Standardkontrakt. Standardkontrakt for godkendte leverandører inden for Århus Kommunes fritvalgsordning

Transkript

1 Standardkontrakt Nærværende kontrakt omfatter (sæt x): 1. Pleje. 2. Praktisk hjælp Både pleje og praktisk hjælp. Standardkontrakt for godkendte leverandører inden for Århus Kommunes fritvalgsordning Mellem Århus Kommune, Magistratens 3. Afdeling Afdelingen for Sundhed og Omsorg Søren Frichs Vej 36 M 8230 Åbyhøj (i det følgende kaldet kommunen) og xxxx xxxx xxxx CVR nr.: xxxxxxxx (i det følgende kaldet leverandøren) er der indgået følgende K O N T R A K T om pleje og/eller praktisk hjælp inden for Århus Kommunes fritvalgsordning. Side 1 af 33

2 Indholdsfortegnelse 0. Kontraktens baggrund Kontraktgrundlag Omfang og løbetid Vilkår for arbejdets tilrettelæggelse mv Krav til ydelserne Krav til arbejdets udførelse Personalemæssige forhold Særlige forhold Klager, tavshedspligt mv Ansvar og forsikring Opsigelse og fornyet godkendelse Ophævelse og ekstraordinær opsigelse Sikkerhedsstillelse Overdragelse af opgaverne og ændring af ejerforhold Underleverandører Force majeure Værneting og lovgrundlag Fortrolighed Meddelelser Pris og honorar Betalingsbetingelser Ændringer i kontrakten - tilpasning Garantier Underskrift Side 2 af 33

3 0. Kontraktens baggrund Den 29. maj 2002 vedtog Folketinget en række ændringer af Lov om Social Service. Ændringerne indebærer blandt andet, at der er indført frit leverandørvalg, for så vidt angår personlig og praktisk hjælp. Leverandøren skal ud over nærværende kontrakt efterleve Lov om Social Service ved udførelsen af ydelserne efter denne kontrakt. I overensstemmelse med de rammer, som følger af ændringerne i Lov om Social Service, har Århus Kommune udarbejdet et aftalegrundlag, som har dannet udgangspunkt for leverandørens anmodning om godkendelse. På grundlag af dette godkendelsesmateriale og leverandørens anmodning har parterne indgået nærværende kontrakt. Kontrakten indebærer, at leverandøren er godkendt til at yde personlig pleje og/eller praktisk hjælp i Århus Kommune. 1. Kontraktgrundlag Bilagene er en del af aftalen. Såfremt der måtte være indbyrdes modstrid mellem, hvad der er anført i kontrakten og bilagene, har kontrakten fortrinsret frem for bilagene. Som supplement til denne kontrakt og det tilhørende godkendelsesmateriale har Århus Kommune udarbejdet en håndbog (leverandørhåndbogen) med retningslinier for det daglige samarbejde med leverandører inden for fritvalgsordningen. Leverandørhåndbogens retningslinier er bindende for leverandørerne og har bl.a. som mål nærmere at beskrive de forpligtelser, der fremgår af kontrakten. Side 3 af 33

4 2. Omfang og løbetid Godkendelse til at yde personlig pleje og praktisk hjælp medfører, at leverandøren er forpligtet til at yde den pågældende service hos alle borgere i de områder godkendelsen omfatter (dog undtaget plejeboligerne). Denne forpligtelse vil efter konkret aftale kunne fraviges. Nærværende kontrakt er gældende for de geografiske områder, som fremgår af bilag 2.1. Leverandører af pleje er forpligtet til at kunne levere pleje 24 timer i døgnet alle ugens dage. Leverandører af praktisk hjælp er kun forpligtet til at levere hjælpen på hverdage i tidsrummet kl Kontraktens løbetid er fra og med 1. januar 2004 til og med 30. september 2005, hvor kontrakten udløber uden opsigelse med mindre leverandøren inden da tilkendegiver sin interesse jf. Kapitel 5 i denne kontrakt. Århus Kommune vil senest i løbet af første halvår 2004 foretage en evaluering af fritvalgsordningen. På baggrund heraf vil byrådet skulle træffe beslutning om eventuelle justeringer af ordningen, herunder fremtidige kontraktperioder. Senest 6 måneder forud for kontraktens udløb, skal leverandørerne tilkendegive, om de ønsker at fortsætte som leverandører efter kontraktens udløb, jf. i øvrigt afsnit 5 om opsigelse og fornyet godkendelse og afsnit 15 om ændringer og tilpasninger i kontrakten. Side 4 af 33

5 3. Vilkår for arbejdets tilrettelæggelse mv. 3.1 Krav til ydelserne Overordnede værdier Leverandøren skal i mødet med borgeren efterleve de værdier og målsætninger, som fremgår af nærværende afsnit. Ved arbejdets udførelse gælder der et værdisæt, som kommunen gerne vil kendes ved og kendes på, og som leverandøren skal tage udgangspunkt i. Værdisættet består af 7 overordnede værdiord, som er dialog, ansvarlighed, nærvær, respekt, tillid, engagement og omtanke. Kommunen forudsætter, at sundhed og omsorg altid udføres af et engageret og ansvarligt personale, der respekterer borgerens livsværdier, holdninger og erfaringer. Borgerne skal have tillid til, at den ansatte er nærværende i den enkelte situation - og at den ansatte gennem dialog med borgeren udfører omsorgen med omtanke, så borgerens værdighed, selvbestemmelse og ansvar for egen tilværelse bevares og respekteres. Udgangspunktet for indsatsen skal være sundhedsfremme og forebyggelse. Omsorg, pleje og aktivitet til de svageste borgere prioriteres højt, og ressourcerne anvendes, så de svageste borgere altid tilgodeses. Hjælpen skal tilrettelægges, så den bidrager til at holde borgeren aktiv. Kontraktens bestemmelser skal i sin helhed forstås i sammenhæng med de beskrevne værdier og målsætninger. Side 5 af 33

