Menu Fakturering af maskiner

Transkript

1 Menu Fakturering af maskiner FORMÅL: At oprette handelsaftaler og herigennem at kunne udskrive leveringssedler, ordrebekræftelser samt fakturaer på maskinhandler. Der kan foretages følgende opgaver direkte fra programmet: Oprette en maskine i maskinkartoteket, hvis man er ved at sælge eller ibyttetage en endnu ikke oprettet maskine. Tilknytte en eller flere bemærkninger til handelsaftalen som udskrives på maskinfakturaen (leveringsbemærkninger, garantibestemmelser) Tilknytte interne bemærkninger til handelsaftalen, som kun udskrives på leveringssedlen. Oprette rabat med maskinnummer, som vil belaste maskinkortet. Oprette rabat uden maskinnummer, som kun vil belaste finansdelen. Oprette journalposteringer på handelsaftalen, der f.eks. kan benyttes til at flytte avancen fra en ny solgt maskine til en brugt ibyttetaget. (Nedskrivning på brugt). Oprette betalingsplan på handelsaftalen, hvis fakturaen har flere forfaldsdatoer. Oprette en handelsaftale til kontantsalgskunde, med mulighed for at indtaste kundenavn og -adresse. Se fakturaen på skærm før udskrift. ON-LINE HJÆLP: Tast <shift F11> for at hente on-line hjælp (retur F1) SEP/F11: Der er SEP i alle relevante felter

2 Felt: Handelsaftalenr. Sælger Fakturatype Kunde nr. Salgsdato Betalingskode Beskrivelse: Skal udfyldes. Fortløbende nummer ved ENTER eller manuel nummer. Skal være unikt. 6 cifre. Nummerrækkefølge oprettes i pkt 2. Kan udfyldes. Der kan skrives 2 tegn og hvis medarbejder er oprettet hentes navnet menu Skal udfyldes. Er præsat med type 1. Faturatype 2 = kreditnota bruges kun hvis handlen går tilbage Skal udfyldes.evt med telefonnummer. Kunden skal være oprettet i kundekartotek eller kontantsalgskunde skal være oprettet i menu Skal udfyldes. Præsat med dagsdato, men kan overskrives med anden dato Bliver udfyldt med kundens betalingskode. Kan overskrives med anden betalingskode som er oprettet i Betalingskode 99 bliver forklaret senere. Betalingskoder: Betalingskode indtastes (SEP/F11), hvis der benyttes 99 i betalingskode indtastes betalingsdatoen næste felt. Hvis der tastes <ENTER> i betalingsdato åbnes et vindue, hvor der kan indtastes op til 5 forskellige forfaldsdatoer, beløb og bogføringstekster. Der kontrolleres at summen af betalinger stemmer til fakturatotal inkl. moms inden oprettelsen af handelsaftalen accepteres.

3 Derefter kommer man ned på linien som skal oprettes. Her vælges: Hvis der vælges 1 = salg eller 2 = køb har man mulighed for at vælge : Der vælges: S = sammensat til maskiner der består af flere dele, der hver især prissættes (f.eks. vandingsanlæg) E = enheder til maskiner, såvel med maskinnummer som uden maskinnummer (f.eks. traktor) R = reservedele (med lageraftræk eller hente oplysninger fra skyggekartotek) D = delvare (f.eks. frontlæsser fra en traktor) Der kan udskrives følgende blanketter direkte fra programmet: - Leveringssedler med interne bemærkninger (uden beløb). - Ordrebekræftelser. - Fakturaer Maskinnr. indtastes (SEP/F11). Hvis maskinen ikke er oprettet tastes X i første position i maskinnr. feltet hvorefter vindue med maskinoprettelse åbnes. Ligeledes åbnes vinduet hvis der indtastes et maskinnr. der ikke er oprettet. Hvis der sælges maskiner uden maskinnr. tastes <ENTER> hvorved maskinnr forslås. Hvis det er første gang programmet benyttes med maskinnr vil maskinoprettelsesvinduet blive åbnet. Indtast de relevante oplysninger i maskinoprettelsesvinduet. On line hjælp hentes ved at taste shift F11. Efter udfyldelse af felterne i vinduet, returneres der til kontonr. der udfyldes automatisk ved salg/køb af maskinnr.(oprettet i menu 07.01)

4 Er der tale om reservedele eller rabat skal der indtastes kontonummer manuelt. Såvel varetekst som pris kan undertrykkes. Antal udfyldes (f.eks. 5% rabat kan angives ved at indtaste 0.05 i antal og maskinens salgspris i prisfeltet i forbindelse med art 3: rabat). Der kan ikke gives %vis rabat på reservedelsnumre, sælg i stedet for til en nettopris.

5 Der er mulighed for at bruge standardtekster, som trækker de indtastede oplysninger fra maskinkortet. Hvis der indtastes X i første position i tekstfeltet hentes TYPE-teksten fra automatisk. Man kan også taste F11 og vælge f.eks. Y1 som så vil indsætte stelnr., årgang og timer. Teksten hentes automatisk hvis der er oprettet salgs/købstekst på maskinkartoteket. Vinduet består af 2 halvdele, hvor den øverste del viser relevante oplysninger om maskinen, såsom type, årgang, varegruppe, stelnr. og udstyr. Den nederste del af vinduet benyttes til at opbygge fakturateksten: Kode O opretter tekstlinier med et spring på 10 i linienr. Enhedskode = E for enhed. Antal og beløb kan ikke indtastes på tekstlinierne, hvis der er tale om en enhed. Der kan indsættes tekst ved selv at indtaste linienummer ved O (opret) Der kan ændre i tekstlinierne ved at indtaste kode R samt linienummer. Der kan slettes tekstlinier ved at indtaste kode S samt linienummer. Når tekstlinierne er færdigindtastet tastes A i koden og der returneret til kontonr. på hovedbilledet. Pris pr. stk. angives. Programmet returnerer til linjekoden hvor der kan tastes: A (afslut) hvis handelsaftalen er færdig indmeldt. Æ (ændre) for ændring af en varelinje. H (hoved) for at rette i hovedet af handelsaftalen. O(opret) ny linje. S (slet) hvis der skal slettes en linje i handelsaftalen. Programmet placerer nu markøren i kodefeltet nederst på billedet. Kode V viser handelsaftalen på skærmen. F udskriver en ordrebekræftelse på valgt printer.

6 K udskriver en leveringsseddel på valgt printer. U udskriver en faktura på valgt printer (og bogfører fakturaen). S sletter handelsaftalen (hvis den ikke er faktureret). Æ ændrer allerede oprettet handelsaftale (hvis den ikke er faktureret). O opretter ny handelsaftale. A afslutter programmet. Fakturatype 2 (kreditnota) benyttes kun hvis en handel skal krediteres. OBS! Salgskode bliver stående til 1, kan ændres manuelt i menu