2. Opbygning af medarbejderoplysninger

Transkript

1 2. Opbygning af medarbejderoplysninger I RES genereres alle medarbejderoplysninger manuelt i forbindelse med effektueringen af den enkelte ansættelse eller i forbindelse med oprettelse af disponeret medarbejder/stillingskort i budgetteringsfasen. 2.1 Medarbejderkort Der oprettes ét kort med medarbejderoplysninger pr. medarbejder i RES. På medarbejderkortet findes vedkommendes cpr.nr., navn, medarbejdernummer og ansættelsesår ved universitetet. Medarbejdernummer genereres automatisk, hvis medarbejderen er oprettet i PDS en med nøjagtig det samme navn. Hvis medarbejdernummeret ikke opdateres i forbindelse med oprettelsen, så kører der en natlig opdatering. 2.2 Stillingskort Der oprettes et stillingskort for hver ny ansættelse (skift i stillingskategorier) eller hvis en medarbejder har haft et slip i sine ansættelser inden for samme stillingskategori. Der vil dog også være tale om et nyt stillingskort, hvis man går fra en tidsbegrænset ansættelse til en permanent ansættelse inden for samme stillingskategori. Når en medarbejder er oprettet autogenereres der følgende faner pr. stillingskort. Stamdata Konteringer Løndata Kapacitet Opgaver Reguleringer De enkelte faner gennemgås nedenfor. Side 1

2 2.2.1 Fanen stamdata Under fanen stamdata kan ses nogle faktuelle informationer om selve stillingen, så som stillingstype og ansættelsesperiode. Herudover kan man se hvilken organisatorisk tilknytning stillingen har både institut og forskningsenhed Fanen konteringer Hver stilling har koblet en default kontering (UK10-kontostreng) på sig i forbindelse med oprettelsen. Omdrejningspunktet for default konteringen er forskningsenheden. Som det fremgår nedenfor er default konteringen for forskningsenheden markeret med orange og default konteringen for stillingskortet er markeret med grøn. En detaljeret beskrivelse af default-begrebet beskrives under punkt 6.1. Under konteringsfanen findes en budgetteret finansieringsplan for den enkelte medarbejder, dvs. at hvis medarbejderen skal finansieres af andre kontostrenge end den default-angivne, så skal de oprettes manuelt. Side 2

3 Nedenfor er angivet et eksempel med at en medarbejder der er 50 % finansieret af et projekt i perioden Denne kontostreng angives med sort skrift. Ved oprettelsen af denne kontering autogeneres de øvrige konteringslinjer. De farvede konteringer er autogenereret ud fra den angivne defaultkontostreng på enten forskningsenheden eller stillingskortet. De sorte linjer er manuelt oprettet/tastet under punktet OPRET NY. Nederst på siden under fanebladet KONTERINGER findes indlæsningslinjer til brug for videre bearbejdning eksempelvis i forbindelse med budget. Linjerne kan eksporteres til Excel ved klik på EKSPORT SUMMERINGSLINJER. Side 3

4 2.2.3 Fanen løndata Under fanen løndata skal der angives en løn pr måned (bruttoløn) for en fuldtidsstilling for medarbejderen. Ud fra hver stillingstype anvendt i RES er der angivet en gennemsnitlig månedsløn. Denne månedsløn tilføjes automatisk løndatafanen ved oprettelse af stillingskort Fanen kapacitet Under fanen kapacitet fremgår det, hvor mange timer medarbejderen har til rådighed pr. semester. Et årsværk er reguleret for ferie og ferie/fridage og svarer til 1642 timer. Side 4

5 2.2.5 Fanen opgaver Hvis man i forbindelse med generering af finansieringsplanen under fanen konteringer har angivet frikøbet/opgaven i timer, bliver disse vist i denne fane Fanen reguleringer Under fanen reguleringer registrerer man ændringerne til et ansættelsesforhold (orlov/nedsat tid, forlængelse, fratrædelse, forældreorlov m/u løn). Side 5

6 De registrerede ændringer har en direkte indflydelse på budgetberegningerne og de informationer, der leveres til lønbudgettet i Prophix. Disse informationer kan ses i indlæsningslinjerne under fanen konteringer. Side 6