Paradigmer for prækvalifikation af ansøgere samt tildeling af kontrakt

Transkript

1 Paradigmer for prækvalifikation af ansøgere samt tildeling af kontrakt 2014

2 Paradigmer for prækvalifikation af ansøgere samt tildeling af kontrakt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby Tlf.: Online ISBN Disse paradigmer er udarbejdet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Februar 2014

3 Indhold Kapitel 1 Indledning... 4 Kapitel 2 Prækvalifikationsnotat Prækvalifikationsanmodninger Dokumentations- og mindstekrav Vurdering af opfyldelse af krav til dokumentations- og mindstekrav Prækvalifikationsvurdering Samlet vurdering Indstilling... 9 Kapitel 3 Opfordringsskrivelse Kapitel 4 Afslagsskrivelse - prækvalifikation Kapitel 5 Vurderingsnotat Konditionsmæssighed Tilbudsvurdering Samlet vurdering Indstilling Kapitel 6 Tildelingsskrivelse Kapitel 7 Afslagsskrivelse - Tildeling... 21

4 SIDE 4 KAPITEL 1 INDLEDNING Kapitel 1 Indledning Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens opfattelse, at der blandt offentlige ordregivere er stor efterspørgsel efter gode eksempler på, hvordan udbud gennemføres i praksis. Det vil gøre ordregiverne bedre i stand til at udarbejde det relevante materiale i forbindelse med konkrete udbud med henblik på at sænke transaktionsomkostningerne, både i form af administrative omkostninger og i form af risikoen for at blive mødt af klager fra forbigåede ansøgere og tilbudsgivere. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har derfor udarbejdet denne vejledning, der indeholder paradigmer for nogle af ordregivernes mest væsentlige beslutninger under udbudsprocessen, dvs. beslutning om prækvalifikation af ansøgere og beslutning om tildeling af kontrakten. Der er udarbejdet tre paradigmer til hver af disse faser i udbudsprocessen. Til prækvalifikation drejer det sig om et prækvalifikationsnotat, samt henholdsvis brev om afvisning og brev med opfordring til at afgive tilbud. Paradigmet for prækvalifikationsnotat indeholder de nødvendige informationer til brug for vurderingen af, hvilke ansøgere, der skal prækvalificeres og hvilke der skal afvises, og paradigmerne for brevene er udformet, så de berørte parter modtager de nødvendige oplysninger om, hvorfor de er blevet afvist. Til beslutningen om tildeling er der udarbejdet paradigmer for vurderingsnotat samt breve om henholdsvis tildeling og afvisning. Lige som prækvalifikationsnotatet, indeholder vurderingsnotatet de nødvendige oplysninger til brug denne beslutning, dvs. de nødvendige oplysninger til vurderingen af, hvem af tilbudsgiverne, der skal tildeles kontrakten og hvem der skal afvises. Herudover er der paradigmer for henholdsvis brev om afslag og tildeling af kontrakten. Paradigmerne er opbygget således, at ordregivere blot kan indsætte de relevante informationer om dem selv og det konkrete udbud i de kantede parenteser til brug i det praktiske arbejde med udbud af offentlige kontrakter. Det er hensigten, at paradigmerne kan benyttes af både praktikere, der aldrig har prøvet at gennemføre et udbud før, og af mere rutinerede udbudspraktikere.

5 SIDE 5 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT Kapitel 2 Prækvalifikationsnotat Den ordregivende myndighed, [myndighed], har ved udbudsbekendtgørelse nr. [ ], indrykket bekendtgørelse om [udbudsform] af [titel]. Da der er tale om et begrænset udbud, skal potentielle leverandører anmode om prækvalifikation. I udbudsbekendtgørelsen er angivet, at der forventes prækvalificeret [antal] ansøgere. Nedenfor er redegjort for udvælgelsen af de prækvalificerede ansøgere. 2.1 Prækvalifikationsanmodninger Rettidige ansøgninger [myndigheden] modtog rettidigt inden for den i udbudsbekendtgørelsen fastsatte frist den [dato og tidspunkt] prækvalifikationsanmodninger fra følgende ansøgere:» [Ansøger 1]» [Ansøger 2]» [Ansøger 3]» Ikke rettidige ansøgninger [myndigheden] modtog senere end den i udbudsbekendtgørelsen fastsatte frist den [dato og tidspunkt] prækvalifikationsanmodninger fra følgende ansøgere:» [Ansøger 4]» [Ansøger 5]» Som konsekvens af den forsinkede indlevering af anmodning om prækvalifikation, tages de ovenfor i dette punkt anførte ansøgninger ikke i betragtning til prækvalifikation. 2.2 Dokumentations- og mindstekrav Gennemgang af dokumentations- og mindstekrav Betingelserne for deltagelse i udbuddet fremgår af udbudsbekendtgørelsens punkt III.2). Betingelserne i form af dokumentations- og mindstekrav er nærmere beskrevet i det følgende: Punkt III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold» [Her indsættes kopi af de i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.1) nævnte dokumentationskrav] Punkt III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet» [Her indsættes kopi af de i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.2) nævnte dokumentationskrav samt eventuelle mindstekrav]