6 3.1.2 Kvalitetsstandarden og ydelsesbeskrivelser Ydelserne skal udføres i henhold den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra Århus Kommunes serviceniveau for pleje og for praktisk hjælp. Krav til serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for pleje og praktisk hjælp samt de mere detaljerede ydelsesbeskrivelser for de forskellige delydelser, jf. bilag 5.1. Det er således i ydelsesbeskrivelserne, at kravene til serviceniveau mv. for de enkelte delydelser er fastlagt Visitation og afgørelse Det er kommunen, som på baggrund af en konkret, individuel vurdering af borgernes samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsernes omfang. Denne visitation foretages af en visitator fra kommunens myndighedsfunktion. En afgørelse er skriftlig og indeholder skriftlig begrundelse samt oplysninger om, hvilke opgaver hjælpen omfatter, formålet med hjælpen og ugentligt timeantal. Afgørelsen udgør samtidig beskrivelsen af de ydelser, som leverandøren skal levere til borgeren og udgør dermed afregningsgrundlaget. Der foretages fornyet visitation, når kommunen vurderer, at der er behov for det Fleksibilitet i ydelserne Modtagere af pleje og praktisk hjælp har ifølge 75 f. i Lov om Social Service ret til helt eller delvist at vælge en anden hjælp end den, der er truffet afgørelse om. Hvis modtagere af hjælpen ønsker at bytte mellem pleje og praktisk hjælp, forudsætter det dog, at der er truffet afgørelse om tildeling af begge ydelsesformer. Side 6 af 33

7 Leverandøren skal give borgeren mulighed for fra gang til gang at aftale, hvordan udførelsen af hjælpen konkret skal tilrettelægges sikre, at borgeren får ydelser, der i omfang modsvarer de behovsbestemte visiterede ydelser, når borger benytter sig af retten til at ændre i ydelserne. i den konkrete situation fagligt vurdere, hvorvidt det er forsvarligt at fravælge de behovsbestemte ydelser til fordel for andre ydelser. Såfremt borgeren ønsker ændringer i den tildelte hjælp, som ændrer væsentligt ved hjælpens form og/eller sigte, skal leverandøren orientere kommunen herom med henblik på eventuelt at revurdere borgerens behov (ny visitation), jf. i øvrigt afsnit Ændringer, opdateringer mv. i serviceniveau Ydelsesbeskrivelserne i kvalitetsstandarden opdateres som udgangspunkt én gang årligt, men ændret lovgivning og kommunalt vedtagne ændringer kan medføre hyppigere opdateringer. Kommunen vil give meddelelse til leverandørerne om ændringer i serviceniveau mv., og leverandørerne skal melde tilbage, når ændringerne er implementeret. Når der er besluttet ændringer i serviceniveauet, vurderer kommunen, om timepriserne skal justeres i op- eller nedadgående retning. Leverandørerne skal implementere ændringer i kravene med de tidsfrister, som fastsættes af kommunen, eller som følger af lovgivning. Leverandøren er ved ændringer i serviceniveauet og dermed kravene til ydelserne berettiget til at opsige kontrakten med kommunen med 90 dages varsel i overensstemmelse med opsigelsesbestemmelserne i afsnit 5. Side 7 af 33

8 3.2 Krav til arbejdets udførelse Deltagelse i samarbejdsforum Århus Kommune har til hensigt at indlede et dialogbaseret samarbejde med de godkendte leverandører. Samarbejdets form og omfang fremgår af leverandørhåndbogen Kontakt til kommunen Leverandøren vil primært skulle kommunikere med kommunens myndighedsfunktion, jf. beskrivelsen i kapitel 3 i godkendelsesdokumentet. De nærmere kontaktflader mellem leverandøren og kommunen vil afhænge af opgavernes karakter mv. Såfremt leverandøren ikke ved, hvilken enhed i kommunen der skal kontaktes, kan der altid rettes kontakt til Bestillerkontoret på telefon: Leveringstid og telefontid Tidspunktet for den praktiske hjælp aftales mellem borgeren og leverandøren af ydelsen, men leverandøren er udelukkende forpligtet til at kunne levere praktisk hjælp i tidsrummet hverdage mellem kl Leverandører af praktisk hjælp skal kunne træffes telefonisk af borgeren og kommunen i tidsrummet kl alle hverdage. Tidspunktet for levering af pleje aftales mellem borgeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at kunne levere pleje 24 timer i døgnet alle ugens dage. Leverandører af pleje skal kunne træffes telefonisk af borgeren og kommunen 24 timer i døgnet alle ugens dage Pligt til indberetning af ændringer i behov mv. Leverandøren er forpligtet til at meddele til kommunens myndighedsfunktion, såfremt borgeren selv tilkendegiver eller observeres at have problemer eller ændringer i behov (f.eks. behov for hjælp til mad, pleje, nye eller ændrede hjælpemidler, træning, aktiviteter). Samme forpligtigelse gælder, hvis leverandøren observerer, at borgeren har fået det bedre (ikke længere har behov for ydelser). Side 8 af 33

