Vejledning: Lønkørsel i Visma Løn

Transkript

1 Vejledning: Lønkørsel i Visma Løn

2 1. Guide til lønkørsel Denne trinvise vejledning indeholder en komplet guide til hvordan du laver en lønkørsel i Visma Løn (MultiLøn Erhverv). Vejledningen indeholder følgende: Guide til Lønkørsel Registrerede lønoplysninger Efterregulering Dispositionsdato Fremtidig lønseddel Kør lønkørsel Godkend afregning 1. Guide til lønkørsel Inden du starter din lønkørsel bør du tjekke de lønoplysninger, der er indtastet til lønkørslen og se, om der er noget, der skal efterreguleres. 2. Fremtidig lønseddel Har du enkelte medarbejdere, som du ønsker at tjekke lønsedlen for, inden du sætter lønkørslen i gang, kan du køre en fremtidig lønseddel. Det gør du på følgende måde: 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. Indtast arbejdsgiver og medarbejder 3. Klik på "FIND" 4. I højremenuen vælger du Fremtidig lønseddel 5. Skriv en kørselsordre og klik på "OK" 3. Registrerede lønoplysninger Du kan danne en rapport for at se de registrerede lønoplysninger. Rapporten indeholder de faste og variable lønoplysninger samt personlige satser, som er aktuelle på hver medarbejder. 1. Vælg venstremenupunkterne Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælger du Reg.lønoplysninger 3. Du kan evt. skrive et interval for medarbejdernumre eller lønarter og vælge en anden dato for Gyldighed pr. 4. Registrerede fraværsoplysninger Du kan danne en rapport for at se de registrerede fraværsoplysninger. Rapporten indeholder fraværsoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder. Rapporten kan også bestilles for fravær, der har været med i en tidligere lønperiode. Side 2 af 9

3 1. Vælg venstremenupunkterne Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælger du Reg.fraværsoplysninger 3. Skriv evt. et interval for medarbejdernumre og fraværskoder eller inkludér anvendt fravær 5. Kvittering på indlæste eskattekort Du kan danne en rapport for at se, om CPR-numrene er gyldige på de nyoprettede medarbejdere til denne lønkørsel. 1. Vælg venstremenupunkterne Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælger du Kvitt. på indlæste eskattekort 3. Skriv et datointerval under Periode Er CPR-nummeret ikke gyldigt, vil der stå en fejlmeddelelse på rapporten. Ret CPR-nummeret og genrekvirer skattekortet. 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Medarbejder stamopl. 2. Indtast arbejdsgiver og medarbejder 3. Klik på "FIND" 4. I højremenuen vælger du Genrekvirer eskattekort 5. Skriv typen af skattekort (hovedkort eller bikort) og en startdato 6. Klik på "OK" 6. Efterregulering Du kan lave en efterregulering på løn- og fraværsoplysninger, hvis der er indrapporteret ændringer tilbage i tiden på data, der allerede et lønbehandlet. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration, Efterregulering og Start efterregulering 2. Klik på "OK" Når jobbet (efterreguleringen) er kørt, bør du hente en rapport med en specifikation af efterreguleringen, så du kan kontrollere rapportens indhold. Det er vigtigt, at du gennemgår rapporten nøje, inden du godkender efterreguleringen. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration, Efterregulering og Godkend/slet/annuller og godkend eller annuller efterreguleringen. Hvis du godkender efterreguleringen, kommer ændringerne med i den næste lønkørsel. 7. Dispositionsdato Du kan ændre dispositionsdatoen i kørselsselektionen, hvis lønnen skal udbetales på en anden dato end den, der hører til stillingskategorien. Det gør du på følgende måde: 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Kørselsselektion 2. Indtast den ønskede kørselsordre og klik på "FIND" 3. Find den kørselsselektion, det handler om Side 3 af 9