6 SIDE 6 KAPITEL 2 PRÆKVALIFIKATIONSNOTAT Punkt III.2.3) Teknisk kapacitet» [Her indsættes kopi af de i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.3) nævnte dokumentationskrav samt eventuelle mindstekrav] 2.3 Vurdering af opfyldelse af krav til dokumentations- og mindstekrav Følgende ansøgere vurderes ikke at have opfyldt de i udbudsbekendtgørelsen fremsatte krav til dokumentation [og mindstekrav]:» [Ukonditionsmæssig ansøger 1] [Her indsættes begrundelsen, eksempelvis: "[Ukonditionsmæssig ansøger 1] har angivet kr. som egenkapital og kr. som aktiver i det seneste disponible regnskabsår. Idet soliditetsgraden beregnes som egenkapital delt med aktiver x 100, har [ukonditionsmæssig ansøger 1] dermed en soliditetsgrad på 3,57 %. [Ukonditionsmæssig ansøger 1] lever derfor ikke op til det i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.2) angivne mindstekrav om en soliditetsgrad på min. 5 % i det seneste disponible regnskabsår og kan derfor ikke komme i betragtning til prækvalifikation."]» [Ukonditionsmæssig ansøger 2] [Her indsættes begrundelsen, eksempelvis: [Ukonditionsmæssig ansøger 2] har hverken indsendt en tro og love- erklæring eller en serviceattest indeholdende oplysninger om, hvorvidt ansøgeren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Det er på baggrund af de afgivne oplysninger derfor ikke muligt at konstatere, hvorvidt [Ukonditionsmæssig ansøger 2] har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, hvorfor [Ukonditionsmæssig ansøger 2] ikke kan komme i betragtning til prækvalifikation.] Ovennævnte ansøgere vurderes således ikke at have opfyldt de i punkt III.2) fastsatte krav. Som konsekvens anses de pågældende prækvalifikationsanmodninger for ukonditionsmæssige og tages derfor ikke i betragtning ved prækvalifikationsvurderingen, jf. punkt 4 nedenfor. Følgende ansøgere vurderes at have opfyldt de i udbudsbekendtgørelsen fremsatte krav til dokumentation [og mindstekrav]:» [Ansøger 1]» [Ansøger 2]» [Ansøger 3]» [ ] 2.4 Prækvalifikationsvurdering Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen, at [ordregiver] agter at begrænse antallet af tilbudsgivere til [antal]. Begrænsningen i antallet vil ske i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen pkt. IV.1.2) anførte. [Indsæt formulering fra udbudsbekendtgørelsen pkt. IV.1.2] [Kriterium 1 - eksempelvis "Referencer"] Ansøgerne er i relation til [kriterium 1 - eksempelvis "vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5"] vurderet med følgende overordnede vurderinger: [Her indsættes den relevante vurdering, (en tilfredsheds-

7 SIDE 7 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT skala, en relevansskala, en pointskala eller andet), eksempelvis: Særdeles relevante, meget relevante, relevante, mindre relevante og ikke relevante]. [Her indsættes en beskrivelse af den vurdering, der er foretaget, eksempelvis: "Relevans er vurderet på grundlag af ansøgers beskrivelse af sine referencer sammenholdt med de ydelser, som udbuddet omfatter, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. I.2.5. I jo højere grad leverancerne omfatter de af udbuddet omfattede ydelser, desto mere relevant er leverancerne vurderet."] [Ansøger 1] har [indsæt beskrivelse af, hvad ansøgeren har anført i relation til kriterium 1]. Den samlede vurdering er derfor, at [ansøger 1] har [indsæt resultatet af vurderingen]. [Eksempelvis: [Ansøger 1] har angivet 7 referencer, der alle angår samtlige de typer af tjenesteydelser, der er omfattet af udbudsbekendtgørelsens ydelsesbeskrivelse. Samtlige referencer angår således levering, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-systemer. Endvidere angår samtlige referencer systemer, der understøtter følgende processer: skanning, journalisering, registrering og versionsstyring. Ydermere angår samtlige referencer systemer, der understøtter sags- og dokumenthåndtering for flere forskellige enheder og har en model for samarbejde på tværs af enhederne. Endelig angår samtlige referencer kontrakter med et tilsvarende stort antal brugere samt løbende variationer i antallet af brugere. Den samlede vurdering er derfor, at [ansøger 1] har dokumenteret særdeles relevante referencer. [Ansøger 2] har angivet 3 referencer, hvoraf alene én angår levering og implementering af ESDH-systemer. Denne reference angår ikke vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-systemer. Referencen angår journalisering, registrering og versionsstyring, men eksempelvis ikke skanning. Referencen angår endvidere ikke et system, der understøtter sags- og dokumenthåndtering for flere forskellige enheder og har ikke en model for samarbejde på tværs af enhederne. Endelig angår referencen et langt mindre antal af brugere (ca. 10 %) og angår ikke løbende variationer i antallet af brugere. De to øvrige referencer angår levering, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af it-systemer til projektstyring. Disse systemer angår således ikke en egentlig sags- og dokumenthåndtering. Den samlede vurdering er derfor, at [ansøger 2] har dokumenteret mindre relevante referencer.] [Ansøger 3] har [indsæt beskrivelse af, hvad ansøgeren har anført i relation til kriterium 1]. Den samlede vurdering er derfor, at [ansøger 3] har [indsæt resultatet af vurderingen]. [Ansøger 4 ] [Kriterium 2] Ansøgerne er i relation til [kriterium 2] vurderet med følgende overordnede vurderinger: [Ansøger 1] har anført [i relation til kriterium 2]. [Kriterium 2] vurderes som [resultat af vurdering]. [Ansøger 2] har anført [i relation til kriterium 2]. [Kriterium 2] vurderes som [resultat af vurdering]. [Hvis der ikke er flere konditionsmæssige ansøgninger end det antal, som myndigheden agter at prækvalificere, skal der i sagens natur ikke ske en begrænsning af ansøgere. En alternativ formulering af afsnit 4 kan i denne situation eksempelvis være som nedennævnte. Endvidere vil afsnit 5 skulle slettes. "Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen, at [ordregiver] agter at begrænse antallet af tilbudsgivere til [antal - eksempelvis fem].