9 Kommunen kan fastlægge, hvordan meddelelsen skal finde sted. De nærmere retningslinier herfor er beskrevet i leverandørhåndbogen Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning Overordnet gælder det, at leverandøren skal sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaven, herunder god og effektiv borgerbetjening og borgerservice, der er målrettet ældre og handicappede. Se Leverandøren erklærer at være opmærksom på, at der gælder særlige forvaltningsmæssige love og regler, som skal efterleves i forbindelse med arbejdets tilrettelæggelse, jf. Retssikkerhedsloven 43. Leverandøren skal tilstræbe, at opgaverne hos den enkelte modtager af pleje og praktisk hjælp udføres af den samme medarbejder, og at hjælpen udføres af personale, der kender den aftalte hjælp. Leverandøren skal have faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i borgerens tilstand og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp, registreres og videregives til kommunen. Leverandøren skal organisere hjælpen således, at modtagere af pleje og/eller praktisk hjælp, der deltager i aktiviteter eller træning på et lokalcenter, er klar til afhentning på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet og aftalen fremgår af afgørelsen om hjælp til borgeren. Leverandøren skal organisere hjælpen således, at modtagere af pleje og/eller praktisk hjælp, der skal til undersøgelse, behandling eller lignende på sygehus, hos egen læge, hos speciallæge mv., er klar til at tage af sted/blive afhentet på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet aftales mellem borgeren og leverandøren. Side 9 af 33

10 3.2.6 Takt og tone Leverandøren skal efterleve kommunens generelle krav til takt og tone, jf. bilag Samarbejdsbog Kommunen sikrer, at der hos hver enkelt modtager af pleje og/eller praktisk hjælp er en samarbejdsbog. Leverandøren er forpligtet til at videreføre samarbejdsbogen, idet samarbejdsbogen skal indeholde notater om alle væsentlige oplysninger, observationer og aftaler i forhold til borgerne bruges til kommunikation mellem borgeren, pårørende og medarbejdere hos leverandøren sikre, at der arbejdes målrettet og bliver evalueret sikre, at personalet, der kommer i borgerens hjem, arbejder kontinuerligt og målrettet og danne grundlag for evaluering af indsatsen. Samarbejdsbogen skal bruges af alle medarbejdere, der kommer i borgerens hjem. Der henvises i øvrigt til bilag Kontaktperson Leverandøren skal udpege en kontaktperson for hver borger. Navnet på kontaktpersonen og firmaets hovedtelefonnummer (herunder kontaktpersonens træffetid) skal på en klar og letlæselig måde fremgå af samarbejdsbogen i borgernes hjem Krav til sprog Leverandørens medarbejdere skal kunne gøre sig forståelig på dansk, både mundtligt og skriftligt. Side 10 af 33

11 Krav om tværfagligt samarbejde Leverandøren skal samarbejde og koordinere hjælpen til borgere, som er fysisk og psykisk svage, primært i forhold til Magistratens 3. Afdeling, Magistratens 1. Afdeling og Århus Amt (socialpædagoger, sygeplejersker samt psykiatri-, demens- og handicapkonsulenter). Som eksempel på svage borgere kan nævnes senhjerneskadede, psykisk udviklingshæmmede og psykiatriske yngre eller ældre borgere Dokumentation og registrering Kravene om dokumentation og notatpligt i den elektroniske journal og samarbejdsbogen fremgår af bilag 5.2. Kravet om dokumentation i den elektroniske journal vedrører kun de private leverandører, der yder hjælp til plejeopgaver. Århus Kommune stiller en elektronisk journal til rådighed og tilbyder ligeledes undervisning i brugen af journalen. De private leverandører af pleje er forpligtet til at deltage i undervisningsforløbet. Det personale, som skal anvende journalen, skal instrueres i sikkerhedsforskrifter for adgang til Århus Kommunes systemer. Dette er en del af ovennævnte undervisningsforløb. Det er en forudsætning, at de private leverandører af pleje sørger for den nødvendige internet-adgang, samt at de underskriver aftale om overholdelse af EDB-sikkerhedsforskrifter for Århus Kommunes systemer. Kravet om anvendelse af den elektroniske journal træder i kraft, når kommunen har foretaget de nødvendige systemændringer og sikkerhedsforanstaltninger. Indtil den elektroniske journal er tilgængelig for de private leverandører, er disse forpligtet til at foretage dokumentation enten i eget elektronisk system, hvorfra de relevante data elektronisk kan udtrækkes i rapportform eller i en skriftlig papirjournal. Side 11 af 33

12 Leverandører, der kun yder hjælp til praktiske opgaver, skal ikke anvende den elektroniske journal, men har notatpligt, som beskrevet i anvendelse af samarbejdsbogen Tryghedsalarmer og nødkald Hos de borgere, der har installeret tryghedsalarmer og nødkald, går kaldene direkte til den leverandør, som borgeren har valgt som leverandør - eksempelvis til et mobilnummer. Nedenstående krav gælder kun for leverandører af pleje. Leverandøren skal sikre, at modtagelse af alarmer og nødopkald udføres professionelt, og at ordningen er forsvarligt tilrettelagt med kvalificeret personale. Det er leverandørens pligt at følge op på alle alarmer og nødkald. Leverandøren skal besvare disse ved selv at sende hjælp til den pågældende borger. at kontakte "alarmcentralen 112", såfremt nødkaldet har en karakter, der kræver det. Viser der sig at være behov for hjemmesygeplejeydelser, kontaktes det pågældende lokalcenter. Såfremt nødkaldet ikke besvares af den private leverandør, viderestilles nødkaldet til det pågældende lokalcenter og eventuelt Den Jyske Kontrolcentral A/S. Såfremt der sker viderestilling af et nødkald, som leverandøren har pligt til at besvare, skal leverandøren afgive en skriftlig begrundelse herfor over for kommunen inden for 7 dage. Såfremt der sker viderestilling af et nødkald, som leverandøren har pligt til at besvare, to gange inden for samme måned, vil kommunen kræve en handlingsplan for at få rettet op på disse forhold. Side 12 af 33

