1. Bemærkninger til referat den 14. maj 2014? Nej

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde Guldborgsund Frivilligcenter Onsdag d. 4. juni kl , Banegårdspladsen 1A. Deltagere: Margrit Tarby, Charlotte Fischer Kjældmand, Dorthe Jørgensen, Marianne Andersen, Jørgen Hansen, Erling Christensen, Susanne Poulsen, suppleant indkaldt i stedet for Jannie Bech, Else Mortensen, Birgitte Zimling. Afbud: Bo Abildgaard Så vidt det er muligt, vil jeg bede alle i bestyrelsen om at møde 15 min før, så vi kan tage nogle billeder til hjemmesiden. Billederne kan ses på hjemmesiden. 1. Bemærkninger til referat den 14. maj 2014? Nej 2. Andre punkter til i dag? Svar på 18 ansøgningen under punkt 5. Orientering om besparelsesforslagene, høringsfrist , under punkt 5 Logo under punkt 12 Suppleanternes deltagelse i bestyrelsesmøderne under punkt 3 c. 3. Velkommen til de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer v/ Margrit a. bestemmelse af rækkefølgen af suppleanter. Da der ikke på Generalforsamlingen blev stemt om suppleanterne opstod der ikke en naturlig rækkefølge derfor fandt bestyrelsen ved lodtrækning: 1. suppleant Susanne Poulsen, 2. suppleant Anne-Marie Sakstrup-Blom, 3. suppleant Bjarne Hansen. b. Indkaldelse af suppleant til erstatning for Jannie, mens hun er sygemeldt. Bestyrelsen indkaldte Susanne Poulsen, som fortsætter til Jannie Bech vender tilbage. c. Suppleanternes deltagelse i bestyrelsesmøderne Det vedtages at suppleanterne inviteres til at deltage i ét bestyrelsesmøde i kvartalet, hvoraf julemødet er et af dem. Der etableres et punkt på dagsordenen når suppleanterne deltager som hedder Statusrapport, så de kan følge med. 4. Fremlæggelse af Budget 2014 v/ Dorthe a. Maj Det ser ud som det skal. Birgitte pointerer at der bogføres så det ser ud som om det er husets drift der stiger, men omposteringen gerne skulle udligne det. b. Jesper Rothberg v/ Birgitte Birgitte har skrevet en mail til Jesper Rothberg og bedt om en dato for, hvornår vi kan forvente at regnskabssystemet er rettet til med vores budget og de rigtige konti, den er afsendt d og der er ikke modtaget et svar endnu. Else har talt med Jesper, afventer svar og Birgitte og Else har talt om at kontakte Jespers overordnede, såfremt der ikke kommer afklaring. Der er afsat et møde d. 10. juni med Jesper Rothberg, Flemming Nielsen (Jespers leder), Else Mortensen og Birgitte Zimling for forventningsafstemning c. Kasserens kontrolfunktion, ny arbejdsopgave implementeres, opdatering af nye medlemmer. Dorthe er genvalgt som kasserer, og den nye arbejdsform genfortælles for de nye medlemmer. Nogle medlemmer har været med så længe at formelle indmeldelsesaftaler ikke er etableret. Det forventes at ske i løbet af 2014.