8 SIDE 8 KAPITEL 2 PRÆKVALIFIKATIONSNOTAT Begrænsningen i antallet vil ske i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen pkt. IV.1.2) anførte. Efter ansøgningsfristens udløb, og efter at [ukonditionsmæssig ansøger 1] og [ukonditionsmæssig ansøger 2] er vurderet ukonditionsmæssig, er det konstateret, at der er [antal] ansøgninger om prækvalifikation. Alle disse ansøgninger er vurderet konditionsmæssige i henhold til de krævede betingelser for at deltage i udbuddet. Henset til at der er [antal] ansøgninger, er der ikke foretaget nogen begrænsning i ansøgerfeltet"]. 2.5 Samlet vurdering I nedenstående tabel er de ovenfor anførte vurderinger illustreret. [Indsæt konklusionerne nævnt ovenfor i skemaet] Tabel 2.1 Ansøger [Kriterium 1] [Kriterium 2] [Ansøger 1] [Særdeles relevante] [Ansøger 2] [Ansøger 3] [Ansøger 4] [Ansøger 5] [Den bedste ansøger] Den samlede vurdering er, at [den bedste ansøger] har dokumenteret [her indsættes samlet vurdering] [Eksempelvis: Den samlede vurdering er, at [ansøger 1] har dokumenteret særdeles relevante referencer.] [Den næstbedste ansøger] Herefter følger [den næstbedste], som har dokumenteret [ ] [Den tredjebedste ansøger] Herefter følger [den tredjebedste], som har dokumenteret [ ] [Den fjerdebedste ansøger] Herefter følger [den fjerdebedste], som har dokumenteret [ ] [Den femtebedste ansøger] Herefter følger [den femtebedste], som har dokumenteret [ ] Ovenstående [fem] ansøgere anses for at være de [fem] ansøgere, der har dokumenteret [resultat og kriterium], jf. pkt. II.1.5. [Eksempelvis: Ovenstående fem ansøgere anses for at være de fem ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante referencer] [Ikke prækvalificeret ansøger 1] [I den følgende del af afsnit 5 foretages der en sammenligning mellem den pågældende ikke prækvalificerede ansøger og de prækvalificerede ansøgere.]

9 SIDE 9 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT Herefter følger [ikke prækvalificeret ansøger 1], som har dokumenteret [ ]. [Antal] af de prækvalificerede ansøgere er vurderet til at have [bedre opfyldelse af kriterium], da de har dokumenteret [ ]. I forhold til [antal] af de prækvalificerede ansøgere har [en ikke prækvalificeret ansøger 1] dokumenteret [ ] I forhold til [en anden] af de prækvalificerede ansøgere har [en ikke prækvalificeret ansøger 1] dokumenteret [ ] [Eksempelvis: Herefter følger [ikke prækvalificeret ansøger 1], som har dokumenteret mindre relevante referencer. De fem prækvalificerede ansøgere er vurderet til at have niveaumæssigt væsentlig mere relevante referencer, da to af de prækvalificerede ansøgere har dokumenteret særdeles relevante referencer og de tre øvrige prækvalificerede ansøgere har dokumenteret meget relevante referencer.] [Ikke prækvalificeret ansøger 2] De prækvalificerede ansøgere er vurderet til at have [bedre opfyldelse af kriterium], da de har dokumenteret [ ]. I forhold til [antal] af de prækvalificerede ansøgere har [en ikke prækvalificeret ansøger 2] dokumenteret [ ] I forhold til en anden af de prækvalificerede ansøgere har [en ikke prækvalificeret ansøger 2] dokumenteret [ ] 2.6 Indstilling På baggrund af ovenstående gennemgang indstilles det, at følgende virksomheder prækvalificeres til at afgive tilbud: (Alfabetisk rækkefølge)» [Prækvalificeret ansøger 1]» [Prækvalificeret ansøger 2]» [Prækvalificeret ansøger 3]» [Prækvalificeret ansøger 4]» [Prækvalificeret ansøger 5]» [ ] Dermed vil følgende virksomheder ikke blive opfordret til at afgive tilbud: (Alfabetisk rækkefølge)» [En ikke prækvalificeret ansøger 1]» [En ikke prækvalificeret ansøger 2]» [En ikke prækvalificeret ansøger 3]» [ ]