13 Beredskab og erstatningshjælp Leverandøren skal sikre, at der leveres hjælp i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så modtagerne af hjælp ikke mærker til de problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren (jf. Lov om Social Service 75 b). Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. Aflysninger fra leverandøren: For så vidt angår ydelserne inden for pleje, må der ikke forekomme aflysninger fra leverandørens side. Hvis plejeydelsen undtagelsesvis ikke kan leveres på det aftalte tidspunkt, skal erstatningshjælpen ydes samme dag - med mindre borgeren klart tilkendegiver et andet ønske. Eventuelle forsinkelser eller andre afvigelser skal registreres i samarbejdsbogen. For så vidt angår den praktiske hjælp, skal leverandøren i de tilfælde, hvor det på grund af særlige forhold ikke har været muligt at levere hjælpen i overensstemmelse med den indgåede aftale, senest 5 hverdage herefter levere erstatningshjælp i forhold til rengøringsydelser senest samme dag levere erstatningshjælp i forhold til hjælp til indkøb og tøjvask - medmindre borgeren klart tilkendegiver et andet ønske samt foretage registrering i samarbejdsbogen. Det fremgår af afgørelsen (visitationen), hvis der i forhold til den enkelte borger er fastsat individuelle tidsfrister, der afviger fra det fastsatte kommunale minimumsniveau (jf. kvalitetsstandarden). Eventuelle forsinkelser eller andre afvigelser skal registreres i samarbejdsbogen. Ved omlægning af aftaler orienteres borgeren telefonisk eller skriftligt. Side 13 af 33

14 Hvis leverandøren flytter et aftalt besøg mere end 30 minutter i forhold til det aftalte tidspunkt, orienteres borgeren telefonisk. Aflysninger fra borgeren: Leverandøren har krav på afregning, hvis borgeren selv aflyser hjælpen efter kl dagen inden, hjælpen skulle have været leveret. Aflysninger, der meddeles førend kl dagen inden, hjælpen skal leveres, honoreres ikke, jf. bilag 5.4 b. Der noteres i overensstemmelse med dokumentationskravene, jf. ovenfor. Borgerens krav på et erstatningsbesøg, når borgeren selv aflyser efter kl , afhænger dels af hjælpens karakter og dels af, hvornår den næstfølgende hjælp er planlagt. Denne vurdering skal i hvert enkelt tilfælde foretages i samråd med visitator. For både pleje og praktisk hjælp gælder, at alle aflysninger skal indberettes elektronisk til Bestillerkontoret én gang om måneden Arbejdspladsvurdering (APV) Leverandøren har ansvar for at overholde arbejdsmiljølovgivningen herunder også for at udarbejde en arbejdspladsvurdering. Århus Kommune stiller de hjælpemidler til rådighed, som borgeren kan få bevilget efter hjælpemiddelreglerne i Servicelovens 97 og Kommunikation Leverandøren skal have en telefon, fax og adresse. Leverandøren skal efter henvendelse fra Århus Kommune og med rimeligt varsel oprette en digital signatur samt mulighed for kryptering, der kan sikre, at den elektroniske kommunikation imellem leverandøren og Århus Kommune foregår på en sikker og forsvarlig måde. Side 14 af 33

15 3.3 Personalemæssige forhold Uddannelsesmæssige krav For de leverandører, der ønsker godkendelse til leverance af pleje, gælder, at de af leverandørens medarbejdere, der skal løse plejeopgaver, skal have en sundhedsfaglig uddannelse som f.eks. sygeplejerske eller terapeut eller en socialog sundhedsuddannelse. Århus Kommune stiller dog krav om ansættelse af minimum én sygeplejerske hos den enkelte leverandør. I særlige situationer kan personale med anden baggrund - efter ansøgning og i en dialog med kommunen herom - godkendes. Når der på grund af mangel på uddannet personale må ansættes ikke-uddannet personale til personlig pleje, gælder, at personalet skal have den fornødne viden, så de i hvert enkelt tilfælde er i stand til at medinddrage borgerne med henblik på det aktiverende sigte. Der skal senest 6 måneder efter ansættelsen udarbejdes en uddannelsesplan. Senest 2 år efter udarbejdelse af uddannelsesplanen skal den sundhedsfaglige uddannelse være påbegyndt. I særlige situationer kan der gives dispensation for kravet om udarbejdelse og iværksættelse af uddannelsesplaner. Leverandøren skal sikre, at alt personale, der beskæftiges med plejeopgaver, har fået den nødvendige instruktion for at kunne udføre arbejdet forsvarligt og i overensstemmelse med kontrakten. Personalet skal bl.a. være bekendt med følgende regler og retningslinier og har fået dem gennemgået: - Tavshedspligt - Oplysnings- og tilbagemeldingspligt - Takt og tone - Undervisning i ergonomi - Udførelse af personlig hygiejne hos borger Side 15 af 33

16 - Undervisning i medicingivning - Brug af samarbejdsbogen samt notatpligt For de leverandører, der ønsker godkendelse til leverance af praktisk hjælp, gælder, at medarbejderne skal have en social- og sundhedsuddannelse. I særlige situationer kan personale med anden baggrund - efter ansøgning og i en dialog med kommunen herom - godkendes. Når der på grund af mangel på uddannet personale må ansættes ikke-uddannet personale til praktisk hjælp, gælder, at personalet skal have den fornødne viden, så de i hvert enkelt tilfælde er i stand til at medinddrage borgerne med henblik på det aktiverende sigte. Der skal senest 6 måneder efter ansættelsen udarbejdes en uddannelsesplan. Senest 2 år efter udarbejdelse af uddannelsesplanen skal social- og sundhedsuddannelsen være påbegyndt. at såfremt den ikke-uddannede medarbejder ikke ønsker en social- og sundhedsuddannelse, beskæftiges den pågældende udelukkende med ikke-borgerrelaterede rengøringsopgaver som f.eks. serviceassistentens arbejdsområder. Følgende skal bl.a. gennemgås med alle medarbejdere, der beskæftiges med opgaver inden for praktisk hjælp: - Tavshedspligt - Oplysnings- og tilbagemeldingspligt - Takt og tone - Undervisning i ergonomi - Brug af samarbejdsbogen samt notatpligt Medarbejderne skal have fået den nødvendige instruktion for at kunne udføre arbejdet forsvarligt og i overensstemmelse med kontrakten. Side 16 af 33

