Ringkøbing-Skjern Kommune

Transkript

1 De Ringkøbing-Skjern Kommune Indkøbspolitik Godkendt af Byrådet den 17. maj 2011

2 1. Formål Mål Omfang og begrænsning IT-systemer, IT-udstyr og telefoni Indkøbsorganisationens opbygning Kompetence til Team Indkøb Decentrale dispositioner Brugergrupper Information og opfølgning Indkøbssamarbejde Indkøbsaftaler Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser procent reglen Lokal handel Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler Engangskøb og indkøb uden for aftaledækkede områder Elektronisk handel (ehandel) e-auktion Udbudsprocessen elektronisk Miljø Produkternes levetid Forhold til leverandører Rabatter/gevinster /tab Sociale klausuler Privat brug af indkøbsaftaler/gaver

3 1. Formål Det overordnede formål med Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbspolitik er gennem en fælles koordinering af de enkelte fag- og stabsområder, at skabe de optimale rammer for indkøb af varer og tjenesteydelser efter princippet bedst og billigst ved nye udbud og laveste pris ved genudbud, og derved opnå de mest fordelagtige betingelser for Ringkøbing-Skjern Kommune som helhed. Endvidere er det overordnede formål også at sørge for overholdelse af udbudsreglerne, både med hensyn til EU-udbudsdirektiver og de nationale regler. Indkøbspolitikken skal skabe en ensartet adfærd for indkøb i hele organisationen og medvirke til, at kommunen ved indgåelse af aftaler optræder som én kunde over for leverandørerne 2. Mål Ringkøbing-Skjern Kommune skal købe ind efter princippet bedst og billigst, det vil sige at købe den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris. Dette mål søges opnået gennem: Udbud på flest mulige områder Indgåelse af obligatoriske indkøbsaftaler (skal aftaler) Centralt styrede indkøbsaftaler Medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere Decentrale indkøb ved anvendelse af indkøbsaftalerne 3. Omfang og begrænsning Indkøbspolitikken gælder for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlæg og for alle Kommunens fag- og stabsområder og omfatter, ud over Kommunens egne institutioner, også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til de gældende driftsoverenskomster. Indkøb foretages som hovedregel decentralt. De enkelte fag- og stabsområder samt institutioner foretager således selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med Kommunens indkøbspolitik. Leasing, langtidsleje eller afbetalingskøb må kun ske efter forudgående godkendelse hos Økonomi og aftale med Team Indkøb. 4. IT-systemer, IT-udstyr og telefoni Indkøbspolitikken er som hidtil gældende for indkøb af IT-udstyr, IT-systemer samt telefoni. Ringkøbing-Skjern Kommune har besluttet at følge KL s anbefalinger vedrørende udarbejdelse af Udbudsstrategi og planer for kommunale IT-systemer. Kommunale IT-løsninger er underlagt de almindelige udbudsregler. Dvs. at de med jævne mellemrum skal i udbud. Det er en omfattende opgave, og der er derfor god grund til at udarbejde en strategi og en plan for, hvordan vi i Ringkøbing-Skjern Kommune vil løse denne opgave. Udbudsstrategien skal sikre at kommunen har overblik over Hvilke systemer der skal i udbud 3

