kompetencer sikre, at der i samarbejde med forfatterne opstilles succeskriterier for det pågældende indhold sikre at der altid er forfattere knyttet til teksterne i områderne opdatere oversigt over forfatterne knyttet til teksterne i områderne Stor faglig indsigt i det pågældende område Indgående kendskab til webstrategien, web goverancemodellen og retningslinjer for web-kommunikation for SSI Kendskab og forståelse for SSI s forretning og strategier Forfattere Forfattere har ansvaret for at udarbejde en eller flere tekster på hjemmesiden. Forfattere udpeges af den fagligt ansvarlige - gerne i samarbejde med webredaktøren. Ansvar levere fagligt korrekt indhold, som støtter op om både web-strategien og den specifikke strategi for det pågældende område sørge for at teksterne er tilpasset den eller de målgrupper, de er henvendt til sørge for godkendelse af teksterne sikre at ny afgørende viden løbende indarbejdes i teksterne bidrage til udformning af succeskriterier Kompetencer Faglig kompetent inden for det pågældende område Indgående kendskab til strategier indenfor eget fagområde Kommunikationsfaglige kompetencer, herunder indgående kendskab til retningslinjer for web-kommunikation på SSI Kendskab til webstrategien Overordnet ansvarlig Det overordnede ansvar er placeret i Digital Kommunikation, som også er systemejer. Ansvar Sikre at de løsninger som Digital Kommunikation har ansvar for understøtter tilgængelighed og opfylde statslige krav, fx i relation til brugervenlighed, sikker håndtering af data, integration til andre systemer og åbne standarder Udarbejdelse af webstrategi og web-governance model Kontakt til leverandører, herunder udarbejdelse af kravspecifikationer, vurdering af estimater, funktionstest og fejlhåndtering. Økonomistyring i forhold til leverandører Design og billedvalg Overordnet koncept fx struktur og navigation Google Analytics og intern og ekstern søgeoptimering 5

6 Kvalitetssikring af indhold i henhold til fx sprog, koncept og tilgængelighed Medvirke til videndeling og kvalitetssikring på tværs, fx gennem webredaktørforum og et årligt møde for alle redaktører (hoved- og delwebredaktører) Ansvarlig for et redaktørsite til alle webredaktører Bidrage til kompetenceudvikling af webredaktører og forfattere ved fx at udforme vejledninger, løbende undervisning i Sitecore og at afholde skriv-til-nettet kurser Sparringspartnere for webredaktørerne Projektledelse, rådgivning og facilitering af web-projekter, fx etablering af subsites og projektsite Kompetencer Indgående kendskab til struktur og indhold på ssi.dk Teknisk indsigt og viden om håndtering af sikkerhed Strategisk flair og evne til at omsætte strategi til handling, herunder kendskab til alle relevante strategier og offentlige standarder Analysefærdigheder Web-kommunikation Web-design Usability Projektledelse Web-statistik Web-kommunikationsgruppen Web-kommunikationsgruppen har til formål at sikre strategisk og ledelsesmæssig fokus på ssi.dk, inkl. subsites. Udvikling og vedligehold af projektsites indgår ikke heri. Web-kommunikationsgruppen har det overordnede ansvar for opfyldelsen af SSI s web-strategi. Gruppens medlemmer er ledere og direktører fra alle sektorer med afdelingschefen for Direktionssekretariatet som formand. Opgaverne er bl.a.: Godkende webstrategien og web governance modellen Udpege webredaktører og fagligt ansvarlige Levere de beslutninger, der er nødvendige for at omsætte webstrategien til handling Prioritere de arbejdsopgaver/projekter der skal løses Skabe et forpligtende samarbejde gennem koordinering af aktiviteter der forbedrer servicen for Instituttet og relevante samarbejdspartnere fx Sundhed.dk Bilag 1 indeholder en oversigt over medlemmer i gruppen. 6