17 3.3.2 Godkendelse som praktikplads Efter Lov om grundlæggende Social- og Sundhedsuddannelser påhviler det Århus Amt og Århus Kommune at ansætte elever efter behovet for uddannet personale. For de leverandører, der ønsker godkendelse, gælder, at de skal påtage sig en uddannelsesforpligtelse svarende til leverandørens andel af den samlede arbejdsmængde. Det er Social- og Sundhedsskolen, der foretager godkendelse af en arbejdsplads som praktikplads, hvilket sker efter nærmere retningslinier herfor. Århus Kommune vil ikke udelukke leverandører, såfremt de ikke er godkendt som praktikplads, men kræve, at den pågældende leverandør tilstræber at blive godkendt som praktikplads samt kræve dokumentation herfor Ansættelse af personer fra særlige grupper Leverandørerne skal sikre, at mindst 5% af de stillinger, der anvendes til at opfylde kontrakten, besættes med medarbejdere fra særlige grupper, og ansættelsen skal være af mindst ½ års varighed. Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås arbejdstagere, der, såfremt de er under 30 år, har været ledige i mere end 13 uger, og, såfremt de er over 30 år, har været ledige i mindst 6 måneder, og som: - kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår - har begrænsninger i arbejdsevnen - har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller - har været ude for ændringer i sine forhold, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse Leverandøren kan vælge at besætte ledige stillinger på særlige vilkår med arbejdstagere fra andre EU-lande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte. Leverandøren kan ikke opfylde sin forpligtelse til at foretage Side 17 af 33

18 ansættelser på særlige vilkår ved at overføre personer, som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren, til den omhandlede arbejdsopgave. Såfremt leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren overføre medarbejdere til at varetage den omhandlede arbejdsopgave, selv om det kan betyde, at kravet om ansættelse af medarbejdere fra særlige grupper midlertidigt ikke kan opfyldes. Såfremt leverandøren ikke kan ansætte medarbejdere, der opfylder betingelserne for ansættelse på særlige vilkår, skal leverandøren rette henvendelse til kommunen og anmode om at få formidlet medarbejdere til ansættelse på særlige vilkår. Såfremt leverandøren ikke ansætter en af Århus Kommune foreslået person, skal arbejdsgiveren give meddelelse om dette til kommunen. Denne meddelelse skal indeholde en begrundelse herfor. Hvis Århus Kommune ikke kan foreslå medarbejdere fra de særlige grupper, jf. ovenfor, er leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale vilkår, selv om leverandørens forpligtelse dermed ikke overholdes. Ovenstående bestemmelser medfører, at en leverandør med et antal ansatte, svarende til 10 fuldtidsstillinger (årsværk), på årsbasis skal have ansat personer fra særlige grupper, jf. ovenfor, svarende til mindst ½ årsværk og med en ansættelsesperiode på mindst ½ års varighed. Såfremt leverandøren har mere end 20 ansatte, skal leverandøren tilkendegive, at han for de ansatte på den udbudte opgave har eller vil indføre en skriftligt formuleret politik vedrørende arbejdsfastholdelse. Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelser på særlige vilkår opfyldes. Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om en fastholdelsespolitik opfyldes. Side 18 af 33

19 Manglende overholdelse af ovenstående bestemmelser anses som misligholdelse, jf. afsnit 6. Dog vil der i tilfælde med mindre leverandører, hvor kravet om ansættelse af personer fra særlige grupper fører til krav om mindre end ½ årsværk, kunne træffes konkret aftale med kommunen om en alternativ løsning Etnisk ligestilling Leverandøren skal tilkendegive, at han for de ansatte på de omhandlede opgaver har eller vil indføre en skriftligt formuleret politik med henblik på at ligestille personer med forskellig etnisk oprindelse. Ligestillingspolitikken skal omfatte ansættelse, afskedigelse, forflyttelse, uddannelse, forfremmelse samt løn- og ansættelsesvilkår. Politikken skal indeholde en målbar målformulering. Den nævnte politik skal mindst gælde for en tidsperiode svarende til kontraktperioden. Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere tilstedeværelsen af den nævnte politik, ligesom leverandøren på anmodning skal redegøre for opfyldelsen af de opstillede mål. Manglende overholdelse af ovenstående bestemmelser anses som misligholdelse af kontrakten, jf. afsnit Særlige forhold Leverandøren skal til enhver tid arbejde under hensyntagen til kommunens overordnede værdier, jf. afsnit 3.1.1, og skal i forhold til uforudsete situationer mv. agere under hensyntagen hertil. Side 19 af 33

20 Endvidere vil kommunen løbende orientere leverandøren om kommunens til enhver tid foreliggende instruktioner, som retter sig mod leverandører. Det påhviler leverandøren at handle under hensyntagen hertil, jf. bilag 5.2. Ændrede instruktioner behandles på samme måde som ændringer omtalt i afsnit Ledsagelse til sygehus, læge, speciallæge mv. Hvis en borger, der modtager pleje, skal til undersøgelse, behandling eller lignende på sygehus, hos egen læge, hos speciallæge mv., skal leverandøren foretage en konkret og individuel vurdering af, om borgerens psykiske eller fysiske tilstand gør, at borgeren har brug for ledsagelse. I akutte situationer, eksempelvis i forbindelse med akut indlæggelse af borgeren, skal leverandøren foretage en konkret, individuel vurdering og overveje, hvorvidt personalet skal blive hos borgeren og i givet fald sikre, at borgeren ikke efterlades alene Samarbejdet med de pårørende Leverandøren skal respektere borgerens ønsker om inddragelse eller udelukkelse af borgerens pårørende Midlertidig hjælp Leverandøren skal også udføre hjælp, som udelukkende gives for en nærmere defineret periode (fremgår af afgørelsen). Ved udløb af perioden stopper leverandøren leverancen. Hvis borgerens situation gør, at der fortsat er behov for hjælp, skal leverandøren kontakte kommunen, der herefter revurderer behovet for hjælp. Borgerens eventuelle betaling for midlertidig hjælp har ikke indflydelse på afregningen mellem kommunen og leverandøren. Side 20 af 33