2 Der er kommet en regning på revision som vi håber er en fejl. Det afklares på mødet d Oversigt 18- udviklingsmidler v/else Restmidler: 18 midler: kr. 79 midler kr. Udviklingsmidler: kr. a. svar på 18 ansøgningen vedr. konference. Der er bevilget til projektet. b. forklaring på besparelsesforslagene der vedrører 18, 79 og udviklingspuljen. Der er fremsat forslag om besparelser. Udviklingspuljen afvikles helt og 18 puljen reduceres med fra 2015, Der citeres fra forslaget At de frivillige, der søger tilskud iht. 18, vil få mindre tilskud end de får i dag. Det vil gælde for både tilskud til vedligeholdelse af aktiviteter og nye aktiviteter. Det må forventes, at de frivillige vil tilbyde færre eller reducerede tilbud indenfor det frivillige sociale arbejde. De frivillige tilbud supplerer ofte de kommunale tilbud Forslagene er sendt i høring, og der er høringsfrist d Forretningsorden, de indledende skridt. Oplæg af Birgitte. a. Bestyrelsesseminar. Hvad er formålet og forventningerne? Formålet er at Bestyrelsen bliver informeret om hvordan man som bestyrelse kan arbejde i en værdiskabende forening. Forventningen er at bestyrelsen kan prioritere opgaverne, der skal løses, for at man kan udarbejde en god forretningsorden hen over det næste års tid; og udvikler sig til gennem processen bevidst at varetage Guldborgsund Frivilligcenters fremtidige liv. Bestyrelsesseminar - Dagsprogram 10:00 Kaffe og lytte 10:30 Strategisk retning - det visionære perspektiv - organisations- og forretningsudvikling 11:00 Støtte og inspiration - det udviklende perspektiv 11:30 Effektivitet og fremdrift det tilsynsførende perspektiv 12:00 Netværksudvidelse perspektiv på det eksterne samarbejde 12:30 Walk and talk på spørgsmål. Gå en tur, mens maden kommer på bordet 13:00 Spise badepause 13:45 økonomi 14:30 Kompetenceafklaring 15:00 Bestyrelsens opgaver de næste måneder. 15:30 Dialogmøde visioner b. Hvem kan deltage d. 28. juni kl ? Susanne Poulsen kan ikke deltage, alle andre kan. Suppleanterne og Signe indbydes til at deltage. Stedet bliver måske Dorthes sommerhus alternativt Birgittes sal eller måske en meget grøn plet i bøgeskoven ved Pomle. Birgitte laver en invitation. c. 2 Oplæg til forretningsorden er fremsendt

3 Den ene er fra Frivilligcenter Næstved let tilpasset. Den anden er 2 sider fra bogen om professionelle bestyrelser. Ønsker man at arbejde videre på den mest færdige, eller ønsker man at starte fra bunden og skele til de 2 oplæg, der er fremsendt. Den sidst anvendte forretningsorden blev udleveret, den er som følger: 12. juni 2012: Det er bestyrelsens holdning, at kandidater der stiller sig til rådighed for valg, bliver foreslået og opstillet til valg på generalforsamlingen man kan blive foreslået af andre eller foreslå sig selv som kandidat. De foreslåede kandidater skal på generalforsamlingen tilkendegive om de stiller sig til rådighed for valg. Foreslåede kandidater, der ikke er til stede ved generalforsamlingen, kan kun vælges, såfremt bestyrelsesformanden forinden har fået skriftlig tilkendegivelse om de stiller sig til rådighed for valg. Der bør ikke sidde ægtefæller/ samlevende i bestyrelsen. En holdning som formanden eller dirigenten vil gøre opmærksom på inden kandidaten forslås på generalforsamlingen. 12. februar 2013: Såfremt et bestyrelsesmedlem er fraværende mere end 2 på hinanden følgende bestyrelsesmøder, dette være sig på grund af sygemelding eller lignende, indkaldes en suppleant til at varetage bestyrelsesmedlemmets plads i bestyrelsen, for den periode bestyrelsesmedlemmet er fraværende. Ved bestyrelsesmedlemmets tilbagevenden, fratræder suppleanten bestyrelsespladsen og indgår igen i sin oprindelige plads i rækken af suppleanter. Det let omskrevne oplæg fra Næstved vurderes til at være godt at arbejde videre ud fra, og alle forslag og ideer til forretningsorden mailes forlods til Birgitte, som sørger for at det bliver taget op på seminaret. 7. Den gode historie siden sidst Alle kommer med en god historie - lidt har også ret! Jørgen har været på hjemmebesøg hos en meget fysisk handikappet mand for at få hans IT SKAT etc. til at fungere. Det er en glæde at hjælpe når der virkelig er hjælp behov. Marianne er blevet VENTIL for en dame som er kendt i Ad Hoc-Tjenesten. Damen bliver tydeligvis syg af ensomhed men kan ikke komme på plejecenter. Nu ringer hun til Marianne og Marianne kan så ringe til hende når det passer ind i dagsrytmen og damen får lidt luft og får talt med et andet menneske. Charlotte fra Drop In har været ude sammen med en anden frivillig og takke for en donation. Det var en dejlig oplevelse at få ros for sin indsats af fuldstændig fremmede mennesker. Margrit har haft en ældre dame til IT-Hjælp 4 gange og fik til sidst fortalt damen at hun kunne søge dispensation, og hun blev så lykkelig over at det. Det var svært fordi damen virkede så opsat på at få det til at fungere. Birgitte har gang i Læsehest-projektet og har fået 4 henvendelser allerede på den første annonce. Det er også lykkedes at finde en Dansk kontakt til en Syrisk 19 årrig ung mand, der bare er frygtelig ensom her i landet.

