Velkommen til HK Extranet... 2 Adgang til HK Extranet... 2 Brugeroprettelse... 2 Log ind på siden... 3 Glemt kode... 3 Ændring af navn, ,

Transkript

1 Velkommen til HK Extranet... 2 Adgang til HK Extranet... 2 Brugeroprettelse... 2 Log ind på siden... 3 Glemt kode... 3 Ændring af navn, , brugernavn eller kode... 3 Opret aktivitet... 4 Grundlæggende informationer... 4 Udvidede informationer... 5 Oprettelser... 6 Påmindelser... 7 Klarmelding... 8 Find din aktivitet igen... 8

2 HK Extranet er et system, som understøtter og letter vores administrative arbejde i HK. Den del du har adgang til, drejer dig konkret om indberetning af aktiviteter (kurser og arrangementer). Når du indberetter en aktivitet, hjælper HK Extranet med at skabe det nødvendige overblik, så hele processen bag kører så let som muligt. Det kan fx være oprettelse på HK s hjemmeside, i HK s tilmeldingssystem (KURSUS), i nyhedsbreve, i blade, på sociale medier mv. Mulighederne er forskellige fra afdeling til afdeling. Umiddelbart kan det virke besværligt at skulle udfylde en masse felter, når du første gang bruger systemet. Men vi spørger kun om de informationer, som er nødvendige for en korrekte håndtering af din aktivitet. Tidligere har vi ofte måtte vende tilbage til mange arrangører eller gætte for at alt er blevet korrekt. Det er vi fri for nu. Det gør arbejder langt lettere for os. Systemet sikrer samtidig dig mod en del af de fejl, der let opstår, når man skriver eller ringer frem og tilbage. Med HK Extranet er vi sikre på, at alle sidder med de samme informationer hele vejen igennem oprettelsesforløbet. Når du opretter dine aktiviteter i HK Extranet, kan du vælge at modtage en mail, hver gang der sker noget nyt med aktiviteten. Det kan fx være, når den er oprettet på HK s hjemmeside eller når vi har lagt den med i de ønskede nyhedsbreve. Så systemet giver også dig et bedre overblik. HK Extranet er udviklet af Henrik Petersen, it-konsulent i HK Nordjylland. For at bruge HK Extranet, skal du først oprettes som bruger. 2. Udfyld formularen for forsiden: Formålet med det nederste felt Skriv bogstaver og tal er, at ondsindede internet-robotter ikke kan oprette brugere automatisk. Det er desværre ret udbredt. 3. Er brugernavnet optaget, får du besked og skal vælge et nyt. 4. Din bruger bliver nu oprettet og du modtager en med dine brugeroplysninger.

3 2. Udfyld brugernavn og adgangskode: Har du glemt din kode, kan du selv bestille en ny. Den kommer på til dig inden for ca. 1 minut. 2. Udfyld brugernavn eller Du kan selv ændre navn, , brugernavn eller kode. 2. Log ind 3. Klik på Forside Min profil og ret koden

4 Når du er oprettet som bruger og er logget ind, er du parat til at oprette en aktivitet. Bemærk under vejs i oprettelsen, at nogle felter er markeret med en *. Det betyder, at feltet skal udfyldes. Så snart du har udfyldt alle felter med *, kan du gemme aktiviteten og vende tilbage til den senere. Husk altid at trykke på Gem alt, før du forlader siden. Ellers mister du dine ændringer! 2. Log ind 3. Klik på Opret aktivitet eller på Aktivitet Aktivitetsliste 4. Klik på Opret ny aktivitet i øverste højre hjørne I den følgende er vejledningen for overskuelighedens skyld delt op i de delelementer, som du skal have styr på. Nogle af delelementerne kan se anderledes ud hos dig, ligesom nogle helt kan mangle. Det skyldes, at vi bruger systemet lidt forskellige fra afdeling til afdeling. Men princippet er det samme for alle. Det første du skal have styr på er overskrift, tid, sted og typen af aktivitet. 1. Start med at udfylde overskrift og start- og sluttidspunkt. Du kan klikke dig frem til start- og sluttidspunkt eller du kan også selv skrive i felterne.