4 Hvornår de skal i udbud Hvilken udbudsform der skal vælges Strategien indeholder en udbudsplan, der fortæller, hvornår hvilke løsninger skal i udbud. Udbudsplanen skal blandt andet sikre, at de nødvendige udbud faktisk afholdes, at udbudsprocessen ikke kommer som en overraskelse, og at kommunen ved hvilke ressourcer, der skal afsættes til at gennemføre udbud i en given periode. Offentliggørelse af udbudsplanen kan bidrage til at skærpe leverandørernes interesse for udbuddene. Når en leverandør på forhånd har en viden om, hvad der skal i udbud, på hvilket tidspunkt, har leverandøren en bedre baggrund for at optimere sin tilbudsproces og sin leverancemodel. 5. Indkøbsorganisationens opbygning Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbsfunktion er organisatorisk placeret som et Indkøbs-team i staben Viden & Strategi Team Indkøb. Team Indkøb har ansvar for Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøb generelt med hensyn til initiativer, overblik og koordinering i bredeste forstand. Team Indkøb Har det daglige ansvar for kommunens indkøb og indkøbsadfærd Har tilsynet med, at de centralt indgåede aftaler overholdes Har det daglige ansvar for indkøbssystemets og indkøbsorganisationens uddannelse, udvikling og vedligeholdelse Rådgiver og vejleder generelt alle aftaleenheder i alle relevante leverandør og markedsforhold Team Indkøbs primære opgaver er: Forhandling og dialog med den samlede leverandørkreds Koordination af varekøb og tjenesteydelser Gennemførelse af udbud, herunder EU-udbud Indgåelse og vedligeholdelse samt distribution af indkøbsaftaler, gældende for samtlige fag- og stabsområder og aftaleenheder Servicering af alle centrale og decentrale disponenter i relevante indkøbsspørgsmål og lignende kommercielle forhold Hertil kommer udvikling og/eller tilvejebringelse af værktøjer og viden samt uddannelse til støtte for indkøbsarbejdet i Kommunen som helhed samt indførelsen og udbredelsen af ehandel i Kommunen. Til kvalitetssikring af udbud er der etableret et team samarbejde i Team Udbud, bestående af Juridisk Team og Team Indkøb, hvor teamet samarbejder / vidensdeler om alle udbud. Der afholdes 1 2 dialogmøder med Fag- og Stabscheferne, hvor der blandt andet tages emner op som nye tiltag i relation til indkøbsarbejdet i kommunen, samarbejdet, brugergrupper, informationer, evt. problemstillinger m.m. 6. Kompetence til Team Indkøb Team Indkøb har den fulde kompetence til at afvikle udbud og indgå aftaler for Ringkøbing- Skjern Kommune. 4

5 Det er alene Team Indkøb, der kan afvikle udbud og indgå samhandelsaftaler på varer og tjenesteydelser excl. bygge- og anlæg. Efter Team Indkøbs individuelle vurdering kan konkrete udbud afvikles af fag- og stabsområderne. Team Indkøb er samarbejdspartner for Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbere/medarbejdere. Det er derfor vigtigt, at Team Indkøb får alle ønskede oplysninger om fag- og stabsområdernes indkøb. Team Indkøb har kompetence til at tage initiativ til udbud på et hvert indkøbsområde i Ringkøbing-Skjern Kommune, samt afgøre hvorvidt det drejer sig om EU-udbud eller nationalt udbud. Det er Team Indkøbs opgave at indkøbsoptimere og finde gevinster. Team Indkøb har den fulde kompetence til at sætte tildelingskriterierne på pris ud fra erfaringer m.v. på området. 7. Decentrale dispositioner Byrådet forventer, at samtlige indkøbsdispositioner foretages i overensstemmelse med Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbspolitik. Det vil sige, at alle afdelinger og institutioner (herunder de selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen og som er omfattet af indkøbsaftalerne) benytter kommunens indkøbssystemer og aftaler og ved indkøb, der ikke er omfattet af en anden aftale, i øvrigt handler efter etik og principper i indkøbspolitikken. Fag- og Stabsområderne, de enkelte afdelinger og institutioner har i forbindelse med forberedelse af udbud og indgåelse af aftaler pligt til at give Team Indkøb de nødvendige oplysninger til brug for processen samt deltage i brugergrupper. 8. Brugergrupper Efter godkendelse af udbudsplanen hvert år i Byrådet, bliver der nedsat brugergrupper på hvert vare- og tjenesteydelsesområde. Brugergruppernes medlemmer er medarbejdere med faglig og erfarings- eller interessemæssig kompetence i relation til det pågældende produktområde eller opgave. Brugergrupperne samarbejder med Team Indkøb om udarbejdelse af udbudsmateriale. Brugergruppens rolle/opgave er nærmere beskrevet i et notat om brugergruppens roller. Ved særligt kritiske IT-systemer (fx lønsystemer, økonomisystemer o.l.) er det stabscheferne for Viden & Strategi og Borgerservice, IT og Kommunikation der fastlægger tildelingskriterierne. Ved øvrige IT udbud er de almindelige regler gældende. Team Indkøb løser sine opgaver i et tæt samarbejde med de nedsatte brugergrupper samt indkøberne. 9. Information og opfølgning Team Indkøb skal i samarbejde med brugergrupper / indkøbere sikre, at der sker en tværgående informationsudveksling om indkøbsrelaterede spørgsmål. Indgåede indkøbsaftaler samt indkomne bud i forbindelse med udbudsforretninger er fortrolige oplysninger, som ikke må videregives til uvedkommende. 5