21 3.4.4 Oplysningspligt Leverandøren skal give kommunen oplysninger om forhold, der kan hindre opfyldelse af den indgåede kontrakt. Leverandøren har pligt til uopholdeligt at underrette kommunen om alvorlige svigt - hvis borgerens grundlæggende behov for omsorg, pleje eller praktisk ikke tilgodeses, eller hvis en borger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb samt ved alle væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse (herunder eksempelvis ved indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning og ved dødsfald) Endvidere skal kommunen omgående underrettes om alle større uheld eller ulykker af hensyn til besvarelse af forespørgsler fra pårørende, presse osv. Henvendelse af generel eller principiel karakter samt andre henvendelser fremsendes til kommunen. I kontraktperioden er der gensidig informations-/orienteringspligt mellem leverandøren og kommunen om forhold, der har relation til udførelsen af pleje og/eller den praktiske hjælp. Endvidere henvises til afsnit for så vidt angår behandling af reklamationer Skift af leverandør Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en borger. Borgeren kan anmode om skift til en anden leverandør, og skift vil finde sted med 30 dages varsel. I særlige tilfælde kan kommunen dog godkende borgerens ønske om skift til en anden leverandør med kortere varsel. Leverandøren kan ikke kræve ekstra betaling i denne forbindelse. Side 21 af 33

22 3.4.6 Akut visitering Leverandører af pleje skal have en vagthavende medarbejder/sygeplejerske, der er til stede i alle døgnets 24 timer. Leverandøren skal ved henvendelser uden for tidsrummet kl samt i weekender/helligdage iværksætte akutte foranstaltninger som følge af akutte ændringer hos borgeren. Leverandøren kontakter dernæst kommunen førstkommende hverdag, hvorefter den formelle visitation kan finde sted. 3.5 Klager, tavshedspligt mv Reklamation og klagesagsbehandling Leverandøren skal anvende et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Klager vedrørende afgørelsen (visitationen) behandles af kommunens myndighedsfunktion. Modtager leverandøren klager vedrørende afgørelsen henvises til kommunen. Leverandøren skal én gang i kvartalet fremsende en oversigt over alle modtagne klager. De nærmere retningslinier herfor er beskrevet i leverandørhåndbogen. Klager fra borgere til leverandøren og/eller en underleverandør vedrørende forhold ved dennes medarbejderes udførelse af den aftalte opgave, besvares af den godkendte leverandør. Leverandøren skal uden beregning medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager, herunder i forbindelse med sager i klagerådet. Det sker bl.a. ved videregivelse af relevante oplysninger mv. Side 22 af 33

23 I forbindelse med reklamationer vil der skulle påregnes tidsforbrug på dialog med pårørende osv., som der er taget højde for i den beregnede timepris, jf. afsnit Løbende kontrol og brugerundersøgelse Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol, bl.a. ved registrering af klagesager, brugerundersøgelsesanalyser, gennemgang af journaloplysninger, revurderinger mv. Leverandøren skal være opmærksom på, at der én gang årligt gennemføres en brugerundersøgelse, og at resultaterne heraf offentliggøres Tavshedspligt Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med. Tavshedspligten gælder forhold omhandlende den enkelte borger. Alle leverandørens ansatte og eventuelle underleverandørers ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelovs 152. Forpligtelsen til at underskrive tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som hos eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen faktisk bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Forpligtelsen omfatter imidlertid ligeledes andre medarbejdere, der har adgang til fortrolige oplysninger, f.eks. via leverandørens eller underleverandørens IT-system. Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang og ophører ikke ved kontraktperiodens ophør. Side 23 af 33

24 3.5.4 Gave- og låneforbud Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge eller sælge varer til borgerne Tilkøbsydelser De private leverandører har mulighed for at tilbyde borgerne tilkøbsydelser ud over de opgaver, som er indeholdt i ydelsesbeskrivelserne for pleje og for praktisk hjælp. Det skal bemærkes, at det kun er de private leverandører, som under den nuværende lovgivning har adgang til at levere tilkøbsydelser. Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og borgeren, er kommunen uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for kommunen. Alle aftaler skal indgås med respekt for vilkårene i Lov om visse forbrugsaftaler ("dørsalgsloven"). Såfremt leverandøren indgår aftale med en modtager af praktisk hjælp om tilkøbsydelser, gøres der opmærksom på, at disse ydelser skal indgås via en særskilt aftale. Aftalen skal være skriftlig og leverandøren skal efter anmodning dokumentere over for kommunen, hvilke aftaler der er indgået. Levering af tilkøbsydelser må ikke finde sted indenfor det tidsrum, som er aftalt med borgeren i henhold til visitationen. Borgeren skal selv betale for eventuelle tilkøbsydelser Statistik Leverandøren skal være indstillet på at levere statistik til kommunen, som kommunen af lov- eller indberetningspligtige årsager er forpligtet til at levere. Side 24 af 33