10 SIDE 10 KAPITEL 3 OPFORDRINGSSKRIVELSE Kapitel 3 Opfordringsskrivelse [Virksomhed] Att.: [Kontaktperson] [Adresse] [Postnummer By] Udbudsbekendtgørelse nr. [ ] - [ ] [Ordregiver] takker [virksomheden] for anmodningen om prækvalifikation som tilbudsgiver på ovennævnte kontrakt. Baseret på [antal] modtagne ansøgninger har [ordregiver] nu udvalgt de [antal] ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud på opgaven. [Ordregiver] kan oplyse, at [virksomheden] er blandt de udvalgte ansøgere. På baggrund af udbudsbekendtgørelsens afsnit IV.1.2) er følgende ansøgere udvalgt (i alfabetisk rækkefølge):» [Ansøger a]» [Ansøger b]» [Ansøger c]» [Ansøger d]» [Ansøger e]» [ ] Fristen for at afgive tilbud er den [dato, klokkeslæt] [Indsæt information omkring hvordan ansøger kan tilgå udbudsmaterialet. Eksempler: 1. Udbudsmaterialet og udbudsdokumenterne er vedhæftet denne og består ud over nærværende opfordringsskrivelse af:» Udbudsbetingelser» Kontrakt med bilag» Skabelon for tro og love-erklæring vedrørende gæld til det offentlige» [andet?] 2. De bedes tilgå udbudshjemmesiden via link og logge ind med det password, som blev tildelt i forbindelse med prækvalifikationen. Udbudsdokumenterne findes under menupunktet udbudsmateriale, som også indeholder en liste over alle udbudsdokumenterne. 3. Udbudsmaterialet og udbudsdokumenterne vil blive fremsendt til alle prækvalificerede ansøgere snarest muligt og senest [dato].]

11 SIDE 11 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT [Indsæt eventuel yderligere information om afgivelsen af tilbuddet. Eksempelvis: [Ansøgeren] vil blive inviteret til et orienteringsmøde. De nærmere detaljer vedrørende orienteringsmødet, herunder dato og sted såvel som tilmeldingsprocedure, vil fremgå af udbudsmaterialet.] [Ordregiver] ser frem til at modtage [virksomhedens] tilbud på ovennævnte kontrakt. Med venlig hilsen [ ]

12 SIDE 12 KAPITEL 4 AFSLAGSSKRIVELSE - PRÆKVALIFIKATION Kapitel 4 Afslagsskrivelse - prækvalifikation [Virksomhed] Att.: [Kontaktperson] [Adresse] [Postnummer By] Udbudsbekendtgørelse nr. [ ] - [ ] [Ordregiver] takker for [virksomhedens] anmodning om prækvalifikation som tilbudsgiver på ovennævnte kontrakt. Baseret på [antal] modtagne ansøgninger har [ordregiver] nu udvalgt de [antal] ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud på opgaven. [Ordregiver] må med beklagelse meddele, at [virksomheden] ikke er blandt de udvalgte ansøgere. De valgte ansøgere er (i alfabetisk rækkefølge):» [Ansøger a]» [Ansøger b]» [Ansøger c]» [Ansøger d]» [Ansøger e]» [ ] [Hvis ansøgningen er ukonditionsmæssig:] Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt [ ] stilles der [bl.a. følgende formelle krav til ansøgningen [eller] bl.a. følgende mindstekrav til ansøgeren]:» [Indsæt formulering fra udbudsbekendtgørelsen ] [Virksomheden] opfylder ikke dette krav, idet [begrundelse indsættes fra prækvalifikationsnotatet. Begrundelsen bør således indeholde en præcis redegørelse for, hvorfor - og på samtlige punkter - ansøgningen ikke overholder de formelle krav, herunder en gengivelse af mindstekrav til egnethed og krav til dokumentation. Eksempelvis: "[Virksomheden] har angivet kr. som egenkapital og kr. som aktiver i det seneste disponible regnskabsår. Idet soliditetsgraden beregnes som egenkapital delt med aktiver x 100, har [virksomheden] dermed en soliditetsgrad på 3,57 %. [Virksomheden] lever derfor ikke op til det i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.2) angivne mindstekrav om en soliditetsgrad på min. 5 % i det seneste disponible regnskabsår og kan derfor ikke komme i betragtning til prækvalifikation."] [Hvis ansøgeren ikke er blandt de bedst egnede:] Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt IV.1.2) er udvælgelsen sket ved valg af de ansøgere, som:» [Indsæt formulering fra udbudsbekendtgørelsen ]

