Velkommen til Fuel Relation Drivers Course Modul 2: Fra idé til plan

Transkript

1 Velkommen til Fuel Relation Drivers Course Modul 2: Fra idé til plan Indlægsholdere Søren Løvlund Mandsberg Seniorkonsulent i ProjectManagement, IBC International Business College Christian Pfeiffer Jensen Seniorkonsulent i ProjectManagement, IBC International Business College Gæstetaler Mette Fisker Specialist i projektledelse, Conference Care 1. Introduktion 1

2 Program Introduktion Undervisningstema: Målsætninger Indlæg v. Mette Fisker: "Tre gode grunde til at lave succeskriterier for arrangementer" Gruppeøvelse Undervisningstema: Interessenter (m. øvelse) Frokost Indlæg v. Mette Fisker: "Kan man lave gode aftaler med leverandørerne?" Undervisningstema: Planlægning Undervisningstema: Risikoanalyse (m. øvelse) Indlæg v. Mette Fisker: "Hvordan holder du dine kompetencer ved lige og er obs. på stress"? Undervisningstema: Nyttige redskaber 1. Introduktion 2

3 Mål? Mål skal bruges fordi Forventninger til resultat Samme retning Motiverer Succes! 2. Mål 1

4 Måltyper 1 Formål Hvorfor - hvad er den overordnede hensigt Skal være højtflyvende! Måltyper - 2 Produktmål Hvad skal projektet levere for at opfylde hensigten Kan være opdelt i delmål Det du har i hånden den dag projektet er færdigt 2. Mål 2

5 Måltyper - 3 Effektmål Hvilken effekt vil interessenten opnå/have/opleve Hvad vil gøre interessenten tilfreds efter at projektet er slut Og Succeskriterier for at være helt sikre på at vi har nået målet! Succeskriterier skal være SMART: Specifikke Målbare Accepterede Realistiske Tidsbestemte Og skal ramme plet på både Produktmål og Effektmål! 2. Mål 3

6 Gruppeøvelse 1 Sådan gør vi: Grupper á 5 personer Hver gruppe vælger en gruppeleder Gruppelederne modtager instruktioner 2 3. Tårnøvelse 1

7 4. Interessenter Interessenter 1 4. Interessenter Hvem er de? Personer Grupper Afdelinger Firmaer osv. som har indflydelse på / bliver berørt af / har interesse i projektets forløb og resultat 2 4. Interessenter 1

8 4. Interessenter Hvorfor interessent analyse? Overblik over hvem de er Hvilke forventninger har de? Tilrettelæggelse af projektets forløb og kommunikation 3 4. Interessenter Hvordan finde dem? Checkliste: Hvem har stillet opgaven? Hvem betaler? Hvem skal deltage / sige god for deltagelse? Hvem skal acceptere arrangementets indhold og afvikling? Hvem skal acceptere resultatet? Hvem berøres (får noget ud af, generes)? Hvem leverer ydelser, viden og ressourcer (f.eks. leverandører)? 4 4. Interessenter 2

9 4. Interessenter Fremgangsmåde Laves tidligt og holdes ajour.. 1. Lav en liste over, hvem de er 2. For hver af dem: - Deres succeskriterier? - Deres magt? - Deres indstilling (pos./neg.) - Vælg handling*: Hvad vil du gøre * Brug evt. et positionskort til hjælp 5 4. Interessenter Positionskort Bruges til overblik og prioritering Positiv Har ingen magt Har magt Negativ 6 4. Interessenter 3

10 4. Interessenter Øvelse 15 min. Gå sammen med sidemanden i tomandsgrupper Vælg en af jeres egne opgaver Lav i fællesskab (det første af) et positionskort på dén opgave Skriv interessenterne på post-it lapper Sæt post-it lapperne på positionskortet, der hvor de hører hjemme 10 min. Find sammen med en anden tomandsgruppe, og fortæl, hvad I har gjort 7 4. Interessenter 4

11 Planlægning Planlægning af Hvad skal gøres I hvilken rækkefølge Hvor lang tid tager det Hvornår skal det gøres Hvem skal inddrages undervejs 5. Planlægning 1

12 Udgangspunkt: Produktmål Milepæl Er et punkt i tid, der markerer en stor begivenhed, eller afslutningen af en stor aktivitet Tid 5. Planlægning 2

