Snitflade til finansposter i Prisme (G69)

Transkript

1 Snitflade til finansposter i Prisme (G69) Formålet med dette dokument er at give dataleverandører en angivelse af hvorledes Prisme forventer datastrukturen i de filer som ønskes indlæst i Prisme. Snitfladen bygger på en fortolkning af KMD s snitflade GQ311001Q. Transaktionstype G69 kan stå alene (posteringsbilag), eller være tilknyttet en udbetaling (G68). Helt overordnet gælder der følgende to regler: a) Feltnumre skal komme i stigende orden. Det betyder f.eks. at felt nr 111 (kontonr) ikke må ligge efter felt nr 153 (posteringstekst). b) Ekspeditionsnumrene skal komme i stigende orden. Ekspeditionsnr 32 må ikke ligge efter ekspeditionsnr 82. c) Posteringerne skal balancere per maskinnr per posteringsdato. Alle posteringslinier i filen skal have en startheader. Alle felter i startheaderen skal udfyldes. Startheaderen er opbygget på følgende vis: - Registreringssted (3 positioner numerisk). Kan udfyldes med nuller. Eksempel: Snitfladetype (3 positioner alfanumerisk) Skal altid være G69 - Linieløbenr (5 positioner numerisk, foranstillede 0 er) Angiver linienummer i filen. Eksempel: linie nr 85 angivet ved Organisationsenhed (4 positioner numerisk, foranstillede 0 er) Udfyldes med kommunenr eller amtsnr. Eksempel: Hals Kommune angives ved 0817, Vestsjællands Amt ved Organisations_Type (2 positioner numerisk, kan udfyldes med 01 ). Eksempel: Posteringstype (3 positioner alfanumerisk) Skal udfyldes med enten NOR, PRI, SUP ). NOR hvis det er en normalpostering. PRI hvis det er en primosaldopostering. SUP hvis posteringen vedr. supplement. Version 1.5 Side 1 af 7

2 - Linieformat (4 positioner alfanumerisk) Skal altid udfyldes med FLYD. Nu til den flydende del, hvor felter er angivet med et nr. og hvor det ikke altid er nødvendigt at udfylde alle felter for at linien kan indlæses i Prisme. Flydende felter starter altid med et & tegn efterfulgt af et feltnummer. Nogle felter er forbundne, forstået på den måde, at er det ene felt udfyldt skal det andet felt også være udfyldt. Felterne 130 (nrkode til betalingsmodtager) og 131 (betalingsmodtager) er et eksempel på forbundne felter. - Felt 101, Kaldenavn_Kort (10 positioner alfanumerisk) Kan udelades. - Felt 102, Posteringsafstemningsenhed (5 positioner alfanumerisk) Kan udelades. - Felt 103, Maskinnr (5 positioner numerisk, foranstillede 0 er, skal udfyldes) Posteringens maskinnr. Eksempel: & Felt 104, Ekspeditionsløbenr (7 positioner numerisk, foranstillede 0 er, skal udfyldes) Posteringens ekspeditionsløbenr. Eksempel: & Felt 110, Posteringsdato (8 positioner, skal udfyldes) Posteringsdato for posteringen. Udfyldes med datoformat ÅÅÅÅMMDD. Eksempel: & Felt 111, Kontonr (10 positioner numerisk, skal udfyldes) Registreringskontonr for posteringen. Udfyldt kontonr skal overholde gældende reglerne for et registeringskontonr. Eksempel: & Felt 112, beløb (13 positioner, foranstillede 0 er, skal udfyldes). De første 12 positioner er til beløbet angivet i ører og med foranstillede 0 er. Sidste position er til fortegnsangivelse. Positivt beløb angives med blank, alt andet med -. Eksempel: & og & Felt 113, Debit/Kredit markering (1 position, skal udfyldes) Debit/Kredit markering på posteringen. Skal udfyldes med D for debitpostering, ellers udfyldes med K for kreditpostering. Eksempel: &113D. Version 1.5 Side 2 af 7

