ISAC Information Systems work and Analysis of Change

Transkript

1 ISAC Information Systems work and Analysis of Change Indledning ISAC er kategoriseret som en organisation orienteret metodologi med et menneskeorienteret tilgang, da mennesker ses som vigtige faktorer i organisationer. Udtrykket mennesker omfatter alle mennesker i en organisation, det vil sige: Brugere Managers Medarbejderne samt mennesker, som normalt opfattes som uden for organisationen, såsom kunder og finansieringskilder Som sagt bliver ISAC betragtet som en organisation orienteret metodologi, men det er i virkelighed en problem orienteret metodologi, som bruges til at identificere de grundlæggende årsager til brugernes problemer. ISAC begynder på et tidligt tidspunkt end de fleste metoder og antager ikke, at udviklingen af et informationssystem er nødvendigvis løsningen på et problem. Hvis der bliver opgjort, at der ikke er behov for et informationssystem, arbejdes der ikke mere med metodologien. Behov for et informationssystem er vurderet til at være nødvendigt, kun hvis det giver folk en fordel i deres arbejde. En rent økonomisk fordel for organisationen, eller en anden fordel er ikke grund nok for at udvikle et informationssystem, da et informationssystem menes ikke at have nogen værdi i sig selv og bør derfor ikke udvikles. Hvordan virker den? Mennesker i en organisation kan have problemer med de aktiviteter, de udfører. Disse problemer kan nedkæmpes, eller situationen forbedres ved en analyse af disse aktiviteter og introduktionen af forskellige ændringer. Det er vurderet, at de mennesker, der er bedst udstyret til at udføre denne analyse, i form af deres viden, interesse og motivation, er brugerne selv. Ved at tage udgangspunkt i et tidligere projekt, vil jeg forsøge at give eksempler på, hvordan ISAC kunne bruges i projektet. Lidt om mit tidligere projekt - Auktionshus. NTKR er en virksomhed, som består af tre ejere. Virksomheden har en bred vifte af tilbud til små og mellemstore virksomheder, såsom IT Support, Webside design, shop løsning m.m. Side 1 af 8

2 Da virksomheden ejes af alle tre personer, som også er de eneste ansatte, så skal alle store beslutninger tages fælles. Der er altså ikke nogen chef, men en ledelse, som de alle tre er en del af. Hvis der skal tages mindre beslutninger, så tages de af den enkelte person. NTKR sætter deres varer til salg via forskellige auktionshuse såsom ebay.com og QXL.dk. Denne metode er både tidskrævende, kostbar og kræver et stort overblik fra ejerne. En mulig løsning ville være deres helt eget auktionshus, som ville kunne lette deres arbejde væsentligt. De har længe tænkt på et system, som kunne hjælpe dem i deres dagligdag, og de har også opsat nogle mål. De har i første omgang som mål at nå auktioner pr. måned, men dette tal skulle gerne stige til omkring pr. måned i løbet af de første år. De vigtigste faser i ISAC er: 1. Change Analysis 2. Activity Study 3. Information Analysis 4. Data System Design 5. Equipment Adaptation De første tre faser fokuserer på brugerne og deres problemer, såkaldte problem-orienteret arbejde De sidste faser fokuserer på behandling af oplysninger-orienterede arbejde. Change Analysis Problem Listing Dette er en relativt ustruktureret, første overblik over de nuværende problemer og eventuelle forventede fremtidige problemer. I NTKR ville problemet blive beskrevet som manglende interesse for deres produkter. De mener, at et Auktionshus vil øge interessen for flere af deres produkter. Der er også problemer med at holde styr på, hvad for nogle auktioner, der er gang i, hvornår de er færdige, hvilke bud, der er kommet ind på de forskellige varer, osv. Det er også begrænset, hvor mange auktioner, de forskellige medarbejdere kan holde styr på. Det begrænser, hvor mange varer, de kan sælge. Side 2 af 8