25 Statistikken vil i vid udstrækning kunne udtrækkes direkte fra Århus Kommunes elektroniske journal, men der kan eventuelt blive tale om supplerende statistik. Der er taget højde for sidstnævnte i den beregnede timepris. 4. Ansvar og forsikring Såfremt leverandøren eller dennes medarbejdere eller elever i praktik under udførelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig for sådanne skader. Leverandøren hæfter også for arbejdsskader på elever og praktikanter, så længe de er under leverandørens instruktionsbeføjelse. Leverandørens arbejdsskadeforsikring skal således omfatte denne persongruppe. Såfremt skadelidte rejser krav mod kommunen i anledning af skader af enhver art, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv., som et sådant krav måtte medføre. Leverandøren er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder en erhvervsansvarsforsikring med en samlet forsikringssum på minimum 10 mio. kr. pr. skade og pr. år. Erhvervsansvarsforsikringen skal være uden selvrisiko. Kommunen vil kræve dokumentation herfor senest ved kontraktunderskrivelse og bede leverandøren forny dokumentation én gang årligt. Leverandøren kan ikke ændre væsentlige forhold, herunder regulering af forsikringssummer i nedadgående retning, uden kommunens forudgående accept. Såfremt leverandørens brugerantal i kontraktperioden overstiger 100, forbeholder kommunen sig ret til at kræve forsikringssummen hævet. 5. Opsigelse og fornyet godkendelse I kontraktperioden, jf. afsnit 2, kan leverandøren opsige nærværende kontrakt når som helst med et varsel på 90 dage regnet til den 1. i en måned. Leverandøren har Side 25 af 33

26 mulighed for at udtræde hurtigere af kontrakten, hvis Århus Kommune vurderer, at det ikke vil være til gene for de borgere, leverandøren yder pleje og/eller praktisk hjælp hos. Kommunen kan - såfremt der foreligger en situation, hvor der er behov for at opsige alle eller en gruppe af leverandørkontrakterne - foretage sådanne opsigelser med 180 dages varsel til den 1. i en måned. Kontrakten udløber dog uden opsigelse ved kontraktens udløb, jf. pkt. 2. Kommunen vil kvartalsvis gennemføre vurdering af nye leverandører, der ønsker at blive godkendt. Ved disse vil leverandører, der er godkendt til pleje og/eller praktisk hjælp i andre kommuner, kunne anmode om godkendelse, ligesom leverandører, der er godkendt i Århus Kommune i et eller flere distrikter, vil kunne anmode om godkendelse i forhold til nye distrikter. Godkendelse af leverandører, der i forvejen er godkendt af Århus Kommune, vil almindeligvis ske på grundlag af den tidligere godkendelse. Kommunen vil dog konkret vurdere, om der skal gennemføres en sædvanlig godkendelsesprocedure svarende til proceduren i forbindelse med førstegangsgodkendelse af leverandører i Århus Kommune. Endvidere skal leverandøren dokumentere, at leverandøren har den kapacitet og de ressourcer, der er nødvendige for, at leverandøren kan opfylde sine forpligtelser som leverandør til de nye ydelser eller udvidede distrikter, som leverandøren ansøger om godkendelse til. Leverandører, der i forvejen er godkendt af kommunen, og som ønsker at fortsætte som godkendte leverandører med uændrede distrikter og ydelsesområder, skal på kommunens opfordring og med et varsel, der almindeligvis vil udgøre 6 måneder før den aktuelle/gældende kontrakts udløb, bekræfte denne interesse. 6. Ophævelse og ekstraordinær opsigelse I tilfælde af væsentlig misligholdelse kan kontrakten ophæves eller - efter eget valg - opsiges med forkortet varsel. Ved væsentlig misligholdelse gælder dansk rets almindelig regler. Det betragtes dog altid som væsentlig misligholdelse, hvis den i afsnit omtalte manglende afhjælpning af en leverandørs manglende Side 26 af 33

27 besvarelse af alarm- eller nødopkald. Gentagen misligholdelse betrages ligeledes som væsentlig. Det betragtes endvidere altid som væsentlig misligholdelse, hvis en leverandør får gæld til det offentlige af et sådant omfang, at den pågældende ikke ville være blevet godkendt som leverandør, hvis oplysningerne havde foreligget på godkendelsestidspunktet. Såfremt en part misligholder sin kontrakt, uden at der dog foreligger væsentlig misligholdelse, vil den anden part være berettiget til - ekstraordinært - at opsige kontrakten med forkortet varsel. Opsigelsesvarslet skal ved sådanne ekstraordinære opsigelser, f.eks. opsigelse som følgende af manglende indberetninger i henhold til afsnit 3.2.4, fastsættes, så opsigelsesvarslet er rimeligt for begge parter. Ved vurderingen af, om der foreligger misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse samt retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige regler. Leverandøren er således erstatningsansvarlig over for kommunen for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af leverandørens misligholdelse af kontrakten, jf. dog afsnit 10 om force majeure. En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at kommunen tillige kræver erstatning. 7. Sikkerhedsstillelse Såfremt leverandøren i kontraktperioden opnår aftale med 50 borgere eller derover, skal leverandøren stille en uigenkaldelig anfordringsgaranti svarende til 5% af den forventede årlige omsætning (ekskl. moms). Århus Kommune udarbejder en obligatorisk garantitekst, som leverandørerne skal anvende. Side 27 af 33