13 SIDE 13 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT Ansøgerne er i relation til [kriteriet/de enkelte kriterier] vurderet med følgende overordnede vurderinger - [fx. efter en relevansskala så som særdeles relevant, meget relevant, relevant, mindre relevant, og ikke relevant, efter en pointskala eller andet]. [Her indsættes en beskrivelse af den vurdering, der er foretaget, eksempelvis: "Relevans er vurderet på grundlag af ansøgers beskrivelse af sine referencer sammenholdt med de ydelser, som udbuddet omfatter, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. I.2.5. I jo højere grad leverancerne omfatter de af udbuddet omfattede ydelser, desto mere relevant er leverancerne vurderet."] [Virksomheden] har [indsæt beskrivelse af, hvad ansøgeren har anført i relation til kriterium 1]]. [Kriterium 1] vurderes som [indsæt vurdering fra prækvalifikationsnotatet. Begrundelsen bør således indeholde en vurdering af, hvordan ansøgningen har klaret sig på hvert enkelt egnethedskrav, herunder i forhold til de ansøgere, der er blevet prækvalificeret. Afslutningsvis kan der gives en sammenfattende vurdering af, hvorfor ansøgeren ikke blev prækvalificeret. Eksempelvis: [Virksomheden] har angivet 3 referencer, hvoraf alene én angår levering og implementering af ESDH-systemer. Denne reference angår ikke vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-systemer. Referencen angår journalisering, registrering og versionsstyring, men eksempelvis ikke skanning. Referencen angår endvidere ikke et system, der understøtter sags- og dokumenthåndtering for flere forskellige enheder og har ikke en model for samarbejde på tværs af enhederne. Endelig angår referencen et langt mindre antal af brugere (ca. 10 %) og angår ikke løbende variationer i antallet af brugere. De to øvrige referencer angår levering, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af it-systemer til projektstyring. Disse systemer angår således ikke en egentlig sags- og dokumenthåndtering. Den samlede vurdering er derfor, at [virksomheden] har dokumenteret mindre relevante referencer.]. [Indsæt vurderingen af ansøgeren i forhold til de prækvalificerede ansøgere fra prækvalifikationsnotatet. Eksempelvis: De fem prækvalificerede ansøgere er vurderet til at have niveaumæssigt væsentlig mere relevante referencer, da to af de prækvalificerede ansøgere har dokumenteret særdeles relevante referencer og de tre øvrige prækvalificerede ansøgere har dokumenteret meget relevante referencer.] [Virksomheden] er derfor ikke blandt de valgte ansøgere. Information om klageprocedurer fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.4). [Ordregiver] takker for [virksomhedens] henvendelse og interesse og håber, at [virksomheden] vil være interesseret i at deltage i [ordregiverens] andre relevante fremtidige udbud. Med venlig hilsen [ ]

14 SIDE 14 KAPITEL 5 VURDERINGSNOTAT Kapitel 5 Vurderingsnotat Den ordregivende myndighed, [ordregiver], har jf. udbudsbekendtgørelse nr. [ ] gennemført et udbud vedrørende [titel]. [Ordregiver] har rettidigt inden tilbudsfristens udløb den [dato], [klokkeslæt], modtaget tilbud fra følgende tilbudsgivere:» [Tilbudsgiver]» [Tilbudsgiver]» [Tilbudsgiver]» [Tilbudsgiver]» [Tilbudsgiver] 5.1 Konditionsmæssighed Følgende tilbudsgivere har vist sig at opfylde de i udbudsbetingelserne anførte mindstekrav:» [Tilbudsgiver]» [Tilbudsgiver]» [Tilbudsgiver] Følgende tilbudsgivere har vist sig ikke at opfylde de i udbudsbetingelserne anførte mindstekrav:» [Ukonditionsmæssig tilbudsgiver 1] [Her indsættes begrundelsen, eksempelvis: "Der er i udbudsbetingelsernes pkt. 3, fastsat krav om, at tilbuddet skal vedlægges CV'er for minimum 3 tilbudte nøglemedarbejdere. Det er i udbudsbetingelserne samme sted anført, at såfremt der vedlægges færre end 3 CV'er, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt. Da [Ukonditionsmæssig tilbudsgiver 1] alene har vedlagt ét CV, er tilbuddet fra [Ukonditionsmæssig tilbudsgiver 1] ikke konditionsmæssigt]."» [Ukonditionsmæssig tilbudsgiver 2] [Her indsættes begrundelsen]" Som konsekvens af den konstaterede manglende opfyldelse af mindstekrav indgår de/det ovenfor i dette punkt anførte tilbud ikke i tilbudsvurderingen. 5.2 Tilbudsvurdering De modtagne tilbud vurderes med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra de i udbudsbetingelsernes punkt [ ] fastsatte underkriterier: 1. [Kvalitet] - [ ] % 2. Pris - [ ] % 3. [Yderligere kriterium, evt. flere]- [ ] %