3 - Felt 114, Regnskabsår (4 positioner numerisk, kan udfyldes). Skal udfyldes hvis man ønsker at postering skal hidrøre andet regnskabsår end det nuværende. Er posteringsdato f.eks og regnskabsår 2006 så bliver posteringen af Prisme opfattet som en forsupplementpostering med posteringsdato Er posteringsdato og regnskabsår 2005, bliver posteringen opfattet som en eftersupplementpostering med posteringsdato i Prisme. Eksempel: & Felt 116, OIO Bilagsarkivnr (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Skal kun udfyldes ved fakturaregistrering i Prisme, kombineret med attestation og kontering i fagsystem (ex. ILS fra WM-data). Udfyldes kun i OIO-sammenhænge. Ekspempel: & Felt 117, Udbetalingshenvisningsnr (20 positioner numerisk, kan udfyldes) Hvis finansposten vedrører en udbetaling, skal dette felt udfyldes, ellers ikke. Udbetalingshenvisningsnr består af 3 dele, en dato som udfyldes med ÅÅÅÅMMDD, et maskinnr som udfyldes med foranstillede 0 er og et ekspeditionsløbenr som ligeledes udfyldes med foanstillede 0 er. Typisk vil udbetalingshenvisningsnummeret bestå af finanspostens posteringsdato, maskinnr og ekspeditionsløbenr, men det vigtigste er at den tilhørende udbetalingspost i dens posteringshenvisningsnr har et nr som svarer til finanspostens udbetalingshenvisningsnr, så man kan se at de 2 posteringer hører sammen. Der kan indgå flere finansposter til en udbetaling. Alle finansposter som vedrører den samme udbetalingspost skal have samme udbetalingshenvisningsnr. Eksempel: & Felt 118, Valørdato (8 positioner kan udfyldes) Forfaldsdato for betaling. Udfyldes med datoformat ÅÅÅÅMMDD.. Eksempel: ÅÅÅÅMMDD Felt 130, Nrkode til betalingsmodtager (2 positioner numerisk kan udfyldes) Skal udfyldes hvis felt 131 (betalingsmodtager) er udfyldt. - Felt 131, betalingsmodtager (10 positioner numerisk, foranstillede 0 er) Hvis finansposten vedrører en udbetaling, angiver felt 131 betalingsmodtageren. Skal udfyldes hvis felt 130 (nrkode) er udfyldt.. - Felt 132, Nrkode ydelsesmodtager (2 positioner, foranstillede 0 er, kan udfyldes) Ydelsesmodtageres nrkode kan antage følgende værdier : 02 : CPR. 03 : SE/CVR Skal udfyldes hvis felt 133 (ydelsesmodtager) er udfyldt. Version 1.5 Side 3 af 7

4 Eksempel: & Felt 133, Ydelsesmodtager (10 positioner, foranstillede 0 er, kan udfyldes) Skal udfyldes hvis felt 132 (nrkode) er udfyldt. Eksempel: & Felt 134, Nrkode til oplysningspligt (2 positioner numerisk kan udfyldes) Skal udfyldes hvis felt 135 (oplysningspligtig) er udfyldt. - Felt 135, Oplysningspligtig (10 pos numerisk, foranstillede 0 er kan udfyldes) Skal udfyldes hvis felt 134 (nrkode) er udfyldt.. - Felt 136, Oplysningspligtkode (1 position kan udfyldes) Angiver hvilken type oplysningspligt der vedr. udbetalingen. Oplysningspligttypen kan antage følgende værdier : H : Honorar og vederlag (med AMB) U : Honorar og vederlag (uden AMB) F : Befordringsgodtgørelse R : Rente Eksempel: &136H - Felt 150, Posteringsudtrækstekst-1 (5 positioner alfanumerisk, kan udfyldes). - Felt 151, Posteringsudtrækstekst-2 (5 positioner alfanumerisk, kan udfyldes). - Felt 152, Posteringsudtrækskode (5 positioner alfanumerisk, kan udfyldes). - Felt 153, Posteringstekst (35 positioner alfanumerisk, kan udfyldes). Evt. posteringstekst til finansposten. Tegnet & må ikke benyttes i posteringsteksten. Eksempel: &153Madordning i børnehave. - Felt 170, Rekvisitionsnr (10 positioner numerisk, kan udfyldes) Rekvisitionsnr på finansposten til dispositionsbogholderiet. Skal udfyldes hvis felt 171 (delleverance) er udfyldt. Eksempel : & Felt 171, Delleverance (1 position alfanumerisk, kan udfyldes) Koden angiver om beløbet i den tilsvarende disposition i dispositionsbogholderiet er en afslutning eller er en del af en delleverance. Skal udfyldes hvis felt 170 (rekvisitionsnr) er udfyldt. Version 1.5 Side 4 af 7