28 Realiserer Århus Kommune sikkerhedsstillelsen, orienterer kommunen skriftligt leverandøren og sikkerhedsstilleren om baggrunden for, at garantien er gjort gældende og størrelsen af det hævede beløb. Beløbet udbetales til Århus Kommune inden 10 hverdage efter, kravet er stillet. Sikkerhedsstillelsen skal indestå med det fulde beløb til tre måneder efter kontraktens udløb, og indtil eventuelle mangler er afhjulpet. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb. 8. Overdragelse af opgaverne og ændring af ejerforhold Godkendelsen af leverandøren og dermed kontrakten kan ikke overdrages uden forudgående samtykke fra kommunen. Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, kræves ligeledes forudgående samtykke fra kommunen. 9. Underleverandører Det er tilladt den godkendte leverandør at anvende underleverandører. Der stilles som udgangspunkt samme betingelser til en underleverandør som til den godkendte virksomhed. Den godkendte virksomhed er i alle forhold sammen med underleverandøren ansvarlig over for kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller af leverandøren selv. Det fremgår af leverandørhåndbogen i hvilket omfang, kommunen skal godkende underleverandører. Såfremt leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen, som herefter er berettiget til at betragte en sådan ændring som en ansøgning om en ny godkendelse. I givet fald underretter kommunen skriftligt leverandøren herom og iværksætter godkendelsesproceduren. Side 28 af 33

29 10. Force majeure I det omfang udefra kommende begivenheder, som leverandøren ikke er herre over, såsom krig, naturkatastrofer, strejker, som ikke skyldes leverandørens egne forhold, lock-out eller anden force majeure, forhindrer leverandøren i at opfylde de forpligtelser, han i nærværende kontrakt har påtaget sig, foreligger der ikke misligholdelse, og kommunen er ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Såfremt sådanne omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren straks at tage effektive skridt til med alle til rådighed stående midler at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til straks at give kommunen meddelelse herom. Det bemærkes, at det ikke betragtes som force majeure, hvis snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene. Kommunen har dog ret til at lade arbejdet udføre selv eller af andre, så længe leverandøren er forhindret som følge af force majeure. 11. Værneting og lovgrundlag Værneting er i alle tilfælde Retten i Århus. Lovgrundlag er i alle tilfælde dansk lov. 12. Fortrolighed Parterne (kommunen og leverandøren) anerkender, at de har modtaget eller igennem kontraktperioden vil modtage oplysninger om den anden part og dennes virksomhed, som er af fortrolig karakter, jf. i øvrigt bestemmelserne om tavshedspligt under punkt Side 29 af 33

30 13. Meddelelser Enhver meddelelse i henhold til denne kontrakt skal sendes til følgende adresser: Kommunen: Århus Kommune, Magistratens 3. Afdeling Afdelingen for Sundhed og Omsorg Søren Frichsvej 36 M 8230 Åbyhøj Mrk. "Frit valg - leverandørhenvendelse" Leverandøren: xxxx xxxx xxx xxxx Det daglige samarbejde mellem leverandøren og kommunen er beskrevet i godkendelsesmaterialet. 14. Pris og honorar Der henvises til bilag 5.4 a og 5.4 b. I aftalen er enkelte steder (afsnit 3.2.1, og 3.5.6) anført, at nogle nærmere angivne ydelser ikke afregnes særskilt, idet der er taget højde herfor i den beregnede timepris. De anførte henvisninger er alene eksempler, idet alle leverandørens generelle ydelser udføres af og bekostes af leverandører, der, således såvel i forhold til borgerne som i forhold til Århus Kommune, er indeholdt i den beregnede timepris. De eneste tilfælde, der er undtaget herfra, er de tilfælde, der specifikt er fremhævet i nærværende aftale. Det bemærkes, at aftalens opsigelsesbestemmelser, herunder begrænsningerne i Århus Kommunes ret til at ændre aftalen, er fastlagt under hensyntagen hertil. Side 30 af 33

31 14.1 Betalingsbetingelser Århus Kommune sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter fremsendelse af betalingsanmodning (faktura). Sidste rettidige betalingsdag er således fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage. Falder den således beregnede sidste rettidige betalingsdag på en lørdag, søn- og helligdag eller Grundlovsdag, vil førstkommende hverdag være sidste rettidige betalingsdag. Ovenstående betalingsbetingelser er standard for betalinger fra Århus Kommune 15. Ændringer i kontrakten - tilpasning Ændringer i kontrakten kan kun ske med kommunens og leverandørens skriftlige samtykke. Parterne er berettiget til at forlange sådanne ændringer i kontrakten, som er nødvendige for at tilpasse kontrakten til ændrede myndighedskrav. Såfremt en part finder, at ændrede forhold berettiger parten til ændringer, skal den anden part orienteres herom bilagt fornøden dokumentation for de ønskede ændringer. Parterne er herefter forpligtede til at gennemføre gensidigt imødekommende forhandlinger med henblik på at tilpasse kontrakten i overensstemmelse med de ændrede forhold. 16. Garantier Leverandøren indestår for, at alt arbejde, der udføres i henhold til nærværende kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen. Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed, således at leverancerne kan foregå uforstyrret af fravær i forbindelse med fx ferie, kursus, sygdom mv. og personaleafgang. Side 31 af 33

32 17. Underskrift Denne kontrakt oprettes i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene beror hos kommunen og det andet hos leverandøren. Således aftalt:, den For Leverandøren: For Århus Kommune Århus, den Sundhedsrådmand Niels Erik Eskildsen Afdelingschef Carsten Nykjær Side 32 af 33

33 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1 Godkendelsesdokument, dog eksklusiv bilag Bilag 2 Leverandørens godkendelsesanmodning Bilag 2.1 Godkendte områder Bilag 3.1 Beskrivelse af ældreaftalen mellem Århus Amt og Århus Kommune Bilag 3.2 De ældres fordeling på lokalområder Bilag 5.1 Kvalitetsstandarder og ydelsesbeskrivelser for pleje og praktisk hjælp Bilag 5.2 Samling af instruktioner Bilag 5.3 Pjece om takt og tone for ansatte i Magistratens 3. afdeling Bilag 5.4 Beregningsgrundlaget for timepriser Bilag 6 Spørgsmål og svar vedr. fritvalgsordningen i Århus Kommune, december 2002 Bilag 7 Eventuelle dispensationer Side 33 af 33