4 4. Skriv den nye dispositionsdato i feltet Disp.dato. Herefter kommer den nye dato på lønsedlen Husk at ændre dispositionsdatoen for alle aflønningsformer, dvs. månedsløn, timeløn etc., og på hvert enkelt selektionsnummer. 8. Kør lønkørsel Du starter en lønkørsel ved at gøre følgende: 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Lønkørsel 2. I højremenuen vælger du enten Start lønkørsel (med rapporter), Start lønkørsel (kun lønsedler), Natlig lønkørsel eller Natlig lønkørsel med annullering. 3. Skriv en kørselsordre, og klik på "OK" Nu kan du gennemgå alle lønsedlerne, inden du godkender lønkørslen. Vælger du at afvikle lønkørslen uden rapporter, er det stadig muligt at se resultatet af udvalgte rapporter via venstremenupunkterne Rapporter og Rapporter på den aktuelle kørsel, hvis du får behov for det. Natlig lønkørsel Når du bestiller Natlig lønkørsel vil lønkørslen køre igennem om natten og ligge klar til godkendelse når du møder ind næste morgen. Natlig lønkørsel med annullering Når du bestiller Natlig lønkørsel med annullering vil lønkørslen køre igennem om natten og annulleres med det samme. Rapporterne vil dog blive gemt, og dem kan du se under menupunktet Rapporter / Vis job. Anvender I Orkidé vil denne ikke spærre for registreringer i Orkidé mens I afventer at lønkørslen annulleres eller godkendes. Mens natlig lønkørsel afventer Du kan godt: Registrere ekstra løn og fravær, som medtages i lønkørslen, når den køres om natten. Bestille fremtidige lønsedler Du kan ikke: Køre efterregulering Fortryd bestilling af natlig lønkørsel Har du bestilt en natlig lønkørsel med eller uden annullering, kan du fortryde bestillingen. Ved bestillingen lægger der sig et jobnummer med status Bestilt Fortryd bestilling gøres Side 4 af 9

5 under menupunktet Rapporter / Vis job. Når du har fortrudt bestillingen, vil jobbet ændre status til Annulleret Tilbageførsel af hele lønkørslen 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Tilbagefør/godkend 2. Klik på "VIS ALLE" 3. Klik på "AFVIS ALLE" 5. Klik på "OK" i dialogboksen Godkend lønkørsel 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Tilbagefør/godkend 2. Klik på "VIS ALLE" 3. Klik på "GODKEND ALLE" 5. Klik på "OK" i dialogboksen. 9. Godkend afregning Når en lønkørsel er godkendt, skal du også godkende overførslen af løn. Det gør du ved at godkende afregningen. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration, Overførsel og Godkend afregning 2. Marker den kørsel, som skal godkendes 3. Klik på "GODKEND" Hvis I har valgt, at der skal være 2 godkendere til lønkørslen, skal den anden godkender udføre samme procedure. Husk, at dato og tidspunkt skal være udfyldt i alle 3 kolonner i Godkend afregning inden kl. 11:00, hvis lønnen skal være til disposition den efterfølgende bankdag. 10. TeleService Internet (Nets) Når afregningen er godkendt, bør du tjekke, at Nets har modtaget overførslen af din løn, og at medarbejderens bankoplysninger er korrekte. 1. Brug Nets' Teleservice 2. Gå til 3. Log på Side 5 af 9

6 2. Guide til supplerende og ekstra standard lønkørsel Supplerende lønkørsel Mangler du at indberette løn til en eller flere medarbejdere, der allerede er oprettet i lønsystemet, skal du oprette en supplerende lønkørsel. Du kan kun køre en supplerende lønkørsel efter den sidste godkendte lønkørsel. Du kan køre flere supplerende lønkørsler. Ekstra standardlønkørsel Mangler du at indberette løn til nye medarbejdere, der endnu ikke er oprettet i lønsystemet, så kan du køre en ekstra lønkørsel. Ekstra standardlønkørsel kan kun køres inden for lønperioden: o For bagudlønnede/timelønnede/14-dageslønnede betyder det, at lønkørslen kan køres fra den ordinære lønkørsel og inden lønperiodens udgang. o For forudlønnede betyder det, at du kan køre lønkørslen fra den ordinære lønkørsel og inden den efterfølgende måneds (lønperiodes) udgang. Oprettelse af en kørselsordre For at kunne oprette en supplerende- eller en ekstra standardlønkørsel skal du gøre følgende: 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Kørselsordre 2. Klik på 3. Skriv et nummer og en tekst i feltet Kørselsordre 4. Klik på Oprettelse af kørselsselektion til supplerende lønkørsel 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Kørselsselektion 2. Find den sidst anvendte kørselsordre samt selektionsnummer for de medarbejdere, som skal med i supplementskørslen 3. Klik på 4. Skriv det kørselsordrenummer, som du har oprettet 5. Vælg lønkørselstypen SUP 6. Skriv en dispositionsdato (skal være en bankdag) 1. Vælg en aflønningsform 8. Klik på 9. I højremenuen vælger du en ikrafttrædelseskode 10. Vælg variabel løn i feltet Ikrafttrædelseskode 11. Klik på Side 6 af 9