5 Eksempe: &171N - Felt 180, Bærer (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Eksempelvis registreringsnummer for den bil posteringen vedrører Eksempel : &180UN Felt 181, Afdeling (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Eksempelvis institution, forvaltning, sengeafsnit Eksempel : &181Myretuen. - Felt 182, Formål (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Eksempelvis skolevej, motionsdag osv. til opfølgning af forbrug på tværs af eksisterende dimensioner i kontoplanen. Eksempel : &182Motionsdag. - Felt 200, Kontering til Fakturapulje (1 position alfanumerisk, kan udfyldes) Lovlige værdier er J, j, N eller n Eksempel : &200J. - Felt 201, Konteret af (5 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Må ikke indeholde blanke (mellemrum) Indholdet placeres i feltet Konteret af på den enkelte finanskladdelinje. Prisme validerer ikke, om der findes en bruger i Prisme med det pågældende login. Eksempel : &201ABCde. Felt Notat på max 200 tegn Feltet må kun anvendes sammen med enten 116 eller 200 og anvendes til at afvise/returnere faktura fordelt fra fakturapulje til fagsystem. Hvis feltet er udfyldt, oprettes et notat på bilaget i fakturapuljen OG bilaget flyttes til fordelings-afdeling for returnerede bilag Fælles for felter i 300-serien gælder, at de kun må anvendes, hvis felt 300, 301 og 304 er udfyldt. Hvis felt 300 anvendes, skal felt 301 og 304 også udfyldes. Hvis felt 300 er udfyldt opfattes recorden som projektkontering, og felt 111 Registreringskontonummer er udelukkende dummy (afløftes ikke) Øvrige finans-felter, posteringsdato, posteringstekst, beløb m.v afløftes fortsat. Version 1.5 Side 5 af 7

6 Dublet-kontrol på posteringsdato, ekspeditionsløbenummer og maskinnummer er stadig gældende.. - Felt 300, Projektnummer/-konto i Prisme (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Eksempel : & Felt 301, Projektart i Prisme (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Feltet skal udfyldes, hvis felt 300 er udfyldt. Eksempel : &30192omk. - Felt 302, Medarbejder i Prisme (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Eksempel på Medarbejder = tib : &302tib. Felt 303, Salgspris i ører med fortegn (13 cifre + fortegn) Positivt beløb angives med blank, alt andet med -. Eksempel på Salgspris = kr. 400,00: & Felt 304, Antal i Prisme (10 heraf 2 decimaler, kan udfyldes) Feltet skal udfyldes, hvis felt 300 er udfyldt. Eksempel på Antal = 1,00 : & Felt 305, Linjeegenskab i Prisme (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Feltet angiver om udgiften må viderefaktureres helt, delvis eller slet ikke. Eksempel på Linjeegenskab = 10proc : &30510proc. - Felt 306, Aktivitetsnummer i Prisme (10 positioner alfanumerisk, kan udfyldes) Eksempel på Aktivitetsnummer = intern : &306intern. Endelig er her et eksempel på hvorledes en linie kunne se ud. Eksemplet består af en finanspost som vedrører en udbetaling. Selvom det ikke direkte vedrører denne snitflade medtager jeg også udbetalingsposten, så der er mulighed for at se balancen og henvisningsnumrene. Henvisningsnumre er markeret med fed skrift. Finanspost: 817G NOR& & & & & &113D& & & &13004& &13202& &136H&153Madordning i børnehave.& &171n Version 1.5 Side 6 af 7

7 Udbetalingspost: 817G &020817&0300&050000&06000& & &09- &104& & & &17123& &40Halløj der&41dette er en test!!! Version 1.5 Side 7 af 7