BOGFØRINGSPLIGT - SUBJEKTER

Transkript

1 BOGFØRINGSPLIGT

2 BOGFØRINGSPLIGT - SUBJEKTER Bogføringsloven 1: Loven gælder for erhvervsdrivende virksomheder etableret her i landet af enhver art uanset ejer- eller hæftelsesforhold samt erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som hjemmehørende hø i udlandet. d Erhvervsdrivende virksomheder Ydelse mod vederlag Selskabslovens 115 og 118 stiller krav til ledelsen: Bestyrelsen fører kontrol med, at bogføringen foregår tilfredsstillende Direktionen sikrer, at bogføringen lever op til lovgivningens krav

3 REGLERNES INDHOLD Bogføringslovens 6: Bogføringen skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til virksomhedens art og omfang. Retlig standard Omfanget er afhængigt af virksomhedens aktivitet 3

4 REGLERNES INDHOLD Bogføringslovens 6: Bogføringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug. Udarbejdes kontrol- og transaktionsspor Hvilket materiale er omfattet af bogføringsloven?

5 REGNSKABSMATERIALE Som regnskabsmateriale anses: 1. Registreringer, herunder transaktionssporet, jf. 4, stk Eventuelle beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling, jf. 14, stk. 2, 3. Eventuelle beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale, jf. 14, stk. 3, 4. Bilag og anden dokumentation, jf. 5, 5. Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet, jf. 4, stk Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og 7. Eventuelle revisionsprotokoller.

6 OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE Bogføringslovens 10: Den bogføringspligtige skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år. Opbevares betryggende Skal beskyttes mod tyveri, brand m.m. Må forsvinde over tid Elektronisk opbevaring?

7 OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE Bogføringslovens 10: Selvstændig og entydig fremfinding og udskrift skal være mulig uden bearbejdning, beregning og tilpasning Udskrift skal kunne ske til papir eller mikrofilm Indscanning af bilag skal registreres Struktureret og læsbart Licens og kryptering Der skal altid udarbejdes en beskrivelse af de anvendte Der skal altid udarbejdes en beskrivelse af de anvendte systemer. Beskrivelse skal opbevares på papir eller mikrofilm, jf. 10, stk. 3

8 ELEKTRONISK OPBEVARING Regnskabsmateriale kan opbevares elektronisk hos host 10 skal stadig overholdes Skal kunne selvstændigt genskabes Skal tages backup Sikkerhed skal sikres af den bogføringspligtige Ikke adgang til senere sletning/ændring Ikke adgang direkte til underliggende data Ikke adgang til uautoriseret adgang

9

10

11 CASE BESKRIVELSE (I) Ekspeditioner i virksomheden Bogføring af fysiske bilag Scanning af bilag Arkivering/destruering af fysiske bilag Herefter alene et elektronisk spor Grundlag for håndtering af bogføring Leasing af hardware Leasing af ERP-system (økonomisystem) g y ( y ) Leasing postserver ( s mailserver) Leasing af intranet til håndtering af data og eventuelle datterselskaber Hostingaftale med hostingvirksomhed (håndtering af data)

12 CASE - BESKRIVELSE (II) Udtræk af dokumentation kræver Print af bilag (omkostningstungt) Dokumentation ved omstødelsessager m.m. Dokumentation ved strafbare forhold Dokumentation for ejendomsret ved ex. Beslaglæggelse Viden hos medarbejder Opretholde licenser til software, dataopbevaring og hosting Kan der ske effektiv spejling og hvordan gennemføres det (pris)? det (pris)? Hvilket format ligger dataene i?

13 CASE BESKRIVELSE (III) Er materialet sammenblandet med data fra boet uvedkommende juridiske enheder vil boet derved d få (elektronisk) adgang g til tredjemands materiale/personlige data? Skal hostingfirmaet sikre sig at boet alene udtager boet vedkommen materiale hvem betaler herfor? Hvor er back-up af dataene kan den bruges/læses også om 2 år? Hvad koster det? Er der slukket for strømmen? Er der slukket for strømmen? Kan boet kræve ophævede aftaler genoprettet?

14 IT er det ikke bare at trykke på knappen?

15 Jeg skal bare have det hele Problemstillingen: Jeg skal bare have det hele Det hele skal være til rådighed som det plejer Det skal ikke koste noget og det kan godt komme til at tage lidt tid. og når vi er færdige, ringer vi, så I kan hente det/slukke det, men vi skal lige have en kopi af jer på disketten Udfordringen: Tabet skal minimeres El, køl og plads skal hhv. minimeres i og/eller lejes ud Data er ikke bare data Leasingforligtigelser g g g hvem ejer hardwaren Det tager en masse tid at afklare, definere, lave backup

16 IT virkeligheden i dag SaaS ASP IaaS Private Cloud PaaS Internet Extranet ERP SAP Virtuel det ene og andet Firewall Insourcing outsourcing On premises Extranet Hosting Public Cloud IP-baseret VPN Intranet

17 Det er nu meget enkelt Lokalt Al IT står på hele virksomhedens egen adresse Housing (decentralt serverrum) Dele (selektiv outsourcing) eller alt væsentligt IT og applikationer er lagt ud i store driftscentre Cloud Et moderne ord for hosting IaaS Infrastruture t as a Service PaaS Platform as a service SaaS Software as a Service

18 Virkeligheden Det hele er som regel kombineret Flere systemer med indbyrdes afhængighed Hostingudbyderen outsourcer også sine systemer Virksomhederne plukker lidt af det hele og efter behov Men vær meget klar i mælet om hvilke data man vil have tilgang til og erkend at det koster noget hvis man vil holde liv i det Fremtiden Hvor er data? Fremover bliver det nemmere at vælge til og fra for virksomhederne og dermed også hvilke løsninger man vil holde liv i

19 REVISORS UDLEVERINGSPLIGT KL 105 Oplysningspligt - ikke arbejdspligt. Materialer tilhørende boet skal altid udleveres. Revisors arbejdspapirer er ikke omfattet af oplysningspligten. RPL 299 Retten kan pålægge udlevering i forbindelse ved fx tvist om en fordrings eksistens. Anbefaling af udlevering. Krav på vederlag, hvis det kræver udførelse af arbejde 19

20 REKONSTRUKTION AF BOGHOLDERI. I de situationer, hvor bogholderiet er gået tabt fx ved brand er der ingen garanti a for, at skyldnerens bogholderi o over aktiver kan rekonstrueres, men en række muligheder foreligger: Sikkerhedskopier Eksterne arkiver Oplysninger hos tredjemand (kunder, revisor, ledelse, bank) Interview af medarbejdere Oplysninger via mail, fx kontoudtog, rykkerprocedurer, anden kommunikation. Rekonstruktion via bankkontoudtog Forespørgsel til kunder, anmodning om kopi af kontoudtog eller egne kontoudskrifter Primære opgave er selvfølgelig at registrere og sikre skyldnerens aktiver - også selv om det kun kan ske for en mindre del.

21 GENERELT TIL DRØFTELSE MED REVISOR Hvordan opfylder klienten sin opbevaringspligt? p g Revisors oplysninger om "midlertidige arkiver". Oplysninger hos revisor. Materiale sendt til revisor. Meget findes i dag i kopi, fx debitorlister t ved årsafslutning. 21