6 Team Indkøb skal internt sikre, at der gennemføres de nødvendige uddannelsesaktiviteter og informationsmøder, således at Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbspolitik udbredes og efterleves i praksis. Det er vigtigt for at sikre et mere effektivt indkøb, at der foretages måling af selve indkøbet. Team Indkøb skal derfor mindst én gang årligt lave en opgørelse over følgende parametre: Besparelse - hvor store besparelser har indkøbsafdelingen skabt? Aftaledækning - i hvor stor grad udnyttes rammeaftalerne? Antal leverandører - hvor mange leverandører er det nødvendigt at have? Brugertilfredshed - hvor tilfredse er indkøberne med aftaler og systemer fra Team Indkøb? I forbindelse med den løbende opfølgning på kommunens indkøbspolitik er fag- og stabsområderne forpligtet til at bistå Team Indkøb med relevante oplysninger om deres indkøb. Team Indkøb stiller sig til rådighed med råd og vejledning for nuværende og mulige leverandører. 10. Indkøbssamarbejde Der kan etableres samarbejde om indkøb med andre kommunale organisationer, offentlige virksomheder og statslige styrelser, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. 11. Indkøbsaftaler Alle varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgår vi som rammeaftaler for en given periode (typisk 2-4 år) med én eller flere leverandører på et givet produktområde. Den konkrete længde af aftaleperioden afhænger af varetype og af de økonomiske og servicemæssige hensyn. 12. Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser I henhold til nugældende udbudsdirektiver om varekøb og tjenesteydelser er tærskelværdien for varer og tjenesteydelser pt. fastlagt til ca. 1,5 mio. kr. Værdien beregnes i forhold til det samlede indkøb af ensartede varer og tjenesteydelser over 12 måneder. Ved flerårige aftaler må tærskelværdien ikke sammenlagt overstige ca. 1,5 mio. kr. beregnet over en 48 måneders periode. Anskaffelser over tærskelværdien skal sendes i EU-udbud. Her kan der være tale om enten begrænset udbud eller offentligt udbud. Ved begrænset udbud gennemføres en prækvalifikation af egnede leverandører, som efterfølgende får tilsendt udbudsmaterialet. Ved offentligt udbud kan alle byde på leverancen. Reglerne gælder både ved løbende leverancer, hvor der indgås aftaler med leverandørerne og ved enkeltkøb. Vareindkøb/køb af tjenesteydelser under tærskelværdierne skal ikke i EU-udbud. I henhold til tilbudsloven af 1. juli 2007, skal alle vareindkøb og køb af tjenesteydelser over kr. over en 4 årig aftale konkurrenceudsættes. Såfremt det i enkelte tilfælde skønnes hensigtsmæssigt, kan der i stedet for selv at indhente tilbud foretages indkøb både over og under EU s tærskelværdi ved anvendelse af rammeaftaler hos Statens & Kommunernes Indkøbs Service (SKI) og Staten (FM). Team Indkøb kobler sig på SKI-aftaler, hvor det skønnes hensigtsmæssigt, for at Ringkøbing- Skjern Kommune hurtigere kan opnå en gevinstrealisering på de områder, som der endnu ikke 6