5 2. Vælg et sted på listen: eller vælg Andet sted og udfyld selv adresse mv. 3. Vælg typen af aktivitet og klik på Gem ændringer. Typen Underaktivitet benyttes kun ved aktiviteter, hvor samme aktivitet foregår over flere tidspunkter. Det kan fx være et kursusforløb, hvor man tilmelder sig tre aftener på én gang. 4. Du får nu en oversigt, hvor du kan se, hvad der foregår i afdelingen 14 dage før og efter. Kig på oversigten og vurder, om din aktivitet ligger uheldigt. Du kan læse mere om de enkelte aktiviteter ved at klikke på det lille plus. Nu er det grundlæggende på plads, men vi skal bruge lidt flere informationer for at kunne oprette din aktivitet i nyhedsbreve, på HK.dk mv. 1. Start med at udfylde teaser og beskrivelse Teaseren kan bedst betegnes som en underoverskrift, som kort uddyber, hvad aktiviteten handler om. Det er vigtigt, at der ikke står det samme i overskrift og teaser, da disse to informationer kommer til at stå lige over hinanden på HK.dk I beskrivelsen kan du uddybe, hvad aktiviteten handler om.

6 2. Vælg, hvilken kategori din aktivitet hører under Denne informationer benyttes kun på HK.dk 3. Vælg, hvem der er arrangør af aktiviteten. Du kan godt vælge flere. 4. Vælg, om du ønsker at modtage statusmails om aktiviteten. Siger du JA til det, får du fx en mail, når aktiviteten er oprettet i et valgt nyhedsbrev eller på HK.dk 5. Vælg, hvornår aktiviteten skal vises fra og hvornår der er tilmeldingsfrist Du kan klikke dig frem til datoerne eller du kan også selv skrive i felterne. 6. Udfyld målgruppe for aktiviteten samt antal pladser Må medlemmer have ledsager, børn mv. med, skal dette fremgå af feltet Målgruppe. Aktiviteter med ledsagere, børn mv. skal være af typen Udvidet (Se evt. afsnittet Grundlæggende informationer, pkt. 3). 7. Vælg, om der er betaling og hvordan det i givet fald foregår. Her skal du vælge, hvor du ønsker, at din aktivitet skal oprettes. 1. Vil du have aktiviteten vist på HK.dk og/eller skal vi tage os af tilmeldingen, skal du svare JA til oprettelse i KURSUS. 2. Fravælger du elektronisk tilmelding, vises aktiviteten på hjemmesiden - med uden mulighed for tilmelding. Du skal i så fald huske at skrive i beskrivelsesfeltet, hvordan medlemmerne tilmelder sig. Du kan også vælge, at tilmelding ikke er nødvendig.

7 3. Ønsker du aktiviteten oprettet på de sociale medier? Udfyld dine ønsker. Bemærk, at der altid vil være et redaktionelt skøn i forhold til de sociale medier. Det er altså ikke givet, at din aktivitet kommer med, selv om du ønsker det. 4. Lokalebooking, bestilling af plakater mv. udfyldes på helt samme måde som pkt Ønsker du aktiviteten oprettet i et eller flere nyhedsbreve? Vælg blandt de nyhedsbreve, der ligger fra nu og frem til din tilmeldingsfrist. U: Udgivelsesdato / D: Deadline 6. Oprettelse i et evt. blad udfyldes på helt samme måde som pkt Ønsker du en påmindelse på mail, når vi nærmer os fristen for henholdsvis aflysning og bestilling af evt. forplejning? Vælg eller indtast de ønskede tidspunkter. 2. Når en af de to frister overskrides, kommer der en til dig.

8 1. Når du er sikker på, at du har alt på plads, kan du klarmelde aktiviteten. Husk at klikke på Gem alle ændringer, når du er færdig. Efter klarmelding kan du ikke længere rette i aktiviteten. Finder du fejl eller har du rettelser efterfølgende, skal du kontakte din afdeling. Bemærk dog, at det giver en del besvær med rettelser, når aktiviteten først er oprettet. Så husk at tjekke alt, før du klarmelder. Har du behov for at finde din aktivitet igen, fordi du fx har ændringer til den? Det kan sagtens lade sig gøre. 2. Log ind, hvis du ikke allerede er inde 3. Klik på Opret aktivitet eller på Aktivitet Aktivitetsliste 4. Rul ned gennem listen eller brug søgefeltet til at søge efter aktiviteten. Klik herefter på aktivitetens navn for at åbne den.