3 Analysis of Interest Groups Problemer er ikke nødvendigvis objektive. På dette stadie bliver de forskellige interessegrupper identificeret. I f.eks. regnskabsafdelingen kan disse grupper være: Regnskabschefen Regnskabsmedarbejderne Lønningsassistenterne Osv. I NTKR ville interessegrupperne være ejerne selv samt offentlige brugere. Problem Grouping De identificerede problemer er inddelt i kategorier Manglende interesse for deres produkter. De mener, at et Auktionshus vil øge interessen for flere af deres produkter. Dette vil ikke blive betragtet som et problem, som vedrører de ansatte, og ISAC Metoden ville stoppe NU!! Der er også problemer med at holde styr på, hvad for nogle auktioner, der er gang i, hvornår de er færdige, hvilke bud, der er kommet ind på de forskellige varer, osv. Dette kan betragtes som et problem, som vedrører de ansatte, og ISAC Metoden kan fortsætte. Det er også begrænset, hvor mange auktioner, de forskellige medarbejdere kan holde styr på. Det begrænser, hvor mange varer, de kan sælge. Dette kan betragtes som et problem, som vedrører de ansatte, og ISAC Metoden kan fortsætte. Description of Current Activities De aktiviteter, som de identificerede problemer vedrører, samt det arbejde, der udføres af de berørte interessegrupper, bliver modelberegnede. Denne aktivitetsmodel er et funktionelt synspunkt og viser processer udført på input til at skabe resultater. Disse aspekter beskæftiger sig ikke kun med oplysninger, men omfatter fysiske aktiviteter, input og output. Aktivitetsmodellen er dokumenteret i form af en A-graf (en aktivitet graf). Side 3 af 8

4 En aktivitetsgraf betegner tre ting: 1. Sets, der kan være aktuelle eller fysiske sets, for eksempel mennesker, tjenesteydelser eller lager, eller de kan være besked sets, der kun indeholder oplysninger, eller de kan være en kombination af begge 2. Aktiviteter 3. Strømme, som kan vises i detaljer eller oversigt Activity Study Et forslag til et nyt system modelleret og beskrevet på en række forskellige måder, især som en A-graf. Aktivitet modellen, der blev produceret i "Change Analyse" med henblik på at identificere behov for forandring, var på et forholdsvis højt overblik niveau, og disse må udvides og undersøges på et mere detaljeret niveau. Det næste skridt er at identificere mulige information-delsystemer vedrørende grupper af brugere. Disse information-delsystemer klassificeres efter, om de er formalizable eller ej. Trinene i denne fase er som følger: Analysis of contributions Generation of alternative levels of ambition Test of ambition levels Side 4 af 8

5 Cost/benefit analysis Choice of ambition level Co-ordination of information subsystems Information Analysis For hvert informationssystem, input-og output-oplysninger bliver trukket ud fra A-grafer for systemet. På dette tidspunkt, en iterativ proces med funktion og data-analysen er gennemført. Den ISAC term for funktionelle analyse er præcedens analyse. Hvis output oplysninger fra et informationssystem er klart udplukket af dens input sæt, stoppes derefter præcedens analysen. Hvis derivation er ikke klar, skal information set, der kommer umiddelbart forud for output information set, udledes. Hvis derivation af dette set fra input til systemet ikke er klar, skal præcedens analyse fortsætte. Resultatet af præcedens analyse er et sæt af information grafer (I-grafer). De er mere præcise end A-grafer i, at de ikke kun viser input og output-sæt, men de viser også forbindelser mellem sæt. ISAC dokumenterer information sæt ved hjælp af en Component graph (C-graf). Denne graf er et hierarki, som viser nedbrydning af en informations-set i subsets Data System Design Design activity begynder med en undersøgelse af processing filosofi. Processer, der skal udføres på en computer, er adskilt fra dem, der ikke skal. Den næste fase af data system design er datastruktur design og program afgrænsning og design. Information analyse har typisk nedbrudt data og funktioner, og hensigtsmæssig gruppering er nu foretaget Udformningen af en permanent datasæt udføres, dels ved at konsolidere eller aggregere mere primitive objekter i højt grupperinger, dels ved at vurdere adgangskrav og søge veje til effektiv søgning og lagring. Equipment Adaptation Udstyr tilpasning består af udstyr undersøgelse, tilpasning af edb-baserede rutiner, og oprettelsen af siderutiner. Side 5 af 8