7 er lavet aftale på, og hvor kommunen er udbudspligtig. Det skal dog understreges at Ringkøbng-Skjern Kommune som hovedregel går i eget udbud procent reglen I særlige tilfælde kan der jævnfør udbudsreglerne gøres brug af 20 procent reglen. Den samlede værdi af samtlige delkontrakter som undtages må ikke overstige 20 procent af hovedkontraktens totale værdi, og den enkelte delaftale må højest have en værdi på kr. excl. moms i kontraktperioden (over 4 år). I de tilfælde 20 procent reglen anvendes vil gevinstberegningen blive mindre, idet volumen bliver væsentlig mindre. Team Indkøb har kompetencen til at afgøre, hvorvidt 20 procent reglen kan benyttes. 14. Lokal handel Kommunen placerer gerne sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår og ud fra forretningsmæssige kriterier, hvori indgår pris, kvalitet, leveringsforhold, lagerbinding mv. Lokale leverandører skal derfor kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier. Som leverandør kan man altid henvende sig til kommunen for at høre, hvorledes man kan komme i betragtning. Som en service gør kommunen opmærksom på kommunens indkøbsbehov. Dette sker ved, at indkøb fra kr. og op til EU s tærskelværdi samt øvrig tilbudsindhentning og EU-udbud bliver offentliggjort på Ringkøbing-Skjerns hjemmeside. Der vil endvidere blive annonceret i et lokalt medie med EU-udbud/tilbud, når dette skønnes hensigtsmæssigt. 15. Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler I forbindelse med forberedelse af udbud og indgåelse af indkøbsaftaler har de enkelte institutioner pligt til at give de for arbejdet nødvendige oplysninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for aftalers indgåelse. Der indgås obligatoriske eneleverandøraftaler på de områder, hvor det viser sig, at fordelene herved overstiger ulemperne ved kun at have én leverandør. Såfremt et fag-, stabsområde eller en institution kan opnå bedre vilkår og/eller pris på et aftaleområde uden om de obligatoriske aftaler, berettiger dette ikke til indkøb uden for kommunens indkøbsaftaler, da dette dels vil være et aftalebrud og dels vil underminere kommunens muligheder for at indgå attraktive indkøbsaftaler fremadrettet. Team Indkøb skal dog orienteres herom, således at indkøbsaftalens indhold kan blive revurderet. 16. Engangskøb og indkøb uden for aftaledækkede områder Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter samme principper som ved indgåelse af indkøbsaftaler. Engangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages så ofte, at en rammeaftale er fordelagtig for Kommunen På en række mindre produktområder forekommer indkøb af en så ubetydelig størrelse, at der ikke indgås rammeaftaler på området. I forbindelse med sådanne indkøb skal indkøberne 7

8 sikre, at indkøbspolitikkens formål og principper efterleves. Dog skal udbudsreglerne altid overholdes. I det omfang, at gennemførelse af indkøb har et pædagogisk eller opdragelsesmæssigt sigte over for beboere eller klienter, kan bestemmelserne i indkøbspolitikken fraviges efter aftale med Team Indkøb. Med henblik på, at kommunen til stadighed kan vurdere, hvorvidt nye produktområder skal gøres til genstand for indgåelse af indkøbsaftaler, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med Team Indkøb løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb. 17. Elektronisk handel (ehandel) IT- og Telestyrelsen foretog i slutningen af 2005 en udmelding med vision og pejlemærker for indførelsen af ehandel. Målet med indførelsen af en fuldt digitaliseret indkøbsproces er, at man alene skal beskæftige sig med varen i det øjeblik, man foretager selve bestillingen. Når der er trykket på bestil, er varen i princippet både bestilt, leveret, betalt og registreret i økonomisystemet. Ringkøbing-Skjern Kommune benytter systemer til e-handel og prioriterer samhandel med leverandører, der kan indgå i elektronisk handel. 18. E-auktion Ved de udbud, hvor det er muligt, kan Ringkøbing-Skjern Kommune benytte e-auktion for at få billigere priser både ved varekøb og tjenesteydelser. E-auktion er et supplement til den måde der foretages indkøb på i dag. EU-udbudsdirektivet gør det muligt for offentlige indkøbere at benytte sig af elektroniske auktioner for at opnå den bedste pris. 19. Udbudsprocessen elektronisk Udbudsprocessen gøres elektronisk ved brug af et udbudsværktøj til offentliggørelse af alle udbud og er gældende for alle der er omfattede af Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbspolitik. Et elektronisk udbudsværktøj sørger for offentliggørelse af udbuddet, sikrer udbudsdirektivets krav om gennemsigtighed og ligebehandling for alle tilbudsgivere, aflevering af tilbud m.v., og sparer ressourcer i udbudsprocessen. 20. Miljø Ved ethvert udbud medtages miljøkrav og -ønsker i nødvendigt og relevant omfang. Disse krav og ønsker indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering. Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Heri indgår også forhold om emballering og levetidsbetragtninger for produktet. Miljøbelastende produkter erstattes i muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter. I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparatur m.v.). De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng, ligesom MED-udvalgene og sikkerhedsorganisationen inddrages i arbejdet efter behov. 8