15 SIDE 15 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsvurderingen. [Her indsættes beskrivelse af hvordan underkriterierne vurderes sprogligt. Priskriteriet vil som udgangspunkt ikke være underlagt en sproglig vurdering, hvorfor dette kriterium ikke nævnes her. For et kvalitativt underkriterium kan formuleringen eksempelvis være følgende: "Underkriterium 1, "Samlet kompetenceprofil" er i tilbudsvurderingen kategoriseret som værende særdeles tilfredsstillende, meget tilfredsstillende, tilfredsstillende eller mindre tilfredsstillende ] Underkriteriet ["[eksempelvis: Samlet kompetenceprofil]" ( % vægtning)] [Indsæt beskrivelse af underkriterium fra udbudsbetingelserne, eksempelvis: "Underkriteriet "Samlet kompetenceprofil" bedømmes på grundlag af en helhedsvurdering af de af tilbudsgiver fremsendte CV'er for de nøglemedarbejdere, som skal udføre de ydelser, der er beskrevet i kontrakten, navnlig punkt 3. Ordregiver vil således ved evalueringen lægge vægt på, i hvilket omfang den tilbudte samlede kompetenceprofil understøtter udførelsen af de i kontrakten beskrevne ydelser.] [Tilbudsgiver 1 - i alfabetisk rækkefølge] [Her indsæt bedømmelsen. Det er vigtigt, at alle elementer nævnt under underkriteriet (herunder delkriterierne og evt. specifikke krav) indgår i vurderingen, eksempelvis: "[Tilbudsgiver 1] har dokumenteret, at de tilbudte nøglemedarbejdere har indgående kompetencer og erfaringer inden for planlægning, styring og udførelse af komplekse byggerier. Alle de tilbudte nøglemedarbejdere besidder meget relevante kompetencer inden for brugerprocesser, projektering og tilsyn. Den tilbudte projekteringsleder har en betydelig og opdateret ledelsesmæssig og politisk indsigt vedrørende gennemførelsen af komplekse byggerier. Der redegøres indgående for de specialkompetencer, som vil blive allokeret til projektet, navnlig inden for akustik og brand, men også inden for landskab. Det dokumenteres således på overbevisende vis, hvorledes den samlede kompetenceprofil understøtter kontraktens ydelser. Sammenfattende er vurderingen på denne baggrund, at den samlede kompetenceprofil er særdeles tilfredsstillende. [Tilbudsgiver 2] [Indsæt bedømmelse, eksempelvis: "[Tilbudsgiver 2] har dokumenteret, at de tilbudte nøglemedarbejdere har dækkende kompetencer og erfaringer inden for planlægning, styring og udførelse af byggerier. Alle de tilbudte nøglemedarbejdere besidder relevante kompetencer inden for brugerprocesser, projektering og tilsyn. Der er ikke redegjort for, hvorledes specialkompetencer, inden for fx. akustik, brand og landskab, vil blive allokeret til projektet. Det dokumenteres således delvist, hvorledes den samlede kompetenceprofil understøtter kontraktens ydelser.

16 SIDE 16 KAPITEL 5 VURDERINGSNOTAT Sammenfattende er vurderingen på denne baggrund, at den samlede kompetenceprofil er tilfredsstillende".] [Tilbudsgiver 3] [Indsæt bedømmelse.] [Tilbudsgiver 4] [Indsæt bedømmelse.] Underkriteriet ["Pris" ( % vægtning)] [Indsæt beskrivelse af underkriterium fra udbudsbetingelserne, eksempelvis: "Underkriterium 2, Pris er vurderet på grundlag af de modtagne priser, som fremgår af nedenstående skema."] Tabel 5.1 Tilbudsgiver [Tilbudsgiver 1 i alfabetisk rækkefølge] [Tilbudsgiver 2] [Tilbudsgiver 2] [Tilbudsgiver 2] [ ] Pris [Beløb] [Beløb] [Beløb] [Beløb] [ ] [Såfremt der skal udregnes en tilbudsteknisk sum, som i eksemplet ovenfor, anbefales det, at der tilføjes et bilag, hvoraf det fremgår, hvad de af tilbudsgiverne afgivne delpriser er, samt hvad den beregnede tilbudstekniske sum for hver tilbudsgiver er og endelig, hvorledes den fremkommer. Der kan her henvises til bilaget. Ved tilbudsteknisk sum forstås en samlet pris, der udregnes på baggrund af delpriserne afgivet af den enkelte tilbudsgiver til brug for evalueringen af priskriteriet. Såfremt der skal udregnes en tilbudsteknisk sum, er det den, der skal fremgå af skemaet ovenfor] På baggrund af ovenstående er det konstateret, at:» [Tilbudsgiver] har tilbudt den laveste pris» [Tilbudsgiver] har tilbudt den næstlaveste pris» [Tilbudsgiver] har tilbudt den tredjelaveste pris» [Tilbudsgiver] har tilbudt den [fjerde/osv. laveste] pris» [ ] Underkriteriet "[yderligere kriterium, evt. flere]" ( % vægtning) [Indsæt beskrivelse af underkriterium fra udbudsbetingelserne] [Tilbudsgiver 1] [Indsæt bedømmelse. Det er vigtigt, at alle elementer nævnt under underkriteriet (herunder delkriterierne og evt. specifikke krav) indgår i vurderingen, tilsvarende som anført ovenfor vedrørende kvalitet.] [Tilbudsgiver 2] [Indsæt bedømmelse.] [Tilbudsgiver 3] [Indsæt bedømmelse.]