13 Beslutningspunkt er en milepæl, hvor der skal træffe en vigtig beslutning Aktiviteter Er det arbejde, der skal udføres, for at nå frem til milepælene Kan måske først defineres, når forudgående milepæl er nået Tid For hver aktivitet vurderes tidsforbruget Nogle aktiviteter skal udføres i en bestemt rækkefølge Tid 5. Planlægning 3

14 Kritisk vej Er den kæde af aktiviteter, hvor en forsinkelse vil forsinke hele arrangementet Tid Tid Gantt kort Tidsplan der viser aktiviteter, milepæle, rækkefølge, hvem der gør det Glimrende til Overblik, Kommunikation og Opfølgning 5. Planlægning 4

15 Gantt kort kan også laves i Excel 5. Planlægning 5

16 6. Hvad kan gå galt Hvad kan gå galt? 1 6. Hvad kan gå galt? 2 6. Hvad kan gå galt 1

17 6. Hvad kan gå galt Hvad kan gå galt Når vi forsøger at forudsige og gennemføre - fremtiden, kan vi forvente Usikkerhed Problemer Udfordringer Risici Bump på vejen Aha-oplevelser Benspænd.det er dem vi vil forsøge at finde på forhånd. OG gøre noget ved dem før de sker! Hvad kan gå galt trin i analysen 1. Hvad kan gå galt? 2. Hvad er sandsynlighed for at det sker og konsekvensen hvis det sker? 3. Prioritere dem 4. Hvad kan vi gøre ved dem og så huske at holde øje med det 4 6. Hvad kan gå galt 2

18 6. Hvad kan gå galt 1. Hvad kan gå galt Vi finder det ved at overveje Afhængigheder Forudsætninger Tidsplanen Erfaringer fra andre projekter Input fra interessenter og meget, meget mere Eller ved at bruge Negativ brainstorm Eksperter Leverandører Checklister og meget, meget mere 5 6. Hvad kan gå galt 2+3. Sandsynlighed og konsekvens Sandsynlighed 1-5 Konsekvens 1-5 Forebygge Afbøde 6 6. Hvad kan gå galt 3

19 6. Hvad kan gå galt På skemaform ID Hvad kan gå galt Sandsynlighed Konsekvens Prioritet Forebyggende handlinger Afbødende handlinger 1 Beskriv risikoen hvad kan ske S*K Hvad gør vi for at forebygge at det sker Hvad gør vi - eller har vi gjort - for at minimere konsekvensen hvis det sker Øvelse 15 min. Gå sammen med sidemanden i samme tomandsgrupper som før Vælg helst den samme opgave som før Lav i fællesskab (det første af) en risikoanalyse på dén opgave Skriv nogle eksempler i skemaet: hvad der kan gå galt (første kolonne) Vælg 1-2 af dem, og udfyld resten af kolonnerne for dem. 10 min. Find sammen med tomandsgruppen fra før, og fortæl, hvad I har gjort 6. Hvad kan gå galt 4

20 To-do-lister Nattesøvnens bedste hjælper * * Egen erfaring Hvordan holder du styr på alle boldene på samme tid? 7- To-do-lister 1

21 To-do-lister og logs Formål Skabe overblik Dokumentation Effektivitet på kort og lang sigt Opsamle erfaringer Udgangspunkt for evalueringer 3 Getting things done - principper Tøm hovedet! Alt under 2 minutters arbejde gør det nu! Hvad er næste handling? Ugentlige reviews Hvilket fokus har du? Myre, giraf, helikopter eller sattelit? 7- To-do-lister 2

22 Hvordan? Papir Post-it-notes Excel/Word indeholder typisk Nummer, Type (ændring, risiko, hændelse) Beskrivelse Status (noteret, i gang, afsluttet) Dato og deadline Ansvarlig Smartphone - apps 7- To-do-lister 3

23 Forslag til apps Remember the Milk (multiværktøjet, GTDprincipper) To-do fra Appigio (GTD-principper) Wunderlist (Checklister) og der findes mange, mange flere Getting things done - bogen 7- To-do-lister 4

24 Opsamling Dagens emner Planlægning 8. Opsamling 1