9 Ved valg af leverandører lægges vægt på, at der vælges produkter, der opfylder kravene til én af de offentligt kontrollerede miljømærkeordninger. Ved indkøb af el-forbrugende produkter skal der stilles de samme krav til produkternes energiforbrug, som Elsparefondens A-klub stiller. Da Byrådet har vedtaget at være en miljøkommune, vil det være i overensstemmelse hermed at indsætte minimum bestilling og/eller leveringsbetingelser pr. uge eller lign. ved nye aftaler, og hvor det er muligt. 21. Produkternes levetid Det er ikke kun produkternes pris, der er afgørende for valg af produkterne, idet også produkternes levetid, udskiftningsgrad mv. skal indregnes i valg af leverandør. Det er brugergruppernes opgave, at få undersøgt produkternes levetid/udskiftningsgrad m.v. 22. Forhold til leverandører Der skal anvendes en saglig, åben og ærlig dialog med Ringkøbing-Skjern Kommunes leverandører. Samarbejdet Ringkøbing-Skjern Kommune og leverandører imellem skal løse de indkøbsmæssige spørgsmål, men også i fællesskab at bidrage til at det forretningsmæssige forhold udvikles så det giver en positiv afvikling af de indgåede aftaler. Ringkøbing-Skjern Kommune lægger vægt på gode, dynamiske og længerevarende relationer til sine leverandører. Samarbejdet med kommunens leverandører skal bære præg af seriøsitet og professionalisme. Kommunens leverandører forventes at tilføre relevant viden om markedsforhold, produktudvikling m.v. til samarbejdet, ligesom leverandørerne skal kunne stille statistik om kommunens indkøb til rådighed. Relevant konsulentbistand skal ligeledes kunne tilbydes. Til gengæld tilbyder Ringkøbing-Skjern Kommune leverandørerne et godt samarbejde baseret på troværdighed, respekt og engagement. Et samarbejde som skal være til fordel for begge parter. Leverandørerne skal jfr. lov nr af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger på tro og love afgive oplysninger om, at evt. forfalden ubetalt gæld til det offentlige ikke overstiger kr. Når der er indgået en aftale med én eller flere leverandører på et givet produktområde, ønsker Ringkøbing-Skjern Kommune, at opsøgende salgsarbejde fra fravalgte leverandører kun sker til Team Indkøb. Ringkøbing-Skjern ønsker at belaste vores mulige leverandører så lidt som muligt. Det skal dog understreges, at der kan blive behov for informationer om kommunens tidligere køb inden for bestemte produktområder. 23. Rabatter/gevinster /tab Rabatter/bonus tilfalder med 75% til kommunekassen og 25% til fag- og stabsområderne for de udbud som helt eller delvist berører aftaleenheder på niveau 3 (institutionsniveauet med videre). Øvrige udbud, der ikke berører aftaleenhederne, gevinstrealiseres med 100% til kommunekassen. På IT-systemer, IT-udstyr samt telefoni tilfalder rabatter/bonus med 50% til kommunekassen. 9

10 Alle gevinster indtægtsføres på den centrale gevinstrealiseringskonto på konto 6. Hvis en udbudsforretninger ender ud med et tab set i forhold til nuværende kontrakter, bliver tabet finansieret af gevinstrealiseringskontoen på konto 6, således at de berørte driftsområder kompenseres for tabet. Alle kontrakter bliver gevinstrealiseret med virkning fra og med aftaleindgåelse/kontraktstart. Når aftalerne er indgået, er det gevinstrealiseringsgruppen, som består af medarbejdere fra Team Indkøb og Økonomi, der beregner gevinsterne fra de forbedrede aftaler, hvorefter Økonomi trækker pengene ud af de enkelte budgetter og indtægtsfører på den centrale gevinstrealiseringskonto på konto Sociale klausuler Det skal ved et hvert udbud vurderes, om der kan/skal indbygges sociale klausuler og i givet fald hvilke. Vurderingen af, hvorvidt sociale klausuler skal indgå i udbudsmaterialet, foretages ved de enkelte udbud. Som eksempler på sociale klausuler kan nævnes: Social klausul med krav om At ansætte et antal/en andel medarbejdere på særlige vilkår. At ansætte medarbejdere på særlige vilkår At ansætte et antal/en andel medarbejdere med en vis ledighedsperiode At ansætte et antal/en andel medarbejdere fra en særlig gruppe Etnisk ligestillingspolitik. En personalepolitik. En arbejdsmiljøpolitik Det sociale indeks som social klausul. 25. Privat brug af indkøbsaftaler/gaver Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb. Ingen må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver af ubetydelig værdi. 10