6 Filosofi Paradigme Science Systems ISAC ISAC bruger en subjektiv synsvinkel, der hjælper os med at tænke på data indsamlet i analysen af et system ikke som fakta, men mere som opfattelser fra et bestemt synspunkt. Disse fakta bliver snævret ned til en bestemt opfattelse Da data fra analysen ikke bliver opfattet som fakta, kan vi ikke afgøre, hvad der er rigtigt eller forkert i analysen. Derfor bliver ISAC beskrevet som et systemparadigme, men denne beskrivelse gælder for starten af metoden, fordi ved brug af analysen, bliver organisationen opdelt i mindre Subsystemer, hvor bestemte problemer kan udpeges, og dette problem skal forholde sig til systemet som en helhed. Det får ISACs placering til at hælde ind mod scienceparadigme. Objectives ISACs Objective er at opdage, ved at gennemføre analyser, om der virkelig er behov for et informationssystem. Analyserne kan danne et beslutningsgrundlag, som kan bruges til at vurdere, om et system skal udvikles. Domain Domain i ISAC dækker det område af organisationen, hvor problemerne findes. Target Target i ISAC er analyser, som bruges til at identificere problemer i en organisation samt komme med en løsning på problemet. Model Verbal model ISAC bruger verbale modeller, som beskriver organisationens problemer, ambitionsniveauer og hvilke løsningsmuligheder, der kan anvendes. Iconic, pictorial, or schematic models ISAC gør brug af skemaer i form af forskellige grafer (A-graph, I-graph og C-graph). Teknikker og værktøjer Teknikkerne Teknikkerne i ISAC er de forskellige grafer, der bliver produceret såsom: Side 6 af 8

7 Activity graph (A-graph) Information precedence graph (I-graph) Component graph (C-graph) Disse teknikker er tegnet og beskrevet på en bestemt måde, og der kan afgøres, om en beskrevet teknik er rigtigt eller forkert, som gør, at værktøjerne hælder mod et lukket paradigme. Værktøjer Der bruges ikke rigtig nogen bestemt form for værktøjer. Det kunne tænkes, at der bliver brugt en eller anden form for tegneprogram. Scope ISAC dækker faserne analyse og logisk design. ISAC er ikke en udviklingsmetode, men nærmere en analysemetode, som danner grundlag for beslutninger vedrørende udvikling af systemet. ISAC dækker disse faser i SDLC Feasibility study kan det betale sig at bygge dette system? System investigation Hvad er det for et system? Hvor meget skal systemet lave, og personerne lave Systems analysis Hvad er det systemet skal gøre og handle om. (Use cases) System design Design systemet, database osv. Outputs Ved brug af ISAC, forventes der en detaljeret analysedokumentation samt forskellige grafer. Practice Baggrund: Metoden er udviklet af Swedish Royal Institute of Technology and The University of Stockholm og har dermed en Teoretisk/akademisk baggrund. User base: Metoden bruges primært i Skandinavien, men bruges også andre steder I verden. Metoden bruges til at beslutte, om udvikling af et system er den rigtige løsning på problemet. Metoden tager udgangspunkt i den menneskelige faktor. Participants: Metoden kræver deltagelse af bl.a. brugere, ledere og udviklere. For at kunne lave alle analyser, er det vigtigt at alle relevante personer er inddraget i processen. Side 7 af 8

8 Product For at kunne bruge metoden, skal man have konsulent bistand. Det kan også være en mulighed at uddanne folk, som kan bruge metoden efter endt uddannelse. Der kræves en vis forståelse for metoden for at kunne bruge den. Hvad er fordele/ulemper i forhold til, den metode, vi brugt i projektet? ISAC er mindre fokuseret på de økonomiske og konkurrencemæssige fordele, men mere rettet mod at lette arbejdsopgaverne i en organisation. ISAC drager også nytte af de ansatte, hvis arbejdsgang vil blive berørt, så man får et bedre indblik i de ansattes arbejdsmetoder. Side 8 af 8