7 Webredaktørforum Der er nedsat et webredaktørforum for alle webredaktører (hoved-, del- og webredaktører for subsites og projektsites) + webgruppen i Digital Kommunikation. Afsnitsleder for Digital Kommunikation er formand. Opgaverne er bl.a.: Sikre høj og ensartet kvalitet på ssi.dk og løbende vedligeholdelse af indhold og struktur Kommentere og drøfte vejledninger m.m., som oploades på redaktør sitet Fungere som sparringspartner for Digital Kommunikation Skabe et forpligtende samarbejde gennem koordinering af redaktionelle tiltag på tværs Sikre videndeling og erfaringsudveksling Oversigt over medlemmerne fremgår af Serumnet: Krav til opdatering af indhold Alle sider på ssi.dk skal som minimum gennemgås en gang årligt og publiceres med en Sidst revideret den xx tekst. Det vil være op til webredaktøren, faglig ansvarlig og forfatteren at vurdere om der er behov for at gennemgå netop deres indhold oftere. Gennemgangen foretages af faglig ansvarlig, forfatterne og webredaktøren og skal, udover rettelser af eventuelle fejl, også omfatte en vurdering af om indholdet fortsat er relevant og bør uddybes - eller eventuelt er uaktuelt og skal slettes. Det er helt afgørende for SSI s image og troværdighed, at der ikke ligger forældet information på ssi.dk. Derfor kan sider, der ikke bliver opdateret indenfor 2 måneder efter fristens udløb, blive taget af hjemmesiden. Brugerrettigheder For ssi.dk findes der følgende 4 brugere: Administrator Webredaktør (herunder delwebredaktører) Projectsites redaktører HR data bruger HR data superbruger Administrator har rettigheder til alt. Digital Kommunikation har disse rettigheder. 7

8 Alle webredaktører og delwebredaktører kan tilgå alle indholdselementer (bortset fra forsiden dvs. elementet Home - og visse mapper i mediebiblioteket) i Sitecore, dvs. ssi.dk inkl. subsites og alle projektsites: Redigere sider Oprette nye sider Oprette menupunkter (fra 2 niveau og ned) Slette sider Implementere workflows der er tilpasset områdets behov Oploade billeder og filer Adgang til at oprette og udseende nyhedsbrevsmail Projectsites redaktører kan alene tilgå mappen Projectsites og har således ikke mulighed for at redigere sider på ssi.dk. HR databruger kan oprette og ændre i HR data (afdelinger, medarbejdere og publikationer). I Sitecore findes oplysninger om hvem der har HR data bruger profilen. Der er udpeget en række medarbejdere med et særligt ansvar for de udvidede medarbejderprofiler. På SerumNet findes en oversigt over disse personer på En HR data superbruger kan godkende publikationer i publikationsdatabasen. Udvalgte medarbejdere i Direktionssekretariatet har disse rettigheder navnene fremgår af bilag 1. Procedurer for nye tiltag på hjemmesiden Nye tiltag på hjemmesiden i form af ny funktionalitet større indholdsmæssige udvidelser (fx. med behov for nye menupunkter på niveau 1 eller 2 i strukturen) sletning af større dele af hjemmesiden etablering af subsites eller projektsites skal indledningsvist drøftes med Digital kommunikation, som både kan rådgive om og projektlede/facilitere web-projekter. Ved behov drøftes nye tiltag i Web kommunikationsgruppen. 8

9 Bilag 1 Oversigt over medlemmer Web Kommunikationsgruppen: Afdelingschef Ole A. Jensen, Direktionssekr. (formand) Direktør Pia Lading, Sektor for vaccine Direktør Flemming Christiansen, Sektor for National Sundheds-it Afdelingschef Kåre Mølbak, Infektionsepidemiologisk afdeling Afdelingschef Lars V. Pallesen, Mikrobiologisk overvågning og forskning Afdelingschef Lars-Erik Kühl, Salg & Distribution Fungerende afdelingsschef Jan Poulsen, afdelingen for dataleverancer og lægemiddelstatistik Chefkonsulent Ane Selde Bøgh Poulsen, Salg og marketing Afsnitsleder Pernille Sartvin, Digital Kommunikation fungerer som sekretær HR data superbrugere: Christian Pedersen, Digital Kommunikation Ann Bredahl Christiansen, Digital Kommunikation Karin Nielsen, Direktionssekretær Berit Jørgensen, Digital Kommunikation 9