17 SIDE 17 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT [Tilbudsgiver 4] [Indsæt bedømmelse.] 5.3 Samlet vurdering Tilbudsvurderingen har således vist følgende: [Konklusionerne fra ovenfor indsættes i skemaet] Tabel 5.2 Tilbudsgiver [Kvalitet Eksempelvis: Samlet kompetenceprofil] % Pris. % [Yderligere kriterium, evt. flere] % [Tilbudsgiver 1] [Særdeles tilfredsstillende] [Beløb] [Tilbudsgiver 2] [tilfredsstillende] [Beløb] [Tilbudsgiver 3] [Tilbudsgiver 4] [Beløb] [Beløb] På baggrund af ovenstående har [ordregiver] foretaget følgende samlede vurdering af tilbuddene: Vedrørende [Den vindende tilbudsgiver] Til det af [den vindende tilbudsgiver] afgivne tilbud bemærkes, at:» Med hensyn til underkriteriet [Kriterium - eksempelvis: "Samlet kompetenceprofil"], vurderes [den vindende tilbudsgiver] at have tilbudt [Her indsættes vurderingen, eksempelvis: "en særdeles tilfredsstillende - og dermed den bedste - kompetenceprofil."].» [Den vindende tilbudsgiver] har tilbudt den [laveste/næstlaveste/ tredje laveste] pris.» For så vidt angår underkriteriet [indsæt, evt. flere, eller slet punktet, hvis ej relevant] ]vurderes [den vindende tilbudsgiver] at have tilbudt [her indsættes vurdering] løsning.[ ] [Den vindende virksomhed] vurderes at have tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. [Den vindende virksomhed]s vurdering i forhold til de andre tilbudsgivere gennemgås i det følgende: Vedrørende [Tilbudsgiver 2 - dvs. den næstbedste tilbudsgiver] Til det af [tilbudsgiver 2] afgivne tilbud bemærkes, at:» Med hensyn til underkriteriet kvalitet, vurderes [tilbudsgiver 2] at have tilbudt [ ]» [tilbudsgiver 2] har tilbudt den [laveste/næst/tredje/osv. laveste] pris.» For så vidt angår underkriteriet [indsæt, evt. flere] vurderes [tilbudsgiver 2] at have tilbudt en [her indsættes vurdering] løsning. [Her indsættes en opsummering af den relative vurdering mellem den pågældende tilbudsgiver og den vindende tilbudsgiver. Det er vigtigt, at afsnittet afspejler hvert underkriterium, og at tilbudsgiverne vejes op mod hinanden, eksempelvis: "I forhold til [tilbudsgiver 2], der har tilbudt højeste pris, har [den vindende tilbudsgiver] tilbudt en markant lavere pris (ca. 40 pct.). Det er endvidere vurderingen, at [tilbudsgiver 2] har tilbudt

