Systematisk problemløsning i operative funktioner

Transkript

1 Systematisk problemløsning i operative funktioner Nr I RELATION TIL FKB 2673 Operationel retshåndhævelse, ebyggelse og efterskning Henning Boddum 2009 Undervisningsministeriet. 18.juni Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Henning Boddum. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af Systematisk problemløsning i operative funktioner udviklet Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Henning Boddum. Efteruddannelsesudvalget Handel, Administration, Kontor og Ledelse

2 VED-fasen Formålet med VED-fasen er at skabe en fælles ståelse af projektet og projektets omfang. Det er der også i denne fase, de nødvendige data, inmationer og erfaringer indsamles, og de nødvendige interne og eksterne interessenter inddrages i projektet. Som afslutning på VED-fasen fastlægges de konkrete mål projektet. Succeskriterier denne fase er der: At projektgruppen skaber klarhed over og skriftligt projektets indhold og omfang At relevante eksterne og interne interessenter identificeres og inddrages At alle relevante data og fakta samt relevante inmationer af såvel objektiv som subjektiv art indsamles, analyseres og bearbejdes At der sættes mål projektet. Det kan være mål hele projektet, eller det kan være delmål kombineret med et endeligt mål At skabe et fundament, der muliggør kreative og realistiske løsningsslag under KAN-fasen Er projektet beskrevet, således der er skabt fælles ståelse og fuld klarhed over opgaven og er projektet afgrænset i overensstemmelse med projektets mål og projektbeskrivelsen? Er de relevante interessenter identificeret og inddraget projektet? Er alle relevante data indsamlet, analyseret, beskrevet og tolket på en ståelig, anvendelig og tilgængelig måde? Er der de tilstrækkelige kompetence til stede i projektet at kunne løse opgaven? Er der opsat konkrete, relevante og målbare mål løsning af opgaven?

3 VIL-fasen At der er skabt accept af de handlinger, der skal gennemføres. Samt en plan hvordan handlingerne skal gennemføres og evalueres. Succeskriterier denne fase er: At der er etaget et valg af en eller flere af de ønskede og prioriterede handlinger fra KAN - fasen. En færdig plan gennemførelsen af de valgte handlinger. En plan evalueringen af virkningerne - i relation til det operationelle mål fra Vedfasen. Checkliste denne fase Undersøgte vi divergerende meninger fuldt ud? Opnåede vi enighed uden at anvende afstemning eller gruppepres? Indeholder handleplanen et højt og realistisk mål, der også er målbart? Indeholder handleplanen en liste, der beskriver de aktiviteter, vi har besluttet at gennemføre, og indeholder listen som minimum følgende oplysninger: Hvad der skal gøres! Hvem der har ansvaret den enkelte aktivitet! Hvornår den enkelte aktivitet skal være gennemført! Har vi taget hensyn til andre, der vil blive påvirket af gennemførelsen af vores plan? Har vi udarbejdet de nødplaner, vi skønner være nødvendige? Har vi udarbejdet en evalueringsplan med målelige kriterier, om vores operationelle mål er nået? Indeholder evalueringsplanen minimum: Hvordan der skal evalueres (målemetoder og værktøjer), Hvad der skal evalueres (succeskriterier)! Hvem der har ansvaret evalueringen! Hvornår evalueringen skal gennemføres! Hvordan resultatet skal præsenteres!

4 For KAN-fasen Formålet med denne fase er, at der efter en kreativ runde er muleret realistiske og ønskelige løsningsslag opgaven. De skellige løsninger vægtes og prioriteres i hold til beskrivelsen af målet opgaven, men også i hold til økonomi og ressourcetræk i øvrigt. Succeskriterier denne fase er der: At der gennem en kreativ arbejdsproces er beskrevet en lang række ideer til handlinger, der måske kan anvendes ved løsning af opgaven At de kreative ideer er blevet afgrænset til de ideer, der i situationen anses at være realistiske og mulige at gennemføre, og at der blandt disse er udvalgt de løsningsslag, der også er ønskelige At de handlinger, der både er realistiske og ønskelige, er prioriteret Har vi fået alle ideerne på bordet, og har vi fastholdt dem? Bør vi have flere ideer og/eller slag fra ressourcepersoner uden arbejdsgruppen/projektet? Er ideerne muleret og grupperet på en sådan måde, at de er lette at arbejde videre med? Er ideerne sorteret og grupperet ud fra en vurdering af det realistiske og mulige? Er de realistiske og mulige ideer sorteret ud fra en vurdering af det ønskelige? Har vi alle i arbejdsgruppen en fælles ståelse prioriteringen af de eslåede løsninger? Tror vi også, at andre berørte vil have en ståelse af og de eslåede løsninger? Kort sagt, har vi alle muligheder på bordet. Har vi også vurderet og sorteret og har vi prioriteret i hold til, at løsningsslagene også skal være realistiske, ønskelige og mulige? Er målene stadig de rigtige (eller er vi blevet klogere undervejs m.h.t. problemet )

5 GØR-fasen Formålet med denne fase er at gennemføre den fastlagte handlingsplan, således alle aktører får en fælles oplevelse en oplevelse af at trække i samme retningen og bruge de kompetencer, man hver især besidder og er bedst til. Evalueringen har til mål at sikre, at de valgte handlinger giver det ønskede resultat, således som det er beskrevet i målet i VED-fasen Succeskriterier denne fase er At den fastlagte handlingsplan gennemføres og evt. justeres At gennemføre en løbs- og proceskontrol, der gør det muligt at dokumentere, følge op og fastholde erfaring og læring At gennemføre en evaluering i overensstemmelse med den fastlagte plan og følge op på mål og resultater Bliver handlingsplanen fulgt og etages den nødvendige dokumentation af løbet? Er evt. ændringer i planen gennemført i overensstemmelse med målet projektet? Blev der behov at anvende nødplaner? Opstod der hændelser, der ikke var taget højde i planen? Forløb gennemførelsen af planen tilfredsstillende? Er målet nået og projektet en succes? Har projektet skabt baggrund yderligere projekter? Hvilken læring kan projektgruppen drage af projektet? Er dragne erfaringer beskrevet og dokumenteret på en sådan måde, at de vil være et aktiv i bindelse med fremtidige projektopgaver? Kort sagt handler det om at gennemføre, dokumentere og kontrollere løbet og evaluere både resultatet og processen.