4 8. Generalforsamling, evaluering v/ Margrit a. Selve arrangementet Lokalerne er perfekte til handikappede og kørestolsbrugere. Stolene er dog rigtig trælse. Planlægningen var helt i orden og det gik som det skulle. Det er rart at have fundet et lokale hvor vi kan være til de lidt større ting. b. Vedtægtsændringerne Det var dejligt at vedtægterne blev tilpasset og det giver lyst til at se om vi kan rette lidt mere til. Det tager vi op senere på året. c. Gråzoner, rapporten. Der var ca mennesker til workshoppen, og dilemmaspørgsmålene var lette, fordi det var processen med at veje for og imod, der var interessant. Det gav et godt billede af, hvorfor vi fik de svar i spørgeskemaundersøgelsen, som vi gjorde, og det gav et billede af at både frivillige og ansatte (som nogle af de frivillige i Process-ældremillionerne har mødt for kort tid siden), har brug for at bevæge sig i forhold til at definere arbejdsområder og syn på hinandens kan og skal opgaver. Der er endnu ikke skrevet videre på rapporten. 9. Fastlæggelse af mødefrekvens a. Hvilken dag Tirsdag fastholdes. Kommer der forhindringer i vejen for de allerede fastsatte dage ændres de løbende. Det er altid muligt at finde en opdateret liste som link på årstallet på hjemmesiden. b. hvor ofte og med hvilket indhold Fortsat en gang om måneden. Birgitte foreslår (da der går 3 dage med at skrive dagsorden, samle materiale og skrive referat) at der, også af hensyn til Else og Bo holdes ordinært bestyrelsesmøde hver anden måned, hvor de deltager, og hver anden måned arbejdes der med forretningsorden og andre emner. Margrit og Birgitte holder fortsat møde hver mandag. Forslaget er vedtaget, Birgitte forholder sig til indkaldelser og lægger planen på nettet. 10. Kort overblik over Juni, juli, august og september v/ Birgitte a. I almindelighed Juni: Deadline slip Frivilligheden Løs + møde i gruppen, fejring af de frivillige i Flerkulturelt Center, Ledernetværksmøde i Græsted med deling af gruppen som emne, ansøgning om grundfinansiering planlægges og afventes udmeldt efter sommerferien, Zone-rapport og orientering til alle interessanter. Juli: omkontering på rette konti og rester af opgaverne fra juni. August: desdline på Slip Frivilligheden Løs på torvet d. 15., planlægning af Brugermøder for at få information ud til borgerne Stubbekøbing torsdag d kl. 10:30 11:30, vi har 2 helsides annoncer der ikke er planlagt endnu, den ene skal bruges til Slip Frivilligheden Løs, planlægning af Kursus for IT-hjælper og Ad Hoc-Tjenesten, og konferencen først i september skal planlægges. b. Slip Frivilligheden Løs tilmelding 15 juni august Der er så få tilmeldinger, at vi overvejer at aflyse lokalområdernes aktiviteter. Der er møde i gruppen d. 18. juni, hvor beslutningen bliver taget. c. Gråzoner Spark Frivilligheden i Mål Emnet er udsat til næste gang 11. Orientering siden sidst v/ Birgitte a. Frivilligfesten

5 Har vi berørt flere gange i aften, emnet er udsat. b. Forandring Fryder Der kommer en længere orientering vedr. projektet på bestyrelsesseminaret, emnet er udsat til da. 12. Andet Næste bestyrelsesmøde tirsdag d. 12. august kl.16 Logo Birgitte har ønsket at forandre logoet og kom med et forslag. Der kom flere tilkendegivelser for og imod, og ønsker om tydeligere ændringer. Forslagene kommer her i billedform (det er vigtigt at se hvordan det printede ser ud og ikke det digitale), som alle bedes reagere på prioriteret liste. Der er tilbud på visitkort i august, og vi håber at kunne få trykt nogen der.