18 SIDE 18 KAPITEL 5 VURDERINGSNOTAT en "tilfredsstillende" samlet kompetenceprofil og dermed en niveaumæssigt noget mindre tilfredsstillende samlet kompetenceprofil end [den vindende tilbudsgiver], der har tilbudt en "særdeles tilfredsstillende" samlet kompetenceprofil. [Tilbudsgiver 2]er således vurderet markant dårligere på pris (der vægter 40 pct.) og noget dårligere på samlet kompetenceprofil (der vægter 60 pct.)"] Vedrørende [Tilbudsgiver 3] Til det af [tilbudsgiver 3] afgivne tilbud bemærkes, at:» I forhold til underkriteriet kvalitet vurderes [tilbudsgiver 3] at have tilbudt [ ].» [tilbudsgiver 3] har tilbudt den [laveste/næst/tredje/osv. laveste] pris.» For så vidt angår underkriteriet [ ] vurderes [tilbudsgiver 3] at have tilbudt en [vurdering] løsning. [Her indsættes en opsummering af den relative vurdering mellem den pågældende tilbudsgiver og den vindende tilbudsgiver. Det er vigtigt, at afsnittet afspejler hvert underkriterium, og at tilbudsgiverne vejes op mod hinanden.] Vedrørende [Tilbudsgiver 4] Til det af [tilbudsgiver 4] afgivne tilbud bemærkes, at:» [tilbudsgiver 4] har tilbudt en [vurdering] kvalitet.» [tilbudsgiver 4] har tilbudt den [laveste/næst/tredje/osv. laveste] pris.» For så vidt angår underkriteriet [ ]vurderes [tilbudsgiver 4] at have tilbudt en [vurdering] løsning. [Her indsættes en opsummering af den relative vurdering mellem den pågældende tilbudsgiver og den vindende tilbudsgiver. Det er vigtigt, at afsnittet afspejler hvert underkriterium, og at tilbudsgiverne vejes op mod hinanden.] 5.4 Indstilling På baggrund af de ovenfor samlede vurderinger indstilles det, at [den vindende tilbudsgiver] tildeles kontrakten. Det indstilles, at følgende tilbudsgivere får afslag: [Tilbudsgiver 2] [Tilbudsgiver 3] [Tilbudsgiver 4] [ ]

19 SIDE 19 PARADIGMER FOR PRÆKVALIFIKATION AF ANSØGERE SAMT TILDELING AF KONTRAKT Kapitel 6 Tildelingsskrivelse [Tilbudsgiver] Att.: [Kontaktperson] [Adresse] [Postnummer By] Meddelelse om tildeling vedrørende kontrakt om [ ], jf. udbudsbekendtgørelse nr. [ ]. Kære [Kontaktperson] [Ordregiver] takker for det af [tilbudsgiver] fremsendte tilbud. [Ordregiver] har gennemført en grundig gennemgang af de [antal] indkomne tilbud og vurderet disse på baggrund af de i udbudsbetingelsernes punkt [ ] nævnte tildelingskriterier. [Ordregiver] kan med glæde meddele, at [tilbudsgiveren] er blevet tildelt kontrakten. Tilbuddene er vurderet ud fra tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier og relative vægt i tilbudsevalueringen. Kvalitet vægtet med [%], pris vægtet med [%] og [yderligere kriterium, evt. flere] vægtet med [%]. [Indsæt nærmere beskrivelse af underkriterierne, og hvorledes de vurderes sprogligt fra vurderingsnotatet, eksempelvis: "Underkriteriet "Pris" er i tilbudsvurderingen vurderet på grundlag af de modtagne priser Underkriteriet "Samlet kompetenceprofil" er i tilbudsvurderingen vurderet på grundlag af en helhedsvurdering af de af tilbudsgiver fremsendte CV'er for de nøglemedarbejdere, som skal udføre de ydelser, der er beskrevet i kontrakten, navnlig punkt 3. Ordregiver har således ved tilbudsvurderingen lagt vægt på, i hvilket omfang den tilbudte samlede kompetenceprofil understøtter udførelsen af de i kontrakten beskrevne ydelser. Underkriteriet, "Samlet kompetenceprofil" er i tilbudsvurderingen kategoriseret som værende særdeles tilfredsstillende, meget tilfredsstillende, tilfredsstillende eller mindre tilfredsstillende.] [Indsæt den sammenfattende vurdering af tilbudsgivers tilbud fra vurderingsnotatet eksempelvis: "Med hensyn til underkriteriet "Samlet kompetenceprofil", vurderes [tilbudsgiver] at have tilbudt en særdeles tilfredsstillende - og dermed den bedste - samlede kompetenceprofil. [Tilbudsgiver] har tilbudt den laveste pris."] Det er [ordregivers] vurdering, at [den vindende virksomhed] i den samlede vurdering har afgivet [det] økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet i forhold til tildelingskriterierne. Som anført i udbudsbetingelsernes punkt [ ] anser [ordregiver] ikke tildelingen af kontrakten for endelig afsluttet, før kontrakten er underskrevet. [Ordregiver] ser derfor gerne, at [tilbudsgiver] frem til underskriftstidspunktet undlader at udsende pressemeddelelser eller

20 SIDE 20 KAPITEL 6 TILDELINGSSKRIVELSE foretage anden offentliggørelse vedrørende aftalen. [Ordregiver] anmoder ligeledes om, at pressemeddelelser eller anden offentliggørelse efter udløbet af standstill-perioden koordineres med [ordregiver]. I henhold til 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (med senere ændringer) må ordregiver tidligst indgå kontrakten efter udløbet af en standstillperiode på 10 kalenderdage [15 hvis fremsendelse med brev] regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning til samtlige tilbudsgivere om tildeling af kontrakten. Denne standstill-periode udløber den [dato], hvorfor [ordregiver] ikke vil underskrive og dermed indgå kontrakten før tidligst den [dato]. [Ordregiver] takker for [tilbudsgivers] deltagelse i udbuddet og ser frem til det forestående samarbejde. Med venlig hilsen [ ]