7 Skal du køre en supplementskørsel på flere aflønningsformer, skal du oprette en kørselsselektion til hver enkelt aflønningsform ved at gentage ovenstående. Husk, at du altid skal udfylde dispositionsdatoen. OBS! Medarbejderens skattefradrag bliver ikke brugt i en supplerende lønkørsel. Oprettelse af kørselsselektion til ekstra standardlønkørsel 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og Kørselsselektion 2. Find den sidst anvendte kørselsordre samt selektionsnummer for de medarbejdere, som skal have løn 3. Klik på 4. Skriv det kørselsordrenummer, du har oprettet 5. Vælg lønkørselstypen STD 6. Skriv en dispositionsdato (skal være en bankdag) 7. Klik på 8. I højremenuen vælger du en ikrafttrædelseskode 9. Vælg fast eller variabel løn i feltet Ikrafttrædelseskode 10. Klik på OBS! Du bør IKKE køre efterregulering i forbindelse med en ekstra standardlønkørsel, da det vil resultere i dobbelt løn. 3. Guide til omkørsel Har du kørt en lønkørsel frem for én eller flere arbejdsgivere, og så vil du gerne foretage korrektioner på én eller flere lønmodtagere. Kan du i stedet for at tilbageføre hele lønkørslen afvise de berørte lønmodtagere, eller alle lønmodtagere under en bestemt arbejdsgiver, foretager ændringerne og derefter køre en omkørsel på de tilbageførte medarbejdere. Når en medarbejder er afvist, er det muligt at rette: Medarbejder og Medarbejder stamopl. Medarbejder og Ansættelsesforhold, herunder fratræde en medarbejder Oprette eller slette variable lønarter Tildele eller lukke faste lønarter Oprette eller slette fravær Når en arbejdsgiver er afvist, er det muligt at rette: Side 7 af 9

8 Medarbejder og Medarbejder stamopl. Medarbejder og Ansættelsesforhold, herunder fratræde en medarbejder Oprette eller slette variable lønarter Tildele eller lukke faste lønarter Oprette eller slette fravær Rette data i skærmbilledet Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl. Anvende fællesregistrering Efter rettelser køres omkørsel som beskrevet nedenfor, og der dannes nye lønsedler for alle medarbejdere incl. de rettede data. Lønnen kan herefter godkendes eller afvises som normalt for alle medarbejdere og arbejdsgivere. OBS! Det er ikke muligt at rette i resultattabeller, når en medarbejder eller arbejdsgiver er afvist. Afvisning af udvalgte medarbejdere Når lønkørslen er kørt, kan udvalgte medarbejdere afvises 1. Vælg menupunkterne Lønadministration og Tilbagefør/godkend 2. Klik på 3. Klik på relevant arbejdsgiver i vinduet Arbejdsgivere i kørslen 4. Klik på relevant medarbejder i vinduet Tilhørende medarbejdere 5. Klik på 6. Gentag punkt 4 og 5 for hver medarbejder der ønskes tilbageført 7. Klik på Under Lønadministration og Afviste medarbejdere kan ses de medarbejdere, der er tilbageført. Ret data på de afviste medarbejdere, og når data er klar, så køres en omkørsel 1. Vælg menupunkterne Lønadministration og Lønkørsel 2. I højremenuen vælger du Start omkørsel (kun løn og lønselder) 3. Når du vælger omkørsel, er det altid aktuelt kørselsnummer, der vises i skærmbilledet, og det kan ikke ændres. 4. Klik på Afvisning af arbejdsgiver Når lønkørslen er kørt frem, kan en eller flere udvalgte arbejdsgivere afvises 1. Vælg menupunkterne Lønadministration og Tilbagefør/godkend 2. Klik på knappen 3. Klik på relevant arbejdsgiver i vinduet Arbejdsgivere i kørslen 4. Klik på Side 8 af 9

9 5. Klik på Under Lønadministration og Afviste medarbejdere kan ses de medarbejdere, der er tilbageført. Ret data på de relevante medarbejdere, og når data er klar, køres en omkørsel 1. Vælg menupunkterne Lønadministration og Lønkørsel 2. I højremenuen vælger du Start omkørsel (kun løn og lønsedler) 3. Når du vælger omkørsel, er det altid aktuelt kørselsnummer, der vises i skærmbilledet, og det kan ikke ændres. 4. Klik på Rapporter efter omkørsel Rapporter, der ønskes kontrolleret, skal afvikles som ad hoc rapporter. Lønkørslen skal godkendes som normalt, før lønnen er endelig afviklet. Ved godkendelsen dannes alle rapporter, som er tilmeldt under Arbejdsgiver. OBS! Afregningslisten kan ikke trækkes ad hoc med rettede data, men dannes, når lønkørslen godkendes. 1. Vælg menupunkterne Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælger du de rapporter du ønsker at se f.eks. lønsedler, bogføringsbilag, overførselsliste og overførselstotal. Er der stadig medarbejdere, som skal rettes gentages ovenstående, eller hele lønkørslen kan tilbageføres. Side 9 af 9